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Comunicación, Archivo y Operatoria del Teclado (Parte II)

Comunicación, Archivo y Operatoria del Teclado (Parte II)

  1. 1. Comunicación, Archivo de la Información y Operatoria del Teclado Pág. [17]Unidad II. Organización de la Empresa.PRESENTACIÓN.Como has visto en la unidad anterior la empresa está compuesta, básicamente, por bienes deequipo y personal, pero: ¿Cómo se distribuyen estos componentes en la empresa? ¿Qué cargodesempeña cada uno miembro del personal? ¿De quién recibe las ordenes? ¿A quién se las dan?De estas cuestiones surgen situaciones que platean la necesidad de una organización eficaz queordene estos componentes en la empresa, y así de forma coordinada, alcanzar los finespropuestos.En la unidad veremos que existen distintas formas de organizar una empresa ya que no es lomismo la organización de una gran multinacional que la de una empresa pequeña y familiar; ni laorganización de una empresa privada comparada con la de una entidad pública. Así, podemosdeducir que el tamaño de una empresa, al actividad que desarrollan, el trato entre personas, elobjetivo que persiguen, etc., son variables que determinan el tipo de organización.También veremos que en una empresa se organiza en departamentos, que tienen asignadoscomo responsable, a una o varias personas que lo dirigen y coordinan. De esta distribuciónresultan departamentos como Administración, Relaciones Públicas, Marketing, dependiendosiempre de las necesidades de la empresa.Como sabrás, en la empresa existen unas personas que mandan y otras que obedecen. Pues bien,los distintos tipos de organización y los departamentos que la forman regulan este flujo deautoridad, así como la comunicación entre ellos.Al finalizar el estudio de esta unidad serás capaz de….  Tener una visión completa de lo que es una organización.  Conocer los tipos de organización empresariales más importantes.  Analizar los departamentos más generales en las empresas, así como sus funciones.  Comprender la importancia de la comunicación interdepartamental.Teniendo presente estas circunstancias, veamos cómo organizar una empresa.Lcdo. Euler V. Terán Yépez Organización de la Empresa. Unidad II
  2. 2. Comunicación, Archivo de la Información y Operatoria del Teclado Pág. [18]ORGANIZACIÓN.CONCEPTO DE ORGANIZACIÓN.Toda empresa, para conseguir sus objetivos, necesita dotarse de una organización. Los objetivosde las empresas no se consiguen por si solos. Así, una empresa requiere de unos medios físicos,humanos y financieros que, combinados de forma adecuada, permitan alcanzar los fines fijadospor la empresa.PRINCIPIOS DE ORGANIZACIÓN.1. Fijación de objetivos: La empresa debe tener claro qué es lo quiere conseguir.2. Unidad de intenciones: Todas las actividades deben estar orientadas hacia los objetivos propuestos.3. Permanencia en el mando: Debe existir siempre una autoridad visible.4. Dirección unificada: Cada miembro de la empresa debe recibir órdenes de un único supervisor.5. Diferenciación de funciones: Cada miembro de la empresa posee una serie de funciones.6. División del trabajo: Cada persona se especializa en aquello que posea mejores aptitudes y habilidades.Lcdo. Euler V. Terán Yépez Organización de la Empresa. Unidad II
  3. 3. Comunicación, Archivo de la Información y Operatoria del Teclado Pág. [19]7. Jerarquización: Los miembros de la empresa deben tener claro quiénes son las personas que pueden “mandar” y las que tienen que “obedecer”.8. Coordinación y control: Las personas que poseen personal a su cargo son responsables de coordinarlo y controlarlo.9. Uniformidad de actividades: El trabajo a realizar por un determinado miembro de la empresa debe englobar tareas y actividades similares.Además las empresas para representar su organización interna utilizan los organigramas, esdecir, gráficos que en forma de esquema recogen la división de funciones en la empresa con losdistintos órganos y departamentos que la componen y las relaciones entre los mismos.ACTIVIDADES PROPUESTAS.1. ¿Qué es una organización?. Señale la información correcta. ( ) Es un conjunto de personas que trabaja en la empresa. ( ) Es una empresa encargada de llevar la gestión al día de otras empresas. ( ) Es una combinación eficaz de todos los elementos que intervienen en la empresa. ( ) Es el conjunto de actividades desarrolladas en la empresa.TIPOS DE ORGANIZACIÓN.Desarrollaremos brevemente los tipos de organización empresarial más importantes:  Organización LinealLcdo. Euler V. Terán Yépez Organización de la Empresa. Unidad II
  4. 4. Comunicación, Archivo de la Información y Operatoria del Teclado Pág. [20]  Organización Funcional  Organización Divisional  Organización Matricial  Staff de Apoyo.Organización Lineal.Se trata de una organización simple, donde el poder se centra en el mando de línea que lo ejercepersonalmente.Organización Funcional.Toda organización debe realizar ciertas actividades para llevar a cabo su trabajo. Estas actividadesnecesarias para el buen funcionamiento de la organización son las funciones de la empresa.Cada una de las funciones está a cargo de un departamento que combina los distintos puestos detrabajo para ejecutarlas correctamente. Hablamos por tanto, de una estructura dividida endepartamentos funcionales (marketing, finanzas, producción, etc.) cada uno de los cuales estádirigido por un supervisor o directos de departamento que depende del director General.La división de la organización en departamentos permite disponer en cada uno de ellos deexpertos en un determinado campo, como por ejemplo: producción, finanzas, marketing,contabilidad, etc. De esta forma un contable es más eficiente cunado trabaja con otros contable opersonas que poseen una preparación, pueden compartir conocimientos para llevar a cabo mejorel desempeño de su trabajo.Frente a la ventaja anterior, surge el inconveniente de que en este tipo de organizaciones, loscontactos entre los miembros de la empresa no son tan fluidos, dado que, los contactos seLcdo. Euler V. Terán Yépez Organización de la Empresa. Unidad II
  5. 5. Comunicación, Archivo de la Información y Operatoria del Teclado Pág. [21]establecen principalmente entre los miembros de un mismo departamento, manteniéndoseindependientes del resto de los departamentos de la empresa.Organización Divisional.Cuando las empresas crecen es conveniente que adopten estructuras divisionales, pues sucomplejidad aumenta de forma considerable.La mayoría de las grandes empresas de los países desarrollados emplean este tipo de organizaciónde una forma o de otra.Organización Matricial.Existe un diseño de organización, denominado organización matriz, que pretende maximizar lasventajas y minimizar los inconvenientes de la estructura funcional y de productos o proyectos.Este tipo de organización es muy utilizado por empresas de carácter industrial y por empresas delsector público como las agencias de salud pública y servicios sociales.Ejemplo: una empresa dedicada a la fabricación de automóviles que, en estos momentos,ensambla dos modelos de autos distintos. El organigrama de la figura puede representar suorganización matricial.Lcdo. Euler V. Terán Yépez Organización de la Empresa. Unidad II
  6. 6. Comunicación, Archivo de la Información y Operatoria del Teclado Pág. [22]Las características más destacadas de este tipo de organización es la existencia de un doble flujode autoridad: la autoridad funcional que fluye verticalmente de arriba abajo y la autoridad deproyectos que fluye horizontalmente.De este modo, el personal asignado al departamento de fabricación, comercial, personal, etc., nosolo pertenece a un departamento funcional sino también a un determinado producto oproyecto.Las organizaciones matriciales permiten una mayor coordinación y actuaciones más rápidas antelos problemas.Staff de Apoyo.Además, podemos encontrar en los organigramas de las organizaciones anteriormente analizadasla figura de los staff, que son órganos de apoyo a la dirección y en ocasiones órganos deasesoramiento técnico.Los staff son órganos de apoyo a la dirección o de asesoramiento técnico.ACTIVIDADES PROPUESTAS.2. Señala si las siguientes afirmaciones son verdaderas o falsas. a) En las organizaciones lineales existe un contacto fluido entre todos los miembros de la organización. ( ) b) Las organizaciones funcionales se caracterizan por la existencia de especialistas en cada una de las áreas funcionales o departamentos. ( )Lcdo. Euler V. Terán Yépez Organización de la Empresa. Unidad II
  7. 7. Comunicación, Archivo de la Información y Operatoria del Teclado Pág. [23] c) En una organización divisional cada una de sus divisiones trabaja según las órdenes que recibe de la dirección General de la empresa, manteniendo contactos continuos con el resto de divisiones de la organización. ( ) d) En una organización matricial cada departamento trabaja de forma independiente al resto de departamentos de la empresa. ( )DEPARTAMENTOS DE LA EMPRESA.Cada una de las personas que ocupan los distintospuestos de la organización es agrupada endepartamentos cada uno de los cuales está bajo elmando de un superior.TIPOS DE DEPARTAMENTOS.La departamentalización en la empresa puede llevarsea cabo siguiendo diversos criterios, siendo los másgenerales por funciones, por productos y por áreasgeográficas o mercados.DEPARTAMENTALIZACIÓN POR FUNCIONES.La agrupación de los puestos de trabajo en departamentos puede realizarse según las funcionesque se lleven a cabo en la empresa: comercial, producción, compras, económico-financiera, etc.DEPARTAMENTALIZACIÓN POR PRODUCTOS.Lcdo. Euler V. Terán Yépez Organización de la Empresa. Unidad II
  8. 8. Comunicación, Archivo de la Información y Operatoria del Teclado Pág. [24]Esta departamentalización supone la agrupación de las actividades basándose en los distintosproductos o líneas de producto que la empresa produce o comercializa.DEPARTAMENTALIZACIÓN POR ÁREAS GEOGRÁFICAS O MERCADOS.Cuando la empresa opera en varios mercados o áreas geográficos, la necesidad de conocer lascaracterísticas específicas de las áreas o mercados aconseja proceder a la departamentalizaciónbasándose en áreas geográficas o de mercado.FUNCIONES DE LOS DEPARTAMENTOS.El criterio más utilizado para establecer los departamentos de la empresa es el funcional. Sianalizamos la actividad de la empresa, podemos distinguir con claridad las siguientes funcionesdepartamentales:  Aprovisionamiento. o Compras de materias primas o Almacenamiento de materias primas o productos terminados o Control de stocks.  Producción o Fabricación de Productos o Transformación de materias primas  Financiación o Inversión, financiación, administración y gestión de recursos financierosLcdo. Euler V. Terán Yépez Organización de la Empresa. Unidad II
  9. 9. Comunicación, Archivo de la Información y Operatoria del Teclado Pág. [25] o Control interno de cobros y pagos. o Contactos externos con empresas financieras.  Personal o Contratación del personal de la empresa o Gestión de nóminas o Formación y capacitación del personal.  Administración o Llevar al día la documentación o Registro de documentos y su posterior archivo o Contabilidad o Liquidación de impuestos  Comercialización o Gestión de ventas (cliente y facturación) o Estudios de mercado o Promoción o PublicidadACTIVIDADES PROPUESTAS.3. Escriba el nombre de las funciones, asociándolas con los correspondientes Departamentos funcionales encargados de su ejecución. Administración Producción Aprovisionamiento Comercial Almacenamiento de materias primas …………………………………….. Liquidación de impuestos …………………………………….. Gestión de ventas …………………………………….. Transformación de materias primas ……………………………………..RELACIONES ENTERDEPARTAMENTALES.La comunicación es algo inherente al funcionamiento de la empresa. El problema no está en si esnecesaria o no la comunicación, sino en si se encuentra bien o mal a lo largo de la organización.El diseño de la organización debe permitir la comunicación en tres direcciones: hacia abajo, haciaarriba y horizontalmente. Estas tres direcciones constituyen el marco en el que se produce lacomunicación.  Comunicación hacia abajo.Lcdo. Euler V. Terán Yépez Organización de la Empresa. Unidad II
  10. 10. Comunicación, Archivo de la Información y Operatoria del Teclado Pág. [26] E este caso la información fluye desde la dirección hasta los niveles intermedios o inferiores de la empresa. Por ejemplo: del director general a los mandos intermedios y de éstos a los empleados.  Comunicación ascendente. Es la información que llega a los directivos de la empresa provenientes de los niveles más bajos de la organización. De este modo los subordinados transmiten a los altos mandos sus inquietudes, aspiraciones, dificultades, quejas y opiniones. ¿Cómo puede un empleado comunicar con sus jefes de más alto nivel? o A través de sus superiores o A través de los buzones de sugerencias o A través de reuniones en grupo o A través de los procedimientos formales establecidos en la empresa. Por ejemplo, acudiendo a la secretaría del director y rellenando una carta o formulario que será entregada posteriormente al mismo.  Comunicación lateral. Se entiende por comunicación lateral la información y contactos establecidos entre los distintos departamentos de la empresa. Por ejemplo, la comunicación entre el departamento comercial y el departamento productivo.En conclusión, podemos decir que la comunicación debe establecerse entre todos losdepartamentos, pues en mayor o menor medida existe en algún momento consultas o peticionesde información de unos a otros. Es cierto que hay unos departamentos que están más en contactoque otros, pero eso no quiere decir que la relación con el resto de los departamentos no exista.No obstante, la empresa debe desarrollar unos mecanismos mediante los cuales se logre que losdistintos departamentos creados en la empresa actúen coordinadamente para que esta puedaalcanzar los objetivos que se ha fijado.Estos mecanismos reciben el nombre de integración. Como mecanismos de integración másdestacables, podíamos citar los sistemas de trabajo en grupo que permiten resolver problemas otomar decisiones en conjunto. Estos grupos de trabajo están formados por miembros de losdistintos departamentos de la empresa.Lcdo. Euler V. Terán Yépez Organización de la Empresa. Unidad II
  11. 11. Comunicación, Archivo de la Información y Operatoria del Teclado Pág. [27]Además del trabajo en grupo, ¿cómo pueden losdepartamentos ponerse en contacto los unos con los otrospara coordinarse correctamente?Los medios de comunicación más empleados dentro de laempresa son, como ya sabemos, el teléfono, el fax y elcorreo interno. No obstante, desde hace unos años laempresa empieza a hacer uso de las nuevas tecnologías de lainformación, basadas en los ordenadores, facilitando la tareay comunicación directa entre unos y otros departamentos dela organización.Los ordenadores permiten establecer en las empresas bases de compartida con la que lainformación puede aparecer simultáneamente y en cualquier momento, en todos losdepartamentos donde sea necesario, pudiéndose dar respuesta a cualquier pregunta de losclientes.ESQUEMA – RESUMENLcdo. Euler V. Terán Yépez Organización de la Empresa. Unidad II
  12. 12. Comunicación, Archivo de la Información y Operatoria del Teclado Pág. [28]Lcdo. Euler V. Terán Yépez Organización de la Empresa. Unidad II

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