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Mener un projet de dématérialisation de factures : les 10 étapes incontournables!
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Eim360 Dématérialisation et Archivage électronique

Présentation en ligne du déjeuner-débat EIM360 organisé par Sollan sur le thème : "Dématérialisation et Archivage électronique : un duo incontournable ?". Avec les éditeurs Cecurity.com, Everteam, Generix Group et Kofax.

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Eim360 Dématérialisation et Archivage électronique

  1. 1. 16/02/2016 Christine FORET, Responsable Pôle Conseil DEMAT, Sollan Paul TERRAY, Responsable Pôle Conseil GED - Archivage, Sollan Dématérialisation et archivage électronique : un duo incontournable ? Avec les éditeurs
  2. 2. Sommaire 02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 2 A propos de Sollan L’esprit EIM360 La question du jour Dématérialisation et e-archivage Les fondamentaux Quel arbitrage ? Points de vue partenaires
  3. 3. A propos de Sollan 02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 3 www.sollan.com Conseil en gestion de contenus (ECM) VCM, Solution de gestion photos, vidéos et sons Conseil en gestion de contenus numériques (ECM) et transition digitale Intégration ECM et développements spécifiques VCM, Solution de gestion photos, vidéos et sons Expert en gestion de contenus numériques (ECM). Accompagnement à la transition digitale. 60 collaborateursSociété franco-anglaise fondée en 2001.
  4. 4. 02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 4 Quelques Références
  5. 5. Sommaire 02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 5 A propos de Sollan L’esprit EIM360 La question du jour Dématérialisation et e-archivage Les fondamentaux Quel arbitrage ? Points de vue partenaires
  6. 6. Sollan EIM360 02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 6 L’esprit EIM360 de Sollan  Des événements trimestriels.  Des déjeuners-débats autour d’une thématique d’actualité, perçue lors de nos expériences terrain, parfois « sensible » ou polémique.  Des entreprises issues de secteurs variés : Un éclairage pour appréhender les problématiques de chacun.  L’apport d’expertise et le point de vue des acteurs majeurs du marché.  La contribution des entreprises et organisations autour d’une problématique commune.
  7. 7. Sommaire 02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 7 A propos de Sollan L’esprit EIM360 La question du jour Dématérialisation et e-archivage Les fondamentaux Quel arbitrage ? Points de vue partenaires
  8. 8. Question du jour 02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 8 Pourquoi un EIM Dématérialisation et e-archivage ?  Constats : Côté métiers • Prise en compte tardive • des besoins d’archivage électronique • de la transversalité du besoin • Liée à des contraintes règlementaires afférentes aux besoins verticaux • Confusion entre sauvegarde, stockage, GED, archivage • Difficulté à fédérer les attentes et décisions • Pression variable selon les métiers • Décalages de maturité d’analyse des besoins • Souci de partage des budgets • Contraintes de « fin de marchés » selon les métiers • Un défaut de prise de conscience de la hiérarchie
  9. 9. Question du jour 02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 9 Pourquoi un EIM Dématérialisation et e-archivage ?  Constats : Point de vue de la DSI • Notion d’archivage peu maîtrisé fonctionnellement • Marché très hétérogène en terme de solutions • S.A.E. / Coffre-Fort • On Premise vs. SaaS • Difficulté à prouver un R.O.I. sur ces projets • Calcul sur le risque, complexe à calculer • Projet complet • Logiciel • Matériel • Procédures
  10. 10. Sommaire 02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 10 A propos de Sollan L’esprit EIM360 La question du jour Dématérialisation et e-archivage Les fondamentaux Quel arbitrage ? Points de vue partenaires
  11. 11. 02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 11 Dématérialisation Dématérialisation d’un document ou d’un processus physique = Remplacement, partiel ou total, par sa contrepartie numérique.  La dématérialisation peut s’appliquer : • Aux supports qui véhiculent les données. • Aux flux d’informations. • Aux processus métiers. Dématérialisation et e-archivage
  12. 12. 02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 12 Dématérialisation et e-archivage Dématérialisation : un périmètre en extension Projets de dématérialisation Facteurs économiques Contexte conjoncturel et structurel Facteurs règlementaires / politiques Contexte conjoncturel et structurel Evolution / pression du marché Marché en expansion et effet réseau Facteurs technologiques / solutions Maturité des solutions
  13. 13. Contexte global : quelques grands jalons 29/10/2015 Dématérialisation et e-archivage 15 Reconnaissance de l’écrit électronique comme preuve : Loi 2000-230 du 13 mars 2000 adaptation du droit de la preuve aux technologies de l'information et relative à la signature électronique Article 1316-1 du Code civil Equivalence de force probante entre les écrits sous forme papier et électronique Ordonnance n° 2016-131 du 10 février 2016 Réforme du droit des contrats, du régime général et de la preuve des obligations Copie réalisée sur support électronique a la même force probante que l’original Loi du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique Validité des actes juridiques conclus sous forme électronique 2008 - Loi de modernisation de l’économie Convention cadre nationale collectivités, EPL et EPS Directive TVA 2010/45/UE Égalité Facture papier/Facture électronique LOI NOTRe 2015 Nouvelle organisation territoriale de la République Ordonnance 2014-697 juin 2014 et Chorus Portail Pro 2017
  14. 14. Dématérialisation et e-archivage 02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 14 Besoins métiers et documents/données numériques PaiementPaiement Recouvrement Trésorerie Sourcing Paie Composition Fabrication Liasse fiscale Taxes Contrôles Market Achats Ventes Finances RH Prod.Fiscalité Qualité Procédures Manuels Déclaratif Prospection Parc client Commandes Factures fournisseurs Commandes Factures clients Déclaration FournisseursClients Organismes sociaux SalariéEtatBanques CitoyenProspects Productivité Efficienc e Concurrence Sécurité Service Conformité Mobilité Contraintes Economies R.O.I Qualité Traçabilité Appli Appli Appli Appli Appli Appli Appli Appli e-mails, back office / front office, ..
  15. 15. Dématérialisation et e-archivage 02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 15 Besoins métiers et documents/données numériques Information stockée/conservée dans des systèmes métiers adaptés à sa nature CRM ERP RSE GED PLM SIG
  16. 16. Dématérialisation et e-archivage 02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 16 Objet numérique : preuve libre, preuve légale  Modalités d’établissement des pièces correctement décrites  Principe de conservation inscrit dans la loi... ... mais absence de règles uniformes de conservation « Preuve libre » Tous les moyens de preuve sont recevables en cas de litige. Systèmeprobatoire français « Preuve légale » La loi impose certains moyens de preuve  En cas de litige, l’entreprise doit pouvoir justifier ses droits.  Exigences disparates - Contenu - Durées de conservation…  Modalités spécifiques (comptabilité informatisée, e-factures ou EDI, droit du travail, ...)  Pour une même pièce : durées différentes selon domaine juridique concerné.
  17. 17. Sommaire 02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 17 A propos de Sollan L’esprit EIM360 La question du jour Dématérialisation et e-archivage Les fondamentaux Quel arbitrage ? Points de vue partenaires
  18. 18. Les fondamentaux 02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 18 Objectifs génériques de l’archivage électronique Pouvoir restituer une information au bout d’une durée potentiellement longue Garantir l’intégrité de celle-ci au moment de la restitution Sans que cela ne coûte trop cher !
  19. 19. Les fondamentaux 02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 19 Objectifs génériques de l’archivage électronique • Se conformer aux exigences légales et réglementaires • Démontrer un état ou une action en cas d’audit • Apporter une preuve opposable en cas de contentieux Raisons juridiques ou contractuelles  Archivage à valeur probatoire • Capitaliser le savoir-faire pour l’exploiter ultérieurement • Conserver le patrimoine historique de l’entreprise Raisons entrepreneuriales et mémorielles  Archivage patrimonial • Limiter la gestion des objets « obsolètes » • Décommissionner les anciennes applications • Diminuer les coûts de stockage Raisons d’urbanisation  Archivage SI
  20. 20. 3 étapes dans l’archivage traditionnel et numérique 29/10/2015 L’archivage courant • Documents actifs : classement de proximité ou archives courantes pour les documents nécessaires à l’activité des services. • Cet archivage est supporté par les applications métiers et les GED. L’archivage intermédiaire • Documents semi-actifs qui, du fait de leur DUA, ne peuvent faire l’objet d’une élimination. • Besoins juridiques => Nécessité d‘une SAE (normes, agréments SIAF et certifications). • Peut être internalisé ou externalisé. L’archivage définitif • Documents passifs : Pièces qui doivent être conservées sans limitation de durée du fait de leur valeur patrimoniale (historique, statistique, scientifique). • Ne ne peut pas être confié à un prestataire privé. • Prise en charge pas une institution publique d’archives. Les fondamentaux
  21. 21. Cadre normatif Mandat archivage électronique Fig. 3. Les principales normes de gestion du cycle de vie et de conservation définitive Voir les fichesannexe : Les conditions de l'interopérabilité et de la préservation sur le long terme : le respect du c 29/10/2015 Nombreuses normes, nombreux standards qui ne couvrent pas les mêmes périmètres  NF Z 42-013 : Spécifications relatives à la conception et à l'exploitation de systèmes informatiques en vue d'assurer la conservation et l'intégrité des documents stockés dans ces systèmes  MoReq 2010 : Modular Requirements for Records Systems  ISO 15489 : Information et documentation, «Records management»  ISO 14721: Open Archival Information System (OAIS) Les fondamentaux
  22. 22. Outils mis en œuvre 29/10/2015 Outils de GED / Outils métiers • Pour l'ensemble des données et documents quelle que soit leur valeur • Production, collaboration, données vivantes ; • Numérisation, capture et contrôle des données externes ; • Classement ; gestion et recherche ; accès, diffusion, etc. Outils de records management (RM) • Pour les documents figés (qu'on ne peut plus modifier), essentiels à valeur de preuve : • Fonctions complémentaires : • Gestion du cycle de vie des données et documents, • Fonctions liées à l'intégrité et à la traçabilité SAE Fonctions complémentaires au RM, assurant la pérennisation des données et des documents : • identification et validation des formats, conversion des formats, • gestion fine des métadonnées techniques sur les formats, • plans de migrations des formats et supports... Les fondamentaux
  23. 23. Les fondamentaux 02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 23 Différence entre Stockage et Archivage Stockage Archivage Emplacement Sur un espace partagé Dans un système métier Dans un système dédié Objectif Gérer et exploiter l’information Assurer la garantie de conservation Diminuer le coût de conservation Durée de conservation Durée d’utilisation courante Valeur de l’information Accès Synchrone Synchrone / Asynchrone Sécurité Accès régulier Conformité Accès long terme
  24. 24. Les fondamentaux Pourquoi ne pas conserver la donnée dans les systèmes métiers ?  Parce qu’ils n’offrent pas le même niveau de sécurisation et de pérennisation • Ils gèrent de la donnée « vivante », et donc pouvant être modifiée • Ils n’offrent pas de garantie « forte » d’intégrité des données • Les formats peuvent être propriétaires  Parce que cela coûte cher • La donnée « vivante » est plus chère à conserver • Les systèmes doivent être maintenus • La conservation n’est pas centralisée dans un seul système 02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 24
  25. 25. Les fondamentaux 14/10/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 25 Que recouvre l’archivage électronique Archivage électronique Logiciel Matériel Intégration Processus Administration
  26. 26. Les fondamentaux 02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 26 Fonctions socles d’un S.A.E. Gestion de flux entrants Organisation Sécurité des accès Politique de rétention Gestion des supports de stockage Valeur probatoire Pérennité Restitution des archives Valorisation Interfaces Structuration Conservation Stockage
  27. 27. Les fondamentaux 02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 27 Fonctions socles d’un S.A.E. Gestion de flux entrants Organisation Sécurité des accès Politique de rétention Gestion des supports de stockage Valeur probatoire Pérennité Restitution des archives Valorisation Interfaces Structuration Conservation Stockage Coffre-fort électronique
  28. 28. Sommaire 02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 28 A propos de Sollan L’esprit EIM360 La question du jour Dématérialisation et e-archivage Les fondamentaux Quel arbitrage ? Points de vue partenaires
  29. 29. Quel arbitrage ? 02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 29 Stratégie 1 : retenir un SAE vertical  Solution d’archivage propre au besoin métier • Adresser dans les temps des besoins très spécifiques / métiers • Des solutions prenant en compte les obligations règlementaires spécifiques au processus concerné • Des solutions fonctionnellement adaptées aux besoins • Plus forte autonomie dans la prise de décision interne  Pose les questions autour de ... • La couverture d’autres besoins de l’organisation • La multiplication des solutions/prestataires • La consolidation des archives électroniques
  30. 30. Quel arbitrage ? 02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 30 Stratégie 2 : S.A.E. comme élément socle  Solution d’archivage transverse • Conservation du contrôle sur les données • Permet d’adresser des besoins très spécifiques / métiers • Diminue les coûts sur des gros volumes • Permet d’archiver les données dans une logique transverse  Couverture de l’ensemble des besoins • Légal, Patrimonial, Technique • Service plutôt que logiciel : devient une offre interne complète • Permet également des systèmes intégrés archivage courant, intermédiaire et définitif.
  31. 31. Quel arbitrage ? 02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 31 Stratégie 3 : une cohabitation gérée dans le temps  Exemple : Société de transport aéronautique • Besoins très multiples et variés, dont beaucoup sont propres à son activité • Dématérialisation progressive mais peu encadrée globalement • Connaissance faible des contraintes juridiques sur la dématérialisation  Approche progressive • Actions de dématérialisation en silo sur les fonctions transverses, avec un archivage spécifique • Prise de conscience sur des besoins dispersés et réflexion dans le même temps d’une approche globale • Justification par le coût (décommissionnement, diminution des coûts de stockage) et par le risque
  32. 32. Statuts Stratégie 3 : une cohabitation gérée dans le temps 02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 32 ERP Compta-Finances Secteur public : démat Factures CPP 2017... et PES - PJ « full démat » en cible SAE (archives intermédiaires) T2 Dématérialisation et e-archivage F1 F2 F3 F4 SAE T1
  33. 33. Sommaire 02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 33 A propos de Sollan L’esprit EIM360 La question du jour Dématérialisation et e-archivage Les fondamentaux Quel arbitrage ? Points de vue partenaires
  34. 34. Kofax – Une présence mondiale Solide Clients: 20 000+ Installations: 150 000+ Intégrations ERP, CRM, LOB : Dizaines de milliers Cotée au NASDAQ & LSE: KFX Siège social : Irvine, CA Employés: 1,200+ in 30 countries Partenaires : 800+ in 70 countries 34
  35. 35. ERP / CRM / LOB ECM & Records Management Databases & Other Archives IT & Telecom Infrastructure “Systèmes d’Enregistrement” Kofax – Un positionnement unique : First Mile KOFAX Une experience client optimisée & Des coûts opérationnels réduits au maximum “Systèmes d’Engagement” Mobile Emails XML / EDI Data Streams MS Office / PDF TIFF / JPEG files Portails Faxs MFPs / MFDs Papier 35
  36. 36. Capabilities and expertise for better engagement 36 Insurance Financial services Government Healthcare Retail Manufacturing Business process outsourcing Education Accounting & finance Human resources Operations Capture Manage Deliver Mobile Analytics Integration eSignatur e & signature verificati on Multichan nel capture Extraction & verificatio n Case managem ent Content managem ent Workflow & process automatio n Customer communica tion manageme nt Document compositi on Search
  37. 37. Tiers de confiance éditeur de logiciel pour l’échange sécurisé et l’archivage des écrits électroniques Acteur majeur du marché de la dématérialisation et de la confiance numérique • Coffre-fort électronique Communicant • Système d'Archivage Electronique PEA (Preuve, Echange & Archivage). 02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 37 Cecurity.com
  38. 38. 02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 38 Offre Coffre-fort numériqueSystème d’Archivage Electronique Coffre-fort électronique CommunicantPEA (Preuve Echange Archivage) Documents factures, fiches de paie, relevés, contrats Traces jeux, logs de connexion Données personnelles financières, santé Disponibilité outil de recherche, métadonnées Conformité intégrité traçabilité confidentialité Scalabilité stockage de milliards de documents numériques Produits Valeurs d’usage Modèles devente Logiciels hébergés par le client ou Cecurity.com - Licence & mode SaaS DestinataireEmetteur
  39. 39. 02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 39 Point de vue  L’archivage électronique probant, composante indispensable, mais parfois sous- estimée, d’un projet de dématérialisation  Le socle d’archivage électronique probant favorise le développement de nouveaux services de dématérialisation  La complémentarité entre le SAE et le coffre-fort numérique dans un projet de dématérialisation • Archivage électronique probant de l’émetteur (SAE) et boîtes aux lettres électroniques sécurisée des destinataires (CFN) • CNF composant du SAE pour les archives électronique signées ou cryptées  Dématérialisation, archivage électronique et chiffrement • Un trio incontournable ?
  40. 40. 02/03/2016 La société
  41. 41. L’offre  Dans un contexte de dématérialisation amont. Everteam.archivage se situe comme un réceptacle direct des flux.  Dans un tel contexte, les fonctions clés sont les fonctions : • De Capture de masse ou unitaire, • De Stockage et de conservation (ISO 14641), • De Gestion du référentiel d’archivage, • De Recherche unifiée.
  42. 42. Point de vue  Constats • Plusieurs approches de mise en place possibles, en fonction : • Des traitements à effectuer sur les documents • De la valeur des documents, et de leurs cycles de vie, • Du nombre de flux à gérer et de leurs volumétries, • De la relation entre le support papier et électronique. • L’articulation « GED » et « Archivage » est générateur de coûts et de risques et fait progressivement place à des solutions de « Record Management » • La gestion de charge est un critère de succès important, notamment : • La scalabilité des fonctions d’import de masse, • La performance de la recherche • La maitrise des flux, et l’application des destructions. « 60% des entreprises disposent d’un référentiel d’archivage, mais seulement 34% l’applique pour détruire des archives (Source : AIIM) »
  43. 43. 02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 43 Profil de Generix  L’un des principaux éditeurs et opérateurs de services applicatifs français : 54 M€ de CA et 400 collaborateurs  Accompagne la transformation digitale de ses clients sur 2 principaux axes : • Intégration et la collaboration multi-entreprises: EDI, demat. documentaire (fax, OCR, smart PDF, webform), E-Invoicing, portail collaboratif, onboarding, gestion de contenus, … • Exécution et pilotage de la supply chain: WMS, TMS, VMI, …  Présence locale et internationale : 6 filiales et 10 revendeurs  Dernière acquisition : GMI connectivity  Derniers contrats majeurs : Carrefour, Essilor, Presstaliss  5 000 clients sur notre offre de collaboration inter-entreprises  Cotée sur Euronext Paris Vote Logo
  44. 44. I n t é g r a t i o n e t c o l l a b o r a t i o n B 2 B A l l i n o n e c o l l a b o r a t i v e p l a t f o r m 44 Corporate Applications ERP HR CRM FI MKT Generix Collaborative Integration Paperless Services : Smart PDF, OCR, … EDI Managed Services Content Managed Services Regulated flow Managed Services Reporting & analytic Managed Services Generix Collaborative Applications Order to CashPurchase to pay Supplier InvoicingCustomer Invoicing Supply Chain MgtCPFR Access Chanel Web, mobile, IoT Connexions Social, community Services On boarding services Generix Collaborative Network All in one Collaborative Platform Customers Suppliers 3LP Carriers Bank Government Others cloud B providers Connected devices Internet of things Web users Paper users
  45. 45. 02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 45 Gestion des contenus numériques, archivage, coffre fort, notre position Nous traitons 2 millions de documents par jour principalement sur la chaine logistique : référencement produit, commande, expédition, réception, facturation, paiement  Offres de dématérialisation de plus en plus verticalisées et à destination des directions métiers : Purchase to Pay, Service après vente, Traçabilité marchandises, E-Invoicing, …  Au sein desquelles les systèmes d’archivage, le coffre fort, les pistes d’audit, … sont intégrés soit pour respecter une réglementation, soit pour le confort des utilisateurs et dans la logique d’une plate-forme de collaboration All in one  Des traitements multiples : traductions & transports de données, contrôles, signatures, intégrité, intégration ERP, archivage à vocation probatoire, …  Agrégés au sein d’une IHM unique orientée pilotage/optimisation des processus métiers Vote Logo
  46. 46. 02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 46
  47. 47. SOLLAN France 54, rue Emile Zola, 93100 Montreuil | www.sollan.com Tél : +33 (0)1 48 51 15 40 Fax : +33 (0)1 48 51 15 48 @ : contact@sollan.com Nous serons sur le salon Documation les 6 et 7 avril 2016
  • faridZini

    Oct. 23, 2018

Présentation en ligne du déjeuner-débat EIM360 organisé par Sollan sur le thème : "Dématérialisation et Archivage électronique : un duo incontournable ?". Avec les éditeurs Cecurity.com, Everteam, Generix Group et Kofax.

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