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Déploiement d'une
solution de GED (Gestion
Electronique de Documents)
et conduite du changement

Thomas DECHILLY - SOLLAN
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Agenda
Sommaire
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Introduction
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Présentation Sollan
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Thomas Dechilly, Sollan
Principaux enjeux
Principales répo...
Présentation
A propos de Sollan
 Société franco-anglaise fondée en 2001
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Une expertise fonctionnelle et technique éprou...
Présentation
 Trois activités

Conseils, audits, expertise
fonctionnelle et technique

Intégration de solutions,
développ...
Présentation
Spécialiste de l’informatique documentaire

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Création de valeur via la structuration de
contenu : struct...
Références

14/01/2014

© SOLLAN - Structure the unstructured

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Compétences

Facilitateur d’ECM

Technologies et partenaires

14/01/2014

© SOLLAN - Structure the unstructured

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Les missions de la DSNA
 Assurer le service du contrôle aérien
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En adéquation avec la réglementation européenne
Avec ...
Le trafic aérien
 Près de 8000 vols par jour
 29% du trafic européen
Les personnels de la DSNA
Les entités de la DSNA

DSNA

DO

DTI

CESNAC

5 CRNA

SIA

15 SNA
La gestion des documents
 La DSNA dispose d’un nombre important de bases
documentaires et d’outils, plus ou moins herméti...
Les constats
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L’accessibilité est médiocre
Les bases ne sont pas tenues à jour (cohérence):
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Des médias inada...
GEODe - une GED pour la
DSNA
 Le but du projet GEODe est de mettre en œuvre
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un outil de GED
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Une GED pour la DSNA
DSNA/EC
DO/EC
DTI

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5 CRNA
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DOM-TOM

11 SNA
Ce que va apporter GEODe
 Avec la rationalisation des outils (70%), une amélioration
considérable de l’accessibilité des ...
Quels documents dans
GEODe?
 GEODe sera en mesure de gérer les documents:
• Applicables,
• Frappés d’une notion de validi...
Enjeux
 Assurer la maîtrise documentaire tout en adressant
les spécificités locales
• Plan de classement / orientation de...
Alfresco
 Besoin: un socle « GED » flexible afin de profiter des
mécanismes établis de la Gestion Electronique des
Docume...
Alfresco
GEODe
Classement et orientation


Environnement personnalisé « Entité, Service»
• Charte graphique intégrée
• Raccourcis person...
Navigation transversale
 Jeux de catégories unifiées
• Indexation automatique de certains documents
• Indexation document...
Processus documentaires
assistées
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Une procédure documentaire maîtrisée:
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Capacité de définir des processus...
Production documentaire assistée
 Production documentaire assistée
• Création dynamique de documents
à partir de la sélec...
La démarche
 Mise en œuvre progressive, site par site:
• planning fonction des impératifs et de la maturité de l’entité

...
Le déploiement
 Le déploiement se fera en trois phases
• Phase P1
• Mise en service de l’Espace de publication

• Phase P...
Le projet
Le projet aujourd’hui
Le projet
 Déploiement des échelons centraux DSNA et DO
• Démarrage le 4 avril 2009
• Mise en service fin novembre 2009

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Le déploiement

 Mettre en service une GED est finalement peu
compliqué
 La faire accepter par ses utilisateurs est en r...
Le déploiement
 Pour minimiser les risques d’échec
• Mettre en œuvre un outil fonctionnel, intuitif et convivial
• Assure...
Le plan de communication
 Volet majeur de la conduite du changement, il
permettra de:
• toucher l’ensemble des acteurs, d...
Les pilotes de projets locaux
Référents
●
●

SMQS « moteurs »
Autres personnes impliquées dans
le management intermédiaire...
Les actions de
communications

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Organisation d'un séminaire
La tournée du groupe projet dans les centres
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Le bilan
 La GED est une nécessité pour la DSNA
• Audit de certification ISO en avril 2009
• 4 écarts mineurs dont 3 conc...
SOLLAN France
54, rue Emile Zola, 93100 Montreuil | www.sollan.com
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Déploiement d'une solution de GED (Gestion Electronique de Documents) et conduite du changement à la DSNA

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Présentation sur le déploiement d'une solution de Gestion Electronique de Documents par l'intégrateur Sollan à la Direction des Services de Navigation Aérienne.

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Déploiement d'une solution de GED (Gestion Electronique de Documents) et conduite du changement à la DSNA

  1. 1. Déploiement d'une solution de GED (Gestion Electronique de Documents) et conduite du changement Thomas DECHILLY - SOLLAN Jean-Marc BITTOUN – DSNA Le 20 octobre 2009
  2. 2. Agenda Sommaire  Introduction •  Présentation Sollan •  Thomas Dechilly, Sollan Principaux enjeux Principales réponses fonctionnelles Conduite du changement •  Jean-Marc Bittoun, DSNA GEODe: une GED basée sur Alfresco • • •  Thomas Dechilly, Sollan Présentation du contexte Projet DSNA/GEODe •  Bruno Barret, Sollan Jean-Marc Bittoun, DSNA Questions / Réponses
  3. 3. Présentation A propos de Sollan  Société franco-anglaise fondée en 2001 • Une expertise fonctionnelle et technique éprouvée  Présent en France, Bénélux, Royaume-Uni, Espagne et Pologne • Plus de 150 références clients en Europe  Des services étudiés pour vous accompagner dans tous vos projets ECM • 14/01/2014 Dématérialisation, Production documentaire, Collaboratif, RSE, GED, DAM, CMS, Intranet, Moteurs de recherche, BPM, Case Management © SOLLAN - Structure the unstructured 3
  4. 4. Présentation  Trois activités Conseils, audits, expertise fonctionnelle et technique Intégration de solutions, développements spécifiques Edition de solutions logicielles ECM Expertise, Neutralité, Expérience Expertise fonctionnelle et technique VCM - SME 14/01/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 4
  5. 5. Présentation Spécialiste de l’informatique documentaire   Création de valeur via la structuration de contenu : structure the unstructured  14/01/2014 Expertise fonctionnelle et technique sur l'ensemble de la chaîne documentaire Accompagnement de vos prises de décision en amont et lors de la mise en œuvre de vos projets d'ECM © SOLLAN - Structure the unstructured 5
  6. 6. Références 14/01/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 6
  7. 7. Compétences Facilitateur d’ECM Technologies et partenaires 14/01/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 7
  8. 8. Les missions de la DSNA  Assurer le service du contrôle aérien • • En adéquation avec la réglementation européenne Avec des objectifs en matière de sécurité, de qualité et de respect de l’environnement très fort  Assurer le développement et la maintenance de ses systèmes techniques opérationnels  Participer activement aux programmes européens majeurs
  9. 9. Le trafic aérien  Près de 8000 vols par jour  29% du trafic européen
  10. 10. Les personnels de la DSNA
  11. 11. Les entités de la DSNA DSNA DO DTI CESNAC 5 CRNA SIA 15 SNA
  12. 12. La gestion des documents  La DSNA dispose d’un nombre important de bases documentaires et d’outils, plus ou moins hermétiques, et surtout incohérents • • • Au niveau DSNA: Intranet DO, Portail DO, Intranet DGAC, Bases LOTUS… Au niveau des entités: applications GED (rare), répertoires réseaux (90%), Bases LOTUS, Portails Intranet locaux Au niveau des agents eux-mêmes: répertoires de travail sur le disque dur local ou sur son espace réseau.
  13. 13. Les constats   L’accessibilité est médiocre Les bases ne sont pas tenues à jour (cohérence): • • •  Des médias inadaptés pour • •  beaucoup de doublons, documents périmés, jusqu’à 80% de documents impropres gérer correctement les documents (conception, validation, mise à jour et surtout archivage), partager, diffuser facilement les documents. Peu de documents archivés
  14. 14. GEODe - une GED pour la DSNA  Le but du projet GEODe est de mettre en œuvre • • un outil de GED • Application GEODe une organisation adéquate pour maîtriser nos documents • Procédure de maîtrise documentaire
  15. 15. Une GED pour la DSNA DSNA/EC DO/EC DTI GEODe 5 CRNA CESNAC SIA DOM-TOM 11 SNA
  16. 16. Ce que va apporter GEODe  Avec la rationalisation des outils (70%), une amélioration considérable de l’accessibilité des documents  Maîtrise des documents sur l’ensemble du cycle de vie  Une meilleure diffusion des référentiels national/locaux • Textes règlementaires, • Procédures et consignes nationales, • Procédures locales d’exploitation (manuel du contrôleur)  La collaboration entre les différentes entités • Facilité le partage de documents dans le cadre des projet et programmes et projets • Accès direct à la documentation des systèmes techniques opérationnels
  17. 17. Quels documents dans GEODe?  GEODe sera en mesure de gérer les documents: • Applicables, • Frappés d’une notion de validité, • Partagés (publiés, diffusés, mis à la disposition de…), • Non confidentiel.  Mais GEODe n’abritera pas: • Les documents confidentiels • Les documents personnels, • Les documents ne rentrant dans aucune des catégories explicitées ci-dessus.
  18. 18. Enjeux  Assurer la maîtrise documentaire tout en adressant les spécificités locales • Plan de classement / orientation des utilisateurs • Règles communes pour un plan de classement unique • Prise en charge des plans de classement locaux compatibles aux usages documentaires spécifiques • Navigation transversale « par catégories » afin d’offrir un accès aux organisations spécifiques • Accueil personnalisé pour les utilisateurs afin d’éviter la désorientation • Processus documentaires • Procédure unique de gestion documentaire • Prise en compte des exceptions afin d’adapter cette procédure aux besoins spécifiques • Production documentaire normalisée • Permettre à chaque entité/service de définir ses propres modèles documentaires tout en appliquant les règles stabilisées
  19. 19. Alfresco  Besoin: un socle « GED » flexible afin de profiter des mécanismes établis de la Gestion Electronique des Documents: • • • • • Référencement, organisation, gestion des droits Partage, gestion des versions Recherche sur métadonnées ou plein texte Moteur de processus documentaires (workflow) Protocoles variés et unifiés pour accéder au référentiel (Web, Cifs, WebDAV, FTP…) • Personnalisation des IHM et règles de fonctionnement pour l’adapter aux besoins métier.
  20. 20. Alfresco
  21. 21. GEODe
  22. 22. Classement et orientation  Environnement personnalisé « Entité, Service» • Charte graphique intégrée • Raccourcis personnalisés par rapport à l’annuaire d’entreprise • Accès direct à « son entité, son service » – Sur la base d’un plan de classement reprenant l’organisation de la DSNA en entités / services • Espaces et mécanismes unifiés pour la « publication » des documents • Délégation de la gestion fonctionnelle par entité • La gestion et l’animation de menus complémentaires • La diffusion de « news » spécifiques à l’actualités du référentiel documentaire • Personnalisation de modèles documentaires • Ajustement de processus documentaires récurrents
  23. 23. Navigation transversale  Jeux de catégories unifiées • Indexation automatique de certains documents • Indexation document par document  Outil de navigation par « catégories » • Définition de filtres personnalisés
  24. 24. Processus documentaires assistées  Une procédure documentaire maîtrisée: • • • • •  Capacité de définir des processus « par défaut » applicables dans certains contextes du plan de classement • •  Relecture Vérification Approbation Publication Diffusion Délégation de la définition des processus Simplifier l’intervention des utilisateurs « ponctuels » Gestion fine de l’avancement • • • Notification pour chaque étape Tableaux de bord pour le suivi Action de réassignation, annulation
  25. 25. Production documentaire assistée  Production documentaire assistée • Création dynamique de documents à partir de la sélection d’un modèle • Les modèles peuvent être définis à différents niveaux hiérarchiques et sont applicables par les entités et services qui dépendent de ces niveaux • Chaque entité peut enrichir sa liste de modèle et a la main sur la présentation graphique des formulaires de saisie présentés aux utilisateurs • La fusion de données métiers est assurée automatiquement par le générateur (numéro chrono, identifiant de service, autres valeurs invariantes de l’organisation)
  26. 26. La démarche  Mise en œuvre progressive, site par site: • planning fonction des impératifs et de la maturité de l’entité  Le groupe projet GEODe assurera: • les formations des différents acteurs • une assistance sur site sur la phase de démarrage • le support et le suivi à distance sur les phases suivantes  Le projet sera piloté localement dans les centres
  27. 27. Le déploiement  Le déploiement se fera en trois phases • Phase P1 • Mise en service de l’Espace de publication • Phase P2 • Gestion progressive des documents avec GEODe • Au rythme de la mise à jour des référentiels locaux • Puis avec les autres documents qui partagé quotidiennement • Phase P3 Archivage (plus tard)
  28. 28. Le projet Le projet aujourd’hui
  29. 29. Le projet  Déploiement des échelons centraux DSNA et DO • Démarrage le 4 avril 2009 • Mise en service fin novembre 2009  Les autres sites • La Direction de la Technique et de l’Innovation --> fin 2010 • Pour les entités de la Direction des Opérations • À partir de janvier 2010 • SNA/NE (Strasbourg) • CRNA/O (Brest) • CRNA/SE (Aix-en-Provence)
  30. 30. Le déploiement  Mettre en service une GED est finalement peu compliqué  La faire accepter par ses utilisateurs est en règle générale assez difficile, parfois cauchemardesque • La GED révolutionne les usages courants en matière de gestion documentaire • L’être humain, et plus particulièrement les gaulois que nous sommes, sont culturellement réfractaires au changement
  31. 31. Le déploiement  Pour minimiser les risques d’échec • Mettre en œuvre un outil fonctionnel, intuitif et convivial • Assurer la promotion de l’outil auprès des agents • Minimiser l’ampleur des changements en • Adaptant au mieux l’outil aux usages courants • Sensibilisant les agent sur les bénéfices apportés par l’outil • Se préparant au mieux à son arrivée
  32. 32. Le plan de communication  Volet majeur de la conduite du changement, il permettra de: • toucher l’ensemble des acteurs, décideurs et utilisateurs, avec des messages consistants et organisés dans le temps, • créer les conditions de l’appropriation, • aider les utilisateurs à dépasser leur résistance « naturelle » au changement, • transférer les compétences pour conduire le changement « de l’intérieur ».
  33. 33. Les pilotes de projets locaux Référents ● ● SMQS « moteurs » Autres personnes impliquées dans le management intermédiaire et moteur (chef de div, sub ou cellule doc) En amont du déploiement de GEODe, il : • assurera la coordination avec le chef de projet national, • pilotera la conduite du changement de l'intérieur en assurant la promotion du projet et de l'outil, • pilotera les tâches préalables au déploiement
  34. 34. Les actions de communications       Organisation d'un séminaire La tournée du groupe projet dans les centres Interventions au sein de groupes de travail Mise en œuvre d'un portail intranet Les bulletin Info-GEODe Les articles de presse
  35. 35. Le bilan  La GED est une nécessité pour la DSNA • Audit de certification ISO en avril 2009 • 4 écarts mineurs dont 3 concerne la gestion documentaire • Audit de suivi courant mars 2010  La « mayonnaise a pris », GEODe est attendu • Particulièrement dans les centres opérationnels • Moins vrai au sein des échelons centraux  Nous sommes attendu au tournant, il ne faudra pas décevoir
  36. 36. SOLLAN France 54, rue Emile Zola, 93100 Montreuil | www.sollan.com Tél : +33 (0)1 48 51 15 40 Fax : +33 (0)1 48 51 15 48 @ : contact@sollan.com Sollan France
  37. 37. Annexes

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