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¿Preparado para el 15 de enero?

El 15 de enero entra en vigor la obligatoriedad de emitir facturas electrónicas a las administraciones públicas. ¿Estamos preparados?

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¿Preparado para el 15 de enero?

  1. 1. Esker Ibérica 11 diciembre 2014 www.esker.es ¿PREPARADO PARA EL 15/1? Situación Global y propuesta Esker para resolver la confusión
  2. 2. Esker Ibérica 11 diciembre 2014 www.esker.es AGENDA 1. Breve presentación de Esker para los que todavía no nos conocen 2. Breve presentación del contexto actual: 15 de enero, cumplimiento del plazo para facturar a la administración pública según Ley 25/13. 3. Cómo soluciona Esker la confusión: solución multicanal 4. Para los exportadores: los certificados internacionales, países en situación similar 5. Contestamos a vuestras preguntas 6. Conclusiones: cómo proceder (próximas etapas)
  3. 3. Esker Ibérica 11 diciembre 2014 www.esker.es UNA SOLUCIÓN PARA TODOS LOS PROCESOS DE NEGOCIO
  4. 4. ALEMANIAUK ITALIAEEUU SINGAPUR MALASIA AUSTRALIA BÉLGICA • Lyon, Francia – Sede • Madison, WI, EEUU • Derby, RU • Múnich, Alemania • Montreal, Canadá • Madrid, España • Milán, Italia • Kuala Lumpur, Malasia • Sídney, Australia • Singapur • Bruselas, Bélgica EEUU Francia Asia Australia España Italia Alemania R.U. …y distribuidores en más de 50 países ESPAÑA FRANCIA CANADÁ PRESENCIA MUNDIAL
  5. 5. REFERENCIAS DE CLIENTES (EXTRACTO)  Tyco Fire and Security  Algeco  Uralita  Kavo Dental  Aranzadi  Forces Electric d’Andorra  Kónica-Minolta  Samsung  Uralita  Navantia  Incasól  PortAventura  Grupo Número 1  Albemarle  Daimler Financial Services  Grupo FSM
  6. 6.  Bayer  Indukern  Agua Mineral San Benedetto  Angulas Aguinaga  Grupo Bel  Laboratorios Biomérieux  Sanofi  Grupo San Lucar  Gallina Blanca Star
  7. 7. Esker Ibérica 11 diciembre 2014 www.esker.es SITUACIÓN ACTUAL Contexto de la Facturación a la Administración Pública: ¿To FACe or not to FACe?
  8. 8. CONSIDERACIONES GENERALES 1. Base de partida: Contexto legal, fechas, formatos  Desde 1996 se habla de Sistemas de facturación por medios electrónicos. – En 2003 se considera legal la factura electrónica – En 2007 sale las Leyes 30/2007 y 56/2007: obligatoriedad sin fecha clara • Salen los primeros proyectos en Administraciones Públicas (p.ej. e.Fact Cataluña) – En 2013 sale la Ley 25/13, de donde se define los portales como FACe.  El 15 enero de 2015 es el último plazo para que las empresas que facturan al Sector público lo hagan en formato Facturae, a través de uno de los Puntos de Entrada de Facturas Electrónicas. Se dice que no habrá prorroga.  Los canales de comunicación (email, Webservice, postal), los formatos de envío (facturae 3.2, XML no standard, pdf, etc) con firma legal, el envío internacional según país receptor y sobre todo los diferentes portales nacionales, conlleva una complejidad técnica difícil de soportar para una empresa. – ¿Y entonces qué??  el Gobierno confía la complejidad a las empresas tecnológicas.
  9. 9. CONSIDERACIONES (2) 2. El Portal de entrada de facturas FACe  FACe es el Punto de Entrada que pone el Gobierno a disposición de cada Organismo: Comunidad, Diputación o Ayuntamiento.  Algunas Comunidades Autónomas, Diputaciones y Ayuntamientos han decidido montar el suyo propio (p.ej. Valencia).  Aunque no exista la obligatoriedad de adoptar FACe como punto de entrada, la Ley sí obliga a que las plataformas alternativas reúnan una serie de puntos en común. En cambio, el formato Facturae sí que es obligatorio por Ley para todos…pero no todos lo cumplen.  Es obligatorio facturar electrónicamente. Luego, cada Administración podrá por su cuenta establecer excepciones a esa obligatoriedad, de manera que podrán determinar si eximen a las inferiores de 5.000€ o de 3.000 o de 300…. Pero nunca a las de más de 5.000€.  Las facturas deberán contener tres nuevos campos (DIR3): oficina contable, órgano gestor y unidad tramitadora. Estos códigos son obligatorios para todas las facturas electrónicas y en papel.  El modo de conexión al FACe puede ser integrado (automático) o manual.
  10. 10. ESTO ES UN BUEN LÍO Algunas empresas tienen clientes en la Administración Pública, pero no sólo… dedicar un recurso sólo para facturar a los entes públicos, puede ser una solución…pero rentable??!  ¿Cómo saber a qué portal facturo, en qué formato?  ¿Qué es el código DIR3, existen otros códigos para las Comunidades que no aceptan el Código DIR3?  ¿Qué tengo que modificar yo en mi ERP?  Etc, etc. etc…
  11. 11. DATOS NECESARIOS  Las comunicaciones máquina-máquina exigen unos códigos para saber qué entidades conectan. Algunos tienen que venir dentro del propio sistema de facturación (ERP), otros son proporcionados por el proveedor del servicio de factura (Esker). Emisor Receptor Por parte de Esker:  Identificación del emisor y del receptor: Webservice.  Conversión a Facturae y Firma electrónica Desde el ERP:  Estructuras Administrativas DIR3 (a poner en la factura)  Número de pedido, albarán, expediente…
  12. 12. DIR3  Directorio Común de Unidades Orgánicas y Oficinas (DIR3):  Se encuentra en el Portal de la Administración Electrónica (link)  El Directorio Común proporciona un Inventario unificado y común a toda la Administración de las unidades orgánicas / organismos públicos, sus oficinas asociadas y unidades de gestión económica - presupuestaria, facilitando el mantenimiento distribuido y corresponsable de la información.  El Código DIR 3 se compone de estos 3 códigos que deben ir incluídos en todas las facturas papel o electrónicas, a la Administración Pública. Se gestionan desde el sistema de gestión (ERP) habilitando campos para ello.
  13. 13. ESTADO DE ADHESIÓN  ¿De qué “entidades públicas” estamos hablando? ¿Cuántas hay?  ¿Cuántas están inscritas a día de hoy? 3080 entidades locales (ver relación) – ¿Donde se descarga el listado? • Aquí: https://face.gob.es/es/directorio Tipo de Ente Totales Entes Estatales 451 Autonómicos 2.388 Entes Locales 18.598 Totales 21.437
  14. 14. CUADRO DE ADHESIÓN POR CC AA  Para ver la última versión de este documento, visite nuestra página dedicada: http://www.facturas-clientes.es/facturae.asp Título: “El Estado de la Nación”
  15. 15. ESTADO DE LA NACION: CONCLUSIONES  La mayoría de las Comunidades/Entidades se han adherido al FACe, o están en ello, o lo han hecho además de tener su propio portal. ¿Estarán listas para el 15 de enero? ¡Es la gran pregunta! Lo importante: estar preparados para cualquier formato de factura.  Facturae es obligatorio para todos, con lo cual esto es la prioridad. Tanto para la recepción de facturas del sector público, como para el envío de facturas al sector público.  Las excepciones son gestionadas al “caso por caso”. Lo primero es: estudiar su propia cartera de clientes.  ¿Y cómo facturo en Facturae? ¿Cómo recibo facturas en Facturae?  La propuesta de Esker
  16. 16. LA PROPUESTA DE ESKER Solución multicanal de cualquier formato a cualquier formato
  17. 17. UN PROCESO CONTINUO La Solución de Facturación a Clientes de Esker se integra con su aplicación de gestión para convertir el flujo en el formato adecuado, y le ofrece un portal de Clientes personalizado. Portal Facturas Email Fax Suscripción online a e-Factura Archivo Electrónico Firma Digital Correo Postal
  18. 18. UNA SOLUCIÓN MULTICANAL Accounts Receivable on Demand  La solución de Automatización de Facturas a Clientes formatea y envía las facturas directamente desde el ERP a cualquiera de los destinos:  Postales  XML para una integración directa a un sistema  Email con PDF adjunto  EDI  Facturae para una integración directa con el FACe o cualquier otro punto de entrada local o autonómica de factura electrónica (via Web Services) – ver gráfico
  19. 19. PROCESO MULTICANAL SaaS
  20. 20. PROCESO DE CONEXIÓN A FACE  Para el FACe, igual que para otros Portales (GE-Factura, etc.), el envío de facturas con ESKER es igual de sencillo que si fuera un envío por email o por carta.  El archivado es automático, de duración 6 años (España) hasta 12 años (Portugal) para cumplir con cualquier reglamentación internacional. Las facturas archivadas son de fácil localización en cualquier momento.  El estatus de pago de dichas facturas se podrán ver en SU Portal de Clientes.
  21. 21. SU PORTAL DE CLIENTE  El Portal de Cliente existe para facilitar la comunicación entre Usted y sus Clientes.  Puede ser fácilmente personalizable (colores y logo) para una mejor identificación con su marca/empresa.  Sus clientes pueden acceder para registrarse, recibir un correo de bienvenida y cambiar sus preferencia de formato de factura.  También podrá acceder a todas las facturas archivadas, del mes y de los años anteriores, en función de sus privilegios de acceso.  Esker es el único proveedor de soluciones informáticas que le ofrece la posibilidad de tener su propio portal de clientes aún siendo una solución SaaS.  Desde su portal podrá acceder a informes interesantes para compartir, muy útiles para la dirección financiera.
  22. 22. ¿QUÉ PASA FUERA DE ESPAÑA? Para las empresas que exportan
  23. 23. FRANCIA, ITALIA…Y EL RESTO  Situación Italia: la factura electrónica es obligatoria a partir de marzo de 2015.  Situación Francia: será obligatoria para el Sector Público en 2017, para todos en el 2020.  Situación América Latina: algunos países son aún más estrictos que en España (¡y más complejos!)  Pero en España, la factura electrónica para el sector privado será para dentro de poco: ¡2017! (link) En general, el mundo va a ir hacia la factura electrónica por temas de control financiero, y de ahorro.
  24. 24. CON ESKER, CONFORMIDAD MUNDIAL Accounts Receivable on Demand Conformidad con la Reglamentación Fiscal en + 45países
  25. 25. FIRMAS– CONFORMIDAD MUNDIAL 45países soportados
  26. 26. PREGUNTAS MÁS FRECUENTAS Las preguntas más habituales. Contestaremos a las demás de forma personalizadas.
  27. 27. CONTESTAMOS A VUESTRAS PREGUNTAS  ¿Existe la posibilidad de algún retraso de la medida por parte de la administración?  ¿Como funciona FACE?  ¿El DIR3 es obligatorio?,¿Dónde lo consigo?, ¿hay algún otro código?  ¿Dónde se consultarán las facturas emitidas?, ¿y su status?  ¿Que tengo que modificar en mi sistema de facturación?  ¿Quien no está dentro del FACE?
  28. 28. CONCLUSIONES  11 de diciembre: saber manejar la urgencia: • Si facturas poco a la Administración Pública, adopta una solución gratuita y un proceso manual según el portal/email ofrecido por Comunidad. • Si el volumen requiere una integración, piensa ya en el proyecto aunque no llegues para el 15 de enero. • El coste que representa el proyecto lo recuperarás muy rápidamente gracias a las ventajas de este formato electrónico: ahorro de gestión, visibilidad sobre el estado de la factura y financiación acorde… • Hacer Facturae “YA” • Conectar a FACe “mañana” • Prepararse para el futuro (2017 todas las facturas de empresa de 6M)
  29. 29. PRÓXIMAS ETAPAS Si decides facturar a la Administración Pública con Esker: 1. Habla con nosotros 2. Prepara tu base de clientes: clasifícala por sectores. 3. Contacta con tus clientes del sector público y pídeles su código DIR3 4. Adapta tu ERP o sistema de contabilidad de facturas para que produzca facturas con el campo DIR3 5. ¡Esker hará el resto!
  30. 30. CONTÁCTANOS  Jorge Corona, director comercial  Jorge.corona@esker.es  915 529 265 – ext 2  Coralie Marty, directora marketing  mktg@esker.es  915 529 265 – ext 3
  31. 31. MÁS INFO SOBRE FACE/FACTURAE  Visite nuestra página dedicada sobre últimas noticias sobre el 15 de enero 2015: listados de adhesiones, busque su Administración, cuadros sintéticos del estado de formatos y adhesiones, links interesantes, etc. http://www.facturas-clientes.es/facturae.asp  Visite nuestro Blog http://blog.esker.es/category/factura-electronica-y-digitalizacion/  Página del Gobierno, sobre FACe: http://www.facturae.gob.es/face/Paginas/FACE.aspx
  32. 32. www.esker.es

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