9. Directeur du laboratoire + Administrateur HAL + Documentaliste du laboratoire Politique de dépôt Documentaliste du laboratoire + Administrateur HAL + Personne relais Formation au dépôt Chercheurs, doctorants Auto- archivage Administrateur HAL + CCSD Validation Maintenance Communication avec les chercheurs Direction de la recherche et Direction de la documentation Forte incitation au dépôt Politique(s) de dépôt
HAL propose un certain nombre de services pouvant répondre aux besoins de nos chercheurs et ce gratuitement. Elle permet d’accroître la visibilité des publications puisqu’elle est intéropérable avec ArXiv, Repec, favorisant un seul dépôt. De plus, HAL est moissonnée par des moteurs de recherche comme Google, GoogleScholar, celui du système d’information les portails HAL des établissements co-tutelles de nos laboratoires. En outre, elle est classée comme 3ième archive ouverte dans le ranking des AO et visitée par les organismes d’évaluation comme l’AERES 2. Ensuite, HAL est un outil de collecte pour les laboratoires au sein desquels il est difficile de récupérer en temps voulu les publications de ses chercheurs. L’avantage est que cet outil collaboratif propose un dépôt partagé. Ainsi, un co-auteur dépose pour les autres qui ne sont pas obligés de redéposer. 3.HAL est également utile pour réutiliser les données, en particulier par le biais d’un module d’export de références au format voulu : Endnote, PDF, LaTex, BibTex, RAT, PDF, Excel, HTML, XML.. 4. Enfin, la plateforme permet aux chercheurs de garder la main sur leur production et ce tout au long de leur carrière. S’ils changent de laboratoire, ils auront toujours l’accès aux données. De plus, depuis 2010, le CCSD archive à long terme (environ 30 ans pour l’instant) les dépôts au CINES.
Les décideurs ont joué un rôle décisif dans la validation de ce projet. Aval de la Direction, de la Direction de la Recherche. N’ayant pas de consultant ni d’informaticien disponible dans l’Etablissement, un groupe de travail s’est penché en 2009-2010 sur les possibilités de mise en œuvre d’un portail HAL pour pouvoir mieux administrer les données concernant l’Ecole. Rencontre avec le CCSD, rédaction d’un cahier des charges avec en particulier la définition du périmètre de collecte des dépôts (la DR a consulté toutes les tutelles des laboratoires), la définition d’une interface de dépôt personnalisée, l’habillage graphique du portail
Parallèlement à la mise en œuvre du portail, nous avons essayé de mettre en place des politiques de dépôt dans les laboratoires car chaque communauté a ses pratiques
Zoom sur l’interface de dépôt
Une politique de dépôt a été mise en place progressivement dans les laboratoires afin d’impliquer tous les acteurs concernés. Dans le cadre de la formation au dépôt, un service est proposé concernant les politiques d’éditeurs. Pour rappel, dans une archive ouverte, on peut déposer plusieurs versions des publications et il est parfois difficile pour le chercheur de se repérer.
Voici un schéma de Rachel Creppy qui résume met en relation les étapes de publications des articles et le dépôt sur archive ouverte. On distingue en jaune la première version auteur et en bleu la version validée par les pairs. Le site référent en matière de politiques d’éditeurs est Sherpa Romeo. Depuis 2005, le service documentaire recense les politiques Sherpa Romeo des revues publiantes de nos chercheurs; un moyen de démontrer le potentiel de dépôt.
On distingue des tendances de dépôt selon les communautés scientifiques : les SHS sont bien représentées ainsi que l’Informatique, les Mathématiques devant les Sciences de l’ingénieur.
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