效率會議與腦力激盪

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效率會議與腦力激盪

  1. 1. 效率會議與腦力激盪<br />李佳泓(David)、林飛比、林佑憲<br />劉康杰(Nick)、魏如慧(小光)<br />
  2. 2. 效率會議<br />有效率的會議不會自然而然出現<br />需要用心地準備規劃與執行<br />
  3. 3. 為什麼要談效率會議<br />因為有些會議很沒效率 >”<<br />公認的糟糕會議<br />沒有明確的目的<br />沒有清楚的agenda(議程)<br />主題混在一起,討論混亂無效率<br />沒有明確的結論<br />
  4. 4. 開會前(1/3)<br />會議目的<br />認識朋友、定期碰面、擬定計畫、腦力激盪<br />進度討論、問題解決、進度報告、資訊分享<br />與會者的角色<br />來開會的是誰? 誰應該出席? 每人的角色?<br />一定要有主席與記錄<br />主席的角色:<br />時間控制、平衡發言、離題與爭執的處理<br />輪流? 現場抽籤? 隊長?<br />怎樣叫做一份好的會議記錄<br />
  5. 5. 開會前(2/3)<br />準備好Agenda(議程)<br />哪些要在會議中討論?<br />Agenda安排的技巧<br />Bell Shaped<br />重要的放中間(如果有人會遲到早退…)<br />有爭議、需要討論的放後面<br />Ending(輕鬆有趣的議題、Follow Up確認、下次會議)<br />時間的分配<br />Lunch Time、Tea Time<br />在Agenda上標示議題的類型<br />(A)ction、(I)nformation、(V)ote<br />
  6. 6. 開會前(3/3)<br />準備所需要資料<br />先寄給其他人看過?<br />現場展示?<br />負責人?<br />其他設備<br />地點:Layout、Seating、周圍的誘惑….<br />要方便討論、可以看到其他所有人、足 夠的空間<br />工具:Projector、白板、紙筆<br />Notebook<br />
  7. 7. 會議中(1/2)<br />提早抵達<br />安排會議室<br />發放資料<br />準時開始(很重要!)<br />介紹成員<br />說明規則<br />e.g. 手機…<br />
  8. 8. 會議中(2/2)<br />重點放在Processing Information(處理資訊)<br />而不是Giving Information(提供資訊)<br />確保每一個人都充份了解討論的內容<br />確認結論。有「議」必有「決」<br />行動計畫:工作分配、負責人、完成時間<br />準時結束會議<br />會議品質… 也不是把agenda跑完就好。<br />
  9. 9. 會議後<br /><ul><li>會議記錄分享、閱讀
  10. 10. 確認責任歸屬
  11. 11. 會後檢討
  12. 12. 後續行動</li></li></ul><li>其他<br />會議效率不是主席一個人的責任,每個與會者都有責任。<br />面對破壞會議效率的與會者該如何處理?<br />保持良性互動,多讚美、多感謝<br />請假制度-切忌無故消失<br />如何讓與會人士更專心?<br />不要在會議裡製作、編輯文件!<br />如何讓線上會議有效率?<br />
  13. 13. 遇到業師,聰明提問<br />與業師見面前的準備<br />先準備資料寄給業師<br />先想好問題<br />提問技巧<br />清楚定義問題<br />切忌太廣泛的問題<br />先想辦法想個答案<br />
  14. 14. 腦力激盪<br />三個和尚沒水喝<br />三個諸葛亮如何能勝過一個諸葛亮<br />
  15. 15. 何時來做腦力激盪<br />利用腦力激盪會議進行創意發想<br />很多人一起想,比一個人關起門來想,可以有更多神奇有創意的idea<br />定義明確的問題<br />限定時間丟出idea<br />從別人的idea想出更多的idea<br />可以笑,不能批評<br />好用的N次貼<br />
  16. 16. 腦力激盪七大原則 (from IDEO)<br />1) Defer judgment(慢點鞭)<br />2) Encourage wild ideas(請狂野)<br />3) Build on the ideas of others(疊上去)<br />只說and,不說but<br />4) Stay focused on the topic(別離題)<br />5) One conversation at a time(別插嘴)<br />6) Be visual(寫下來)<br />畫下來更好,畫很醜也沒關係 ← 但是要看得懂<br />7) Go for quantity(衝.量)<br />
  17. 17. 怎麼失敗?<br />擔心別人的看法,怕被笑、丟臉<br />老是等著聽別人的意見<br />等到輪到他的時候才想講話<br />怎麼成功?<br />可以笑,不能批評<br />不要太快幹掉(看起來好像)很笨的idea<br />不要用專業壓制討論<br />事前做些相關背景研究<br />注意聽.人.家.講.話<br />把你們想出來的idea --------> 好好幹<br />
  18. 18. Q<br />&<br />A<br />

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