Digimuutuste juhtimine

1. Ideede teisipäev Digimuutuste juhtimine Erkki Leego DIGIARENGU JUHT 107.01.2020

2. Kogemus – Erkki Leego • Osalenud üle 150 ettevõtte IT arengus • Tartu Ülikool, 1. veebihaldur, vanemtoimetaja • Vabariigi Presidendi Kantselei, infonõunik • Riigikogu Kantselei, IT osakonna juhataja • TÜ Kliinikum, informaatikateenistuse direktor • Leego Hansson, juhtivpartner • Tartu Ülikool, digiarengu juht • Haridus ja õpetamine • Magistrikraad informaatikas (Tartu Ülikool) • Äripäeva IT juhtimise käsiraamatu peatoimetaja • TÜ kursused „Kasutajaliideste kavandamine“, „Strateegiline IT juhtimine“

3. Teemad • Miks on digimuutused olulised? • Mis on digimuutuste juhtimine? • Digimuutuste juhtmine ettevõttes • Digimuutuste juhtimine Tartu Ülikoolis

4. Digiteerimine ja digimuutus •Digitalization is about the integration of digital technologies into existing business and operational processes to enhance or replace human involvement •Digital Transformation is about re-engineering or optimizing business models

5. Võimed ja oskused erinevatel ajastutel •Füüsiline jõud ja osavus •Tehnoloogia rakendamine •Info kasutamine

6. Asjakohased tehnoloogia trendid • Andmeid on väga palju • Masinõpe, tehisintellekt • Asjade internet (IoT) • Alatine ühendus • Pilvetehnoloogiad • Sotsiaalsed võrgustikud • Liidesed kasutajasõbralikumad • Anonüümsuse ja privaatsuse vähenemine • Teadmised ja nõu on käeulatuses

7. Ühistöö, infohaldus ja jätkusuutlikkus •Ma ei tea, mida ma ei tea! •Ma ei mäleta, mida ma ei mäleta! • Kus selle teema failid asuvad? • Kas see on viimane versioon? • Mida me kokku leppisime? Mida on kokku lepitud?

8. Tehnoloogia võimalused • Asukoha paindlikkus • Asukoha vabadus • Suurte vahemaade ületamine • Ajaline paindlikkus • Igal kellaajal • Samaaegselt palju suhtlusi • Kliendi või töötaja iseteeninduse võimekus (empowerment) • Automaatsuse võimaldamine • Rutiinsete tegevuste teostamine • Info edasiliikumine • Andmeanalüüs ja otsustustugi • Juhtimise töölauad • Masinõpe ja tehisintellekt

9. Võimaluste ja vajaduste ballett • Strateegiline “muna ja kana” • Selleks, et pakkuda IT valdkonna võimalustest tulenevaid lahendusi on vaja teada ettevõtte ärivajadusi ja arenguvisioone • Selleks, et leida uusi elegantseid konkurentsieelist toovaid IT-poolt toetatud ärilisi lahendusi, on vaja teada IT valdkonna võimalusi • Digilahenduste üks olulisemaid soetamise kriteeriume on võime neid edukalt rakendada

10. IT küpsustasemed (COBIT standard) 0 - Absent • Complete lack of any recognisable processes. • The enterprise has not even recognised that there is an issue to be addressed. • Ettevõttes puuduvad protsessid • Ettevõttel puudub teadlikkus probleemidest 1 - Initial • There is evidence that the enterprise has recognised that the issues exist and need to be addressed. • There are, however, nostandardised processes; instead, there are ad hoc approaches that tend to be applied on an individual or case-by-case basis. • The overall approach to management is disorganised. • Ettevõte on probleemidest teadlik • Standardiseeritud protsessid puuduvad • Puudub süsteemsus

11. IT küpsustasemed (COBIT standard) 2 - Repetable • Processes have developed to the stage where similar procedures are followed by different people undertaking the same task • There is no formal training or communication of standard procedures, and responsibility is left to the individual • There is a high degree of reliance on the knowledge of individuals and, therefore, errors are likely • Olukordade lahendamiseks on tekkinud protsessid • Protseduurid pole kirjeldatud 3 – Defined • Procedures have been standardised and documented, and communicated through training • It is mandated that these processes should be followed; however, it is unlikely that deviations will be detected • The procedures themselves are not sophisticated but are the formalisation of existing practices • Protseduurid on standardiseeritud ja dokumenteeritud • Rakendamist ei kontrollita

12. IT küpsustasemed (COBIT standard) 4 - Managed • Management monitors and measures compliance with procedures and takes action where processes appear not to be working effectively • Processes are under constant improvement and provide good practice • Automation and tools are used in a limited or fragmented way • Protseduuride täitmist jälgitakse • Protsesse uuendatakse pidevalt 5 - Optimised • Processes have been refined to a level of good practice, based on the results of continuous improvement and maturity modelling with other enterprises • IT is used in an integrated way to automate the workflow, providing tools to improve quality and effectiveness, making the enterprise quick to adapt • Protsessid on saavutanud efektiivsuse • IT on loomulik ja märkamatu osa tööprotsessist

13. Sagedased IT hindamise järeldused • Infosüsteemi haldus ja kasutajatugi toimivad • Infosüsteemi jätkusuutlikkus ei ole piisaval tasemel tagatud • Puudub süsteemne IT juhtimine • Infosüsteemi lahenduste dokumenteerimine on vähene • Puudub süsteemne infoturbe haldus • Arenduste juhtimise korraldus ei taga infosüsteemi rakenduste süstemaatilist arengut • IT valdkonna arengute vastavus organisatsiooni arengueesmärkidele ja prioriteetidele ei ole tagatud • Infosüsteem ei vasta ettevõtte tänastele ja tulevikuvajadustele • Puuduvad kehtiv IT arengukava ja aastapõhine tegevuskava • Puudub selge arenduste planeerimise, prioriseerimise, elluviimise ja järelevalve töökorraldus

14. Kolm IT tegevusfookust 1. Infosüsteem peab laitmatult töötama • Tagada olemasoleva infosüsteemi toimimine ja kasutajatugi 2. Tagada areng • Arendada süsteemi kooskõlas vajaduste ja tehnoloogiate muutumisega 3. Tulla toime avariide ja eriolukordadega • Taastuda efektiivselt kriisiolukordadest

15. Jätkusuutlikkuse tagamine • Igapäevane käitumismudel? • Asi on katki -> parandan ära -> asi on korras • Asi on katki -> saan aru, mispärast -> parandan ära -> asi on korras • Ettevõtte huvides tuleb saavutada olukord: • Teadmus on hallatud nii, et teema, asjaajamine või projekt on päevapealt ülevõetav teise töötaja poolt • Olemas on äritoimepidevuse plaan ja taasteplaanid

16. 6 digimuutuse sammu 1. Tavaline äritegevus 2. Digi on kohal ja aktiivselt katsetatakse uusi lahendusi 3. Tehakse vahet, millised digilahendused on olulised ärile ja neid toetatakse 4. Digi on strateegilise planeerimise osa 5. Pühendunud digimuutuse meeskond ja elluviimine 6. Digi on uus tavalise äri integreeritud osa

17. IT meeskond ja kompetentside paljusus IT meeskonna ülesehitusIT meeskonna ülesehitus Kasutajatugi Kasutajate abistamine Tööde registri haldamine Rakenduste dokumentatsiooni haldamine Tööjaamade riist- ja tarkvara haldamine Kasutajatugi Kasutajate abistamine Tööde registri haldamine Rakenduste dokumentatsiooni haldamine Tööjaamade riist- ja tarkvara haldamine IT juht IT strateegia ja tegevuskava elluviimine Juhtkonna nõustamine Arendustööde juhtimine IT meeskonna juhtimine Andmeturbe juhtimine IT juht IT strateegia ja tegevuskava elluviimine Juhtkonna nõustamine Arendustööde juhtimine IT meeskonna juhtimine Andmeturbe juhtimine Arendusprojekt Tellija esindajad Projektijuht, analüütik, järelevalve, eksperdid Sisseostetud teenus Tellija esindajad Projektijuht, analüütik, järelevalve, eksperdid Sisseostetud teenus Arenduspartner Tarnija, arendaja, teenusepakkuja Arenduspartner Tarnija, arendaja, teenusepakkujaTöötaja Legend Tellija esindajaTellija esindaja KoostööpartnerKoostööpartner IT audiitor Nõuete vastavuse kontroll IT audiitor Nõuete vastavuse kontroll Süsteemiülemad Serverite ja serverlahenduste haldamine Keskse viirusetõrje haldamine Tagavarakoopiate süsteemi haldamine Arvutivõrgu haldamine Süsteemiülemad Serverite ja serverlahenduste haldamine Keskse viirusetõrje haldamine Tagavarakoopiate süsteemi haldamine Arvutivõrgu haldamine Rakenduste tugi Erirakenduse tugi, hooldus ja arendus SyBase, MS Axapta, e-post, ... Rakenduste tugi Erirakenduse tugi, hooldus ja arendus SyBase, MS Axapta, e-post, ...

18. Infosüsteemi terviku tunnetamine

19. Tavapärased infosüsteemi rakendused Põhitegevuse rakendused • Õppeinfosüsteem • Tootmise juhtimine • E-pood ja kliendiportaal • Haiguslugude register • Raamatute haldamine ja laenutuse haldus • Lao- ja kassasüsteem • Kütuse müügisüsteem • Valimiste haldamine • Hääletussüsteem • Eelnõude menetluse süsteem Tugirakendused • Dokumendihaldus • Failihaldus • Majandustarkvara • Personali- ja palgaarvestus • Varahaldus • Müügihaldus • Kliendihaldus • Aruandlus • Grupitöö, e-post • Projektihaldus • Seadmete haldus • Siseveeb, intranet • Internetipangad • Veeb • Kasutajate haldus • Töödehaldus • Teadmushaldus • Kiirsuhtlus • Videovalvesüsteem • Läbipääsusüsteem

20. IT põhidokumentatsioon Legend: + Heal tasemel - Puudulik ~ Vajab täiendamist Nii palju kui vajalik ja nii vähe kui võimalik!

21. Infoturve ja toimepidevus „Teadmatus on õndsus“?

22. Norse Attack Map http://map.norsecorp.com/

23. Infoturbes 3 põhikomponenti 1. Konfidentsiaalsus • Andmete kättesaadavus ainult selleks volitatud isikule või tehnilisele vahendile 2. Terviklus • Andmete õigsuse, täielikkuse ja ajakohasuse tagatus ning päritolu autentsus ja volitamatute muutuste puudumine 3. Käideldavus • Kasutamiskõlblike andmete õigeaegne ja hõlbus kättesaadavus selleks volitatud tarbijaile (isikutele või tehnilistele vahenditele)

24. Geeniandmete turvamine Courier Filled questionnaires Personal data, health data, genealogy data. Consent. Transportation code. Information encrypted. Consent(paperform). Biologicalsamples. Coding center Memory stick with encrypted messages Consent forms. Questionnaires. Receptionist New barcode High security area Online access to database Scientists Health data. No identification data. Health data and identification data Operative database Phenotype database Data collector IS Communication server Laboratory IS Cryo Preservation – MAPI Coding center IS EGCUT IS 2002-2010 EXTERNAL DATABASES data collecting BIOSAMPLES DATA management PERSONAL-, GENEALOGY-, HEALTH DATA Formatting for integration, deindentification DKOOD I U T L I HEALTH DATA data collecting I T PHENOTYPES integration, quality control, analysis U L CODING CENTRE H GENOTYPES raw data, , quality control, analysis U L PROJECT-BASED RESEARCH L CODE RELATIONS U D L V genotypes, fenotypes, biosamples, analysis D V BIOSAMPLES DATA analysis L IKOOD UKOOD TKOOD LKOOD VKOOD FOLLOW UP coordination D FEEDBACK PERSONALIZED MEDICINE genotypes, fenotypes, biosamples, analysis DATA REALEASE BIOSAMPLES DATA logistics LT H HKOOD D V D V

25. Arenduse juhtimine Põhialused: • Selge ja mõõdetav lähteülesanne • Professionaalsed koostööpartnerid • Asjatundlik tellija osalus ja –järelevalve • Arendusprotsessi õige juhtimine • Jätkusuutlik dokumentatsioon

26. Agiilne- vs. koskarendus Allikas: http://www.guerillaprojectmanagement.org/ Koskarendus Allikas: Vikipeedia • Kasutaja vajab prototüüpe!

27. Muutuste juhtimine ja sotsiaalne mõju • Kirjelda uut süsteemi ja tema eeliseid • Määratle võtmeisikud, eelised ja peamised eesmärgid • Halda muresid ja võimalikke takistusi • Näe ette töökohtade ja tööfunktsioonide muutusi • Halda turvalisuse ja privaatsuse teemasid • Väldi võimalikke pingeid • Visanda arendusprotsess • Esitle projekti ajakava • Paku protsess otsuste langetamiseks • Leia viis võtmeisikute kaasamiseks

28. Digipädevus ja juhendid • Kasutajate oskusest ja teadmistest sõltub, kui efektiivselt nad oma töös tehnoloogilisi abivahendeid kasutavad • Uue süsteemi õppimine põhjustab inimestel ärevust ja häiritust • Aktiivse kasutaja paradoks • Innukas kasutaja ei taha kulutada aega “ainult” õppimisele ja teadmised jäävad puudulikuks. Ma ei tea, mida ma ei tea! • Peab olema võimalus kiiresti peale hakata ja kiiresti lisainfot-abi leida • Vali tegevuspõhine lähenemine • Lähtu kasutaja tegevusvajadustest • Nt. müügiarve koostamine, mitte raamatupidamise rakenduse kasutamine

29. Leego Hansson • IT juhtimise- ja konsultatsiooniettevõte • Nõustab ettevõtteid infotehnoloogia efektiivsel rakendamisel • Rollid: IT juht, IT arendusjuht, infoturbejuht • Nõustanud u. 200 ettevõtet

30. Infosüsteem ja IT meeskond

31. Digiarengu vajadused ja lahendused • Tõhus meeskonna- ja kaugtöö • Ühtlane teenuse kvaliteet • Metoodika, dokumendivormid, reeglid • Kompetentsi arendamine • Õpipoisiks meistriks, tehnoloogiamuutustega kursisolek • Teenuseosutamise jätkusuutlikkus • Süsteemne infohaldus ja reeglid • Projekt päevapealt üle võetav • Meeskonnatöövahendid • Microsoft O365 – e-kiri, kalendrid, ühiskaustad • Teadmushaldus • Läbimõeldud failihoidla • Atlassian Confluence Wiki • Tugirakendused pilves • Müügihaldus – Pipedrive • Tööajaarvestus – Toggl • Raamatupidamine - Acclouding

32. Tartu Ülikool • TOP 1.2% maailma ülikoolide hulgas • Eelarve 2019 – 185,4 MEUR • 4 valdkonda • humanitaarteaduste ja kunstide valdkond • sotsiaalteaduste valdkond • meditsiiniteaduste valdkond • loodus- ja täppisteaduste valdkond • Ülikool arvudes - https://statistika.ut.ee/ut/ • 13 169 üliõpilast, 11% välisüliõpilasi (192 Venemaalt) • 3602 töötajat, 52% akadeemilisi töötajaid, 200 professorit 32

33. Digiarengu juht • Tagada, et ülikooli rohked digilahendused toimivad ja annavad suurepärase kasutajakogemuse • Tartu Ülikoolil on Eesti vanima ja suurima akadeemilise organisatsioonina võimalus ja kohustus olla teerajaja ka digiteerimise alal • Õpe, teadus, organisatsioon • Infotehnoloogia osakonna juhataja • 63 töötajat, 64+ infosüsteemi rakendust, 300+ serverit, 110+ arendusprojekti 33

34. IT meeskond • osakond 63 töötajat, ~70 inimest teistes üksustes. Oled oodatud!

35. TÜinfosüsteem2019

36. TÜITOserverid2019

37. Delta uus maja 37 • Teadus- ja õppetehnika hankimine • 63 ruumi • 8 hanget • 79 seadme kirjeldust • U. 500 seadet • Ajakava • Avamine 29.01.2020 • Õppetöö algab 10.02.2020 • Videoprojektorid rullekraanid - 8 erinevat seadet • Ekraanid – 10 erinevat • Tahvlid – 8 erinevat seadet • Kaamerad – 8 erinevat seadet • Heliseadmed – 15 erinevat seadet • Juhtseadmed – 9 profiili

38. Õppeinfosüsteem

39. Infotehnoloogial on oluline osa talente väärtustava õpi-, töö- ja loomekeskkonna kujundamises Digilahendused peavad tagama, et asjaajamine ei kurnaks ja et suurteks mõteteks jääks piisavalt aega

40. Digiarengu sihid 1. Ülikoolil on toimiv, vajadustele vastav, kasutajasõbralik ja innovaatiline digikeskkond 2. Ülikoolipere saab kvaliteetset IT tugiteenust 3. Ülikoolipere tahab ja oskab digilahendusi kasutada 4. Tartu Ülikool on digiteemadel Euroopa ülikoolide arvamusliider

41. Digiõhina tekitamine

42. O365 töövahendina • 3600 töötajat, 14 000 tudengit – kõigil olemas O365 litsents • Kaasaegne meeskondade töö teistmoodi • Unusta e-maili manused ja e- maili lühisuhtlus • Dokumendid Teamsis ja Onedrives • Lühivestlused Teamsis • Töörühmad vastavalt osalejatele • Üksused, projektid, ühistöö muul eesmärgil • Online koosolekud

43. Wiki töövahendina • jätkusuutlik teadmushaldus, juhised, näpunäited

44. Digiarengu kava – ideed ja vajadused • Toimiv ja turvaline digikeskkond • Õpe, teadus, organisatsiooni tõhusus • Paberivabadus ja dokumendivabadus • Digitaalne kasutuskogemus, mille üle uhke olla • Pööratud klassiruum • Pilveteenused ja turvaline juurdepääs igal ajal igast kohast • Tehisintellekt, kratid ja masinõpe • Personaliseeritud ja juhendatud õpe • Andmeanalüütika juhtimises, õppes, teaduses • Sündmusteenused • Avaandmed • Koostöö – Eesti, Euroopa, maailm • Õppetehnika – kaugelt õppimine ja õpetamine • Infosüsteemi arhitektuur modulaarne, mikroteenused • Elukestev õpe

45. Kui on tahe, on ka võimalus! Erkki Leego erkki.leego@ut.ee, twitter: @erkkileego, LinkedIn: erkkileego

Digimuutuste juhtimine

Digimuutuste juhtimine

Recommended

More Related Content

Similar to Digimuutuste juhtimine

Similar to Digimuutuste juhtimine(20)

More from Leego

More from Leego(20)

Digimuutuste juhtimine