Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

KỊCH BẢN CHI TIẾT CHO EVENT ĐÁM CƯỚI

9,152 views

Published on

KỊCH BẢN CHI TIẾT CHO EVENT ĐÁM CƯỚI môn học PR, bao gồm đầy đủ thông tin trong quá trình làm nên một chương trình do nhóm sinh viên Mar37 UEH thực hiện. Nếu cần thêm dữ liệu vui lòng comment để được cung cấp. Hi vọng giúp ích cho việc học của sinh viên.

Published in: Education

KỊCH BẢN CHI TIẾT CHO EVENT ĐÁM CƯỚI

  1. 1. GVHD: Th.S Đinh Tiên Minh Nhóm 7 Page 2 of 25 STT Họ Tên Lớp MSSV Ghi chú 1 Nguyễn Phạm Trâm Anh MA03 31111021548 2 Trần Ngọc Bảo MA03 31111022171 3 Nguyễn Thị Cúc MA03 31111021847 Nhóm trưởng 4 Phan Hữu Đạt MA01 31111021981 5 Cao Thị Hồng Hà MA01 31111021055 6 Phạm Văn Khải MA02 31111022401 7 Quách Toàn Long NT02 31111021209 8 Nguyễn Thị Nghĩa MA02 31111021542 9 Trương Thị Ánh Nguyệt MA01 31111022946 10 Nguyễn Ngọc Phương Nhi MA03 31111022949 11 Phan Đào Khương Nhi MA01 31111020150 12 Ngô Thị Hồng Nhung MA01 31111023195 13 Bùi Nguyễn Hoàng Phương MA02 31111023871 14 Lê Thị Mỹ Phương MA01 31111020644 15 Nguyễn Thị Thu Sương MA03 31101021553 16 Trần Nhật Tân MA01 31111021779 17 Nguyễn Thị Hồng Thương MA03 31111021092 18 Vũ Hồng Ngọc Tuyết MA03 31111021518 Đợi xíu đợi xíu bạn ơi... :) Bạn có biết http://www.visla.vn/ không nhỉ? Chắc chắn trong đời mình sẽ có một lần bạncần đếnnó,nhớ ghé xemsaonhé :) Vislacảm kích hành động này của bạn lắm đấy.
  2. 2. GVHD: Th.S Đinh Tiên Minh Nhóm 7 Page 3 of 25 Mục lục I. TỔNG QUAN VỀ CHƯƠNG TRÌNH................................................................. 5 1. Thông tin đơn vị tổ chức........................................................................... 5 2. Tổng quan về sự kiện............................................................................... 5 II. Ý TƯỞNG CHO SỰ KIỆN .............................................................................. 6 1. Ý tưởng sơ khai ...................................................................................... 6 2. Nội dung chính của chương trình............................................................. 7 III. PHÂN CHIA CÔNG VIỆC CỤ THỂ (TRƯỚC CHƯƠNG TRÌNH) ........................... 8 1. Lý do phân chia các mảng và mô tả công việc các mảng............................ 8 2. Tiến độ công việc.................................................................................... 9 3. Công việc cụ thể các nhóm.................................................................... 13 IV. PHÂN CHIA KHU VỰC TRONG CHƯƠNG TRÌNH........................................... 19 1. Khu vực lễ tân...................................................................................... 19 2. Khu vực sân khấu................................................................................. 20 3. Khu vực ngồi của khách ........................................................................ 20 V. PHÂN CHIA CÔNG VIỆC CỤ THỂ (TRONG CHƯƠNG TRÌNH) ......................... 20 VI. DỰ TRÙ RỦI RO VÀ HƯỚNG GIẢI QUYẾT.................................................... 22 VII. DỰ TRÙ KINH PHÍ VÀ THỰC CHI................................................................ 24 VIII. PHỤ LỤC.................................................................................................. 25 1. Thiệp mời và thẻ khách mời................................................................... 25 2. Sơ đồ bố trí của lễ cưới ......................................................................... 25 3. Clip, hình ảnh, slide trình chiếu trong chương trình................................. 25 4. Kịch bản của MC................................................................................... 25 5. Nội dung người phát biểu...................................................................... 25 6. Thông cáo báo chí................................................................................. 25 7. Biên bản họp........................................................................................ 25 a) Trước chương trình......................................................................... 25
  3. 3. GVHD: Th.S Đinh Tiên Minh Nhóm 7 Page 4 of 25 b) Sau chương trình............................................................................ 25
  4. 4. GVHD: Th.S Đinh Tiên Minh Nhóm 7 Page 5 of 25 I. TỔNG QUAN VỀ CHƯƠNG TRÌNH 1. Thông tin đơn vị tổ chức  Được tổ chức bởi Tổ chức bảo vệ và thúc đẩy quyền của người LGBT tại Việt Nam – ICS: ICS là tổ chức của chính những người người đồng tính, song tính và chuyển giới (LGBT) tại Việt Nam. Thành lập vào năm 2008, ICS có sứ mệnh làm mạnh cộng đồng LGBT để bảo vệ quyền của họ. ICS hướng tới Việt Nam là một quốc gia nơi các nhóm thiểu số tính dục được đối xử bình đẳng và bất kỳ ai đều có thể sống là chính mình và đóng góp tốt nhất cho sự phát triển chung của xã hội. Hiện ICS có 7 thành viên và hơn 200 tình nguyên viên. 2. Tổng quan về sự kiện  Key message: “Tomato - TÔI VẪN LÀ TÔI”  Theme: “Tomato viết ngược lại vẫn là To-ma-to. Có đọc ngược thế nào thì cà chua cũng vẫn là cà chua.” Cà chua xanh thì bên trong cũng xanh, ngoài đỏ thì bên trong cũng đỏ.  Phông màu chủ đạo: Đỏ – Trắng  Màu đỏ: đại hiện cho tình yêu mãnh liệt và cháy bỏng, bên cạnh đó cũng là màu của quả cà chua, với hàm ý hãy sống thật với chính bản thân mình.  Màu trắng: màu của sự tinh khôi, cũng thể hiện niềm hy vọng đối với tương lai phía trước.  Mục đích:  Tổ chức đám cưới cho hai cặp đôi (1 cặp nam, 1 cặp nữ):  Nguyễn Ngọc Phương Nhi & Cao Thị Hồng Hà  Phat Hữu Đạt & Trần Nhật Tân  Ủng hộ quyền bình đẳng giới tính của thế giới thứ Ba và giúp LGBT tự tin sống thật với chính bản thân mình trước xã hội.  Góp phần và giảm tính kì thị của xã hội đối với người đồng tính.  Hướng tới mục tiêu hôn nhân đồng tính được chấp thuận ở cả phương diện pháp luật.  Đối tượng hướng tới: cộng đồng xã hội nói chung  Thời gian – địa điểm:  Thời gian: 10 giờ thứ 6 ngày 03/10/2014  Địa điểm: Hội trường c203, Lầu 3, Tòa nhà UEH – 91 Đường 3 tháng 2, Quận 10, TP. Hồ Chí Minh  Quy mô chương trình:  Số lượng khách dự tính: 150 khách  Khách VIP: ca sĩ Đàm Vĩnh Hưng, ca sĩ Hương Giang Idol.
  5. 5. GVHD: Th.S Đinh Tiên Minh Nhóm 7 Page 6 of 25  Khách mời truyền thông: 10 người bao gồm phóng viên, nhiếp ảnh, quay phim (nếu có)  Báo Tuổi trẻ – 2 người  Báo Thanh niên – 2 người  Báo điện tử VnExpress – 2 người  Đài truyền hình HTV – 2 người  Phóng viên kênh Yan TV – 2 người  Người phát biểu:  Các cô dâu chú rể.  Chủ tịch của Tổ chức ICS: Ông Đinh Tiên Minh.  Bố mẹ của hai cặp đôi nhằm gây sự bất ngờ.  Hình thức tổ chức:  Trong hội trường (không gian kín).  Tiệc nhẹ - phục vụ rượu vang. II. Ý TƯỞNG CHO SỰ KIỆN 1. Ý tưởng sơ khai Với thông điệp “Tomato - Tôi vẫn là tôi”, “Tomato viết xuôi hay ngược thì vẫn là To-ma- to. Có đọc ngược thế nào thì cà chua cũng vẫn là cà chua.” Cà chua xanh thì bên trong cũng xanh, ngoài đỏ thì bên trong cũng đỏ. Sự kiện sẽ sắp xếp để quan khách có thể trải nghiệm được toàn bộ quá trình sinh ra và lớn lên, yêu nhau của hai cặp đôi. Đó là con người thật của họ, và cũng như chứng minh rằng tình yêu đồng tính cũng giống như bao tình yêu bình thường khác, họ có quyền được đến với nhau một cách công khai, được cộng đồng chấp nhận và ủng hộ. Và điểm nhấn của chương trình sẽ là sự có mặt bất ngờ của bố mẹ cô dâu chú rể, như là lời ủng hộ của mình gửi đến những đứa con mà trước đây họ đã gần như là từ bỏ vì cảm thấy mặc cảm và xấu hổ với xã hội. Chương trình chọn màu sắc chủ đạo là màu đỏ và màu trắng. Màu đỏ: đại hiện cho tình yêu mãnh liệt và cháy bỏng. Màu trắng: màu của sự tinh khôi, cũng thể hiện niềm hy vọng đối với tương lai phía trước.
  6. 6. GVHD: Th.S Đinh Tiên Minh Nhóm 7 Page 7 of 25 2. Nội dung chính của chương trình Timing Hạng mục Diễn giải Âm thanh Ánh sáng Màn hình Trong phòng Ngoài phòng Nhân sự/tiếp tân 10H30 - 12H. 12H40 - 14H Set up khi nhóm trước chưa xong >Di chuyển từ B sang C > Đóng backdrop, photowall > Trang trí cổng bong bóng > Hóa trang N/A N/A N/A > trước 13h: dán keo xốp lên trần (Thương) > > Chở đồ: Nhà TA, nhà Cúc, nhà Đạt > Đóng backdrop, photowall: Khải > Bong bóng: Nghĩa - Bánh cưới: Tuyết - Xốp: Nguyệt 10p Set up khi nhóm trước đã xong > Set up bong bóng > Sửa bàn ghế, đặt bàn tiếp tân > Treo backdrop, photowall > Gắn cổng bong bóng vào cửa > Dán xốp vào bảng > Gắn bong bóng trên trần > Set up máy móc, dây điện. (1) > Nhạc? > Set up máy móc > > Set up máy móc (1) > Màn hình chờ (1) > Treo backdrop (2) > Dán xốp bảng (3) > Dán bong bóng lên trần & phần dưới xốp (4) > Set up bàn khách mời, media, hoa (5) > Bàn bánh kem, bàn tháp ly (6) > Sửa bàn ghế, đặt bàn tiếp tân (8) > Gắn cổng bong bóng vào cửa (9) > Phát thẻ báo chí, khách mời (10) > Phục vụ mời khách ra ngoài > (1) Bảo + Trâm Anh > 2 - Huy hướng dẫn trước(bạn Khải) + Long > 3 - Nguyệt + HC > 4 - HC - Thương > 5 - Mèo + Đạt > 6 - Tuyết + Phương Lê > 8 - Phương Lê + Cúc > 9 - Tân > 10- Nguyệt 3p (clip chỉ 2p12) Đón khách > Đón khách vào phòng - xếp chỗ > Chụp hình photowall > Bật Đèn lớp. >Tắt đèn bảng > CHƯA bật đèn vàng > Clip 1 > Nước suối > 2 Phục vụ đi nước > Người chụp hình (bạn Nhi) hướng dẫn khách vào photowall > Nhi nói chuyện với thầy > 4 lễ tân đón khách (Thanh, Khoa, Bảo, Hoa) 1p30s Mở đầu chương trình > Ổn định chỗ ngồi > MC mở đầu - giới thiệu khách mời > Nhạc? > Đèn lớp + Đèn vàng > Màn hình chờ (MC nói) > Chuẩn bị 3 miếng caton che đèn > Mang cây vân tay vào bên hông sân khấu (1) > (1) Nguyệt 5p (Clip 4p) Truyền thông điệp > Chiếu clip 2 > Che đèn Vàng > Tắt hết đèn > Clip 2 > Che đèn vàng > CDCR chuẩn bị > Tân + Thanh che đèn 1p30s Giới thiệu cô dâu chú rể > 4 cô dâu chú rể bước vào > MC giới thiệu > Nhạc? > Đèn vàng > Còn 1p clip2 . > Backdrop > Phun khói (1) > Kéo màn chiếu lên (2) > CDCR bước vào từng đôi, nữ trước rồi nam. Cặp trước vô hẳn rồi cặp sau mới vô > (1): Hoàng Phương phân công & hướng dẫn > (2): Tân 1p30s Phát biểu của ICS > MC mời ông Đinh Tiên Minh > Nhạc? > Đèn vàng Backdrop > Chuẩn bị 1 khay nhẫn, 2 chai rượu đã khui (1) > thầy Minh phát biểu > (1) Nguyệt, Tuyết chuẩn bị 6p Nghi thức cưới > Trao nhẫn+ thề > Cắt bánh > Rót rượu > Nhạc? > Đèn vàng Backdrop > 2 khay nhẫn > 2 chai rượu > Bố mẹ chuẩn bị (Nghĩa điều động) > Nguyệt, Tuyết mang khay vào > Bố mẹ chuẩn bị (Nghĩa điều động) 1p30s Bố mẹ xuất hiện và xx phát biểu: > Các bố mẹ xuất hiện cùng lúc > Nhạc? > Đèn vàng Backdrop >BM cặp nữ vô trước. (Thương, X, Mèo) > Tân xịt khói > Nhi mở 2 cửa sổ cuối lớp 5p Các bố mẹ xx phát biểu >MC mở lời. > Thương > Ba Mèo > Mèo > Nhạc? > Đèn vàng Backdrop > Đặt cây vân tay vào giữa sân khấu (1) > Chuẩn bị ly rượu cho bố mẹ và khách (2) > Chuẩn bị pháo (3) > (1) Tuyết > (2) Nguyệt - Tuyết > (3) Tân 5p Bố mẹ xx phát biểu > Trinh > Long > Hoàng Phương > Nhạc? > Đèn vàng Backdrop 1p30s Mọi người điểm dấu vân tay > Khách điểm . > Bố mẹ điểm > Nhạc? > Đèn lớp + đèn vàng Backdrop > cây điểm dưới lên > Cây điểm xong lên để vô giá > chuẩn bị 4 mâm rượu > 2 lễ tân nữ (Giá vẽ). (Bảo, Hoa) > 2 lễ tân nam (Thanh, Khoa) cầm pháo > 2 Phục vụ chuẩn bị 4 mâm rượu (Tuyết, Nguyệt) 2p Nâng ly > CDCR mời rượu bố mẹ > MC mời mọi người cùng nâng ly > Nhạc? > Đèn lớp + đèn vàng Backdrop > 2 mâm rượu cho ICS + gia đình (1) > 2 mâm rượu khách (2) > Bắn pháo (3) > Ca sĩ chuẩn bị > Khải ra ngoài (1) và (2): Nguyệt, Tuyết (3) Tân 30s + 1p48 + 2p = 5p Chung vui & ca hát > Nam ca sĩ ? > Nữ ca sĩ + bạn bè CDCR > Nhạc? > Đèn lớp + đèn vàng Backdrop > > Bạn bè CDCR nâng ly ở bài hát 1 - Nam ca sĩ (Khải) > Nữ ca sĩ bài 2 + 9 bạn bè lên nhảy múa 1p Cô dâu chú rể cảm ơn > Long đại diện cảm ơn N/A > Đèn lớp + đèn vàng Backdrop > Chuẩn bị tiễn khách > Nhi + 4 tiếp tân 30s Tiễn khách > Gia đình + CDCR bắt tay khách/… > Nhạc? > Đèn lớp + đèn vàng Backdrop > Tiễn > Nhi + tiếp tân + CDCR Tổng 40p ]
  7. 7. GVHD: Th.S Đinh Tiên Minh Nhóm 7 Page 8 of 25 III. PHÂN CHIA CÔNG VIỆC CỤ THỂ (TRƯỚC CHƯƠNG TRÌNH) 1. Lý do phân chia các mảng và mô tả công việc các mảng Để phối hợp tốt trong quá trình tổ chức chương trình cũng như tăng hiệu quả làm việc của các thành viên, nhóm quyết định chia các thành viên thành ba nhóm chuyên môn chính là nhóm Nội dung, nhóm Kỹ thuật và nhóm Hậu cần. Nội dung công việc chức năng của các nhóm trong quá trình chuẩn bị cho chương trình được thể hiện trong bảng sau: Nội dung Lên kế hoạch tổ chức chương trình Lên và tổng hợp ý tưởng cho các phần của chương trình Thiết kế hệ thống tổ chức công việc Kiểm tra chất lượng công việc trong từng giai đoạn Kỹ thuật Thiết kế thiệp mời và thẻ khách mời Lên ý tưởng và thiết kế sơ đồ bố trí sân khấu, hội trường Quay clip, làm powerpoint Chụp và xử lý hình ảnh Hậu cần Chuẩn bị các vật dụng cần thiết trong quá trình diễn ra chương trình Bố trí nhân lực trong quá trình tổ chức chương trình Điều phối nhân sự trước và trong chương trình
  8. 8. 2. Tiến độ công việc NỘI DUNG CHI TIẾT KHUNG THỜI GIAN TUẦN 1 TUẦN 2 TUẦN 3 15/8 16/8 17/8 18/8 19/8 20/8 21/8 22/8 23/8 24/8 25/8 26/8 27/8 28/8 29/8 30/8 31/8 1/9 2/9 3/9 4/9 Lên ý tưởng Ý tưởng xuyên suốt chương trình Tổng quan về chương trình Ý tưởng chi tiết cho sự kiện Dàn bài chi tiết cho chương trình Timeline sự kiện, ý nghĩa các phần Phân chia công việc trước chương trình Phân chia khu vực trong chương trình Phân chia công việc trong chương trình
  9. 9. GVHD: Th.S Đinh Tiên Minh Nhóm 7 Page 10 of 25 Dự trù rủ ro và hướng giải quyết Kịch bản và lời thoại MC Nội dung bài phát biểu của các nhân vật Biên bản các cuộc họp Thiết kế thiệp mời, thẻ khách mời Lên ý tưởng clip, hình ảnh, powerpoint Sơ đồ bố trí hội trường Dự trù chi phí Bảng thực chi
  10. 10. GVHD: Th.S Đinh Tiên Minh Nhóm 7 Page 11 of 25 Bảng phân công nhân sự trong chương trình NỘI DUNG CHI TIẾT KHUNG THỜI GIAN TUẦN 4 TUẦN 5 TUẦN 6 5/9 6/9 7/9 8/9 9/9 10/9 11/9 12/9 13/9 14/9 15/9 16/9 17/9 18/9 19/9 20/9 21/9 22/9 23/9 24/9 25/9 Sửa Sửa lời thoại, nhân vật và timeline Làm Chụp hình cưới và đời sống Làm Clip 1 và 2 Cổng, ly, bánh, các vật dụng khác Trang phục mượn, thuê Nhờ người đóng vai phụ Nhạc event Kiểm kê tài chính
  11. 11. GVHD: Th.S Đinh Tiên Minh Nhóm 7 Page 12 of 25 Tập kết đồ dùng đợt 1 NỘI DUNG CHI TIẾT KHUNG THỜI GIAN TUẦN 7 26/9 27/9 28/9 29/9 30/9 1/10 2/10 Tập kịch bố mẹ và con Chạy thử lần 1 Bắt đầu thực hiện Đang thực hiện Deadlines Hoàn thành
  12. 12. 3. Công việc cụ thể các nhóm Team NỘI DUNG: Phan Đào Khương Nhi (trưởng team) Công việc chung Nội dung chi tiết Người phụ trách Deadline Ghi chú Tổng quan chi tiết của chương trình  Thông tin đơn vị tổ chức Quách Toàn Long 25/8 Chỉnh sửa lần 1: Thay đổi đơn vị tổ chức: 25/8 Chỉnh sửa lần 2: Hoàn thành: 27/8  Tổng quan sự kiện Cao Thị Hồng Hà Chỉnh sửa lần 1: Chỉnh sửa, bổ sung ý tưởng: 25/8 Chỉnh sửa lần 2: Hoàn thành: 27/8 Ý tưởng cho sự kiện  Ý tưởng sơ khai Quách Toàn Long 28/8 Chỉnh sửa lần 1: Viết lại: 26/8 Chỉnh sửa lần 2: Hoàn thành: 27/8  Nội dung chính  Timeline của chương trình Trần Nhật Tân Chỉnh sửa lần 1: Bổ sung: Phan Đào Khương Nhi (27/8) Chỉnh sửa lần 2: Điều chỉnh timeline: Phan
  13. 13. GVHD: Th.S Đinh Tiên Minh Nhóm 7 Page 14 of 25 Đào Khương Nhi, Nguyễn Thị Cúc (30/8) Chỉnh sửa lần 3: Hoàn thành: 01/9  Ý nghĩ từng phần của chương trình Phan Đào Khương Nhi Chỉnh sửa lần 1: Hoàn thành: 01/9 Phân chia công việc cụ thể trước chương trình  Phân chia các mảng Lê Thị Mỹ Phương 23/8 Chỉnh sửa lần 1: Góp ý, bổ sung và hoàn thành: 23/8  Bảng tiến độ công việc Phan Đào Khương Nhi Lê Thị Mỹ Phương 02/9 Chỉnh sửa lần 1: Sửa đổi bảng biểu, góp ý: 27/8 Chỉnh sửa lần 2: Góp ý, bổ sung: 30/8 Chỉnh sửa lần 3: Hoàn thành: 4/9  Bảng công việc nhóm nội dung Phan Đào Khương Nhi Chỉnh sửa lần 1: Góp ý, chỉnh sửa: 28/9 Chỉnh sửa lần 2: Hoàn thành: 02/9  Bảng công việc nhóm kỹ thuật Trần Ngọc Bảo Chỉnh sửa lần 1: Góp ý và hoàn thành: 02/9  Bảng công việc nhóm hậu cần Ngô Hồng Nhung Chỉnh sửa lần 1: Góp ý, bổ sung và hoàn
  14. 14. GVHD: Th.S Đinh Tiên Minh Nhóm 7 Page 15 of 25 thành: 02/9 Phân chia khu vực trong chương trình Cao Thị Hồng Hà 29/8 Chỉnh sửa lần 1: Góp ý bổ sung: 26/8 Chỉnh sửa lần 2: Hoàn chỉnh nội dung: 29/8 Phân chia công việc trong chương trình  Bảng công việc nhóm kỹ thuật Trần Ngọc Bảo 04/9 Chỉnh sửa lần 1:  Bảng công việc nhóm hậu cần Ngô Hồng Nhung 04/9 Chỉnh sửa lần 1: Dự trù rủi ro và hướng giải quyết Trương Thị Ánh Nguyệt Lê Thị Mỹ Phương 02/9 Chỉnh sửa lần 1: Hoàn thành: 01/9 Dự trù kinh phí và thực chi  Dự trù kinh phí Team Hậu cần 01/9 Chỉnh sửa lần 1: Hoàn thành: 02/9  Thực chi - Phụ lục  Thiệp mời và thẻ Team Kỹ thuật 03/9 Chỉnh sửa lần 1: Góp ý, bổ sung: 01/9 Chỉnh sửa lần 2: Hoàn thành: 03/9  Sơ đồ bố trí 02/9 Chỉnh sửa lần 1: Bổ sung: 31/8 Chỉnh sửa lần 2:
  15. 15. GVHD: Th.S Đinh Tiên Minh Nhóm 7 Page 16 of 25 Hoàn thành: 01/9 CHỉnh lần 3: xong ngày 30/9  Clip, hình ảnh, powerpoint  Lên ý tưởng clip, ppt Nguyễn Thị Cúc Quách Toàn Long 02/9 Chỉnh sửa lần 1: Góp ý, bổ sung: 30/8 Chỉnh sửa lần 2: Hoàn thành phần lên ý tưởng: 02/9 Chỉnh sửa lần 3: Xong ngày 29/9  Thành phẩm Team Kỹ thuật -  Kịch bản MC + script Nguyễn Thị Cúc Nguyễn Ngọc Phương Nhi 02/9 Chỉnh sửa lần 1: Góp ý, chỉnh sửa và hoàn thành: 10/9  Biên bản họp  Trước event Nguyễn Thị Hồng Thương 01/9 Chỉnh sửa lần 1: Hoàn thành: 01/9  Sau event Phan Đào Khương Nhi 04/9 Chỉnh sửa lần 1: Hoàn thành:  Nội dung người phát biểu Nguyễn Ngọc Phương Nhi Bùi Nguyễn Hoàng Phương 01/9 Chỉnh sửa lần 1: Hoàn thành: 01/9
  16. 16. GVHD: Th.S Đinh Tiên Minh Nhóm 7 Page 17 of 25  Thông cáo báo chí Lê Thị Mỹ Phương 01/9 Chỉnh sửa lần 1: Hoàn thành: 31/8 Team KỸ THUẬT: Trần Ngọc Bảo (trưởng team) Công việc chung Nội dung chi tiết Người phụ trách Deadline Note Thiệp mời Thư mời Trang bìa Thẻ phóng viên  Lên ý tưởng  Thông tin thiệp  Thiết kế trực tiếp  Bảo  Đạt  Hoàng Phương  Tân 02/09 - Đúng tiến độ Ý tưởng trang trí - Lên ý tưởng - List những thứ cần chuẩn bị - Bảo - Nghĩa - Anh 03/09 - Đúng tiến độ Clip Ảnh cưới - Lên ý tưởng - Chụp ảnh, hỗ trợ chụp ảnh - Thiết kế ảnh cưới - In ảnh cưới - Anh - Hoàng Phương - Background - Lên ý tưởng - Liên hệ thiết kế, in ấn - Đạt - Nghĩa -
  17. 17. GVHD: Th.S Đinh Tiên Minh Nhóm 7 Page 18 of 25 Team HẬU CẦN: Ngô Thị Hồng Nhung (Trưởng team) Công việc chung Nội dung chi tiết Người phụ trách Deadline Note Tổng quan chi tiết của chương trình  List ra danh sách vật dụng theo từng hoạt động: trước, trong, sau Event  Sương  03/09  04/09  04/09 Chỉnh sửa lần 1:  Thêm một số vật dụng Chỉnh sửa lần 2:  Kiểm tra danh sách  Kiểm kê lại check list, bổ sung  Tuyết  Phương án back up cho 1 số trường hợp xấu (kim, chỉ...)  Tuyết Ý tưởng cho sự kiện  Lên phương án thực hiện thực tế cho sự kiện  Nhung  Tuyết  Sương  04/09 Thực hiện công việc (Giai đoạn trước Event)  Hoàn thành check list các vật dụng cần thiết  Lên phương án thực hiện, chuẩn bị các vật dụng  Sương  04/09  Bảng chi tiết công việc trước, trong và sau event  Kiểm kê vật dụng, đưa ra phương án back up trong thời  Tuyết
  18. 18. GVHD: Th.S Đinh Tiên Minh Nhóm 7 Page 19 of 25 IV. PHÂN CHIA KHU VỰC TRONG CHƯƠNG TRÌNH Chức năng của từng khu vực và phân chia nhiệm vụ: 1. Khu vực lễ tân Khu vực lễ tân: Chịu trách nhiệm khu vực ở cửa ra vào, đón khách và cài hoa cho khách. Việc trang trí cửa sẽ được chuẩn bị bởi team hậu cần. Cô dâu, chú rể sẽ đứng ở cổng chào để đón khách dự lễ, chụp ảnh với tấm biển “TÔI ĐỒNG Ý.” Từ cửa vào sẽ có tiếp tân hướng dẫn khách vào khu vực chỗ ngồi của mình. gian thực hiện  Phân công công việc, nhân sự, nhờ thêm nhân sự hỗ trợ  Nhung Dự trù rủi ro và hướng giải quyết Rủi ro trong team Hậu cần có thể xảy ra  Nhung  04/09 Dự trù kinh phí  Dựa theo list danh sách, khảo sát giá vật dụng cần thiết  Lập bảng DTKP, cân đối với Tài chính  Nhung  Khải, Nguyệt  02/09
  19. 19. GVHD: Th.S Đinh Tiên Minh Nhóm 7 Page 20 of 25 2. Khu vực sân khấu Khu vực kĩ thuật: Khu vực bàn giáo viên: 1 hoặc 2 bạn bên bộ phận kĩ thuật sẽ trực tiếp lo các công việc về trình chiếu clip, PowerPoint, âm thanh, hình ảnh. Một bạn khác sẽ chịu trách nhiệm điều chỉnh ánh sáng trong phòng. Khu vực khán đài: Khu vực bục giảng có background được trang trí (hoặc backdrop), tên cô dâu chú rể, bong bóng trang trí,v..v.., sử dụng slide trình chiếu. Sẽ có 2 bạn sau cánh gà (hoặc đứng trực tiếp 2 bên khán đài để phục vụ đồ uống hoặc giúp đỡ bên dưới). Những bạn trong nhóm hậu cần, tiếp tân, set-up sẽ linh động quan sát để đến giải quyết các tình huống xảy ra. 3. Khu vực ngồi của khách Khu vực ngồi của khách mời: Khu vực bàn ghế bên dưới (4 người đứng ngoài có nhiệm vụ hướng dẫn hỗ trợ để khách mời ổn định chỗ ngồi sao cho nhanh gọn để buổi lễ diễn ra thuận lợi hơn) chia làm 3 phần: khách vip - khách mời, bố mẹ các bên và khách dự dễ. V. PHÂN CHIA CÔNG VIỆC CỤ THỂ (TRONG CHƯƠNG TRÌNH) Công việc cụ thể Nhân sự Kỹ thuật  Điều chỉnh âm thanh, ánh sáng  Điều chỉnh clip, hình ảnh trong buổi lễ  Trình chiếu các đoạn clip, nhạc, hình ảnh theo đúng tiến độ của chương trình  Bảo  Nghĩa  Long  Trâm Anh  Thương Hậu cần  Chuyên trách về dụng cụ và đạo cụ cần thiết trong chương trình  Chuẩn bị và phối hợp với Set up để trang trí các khu vực  Thay trang phục cho các nhân vật  Nhung  Thương  Long
  20. 20. GVHD: Th.S Đinh Tiên Minh Nhóm 7 Page 21 of 25 trong chương trình (cô dâu, chú rể, ba mẹ, MC, v..v..) Set up  Trang trí các khu vực theo thiết kế và bản vẽ  Long  Nhung  Thương  Nguyệt  Tuyết  Khương Nhi Lễ tân  Đón khác tại khu vực lễ tân, với hai bàn, một bàn dành cho khách dự lễ và một bàn dành cho khách mời  Hướng dẫn khách vào đúng khu vực chỗ ngồi của mình  Kết hợp với team Set up và Hậu cần khi thiếu nhân sự  Khương Nhi  Nguyệt  Tuyết MC Văn nghệ  Tương tác với toàn bộ khách đến dự lễ  Đảm bảo chương trình diễn ra theo đúng kế hoạch  Các tiết mục văn nghệ cho chương trình (đầu và cuối buổi lễ)  Cúc  Khải Quản lý chương trình  Điều phối chương trình, theo dõi tình hình để theo kịp kịch bản đã đặt ra  Nhanh chóng xử lý các tình huống phát sinh trong lúc chương trình xảy ra  Điều phối nhân sự qua lại trong từng team cho phù hợp với tiến độ và số lượng công việc khi chương trình diễn ra  Khải Diễn viên chính  Hai nữ đồng tính  Hai nam đồng tính  Ba mẹ  Phương Nhi và Hồng Hà  Nhật Tân và Hữu Đạt  Mỹ Phương, Trâm Anh, Nghĩa (các bạn tự liên hệ người đóng cùng mình)
  21. 21. GVHD: Th.S Đinh Tiên Minh Nhóm 7 Page 22 of 25 * Nhân sự các team có thể linh hoạt thay đổi tuỳ theo diễn biến của chương trình. Đại diện phát biểu của ICS: Chủ tịch ICS Ông Đinh Tiên Minh VI. DỰ TRÙ RỦI RO VÀ HƯỚNG GIẢI QUYẾT Nội dung phát sinh Nguyên nhân Hướng giải quyết Kỹ thuật  Lỗi âm thanh: mic/ loa.  Máy chiếu có vấn đề/ không kết nối được với laptop/ không rõ màu/ không chiếu được một số file hình ảnh/ sai màu sắc.  Người chỉnh kỹ thuật gây ra lỗi ở các khoảnh khắc chính yếu của chương trình.  Các thiết bị sử dụng trong chương trình không hoạt động/ bị lỗi.  Trong trường hợp mất điện  Không diễn thử trước chương trình.  Không có phương án dự phòng như chuẩn bị laptop khác, pin dự phòng, USB.  Người chỉnh kỹ thuật không có kinh nghiệm, không phối hợp tốt với MC.  Phải liên lạc ngay với Bộ phận Kỹ thuật của toà nhà để chạy máy phát điện để tiếp tục chương trình  Luyện tập chỉnh kỹ thuật trước thật kỹ.  Kiểm tra kỹ các thiết bị sẽ sử dụng (màn chiếu, máy tính, hệ thống âm thanh, ánh sáng,…). Vào ngày diễn ra chương trình kiểm tra một lần nữa trước khi chương trình diễn ra.  Phải diễn tập trước chương trình đảm bảo phối hợp ăn ý giữa các bộ phận kỹ thuật với MC, người điều phối chương trình.  Chuẩn bị laptop, USB, pin dự phòng.  Chuẩn bị số điện thoại của Trưởng Bộ phận Kỹ thuật của toà nha Hậu cần  Quên  thiếu vật dụng.  Phục trang bị rách/ lỗi, vật dụng hư hỏng.  Để nhầm giấy tờ/ in nhầm bản cho các đối tượng quan trọng. Ví  Không lập và cập nhật danh sách vật dụng cần chuẩn bị một cách cẩn thận.  Không có dự phòng kim chỉ sửa lỗi trang phục.  Người làm hậu cần không cẩn thận phân chia giấy tờ/thiệp mời.  Team hậu cần phải lập checklist chi tiết và thường xuyên cập nhật theo yêu cầu của buổi lễ, kể cả những đồ linh tinh. Trước chương trình phải kiểm tra kĩ theo checklist
  22. 22. GVHD: Th.S Đinh Tiên Minh Nhóm 7 Page 23 of 25 dụ thông cáo báo chí cho phóng viên nhà báo, kịch bản chương trình. cho EM, kịch bản MC.  Cô dâu, chú rể/ các nhân vật chính xuất hiện trên sân khấu đến muộn.  Không nhắc nhở các nhân vật quan trọng hoặc không theo sát để xử lý các tình huống bất ngờ xảy ra với họ. và để ở một vị trí để tránh quên.  Phân chia vật dụng, giấy tờ theo từng nhóm và có giấy note dán lên để nhận biết, tránh nhầm lẫn.  Phải luôn có các vật dụng dự phòng cho trang phục như kim chỉ, nút,...  Có người thường xuyên liên lạc với những nhân vật quan trọng.  Nhắc cô dâu/chú rể lên đường sớm, chuẩn bị xe đưa rước cô dâu chú rể, chọn lộ trình phù hợp. Set up  Mất kiểm soát phân bố khu vực diễn ra chương trình (VD: Khách mời quan trọng như nhà báo, nhân vật nổi tiếng,… và khách mời ngồi lẫn lộn với nhau.).  Khách mời và nhà báo bị nhầm lẫn giữa 2 bàn check-in.  Cổng bong bóng bị bể một số bóng giữa chừng.  Các vật trưng bày trên sân khấu sắp xếp không hợp lý, gây rối và khó chịu cho khán  Không có sơ đồ bố trí các khu vực chi tiết.  Hai bàn check-in cho hai đối tượng nhà báo và khách tham dự khiến họ không phân biệt được.  Không có phương án dự phòng cho cổng bong bóng, loại bong bóng dùng không tốt.  Không đóng sẵn backdrop và trang trí sân khấu sẵn trước chương trình.  Vẽ sơ đồ bố trí các khu chi tiết từ sân khấu, ban tổ chức, lối ra vào, nhà vệ sinh, vị trí khách và báo chí...  Phải có bảng tên phân biệt 2 bàn check-in và có tiếp tân đón tiếp, chỉ dẫn cẩn thận.  Chuẩn bị đóng sẵn những vật cồng kềnh quan trọng như cổng, phông nền sân khấu và sử dụng vật liệu chất lượng tốt.  Có bong bóng, kềm, vật dụng đóng dự phòng và có thời gian kiểm tra kỹ
  23. 23. GVHD: Th.S Đinh Tiên Minh Nhóm 7 Page 24 of 25 giả.  Không kịp thời gian chuẩn bị sân khấu trước giờ bắt đầu. lưỡng trước buổi lễ. Lễ tân  Khi phục vụ nước bị đổ vào khách hàng/ đổ xuống sàn.  Phong thái không chuyên nghiệp.  Nói chuyện sỗ sàng, bất lịch sự với khách.  Không được training kỹ, không có kinh nghiệm.  Lễ tân phải được training kỹ và tập dượt trước chương trình để tránh tối đa lỗi và biết cách xử lý các tình huống này: xin lỗi, lau áo cho khách, có phương pháp tẩy rửa tại chỗ để tránh để lại vết về sau.  Tuyển lễ tân có kinh nghiệm phục vụ tiệc cưới. MC  Đọc không đúng những cụm từ quan trọng/ tên trong kịch bản.  Bị vấp/ không tự nhiên khi nói.  Không chuẩn bị kỹ kịch bản/ kịch bản không được duyệt cẩn thận.  Không diễn tập trước/ diễn tập không nghiêm túc.  EM phải làm việc thường xuyên với MC về kịch bản.  Trong chương trình phải có phương tiện liên lạc với MC để điều chỉnh thường xuyên.  Diễn tập trước để hạn chế tối đa lỗi trong lúc dẫn chương trình. Khi tổ chức event thì con người là yếu tố quan trọng nhất. Vì vậy phương án dự phòng tốt nhất là thường xuyên có những buổi họp giữa các team này với nhau, thống nhất công việc và vật dụng theo diễn biến chương trình để chi tiết hoá và hạn chế tối đa lỗi xảy ra. Bên cạnh đó, tất cả những yếu tố rủi ro cần được đảm bảo trước thông qua buổi diễn tập trước chương trình, yêu cầu tất cả mọi người trong ban tổ chức tham gia và diễn thử theo kịch bản. VII. DỰ TRÙ KINH PHÍ VÀ THỰC CHI (đính kèm)
  24. 24. GVHD: Th.S Đinh Tiên Minh Nhóm 7 Page 25 of 25 VIII. PHỤ LỤC 1. Thiệp mời và thẻ khách mời (đính kèm) 2. Sơ đồ bố trí của lễ cưới (đính kèm) 3. Clip, hình ảnh, slide trình chiếu trong chương trình (đính kèm) 4. Kịch bản của MC (đính kèm) 5. Nội dung người phát biểu (đính kèm) 6. Thông cáo báo chí (đính kèm) 7. Biên bản họp a) Trước chương trình (đính kèm) b) Sau chương trình (Bổ sung sau khi diễn ra chương trình)

×