Razionalizzazione flussi documentali - Vittorio Viganò, SDA Bocconi

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Razionalizzazione flussi documentali - Vittorio Viganò, SDA Bocconi

  1. 1. 1Copyright SDA Bocconi 2008 © Vittorio ViganòCopyright SDA Bocconi 2008 © Vittorio Viganò La razionalizzazione dei flussi e delle infrastrutture documentali: valutazione economica e gestione deicosti Vittorio Viganò
  2. 2. 2Copyright SDA Bocconi 2008 © Vittorio Viganò ECM: definizione. • Enterprise Content Management (ECM) is the technologies used to capture, manage, store, preserve, and deliver content and documents related to organizational processes. (fino al 2005) ECM tools and strategies allow the management of an organization's unstructured information, wherever that information exists. (dal 2006) fonte: AIIM: “is the international authority on Enterprise Content Management (ECM)”
  3. 3. 3Copyright SDA Bocconi 2008 © Vittorio Viganò Lo scenario. “Every day, we create and store more information (in the digital format) than has been stored for most of our history on paper” John Batelle The Search How Google and its Rivals Rewrote the Rules of Business and Our Culture
  4. 4. 4Copyright SDA Bocconi 2008 © Vittorio Viganò Search and Retrieval Syndication PersonalizationLocalization Publish Paper Electronic Indexing Taxonomy and Categorization Recognition Document Imaging Scanning Form Processing Electronic Unstructured Data Electronic Form Paper Document Long-Term Archival Migration Backup/Recovery Repository Storage Migration Backup/Recovery Content Integration Document Management Record Management Digital Asset Management E Mail Management Web Content Management Collaboration DELIVER PRESERVE MANAGE STORE CAPTURE ECM: overall picture (adattato da AIIM)
  5. 5. 5Copyright SDA Bocconi 2008 © Vittorio Viganò Indexing Taxonomy Categorization Recognition Document Imaging Scanning Form Processing Electronic Unstructured Data Electronic Form Paper Document M A N A G E CAPTURE 1 2 3 Set Up Organize
  6. 6. 6Copyright SDA Bocconi 2008 © Vittorio Viganò Set Up: Paper Document. • Scanner: strumenti di “ingresso” dei documenti cartacei all’interno dell’organizzazione. Processo di Scansione dei documenti: centralizzato/distribuito (corporate/unit). Componente Hardware. • Document Imaging: software che cattura l’immagine del documento cartaceo. Diversi sono i formati di file con cui si può gestire in output questo processo (Tiff, Jpg, Gif, Pdf, Pdf/A, Pdf/E). L’immagine elettronica del documento ha lo stesso valore legale del documento cartaceo. Componente Software. Document Imaging Scanning Paper Document Recognition CAPTURE Set Up 3
  7. 7. 7Copyright SDA Bocconi 2008 © Vittorio Viganò Set Up: Electronic forms. • Form Processing: strumenti di “ingresso” dei moduli elettronici all’interno dell’Organizzazione. Nella maggior parte dei casi si conosce a priori la posizione degli elementi che compongono il modulo. Campi specifici per dati specifici. (Web Form, SAP Form, Gabbia grafica elettronica) Form Processing RecognitionElectronic Form CAPTURE Set Up 2
  8. 8. 8Copyright SDA Bocconi 2008 © Vittorio Viganò Set Up: Recognition. • Recognition: strumenti software che permettono di trasformare in modo automatico l’informazione cartacea in dati elettronici. – OCR (optical character recognition): metodi di riconoscimento dei caratteri “machine-printed” – ICR (intelligent character recognition): metodi di riconoscimento dei caratteri “hand-printed” – OMR: (optical mark recognition): metodi di riconoscimento dei caratteri di “check box”, “filled-in bubble”, etc. – Bar Code: lettura di Bar Code per l’estrazione dell’informazione (Mono-dimensionali e Bi-dimensionali) CAPTURE Set Up
  9. 9. 9Copyright SDA Bocconi 2008 © Vittorio Viganò Organize: Taxonomy & Categorization. • Taxonomy: struttura formale dell’informazione basata sulle specifiche esigenze di business (Biblioteca, Piano, Zona, Scaffale, Ripiano) • Categorization: attiene alle logiche, applicate a strumenti sia manuali sia automatici, di collocazione all’interno della tassonomia preordinata di tutti i “content” elettronici. (Libro narrativa, Manuale tecnico, Rivista scientifica, Rivista divulgativa). • Aspetti Critici: Store and Retrieval, uno sguardo al futuro. CAPTURE Organize Electronic Unstructured Data1
  10. 10. 10Copyright SDA Bocconi 2008 © Vittorio Viganò Organize: Indexing. • Indexing: creazione dei metadati necessari per la ricerca. Parte essenziale e non opzionale del processo di capture. L’indicizzazione si può basare sia su Parole Chiave (Keyword) sia su Chiavi Testuali Complete (Full-text). – Manuale: è l’utente che crea la chiave per quel documento. – Automatico: è il software che gestisce in automatico questo aspetto (Bar Code). CAPTURE Organize
  11. 11. 11Copyright SDA Bocconi 2008 © Vittorio Viganò C A P T U R E Document Management Record Management Digital Asset Management E Mail Management Web Content Management S T O R E P R E S E R V E MANAGE Collaboration
  12. 12. 12Copyright SDA Bocconi 2008 © Vittorio Viganò Document Management. • DM: insieme di strumenti per la creazione, la revisione, l’approvazione ed l’utilizzo del documento elettronico. Alcune caratteristiche peculiari: – Retrieval – Versioning: • check-in (dal client al repository server) • check-out (dal repository server al client) – Document Security: relativa non solo alla sicurezza informatica (diritti di accesso, backup) ma anche di conformità alla normativa (compliance) – Workflow Engine: gestione del flusso del documento MANAGE
  13. 13. 13Copyright SDA Bocconi 2008 © Vittorio Viganò Record Management. • RM: insieme di strumenti per la gestione di tutti i content relativi ai “business value” aziendali (non solo valori monetizzabili ma anche valori intangibili - intangible asset - quali Strategie, Tattiche e Principi). I criteri di archiviazione sono relativi ad un ottica di lungo periodo e sono conformi sia alle regole interne all’azienda sia alla normativa. • Record: – ISO (International Organization for Standadization): “information created, received, and maintained as evidence and information by an organization or person, in pursuance of legal obligations or in the transaction of business” ISO 15489-2001 – ICA (International Council of Archives): “a recorded information produced or received in the initiation, conduct or completion of an institutional or individual activity and that comprises content, context and structure sufficient to provide evidence of the activity” ICA Study 16 - Electronic Records A Workbook for Archivists – “Cellule di informazioni aziendali” MANAGE
  14. 14. 14Copyright SDA Bocconi 2008 © Vittorio Viganò E-Mail, Digital Asset and Web Content Management. • E-Mail Management: insieme di strumenti per la gestione delle e-mail: classificazione, salvataggio e distruzione secondo le regole di business. Al pari di Document e Record Management. • DAM: insieme di strumenti che permettono di digitalizzare, archiviare, tracciare (log & tracking) e distribuire grossi volumi di “rich media” attraverso canali diversi quali immagini, audio e video. • WCM: insieme di strumenti e tecnologie per la creazione, la revisione, l’approvazione e la pubblicazione di content web-based. Il content è separato dal modo di rappresentazione dello stesso (CSS Cascading Style Sheets: fogli di stile) MANAGE
  15. 15. 15Copyright SDA Bocconi 2008 © Vittorio Viganò Collaboration Environment. • CE: insieme di tecnologie che permettono ai diversi utenti coinvolti, secondo il loro profilo, di condividere l’ambiente virtuale di lavoro e mantenere il team di progetto. Facilitano la creazione di “team-based content”. • SecurE-Justice: synchronous and asynchronous collaboration platform. L’ECM per la Giustizia: – DM (verbali, sentenze); – DAM (deposizioni audio/video); – Collaboration (Activity schedule); – Store (Atti, Sentenze); – Preserve (Normativa e Giurisprudenza). MANAGE
  16. 16. 16Copyright SDA Bocconi 2008 © Vittorio Viganò M A NA G E Repository Storage Migration Backup/Recovery D E L I V E R Content Integration STORE
  17. 17. 17Copyright SDA Bocconi 2008 © Vittorio Viganò Repository and Storage. • Repository: E’ una ”struttura logica” nel quale vengono archiviati i dati. E’ il magazzino che contiene i content. Parte fondamentale di un sistema ECM. – File System; – Content Management System (Sistemi per la gestione sia della posizione sia delle relazioni tra content in un repository); – Database (Relazionale, Ad Oggetti); – Data Warehouse. • Storage: E’ l’ ”ambiente fisico” nel quale vengono archiviati i dati. E’ il magazzino che contiene il repository. – Hard Disk; – RAID (Redundant Array of Independent Disks) Livelli; – NAS (Network Attached Storage); – SAN (Storage Area Network). STORE
  18. 18. 18Copyright SDA Bocconi 2008 © Vittorio Viganò Migration, Backup/Recovery and Content Integration. • Migration: Strumenti per la “migrazione” dei dati da un repository ad un altro. Segue l’evoluzione dei repository. • Backup/Recovery: Salvataggio/Recupero dei dati dei repository. • Content Integration: Livello di integrazione logica tra i possibili diversi repository di content. STORE
  19. 19. 19Copyright SDA Bocconi 2008 © Vittorio Viganò M A NA G E D E L I V E R Content Integration PRESERVELong-Term Archival Migration Backup/Recovery
  20. 20. 20Copyright SDA Bocconi 2008 © Vittorio Viganò Long-Term Archival, Migration and Backup/Recovery. (ottica di lungo periodo) • Long-Term Archival: Archiviazione del content per lungo tempo (diversi anni). Conformità alla normativa vigente. – Formati Pdf/A, Pdf/E, Tiff. – Supporti Magnetic Tape, Optical Disk, Microfilm, Carta. PRESERVE
  21. 21. 21Copyright SDA Bocconi 2008 © Vittorio Viganò Long-Term Archival M A NA G E Repository Migration Backup/Recovery Storage Migration Backup/Recovery D E L I V E R Content Integration STORE PRESERVE
  22. 22. 22Copyright SDA Bocconi 2008 © Vittorio Viganò S T O R A G E Search and Retrieval DELIVER Syndication PersonalizationLocalization Publish Paper Electronic
  23. 23. 23Copyright SDA Bocconi 2008 © Vittorio Viganò Search and Retrieval. • Search: strumenti per la ricerca delle informazioni archiviate (to get out what you put in). • Retrieval: tecniche per l’estrazione dell’informazione (dati, metadati, documenti). Tassonomie e Indicizzazioni sono elementi cardine per l’efficacia per le operazioni di Search e Retrieval DELIVER
  24. 24. 24Copyright SDA Bocconi 2008 © Vittorio Viganò Transformation technologies. • Syndication: tecniche di riutilizzo ed integrazione di content differenti per la “consegna” di nuovi content. • Localization: tecniche di ricomposizione dei content in relazione alla localizzazione geografica. (culture differenti, mercati differenti) (Data: gg/mm/aa vs mm/gg/aa. Price: market dipendent). • Personalization: i content vengono “consegnati” all’utente secondo le sue preferenze. DELIVER
  25. 25. 25Copyright SDA Bocconi 2008 © Vittorio Viganò Publish. (la fine nella metafora della manifattura) • Publishing: pubblicazione dei content – Formato Cartaceo: il foglio. – Formato Elettronico: e-mail, portali, intranet, internet, mobile device. DELIVER
  26. 26. 26Copyright SDA Bocconi 2008 © Vittorio Viganò La valutazione economica: una premessa Gestire un progetto di digitalizzazione dei flussi documentali richiede un esplicito riconoscimento di costi e benefici: •sia dal punto di vista economico-finanziario •sia dal punto di vista dei miglioramenti conseguibili in termini di livello di servizio IL PROGETTO DIIL PROGETTO DI DIGITALIZZAZIONEDIGITALIZZAZIONE:: COME INVESTIMENTOCOME INVESTIMENTO LA VALUTAZIONE EX-ANTE IL PROGETTO DIIL PROGETTO DI DIGITALIZZAZIONEDIGITALIZZAZIONE:: COME OCCASIONE DICOME OCCASIONE DI MIGLIORAMENTO DELLEMIGLIORAMENTO DELLE PERFORMANCE DIPERFORMANCE DI PROCESSOPROCESSO LA VALUTAZIONE IN ITINERE

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