Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

Как выбирать LMS, чтобы не пожалеть о выборе

3,460 views

Published on

Методическое пособие по разработке концепции LMS

Published in: Education

Как выбирать LMS, чтобы не пожалеть о выборе

  1. 1. 2015 Как выбрать LMS и не пожалеть о выборе Разработка концепции LMS Елена ЛОКТЕВА www.e-learning.by
  2. 2. 1 Введение ......................................................................................................................................................................2 1. Формулируем бизнес-требования к LMS..........................................................................................................3 1.1. Описание бизнеса Заказчика ....................................................................................................................3 1.2. Бизнес-нужды.............................................................................................................................................4 1.3. Сформулировать бизнес-цели и критерии успеха ..................................................................................5 1.4. Образ решения...........................................................................................................................................6 1.5. Факторы бизнес-рисков.............................................................................................................................7 1.6. Предположения и зависимости................................................................................................................9 2. Границы проекта...............................................................................................................................................11 2.1. Основные функции...................................................................................................................................11 2.2. Состав релизов .........................................................................................................................................14 3. Бизнес-контекст ................................................................................................................................................15 3.1. Профили заинтересованных лиц ............................................................................................................15 3.2. Приоритеты проекта ................................................................................................................................16 3.3. Особенности развертывания ..................................................................................................................16 Послесловие...............................................................................................................................................................17 Мои контакты.............................................................................................................................................................17
  3. 3. 2 Введение В Интернете довольно часто можно встретить статьи о том, как правильно выбирать систему управления обучением (learning management system, LMS). На самом деле, когда мы выбираем программное обеспечение, мы должны составлять к нему такие же полноценные требования, какие составляем при его разработке. Всем – и Заказчикам, и разработчикам LMS – было бы проще, если бы Заказчик мог четко и достаточно полно сформулировать требования. Не было бы LMS, висящих мертвым грузом и использующихся на 10% своих возможностей. Не было бы недовольных Заказчиков, у которых LMS виновата в том, что дистанционное обучение в их организации получилось не эффективным. Однако все это, как и 10 лет назад, когда я выбирала первую LMS, имеет место. Надеюсь, эта брошюра позволит вам подготовиться к выбору LMS более тщательно, лучше осознать, что за инструмент вам нужен. ВАЖНО! 1. В представленной информации под LMS может подразумеваться как готовая платформа, так и LMS, выстроенная как связка независимых Интернет-сервисов! Наша задача – сформулировать требования к системе управления обучением! То есть к такой системе, которая позволит нам управлять учебным процессом так, как нужно именно нам. 2. Везде, где будет упомянуто слово «требования», подразумеваются требования к продукту (какой должна быть LMS, в какой среде функционировать и т.п.), а не требования к проекту (бюджеты, сроки, персонал и т.п.) 3. Если по мере чтения у вас будут появляться вопросы, вы можете связаться со мной: a. по e-mail: Elena.Lokteva@gmail.com b. по Skype: e.lokteva
  4. 4. 3 1. Формулируем бизнес-требования к LMS Часто можно услышать такой запрос: «Мы – ООО «Круть-крутая». Планируем покупать платформу дистанционного обучения. Нам сказали, что вы можете нам помочь выбрать платформу. Подскажите, что нам лучше купить?» Подобный запрос аналогичен звонку в стоматологический кабинет: «Я – Иван Иванов. Планирую полечить зубы. Подскажите, какое лечение лучше выбрать?» Не надо быть врачом, чтобы понимать: для ответа на этот вопрос нужна цепочка событий опрос пациента  осмотр пациента  дополнительные исследования   диагноз  предложение вариантов лечения. В части 1 фиксируем результаты опроса и осмотра «пациента». 1.1. Описание бизнеса Заказчика Не важно, кто выступает Заказчиком – гендиректор компании, начальник отдела дистанционного обучения или активный школьный учитель. Портрет Заказчика просто необходим, поэтому на этом этапе нужно собрать и зафиксировать как можно больше фактов о бизнесе. В переносе на наш стоматологический пример – врач осматривает зубы и констатирует факты: «8-й удален… 4-й, 5-й, 6-й – пломба… 1-й, 2-й – небольшой кариес…». Таблица 1. Примеры описаний Заказчиков Заказчик Описание Учебный центр Учебный центр имеет пул из 15 образовательных программ в области финансов, по которым ежегодно обучается 1000 слушателей. Программы реализуются как в открытом, так и в корпоративном формате. В центре преподает 3 штатных преподавателя и 15 совместителей. Если на программе работает только один преподаватель, то на время его отпуска учебные группы не формируются. В учебную группу зачисляется не более 15 человек. Формированием учебных групп занимаются тренинг-менеджеры. Отбор на программу ведется на основании заявок, которые подаются через сайт или по телефону. Зачисление в группу - по результатам предварительного тестирования. Тестирование проводится в учебных классах на бумаге. Результаты обрабатываются методистами или преподавателями, вносятся и анализируются в файлах Excel. По результатам зачисления тренинг-менеджеры обзванивают зачисленных слушателей и приглашают их на первое занятие. Не прошедшие отбор никак не уведомляются. Зачастую они перезванивают, чтобы узнать результаты. Некоторые просят дать обратную связь. Разработанные учебные материалы предлагаются слушателям в печатном и/или в электронном виде. Доступ к электронным материалам каждый преподаватель организует самостоятельно.
  5. 5. 4 Заказчик Описание Отдел обучения персонала компании Компания занимается розничной продажей товаров для детей. Компания имеет представительства в 20 городах России и Беларуси. Общая численность персонала – 2200 человек. Наиболее актуальные потребности в обучении:  адаптационное обучение новых сотрудников – проводится в виде семинара по мере прихода новых сотрудников в группах из 20-25 человек,  продуктовое обучение продавцов – проводится в формате семинаров при поступлении в магазинах новых товаров от старых и новых поставщиков; обучение проводит внутренний тренер для представительств в Москве, Санкт-Петербурге, Минске, Бресте и Гродно; остальные представительства изучают новые продукты по текстовым документам и презентации с семинаров;  обучение руководящего персонала – проводится на внешних тренингах, стихийно Учитель математики Иван Петрович – штатный учитель математики в гимназии, преподает в 10-11 классах с углубленным изучением математики. Занятость - 24 учебных часа в неделю. Дополнительно занимается репетиторством по математике (подготовка к ЦТ). В обязанности Ивана Петровича, помимо проведения занятий, входит проверка домашних заданий (80 учеников в двух 10-х и двух 11-х классах гимназии, 5 на репетиторстве), проверка самостоятельных и контрольных работ, дополнительные занятия с отстающими учениками. Проверка одного домашнего задания 80 учеников гимназии занимает порядка 3-4 часов. Поездки к ученикам по репетиторству (время в пути) занимает около 15 часов в неделю. 1.2. Бизнес-нужды Как правило, LMS внедряется а) для развития бизнеса Заказчика, б) для решения существующих бизнес- проблем. Иными словами, задача внедрения LMS – удовлетворить определенные бизнес-нужды Заказчика. ВАЖНО! Принято считать, что если Заказчик, занимающийся обучением, ищет программное обеспечение, то он ищет LMS. Но это далеко не всегда так! Бывает, что для удовлетворения бизнес-нужд клиента достаточно создать канал на YouTube или блог на WordPress. На этом шаге необходимо перечислить текущие возможности бизнеса, а также кратко и доступно сформулировать, какие проблемы должны быть решены внедрением LMS, какие задачи стоят перед организацией. Иными словами – на что жалуется «пациент». Тумаки из практики Образовательное учреждение готово выделить порядка $10.000 на обновление LMS. Причем, нужно было выбрать: обновить версию имеющейся LMS, докупить к ней новые модули или вообще поменять ее на другой продукт. При этом необходимо было использовать имеющийся в организации сервер с настроенным на нем программным обеспечением. Один из вендоров предложил решение стоимостью $8.000. Однако в ходе презентации выяснилось, что помимо покупки самой LMS понадобится:  купить два более мощных сервера вместо одного имеющегося,  купить специальное ПО для этих серверов,  всем пользователям ПО иметь на рабочих компьютерах (не важно, пользуются они LMS в учебных классах или дома) еще одно платное ПО. Если бы исходные возможности образовательного учреждения были зафиксированы в концепции, то предложение этого вендора вообще не попало бы в список рассматриваемых решений. В результате же было потрачено время на ненужную 2-часовую презентацию. Для выявления бизнес-нужд и возможностей можно использовать самые разные техники: SWOT-анализ, Fishbone-диаграмму, 5-Why. Ниже приведены примеры бизнес-нужд Заказчиков, описанных в Таблица 1.
  6. 6. 5 Таблица 2. Примеры описания бизнес-нужд Заказчик Бизнес-нужды Учебный центр  Привлечь преподавателей из других регионов. Обеспечить наличие как минимум двух преподавателей на программе.  Реализовать программы в дистанционном формате, чтобы привлечь слушателей из регионов. Удерживать слушателей, которые по разным причинам не могут продолжать очное обучение.  Сократить трудозатраты на обработку тестов, формирование групп, уведомление зачисленных слушателей и обратную связь по результатам тестирования. Также сократятся расходы на распечатку бумажных тестов (в среднем 6 листов А4 на одного зачисленного).  Систематизировать учебные материалы и доступ к ним. Создать электронный каталог учебных материалов, структурировать их, обеспечить быстрый поиск необходимых материалов, гибкий доступ (по уровням, группам, стоимости), собирать отзывы о материалах.  Оптимизировать затраты на распечатку учебных материалов. Отдел обучения персонала  Высвободить рабочее время корпоративного тренера: o разработать и внедрить электронный курс для новых сотрудников, адаптирующийся под должность и отдел; o вместо проведения продуктовых семинаров разрабатывать и внедрять электронные курсы по новым продуктам.  Проводить адаптационное обучение сразу при поступлении сотрудника на работу, а не после того, как соберется группа для семинара с помощью специального электронного курса.  Проводить продуктовое обучение во всех представительствах компании с помощью продуктовых электронных курсов.  Автоматизировать оценку персонала, составление индивидуальных планов развития и отчетов по ним.  Привлекать для обучения управленческим навыкам бизнес-тренеров из различных бизнес-школ, в том числе – зарубежных.  Оптимизировать затраты на командировку корпоративных и зарубежных бизнес-тренеров. Учитель математики Сохранить текущий объем учебной нагрузки, но сократить трудозатраты:  автоматизировать проверку домашних заданий с помощью тестов и интерактивных тренажеров;  сократить время на занятия с отстающими учениками за счет предоставления им доступа к электронным урокам;  сократить время на поездки к ученикам за счет проведения вебинаров и предоставления им доступа к электронным урокам 1.3. Сформулировать бизнес-цели и критерии успеха На этом шаге нужно четко сформулировать бизнес-цели и критерии достижения этих целей. Иными словами, чего мы должны добиться, внедрив LMS, чтобы удовлетворить бизнес-нужды Заказчика. Или в стоматологическом примере – как мы определим, что пациент здоров и больше в нашей помощи не нуждается. Для формулирования бизнес-целей можно использовать технику SMART. В некоторых организациях бывает внедрена система сбалансированных показателей. И если внедрение LMS является одним из мероприятий для реализации стратегии с помощью ССП, то описанные цели и целевые показатели можно найти в стратегических картах подразделений. -
  7. 7. 6 Таблица 3. Примеры бизнес-целей Заказчик Бизнес-цели и критерии успеха Учебный центр  После запуска LMS привлечено 5 преподавателей из других регионов за 12 месяцев.  После запуска LMS на программы дистанционного обучения привлечено 250 слушателей за 12 месяцев.  Через 2 года 10 программ учебного центра реализовано в дистанционном формате.  Расходы на распечатку тестов и учебных материалов для 1 слушателя сократились в среднем на $30.  Затраты времени на телефонные звонки слушателям сократились в среднем на 2 минуты на 1 слушателя. Отдел обучения персонала  100% новых сотрудников проходит адаптационные электронные курсы в первый рабочий день.  Продуктовое обучение во всех представительствах проводится в LMS не позднее, чем за 2 рабочих дня до поступления продуктов в продажу.  В течение года после запуска проекта в LMS развернуты 5 процедур оценки с автоматической генерацией индивидуальных планов развития.  Затраты на командировки корпоративных и зарубежных бизнес-тренеров сократились на 80% в течение года после запуска LMS. Учитель математики  В течение двух месяцев все домашние задания в соответствии с учебной программой реализованы средствами LMS.  Время на контроль за выполнением одного домашнего задания 80 учениками гимназии не превышает 30 минут.  Время, затрачиваемое на консультации одного отстающего ученика, не превышает 15 минут.  В конце 1-й четверти нового учебного года 4 из 5 учеников на репетиторстве обучаются дистанционно, без необходимости посещения на дому 1.4. Образ решения Существует простой шаблон для краткого и емкого описания образа, или концепции будущего решения. Элементы этого описания следующие:  Для (кого?) [целевая аудитория продукта],  которые (чего хотят?) [потребности и/или возможности целевой аудитории],  [название продукта]  является (чем?) [категория продукта; в нашем случае c LMS могут быть следующие варианты: «системой дистанционного обучения», «облачным сервисом», «онлайн-платформой» и т.п.]  который (что может?) [основные возможности, основная причина внедрения]  В отличие от (какого решения?) [основные конкурентные решения; таким решением может быть и текущая ситуация без внедренной LMS],  этот продукт (какую ценность создаст?) [основные отличия и преимущества нового решения] Таблица 4. Примеры оформления образа решения Заказчик Образ решения Учебный центр Для клиентов УЦ, которые не могут участвовать в очных программах обучения, учебный портал является платформой дистанционного обучения, которая позволит:  получать доступ к учебным материалам из любой точки с доступом в Интернет,  участвовать в вебинарах, просматривать их записи,  консультироваться с преподавателем,  выполнять задания и отслеживать свой прогресс. В отличие от текущего состояния, этот продукт позволит привлекать преподавателей и слушателей из других регионов, сократить трудозатраты персонала, оптимизировать затраты на печатные материалы и систематизировать учебно- методические комплексы.
  8. 8. 7 Заказчик Образ решения Отдел обучения персонала Для сотрудников отдела обучения, которые внедряют и поддерживают систему обучения персонала, LMS является платформой, которая позволит:  организовать своевременный доступ сотрудников к учебным материалам во всех представительствах компании;  автоматизировать процедуры оценки персонала и составление индивидуальных планов развития;  формировать аналитические отчеты по оценке, обучению и развитию персонала и обеспечивать доступ к этой аналитике руководителей подразделений и представительств. В отличие от текущей системы обучения персонала, продукт позволит:  сократить трудозатраты на составление индивидуальных планов развития,  оптимизировать трудозатраты корпоративных тренеров и командировочные расходы. Учитель математики Для родителей, которые нуждаются в контроле за выполнением домашних заданий, LMS является платформой, которая позволит:  просматривать актуальное домашнее задание по математике;  просматривать статус выполнения домашнего задания;  просматривать оценки и комментарии учителя;  просматривать электронные уроки и советы для родителей. В отличие от текущей ситуации, продукт улучшит контроль выполнения домашнего задания. Совет. Если целевая аудитория продукта состоит из нескольких целевых групп, то есть смысл описать образ решения с точки зрения каждой такой группы. 1.5. Факторы бизнес-рисков Как бы тщательно мы все не планировали, всегда есть определенные риски. Необходимо выявить их, задокументировать, оценить возможный ущерб и продумать смягчающие мероприятия. Для выявления рисков можно провести простейшие исследования:  поискать отзывы и обзоры в Интернете;  поучаствовать в различных семинарах, конференциях;  запросить информацию у организаций и партнеров, которые уже внедрили LMS. Совет. Чем больше организация, в которой планируется внедрить LMS, тем больше вероятность, что среди ее сотрудников уже есть те, кто имеет опыт не только использования, но и разворачивания LMS! Ситуации, когда в одной организации используется 4-5 различных LMS, не так уж редки и происходят из-за того, что подразделения не интересуются тем, что уже наработано, и изобретают велосипед Дать предельно точную оценку риску сложно, но это и не требуется. Достаточно выделить риски, которые могут принести наибольший ущерб, оценить их вероятность. Так же следует «закрепить» за каждым риском ответственное лицо, совместно с которым оценить и задокументировать сроки, необходимые для смягчения риска. Приведем примеры рисков для наших трех случаев – учебный центр, отдел обучения и учитель. Для этого определим две шкалы для оценки рисков:  возможный ущерб: 0 – минимальный, 1 – средний, 2 – большой, 3 – критический;  вероятность – от 0 до 100%.
  9. 9. 8 Таблица 5. Примеры рисков учебного центра ID риска Описание риска Вероятность Ущерб Смягчение последствий Ответственный БР-01 Отсутствие мотивации преподавателей к дистанционному обучению 80% 2  Провести обучение.  Найти активных преподавателей, на примере которых продемонстрировать эффективность подхода Руководитель проекта внедрения БР-02 Отсутствие у преподавателей необходимых ИКТ- навыков 50% 1  Провести обучение.  Выделить сотрудника для технической и методической поддержки преподавателей Руководитель проекта внедрения БР-03 Отсутствие у слушателей необходимых ИКТ- навыков 25% 1  Разработка подробных руководств  Техническая поддержка слушателей по e-mail, Skype и на форуме Специалисты службы поддержки разработчика LMS БР-04 Недоверие клиентов к дистанционному обучению 50% 3  Публикация небольших бесплатных курсов и уроков  Проведение бесплатных вебинаров  Проведение презентаций программ  Разъяснение преимуществ Маркетолог БР-05 Потери соединения с LMS при тестировании 5% 0  Назначение слушателю дополнительной попытки Преподаватель Таблица 6. Примеры рисков отдела обучения персонала ID риска Описание риска Вероятность Ущерб Смягчение последствий Ответственный БР-01 Сотрудники будут пытаться схалтурить при прохождении процедур оценки 10% 1  Разъяснять сотрудникам, к каким последствиям может привести некорректная оценка Непосредственны й руководитель сотрудника БР-02 Внешние бизнес- тренеры откажутся публиковать свои материалы во внутренней LMS 80% 1  Сотрудничать с теми бизнес-тренерами, кто готов к таким правилам работы  Разъяснять бизнес- тренерам необходимость такого подхода  Обеспечить техническую и методическую поддержку Руководитель отдела обучения БР-03 Объем файла учебного материала, публикуемого в LMS, может превышать допустимый объем 30% 2  Разбивать материал на более мелкие части  Публиковать часть материалов в облачных сервисов и использовать ссылки на них Бизнес-тренер
  10. 10. 9 Таблица 7. Примеры рисков учителя математики ID риска Описание риска Вероятность Возможный ущерб Смягчение последствий Ответственный БР-01 Несогласие родителей учеников на дистанционную проверку домашнего задания 50% 3  Разъяснять на родительских собраниях пользу от такой формы: прозрачность оценки, возможность для родителей всегда быть в курсе, что задали  Начать с родителей, которые согласны, и с их помощью переубеждать остальных Учитель БР-02 Возможны ограничения по доступу в Интернет для учеников 30% 2  Обеспечить возможность выполнять задания в школе  Проводить работу с родителями Учитель БР-03 Нечестное выполнение домашнего задания 20% 0  Разъяснение роли домашнего задания для подготовки к самостоятельным и контрольным работам Учитель 1.6. Предположения и зависимости Предположение – это утверждение, которое предполагается верным в отсутствие знаний или доказательств иного. Зависимость – важные изменения, которые могут произойти под влиянием внешних факторов: изменений в нормативах, отраслевых стандартах, корпоративных процедурах и т.п. Для наглядности возьмем еще раз наш стоматологический пример. Выбирая способ лечения, врач может спросить у пациента, есть ли у него аллергия на обезболивающее. Полученный ответ пациента проверить без специальных анализов сложно, поэтому врач предполагает, что пациент дал ему точную информацию. При этом после лечения врач даст рекомендации, на что обращать внимание и что делать в зависимости от изменений состояния здоровья (например, если температура поднимется). Неверные предположения могут препятствовать достижению целей проекта. Нарушенные зависимости могут задержать сроки выполнения проекта. Ниже приведены примеры того, на какие предположения можно опираться и какие зависимости учитывать при описании требований к LMS. Таблица 8. Примеры предположений и зависимостей Заказчик Предположения Зависимости Учебный центр  Слушатели указывают корректный e- mail при регистрации на входное тестирование  Слушатели подключаются к LMS через канал не меньше 5 Мбит/сек.  При выпуске разработчиком новых версий LMS, перед установкой обновлений корректность их работы должна проверяться на резервной копии LMS.
  11. 11. 10 Заказчик Предположения Зависимости Отдел обучения персонала  Сотрудники имеют возможность тратить не менее 4 часов в неделю на дистанционное обучение.  Разработчик будет обеспечивать корректное отображение новых версий LMS в браузерах Google Chrome и Internet Explorer.  Автоматическая синхронизация учетных записей LMS с учетными записями в 1С:Предприятие проводится в последнее воскресенье месяца Учитель математики  Ученики ежедневно не менее часа имеют доступ к LMS  Ученики имеют возможность подключаться к LMS на уроках с помощью мобильных устройств  Если в гимназии будет внедрена система электронных дневников, LMS должна быть синхронизирована с этой системой
  12. 12. 11 2. Границы проекта Когда начинаешь изучать возможности различных LMS, «щупать» их функции, обычно возникает ощущение: мне нужно это все! Электронные зачетки и журналы, электронные библиотеки, стресс-тестирование, динамические группы, форумы, конструкторы отчетов – это только небольшой перечень того, что предлагают разработчики LMS. Мы ходим к ним на семинары, забрасываем их вопросами на выставках, изучаем их буклеты, и… хотим! А вместе с желанием приходит уверенность, что будем все это использовать. Однако если вам надо каждый день ездить 10 км до соседнего поселка и обратно, нет смысла для этого строить космический корабль – велосипед будет гораздо уместнее. Тумаки из практики Однажды запросила у разработчика LMS список организаций в Беларуси, которые уже купили и внедрили их продукт. В этом списке была одна крупная организация, которая считалась лидером в вопросах обучения персонала. У нашего руководства нашлись там контакты, и мы напросились к ним в гости. Делегировали от себя рабочую группу, в которой были и опытные преподаватели, и технические специалисты. Но на встрече были разочарованы. Про какую бы функцию не спрашивали, как правило, получали ответ: «Мы это не используем». Профессиональная система с целым набором отличных функций решала всего две задачи: а) опубликовать в библиотеке различные текстовые материалы (преимущественно – нормативные документы); б) тестировать, как сотрудники выучили эти документы (кстати, тесты были не очень хорошего качества). Фактически, был куплен космический корабль, чтобы устраивать в нем аттракцион с полетом в невесомости, но не для того, чтобы летать на нем. Или хотя бы учиться летать… Тем не менее, систему эту мы приобрели и внедрили. Но чтобы задействовать максимум ее возможностей, у нас ушло около 2 лет! Утешения, что «подвисшие» функции пригодятся в будущем, становятся все бессмысленнее. Технологии и подходы быстро меняются, программное обеспечение быстро устаревает. Появляются новые решения и новые парадигмы. То, что было актуальным год назад, сегодня может потерять смысл. Чтобы такое не происходило на ваших проектах, самым тщательным образом собирайте требования к LMS. Их может получиться довольно много! Но после этого нужно определиться, что на самом деле из собранного нужно оставить, расставить приоритеты, понять ограничения. Иными словами, определить границы решения, а не раздувать его ненужной функциональностью. 2.1. Основные функции В этом разделе необходимо перечислить основные функции LMS. Важно понимать, что функциональные возможности LMS должны быть тесно связаны с требованиями пользователей к ней. При этом нельзя учитывать интересы только одной группы пользователей. Встречаются до сих пор LMS, которые учитывают только интересы преподавателей или администраторов обучения, но крайне слабо учитывают интересы обучаемых. Несколько рекомендаций, как описать основные функции LMS.  Соберите информацию о том, что будут делать пользователи в LMS, и формулируйте функции от этих действий. Для этого можно проводить фокус-группы, интервью, опросы. Можно также делать снимки рабочего дня, изучать документы процессной организации и т.п.  Определите все бизнес-события, которые могут произойти и возможные сценарии реакции бизнес- среды на эти события.  Структурируйте полученную информацию. Группируйте – по назначению, по ключевым словам, по пользователям, по приоритетам и т.п.  Составляйте диаграммы и карты! Когда мы составляем концепцию чего-то, мы хотим добиться однозначного понимания всеми участниками того, что мы создаем и/или покупаем. Визуализация позволяет добиться наглядности и лучшего понимания. Есть множество техник, подходов, нотаций для описания предметной области, бизнес-контекста, процессов – выбирайте любой, который поможет наглядно представить собранную информацию и донести до заинтересованных лиц.  Не бойтесь отсекать лишнее. Вы можете собрать очень много интересных требований, но это не означает, что все они должны быть включены в вашу концепцию. Оставляйте только то, что действительно нужно.  Расставляйте приоритеты функций! На приоритетах хотелось бы остановиться подробнее.
  13. 13. 12 Для начала приведу несколько советов, чем руководствоваться при расстановке приоритетов. Совет 1. Ценность для бизнеса. Анализируйте затраты и выгоды для бизнеса при выборе функций. Например, если вы понимаете, что в ближайшее время у вас не будет ресурсов на разработку электронных курсов, то вам нужно либо воздержаться от покупки следующего модуля, либо учесть возможные затраты на покупку готовых электронных курсов. Кстати, у многих провайдеров LMS есть собственные коллекции е- курсов, и они часто готовы поставить их вместе с системой. Совет 2. Технические и бизнес-риски. Реализуйте сначала функции с наибольшим риском провала, чтобы гарантировать минимальные расходы в случае провала. Совет 3. Сложность реализации. Начните с функций, которые проще реализовать. Это упростит вход в процесс и внедрение. Тумаки из практики Внедряя первую LMS, думала, что самым простым будет опубликовать все свои материалы – они уже были полностью разработаны: лекции в PowerPoint, тесты, лабораторные работы, творческие задания. Поэтому решила, что начну с этого, а затем уже потихоньку освою такие функции, как форум, доска объявлений, рассылки. Но вышло с точностью до наоборот. Опубликовать PPT-файлы действительно оказалось просто. Но с заданиями и тестами наткнулась на две сложности. Во-первых, скорость публикации: оказалось, что сначала надо муторно копировать вопросы и варианты ответов по одному. Потом из вопросов аккуратно собирать тесты, следить за настройками. Потом только добавлять эти тесты в курс. Во-вторых, некоторые вопросы, которые я раньше задавала на бумаге, оказались непригодны для электронного представления. Например, у меня был вопрос на соответствие: шаги алгоритма и соответствующие им позиции. Два шага могли стоять как на 2-й, так и на 3-й позиции. На бумаге это выглядело «шаг 2 или 3», и достаточно было провести ручкой стрелочки. В тесте на экране все выглядело как на бумаге, но для базы данных LMS это две разные записи! Одна из них всегда вторая, а другая – всегда третья. Надо ли говорить, что студенты проваливали такие вопросы? В итоге завозилась с публикацией материалов и не успела к началу курса. Спасла ситуацию, быстро освоившись с работой на форуме, объявлениями, рассылками. Совет 4. Вероятность успеха. Сначала реализуйте функции, которые могут дать быстрый результат. Это поможет наработать кредит доверия на будущее. Например, для примера с отделом обучения персонала такой функцией может стать электронная библиотека, в которой будут выгружены и систематизированы все имеющиеся в компании полезные материалы. Функциональность таких модулей обычно довольно простая в усвоении, к наполнению можно подключить сотрудников, у которых тоже может быть что-то интересное. Обычно за неделю можно сформировать такую библиотеку, оповестить всех с помощью рассылки и приступить к чему-то более сложному. Совет 5. Соблюдение нормативов. Обязательно реализуйте функции, которые необходимы для удовлетворения нормативных требований (как внешних, так и внутренних). Совет 6. Отношение с другими функциями. Начинайте с тех функций, без которых невозможно или сложно запустить остальные. Например, если подразумевается, что записи вебинаров автоматически будут публиковаться в электронную библиотеку, то сначала настройте саму библиотеку, продумайте все необходимые параметры и функции для ее элементов. После этого можно заняться настройкой публикации записей вебинаров как элементов этой библиотеки. Совет 7. Срочность. Начинайте с более срочных функций. К примеру, в случае с учителем математики функция создания и назначения заданий более срочная и актуальная, чем функция публикации электронных уроков. Совет 8. Соглашения с заинтересованными лицами. Если есть функции, по которым уже достигнуты все соглашения и договоренности, то они тоже являются кандидатами на более раннюю реализацию. Но помните: каждое заинтересованное лицо может считать, что его требования самые важные и значимые. Чтобы выявить реальные приоритеты, можно использовать то, что перечислено выше. Шкала приоритетов может быть разработана вами самостоятельно. Международный институт бизнес- анализа (IIBA) рекомендует указывать приоритеты с помощью техники MoSCoW:  Must have – функция должна быть реализована обязательно, чтобы внедрение было успешным;  Should have – функция важная и по возможности должна быть включена, но не является условием успеха;
  14. 14. 13  Could have – функция желательная, но ее реализовать только если позволит время и ресурсы (особенно часто появляются, когда LMS может быть поставлена как набор модулей, из которых можно выбрать)  Won’t have – функция, которая может быть реализована в будущем, но не в этот раз Ниже для всех трех сквозных примеров я приведу примеры таблиц и диаграмм, которые могут помочь определиться со списком функций. Не обязательно использовать их все – выбирайте те, что целесообразнее конкретно для вашего проекта. Таблица 9. Вариант описания функций LMS для примера «Учебный центр» ID функции Описание функции ОФ-01 Создание, редактирование, импорт, просмотр и удаление учетных записей пользователей ОФ-02 Создание, редактирование, импорт, просмотр и удаление учебных материалов ОФ-03 Создание, редактирование, импорт, просмотр и удаление учебных курсов ОФ-04 Просмотр заданий и отправка на проверку ОФ-05 Создание, редактирование и удаление учебных групп ОФ-06 Создание, редактирование и удаление вебинаров ОФ-07 Участие в вебинаре ОФ-08 Назначение и отчисление слушателей ОФ-09 Назначение преподавателей на курс ОФ-10 Просмотр и экспорт отчетов ОФ-11 Рассылка email-сообщений слушателям и преподавателям ВАЖНО! 1. В таблице приведен примерный список функций, который может быть изменен и дополнен (например, в ОФ-02 и в ОФ-10 может быть добавлена распечатка). 2. К таблице может быть добавлен столбец «Приоритет», в котором может быть указан приоритет функции. 3. При использовании техник расстановки приоритетов функции лучше разбить на более мелкие. Например, ОФ-10 может быть представлена в виде двух функций: ОФ-10.1. Просмотр отчетов (Must have) ОФ-10.2. Экспорт отчетов (Should have) Рисунок 1. Дерево функций LMS для отдела обучения персонала
  15. 15. 14 Рисунок 2. Пример описания основных функций с помощью диаграммы вариантов использования (Use Case Diagram) 2.2. Состав релизов В этом разделе необходимо описать, за сколько выпусков будет внедрена система, какие функции и в какой мере будут реализованы в каком из выпусков. Это можно делать с помощью различных таблиц. В таблице ниже приведены примеры описаний нескольких функций по каждому из рассматриваемых нами случаев. Таблица 10. Пример описания реализации функций по релизам Заказчик Функция Выпуск 1 Выпуск 2 Выпуск 3 Учебный центр Создание, редактирование, импорт, просмотр и удаление пользователей Реализовано все, кроме импорта пользователей Реализована полностью Создание, редактирование и удаление вебинаров Не реализована Реализовано все, кроме удаления вебинаров Реализована полностью Просмотр и экспорт отчетов Не реализована Не реализована Реализована полностью Отдел обучения персонала Создание, редактирование и удаление процедуры оценки Реализована полностью Назначение курса (HR-специалистом, руководителем и самостоятельное) Реализовано назначение HR- специалистом Реализовано назначение руководителем Реализована полностью
  16. 16. 15 Заказчик Функция Выпуск 1 Выпуск 2 Выпуск 3 Учитель математики Просмотр списка электронных уроков Реализована без сортировки и фильтра списка Реализована сортировка курсов Реализована полностью 3. Бизнес-контекст 3.1. Профили заинтересованных лиц Заинтересованные лица (стейкхолдеры) – все те, кто заинтересован в реализации проекта, и на ком отразятся его результаты. При этом интересы у каждой группы стейкхолдеров свои, их необходимо учесть и правильно зафиксировать. Перечислим ключевых стейкхолдеров на проекте по внедрению LMS. Таблица 11 Заинтересованное лицо Описание Интересы Спонсор проекта (Заказчик) Человек или организация, инвестирующие в то, чтобы LMS появилась и заработала. Даже если речь идет о внедрении бесплатного Moodle, у такого проекта будет спонсор. Бесплатное приложение не внедряется бесплатно: кто-то непременно тратит на это время и деньги. Возврат инвестиций за счет:  расширения бизнеса (привлечение новых слушателей, сокращение затрат на оплату преподавателям и т.п.);  оптимизации процессов (сокращение трудозатрат, затрат на командировки и т.п.) Менеджер проекта Несет ответственность за стратегию и тактику ведения проекта. Достижение целей проекта в рамках заданных ресурсов: люди, сроки, деньги Бизнес-аналитик Собирает и документирует требования, управляет изменениями в требованиях. Может работать как на стороне Заказчика, так и на стороне разработчика. Часто эту функцию передают менеджеру проекта. Четкое и полное документирование требований к решению, удовлетворяющему потребности Заказчика и пользователей LMS Пользователи Те, кто непосредственно будут взаимодействовать с LMS. Во всех трех наших примерах - с учебным центром, отделом обучения и учителем – целесообразно выделить отдельные группы пользователей с разными интересами:  для центра – слушатели, преподаватели, тренинг-менеджеры,  для отдела обучения – сотрудники, бизнес-тренеры, руководители подразделений, HR-специалисты  для учителя – ученики и их родители. Интересы будут зависеть от групп пользователей. Важно понимать, что ни одна пользовательская группа не должна остаться без тщательного исследования их потребностей!
  17. 17. 16 Разработчики LMS Те, кто поставляет решение Заказчику. Здесь тоже могут выделиться отдельные группы заинтересованных лиц: программисты, дизайнеры, тестировщики, служба внедрения У всех разработчиков основной интерес – получить максимально полные, конкретные требования и четкие критерии приемки LMS. В противном случае есть риск поставить не то решение, которое нужно Заказчику! 3.2. Приоритеты проекта Не договорившись на берегу о приоритетах проекта, можно в последствии столкнуться с такими неприятностями, как задержка сроков, выход за рамки бюджета и т.п. Существуют различные техники расставления приоритетов проекта. Одна из них – матрица компромиссов проекта, предложенная компанией Microsoft. За основу берется три проектных ограничения: ресурсы (обычно подразумевается бюджет), сроки и функции (характеристики) продукта. Далее выбираем, какое из ограничений:  Фиксируется – это значит, что воздействие на это ограничение в проекте практически невозможно;  Согласовывается – наиболее приоритетный фактор для проекта;  Принимается – результат зависит от первых двух, и мы принимаем его таким, какой он получится. Например, если на ваш проект выделен конкретный бюджет (например, 15000 у.е.) и наиболее приоритетно для вас становится согласовать сроки, то функции LMS принимайте такими, какие получатся в рамках фиксированного бюджета в согласованные сроки. Фиксируется Согласовывается Принимается Ресурсы + Сроки + Функции + Или другой пример, когда Заказчик говорит, что ему через месяц (фиксируются сроки) нужна система для решения определенных задач. Тогда совместно с подрядчиком прорабатывается функциональность (согласовываем функции). А ресурсы принимаем как есть (сколько потребуется денег, столько Заказчик и готов заплатить, чтобы был нужный ему результат за имеющееся у него время). Фиксируется Согласовывается Принимается Ресурсы + Сроки + Функции + Тем не менее, для своего проекта вы можете проработать свои ключевые проектные ограничения. Например, фактор «Ресурсы» вы можете разбить на два: «Бюджет» и «Персонал». Это может иметь значение, если, к примеру, в вашем распоряжении только 2 специалиста – системный администратор (отвечает за техническую работоспособность LMS) и администратор LMS (отвечает за использование) – фиксируйте этот фактор. Но если все тот же Заказчик хочет за месяц получить нужную ему систему, то, с большой вероятностью, и персонал, и бюджет ему придется принять такими, какие понадобятся. 3.3. Особенности развертывания Если для успешного внедрения необходимо приобрести какое-либо оборудование, установить или обновить какое-то программное обеспечение на сервере, нанять специалиста или обучить имеющихся сотрудников – это будет требованиями к переходу. Их можно прописать в этом разделе. Например, для проекта учебного центра может понадобиться разработка обучающих видеороликов по использованию LMS, а преподавателям – адаптировать учебные материалы определенным образом. Отделу обучения персонала может понадобиться доработать процедуры оценки или разработать профили должностей. А учителю математики может понадобиться разработать специальные инструкции для учеников и их родителей, купить хостинг и доменное имя для разворачивания системы или попросить выделенное место на сайте школы, в которой он работает.
  18. 18. 17 Послесловие Те, кто тесно связан с ИТ-проектами, наверняка заметили, что приведенный алгоритм описания будущей LMS – это алгоритм разработки важного документа, который называют документ об образе и границах решения (Vision&Scope Document). Иногда его называют концепцией проекта. Такой документ используется, чтобы все заинтересованные лица понимали, какой продукт и для чего разрабатывается. В приложениях к такому документу могут быть глоссарий продукта, схемы бизнес-процессов, в которых будет использоваться LMS (как есть и как станет), диаграммы предметной области, сущность-связь и т.п. Все, что улучшит понимание для всех заинтересованных сторон. Кроме документа об образе и границах решения, рекомендуется составлять:  документ вариантов использования (Use Case Document);  спецификацию требований к LMS (LMS Requirement Specification)  резерв продукта (Product Backlog), в котором описываются пользовательские истории и критерии приемки по каждой истории. Все эти артефакты очень упростят:  процесс выбора решения;  процесс согласования решения с заинтересованными лицами;  процесс переговоров с вендорами – как на этапе выбора, так и на этапе внедрения. Но об этом – в следующий раз!  Мои контакты Вопросы, предложения, комментарии вы можете высылать по e-mail: Elena.Lokteva@gmail.com.

×