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Eric HANSEN - Article - Intelligence économique botte secrète du pilotage de projet

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Eric HANSEN - Article - Intelligence économique botte secrète du pilotage de projet

  1. 1. Les éléments de littérature spécialisée en IE et notam- ment les divers retours d’ex- périences disponibles font état d’actions d’IE orientées vers l’extérieur de l’entre- prise : les clients, les concur- rents, les fournisseurs, les sous-traitants, les pouvoirs publics, la société civile… Aux prises à une guerre éco- nomique sans merci, de nombreuses entreprises de toute taille, ces dernières années ont été dans l’obligation de réaliser des projets de trans- formation internes : réduction des frais généraux, renégociation des contrats avec les fournisseurs, allongement des délais de paie- ment, réorganisation et mutuali- sation des compétences et des équipes, rationalisation de l’activi- té par les processus, informatisa- tion et numérisation des assets et des flux, gel des recrutements, réduction drastiques des déplace- ments, plans sociaux… En conséquence, une énergie con- sidérable est investie pour la transformation interne des orga- nisations permettant ainsi leur survie. Concrètement, cela donne naissance à de multiples projets internes impliquant l’ensemble des départements et des collabo- rateurs de l’entreprise. Outre la difficulté de la cohérence et du pilotage de tous ces projets en parallèle (dont chacun possède son cycle de vie), le défi réside également dans l’engagement effectif des acteurs de ces projets. Sur un plan opérationnel, un chef de projet dont le métier est de maintenir les indica- teurs d’avancement du pro- jet dans le périmètre « coût- délais-qualité » initial, se re- trouve donc souvent dans la nécessité d’élaborer diffé- rentes actions d’influence sur les protagonistes proches ou éloignés de son projet. C’est ainsi que les techniques de base de l’IE de collecte, d’analyse de l’information et d’action d’influence de l’environnement L’intelligence économique, botte secrète du pilotage de projet www.synfie.fr Lettre d’information N°4 3ème Trimestre 2015 Page 19 sur 60 Eric HANSEN Coaching en performance informationnelle Conseiller freelance « Business Warfare Advisory » (BWA) L ’intelligence écono- mique, dans son ac- ception moderne de gouvernance et de protection de l’information a pour objectif de permettre aux entreprises d’être en alerte, d’anticiper, d’éviter les surprises de tout ordre, mais surtout d’influencer et de transformer leur environ- nement à leur avantage.
  2. 2. projet s’avèrent particulièrement utiles ! Tout chef de projet expérimenté sait que la principale difficulté réside dans l’engagement véri- table des acteurs du projet, de- puis le Sponsor jusqu’aux collabo- rateurs et aux sous-traitants en charge de l’exécution du projet. Le chef de projet est animateur, coach, directeur des énergies du projet mais il est surtout un facili- tateur de chacune des activités concourant à l’atteinte globale des objectifs du projet. En tant que facilitateur, il influence en permanence les acteurs pour maintenir le rythme du projet, le niveau de ressources et l’engage- ment des membres afin de conte- nir et de « maîtriser l’exécution du projet », la rendant la plus proche possible des prévisions initiales. D’une manière générale, il est possible d’actionner différents leviers psychologiques pour in- fluencer un individu. Aux quatre « leviers classiques » que sont : l’argent – l’idéologie – la compro- mission et l’égo, s’ajoutent une série de leviers détaillés qui sont généralement utilisés pour obte- nir une information d’une per- sonne ou bien influencer ses com- portements à notre profit : la soli- tude – la nouveauté – l’orgueil – l’utilité – la contrainte et la suffi- sance. Naturellement, ces listes sont à adapter au contexte d’un projet d’entreprise, mais elles peuvent éclairer le chef de projet dans l’élaboration de diverses actions d’influence. En outre, chaque do- maine du pilotage du projet re- quiert un type d’action d’influence particulière. Voici quelques exemples issus de retour d’expérience en entre- prises : Préparation du projet, son périmètre et sa cohérence Le choix du Sponsor du projet est fondamental dans le lancement, le suivi et la promotion du projet. Ce choix incombe rarement au chef de projet, toutefois ce der- nier aura intérêt à développer un partenariat étroit avec un opéra- tionnel (Directeur de départe- ment, Responsable de Proces- sus…) suffisamment influent au- près du Sponsor. Souvent cet opé- rationnel aura pour manager di- rect le Sponsor lui-même. Le chef de projet n’aura pas de difficulté à démontrer au responsable opéra- tionnel la légitimité ou l’intérêt d’un changement durant la réali- sation du projet : nécessité d’un délai supplémentaire, ou d’une rallonge budgétaire, compétences additionnelles sur le projet… Quant à l’opérationnel, il saura trouver les leviers « business » pour présenter la situation au Sponsor et obtenir ainsi son ap- pui. Bien qu’en général, les déci- sions relatives au projet soient prises en comité de pilotage, des actions de communication d’influence « préparatoires » peu- vent s’avérer utiles. Naturelle- ment, le chef de projet est res- ponsable du lobbying nécessaire au bon déroulement de sa mis- sion. Planification et budgétisa- tion du projet Dans la définition du périmètre du projet, le chef de projet organise le travail à réaliser en un en- semble de blocs homogènes d’ac- tivité (Work Breakdown Struc- ture). La planification consiste à organiser ces blocs (pour une exé- cution en série, en parallèle ou combinée) puis à analyser les différentes caractéristiques de manière systémique de chaque bloc : les prérequis à la réalisation, les données entrantes, les tâches L’intelligence économique, botte secrète du pilotage de projet www.synfie.fr Lettre d’information N°4 3ème Trimestre 2015 Page 20 sur 60
  3. 3. nécessaires et des plannings de réalisation. L’agencement des blocs va définir le séquençage et le rythme de réalisation du projet. Ainsi, le chef de projet étudiera le timing optimal d’enchaînement des blocs et il veillera notamment à intégrer « des marges de fonc- tionnement » dans le planning (en définissant une durée totale du projet supérieure à la somme des durées de chaque bloc) et dans les budgets (intégration de provisions budgétaires). Ces marges de sécu- rité sont nécessaires pour éviter « les grippages » du projet. A nou- veau, le chef de projet devra bien intégrer les enjeux et les contraintes du projet afin de négocier et d’influencer son commanditaire et plus générale- ment l’ensemble des parties prenantes pour obte- nir en début de projet les marges de manœuvre souhaitées. Pilotage de la qualité Un plan d’assurance qualité est élaboré durant la préparation du projet. Il décrit les méthodes, les outils et l’organisation des con- trôles qualité de l’ensemble des tâches du projet. La charge de travail dédiée au contrôle qualité d’un projet peut dépasser 20% des coûts totaux du projet. Ainsi, lorsque tout ou partie d’un projet est exécuté par un fournisseur ou un sous-traitant, il est important de veiller à une répartition équi- table de la charge des tests de qualité. Il est inconcevable, par exemple, qu’un sous-traitant re- porte intégralement son activité de contrôle qualité sur son client sous prétexte de vouloir gagner du temps et délivrer plus vite les résultats attendus. En consé- quence, le chef de projet usera de toute l’influence nécessaire pour garantir que chaque phase du pro- jet comportera une tâche de con- trôle qualité, depuis l’expression des besoins par le client, la phase de conception et de réalisation de la solution, la phase de test de la solution jusqu’à la livraison des constituants de la solution atten- due. Au-delà de l’organisation du pro- jet et de la répartition de l’en- semble des tâches aux acteurs du projet, il revient au chef de projet de créer les conditions de travail favorables à la bonne exécution des opérations. Cela signifie qu’il endosse une dimension managé- riale des ressources qui lui sont attribuées (sans avoir le rôle de manager hiérarchique de ces res- sources). Concrètement, il devra animer les équipes, faciliter au maximum le déroulement des activités, donner de la visibilité sur l’avancement global du chantier. Plus particulièrement, il sera char- gé d’anticiper les problèmes (pilotage des risques) et de palier aux dysfonctionnements. Sur le plan humain, le manager d’équipe s’appliquera à trouver un juste équilibre « entre exigence et re- connaissance » envers ses équipes. Un niveau élevé d’exi- gence équilibré par un mécanisme transparent et adapté de recon- naissance permet de créer un bon stress dans le travail et constitue des conditions idéales permettant aux équipes de se dépasser. On parle donc à cette étape d’ac- tion d’influence de type coa- ching, mentoring et d’encou- ragement des collaborateurs du projet. De manière prosaïque, le chef de projet devra être suffisamment convainquant auprès de sa direc- tion pour obtenir les meilleures ressources, les plus expérimen- tées, les plus fiables et les plus professionnelles pour la réalisa- tion de son projet. Il devra donc réaliser de l’influence pour obte- nir ces ressources qui appartien- nent, en général, à d’autres dé- partements de l’entreprise. Ses affinités avec la Direction sont alors primordiales.  L’intelligence économique, botte secrète du pilotage de projet www.synfie.fr Lettre d’information N°4 3ème Trimestre 2015 Page 21 sur 60

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