Handboek ICT EventsIT

318 views

Published on

0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
318
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
29
Actions
Shares
0
Downloads
2
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide
  • Een presentatie van +/- 45 minuten waarbij wordt ingegaan op ICT als faciliteit.- starten met Scope en toelichten hoe dit proces er van A-Z eruit ziet: Hoe manage je zo'n proces? Waar begin je? Dus echt de focus op de proceskant.- Verder op ICT als faciliteit- Best practices toelichten Daarna een vervolg op bovenstaande presentatie van +/- 45 minuten waarbij wordt aangegeven dat ICT meer is dan alleen een faciliteit.- ICT als beleving (het liefst wat uitgebreider dan in de ontvangen presentatie)- Hoe kan ICT optimaal worden ingezet bij de promotie/communicatie?- Inzetten op social media en mobiele websites- Ticketing.
  • Handboek ICT EventsIT

    1. 1. EventsIT haalt het maximale uit ICT voor een optimale beleving van uw evenement eneen uitstekend functionerende organisatie
    2. 2. Handboek ICT voor evenementen“Van start tot finish”• Dé basis om het maximale uit ICT te halen
    3. 3. ICT voor een optimaal functionerendeorganisatieProjectmanagement is cruciaal !KantoorautomatiseringAccreditatieTicketingWorkflowmanagementVoorzieningen op locatieWebcastService en Support Belang gedegen projectmanagement wordt onderschat
    4. 4. ProjectmanagementVoorafgaand aan het evenement• Organisatie vastleggen (wie waarvoor verantwoordelijk)• Inventariseren van de wensen en eisen (scope)• Ontwerp maken (techniek en organisatie) + budget• Toetsen aan de financiële haalbaarheid rekening houdend met sponsors, (lokale) voorkeursleveranciers, etc.• Toetsen mogelijke inzet van vrijwilligers• Leveranciers selecteren + afspraken borgen• Opbouw begeleiden en kwaliteit bewaken• Instructies (applicaties)
    5. 5. ProjectmanagementVoorafgaand aan het evenement• Is ook letten op ontwikkelingen!• Vroegtijdig nieuwe toepassingen onderzoeken op toepasbaarheid (technisch/financieel) Nieuwe ontwikkelingen zijn eng! Onbekend maakt onbemind… Kansen blijven liggen !
    6. 6. OntwikkelingenSnelle blik…• Multimediale toepassingen - mediaBoosters - holografische projecties• Aantal devices per persoon - laptop + tablet + smartphone• Cloudcomputing - kantoorautomatisering, telefonie• Draadloos - capaciteit boven dekking, Dual band incl. 5 GHz• Bandbreedteplanning - VLAN’s (telefonie, media, bezoekers) - streaming media, storage, …• Optimale bereikbaarheid - EventContactCenter• CrossMedia - paperless
    7. 7. Service en supportDe winnende goal, een ippon of wereldrecord…De ICT mag er nóóit uit liggen!Borg de support• On-site• Stand-byCentrale ingang voor álle verzoeken, storingen, etc.• Onmiddellijk contact met de juiste persoon Belang onsite support wordt erkend, kosten niet
    8. 8. ProjectmanagementNa afloop van het evenement• Direct innemen apparatuur• Afbouw en retourafspraken bewaken• Administratieve afronding
    9. 9. KantoorautomatiseringLOC (en partners)• Hosted Exchange voor de email• Hosted Sharepoint voor de projectomgevingCloud: “uit de wolk”• Geen investeringen in kostbare hard- en software• Geen investeringen in eigen expertise• Backup en herstel automatisch geregeld in het datacenter• Werken vanaf elke werkplek• Tijdelijke contracten (!)
    10. 10. AccreditatieRobuust platform• Geen tijd voor herstelwerkzaamheden• Pieken in gebruikEenvoud in gebruik• Bediening accreditatieteam• Formulieren accreditees• Weinig/geen tijd voor opleiding/instructieBereikbaarheid applicatie (anywhere, anytime)• Internationale pers, vrijwilligers, etc.Realtime• Nooit verouderde informatie i.v.m. toegang en misbruikTijdelijke inzet• Geen abonnement Te weinig sturing op tijdig aanleveren correcte data
    11. 11. WorkFlow Management (WFM)Voorafgaand aan het evenement• Agendaplanning en beheer• Centrale database gegevens medewerkers• Optimalisatie processenTijdens het evenement (+cashless/mifare)• Real-time inzicht uitgaven door vrijwilligers• Real-time inzicht uitgaven door bezoekers• ControleNa het evenement• Rapportages WFM levert besparingen op WFM erg interessant voor repeterende evenementen
    12. 12. Inrichting op locatie: functioneelKantooromgeving (LOC/IOC)Pers en media• Media centre• Schrijvende pers• RTV desks• TV-compound• Fotografen• Mixed zoneBezoekersInformatiedesksAccreditatiecentrumSportersloungeVrijwilligerscentrumAnalyse en JuryKopieerruimtes (!)
    13. 13. Inrichting op locatie: materieelWat komt er allemaal bij kijken?• Laptops• Desktops• Printers• Kopieermachines• Faxapparatuur• Mobiele handsets + prepaid/abonnement• Netwerkapparatuur Wired (veel bekabeling) Wireless (let op) Security• Netwerkstorage• Applicaties Office-pakketten, … Ticketing, accreditatie, mobiel, … Wedstrijdinformatie, …
    14. 14. Verbindingen(Openbare) infrastructuurInternet: ADSL download/upload ongeschikt voor webcast SDSL download/upload geschikt voor webcast Glasvezel download/uploadMobiel internet: GPRS UMTS HSDPA (LTE…) prepaid/abonnement
    15. 15. Verbindingen(Openbare) infrastructuurTelefonie: PSTN = traditionele analoge telefonie ISDN = traditionele digitale telefonie belangrijk voor commentaarposities (!) SIP-trunk = telefonie o.b.v. IP (VoIP) let op faxverkeer Mobiel (GSM prepaid/abonnement) (Booking-office KPN Event)
    16. 16. TechniekNoodstroomvoorzieningen
    17. 17. Kortom: ICT is onmisbaar!Voor een optimale beleving• Vooraf evenement• Tijdens evenement• Na evenementVoor het optimaal functioneren van het evenement• Proces- en project management• Kantoorautomatisering• Pers en media• Ticketing• Accreditatie• Workflow
    18. 18. ReferentiesTeveel voor één sheet!Kijk even op www.eventsit.nl onder “events”

    ×