Green Office Capra-Polimi

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Green Office Capra-Polimi

  1. 1. Dipartimento di Elettronica e Informazione Un approccio green alla gestione documentale Eugenio Capra eugenio.capra@polimi.it InPrinting, Milano, 13 maggio 2010
  2. 2. 1
  3. 3. Quanta energia richiede una patatina? Attore Fasi del ciclo di vita Energia Note • Aratura • 0,2 • Le patate vengono KWh/kg vendute a peso: si • Semina di patate cerca di fare Agricoltore • Fertilizzazione assorbire più acqua possibile (30 lt/ a • Irrigazione patata), • Raccolta consumando molta energia • Lavorazione • 0,2 • Nella cottura le KWh/kg patate perdono il Produttore • Cottura 50% del proprio di di patatine • Immagazzinamento peso, patatine principalmente • Trasporto acqua Totale • 0,6 KWh/kg Fonte: Energy Conversion and Management, vol. 49, n. 12, pp. 3566-3470, 2008 2
  4. 4. La mancanza di una visione di sistema porta ad un impatto ambientale molto superiore al necessario 3
  5. 5. Indice • La visione “di sistema” • Una gestione documentale efficace • L’Enterprise Printing Management 4
  6. 6. Serve un approccio di sistema • Un’impresa generalmente si pone come obiettivo la riduzione dei propri costi • L’efficienza energetica è uno dei pochi ambiti dove generalmente riduzione dell’impatto ambientale e riduzione dei costi vanno di pari passo • Un’impresa socialmente responsabile deve guardare al sistema nel suo complesso 5
  7. 7. Il Life Cycle Assessment Definizione Metodologia Fasi da considerare • Metodologia per • Acquisizione valutare l’impatto Goal and scope materia prime ambientale di un definition • Produzione prodotto (o servizio) lungo tutto il ciclo di • Packaging vita • Trasporto e • Applicabile a diverse Inventory Interpre_ distribuzione categorie di impatto analysis tation (per es. GHG, danni • Uso all’ozono, energia, • Riciclo uso di terrendo, acidificazione,…) • Smaltimento Impact • Codificata dagli assessment standard ISO 14040:2006 e 14044:2006
  8. 8. Scegliere una stampante con in mente l’approccio LCA ESEMPIO Fattori da considerare • Origine delle materie prime utilizzate dal produttore • Sostanze inquinanti utilizzate nel processo produttivo • Efficienza energetica del processo di produzione • Packaging del prodotto e del materiale di consumo • Ingombro del materiale di consumo (impatto ambientale del trasporto) • Efficienza energetica della stampante • Riciclabilità dei materiali di consumo e della stampante • Costi di smaltimento dei materiali di consumo e della stampante 7
  9. 9. Indice • La visione “di sistema” • Una gestione documentale efficace • L’Enterprise Printing Management 8
  10. 10. Gestire un documento costa 20€ all’anno Costo annuo, Euro STIME 19,7 3,0 La gestione dei documenti cartacei 15,7 in Italia costa il 2-4% del PIL 225 gCO2 0,4 0,5 0,1 Carta* Stampa* Stoccaggio* Trasmis_ Indicizza_ Totale sione*** zione Percento 1% 2 2 80 15 100 Fonte: Consip (2009), CNIPA (2009) * Documento in media di 3 pagine, copiato 10 volte, mantenuto in archivio per 10 anni 9 ** Include costi di logistica e di personale
  11. 11. La carta in circolazione in Italia Dati riferiti alla sola Pubblica Amministrazione, STIME miliardi di copie all’anno 100 20 • Una gestione efficiente del flusso 30 documentale 50 potrebbe ridurre il consumo di carta e di spazio di almeno il 50% Pagine Cestinate Cestinate Effettivamente stampate subito dopo 30 necessarie min Carta 600 120 180 300 Migliaia ton Fonte: CNIPA (2009) 10
  12. 12. L’archiviazione dei documenti costa spazio STIME 300.000 t di carta 875.000 m3 50 miliardi di pagine x 1.000.000 5.000 dischi da 300 Gb 0,8 m3 11
  13. 13. I vantaggi di una gestione documentale efficace NON ESAUSTIVO • Meno costi • Meno spazio • Minore impatto ambientale • Tempi più rapidi • Informazioni giuste e subito • Flussi informativi più efficaci e veloci tra le diverse BU (basta informazioni perse o errate) • Maggiore sicurezza 12
  14. 14. Un caso da non seguire: la gestione degli atti in un tribunale italiano ESEMPIO 13
  15. 15. Un caso di successo: la registrazione dei risultati degli esami al Politecnico di Milano ESEMPIO PRIMA ~15.000 fogli all’anno in meno, Libretto risparmio di tempo, firmato dal più sicuro docente DOPO
  16. 16. Un caso di successo: il Mercato Elettronico della Pubblica Amministrazione (MEPA) ESEMPIO Descrizione Benefici • E’ un mercato digitale • Risparmi di processo del utilizzabile per acquisti 30% per piccole PA e del inferiori alla soglia 45% per grandi PA comunitaria • Tempi ridotti mediamente • E’ possibile effettuare del 55% ordini diretti a catalogo o • Riduzione stampe richieste di offerta in modo cartacee del 20% (9.000 completamente digitale tCO2 all’anno) • Le imprese necessitano solamente di un PC e di un kit per la firma digitale Fonte: Consip (2009) 15
  17. 17. Consigli per una gestione documentale efficace (1/2) NON ESAUSTIVO 16
  18. 18. Consigli per una gestione documentale efficace (2/2) NON ESAUSTIVO • Investire nell’ICT, che ha un duplice ruolo abilitante: deve permettere di acquisire le informazioni da TUTTE le fonti In generale deve fungere da collante fra i vari dipartimenti e deve permettere di gestire i flussi documentali in modo “seamless” • E’ necessario un cambiamento culturale dell’azienda 17
  19. 19. I principali oppositori della gestione elettronica dei documenti usano questa slide Consumo mondiale di carta, milioni di tonnellate Mondo 450 Europa, Giappone, Nord America 400 350 300 • Il consumo di CAGR 3,9% carta ha 250 continuato a 200 crescere costantemente 150 nonostante 100 CAGR 1990-2005: l’avvento del 0,7% digitale 50 0 1950 1955 1960 1965 1970 1975 1980 1985 1990 1995 2000 2005 1995 2000 2005 Fonte: Industrie della Carta, n.6, ottobre 2009 18
  20. 20. In realtà il mondo è andato avanti PIL/ carta consumata, Europa, Giappone e Nord America, Migliaia di dollari/ tonnellata* 250 200 CAGR 1,3% • A parità di progresso e 150 ricchezza CAGR 1990-2005: generata, la 100 2,7% carta è utilizzata in modo più 50 efficiente - 1950 1955 1960 1965 1970 1975 1980 1985 1990 1995 2000 2005 Fonte: A Industrie della Carta, n.6, ottobre 2009; Angus Maddison, Univ. of Groningen (2009) * Dollari attualizzati al valore del 1990 19
  21. 21. Indice • La visione “di sistema” • Una gestione documentale efficace • L’Enterprise Printing Management 20
  22. 22. Abbiamo misurato il consumo energetico di alcune stampanti con un kit sperimentale (1/2) Scheda per la misurazione del consumo energetico tramite pinze amperometriche
  23. 23. Abbiamo misurato il consumo energetico di alcune stampanti con un kit sperimentale (2/2)
  24. 24. I risultati di alcune misure empiriche Stampante Stampante Consumo per… vecchia nuova Differenza Stand-by • 210 W • 115 W - 45% Stampa solo • 965 W • 1.772 W + 96% fronte Stampa • 870 W • 1.704 W + 96% fronte/ retro Stampa 1 pag. • 0,43 Wh • 0,56 Wh + 30% solo fronte Stampa 1 pag. • 0,40 Wh • 0,51 Wh + 28 % fronte/ retro Fonte: analisi del gruppo di ricerca effettuati su stampanti laser b/n; la stampante di nuova generazione è multi-funzione 23
  25. 25. Le stampanti consumano più per lo stand-by che per stampare STIME Consumo medio in 24 ore*, KWh Stampante vecchia generazione Stampante nuova generazione 0,3 5,3 5,0 - 41% 2,8 0,4 3,2 Stand-by Stampe Totale Stand-by Stampe Totale Percento 94% 6 Percento 87% 13 * Ipotesi di stampa di 1.000 fogli
  26. 26. La ricerca nel Green Printing: la stampante giusta per ogni profilo di utente ESEMPIO Efficienti Tipologie di Non efficienti stampanti Qualità bassa Qualità media Qualità alta Lente Veloci Lente Veloci Lente Veloci Profili utente B/N Col B/N Col B/N Col B/N Col B/N Col B/N Col Sales … Marketing LCA R&D Consumo energetico Costo Accounting …
  27. 27. Laboratorio Green Printing Obiettivi • Definire una metodologia e implementare gli strumenti per valutare l’efficienza energetica dei processi di printing • Progetto promosso dalla • Misurare empiricamente i consumi energetici di Fondazione diverse tipologie di stampanti in base a diversi Politecnico di profili di utilizzo Milano in • Definire linee guida per l’efficienza energetica nel collaborazione printing con AssoIT e di alcuni grandi • Calcolare dei benchmark di consumo rapportati vendor alle funzionalità offerte • Analizzare i benefici ambientali derivanti dal rinnovo del parco stampanti
  28. 28. Un buon Enterprise Printing Management può portare significativi benefici Progetto condotto in una grande banca italiana ESEMPIO Azioni Effetto Benefici • Introduzione MFP, eliminazione fotocopiatrici • Consolidamento stampanti (1 veloce o MFP anziché 2 lente) • Riduzione fax (1 per filiali grandi e corporate, gli altri • -30% dispositivi • -20% costi sostituiti da MFP) • Persone/ • -14% consumi dispositivi ridotto • Razionalizzazione A3 e colori energetici da 5,5 a 3 • Piccole modifiche al SW per aumentare l’uso di fronte/ retro • Adozione modello ibrido inhouse/ print service 27
  29. 29. Alcuni quick win per un printing efficiente ESEMPI Azioni Potenziali risparmi • Eliminare le pagine banner • -20% pagine stampate • Introdurre il pull printing • Riduzioni stampe tramite PIN abbandonate (fino al 20%) • Maggiore sicurezza • Impostare fronte/ retro di • -30% pagine stampate default • Impostare modalità saving • -5-10% costi toner del toner Fonte: Gartner (2008) 28
  30. 30. Conclusioni • Una buona gestione documentale porta vantaggi sia di costo che di efficacia alle imprese e riduce l’impatto ambientale • Per essere efficace occorre che sia veramente end- to-end e che sia abilitata da un’infrastruttura ICT adeguata • Qualcosa bisogna comunque stampare… ottimizzare i processi di printing riduce i costi e l’impatto ambientale 29
  31. 31. …e non dimenticatevi la storia della patata! 30
  32. 32. Grazie per l’attenzione Eugenio Capra Dipartimento di Elettronica e Informazione Politecnico di Milano via Ponzio, 34/5 20133 Milano Tel. +39 02 2399 4014 Fax +39 02 700 502 112 eugenio.capra@polimi.it 31

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