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Trabajo a deshoras · Revista Emprendedores

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¿Sabes cómo hay que gestionar el trabajo a deshoras? Por mucho que se organice un emprendedor, al final la propia dinámica del negocio acaba obligándole a trabajar en cualquier momento y en cualquier lugar. Te damos las claves para organizar mejor tu agenda y dar respuesta a esa incertidumbre diaria con los máximos resultados.

Os dejamos un fabuloso artículo que te ayudará a llevar el día a día de una forma más organizada, productiva y dinámica.

La directora de ESMP nos da las claves para llevar un proyecto ambicioso y con futuro. Herramientas que nos hacen la vida más fácil y nos incentiva a adaptarnos a las nuevas apps que surgen cada día.

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Trabajo a deshoras · Revista Emprendedores

  1. 1. EESIIDN Ni horarios ni vacaciones, si algo tienen en comrin los emprendedores y autonomos es que para ellos la jornada laboral es todo el tiempo. Pero trabajar a deshoras no tiene por qué ser un lastre. Te damos algunos consejos para que no pierdas productividad. 42 EMPRENDEDORESES ENERO 2016 mejor la jornada sin horarios de ‘.2 1 ’l‘ 19 consejos para organizar 2 , O emprendedores y autonomos ara Carlos Davidovich, asesor de MRC Interna- tional Training y experto en neuromanagenrent de Optimum Talent, "e1 imprevisto y el cambio son las constantes del emprendedor y eso tiene que asumirlo para tener éxito. La incertidumbre es su zona de confort". Y esa imprevisibilidad se traduce en que, aun organizéndose muy bien, nunca sabe a ciencia cierta cuando serén sus picos de trabajo Por eso, mas a menudo de lo que desea, se ve aboca- do a trabajar hasta altas horas de la madrugada, en el chiringuito de la playa 0 en la sala de espera del aeropuerto. "A1 final la dinémica tiene que ser la del anytime, anywhere (en cualquier momento, en cualquier lugar). Algunos lo ven Como algo negativo, pero ofrece una gran flexibilidad para combinar Vida profesional y privada”, afirma Maite Moreno, profesora de EAE y CEO de Monday Happy Monday. COMBINACION ma ACTITUD v TECNOLOGIA Ahora bien, aun siendo una caracteristica inherente a1traba- jador independiente, se puede hacer mejor 0 peor. O dicho en otras palabras, podemos conseguir que esa incertidumbre sea mas 0 menos productiva. Y la mejor rnanera de hacer eficiente ese cambio constante pasa por realizar una buena combina- cién de actitud y tecnologia. Te ensefiamos varios trucos. I3 / ISABEL GARClA MENDEZ porque dependen de las necesidades de los clientes. ‘
  2. 2. ricrrrnns Pllllfl Sill MAS Pllllllllllllllll llllflfllfl l-ll camhin I alltlfllfllfl B E Parece algo obvio, pero si en algo insisten los expertos es que el primer paso para no perder productividad pasa por aceptar que la locura horaria es algo inherente a la actividad autonoma y empren- dedora y que no pasa nada. Como insiste Davidovich, “debes asumir que tu zona de confort es precisamente esa zona de constante cambio. Que tu Vida no es con- vencional y tu agenda tampoco. Y hacerlo, ademas, con el mejor talante posible para evitar frustraciones”. Porque la frustracion es enemiga de la productividad. Es decir, quizas tienes que trabajar sabado y domingo, bien pues concédete el miércoles, por ejemplo, para descansar. Todos tenemos dos ciclos de actividad diaria que es necesario conocer: el llamado ciclo cir- cadiano que, como nos recuerda Davidovich, "es el mas largo del dia. Empieza hacia las 7/8 de la manana con mucha energia, tiene un valle de minima energia entre las 12 y las 14 o entre las 13 y las 15. Y luego vuelve a subir”. Dentro de este ciclo tienes que reco- nocer cuél es tu pico de maxima productividad: si eres alondra (maximo pico de energia por la mafiana) o bfiho (por la tarde), para concentrar las tareas de mayor exigencia intelectual en esos picos. El otro ciclo es el llamado ciclo ultradiano, también es diario, pero mas corto. "Podemos desarrollar mucha actividad durante 90/120 minutos, pero luego hay que detenerse y dejar al cerebro procesar la informacion. Si no lo hacemos, el cerebro se va a tomar el descanso igualmente y va a ser menos productivo”, insiste Davidovich. Un emprende- dor debe ser muy riguroso con sus ritmos biologicos. la resrlrencra Si algo caracteriza al emprendedor es que por esa necesidad de estar fuera de la zona de con- fort, por esa permanente sensacion de inseguridad, se ve obligado a desarrollar altas dosis de resiliencia, entendida como esa capacidad de recuperarse de los procesos no exitosos. La buena noticia es puede desa- rrollar una estrategia para desarrollarla. Davidovich propone plantearla en cuatro ejes: ”resiliencia fisica (practica toda actividad fisica que te ayude a olvidar y te produzca placer), resiliencia mental (recurre a ejer- llhli ate a rlescansar "Si no Ie damos al cuerpo un tiempo de descanso, el cerebro se lo va a coger de cualquier modo, volviendo totalmente improductiva las tareas que realicemos en ese periodo. Es decir, debes aceptar que esos descansos son como los botones de "guardar" en el ordenador del cerebro. Es Ia forma de que seamos mucho mas productivos", sefiala Davidovich. Y eso, en la actividad diaria de emprendedor/ autonomo as fundamental. Sobre todo. si viaja mucho. como Ie ocurre a slnuhe Arroyo, fundador y CEO de Taiger. empresa de soluciones de inteligencia artificial. For su trabajo, se ve obligado a hacer muchos viajes transo- ceénicos, tanto hacia el este (EE UU) como hacia el oeste (Singapur y Vietnam). "Tengo que Iuchar mucho con el jet lag, asi que en cuanto me monto en el avién, adopto el horario del pais donde voy, de manera que si viajo a hacia Asia, trato de dormir en el avi6n y si marcho hacia al Este, hacia Estados Unidos, trato de aguantartodo el dia y acostarme a la hora del pais de destino. En todos Ios casos, intento descansar las ocho horas de rigory para conseguirlo evito Ios productos quimicos que te dejan sensacién como de resaca o abotargamiento. Lo que utilizo es la melatonina en pastillas que se venden en farmacia”, explica Arroyo. cicios mentales tipo crucigramas, sudokus, juegos por Internet, permiten desconectar mientras mantienen la mente activa), resiliencia emocional (escribe a diario tres cosas positivas que te hayan ocurrido durante el dia para que el cerebro ser Vaya orientando hacia 10 positive) y la resiliencia social (envia todos los dias un mensaje a una persona: desde un "me gusta" en Facebook, hasta un saludo, un mensaje carifioso, un tuit positivo, un e-mail intereséndote por ella. .. ENERO 2016 EMPRENDEDORES. ES 43
  3. 3. EESTIUN Sin olvidar el eierciciirfisicn Lo de mens sand in corpore sano es una realidad . incuestionable, ahora bien, como recuerda Davidovich, "todos caemos en el error de pensar que hay que ser auténticos atletas y ahi es donde empie- zan las perezas. En realidad, nos sirve cualquier acti- vidad que nos ayude a mover el cuerpo: sacar al perro, dar dos vueltas a la manzana. .. Cualquier accion de este tipo va a inten- sificar mi capacidad de concentracion. Si yo incorporo una actividad fisica, mi cerebro se oxigena mejor y Va a estar mas preparado para un anali- sis racional y para ser mas creativo". Arroyo, por ejemplo, lo tiene muy claro: "En cuanto llego al lugar de destino, procuro hacer media hora de deporte (correr, nadar, lo que sea) porque eso hace que las hormonas, que son las que se desaiustan en los vuelos, vuelvan a reajustarse". Fernando Martin, socio de 3Weeks Consul- , . ting, alude al concepto inglés accountability para referirse a la actitud que debe asumir el empren- dedor/ autonomo en su dia a dia: ”Consiste en hacer que las cosas sucedan, tanto en lo que se refiere a la hora de tomar una decision como a la hora de aceptar las consecuencias de esa decision". Y habla de dividir las tareas en dos circulos: "E1 circulo de ocupacion (aquello en lo que yo puedo incidir) y el circulo de la preocupacion (aquello que me preocupa y se escapa a mi control). Cuanto mas grande sea el primero y mas pequefto el segundo, mas productivo seremos”. Para conseguirlo, es importante aplicar también otro concepto, "el de mindfulness, la necesidad de poner el foco de la energia y de la atencion en lo que estas realizando, porque es muy frecuente estar haciendo algo mientras pensamos en otra cosa”. 44 EMPRENDEDORES. ES ENERO 2016 Martin propone organizar las tareas por cate- gorias, ”por eiemplo, ocho llamadas, contestar seis e-mails, revisar tres documentos, y trata de ponerte una hora de finalizacion de cada una de las tareas, pro- curando no excederla. Si no puedo cumplir los plazos, pospongo la tarea. Es decir, si no puedo hacer una de las llamadas, la retraso hasta haber terminado la siguiente tarea, pero dejo el teléfono boca abajo para evitar las distracciones. Y luego debes asumir que hay un punto en el que por mucho tlempo que le dediques a una actividad no vas a poder darle mas calidad al trabajo, de manera que estas consumiendo recursos, asi que reconoce ese momento y para”. . Ynlanilica al BU”/ u . También es muy efectivo, psico- , E logicamente, elaborar unlistado . , , de tareas e ir tachando, porque da la sensacion de avanzar. Pero, ”asu- me que te van a interrumpir, asi que no planifiques el 100% de tu dia, solo el 80% o 70% para dejar sitio a esas interrupciones. Cuanto mas dependan las circunstancias de : otros, menos podras planificar y E esto puede crear una sensacion de frustracion que incida directa- mente en la productividad. Debes ser realista a la hora de planificar tus tareas y no pecar de optimista”, aconseja Martin. Salrienrln ilelegar Para Antonio Nunez, director de Marketing del Hotel Santo Domingo de Madrid, la cla- . ve para ganar competitividad y aprovechar el tiempo mucho mas radica ”especialmente en con- tar con un buen equipo, es el elemento fundamental para conseguir que funcione mi empresa a cualquier hora y momento. El hotel abre 365 dias 24 horas, con lo que las personas que componen e1 equipo del hotel sean, sobre todo, capaces de resolver todo tipo de contingencias, es fundamental". Se trata, defiende Fernando Martin, de "eliminar el sindrome de 31' no [0 huge yo, porque al final entras en el circulo de no saber y de no querer delegar. Esto hace que su mochila sea mas dificil de descargar" sefiala el director de hotel. Para mejorar la delegacion sugiere ”dar explicaciones concretas de lo que quieres con- seguir con esa tarea y establece medidas de control y supervision".
  4. 4. ’ _‘ Ysin ulviilar lu virla familiar j- El emprendedor/ autonomo ha de asumir que no tiene horarios, pero también debe enten- der que es importante que se conceda sus momentos de Vida privada, de manera que si te queda alguna tarea pendiente es preferible hacerlo después de haberte dedicado esos minutos a ti y a tu familia. Como comenta Martin por experiencia propia, ”muy a menudo tengo que trabajar en casa, pero siempre lo hago después de dedicarle tiempo a mi mujer y a mi hijo, con un poco de responsabilidad, pero sin la frustracion de empezar a pensar que le estoy robando tiempo a los mios, de si me compensa o no. .. Es impor- tante evitar el sentimiento de culpabilidad porque ese sentimiento te hace entrar en el circulo de la frustra- cion y la inactividad”. Para Juan Merino, presidente de CEAJE, ”hay que programarse muy bien las horas para compatibilizarlas a nivel personal. La gestion del tiempo debe ser lo mas exigente posible, pero hay que encontrar ese momento para la Vida personal". . .ll Blllrl lfl lllEJDll lfilllillllfllilfl I Uliliza prngramarlures ile tareas : Hoy por hoy, la tecnologia nos permite pro- gramar el trabaio. Es lo que aconseja Arantza ‘ Huarte, CEO de Miramami y directora de Mama Comunica. "El dia tiene 24 horas y los emprendedores las utilizamos todas. Muy pocos dias termino mi jot- nada antes de las dos de la mafiana y todo lo progra- mo, contesto e-mails, pero los dejo pendientes como borradores para que a las ocho de la mafiana del dia siguiente puedan enviarse. Mailchimp, por ejemplo, permite programar todas nuestras acciones de comuni- cacion a clientes. Para otro tipo de tareas relacionadas con el negocio, también suelo programar, Casi todas las herramientas que utilizamos dan ya esta opcion, muy titil para estar en todas partes aunque no estés en ese momento frente al ordenador. I-lootsuite nos ayuda a programar nuestras acciones de redes sociales, también es ideal para dejar listas las promos de madrugada". Para automatizar, recurre a otras herramientas como "lFTTT que es un servicio con el que podemos auto- matizar tareas y procesos conectando las principales aplicaciones que usamos en el dia a dia". lliva el ‘wnrkalinn’ y la hipercnneclividail Como recuerda Maite Moreno, "las nuevas tecnologias y el nuevo escenario exigen que estemos conectados siempre. Hay una exigencia porque tu mercado ya no es local sino global y eso te obliga a tener un skype y hablar a lo mejor con un cliente alas dos de la manana porque esta en EE UU. Esta’ apareciendo el concepto workation (working + vacation), es decir, podemos y debemos seguir conectados en vacaciones. De hecho, estan apareciendo espacios de coworking vacacional en sitlos como Bali 0 Glrona, por ejemplo, que ofrecen espacios para trabajar y disfrutar del ocio", explica. Es un poco el perfil del nomada del conocimiento: “Cam- bia el sitio fisico pero sigue inmerso en su proyecto. Se toman las vacaciones cuando quiere y no necesariamente deja de trabajar. El mundo digital tiene herramientas que permiten trabajar desde cualquier sitio. Hoy en dia es raro encontrar un bar sin conexion a Internet en cualquier rincon. Posib| emen- te, dentro de unos afios apareceré una enfermedad relacionada con la hiperconec— tividad, pero en realidad esta capacidad de teletrabajar esta reduciendo Ios niveles de estrés", concluye. ENERO 2016 EMPRENDEDORES. ES 45
  5. 5. BESII UN lralraiu en escala Para Idoia Cantolla, CEO de Ilustrae — comunidad de conte- nidos online/ offline y editorial de libros de empresa—, lo esencial es encontrar a "deshoras“ colaborado- res en otros paises que puedan avan- zar trabajos (investigaciones, correccio- nes, edlciones, redaccion de c0ntenldos)”, de esta manera realiza una especie de economia de escala, consiguiendo que unos colaboradores trabajen en las horas en los que otros descansan. "Consigues que tu proyecto funcione practicamente las 24 horas del dia, sin necesidad de estar esperando", afiade. lillll 3SlSiElllBS VlllUfli8S Cantolla también recomienda la opcion de - contratar lo que se llaman asistentes virtua- les: son profesionales freelance que pueden realizar tareas por Internet que to no quieres o puedes rea- lizar o a los que recurrir en un momento dado para que te ayuden o asistan en una tarea en concreto. Pueden ejercer mfiltiples tareas, desde secretarias virtuales hasta atencion al cliente, comunity manager, redactor, programadores, etcétera. Existen multiples plataformas donde contratar a esos asistentes, como 0Desk, Agentbot, Trabajofreelance. com, Secretariaes, Workana, Nubelo. .. llseguranilnlela meinrlransmisiiin . Es cierto que en la actualidad hay conexion inalambrica en casi todos los sitios, pero también lo es que no siem- pre puedes fiarte de la calidad y la rapidez en la transmision de datos. Sinuhe Arroyo lo tiene claro: "Por mi trabajo viajo continua- mente, asi que me paso muchas horas en los aero- puertos. Siempre llevo el portétil porque lo utilizo en la sala de espera antes de embarcar. Para garan- tlzar la calidad en la conexion, he decidido comprar tarjetas de datos moviles de los paises en los que suelo estar. Tengo cuatro, una para Espafia, otra para EE UU, otra para Singapur y ahora otra para Vietnam. ----nnauuuuuuu DDDDDDUDDDDDDE3 EDDDDDUDDDDDD ZDDDDEIDDDDDDD ZDDDDDDDDDUZ Dllnflililflnfia . r. ‘:3.- Siempre conectados "En la Escuela Superior de Moda y Pro- tocolo (ESMP) se reciben y contestan . . llamadas y correos electronicos a todas horas. Ademas, tenemos un compromiso con nuestros alumnos, presentes y futuros, por el cual reciben con- testacion en un plazo méximo de 24. A través de mi smartphone controlo todo lo que acontece en la escuela respecto al alumnado, profesorado, personal de oficl- na. .. Pero no es suficiente, las llamadas se acumulan y se suceden de forma continuada. Por ello decidi utili- zar herramientas como Google Apps for Work. El per- sonal ESMP esta conectado a esta herramienta, siete dias a la semana, lo que facilita un feedback constante y fluido para fomentar la coherencia corporativa y la imagen de la escuela”, explica Begofia Davo Basterre- chea, directora de ESMP y de Mandarino e Cioccolato. lllgilllllfllllll lifl tareas Vlllllfll "Algo que siempre llama la atenclon en mi oficlna son los mood boards y las pizarras repletas de post-its de vivos colores que me permiten organizar mis tareas. El flujo de trabajo de la escuela y la rapidez en la gestion dejan como resultado semanas llenas de estrés. Para combatirlo, y sin perder de vista la tecnologia, uno de mis mejores aliados, la app Weple Diary, me ayuda a fiiarme metas a nivel personal y profesional y fomenta mi entusiasmo / en su cumplimiento, me permite fijar objetivos, logros, programar mi lista de tareas pendientes. ..”, explica Davo. Bun Ia uiinina en la nuhe Aplicaciones como Dropbox ayudan a ges- tionar la informacion y te permiten acce- der a toda la documentacion de tu compa- nia en cualquier momento y lugar. El autonomo, hoy por hoy, tiene recursos gratuitos para no tener que esperar al lunes para acceder a la informacion. "Y por supuesto ten la precaucion de hacer siempre copias de seguridad de tu ordenador", insiste Martin. : ‘ 'llllll ll] lSill}El 24 lllJIflS? '7 El definitivo despegue del comercio elec- '_ tronico ha impulsado el desarrollo de solu- ciones logisticas disponibles 24 horas para las pymes. Cada vez son mas las empresas que ofre- cen soluciones casi bajo demanda para las pequeflas y medianas en materia de almacenaje y transporte, aunque estan muy enfocadas al comercio electronlco. Sin embargo, si lo que necesitas es un mensajero a las cuatro de la manana para enviar esa presentaclon crucial a un cliente, la cosa se complica. -< FOTOS: ISTOCK.

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