Manual de Organizadores de Ferias 24/04/2012

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Elaborado por Patricia Cuadrado, Francisco Ferriol, Emilio Martín y Jesús Martínez para Turismo de Eventos, Negocios y Congresos. Curso de Adaptación al Grado de Turismo 2011-12

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Manual de Organizadores de Ferias 24/04/2012

  1. 1. TURISMO DE EVENTOS, NEGOCIOS Y CONGRESOS MANUAL PARA ORGANIZADORES DE FERIAS Autora: Magdala Sagastume Programa Promoción de la Microempresa, Pequeña y Mediana Empresa de GuatemalaALUMNOS: PATRICIA CUADRADO BORONAT, FRANCISCO FERRIOL SENENT, EMILIO MARTÍN HERNÁNDEZ,JESÚS Mª MARTÍNEZ GINER 1
  2. 2. TURISMO DE EVENTOS, NEGOCIOS Y CONGRESOS1-INTRODUCCIÓN El presente manual tiene como objetivo ser una guía que permita a los actores públicos y privados que apoyan la comercialización en el país, contar con una guía de ferias que permita: PLANIFICAR – EVALUAR – EJ ECUTA R este tipo de eventos 2
  3. 3. TURISMO DE EVENTOS, NEGOCIOS Y CONGRESOS2- DESCRIPCIÓN DEL MANUAL OBJETIVOS-Facilitar la promoción, comercialización yfortalecimiento de las micro, pequeñas y medianasempresas.-Ser un instrumento de utilidad para asesores,gobiernos locales, instituciones, organizacionesempresariales y actores locales.- Dar a conocer los pasos para la planificación,organización, ejecución, evaluación y monitoreo de lasferias. 3
  4. 4. TURISMO DE EVENTOS, NEGOCIOS Y CONGRESOS 3- MARCO TEÓRICO DE FERIAS ¿ Qué es una Feria ? Un punto de encuentro entre la oferta y la demanda de una aldea, municipio, región, país… La feria forma parte de la estrategia de mercadeo que busca desarrollar el mercado en un área productiva. Son eventos que tienen como objetivo promocionar a la MiPyMe sea cual sea su actividad. 4
  5. 5. TURISMO DE EVENTOS, NEGOCIOS Y CONGRESOS4 - OPORTUNIDADES COMUNIDAD LOCAL APOYOS • Aportes de financiamiento, tecnología y asesoría. INSTITUCIONAL ES • Lograr alianzas de cooperación entre los actores que promueven un ORGANIZACIÓN INTERINSTITUCIO sector. NAL • Visita de grupos de empresarios a la región. Incrementa el uso de los servicios. VALOR AGREGADO • Se promueven a nivel local, regional o internacional ADOPCION DE SERVICIOS 5
  6. 6. TURISMO DE EVENTOS, NEGOCIOS Y CONGRESOS4 - OPORTUNIDADES EMPRESAS PARTICIPANTES 6
  7. 7. TURISMO DE EVENTOS, NEGOCIOS Y CONGRESOS5- UTILIDADES La idea central de las ferias es promocionar aquellos sectores productivos, cuyas ventajas comparativas y competitivas, permiten formar un sector empresarial articulado a una propuesta de desarrollo económico local. Permite un cambio de actitud en los productores y/o distribuidores, buscando nuevos nichos, satisfaciendo necesidades y deseos de los potenciales clientes con buenos productos. 7
  8. 8. TURISMO DE EVENTOS, NEGOCIOS Y CONGRESOS6- TIPOS DE FERIAS Las ferias se clasifican: a) Según el tipo de muestra que exhiben: - Ferias sectoriales. - Ferias multisectoriales. b) Según el tipo de público: - Ferias Generales. - Ferias Especializadas. c) Según su alcance y cobertura: - Ferias Regionales. - Ferias Nacionales. - Ferias Internacionales. 8
  9. 9. TURISMO DE EVENTOS, NEGOCIOS Y CONGRESOS7- ESTRUCTURA DE UNA FERIA1ª Etapa : Pre-feria (planificación y organización). Describela forma de cómo planificar y organizar este tipo deeventos precio a su ejecución.2ª Etapa: Feria (ejecución). Se habla de la ejecución delevento, se toma en cuenta una lista de chequeo de todaslas actividades.3ª Etapa: Post-feria (evaluación y monitoreo). Permitedefinir el impacto de la feria. Para los patrocinadores es desuma importancia, porque les permitirá visualizar si lainversión les ha generado los resultados esperados. 9
  10. 10. TURISMO DE EVENTOS, NEGOCIOS Y CONGRESOS8 - PROCESO PARA REALIZAR UNA FERIA:1. El Grupo Organizador: Grupo que dirigirá la feria, principalmente definir quién será la persona que lidere el equipo de trabajo. El coordinador general es el responsable directo de la ejecución de la feria2. Equipo de trabajo: La función de cada equipo de trabajo es: llevar a cabo cada actividad que le corresponde en el tiempo, recursos y espacio descrito en el plan de trabajo.3. Comisiones: Integradas por: Coordinador, equipo de trabajo y voluntarios. Por ejemplo: Comisión de Capacitación, de mercadeo, de finanzas, de seguridad, de logística, etc. 10
  11. 11. TURISMO DE EVENTOS, NEGOCIOS Y CONGRESOS9 - COORDINACIÓN EL GRUPO ORGANIZADOR: Creación del grupo. Líder de la coordinación. Comité organizativo. 11
  12. 12. TURISMO DE EVENTOS, NEGOCIOS Y CONGRESOS10 – EQUIPO DE TRABAJO. - Función - De 3 a 5 personas.11 – COMISIONES. - Coordinador - Equipos de Trabajo - Voluntarios 12
  13. 13. TURISMO DE EVENTOS, NEGOCIOS Y CONGRESOSTIPOS DE COMISIONES.  De mercadeo.  De ruedas de  De finanzas. negocios.  De formación y  De seguridad. capacitación.  De logística.  De cultura.  De monitoreo y  De voluntariado. evaluación.  De gastronomía.  De seguimiento y  De protocolo en planificación de la inauguración. proxima feria. 13
  14. 14. TURISMO DE EVENTOS, NEGOCIOS Y CONGRESOS12- PLANIFICACIÓNCriterios de una feria Nombre de la Feria Lugar (Recinto Ferial) Logotipo o marca Stands Fecha de realización la Inscripción Público Objetivo Servicios adicionales Lineamientos Lanzamiento de la feria 14
  15. 15. TURISMO DE EVENTOS, NEGOCIOS Y CONGRESOS13 - FORMULACIÓN DEL PERFIL DEL PROYECTO: 15
  16. 16. TURISMO DE EVENTOS, NEGOCIOS Y CONGRESOS13 - FORMULACIÓN DEL PERFIL DEL PROYECTO: 1. INTRODUCCIÓN ¿Por qué lo hacemos? 2. ANTECEDENTES ¿Qué se ha logrado? ¿Cómo se ha logrado? ¿Con quiénes se ha logrado? 3. JUSTIFICACIÓN ¿Para que? 4. OBJETIVOS ¿Qué se va a lograr? 16
  17. 17. TURISMO DE EVENTOS, NEGOCIOS Y CONGRESOS13 - FORMULACIÓN DEL PERFIL DEL PROYECTO: DEFINICIÓN DE OBJETIVOS Actividades Se implementan las actividades Resultados Se logran los resultados Si se logran los resultados Objetivos Alcanzamos los objetivos Específicos específicos Objetivo General Se realiza el objetivo superior 17
  18. 18. TURISMO DE EVENTOS, NEGOCIOS Y CONGRESOS13 - FORMULACIÓN DEL PERFIL DEL PROYECTO: 5. RESULTADOS ¿Qué lograremos? 6. ACTIVIDADES 7. PLAN DE TRABAJO 8. PRESUPUESTO 9. RECURSOS 18
  19. 19. TURISMO DE EVENTOS, NEGOCIOS Y CONGRESOS14 - INAUGURACIÓN DE LA FERIA ACONSEJABLE / A TENER EN CUENTA- Realizar el acto de inauguración en el recintoferial- Mesa principal: Autoridades y patrocinadores- Elaborar un programa con posible acto cultural- Apertura de la Feria (corte de cinta) y visita destands- Acto final ( cocktail, cena, etc.) 19
  20. 20. TURISMO DE EVENTOS, NEGOCIOS Y CONGRESOS15 - ACTIVIDADES DE PROMOCIÓNPropuesta de actividades paralelas a la Feriapara promover el desarrollo local:- Conferencias o Foros Magistrales- Premios a la Excelencia de la Micro o pequeñaempresa- Encuentros profesionales 20
  21. 21. TURISMO DE EVENTOS, NEGOCIOS Y CONGRESOS16 - MONITOREO DE LAS ACTIVIDADES- Lista de Chequeo (Check list)- Instrumentos para el monitoreo: . Encuestas de opinión a visitantes de la Feria . Encuestas de opinión a participantes de la Feria . Comunicación de los resultados . Análisis de los datos obtenidos 21
  22. 22. TURISMO DE EVENTOS, NEGOCIOS Y CONGRESOS17 - CLAUSURA DE LA FERIA Cierre del recinto ferial, de sus actividades y conocimiento de los resultados de la Feria como: . Número de visitantes . Número de participantes . Cantidad de negocios cerrados . Gastos de las actividades planificadas y realizadas . Premio empresas de montaje de stands, atención al cliente, etc. 22
  23. 23. TURISMO DE EVENTOS, NEGOCIOS Y CONGRESOS18 - DESMONTAJE, BALANCE GENERAL Y MEMORIA DE LA FERIA - DESMONTAJE: A cargo de la comisión de stands. - BALANCE GENERAL: Elaboración informe del balance, conclusiones y recomendaciones e informar a los patrocinadores y donantes sobre resultados financieros de la feria. - MEMORIA DE LA FERIA: Recopilación y publicación de los resultados de las comisiones de la Feria en una memoria donde conste entre otros: Antecedentes, Objetivos, Resultados previstos, Estrategias, Actividades, Comité Organizador, Resultados de las23
  24. 24. TURISMO DE EVENTOS, NEGOCIOS Y CONGRESOS19- INSTRUMENTOS PARA EVALUAR ELIMPACTO Y MONITOREO DE LOS RESULTADOSINSTRUMENTOS PARA EVALUAR EL IMPACTOEvaluación de la Feria desde el punto de vista de: - Los visitantes - Los participantes - Los organizadoresMONITOREO DE LOS RESULTADOS - Análisis del crecimiento de las empresas participantes - En el ámbito local, observar el desarrollo del sectorproductivo y su impacto en el crecimiento de PYME´S. 24
  25. 25. TURISMO DE EVENTOS, NEGOCIOS Y CONGRESOS ¡ MUCHAS GRACIAS POR VUESTRA ATENCIÓN!Si alguien está interesado, puede descargar la presentación en la siguientedirección:http://www.slideshare.net/EmilioMartnHernandez/manual-organizadores-de-ferias-24042012 25

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