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Eim360 Gestion de l'information & collaboratif

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Présentation en ligne du 28 Février 2017 du déjeuner-débat EIM360 organisé par Sollan sur le thème : "Gestion de l'information : Pensez collaboratif pour améliorer votre efficacité opérationnelle". Avec les éditeurs Cincom ECM, Jamespot, Knowings et Liferay.

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Eim360 Gestion de l'information & collaboratif

  1. 1. Gestion de l'information : Pensez collaboratif pour améliorer votre efficacité opérationnelle
  2. 2. Paul TERRAY Consulting Manager, Sollan Thomas DECHILLY Directeur Technique, Sollan Bonjour !
  3. 3. Agenda À propos de Sollan L’esprit EIM360 La question du jour Quel collaboratif ? Quels objectifs ? Bonnes pratiques Points de vue partenaires
  4. 4. A propos SOLLAN
  5. 5. Sollan vous conseille sur vos projets de gestion de contenus numériques (ECM)
  6. 6. A propos de Sollan Société franco-anglaise fondée en 2001. 60 collaborateurs Conseil en gestion de contenus numériques ECM Intégration ECM et développements spécifiques Trimly, Solution de gestion photos, vidéos et sons Spécialiste de l’information numérique
  7. 7. 7 Quelques Références
  8. 8. L’esprit EIM360 EIM360
  9. 9. 9 L’esprit EIM360 de Sollan Des événements trimestriels. Des déjeuners-débats autour d’une thématique d’actualité, perçue lors de nos expériences terrain, parfois « sensible » ou polémique. Des entreprises issues de secteurs variés : Un éclairage pour appréhender les problématiques de chacun. L’apport d’expertise et le point de vue des acteurs majeurs du marché. La contribution des entreprises et organisations autour d’une problématique commune.
  10. 10. La question du jour Introduction
  11. 11. 11 Intranet Wiki Espaces projets RSE Portail Commentaire s Bouteille à la mer Workflow Validation Partage de documents Gestion de planning Gestion des tâches Notification s Recherche Annuaire Base de connaissances Processus Messagerie instantanée Mobilité Extranet Solutions collaboratives
  12. 12. Comment s’y retrouver et réussir un projet de solution collaborative ? Question
  13. 13. Quel collaboratif ? 1ère partie
  14. 14. 14 Documents Collaborer autour de quoi ? Organisation Individus Processus
  15. 15. 15 Collaborer autour de l’organisation Structurelle (Services, Directions) Opérationnelle (Projets) Rapprocher ce qui est distant • Géographiquement • Hiérarchiquement • Temporellement Communautés Outils de partage Espaces d’échanges
  16. 16. 16 Collaborer autour des documents Document = Résultat de l’activité Co-élaborer des documents ➔ Collaborer dans l’activité GED
  17. 17. 17 Collaborer autour des individus Individus = compétences, connaissances Collaboration inter-individuelle ➔ Émergence d’une nouvelle efficacité RSE
  18. 18. 18 Collaborer autour des processus Processus = Activité de l’entreprise Vision « dynamique » de l’entreprise ➔ outils supports plutôt que contraintes « Case Management »
  19. 19. Quels objectifs ? 2e partie
  20. 20. 20 Capitaliser et gérer les connaissances 1. Objectifs business visés o Améliorer la qualité et la pertinence des propositions commerciales o Augmenter le nombre de réponses o Améliorer les processus internes et le partage des savoirs et savoir-faire o Assurer l’innovation et la définition de nouvelles offres plus transversales 2. Définir l’organisation et les situations d’usage liées à cette activité o Qui a besoin de quelle connaissance et à quel moment? o Qui peut produire / capitaliser et à quel moment? o Quelle organisation opérationnelle pour cette connaissance? • REX, outils de veille, référentiel d’offres, référentiel de méthodes… 3. Les solutions et les outils viennent en support de cette activité o Référentiel documentaire des offres, espaces d’élaboration des propositions, espaces projets, RSE avec groupes spécialisés par « practices »…
  21. 21. 21 Co-élaborer un livrable 1. Centré sur l’objectif d’un processus o p.ex. Proposition commerciale 2. Définir clairement la cible 3. Fournir des outils pour l’atteindre o Travail à plusieurs (verrouillage, suivi, commentaires, versions de travail, etc.) o Mécanisme de relecture et de validation
  22. 22. 22 Outiller les échanges d’un projet 1. Groupe ayant un objectif commun ➔ Fournir un espace commun 2. Lieux d’échange o Documents o Informations libres o Données structurées (dates, tâches, etc.) Support plutôt que contrainte
  23. 23. 23 Suivre un prospect/client 1. Nouvelle approche 2. Favoriser la connaissance métier 3. Permettre la collaboration autour du cas o Outils de collaboration (GED, WF, Tâches, Messages) o Traçabilité et capitalisation Données statiques (CRM) + Workflow stricts Dossier/statuts (Case) + Outils de collaboration
  24. 24. 24 Entreprise étendue, transformation digitale 1. La collaboration avec ses clients ou ses partenaires o Réseau concessionnaires qui partagent des pratiques ou des informations à propos des produits o Relation entre un assuré et son assurance lors de la déclaration et du suivi d’un sinistre o Relation entre une entreprise et ses clients pour le suivi et le support aux services rendus 2. Mobiliser les solutions de collaboration au sein de nouveaux dispositifs centrés vers l’utilisateur
  25. 25. Bonnes pratiques 3e partie
  26. 26. 26 Bonnes pratiques 1. Formuler les objectifs métiers et business avant tout 2. Définir les (nouveaux) processus 3. Identifier les composantes fortes de la collaboration 4. Identifier les sponsors et animateurs des nouveaux processus 5. Déployer suivant un principe de projet pilote 6. Assurer la conduite du changement o Communication o Formation o Support aux utilisateurs
  27. 27. Points de vue Partenaires 4e partie
  28. 28. Partenaires
  29. 29. Société • Editeur de logiciels depuis 48 ans • Monde : 800 personnes – CA 100M€ • 4 Centres de R&D • Portefeuille de solutions diversifié • 19 localisations avec une forte présence européenne : • Royaume-Uni, Italie, Espagne, Allemagne… • 10M€ de CA, 70 personnes, 800 clients • 2 sites : Paris et Lyon (centre de R&D) • Membre des associations eFutura, Xplor et Aiim
  30. 30. Point de vue Echanges transverses Echanges plus directs Implication de la direction + Conduite du changement + Implication des métiers = Augmente le taux de réussite du projet Intégration forte avec le SI
  31. 31. Offre Document Management Workflow Web Content Management Record Management Capture Diffuser Préserver Collaboratif
  32. 32. Jamespot JAMESPOT, ÉDITEUR DE LOGICIELS FRANÇAIS SPÉCIALISÉ DANS LES SOLUTIONS COLLABORATIVES ET SOCIALES, ACCOMPAGNE LES ENTREPRISES ET LES INSTITUTIONS DANS LEUR TRANSFORMATION DIGITALE. La solution éponyme, Jamespot, est un réseau social professionnel hautement configurable selon des contextes métiers grâce à un catalogue composé de plus de 80 applications activables en quelques clics. Jamespot est l’outil idéal pour partager des informations, interagir, collaborer, renforcer le lien entre les utilisateurs et dynamiser l’activité d’une société au quotidien. Chaque métier renforce sa performance par le collaboratif, en déployant des applications opérationnelles, ciblées sur les processus (remontée terrain, visioconférence, appel d’offres, plans de communication...).
  33. 33. Jamespot – L’offre AVEC JAMESPOT.PRO, CRÉEZ UN RÉSEAU SOCIAL D'ENTREPRISE À VOTRE IMAGE. Activez simplement les applications métiers qui répondent à vos besoins spécifiques et qui sont directement disponibles dans l’App Store. Voici les principaux usages de Jamespot : Communication Intranet / Extranet Gestion de projet GED Infos / Documents Clubs et communautés métier Veille collaborative Gestion de l’innovation Processus métier collaboratifs KM / Base de connaissances
  34. 34. Jamespot pour gérer l’information JAMESPOT PERMET DE CAPITALISER SUR L'EXPÉRIENCE COLLECTIVE EN METTANT À DISPOSITION DES COLLABORATEURS UN PUISSANT OUTIL POUR FLUIDIFIER LES ÉCHANGES, PARTAGER DES DOCUMENTS, DISPOSER D’UNE INFORMATION UNIFIÉE ET À JOUR.
  35. 35. Archivage Physique - Numérisation BPO - Logiciels de GED et collaboration 5 500 clients – 480 Collaborateurs – 14 sites en France + Suisse - Espagne - Maurice
  36. 36. 2 offres complémentaires Knowings Collaborative ECM Intranet/extranet collaboratif et social Usine à sites ou communautés Paramétrage facilité par clonage Classements par Facettes Diffusion des informations par profils Knowings Pack GED GED collaborative et ouverte aux Tiers (clients, fournisseurs, partenaires…) Workflow Automates de rangement, de diffusion Design et ergonomie au service de la productivité Recherches à facettes et arborescentes
  37. 37. Point de vue (nécessairement un peu caricatural) GED Plateforme collaborative Principaux Objets manipulés Documents Des individus et des contenus multiples Volumétrie Des millions de documents Des milliers ou centaines de milliers Finalité Classer, trouver, sécuriser, conserver, gérer des processus Créer, échanger, partager, capitaliser, mettre en relation Indicateurs d’activité et d’usage Volume de documents, temps de conservation, flux de documents, temps de processus intensités des échanges, engagement, qualité des contenus Classement Organisé, contraint (arborescences, formulaires) Par tags, souple, Intranet collaboratif et GED : 2 approches complémentaires mais nécessairement distinctes  2 logiciels basés sur le même socle mais différents
  38. 38. LIFERAY .
  39. 39. Offre • Liferay est principalement utilisé pour : o Intranet et Digital Workplace o Portail client et fournisseurs de type « selfcare » o Sites Web avec « engagement client » (acquisition, fidélisation..) o Website factory  Multi-marques  Multi-canal • Le différenciateur ? • « Liferay DXP offer WCM features against WCM product who tries to offer Portal features »
  40. 40. Point de vue • Les usagers veulent une vue 360° • Automatisation des tâches et/ou chaîne continue • Outils accessibles en externe type mode asynchrone et disponible 24/7 • Interfaces modernes et simplicité d’usage
  41. 41. MERCI!
  42. 42. contact@sollan.com 01 48 51 15 40 Contact

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