SlideShare a Scribd company logo
1 of 18
Download to read offline
EventsIT haalt het maximale uit ICT

                         voor

       een optimale beleving van uw evenement
                          en

een uitstekend functionerende organisatie
Handboek ICT voor evenementen

“Van start tot finish”




• Dé basis om het maximale uit ICT te halen
ICT voor een optimaal functionerende
organisatie

Projectmanagement is cruciaal !



Kantoorautomatisering
Accreditatie
Ticketing
Workflowmanagement
Voorzieningen op locatie
Webcast
Service en Support




    Belang gedegen projectmanagement wordt onderschat
Projectmanagement

Voorafgaand aan het evenement
•   Organisatie vastleggen (wie waarvoor verantwoordelijk)
•   Inventariseren van de wensen en eisen (scope)
•   Ontwerp maken (techniek en organisatie) + budget
•   Toetsen aan de financiële haalbaarheid
    rekening houdend met sponsors, (lokale) voorkeursleveranciers, etc.
•   Toetsen mogelijke inzet van vrijwilligers
•   Leveranciers selecteren + afspraken borgen
•   Opbouw begeleiden en kwaliteit bewaken
•   Instructies (applicaties)
Projectmanagement

Voorafgaand aan het evenement
•   Is ook letten op ontwikkelingen!
•   Vroegtijdig nieuwe toepassingen onderzoeken op
    toepasbaarheid (technisch/financieel)




    Nieuwe ontwikkelingen zijn eng! Onbekend maakt onbemind…
    Kansen blijven liggen !
Ontwikkelingen

Snelle blik…
• Multimediale toepassingen
    - mediaBoosters
    - holografische projecties
• Aantal devices per persoon
    - laptop + tablet + smartphone
• Cloudcomputing
    - kantoorautomatisering, telefonie
• Draadloos
    - capaciteit boven dekking, Dual band incl. 5 GHz
•   Bandbreedteplanning
    - VLAN’s (telefonie, media, bezoekers)
    - streaming media, storage, …
•   Optimale bereikbaarheid
    - EventContactCenter
•   CrossMedia
    - paperless
Service en support

De winnende goal, een ippon of wereldrecord…

De ICT mag er nóóit uit liggen!
Borg de support
• On-site
• Stand-by

Centrale ingang voor álle verzoeken, storingen, etc.
• Onmiddellijk contact met de juiste persoon




     Belang onsite support wordt erkend, kosten niet
Projectmanagement

Na afloop van het evenement
•   Direct innemen apparatuur
•   Afbouw en retourafspraken bewaken
•   Administratieve afronding
Kantoorautomatisering

LOC (en partners)
• Hosted Exchange voor de email
• Hosted Sharepoint voor de projectomgeving


Cloud: “uit de wolk”
•   Geen investeringen in kostbare hard- en software
•   Geen investeringen in eigen expertise
•   Backup en herstel automatisch geregeld in het datacenter
•   Werken vanaf elke werkplek
•   Tijdelijke contracten (!)
Accreditatie

Robuust platform
• Geen tijd voor herstelwerkzaamheden
• Pieken in gebruik
Eenvoud in gebruik
• Bediening accreditatieteam
• Formulieren accreditees
• Weinig/geen tijd voor opleiding/instructie
Bereikbaarheid applicatie (anywhere, anytime)
• Internationale pers, vrijwilligers, etc.
Realtime
• Nooit verouderde informatie i.v.m. toegang en misbruik
Tijdelijke inzet
• Geen abonnement


    Te weinig sturing op tijdig aanleveren correcte data
WorkFlow Management (WFM)

Voorafgaand aan het evenement
• Agendaplanning en beheer
• Centrale database gegevens medewerkers
• Optimalisatie processen


Tijdens het evenement (+cashless/mifare)
• Real-time inzicht uitgaven door vrijwilligers
• Real-time inzicht uitgaven door bezoekers
• Controle


Na het evenement
• Rapportages


    WFM levert besparingen op
    WFM erg interessant voor repeterende evenementen
Inrichting op locatie: functioneel

Kantooromgeving (LOC/IOC)
Pers en media
• Media centre
• Schrijvende pers
• RTV desks
• TV-compound
• Fotografen
• Mixed zone
Bezoekers
Informatiedesks
Accreditatiecentrum
Sporterslounge
Vrijwilligerscentrum
Analyse en Jury
Kopieerruimtes (!)
Inrichting op locatie: materieel

Wat komt er allemaal bij kijken?
•   Laptops
•   Desktops
•   Printers
•   Kopieermachines
•   Faxapparatuur
•   Mobiele handsets + prepaid/abonnement
•   Netwerkapparatuur
    Wired (veel bekabeling)
    Wireless (let op)
    Security
• Netwerkstorage
• Applicaties
    Office-pakketten, …
    Ticketing, accreditatie, mobiel, …
    Wedstrijdinformatie, …
Verbindingen

(Openbare) infrastructuur

Internet: ADSL download/upload            ongeschikt voor webcast



          SDSL download/upload            geschikt voor webcast




          Glasvezel download/upload


Mobiel internet:   GPRS

                   UMTS


         HSDPA (LTE…)                 prepaid/abonnement
Verbindingen

(Openbare) infrastructuur

Telefonie:   PSTN      = traditionele analoge telefonie
             ISDN      = traditionele digitale telefonie
                         belangrijk voor commentaarposities (!)
             SIP-trunk = telefonie o.b.v. IP (VoIP)
                         let op faxverkeer

             Mobiel (GSM prepaid/abonnement)

             (Booking-office KPN Event)
Techniek

Noodstroomvoorzieningen
Kortom: ICT is onmisbaar!

Voor een optimale beleving
• Vooraf evenement
• Tijdens evenement
• Na evenement


Voor het optimaal functioneren van het evenement
•   Proces- en project management
•   Kantoorautomatisering
•   Pers en media
•   Ticketing
•   Accreditatie
•   Workflow
Referenties

Teveel voor één sheet!
Kijk even op www.eventsit.nl onder “events”

More Related Content

Viewers also liked

Política contra el lavado de dinero y financiación del terrorismo
Política contra el lavado de dinero y financiación del terrorismoPolítica contra el lavado de dinero y financiación del terrorismo
Política contra el lavado de dinero y financiación del terrorismoMfx broker Forex
 
Yurisprudensi
YurisprudensiYurisprudensi
YurisprudensisiiGuccie
 
Mymentorsaid public deck_tb
Mymentorsaid public deck_tbMymentorsaid public deck_tb
Mymentorsaid public deck_tbTowa Beer
 
Skogen
SkogenSkogen
Skogentinzet
 
Snogeholm
SnogeholmSnogeholm
Snogeholmtinzet
 
現代と酷似する 世界恐慌の時代と 帰結としての世界大戦 ①世界恐慌とその反省 ClassOnCloud
現代と酷似する 世界恐慌の時代と 帰結としての世界大戦 ①世界恐慌とその反省 ClassOnCloud現代と酷似する 世界恐慌の時代と 帰結としての世界大戦 ①世界恐慌とその反省 ClassOnCloud
現代と酷似する 世界恐慌の時代と 帰結としての世界大戦 ①世界恐慌とその反省 ClassOnCloudClass On Cloud -
 
Konstrunda
KonstrundaKonstrunda
Konstrundatinzet
 
task physics assignment No6 (sample)
task physics assignment No6  (sample)task physics assignment No6  (sample)
task physics assignment No6 (sample)Class On Cloud -
 
Dhn budget webinar april 2 2012 final
Dhn budget webinar april 2 2012 finalDhn budget webinar april 2 2012 final
Dhn budget webinar april 2 2012 finalIwg Dhn
 
2013 autumn Mathematics social/humanities course for entrance exam
 2013 autumn  Mathematics social/humanities course for entrance exam 2013 autumn  Mathematics social/humanities course for entrance exam
2013 autumn Mathematics social/humanities course for entrance examClass On Cloud -
 
план конспект
план конспектплан конспект
план конспектsavlex
 
Fågeldag
FågeldagFågeldag
Fågeldagtinzet
 
Improving your CMS Universe
Improving your CMS Universe Improving your CMS Universe
Improving your CMS Universe Patrick Goetz
 

Viewers also liked (19)

Política contra el lavado de dinero y financiación del terrorismo
Política contra el lavado de dinero y financiación del terrorismoPolítica contra el lavado de dinero y financiación del terrorismo
Política contra el lavado de dinero y financiación del terrorismo
 
Yurisprudensi
YurisprudensiYurisprudensi
Yurisprudensi
 
Mymentorsaid public deck_tb
Mymentorsaid public deck_tbMymentorsaid public deck_tb
Mymentorsaid public deck_tb
 
Skogen
SkogenSkogen
Skogen
 
EventsIT Ticketing
EventsIT TicketingEventsIT Ticketing
EventsIT Ticketing
 
Snogeholm
SnogeholmSnogeholm
Snogeholm
 
現代と酷似する 世界恐慌の時代と 帰結としての世界大戦 ①世界恐慌とその反省 ClassOnCloud
現代と酷似する 世界恐慌の時代と 帰結としての世界大戦 ①世界恐慌とその反省 ClassOnCloud現代と酷似する 世界恐慌の時代と 帰結としての世界大戦 ①世界恐慌とその反省 ClassOnCloud
現代と酷似する 世界恐慌の時代と 帰結としての世界大戦 ①世界恐慌とその反省 ClassOnCloud
 
Konstrunda
KonstrundaKonstrunda
Konstrunda
 
Ed Min Week 8
Ed Min Week 8Ed Min Week 8
Ed Min Week 8
 
task physics assignment No6 (sample)
task physics assignment No6  (sample)task physics assignment No6  (sample)
task physics assignment No6 (sample)
 
Ed Min Week 5
Ed Min Week 5Ed Min Week 5
Ed Min Week 5
 
Dhn budget webinar april 2 2012 final
Dhn budget webinar april 2 2012 finalDhn budget webinar april 2 2012 final
Dhn budget webinar april 2 2012 final
 
Ed Min Week 7
Ed Min Week 7Ed Min Week 7
Ed Min Week 7
 
General presentation EventsIT
General presentation EventsITGeneral presentation EventsIT
General presentation EventsIT
 
Galeria
GaleriaGaleria
Galeria
 
2013 autumn Mathematics social/humanities course for entrance exam
 2013 autumn  Mathematics social/humanities course for entrance exam 2013 autumn  Mathematics social/humanities course for entrance exam
2013 autumn Mathematics social/humanities course for entrance exam
 
план конспект
план конспектплан конспект
план конспект
 
Fågeldag
FågeldagFågeldag
Fågeldag
 
Improving your CMS Universe
Improving your CMS Universe Improving your CMS Universe
Improving your CMS Universe
 

Similar to Handboek ICT EventsIT

EuroSys Zorgevent 2 juni 2015 - carehome of the future - diensten en datacenter
EuroSys Zorgevent 2 juni 2015 - carehome of the future - diensten en datacenterEuroSys Zorgevent 2 juni 2015 - carehome of the future - diensten en datacenter
EuroSys Zorgevent 2 juni 2015 - carehome of the future - diensten en datacenterMarketing Team
 
24 sept presentatie kpn wilroff to the point in ict (final)
24 sept presentatie kpn   wilroff to the point in ict (final)24 sept presentatie kpn   wilroff to the point in ict (final)
24 sept presentatie kpn wilroff to the point in ict (final)Willem Ellemeet
 
Document management introductie
Document management introductieDocument management introductie
Document management introductieKoenraad Seys
 
Smart Building Proposition Assignment Vodafone Business.pdf
Smart Building Proposition Assignment Vodafone Business.pdfSmart Building Proposition Assignment Vodafone Business.pdf
Smart Building Proposition Assignment Vodafone Business.pdfInsChougrani
 
Phylax Saleskit 2010
Phylax Saleskit 2010Phylax Saleskit 2010
Phylax Saleskit 2010mennomalta
 
CV_NL Gino Ritiere
CV_NL Gino RitiereCV_NL Gino Ritiere
CV_NL Gino RitiereGino Ritiere
 
FacilityApps presentatie bij de VSR Borrel over innovatie in schoonmaak
FacilityApps presentatie bij de VSR Borrel over innovatie in schoonmaakFacilityApps presentatie bij de VSR Borrel over innovatie in schoonmaak
FacilityApps presentatie bij de VSR Borrel over innovatie in schoonmaakDirk Tuip
 
Infotheek - Voordelig Automatiseren
Infotheek - Voordelig AutomatiserenInfotheek - Voordelig Automatiseren
Infotheek - Voordelig AutomatiserenInfotheek
 
Presentatie online smart cities roadshow gent
Presentatie online smart cities roadshow gentPresentatie online smart cities roadshow gent
Presentatie online smart cities roadshow gentBart8888
 
TOPdesk on Tour: De noodzaak voor Automation en AI in services
TOPdesk on Tour: De noodzaak voor Automation en AI in servicesTOPdesk on Tour: De noodzaak voor Automation en AI in services
TOPdesk on Tour: De noodzaak voor Automation en AI in servicesTOPdesk
 
Continuïteit in uw onderneming door connected producten - Big Data Expo 2019
Continuïteit in uw onderneming door connected producten - Big Data Expo 2019Continuïteit in uw onderneming door connected producten - Big Data Expo 2019
Continuïteit in uw onderneming door connected producten - Big Data Expo 2019webwinkelvakdag
 
Vnu waar uw kinderen leven the cloud
Vnu   waar uw kinderen leven the cloudVnu   waar uw kinderen leven the cloud
Vnu waar uw kinderen leven the cloudInTouchEEIG
 
Presentatie Itsn Algemeen 2011
Presentatie Itsn Algemeen 2011Presentatie Itsn Algemeen 2011
Presentatie Itsn Algemeen 2011twanswinkels
 
Gdi Grens Demand En Supply Lpd2010
Gdi Grens Demand En Supply Lpd2010Gdi Grens Demand En Supply Lpd2010
Gdi Grens Demand En Supply Lpd2010B. van Graft
 
Overheid & ict 2011 presentatie Daan de Haas
Overheid & ict 2011 presentatie Daan de HaasOverheid & ict 2011 presentatie Daan de Haas
Overheid & ict 2011 presentatie Daan de HaasDaan de Haas
 

Similar to Handboek ICT EventsIT (20)

EuroSys Zorgevent 2 juni 2015 - carehome of the future - diensten en datacenter
EuroSys Zorgevent 2 juni 2015 - carehome of the future - diensten en datacenterEuroSys Zorgevent 2 juni 2015 - carehome of the future - diensten en datacenter
EuroSys Zorgevent 2 juni 2015 - carehome of the future - diensten en datacenter
 
24 sept presentatie kpn wilroff to the point in ict (final)
24 sept presentatie kpn   wilroff to the point in ict (final)24 sept presentatie kpn   wilroff to the point in ict (final)
24 sept presentatie kpn wilroff to the point in ict (final)
 
Document management introductie
Document management introductieDocument management introductie
Document management introductie
 
Smart Building Proposition Assignment Vodafone Business.pdf
Smart Building Proposition Assignment Vodafone Business.pdfSmart Building Proposition Assignment Vodafone Business.pdf
Smart Building Proposition Assignment Vodafone Business.pdf
 
Phylax Saleskit 2010
Phylax Saleskit 2010Phylax Saleskit 2010
Phylax Saleskit 2010
 
CV_NL Gino Ritiere
CV_NL Gino RitiereCV_NL Gino Ritiere
CV_NL Gino Ritiere
 
FacilityApps presentatie bij de VSR Borrel over innovatie in schoonmaak
FacilityApps presentatie bij de VSR Borrel over innovatie in schoonmaakFacilityApps presentatie bij de VSR Borrel over innovatie in schoonmaak
FacilityApps presentatie bij de VSR Borrel over innovatie in schoonmaak
 
Infotheek - Voordelig Automatiseren
Infotheek - Voordelig AutomatiserenInfotheek - Voordelig Automatiseren
Infotheek - Voordelig Automatiseren
 
Presentatie online smart cities roadshow gent
Presentatie online smart cities roadshow gentPresentatie online smart cities roadshow gent
Presentatie online smart cities roadshow gent
 
TOPdesk on Tour: De noodzaak voor Automation en AI in services
TOPdesk on Tour: De noodzaak voor Automation en AI in servicesTOPdesk on Tour: De noodzaak voor Automation en AI in services
TOPdesk on Tour: De noodzaak voor Automation en AI in services
 
Tracs
TracsTracs
Tracs
 
Mijn Kortrijk
Mijn KortrijkMijn Kortrijk
Mijn Kortrijk
 
Continuïteit in uw onderneming door connected producten - Big Data Expo 2019
Continuïteit in uw onderneming door connected producten - Big Data Expo 2019Continuïteit in uw onderneming door connected producten - Big Data Expo 2019
Continuïteit in uw onderneming door connected producten - Big Data Expo 2019
 
Vnu waar uw kinderen leven the cloud
Vnu   waar uw kinderen leven the cloudVnu   waar uw kinderen leven the cloud
Vnu waar uw kinderen leven the cloud
 
Victis informis
Victis informisVictis informis
Victis informis
 
Presentatie Itsn Algemeen 2011
Presentatie Itsn Algemeen 2011Presentatie Itsn Algemeen 2011
Presentatie Itsn Algemeen 2011
 
Cv ron la lau
Cv ron la lauCv ron la lau
Cv ron la lau
 
Gdi Grens Demand En Supply Lpd2010
Gdi Grens Demand En Supply Lpd2010Gdi Grens Demand En Supply Lpd2010
Gdi Grens Demand En Supply Lpd2010
 
ICT en #HNW
ICT en #HNWICT en #HNW
ICT en #HNW
 
Overheid & ict 2011 presentatie Daan de Haas
Overheid & ict 2011 presentatie Daan de HaasOverheid & ict 2011 presentatie Daan de Haas
Overheid & ict 2011 presentatie Daan de Haas
 

Handboek ICT EventsIT

  • 1. EventsIT haalt het maximale uit ICT voor een optimale beleving van uw evenement en een uitstekend functionerende organisatie
  • 2. Handboek ICT voor evenementen “Van start tot finish” • Dé basis om het maximale uit ICT te halen
  • 3. ICT voor een optimaal functionerende organisatie Projectmanagement is cruciaal ! Kantoorautomatisering Accreditatie Ticketing Workflowmanagement Voorzieningen op locatie Webcast Service en Support Belang gedegen projectmanagement wordt onderschat
  • 4. Projectmanagement Voorafgaand aan het evenement • Organisatie vastleggen (wie waarvoor verantwoordelijk) • Inventariseren van de wensen en eisen (scope) • Ontwerp maken (techniek en organisatie) + budget • Toetsen aan de financiële haalbaarheid rekening houdend met sponsors, (lokale) voorkeursleveranciers, etc. • Toetsen mogelijke inzet van vrijwilligers • Leveranciers selecteren + afspraken borgen • Opbouw begeleiden en kwaliteit bewaken • Instructies (applicaties)
  • 5. Projectmanagement Voorafgaand aan het evenement • Is ook letten op ontwikkelingen! • Vroegtijdig nieuwe toepassingen onderzoeken op toepasbaarheid (technisch/financieel) Nieuwe ontwikkelingen zijn eng! Onbekend maakt onbemind… Kansen blijven liggen !
  • 6. Ontwikkelingen Snelle blik… • Multimediale toepassingen - mediaBoosters - holografische projecties • Aantal devices per persoon - laptop + tablet + smartphone • Cloudcomputing - kantoorautomatisering, telefonie • Draadloos - capaciteit boven dekking, Dual band incl. 5 GHz • Bandbreedteplanning - VLAN’s (telefonie, media, bezoekers) - streaming media, storage, … • Optimale bereikbaarheid - EventContactCenter • CrossMedia - paperless
  • 7. Service en support De winnende goal, een ippon of wereldrecord… De ICT mag er nóóit uit liggen! Borg de support • On-site • Stand-by Centrale ingang voor álle verzoeken, storingen, etc. • Onmiddellijk contact met de juiste persoon Belang onsite support wordt erkend, kosten niet
  • 8. Projectmanagement Na afloop van het evenement • Direct innemen apparatuur • Afbouw en retourafspraken bewaken • Administratieve afronding
  • 9. Kantoorautomatisering LOC (en partners) • Hosted Exchange voor de email • Hosted Sharepoint voor de projectomgeving Cloud: “uit de wolk” • Geen investeringen in kostbare hard- en software • Geen investeringen in eigen expertise • Backup en herstel automatisch geregeld in het datacenter • Werken vanaf elke werkplek • Tijdelijke contracten (!)
  • 10. Accreditatie Robuust platform • Geen tijd voor herstelwerkzaamheden • Pieken in gebruik Eenvoud in gebruik • Bediening accreditatieteam • Formulieren accreditees • Weinig/geen tijd voor opleiding/instructie Bereikbaarheid applicatie (anywhere, anytime) • Internationale pers, vrijwilligers, etc. Realtime • Nooit verouderde informatie i.v.m. toegang en misbruik Tijdelijke inzet • Geen abonnement Te weinig sturing op tijdig aanleveren correcte data
  • 11. WorkFlow Management (WFM) Voorafgaand aan het evenement • Agendaplanning en beheer • Centrale database gegevens medewerkers • Optimalisatie processen Tijdens het evenement (+cashless/mifare) • Real-time inzicht uitgaven door vrijwilligers • Real-time inzicht uitgaven door bezoekers • Controle Na het evenement • Rapportages WFM levert besparingen op WFM erg interessant voor repeterende evenementen
  • 12. Inrichting op locatie: functioneel Kantooromgeving (LOC/IOC) Pers en media • Media centre • Schrijvende pers • RTV desks • TV-compound • Fotografen • Mixed zone Bezoekers Informatiedesks Accreditatiecentrum Sporterslounge Vrijwilligerscentrum Analyse en Jury Kopieerruimtes (!)
  • 13. Inrichting op locatie: materieel Wat komt er allemaal bij kijken? • Laptops • Desktops • Printers • Kopieermachines • Faxapparatuur • Mobiele handsets + prepaid/abonnement • Netwerkapparatuur Wired (veel bekabeling) Wireless (let op) Security • Netwerkstorage • Applicaties Office-pakketten, … Ticketing, accreditatie, mobiel, … Wedstrijdinformatie, …
  • 14. Verbindingen (Openbare) infrastructuur Internet: ADSL download/upload ongeschikt voor webcast SDSL download/upload geschikt voor webcast Glasvezel download/upload Mobiel internet: GPRS UMTS HSDPA (LTE…) prepaid/abonnement
  • 15. Verbindingen (Openbare) infrastructuur Telefonie: PSTN = traditionele analoge telefonie ISDN = traditionele digitale telefonie belangrijk voor commentaarposities (!) SIP-trunk = telefonie o.b.v. IP (VoIP) let op faxverkeer Mobiel (GSM prepaid/abonnement) (Booking-office KPN Event)
  • 17. Kortom: ICT is onmisbaar! Voor een optimale beleving • Vooraf evenement • Tijdens evenement • Na evenement Voor het optimaal functioneren van het evenement • Proces- en project management • Kantoorautomatisering • Pers en media • Ticketing • Accreditatie • Workflow
  • 18. Referenties Teveel voor één sheet! Kijk even op www.eventsit.nl onder “events”

Editor's Notes

  1. Een presentatie van +/- 45 minuten waarbij wordt ingegaan op ICT als faciliteit.- starten met Scope en toelichten hoe dit proces er van A-Z eruit ziet: Hoe manage je zo'n proces? Waar begin je? Dus echt de focus op de proceskant.- Verder op ICT als faciliteit- Best practices toelichten Daarna een vervolg op bovenstaande presentatie van +/- 45 minuten waarbij wordt aangegeven dat ICT meer is dan alleen een faciliteit.- ICT als beleving (het liefst wat uitgebreider dan in de ontvangen presentatie)- Hoe kan ICT optimaal worden ingezet bij de promotie/communicatie?- Inzetten op social media en mobiele websites- Ticketing.