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Intranets230316

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Présentation UdM sur les intranets

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Intranets230316

  1. 1. Claude Malaison Le 23 mars 2016
  2. 2. a) Qu'est-ce qu'un intranet b) Le RSI d'un intranet c) Étapes pour bâtir un bon intranet d) Tendances des intranets e) Exemples d'intranets
  3. 3. L'intranet c'est : Un écosystème fédérateur et en constante évolution, qui se sert d’une interface Web (navigateur) pour intégrer les contenus, les espaces de collaboration, les bases de données, les systèmes et la technologie de façon à permettre aux gestionnaires et aux employés d’accéder au bagage complet d’information et d’outils dont ils ont besoin pour bien faire leur travail.
  4. 4. Les champs d’application L’information •  Informer instantanément le personnel sur les nombreuses dimensions de l’entreprise, son environnement, les activités des unités ainsi que donner accès à des dossiers propres à chaque employé. La communication interactive •  Créer des communautés virtuelles, générer des discussions et des suggestions qui favorisent l’innovation collaborer, renforcer le sentiment d’appartenance, utiliser la rétroaction.
  5. 5. Les champs d’application L’aide à la gestion – Gestion quotidienne du personnel – Gestion du savoir – Gestion de l'information documentaire – Gestion des contenus intranet La formation – Auto-formation – Télé-présence – vLearning L’accès aux applications – Informationnelles – Transactionnelles – Commerciales
  6. 6. Bénéfices Coûts Caractéristiques •Info. corporatives •Divers documents •Recherche Nouvelles caractéristiques • Info. détaillée • Recherche avancée • Personnalisation • Annuaires Nouvelles caractéristiques • Soutien à l'usager • Transactions • Collaboration • Processus d'affaires • Intégration des données et des applications Nouvelles caractéristiques • Optimisation • Soutien à l'achat • Intégration B2B • Personnalisation avancée • EDI, XML et Java • Processus en temps réel • Intégration des modes internet , intranet et extranet Intranet simple Intégration du contenu Intégration des processus Intégration complète Source : Gartner 80%
  7. 7. Managing and developing intranets for business value © Melcrum Research
  8. 8. $$$$$
  9. 9. Managing and developing intranets for business value © Melcrum Research,
  10. 10. –  Planifier l’évolution •  Pour l’année en cours, l’objectif est de mettre en place un plan d’action basé sur les principales attentes. •  Dans un plan d’action sur trois ans, intégrer toutes les attentes. •  Persuader toutes les unités de faire leur propre plan d’action annuel pour «nourrir» le plan triennal.
  11. 11. ÉVALUER LA PERFORMANCE DE SON INTRANET ANTICIPER ET GÉRER L’ÉVOLUTION DE SON INTRANET 1- Diagnostic numérique FAIRE UNE ÉVALUATION COMPLÈTE DE CE QUI EST OU N’EST PAS (AUDIT) ALIGNER SON INTRANET AVEC LES BESOINS DE L’ORGANISATION RÉALISER UN CAS D’AFFAIRES ET DÉFINIR LES BÉNÉFICES (RSI) POSSIBLES 2- Développement de la solution CONCEVOIR ET FAIRE ENTÉRINER UN PLAN D’ACTION TRIENNAL SE DOTER D’UNE STRUCTURE DE GOUVERNANCE RÉALISTE CHOISIR, MAINTENIR OU MODIFIER UNE APPROCHE TECHNOLOGIQUE MISER SUR L’EXPÉRIENCE-UTILISATEUR METTRE EN PLACE DES PRATIQUES COLLABORATIVES DÉFINIR LA PLACE DU WEB SOCIAL DANS SON INTRANET PLANIFIER LA MOBILITÉ ET LE BYOD 3- Gestion du changement COMMUNIQUER SUR LE CHANGEMENT ET LE GÉRER 4- Optimisation et entretien
  12. 12. • Comprendre enjeux d’entreprise • Comprendre les besoins des partenaires et employés • Faire l’évaluation de l’intranet • Analyser l’utilisation de l’intranet • Vérifier les tendances et les comparables
  13. 13. Phase 1= diagnostic sondage téléphonique groupes de discussion (employés) entrevues d'intervenants clés groupe de travail composé responsables intranet •  Le principal constat est l'étonnante convergence des attentes, tant des usagers que des experts.
  14. 14. Établissez une structure de gouvernance •  Assurer une gouvernance conjointe de l'intranet (Comm.-TI) –  Élaborer et faire entériner un Plan directeur intranet –  Réaliser le Plan directeur •  Créer un Comité directeur (4)
  15. 15. Établissez une structure de gouvernance Domaine Unité responsable Portail d'entreprise Communication interne site des Comm. ou interactive Grands sites et sites Unités d'unités Coordination du réseau Communication interne et outils communs ou interactive (recherche, stats. adressage Structure de gouv. gabarits et normes) Architecture et encadrements Dir. Architecture et sécurité infor. Intégration Web Dir. Services informatiques Sites et applications Support et formation Dir. Bureautique des usagers eLearning et vLearning RH Km) et collaboration Communication interne ou interactive et RH Gestion de l'info. Approvis. ou RH documentaire .
  16. 16. Établissez une structure de gouvernance Table ronde des coordonnateurs (décision.) – 1 représentant par division ou unité de service – 1 coordonnateur corporatif Table technique (consultatif) – 3 représentants des unités, – 3 représentants des TI – 1 coordonnateur corporatif Table ronde des «champions» (consultatif)
  17. 17. •  1 portail et 10 pages d'accueil de grands sites •  > 500 sites intranet et + de 500 000 docs. (pdf, Word, etc.) •  Architecture de sites jusqu’à huit niveaux – à simplifier Portail Vice-présidence Direction Division Unité Sous-unité Contenu 2 Contenu 1 Portail Processus ou fonctions d'affaires Sous- site Contenu 1
  18. 18. Organisation de l’information Portail Accueil Information Corporatif Mission Organigramme Sites connexes Structure interne Référentiel Nous joindre Journal Manchettes Éditos Blogues Nous joindre Social Réseau Communautés Qui fait quoi ? Travail Magasin d’applications Bases de données Collaboration Métier Comité Projet etc Annuaires Annuaires des sites Catalogue de services Bottin interactif Nous joindre Recherche 30
  19. 19. Contenus anarchiques Chaos contrôlé Contenus structurés
  20. 20. 1.  Communiquer les savoirs (blogues et RTW) 2.  Bâtir les savoirs (multiplication des wikis) 3.  Agréger les savoirs (mini-portails, fils RSS) 4.  Rechercher les savoirs (tagging, recherche sémantique) 5.  Identifier les savoirs (réseaux professionnels) 6.  Partager les savoirs (Ideagoras) 7.  Récupérer les savoirs (PtoP avec les retraités) 8.  Documenter les savoirs (Carnets de vie) 9. Gérer les savoirs (Les entrepôts de données) 10. Transmettre les savoirs (vLearning)
  21. 21. Les suites dites sociales
  22. 22. 50
  23. 23. Comité directeur du projet Client corporatif Client pilote Intégration informatique Équipe Informatique Chef de projet intégration Équipe Client corporatif Chef de projet Conception Équipe Client pilote Chef de projet - unité Architecte Intégrateur sénior Webmestre contenus Webmestre contenus Webmestre contenus Webmestre technique Conseiller communication et gestion du changement Firme conseil Architecture de l'information
  24. 24. – Bien cibler les besoins – Bien évaluer les produits (grilles et tests) – Bien choisir son équipe d'implantation – Bien former les ressources – Bien maîtriser le changement
  25. 25. Médias internes
  26. 26. Je me demande à quel point le Web serait différent si tous les utilisateurs étaient obligés de suivre une formation d’une heure sur la navigation et ce, avant d’ouvrir leur navigateur pour la première fois. Les sites Web seraient-ils conçus différemment ? Seraient-ils plus complexes, avec plus de fonctionnalités et immersifs au plan du design ? Est-ce que l’utilisation serait plus grande ? Pourtant, dans le domaine de l’intranet nous pouvons facilement demander aux utilisateurs de lire des guides, regarder des conférences Web (WebEx) ou d’assister à des formations avec formateurs avant de donner accès à l’intranet d’entreprise. La formation est devenue de plus en plus importante au fur et à mesure où les intranets évoluent et incluent des nouveaux contenus, de la collaboration et des applications nécessaires au travail. Intranets - Editorial/Features par Shiv Sing
  27. 27. 1.  Dans quelle proportion, vos employés sont-ils familiers avec le Web et l’ordinateur ? 2.  Quel est le pourcentage d’employés qui utilisent votre intranet à tous les jours ? 3.  Pour quels besoins particuliers utilisent-ils l’intranet ? 4.  Dans quelle mesure les employés réussissent-ils à accomplir les tâches proposées par l’intranet ? 5.  Quel est la taux de roulement dans l’entreprise et les employés changent-ils souvent d’unité ? 6.  Quelles sont les applications jugées «critiques» par la haute direction ? 7.  Ces applications sont-elles dans l’intranet et si oui, sont-elles utilisées correctement ? 8.  À quel rythme les contenus et nouvelles fonctionnalités sont-elles ajoutées à l’intranet ? 9.  Quels sont les moyens utilisés pour communiquer et promouvoir les nouvelles fonctionnalités ? 10. Combien de temps cela prend-il avant que les nouvelles fonctionnalités soient adoptées et/ou utilisées ?
  28. 28. “Les gestionnaires sont rarement préparés au changements culturels et organisationnels qu’implique un intranet d’entreprise efficace. “Les intranets ont tendance à «aplatir» la hiérarchie de l’entreprise, ce qui est très déstabilisant pour les gestionnaires…”
  29. 29. Managing and developing intranets for business value © Melcrum Research
  30. 30. •  L’accès au réseau intranet est en hausse constante depuis 4 ans : –  Mars 2000 87 % –  Mai 2001 91 % –  Juin 2003 93 % •  Les employés de métiers y ont un peu moins accès que les autres (79 %), mais leur accès est significativement à la hausse (71 % en 2001). •  Dans plusieurs sous-groupes, ce sont 99 % à 100 % des employés qui ont accès au réseau. •  La fréquence d’utilisation est elle aussi à la hausse si on compare ceux qui utilisent le réseau tous les jours (incluant plusieurs fois par jour) ou quelques fois par semaine : –  Mars 2000 71 % –  Mai 2001 70 % –  Juin 2003 85 %
  31. 31. Statistiques Nombre de visites totales Mois le plus actif –  Novembre 2012 = 705 356 Jour le plus actif –  25-10-12 = 35 619 Nombre moyen de visites par jour en 2012 –  20 205 Heures de la journée les plus actives (heures de pointe) –  8h00 à 9h00 = 3 939 visites le 13 décembre –  14h00 à 15h00 – 4,727 visites le 31 octobre 2007 = 3 104 800 2010 = 4 933 315 2008 = 3 428 152 2011 = 5 953 047 2009 = 3 663 383 2012 = 7 404 092
  32. 32. Chercher celui qui apportera les réponses… •  Le « Business social networking » (LinkedIn, Viadeo…) –  FOAF: friend of a friend –  Questions/Réponses •  Pourrais-tu me mettre en contact avec …? •  Tu ne connaîtrais pas, par hasard, un juriste efficace spécialisé dans …? •  En (grande) entreprise –  Connaître les personnes clés en rapport avec mon activité, mon rôle, mes projets –  Chacun se présente (profils personnels à usage professionnel) et indique les personnes avec qui il est en relation ou a des affinités –  Chaque personne présente son profil de compétences –  Lorsque je pose une question à quelqu’un ou lorsque je cherche à monter une équipe, j’active les liens et la mise en relation quasi garantie
  33. 33. L’initiateur
  34. 34. Hydro-Québec… 1ère génération
  35. 35. Hydro-Québec… 2e génération
  36. 36. Hydro-Québec… 3e génération
  37. 37. L’ANCIEN…
  38. 38. LE NOUVEAU…
  39. 39. LES FOURNISSEURS

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