Perchè è necessaria una strategia per la Managing Information  (prima che sia troppo tardi)
About AIIM -  the community that provides education, research, and best practices to help organisations control informatio...
4IT Group  -  Racconta l’andamento dei mercati dell'ICT, delle Arti Grafiche, della Business Communication. Inter’etta i c...
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E’ impellente razionalizzare l’uso della carta nei processi di business
La stampa in azienda Un dirigente passa in media il  45% del proprio tempo  ad occuparsi dei documenti  (IDC). 8 aziende s...
La stampa in azienda In media, in Italia, un impiegato stampa  640 pagine  al mese  (Ipsos). 1 pagina su 6  viene direttam...
In media, il  16,5%  di spazio negli uffici è occupato da archivi
<ul><ul><li>In media, il 55% di tutti i documenti stampati sono stampati solo per aggiungere una firma </li></ul></ul>
<ul><ul><li>Investire per risparmiare ? </li></ul></ul>
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In caso di contestazione, quanto sei fiducioso del fatto che i tuoi record elettronici non siano stati modificati, elimina...
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<ul><ul><li>I professionisti spendono in media 51 minuti al giorno alla ricerca di informazioni </li></ul></ul>
<ul><ul><li>Numero di persone che non riescono a trovare 1 documento su 5 tra quelli che stanno cercando:   40% </li></ul>...
Strategy and Drivers Quali sono i più forti drivers per inserire processi di scanning and capture nella vostra organizzazi...
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I dirigenti devono capire  la differenza tra giocare attorno a Facebook o invece costruire una vera infrastruttura di coll...
E2.0 Governance Controllo & Sicurezza Collaborazione & Innovazione Chiave di accesso:  un miglior uso della conoscenza con...
E2.0 Governance
Collaboration senza governance è la ricetta per il disastro Collaboration
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<ul><ul><li>Using “Cloud” now for ECM or immediate plans:  6%  </li></ul></ul><ul><ul><li>Would consider a Gov. Cloud / Co...
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Grazie dell’attenzione per informazioni [email_address] [email_address]
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Barboglio - Perchè è necessaria una strategia per la managing information (prima che sia troppo tardi)

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  • Good morning everyone,
  • Just to make sure you all know who we are, AIIM is a membership community for information management professionals, practitioners and suppliers. AIIM operates worldwide, and has been in business for 60 years, starting out as the American Microfilm Association. Our HQ in Washington DC employs about 35 people. I’ve been with AIIM for 5 years, and my document management experience goes back 20 years, although I spent 12 years in manufacturing ERP along the way. As well as being AIIM’s UK MD, I’m also Director of AIIM Market Intelligence worldwide. We generate a number of Market Research reports each year. Most of the things I’m going to show you come from these reports, and they are free to download from www.aiim.org.uk/research.
  • Parlare .
  • So that’s one aspect of why are we at a “tipping point” in content management right now? The clue is in the word “Content” – not documents or forms, but content - and in fact we could use the words Enterprise “information” management,...“knowledge”...., “insight”, “corporate experience,” “wisdom, ” as we’ll see.
  • Well, here is my take on 8 Reasons You Need a Strategy for Managing Information - before it&apos;s too late. Read out.
  • #1: Content Chaos Paper records are still increasing rapidly in some organisations, But there are signs that we are getting on top of paper records– stable on balance, decreasing in 37% of organizations... But the electronic records is another story.
  • This is AIIM’s “signature” question: “How confident are you that your organization could demonstrate that your electronic information is accurate, accessible, and trustworthy?” 41% slightly or not at all confident
  • How confident are you that emails related to documenting commitments and obligations made by you and your staff are recorded, complete, and retrievable? 56% This is something we’ve been tracking in our surveys over a number of years.
  • And we see that electronic information in blue is getting a bit better, emails has kicked back up a bit. When we asked what was standard practice in their organization for dealing with important emails, 43% said they are still putting them in Outlook personal folders, which means their not sharable, and Outlook “Archive” is likely to whip them off to the local C-drive, or whatever. Last year it was 45% in Outlook folders, so no real changes. Capture to ECM/RM 15% this year 12% last year, Print to paper 12% this year 17% last year.
  • Now this slide is the Poster Boy for ECM – no system, 66% no confidence, with a full ECM system, 11% But it’s still not doing anything much for the emails….
  • And once we move away from electronic documents and emails into more exotic rich media, the situation gets much worse. Twitter, blogs, IM, audio and video 80% unmanaged. And look at Fax here - why’s that badly managed in over 60% of organisations! Worse than emails, yet if anything more contract sensitive.
  • Paper isn’t going away on its own, you have to take steps to remove it.. Actual paper and photocopy consumption is stable in 23% of organizations, and actually decreasing in 21%, but in 56% of organizations it’s increasing
  • Un elemento che emerge dalle indagini commissionate di recente da Lexmark è la conferma della notevole quantità di tempo che l’esigenza di gestire i documenti richiede. E’ un onere crescente, divenuto particolarmente cospicuo a dispetto dei sistemi e delle tecnologie oggi disponibili per rendere più efficienti le attività in ufficio, come dimostrano le 8 aziende su 10 che affermano di trovarsi alle prese con documenti e stampe per oltre il 40% del proprio tempo di lavoro giornaliero. Questo succede non solo perché si tratta di settori dall’attività tradizionalmente “document-intensive” quali il Finance (ove il 67% supera tale soglia), e pure Utility e PA (50%), ma anche per il fatto che è ancora prevalente la gestione manuale. Cosicché le attività di classificazione, archiviazione, ricerca, recupero e distribuzione dei documenti sono soggette a frequenti errori e a sostanziali inefficienze. Comunque il 40%-45% del tempo alle prese con i documenti è una porzione molto importante del tempo aziendale, che necessita di essere ottimizzata e gestita correttamente. Sia per eliminare sprechi sia per ricercare aree di miglioramento dal punto di vista economico e della produttività.
  • In effetti oggi, nonostante l’utilizzo sempre più spinto dell’uso del documento elettronico, la carta negli uffici non accenna a diminuire. L’anno scorso in Italia sono state prodotte mediamente 640 pagine stampate al mese per impiegato. Purtroppo gli studi commissionati da Lexmark dicono che 1 pagina su 6 viene prodotta senza neppure essere letta, finendo direttamente nel cestino. Si tratta di grandi sprechi di carta, di energia elettrica, di Toner, di tempo delle persone. Questa è un’area di migliormanto notevole, che deve essere presa in seria ed adeguata considerazione.
  • Storage space On average, 16.5% of floor space in offices us taken up by filing cabinets - How much are you paying? Don’t know? £20/sq ft £35/sq?
  • I recently did some research on the use of digital signatures, and came up with this number. On average, 3.5 additional copies are made just to collect signatures - although by far the biggest benefit is not having to hold up the process in order to collect manual approvals.
  • Why should you care if your document and forms processes are manual?
  • Well, you could be missing something! 61% saw a payback on scanning and capture within 18 months. Again, I know that many of you guys have been doing this stuff for many years, but how many of you scan your incoming invoices and electronically workflow the sign-off procedures? How about expenses forms? How about digital mailrooms to scan all incoming mail? There’s a big difference in payback between scan-to-archive and scan to process.
  • 32% of organizations would take more than a month to produce documents for a legal discovery process. I’m sure that your own businesses are never called into question in the courts… but look at it another way, there may be other companies that you could go after, whether it’s for non-payment, non-performance, for patent infringement or whatever, but it’s best that you know the strength of your own case before you proceed.
  • And here’s the compliance payback with an ECM system. I spoke to the IT manager of a biggish law firm yesterday who admitted they had 22 million documents scattered around their systems, and no document management system at all. And that’s the lawyers themselves, not their clients.
  • Knowledge sharing. Collaboration. It’s much easier to get your CEO fired up about improving staff teamwork and maximising knowledge sharing than it is about the risks of ending up in court. It’s also easier to get the CFO fired up about saving travel costs and cutting down the number of office premises.
  • Finding knowledge that resides on physical paper is so much harder than if it’s in electronic format. People are much more inclined to search the web than to use internal knowledge. &amp;quot;It&apos;s Not Information Overload. It&apos;s Filter Failure”, stated author Clay Shirky a few years ago.
  • You’ll see this number bandied around a lot, and it’s sometimes given as an “up to..” which is meaningless. I actually measured these numbers in a survey I did for Canon last year. Over 25% spend more than 60 minutes.
  • Over 40% of people fail to find 1 in 5 of the documents they are looking for Nearly 10% say they fail to find half the documents they are looking for! 7.5 percent of all documents get lost; 3 percent of the remainder get misfiled And what happens then? They recreate them, so even if the information already exists, they go off and do the work all over again.
  • And although I said that scan-to-process was the real financial benefit, when we asked about the biggest drivers for capture, knowledge management came out on top – just – then compliance, then process improvement. And in fact, in a previous survey where they only got to chose one, improved access to information came out well ahead. So you have a win-win. Processes run more efficiently, and staff have shared and global access to the information they need.
  • 58% of people agree that social networking will make a dramatic change to business life in the next few years,
  • Most people are seeing all the hype about using Facebook and Twitter for marketing purposes, and that’s something you can use or choose to ignore. However, the chance to improve collaboration and knowledge sharing is something no manager can ignore.
  • And there’s a choice to be made here for each organization. How will you balance the risks and the benefits. If you are a pharmaceutical company, having your employees discussing the latest test reports on an open blog might not be a good thing. Seems the British Airways dispute has become an interesting case study here. Firstly, BA disciplines some cabin-staff employees who set up a blog black-list of pilots who are prepared to work as cabin staff if there is a strike. Then there was the infamous Twittering by union negotiator Derek Simpson from inside the confidential ACAS arbitration meeting.
  • Seems the British Airways dispute has become an interesting case study here. Firstly, BA disciplines some cabin-staff employees who set up a blog black-list of pilots who are prepared to work as cabin staff if there is a strike. Then there was the infamous Twittering by union negotiator Derek Simpson from inside the confidential ACAS arbitration meeting.
  • And this is a quote from me. If you ignore Enterprise 2.0, the chances are it will happen anyway, but you won’t be able to set any governance. And one of the risks is this merging between private use and company use, and that sometimes staff get it wrong. Vodaphone are using Twitter to communicate with customers on their support desk, but one member of staff sent out an abusive post on that channel, thinking he was sending it to his private followers, and it made the national papers. If you take nothing else away from this presentation, go back to your base and create an acceptable staff use policy for Facebook, U-Tube and Twitter. As a minimum it needs to say “Staff contributions to non-official sites are their personal responsibility and do not reflect corporate views or attitudes”
  • Whereas Cloud means you wouldn’t be able to point to a server or data centre and say “my records live there”. And despite all the noise about it, there’s not a huge amount going on in the Cloud right now,- 6% and there is a lot of resistance – add together the 43% and the 6% and you still have 50% who will not even consider it. And although the overriding issue is security, we also found that difficulty of integration was another aspect. And if we look at branded clouds, and by that I mean Amazon, Google or Microsoft, it’s nearly three quarters who won’t use it. Rises to 28% if the cloud is guaranteed to be in the locale.
  • As I said at the start, I think we’re at a “tipping point” in content management because IT (information technology) is rapidly morphing into IM (information management). If we can’t manage our information then we’ll have content chaos. If we do manage it, we can leverage cooperation, knowledge management and new ways of doing business.
  • Barboglio - Perchè è necessaria una strategia per la managing information (prima che sia troppo tardi)

    1. 1. Perchè è necessaria una strategia per la Managing Information (prima che sia troppo tardi)
    2. 2. About AIIM - the community that provides education, research, and best practices to help organisations control information and maximise its value . Page  www.aiim.eu AIIM Webinars AIIM Training AIIM Membership AIIM Market Research
    3. 3. 4IT Group - Racconta l’andamento dei mercati dell'ICT, delle Arti Grafiche, della Business Communication. Inter’etta i cambiamenti e anticipa le opportunità, aggregando competenze e offrendo una piattaforma di relazioni per lo sviluppo del business delle imprese della community . 271 presentazioni caricate Oltre 107.000 accessi Polo di aggregazione di Associazioni 4IT Group Events Polo di trasferimento competenze 4IT Group Ediitore Gli accordi Internazionali in esclusiva I canali di sbocco nazionali www.4itgroup.it
    4. 4. Page  <ul><ul><li>Record Management </li></ul></ul><ul><ul><li>Document Management </li></ul></ul><ul><ul><li>Information Management </li></ul></ul><ul><ul><li>..... Managing Information </li></ul></ul><ul><ul><li>Il challenge dell’Impresa oggi ! </li></ul></ul>
    5. 5. Page  <ul><ul><li>Perchè siamo a questo “punto cruciale” per il contenuto ? </li></ul></ul><ul><ul><li>“ content management” </li></ul></ul>
    6. 6. Reasons Page  Alcune “C - Reasons” per cui è necessaria una strategia di Managing Information (before it's too late) #1: Content - il caos dei contenuti #2: Cost - Ogni azienda ha in agenda il taglio costi #3: Compliance – prevenire le brutte sorprese #4: Collaboration /Knowledge– la condivisione è la base #5: Collaboration/Enterprise 2.0 – opportunità e minacce #6: Cloud - potrebbe essere una opzione
    7. 7. <ul><ul><li>“ Paper records increasing rapidly” 19% </li></ul></ul><ul><ul><li>“ Electronic records increasing rapidly” 70% </li></ul></ul>#1 Content Chaos
    8. 8. Quanto siete fiduciosi del fatto che la vostra organizzazione possa dimostrare che le informazioni elettroniche sono accurate, accessibili e affidabili ? 41% “ poco fiducioso” o “ per niente fiducioso”
    9. 9. Quanto siete sicuri che le email relative a documenti di impegni e obblighi fatte da voi e dal vostro staff siano registrate, complete e accessibili? 56% “ poco fiducioso” o “ per niente fiducioso”
    10. 10. Content Chaos - Confidence How confident – electronic vs emails N=607 Non-trade, Important emails: 43% rimangono nelle Cartelle Personali di Outlook 15% sono catturate da ECM/RM 12% vengono gestite da sistemi di Email Management 12% stampate e archiviate su carta
    11. 11. Content Chaos How confident – electronic vs emails N=607 Non-trade, Electronic Email only Un sistema di ECM fa crescere in modo molto deciso la ‘sicurezza’ verso i contenuti elettronici Ma ancora non da grandi certezze per quanto riguarda l’uso delle email.
    12. 12. Content Chaos – Content types Come vengono gestiti e archiviati i diversi tipi di contenuti, nella vostra organizzazione ? - % di “non gestiti” Twitter and blog posts non sono archiviati nell’ 80+% delle organizzazioni che li usano – ma men che meno gli instant messages ! - o i fax.. per il 60% ! N=604 Normalized for not Applicable
    13. 13. Page  <ul><ul><li>#2 </li></ul></ul><ul><ul><li>Costi - I tagli sono in ogni Agenda di ogni Azienda </li></ul></ul>Perchè è necessaria una strategia di Managing Information (prima che sia troppo tardi)
    14. 14. E’ impellente razionalizzare l’uso della carta nei processi di business
    15. 15. La stampa in azienda Un dirigente passa in media il 45% del proprio tempo ad occuparsi dei documenti (IDC). 8 aziende su 10 affermano di trovarsi alle prese con documenti e stampe per oltre il 40% del proprio tempo di lavoro giornaliero (Xplor).
    16. 16. La stampa in azienda In media, in Italia, un impiegato stampa 640 pagine al mese (Ipsos). 1 pagina su 6 viene direttamente cestinata senza essere letta (Ipsos).
    17. 17. In media, il 16,5% di spazio negli uffici è occupato da archivi
    18. 18. <ul><ul><li>In media, il 55% di tutti i documenti stampati sono stampati solo per aggiungere una firma </li></ul></ul>
    19. 19. <ul><ul><li>Investire per risparmiare ? </li></ul></ul>
    20. 20. ROI – Scanning and Capture Page  Quale periodo di pay-back ritieni necessario per ritornare degli investimenti in scanning and capture? >10 emps and not ECM suppliers and with scanning (319) 43% ha dichiarato un pay-back period inferiore ai 12 mesi 61% entro i 18 mesi
    21. 21. Page  <ul><ul><li>#3 </li></ul></ul><ul><ul><li>Compliance – è il ‘bastone’ </li></ul></ul>Perchè è necessaria una strategia di Managing Information (prima che sia troppo tardi)
    22. 22. 32% delle organizzazioni impiegherebbe più di un mese per produrre documenti di un processo legale Source: AIIM 2009 Industry Watch
    23. 23. In caso di contestazione, quanto sei fiducioso del fatto che i tuoi record elettronici non siano stati modificati, eliminati o abbiano subito accesso inappropriato? Source: AIIM 2009 Industry Watch 71% Con un sistema di ECM: Senza sistema di ECM: 40%
    24. 24. Page  <ul><ul><li>#4 </li></ul></ul><ul><ul><li>Collaboration/ Knowledge-sharing è la ‘carota’ </li></ul></ul>Perchè è necessaria una strategia di Managing Information (prima che sia troppo tardi)
    25. 25. <ul><ul><li>“ E 'più facile trovare 'conoscenza e informazioni‘ sul web che non nei nostri sistemi interni ” 71% </li></ul></ul>
    26. 26. <ul><ul><li>I professionisti spendono in media 51 minuti al giorno alla ricerca di informazioni </li></ul></ul>
    27. 27. <ul><ul><li>Numero di persone che non riescono a trovare 1 documento su 5 tra quelli che stanno cercando: 40% </li></ul></ul>#3 Knowledge sharing is the carrot
    28. 28. Strategy and Drivers Quali sono i più forti drivers per inserire processi di scanning and capture nella vostra organizzazione ? Max. THREE. #1 Knowledge Management #2 Compliance #3 Productivity …then customer service and storage cost saving 10+ employees , Non-trade (742)
    29. 29. Page  <ul><ul><li>#5 </li></ul></ul><ul><ul><li>Collaboration and Enterprise 2.0 </li></ul></ul><ul><ul><li>opportunità e minaccia </li></ul></ul>Perchè è necessaria una strategia di Managing Information (prima che sia troppo tardi)
    30. 30. I dirigenti devono capire la differenza tra giocare attorno a Facebook o invece costruire una vera infrastruttura di collaborazione per la loro organizzazione . Knowledge Management 58% of people agree that social networking will make a dramatic change to business life in the next few years
    31. 31. E2.0 Governance Controllo & Sicurezza Collaborazione & Innovazione Chiave di accesso: un miglior uso della conoscenza condivisa 75% Il maggior impedimento: la cultura Aziendale e delle Corporation 40%
    32. 32. E2.0 Governance
    33. 33. Collaboration senza governance è la ricetta per il disastro Collaboration
    34. 34. Page  <ul><ul><li>#6 </li></ul></ul><ul><ul><li>Cloud </li></ul></ul><ul><ul><li>potrebbe essere una possibilità </li></ul></ul>Perchè è necessaria una strategia di Managing Information (prima che sia troppo tardi)
    35. 35. <ul><ul><li>Using “Cloud” now for ECM or immediate plans: 6% </li></ul></ul><ul><ul><li>Would consider a Gov. Cloud / Corporate Cloud: 43% - 55% </li></ul></ul><ul><ul><li>Would consider a branded Cloud: 20% </li></ul></ul>#6 The Cloud
    36. 36. Page  <ul><ul><li>Perchè senza questa strategia....... </li></ul></ul><ul><ul><li>..il tuo Business sta perdendo tempo prezioso </li></ul></ul>Perchè è necessaria una strategia di Managing Information (prima che sia troppo tardi)
    37. 37. Grazie dell’attenzione per informazioni [email_address] [email_address]

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