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Cuando vuelva a Word para realizar la combinación de correspondencia y llegue al paso de conexióncon un archivo de datos, ...
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30.        Desplácese hasta la sección General y active la casilla de verificación Confirmarconversiones del formato de ar...
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Combinar correspondencia

  1. 1. Utilizar la combinación de correspondencia paracrear e imprimir letras y otros documentosPuede utilizar la combinación de correspondencia cuando desee crear un conjunto de documentos, como unacarta modelo que se debe enviar a muchos clientes o una hoja de etiquetas de dirección. Cada carta oetiqueta contiene el mismo tipo de información, aunque su contenido es único. Por ejemplo, en las cartas queenvíe a sus clientes, cada carta se puede personalizar con el nombre de la persona a la que vaya dirigida. Lainformación única de cada carta o etiqueta procede de las entradas contenidas en un origen de datos.El proceso de combinación de correspondencia implica los siguientes pasos generales:1. Configurar el documento principal. El documento principal contiene el texto y los gráficos que soniguales para cada versión del documento combinado. Por ejemplo, en el caso de una carta modelo, elremite o el saludo.2. Conectar el documento a un origen de datos. Un origen de datos es un archivo que contiene lainformación que se debe combinar en un documento. Por ejemplo, los nombres y direcciones de losdestinatarios de una carta.3. Acotar la lista de destinatarios o de elementos. Microsoft Office Word genera una copia deldocumento principal por cada elemento, o registro, de su archivo de datos. Si su archivo de datos es unalista de correo, es probable que esos elementos sean destinatarios de la correspondencia. Si deseagenerar copias sólo para determinados elementos del archivo de datos, puede elegir qué elementos(registros) incluir.4. Agregar marcadores de posición, llamados campos de combinación de correspondencia, a losdocumento. Cuando realice la combinación de correspondencia, los campos se rellenan con informacióncontenida en el archivo de datos.5. Obtener una vista previa de la combinación de correspondencia y finalizarla. Puede obtener unavista previa de cada copia del documento antes de imprimir todo el conjunto.Utilice los comandos de la ficha Correspondencia para combinar correspondencia.SUGERENCIA También puede realizar una combinación de correspondencia utilizando el panel de tareasCombinar correspondencia, que le dirigirá paso a paso a lo largo del proceso. Para utilizar el panel detareas, en el grupo Iniciar Combinar correspondencia de la ficha Correspondencia, haga clic en Iniciar
  2. 2. Combinar correspondencia y, a continuación, haga clic en Paso a paso por el Asistente para combinarcorrespondencia.Configurar el documento principal1. Inicie Word.De manera predeterminada se abre un documento en blanco. Déjelo abierto. Si lo cierra, no estarándisponibles los comandos del paso siguiente.2. En la ficha Correspondencia, en el grupo Iniciar Combinar correspondencia, haga clic enIniciar Combinar correspondencia.3. Haga clic en el tipo de documento que desea crear.Por ejemplo, puede crear: Un conjunto de sobres El remite es el mismo en todos los sobres, pero la dirección de destinoes única para cada uno de ellos. Haga clic en Sobres y especifique sus preferencias para el tamaño delsobre y el formato del texto en la ficha Opciones de sobre del cuadro de diálogo Opciones de sobre.
  3. 3. Un conjunto de etiquetas de dirección Cada etiqueta muestra el nombre y la dirección de unapersona, pero el nombre y la dirección de cada etiqueta son únicos. Haga clic en Etiquetas y especifiquesus preferencias para el tipo de etiqueta en el cuadro de diálogo Opciones para etiquetas. Un conjunto de cartas modelo o mensajes de correo electrónico El contenido básico es elmismo en todas las cartas o mensajes, pero cada uno contiene información específica para cadadestinatario, como su nombre, dirección o cualquier otra información. Haga clic en Cartas o en Mensajesde correo electrónico para crear esos tipos de documentos. Un catálogo o directorio Para cada elemento se indica el mismo tipo de información, como sunombre o su descripción, pero el nombre y la descripción de cada uno es único. Haga clic en Directoriopara crear este tipo de documento.Reanudar una combinación de correspondenciaSi tiene que dejar de trabajar en una combinación de correspondencia, podrá guardar el documento principaldel sobre y reanudar la combinación más adelante. Microsoft Office Word conserva la información del origende datos y de los campos. Si estaba utilizando el panel de tareas Combinar correspondencia, Word vuelveal lugar donde estaba en el panel de tareas cuando reanude la combinación.1. Cuando esté listo para reanudar la combinación, abra el documento.Word muestra un mensaje que le pide que confirme si desea abrir el documento, que ejecutará uncomando SQL.2. Puesto que este documento está conectado a un origen de datos y desea recuperar esos datos,haga clic en Sí. Si estuviera abriendo un documento que no supiera que estaba conectado a un origen dedatos, podría hacer clic en No para impedir accesos posiblemente malintencionados a los datos.Aparece el texto del documento, junto con los campos insertados.3. Haga clic en la ficha Correspondencia y reanude el trabajo.Conectar el documento a un origen de datos.Para combinar información en el documento principal, debe conectarlo a un origen de datos, también llamadoarchivo de datos. Si no dispone previamente de un origen de datos, puede crearlo durante el proceso decombinación de correspondencia.
  4. 4. Elegir un archivo de datos1. En la ficha Correspondencia, en el grupo Iniciar Combinar correspondencia, haga clic enSeleccionar destinatarios.2. Siga uno de estos procedimientos: Si desea utilizar la lista Contactos de Outlook, haga clic en Seleccionar de los contactos deOutlook. Sugerencias para trabajar con la lista Contactos de Microsoft OutlookEstablecer conexión con la carpeta de contactos de Outlook normalmente es un proceso sencillo pero,en algunas ocasiones, puede surgir algún problema. A continuación encontrará soluciones a losproblemas comunes que pueden surgir: No encuentro la carpeta Contactos de Outlook para establecer conexión con ella. Aparecen mensajes de error relacionados con los clientes de correo y las tablas. No puedo establecer conexión con una carpeta de contactos de Outlook almacenada en lasCarpetas públicas. Deseo usar la libreta de direcciones de Outlook Express como mi carpeta Contactos, perono puedo conectar con ella.No encuentro la carpeta Contactos de OutlookPuede que sea necesario activar la propiedad Mostrar la carpeta como libreta de direcciones decorreo electrónico en Outlook, o bien, cambiar su perfil de usuario de Outlook.Activar la propiedad Mostrar la carpeta como libreta de direcciones de correo electrónico5. En Microsoft Office Outlook, en el menú Ir, haga clic en Contactos.
  5. 5. 6. Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la carpeta Contactos que contienela información que desea usar para la combinación de correspondencia y haga clic en Propiedades.7. En la ficha Libreta de direcciones de Outlook, asegúrese de que la casilla de verificaciónMostrar la carpeta como libreta de direcciones de correo electrónico está activada y haga clicen Aceptar.Cambiar el perfil de usuario de OutlookEl perfil de un usuario de Outlook es un grupo de cuentas de correo electrónico y libretas de direcciones.Normalmente sólo es necesario usar uno, pero si comparte su equipo con otras personas o usa distintaslibretas de direcciones para usos diferentes, puede configurar más de un perfil. Si, al iniciar lacombinación de correspondencia, está usando un perfil que no incluye la carpeta Contactos que deseausar, esa carpeta no estará disponible.Para cambiar a otro perfil de usuario, reinicie Outlook. Cuando se le pida que seleccione un perfil, elija elque incluya la carpeta Contactos que desee utilizar en la combinación de correspondencia.Si no se le pide que elija ningún perfil y sabe que tiene varios, quizás desee configurar Outlook de formaque sí se le pida. Para ello:8. Cierre Outlook.9. En el Panel de control, cambie a Vista clásica y, a continuación, haga clic en Correo.
  6. 6. 10. Haga clic en Mostrar perfiles.11. Para que se le pida que seleccione un perfil cada vez que inicie Outlook, haga clic enSolicitar un perfil y, a continuación, en Aceptar.Aparecen mensajes de error relacionados con los clientes de correo y las tablasSi intenta conectar con su carpeta Contactos durante una combinación de correspondencia de Word yOutlook no está configurado como el programa de correo electrónico predeterminado en WindowsInternet Explorer, recibirá un mensaje de error que dice:"No hay ningún cliente de correo predeterminado o el cliente o el cliente actual no puede procesar lasolicitud de mensajería. Ejecute Microsoft Office Outlook y establézcalo como el clientepredeterminado".Para evitar la aparición de este mensaje durante la combinación de correspondencia, siga esteprocedimiento:12. Salga de Word.13. En el menú Herramientas de Internet Explorer, elija Opciones de Internet y, acontinuación, haga clic en la ficha Programas.14. En Correo electrónico, haga clic en Microsoft Office Outlook y, a continuación, enAceptar.Inicie Word de nuevo, abra el documento de combinación de correspondencia y conecte con la carpetaContactos de Outlook.No puedo establecer conexión con una carpeta de contactos de Outlook almacenadaen las Carpetas públicasSi inicia una combinación de correspondencia en Word e intenta conectar con una carpeta Contactos deOutlook almacenada en las Carpetas públicas, recibe un mensaje de error que dice lo siguiente:"No se puede completar la operación. Error en el motor de la base de datos o del cuadro de diálogo.Inténtelo de nuevo más tarde".Si lo intenta más adelante, recibe el mismo mensaje de error.
  7. 7. Para utilizar una carpeta Contactos situada en las Carpetas públicas como archivo de datos para lacombinación de correspondencia, debe empezar la combinación de correspondencia de Outlook.Deseo usar la libreta de direcciones de Outlook Express como mi carpeta ContactosNo se puede conectar directamente con este tipo de libreta de direcciones durante una combinación decorrespondencia. En vez de eso, exporte su libreta de direcciones de Outlook Express a un archivo detexto .csv y después conecte con dicho archivo.Exportar la libreta de direcciones de Outlook Express:15. Inicie Microsoft Outlook Express.16. En el menú Archivo, elija Exportar y, a continuación, haga clic en Libreta de direcciones.17. En el cuadro de diálogo Herramienta para exportar la Libreta de direcciones, haga clicen Archivo de texto (valores separados por comas) y después en Exportar.18. En el cuadro Guardar el archivo exportado como, escriba un nombre para el archivoexportado y, a continuación, haga clic en Examinar.19. En el cuadro de diálogo Guardar como, especifique en la lista Guardar en la ubicacióndonde desea guardar el archivo y haga clic en Guardar. Resulta útil guardar los archivos de datos enla carpeta Mis archivos de origen de datos de su carpeta Mis documentos. Ésa es la primeraubicación en la que Word busca archivos de datos cuando los busca para realizar una combinación.20. Haga clic en Siguiente. Active las casillas de verificación que aparecen junto a los camposque desea exportar y haga clic en Finalizar.NOTA Cuando decida qué campos exportar, piense en las cartas modelo, mensajes de correoelectrónico o etiquetas que desea crear con la combinación de correspondencia. Por ejemplo, sinunca incluye apodos o sitios Web personales en sus documentos combinados, no exporte esoscampos.21. Cuando reciba el mensaje que le informe de que ha finalizado el proceso de exportación,haga clic en Aceptar.22. Para cerrar el cuadro de diálogo Herramienta para exportar la Libreta de direcciones,haga clic en Cerrar y, a continuación, salga de Outlook Express.
  8. 8. Cuando vuelva a Word para realizar la combinación de correspondencia y llegue al paso de conexióncon un archivo de datos, elija la opción Utilizar una lista existente y desplácese para buscar el archivo.csv que acaba de exportar. Antes de abrir el archivo, puede que se le pida que seleccione el carácterseparador usado para separar unas columnas de otras de su lista de direcciones. Haga clic en Coma y,a continuación, en Aceptar.Si tiene una hoja de cálculo de Microsoft Office Excel, una base de datos de Microsoft Office Access uotro tipo de archivo de datos, haga clic en Usar lista existente y busque el archivo en el cuadro dediálogo Seleccionar origen de datos.En el caso de Excel, puede seleccionar datos desde cualquier hoja de cálculo o rango con nombre deun libro. En el caso de Access, puede seleccionar datos desde cualquier tabla o consulta (consulta:forma de buscar todos los registros almacenados en un origen de datos que cumplen los criterios queindique. Las consultas pueden contener operadores, comillas, caracteres comodín y paréntesis paralimitar la búsqueda.) definida en la base de datos. Para cualquier otro tipo de archivo de datos,seleccione el archivo en el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos. Si no aparece el archivo enla lista, seleccione el tipo de archivo apropiado o elija Todos los archivos en el cuadro Tipo dearchivo. En una combinación de correspondencia se pueden utilizar los siguientes tipos de archivos dedatos: Archivos de programas de base de datos basados en archivos y de filaúnica, para los que tenga instalado un proveedor de OLE DB (OLE DB: arquitectura de base de datosde componentes que implanta un acceso eficiente a red e Internet para llegar a muchos tipos deorígenes de datos, entre los que se incluyen datos relacionales, archivos de correo, archivos simplesy hojas de cálculo.) o un controlador ODBC (ODBC (Conectividad abierta de bases de datos):método estándar para compartir datos entre bases de datos y programas. Los controladores ODBCutilizan SQL (Lenguaje de consulta estructurado) para obtener acceso a datos externos.). ConMicrosoft Office se incluyen varios controladores de este tipo. Un archivo HTML que incluya una sola tabla. La primera fila de la tabla debe contenernombres de columna y las demás filas deben contener datos. Libretas de direcciones electrónicas: Libreta de direcciones de Microsoft Outlook
  9. 9.  Lista de contactos de Microsoft Schedule+ 7.0 Cualquier lista similar creada con un sistema de correocompatible con MAPI (MAPI: especificación de interfaz de Microsoft que permite a diferentesaplicaciones de envío de mensajes y trabajo en grupo (incluidos el correo electrónico, el correo devoz y el fax) trabajar con un único cliente.) como, por ejemplo, Microsoft Outlook. Un documento de Microsoft Word. El documento debe incluir una sola tabla. La primera filade la tabla debe contener títulos y las demás filas, los registros que desee combinar. También puedeutilizar un origen de encabezado (origen del encabezado: documento que contiene la fila deencabezado (o registro de encabezado) que se va a utilizar con el origen de datos especificado paraun documento principal de combinación de correspondencia.) como origen de datos. Cualquier archivo de texto que contenga campos de datos (campo de datos: categoría deinformación que corresponde a una columna de información en un origen de datos. El nombre decada campo de datos aparece en la primera fila (registro inicial) del origen de datos. "CódigoPostal" y"Apellidos" son ejemplos de nombres de campos de datos.) separados o delimitados por marcas detabulación o comas, y registros de datos (registro de datos: conjunto completo de informaciónrelacionada que corresponde a una fila de información en el origen de datos. Toda la informaciónreferente a un cliente en una lista de correo de clientes es un ejemplo de un registro de datos.)separados por marcas de párrafo. Sugerencias para aplicar formato a los datos en ExcelSi el archivo de datos es una hoja de cálculo de Excel que incluye porcentajes, valores de moneda ocódigos postales, puede conservar el formato numérico de los datos mediante la opción Intercambiodinámico de datos para conectar con el libro de Excel desde Word. Por ejemplo, puede asegurarse deque un código postal de cinco dígitos como 07865 contenido en el archivo de datos no se muestre comoel número 7865 (sin el cero a la izquierda).Antes de conectar con la hoja de cálculo, siga estos pasos en Word:28. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Opciones deWord.29. Haga clic en Avanzadas.
  10. 10. 30. Desplácese hasta la sección General y active la casilla de verificación Confirmarconversiones del formato de archivo al abrir.31. Haga clic en Aceptar.32. Con el documento principal de la combinación de correspondencia abierto, en el grupoIniciar Combinar correspondencia de la ficha Correspondencia, haga clic en Seleccionardestinatarios y, a continuación, haga clic en Usar lista existente.33. Busque la hoja de cálculo de Excel en el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos yhaga doble clic en ella.34. En el cuadro de diálogo Confirmar origen de datos, haga clic en Hojas de cálculo de MSExcel con DDE (*.xls) y en Aceptar.NOTA Si no aparece el elemento Hojas de cálculo de MS Excel con DDE (*.xls), active la casilla deverificación Mostrar todo.35. En el cuadro de diálogo Microsoft Office Excel, seleccione en Nombre o rango de celdasel rango de celdas o la hoja de cálculo que contiene la información que desea combinar y haga clicen Aceptar.NOTA Para evitar que se le pregunte cada vez que abra un archivo de datos, puede desactivar laopción Confirmar conversiones al abrir después de haber establecido la conexión con la hoja decálculo. Si todavía no tiene un archivo de datos, haga clic en Escribir una nueva lista y utiliceentonces el formulario que se abrirá para crear su lista. La lista se guarda como archivo de base dedatos (.mdb) que se puede utilizar posteriormente.NOTA Si ha instalado 2007 Microsoft Office system (en vez de instalar Microsoft Word de formaindependiente), también puede utilizar Microsoft Query para construir una consulta (consulta: forma de buscartodos los registros almacenados en un origen de datos que cumplen los criterios que indique. Las consultaspueden contener operadores, comillas, caracteres comodín y paréntesis para limitar la búsqueda.) y recuperarlos datos que desee de un origen de datos externo (origen de datos externo: origen de datos que contiene losdatos a los que un usuario desea tener acceso: por ejemplo, una lista de Microsoft Excel o una base de datosde Microsoft Access.).
  11. 11. Acotar la lista de destinatarios o de elementosCuando conecte con un determinado archivo de datos, puede que no desee combinar en el documentoprincipal la información contenida en todos los registros de ese archivo de datos.Para acotar la lista de destinatarios o utilizar un subconjunto de los elementos contenidos en el archivo dedatos, siga este procedimiento:1. En la ficha Correspondencia, en el grupo Iniciar combinación de correo, haga clic en Editarlista de destinatarios.2. En el cuadro de diálogo Destinatarios de la combinación de correspondencia, siga uno deestos procedimientos: Seleccionar registros individuales Este método resulta muy útil si la lista es breve. Active lascasillas de verificación junto a los destinatarios que desee incluir y desactive las que aparecen junto alos destinatarios que desee excluir.Si sabe que desea incluir sólo unos cuantos registros en la combinación, puede desactivar la casilla deverificación de la fila de encabezado y seleccionar sólo aquellos que desee usar. De manera similar, sidesea incluir la mayor parte de la lista, active la casilla de verificación de la fila de encabezado ydespués desactive las casillas de verificación de los registros que no desee incluir. Ordenar registros Haga clic en el título de columna del elemento por el que desee ordenar.La lista se ordena en orden alfabético ascendente (de A a Z). Haga clic en el encabezado de columnaotra vez para ordenar la lista en orden alfabético descendente (de Z a A).Si desea ordenar los datos de una manera más compleja, haga clic en Ordenar bajo Restringir lista dedestinatarios y elija sus preferencias de clasificación en la ficha Ordenar registros del cuadro dediálogo Filtrar y ordenar. Por ejemplo, puede usar este tipo de ordenación si desea que las direccionesde los destinatarios se dispongan en orden alfabético por los apellidos y los códigos postales por ordennumérico.
  12. 12.  Filtrar registros Esta función resulta útil si la lista contiene registros que no desee ver o incluiren la combinación. Una vez filtrada la lista, puede utilizar las casillas de verificación para incluir y excluirregistros.Para filtrar los registros, siga este procedimiento:1. En Restringir lista de destinatarios, haga clic en Filtrar.2. En la ficha Filtrar registros del cuadro de diálogo Filtrar y ordenar, elija los criterios quedesea utilizar para el filtro.Por ejemplo, para generar copias del documento principal únicamente para las direcciones quecontengan Australia como país o región, haga clic en País o región en la lista Campo, en elelemento Igual a de la lista Comparación, y en Australia en la lista Comparado con.3. Para restringir aún más el filtro, haga clic en Y o en O y especifique más criterios.Por ejemplo, para generar copias del documento principal sólo para las empresas de Munich, podríafiltrar por los registros cuyo campo Ciudad contenga Munich y aquellos cuyo campo Nombre de lacompañía no esté en blanco. Si utiliza el operador O en vez de Y en este filtro, la combinación decorrespondencia incluye todas las direcciones de Munich así como todas las direcciones queincluyen un nombre de compañía, independientemente de la ciudad.NOTA Si ha instalado software de validación de direcciones, haga clic en Validar direcciones en el cuadro dediálogo Destinatarios de la combinación de correspondencia para validar las direcciones de losdestinatarios.Agregar marcadores de posición, llamados campos de combinación decorrespondencia, a los documentoUna vez conectado el documento principal a un archivo de datos, estará listo para escribir el texto deldocumento y agregar marcadores de posición que indiquen dónde aparecerá la información única en cadacopia del documento.Los marcadores de posición, como los de direcciones y saludos, se denominan campos de combinación decorrespondencia. Los campos de Word se corresponden a los encabezados de columna del archivo de datosque seleccione.
  13. 13. Las columnas de un archivo de datos representan categorías de información. Los campos agregados aldocumento principal son marcadores de posición para estas categorías. Las filas de un archivo de datos representan registros de información. Al realizar una combinación decorrespondencia, Word genera una copia del documento principal por cada registro.Colocando un campo en el documento principal, indica que desea que en esa ubicación aparezca unadeterminada categoría de información, como un campo o una dirección.NOTA Cuando se inserta un campo de combinación de correspondencia en el documento principal, el nombredel campo siempre se indica entre comillas de combinación (« »). Estas comillas no aparecen en losdocumentos combinados. Simplemente ayudan a distinguir el texto normal de los campos en el documentoprincipal.
  14. 14. Qué ocurre al realizar la combinaciónAl combinar, la información contenida en la primera fila del archivo de datos reemplaza los campos deldocumento principal para crear el primer documento combinado. La información de la segunda fila del archivode datos reemplaza los campos para crear un segundo sobre, y así sucesivamente.Trabajar con campos: ejemplosPuede agregar cualquier encabezado de columna de su archivo de datos al documento principal como campo,lo que ofrece gran flexibilidad al diseñar cartas modelo, etiquetas, mensajes de correo electrónico y otrosdocumentos combinados. Por ejemplo: Suponga que está creando una carta para notificar a las organizaciones locales que han sidoseleccionadas para ser incluidas en la guía urbana anual. Si su archivo de datos contiene una columnaOrganización con el nombre de cada empresa con la que desea establecer contacto, puede insertar elcampo «Organización» en lugar de escribir el nombre de cada organización específica. Imagine que trimestralmente envía mensajes de correo electrónico a sus clientes informándolesde nuevos productos y ofertas especiales. Para personalizar esos mensajes para sus mejores clientes,puede agregar una columna NotaPersonal a su archivo de datos, en la que escribirá notas como, porejemplo "Sra. García, este nuevo artículo es exactamente lo que estaba buscando". Colocando un campo«NotaPersonal» en el documento principal, puede incluir esas notas al final de mensajes concretos. Suponga que su lista de correo es la de los suscriptores de su boletín y que su archivo de datosincluye una columna, llamada FechaCaducidad, en la que se indica la fecha en que finaliza cadasuscripción. Si coloca un campo «FechaCaducidad» en el documento principal de la etiqueta antes de
  15. 15. ejecutar la combinación de correspondencia, los suscriptores podrán ver sus respectivas fechas decaducidad en sus etiquetas postales.Los campos se pueden combinar y separar con signos de puntuación. Por ejemplo, para crear una dirección,puede colocar los campos en el documento principal de esta manera:«Nombre» «Apellidos»«Dirección»«Código postal» «Ciudad», «Estado o provincia»Para elementos que se utilizan con frecuencia, como bloques de dirección o líneas de saludo, Wordproporciona campos compuestos que agrupan entre sí una serie de campos. Por ejemplo: El campo Bloque de direcciones es una combinación de varios campos que incluye el nombre, losapellidos, la dirección, la ciudad y el código postal. El campo Línea de saludo puede incluir uno o varios campos de nombre, dependiendo deltratamiento de cortesía elegido.Puede personalizar el contenido de cada uno de estos campos compuestos. Por ejemplo, podrá seleccionarun formato de nombre formal en la dirección (Sr. Javier García Saavedra), mientras que, en el saludo, podráoptar por usar "Para" en lugar de "Estimado".Asignar los campos de combinación de correspondencia al archivo de datos
  16. 16. Para asegurarse de que Word encontrará una columna del archivo de datos que corresponda a todos loselementos de dirección o de saludo, puede que sea necesario asignar los campos de combinación decorrespondencia de Word a las columnas del archivo de datos.Para asignar los campos, haga clic en Asignar campos en el grupo Escribir e insertar campos de la fichaCorrespondencia.Se abrirá el cuadro de diálogo Asignar campos.Los elementos de la dirección y el saludo se colocan a la izquierda, mientras que los encabezados decolumna del archivo de datos aparecen a la derecha.Word busca la columna que coincide con cada elemento. En la ilustración, Word hizo coincidirautomáticamente la columna Apellidos del campo de datos con la columna Apellidos. Pero Word no pudohacer coincidir los demás elementos. En este archivo de datos, por ejemplo, Word no puede asignar el campoNombre.En la lista de la derecha, puede seleccionar la columna de su archivo de datos que corresponde con elelemento de la izquierda. En la ilustración, la columna Nombre coincide ahora con el campo Apellido. No esproblema que los campos Tratamiento de cortesía, Identificador único y Segundo nombre no esténasignados. No es necesario que el documento de la combinación de correspondencia utilice todos loscampos. Si agrega desde su archivo de datos un campo que no contiene datos, en el documento combinado
  17. 17. este campo aparecerá como marcador de posición vacío, normalmente una línea en campo o un campooculto.Escribir el contenido y agregar campos1. En el documento principal, haga clic donde desee insertar el campo.2. Utilice el grupo Escribir e insertar campos de la ficha Correspondencia.3. Siga uno de estos procedimientos: Bloque de direcciones con nombre, dirección y otra información1. Haga clic en Bloque de direcciones.2. En el cuadro de diálogo Insertar bloque de direcciones, seleccione los elementos dedirección que desee incluir y los formatos que desee aplicar y, a continuación, haga clic en Aceptar.3. Si aparece el cuadro de diálogo Asignar campos, es posible que Word no haya encontrado lainformación necesaria para el bloque de direcciones. Haga clic en la flecha situada junto a (nocoincide) y, a continuación, seleccione el campo del origen de datos correspondiente al camporequerido para la combinación de correspondencia. Línea de saludo
  18. 18. 4. Haga clic en Línea de saludo.5. Seleccione el formato de línea de saludo: incluye el saludo, el formato de nombre y lapuntuación.6. Seleccione el texto que desee que aparezca en los casos en los que Microsoft Word no puedeinterpretar el nombre del destinatario; por ejemplo, cuando el origen de datos no contiene el nombre oapellido de un destinatario sino sólo el nombre de una compañía.7. Haga clic en Aceptar.8. Si aparece el cuadro de diálogo Asignar campos, es posible que Word no haya encontrado lainformación necesaria para la línea de saludo. Haga clic en la flecha situada junto a (no coincide) y, acontinuación, seleccione el campo del origen de datos correspondiente al campo requerido para lacombinación de correspondencia. Campos individualesPuede insertar información desde campos individuales, como nombre de pila, número de teléfono o elimporte de un donativo de una lista de donantes. Para agregar rápidamente un campo desde su archivo dedatos al documento principal, haga clic en la flecha que aparece junto a Insertar campo de combinacióny haga clic en el nombre del campo.Para obtener más opciones con el fin de insertar campos individuales en el documento, siga esteprocedimiento:9. En la ficha Correspondencia, en el grupo Escribir e insertar campos, clic haga clic enInsertar campo de combinación.10. En el cuadro de diálogo Insertar campo de combinación, siga uno de estos procedimientos: Para seleccionar campos de dirección que se correspondan automáticamente con loscampos del origen de datos, aunque los campos del origen de datos no tengan los mismos nombresque los campos, haga clic en Campos de dirección. Para seleccionar campos que siempre toman los datos directamente de una columna delarchivo de datos, haga clic en Campos de base de datos.11. En el cuadro Campos, haga clic en el campo que desee.
  19. 19. 12. Haga clic en Insertar y, a continuación, en Cerrar.13. Si aparece el cuadro de diálogo Asignar campos, es posible que Microsoft Office Word nohaya encontrado la información necesaria para insertar el campo. Haga clic en la flecha situada junto a(no coincide) y, a continuación, seleccione el campo del origen de datos correspondiente al camporequerido para la combinación de correspondencia.NOTA Si inserta un campo de la lista Campos de base de datos y, más adelante, cambia a un origen dedatos que no tenga ninguna columna con el mismo nombre, Word no podrá insertar la información de dichocampo en el documento combinado. Campos personalizados de los contactos de OutlookLa única manera de incluir campos de contacto personalizados en el documento principal consiste eniniciar la combinación de correspondencia desde Outlook. En primer lugar, configure una vista de loscontactos que incluya los campos que desea utilizar en la combinación. A continuación, inicie lacombinación de correspondencia. Una vez elegida la configuración deseada, se abre Wordautomáticamente y puede completar la combinación.Configurar una vista de los contactos con campos personalizados14. En los Contactos de Outlook, dentro del menú Ver, elija Vista actual y, a continuación, hagaclic en Lista de teléfonos.15. Haga clic con el botón secundario del mouse en un encabezado de columna y luego haga clicen Selector de campos.16. En la lista desplegable de la parte superior del Selector de campos, seleccione Camposdefinidos por el usuario en la carpeta.
  20. 20. 17. Arrastre el campo que desea agregar desde el cuadro de diálogo hasta los encabezados decolumna. Una pequeña flecha de color rojo le ayuda a colocar el campo en la ubicación que desee.NOTA Puede agregar un nuevo campo al cuadro de diálogo Selector de campos si hace clic en Nuevoen la parte inferior.18. Una vez agregados a la vista todos los campos personalizados, cierre el cuadro de diálogoSelector de campos.19. Para quitar un campo que no desee incluir en la combinación de correspondencia, haga clic enel nombre del campo en el encabezado de la columna en la vista Lista de teléfonos y arrástrelo parasacarlo del encabezado de columna.Ejecutar la combinación de correspondencia desde Outlook20. En Contactos de Outlook, seleccione contactos individuales manteniendo presionada la teclaMAYÚS mientras hace clic para seleccionar una serie de campos o manteniendo presionada la teclaCTRL mientras selecciona campos individuales. Si desea incluir todos los contactos mostrados en esemomento en la vista, no haga clic en ningún contacto.21. En el menú Herramientas, haga clic en Combinar correspondencia.22. Si ha seleccionado contactos individuales para incluirlos en la combinación decorrespondencia, haga clic en Sólo los seleccionados. Si desea incluir todos los contactos visibles enese momento en la vista, haga clic en Todos los de la vista actual.23. Si ha configurado la vista Lista de teléfonos para que muestre exactamente los campos quedesea utilizar en la combinación de correspondencia, haga clic en Sólo los de la vista actual. En casocontrario, haga clic en Todos los campos de Contacto para que todos los campos de contacto esténdisponibles en la combinación.
  21. 21. 24. Si desea generar un nuevo documento principal a partir de la combinación de correspondencia,haga clic en Nuevo documento. De lo contrario, haga clic en Documento existente y, a continuación,en Examinar para buscar el documento que se debe utilizar como documento principal.25. Si desea guardar los contactos y los campos que ha seleccionado de manera que puedanvolver a utilizarse, active la casilla de verificación Archivo permanente y, a continuación, haga clic enExaminar para guardar el archivo. Los datos se guardan en un documento de Word con formato dedatos separados por puntos y coma.26. Seleccione las opciones de combinación que desee usar. Cartas modelo Preparar un lote de cartas para realizar un envío masivo de correo. Etiquetas postales Configurar etiquetas postales para realizar un envío masivo de correo. Sobres Configurar sobres para un envío masivo de correo. Catálogo Crear un único documento que contenga un catálogo o una lista de direcciones. Nuevo documento Generar documentos combinados que pueda editar por separado enWord. Impresora Enviar los documentos combinados directamente a la impresorapredeterminada. Correo electrónico Generar documentos combinados diseñados para ser usados comomensajes de correo electrónico. Cuando esté listo para completar la combinación en Word, en laficha Correspondencia del grupo Finalizar, haga clic en Finalizar y combinar y, a continuación,haga clic en Enviar mensajes de correo electrónico. La línea Asunto se rellena con el texto escritoen el cuadro de diálogo Contactos para combinar correspondencia de Outlook.27. Haga clic en Aceptar. Cuando se abra el documento en Word, en la ficha Correspondencia,dentro del grupo Escribir e insertar campos, haga clic en la flecha que aparece junto a Insertarcampo de combinación y, a continuación, en los campos que desee agregar al documento.NOTAS
  22. 22. No se puede escribir los caracteres de los campos de combinación («« »») manualmente ni utilizarel comando Símbolo del menú Insertar, sino que se debe utilizar la característica de combinación decorrespondencia. Si los campos de combinación aparecen entre llaves, como { MERGEFIELD Ciudad }, esosignifica que Microsoft Word muestra códigos de campo (código de campo: texto de marcador de posiciónque muestra dónde aparecerá la información especificada del origen de datos; los elementos de un campopueden generar un resultado de campo. El código de campo incluye los caracteres de campo, el tipo decampo e instrucciones.) en lugar de los resultados de los campos (campo de resultado: texto o gráfico quese inserta en un documento cuando Microsoft Word realiza instrucciones de campos. Cuando imprima eldocumento o cuando oculte los códigos de campo, los resultados de campo sustituirán a los códigos decampo.). Esto no afecta a la combinación, pero si desea mostrar los resultados, haga clic con el botónsecundario del mouse en el código de campo y, a continuación, haga clic en Activar o desactivar códigosde campo en el menú contextual.Aplicar formato a los datos combinadosLos programas de bases de datos y hojas de cálculo, como por ejemplo Microsoft Office Access y MicrosoftOffice Excel, almacenan como datos sin formato la información escrita en las celdas. El formato que seaplique en Access o Excel, como las fuentes o los colores, no se almacena junto con los datos sin formato.Cuando se combina la información de un archivo de datos en un documento de Word, se combinan los datossin el formato que tienen aplicado.Para aplicar formato a los datos del documento, seleccione el campo de combinación de correspondencia yaplíquele el formato que desee, de la misma manera que lo haría con cualquier otro texto. Asegúrese de quela selección incluye las comillas de combinación (« ») que rodean el campo.Obtener una vista previa de la combinación de correspondencia yfinalizarlaUna vez agregados los campos al documento principal, estará listo para obtener una vista previa de losresultados de la combinación. Cuando esté satisfecho con la vista previa, puede completar la combinación decorrespondencia.Obtener una vista previa de la combinaciónPuede obtener una vista previa de los documentos combinados y realizar los cambios antes de completarefectivamente la combinación.
  23. 23. Para obtener la vista previa, siga uno de estos procedimientos en el grupo Vista previa de resultados de laficha Correspondencia: Haga clic en Vista previa de resultados. Hojee cada documento combinado utilizando los botones Próximo registro y Registro anteriordel grupo Vista previa de resultados. Obtenga una vista previa de un documento específico haciendo clic en Buscar destinatario.NOTA Haga clic en Editar lista de destinatarios en el grupo Iniciar Combinar correspondencia de la fichaCorrespondencia para abrir el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia, en el quepuede filtrar la lista o borrar destinatarios si ve registros que no desea incluir.Finalizar la combinaciónPuede imprimir los documentos combinados o modificarlos individualmente, así como imprimir o cambiartodos los documentos o sólo un subconjunto de ellos.Imprimir los documentos combinados.1. En la ficha Correspondencia, en el grupo Finalizar, haga clic en Finalizar y combinar y, acontinuación, haga clic en Imprimir documentos.
  24. 24. 2. Decida si desea imprimir todo el conjunto de documentos, sólo la copia que está visible en cadamomento, o bien un subconjunto del total de los documentos, que se especifica mediante los números deregistro.Cambiar copias individuales del documento1. En la ficha Correspondencia, en el grupo Finalizar, haga clic en Finalizar y combinar y, acontinuación, haga clic en Editar documentos individuales.2. Elija si desea editar todo el conjunto de documentos, sólo la copia que está visible en cadamomento, o bien un subconjunto del total de los documentos, que se especifica mediante los números deregistro. Word guarda las copias que desea editar en un solo archivo, con un salto de página entre cadacopia del documento.Guardar el documento principalRecuerde que los documentos combinados que guarde son independientes del documento principal. Esconveniente guardar el propio documento principal si desea utilizarlo para otra combinación decorrespondencia.Cuando guarde el documento principal, también puede guardar su conexión con el archivo de datos. Lasiguiente vez que abra el documento principal, se le pedirá que indique si desea volver a combinar lainformación del archivo de datos en el documento principal. Si hace clic en Sí, se abre el documento con la información del primer registro ya combinada. Si hace clic en No, se rompe la conexión entre el documento principal y el archivo de datos. Eldocumento principal se convierte en un documento normal de Word y los campos se reemplazan con lainformación del primer registro, exclusivamente.

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