Presentación acerca de la matriz de control de gastos, y sus oportunidades en la mejora de la rentabilidad de las empresas,

1. Página 1
“Cuando es obvio que los
objetivos no pueden ser
alcanzados, no ajustes los
objetivos, ajusta los pasos
de acción.”
Confucio

2. Matriz de Control de Gastos
Una nueva solución para mejorar la rentabilidad de
su negocio
Diciembre 2014

3. Página 3
Escenario de reducción de margen
Ventas Gastos
Escenario de pérdidas
Ventas Gastos
Contexto
Incremento en
gastos supera el
crecimiento en
ingresos
Márgenes
negativos por no
adaptar los gastos
a menores
ingresos

4. Quitemos las máquinas de café.
Página 4
Hagamos menos
capacitaciones.
No hagamos la fiesta del área.
“Los gastos
son como
las uñas”
¿Qué se requiere en realidad?
Ahorros
sostenidos en
el tiempo
Captura de
aprendizaje y
buenas prácticas
Reacciones comunes
Tratamiento y control
estandarizado (“cross”)
Reduzcamos el gasto en viajes.

5. Página 5
¿Qué NO es? ¿Qué es?
Cambio cultural en la organización
Estructura que incorpora roles y
responsabilidades
No es un proyecto puntual de reducción de
gastos
No implica una ruptura con los procesos y
responsabilidades actuales
No solo es un presupuesto base cero
Mecanismo adicional de control de gastos
(agregar funciones)
Concepto

6. Estructura de la Matriz de
Control
Página 6
Viajes
Capital
Humano
Alquileres
Telecom
T.I.
PAQUETES DE GASTOS
ENTIDADES
Finanzas Comercial Operaciones T.I.
Entidades
Unidades de Negocio / agrupaciones de
centros de costo.
Paquetes de gastos
Gastos que pertenecen a una misma
categoría.
Dueños y gestores de paquetes
Encargados de definir reglas y metas
que optimicen la gestión de gastos.
Gerencia
General

7. Página 7
ENTIDADES
Finanzas Comercial Operaciones T.I.
Gerencia
General
Dueño
de paquete
Gestor
de paquete
Posición
jerárquica
elevada
Autoridad y
soporte
político
Posición
jerárquica
intermedia
Conocimiento
técnico,
capacidad
analítica
Roles del dueño y gestor de
paquete
Viajes
Capital
Humano
Alquileres
Telecom
T.I.
PAQUETES DE GASTOS

8. Proceso de
presupuestación
Página 8
Presupuesto Año N+1
Habitualmente se
presupuesta:
► Tomando el
presupuesto del año
anterior.
► Añadiendo un % de
incremento (inflación).
Presupuesto Año N

9. Página 9
Controlar las desviaciones
en el presupuesto y
establecer acciones
correctivas
Definir reglas, “drivers” y
metas de gasto que guíen la
elaboración del presupuesto
Definir y aprobar el
presupuesto anual
conforme a las reglas
definidas
Establecer reglas,
“drivers” y metas
de gastos
Elaborar el
presupuesto
Controlar la
ejecución del
presupuesto
Se incorporan mecanismos
adicionales de control de
gastos en cada proceso
Procesos de optimización y
control de gastos

10. Procesos de optimización y
control de gastos
Página 10
Definen políticas, “drivers”
y metas a cumplir para los
paquetes de gastos.
Establecer reglas,
“drivers” y metas
de gastos
Elaborar el
presupuesto
Controlar la
ejecución del
presupuesto
Procesos
Control
adicional
ENTIDADES
Finanzas Comercial Operaciones T.I.
Gerencia
General
Viajes
Capital
Humano
Alquileres
Telecom
T.I.
PAQUETES DE GASTOS
Dueños y gestores de paquetes

11. Página 11
Establecer reglas,
“drivers” y metas de
gastos
Elaborar el
presupuesto
Controlar la
ejecución del
presupuesto
Procesos
Procesos de optimización y
control de gastos
Revisan presupuesto por paquetes.
Si no se cumplan las reglas definidas,
solicitan a los dueños de entidades la
modificación del presupuesto.
Control
adicional
ENTIDADES
Finanzas Comercial Operaciones T.I.
Gerencia
General
Viajes
Capital
Humano
Alquileres
Telecom
T.I.
PAQUETES DE GASTOS
Dueños y gestores de paquetes

12. Página 12
Establecer reglas,
“drivers” y metas de
gastos
Elaborar el
presupuesto
Controlar la
ejecución del
presupuesto
Procesos
Área de Finanzas
Dueños y gestores
de paquetes
Revisan y analizan las
desviaciones por
paquetes.
Solicitan justificaciones a
los dueños de entidades y
CECOS.
Emite reportes
mensuales de
ejecución del
presupuesto y
proyecciones.
Dueños de
entidades
Con el apoyo del
gestor de paquete,
definen planes de
acción para corregir
desviaciones.
Área de Finanzas
Consolida la
información de los
planes de acción para
elaborar nuevo
“rolling”.
Comité mensual de
Control Matricial
Dueños/gestores de
paquetes y dueños de
entidades exponen
desviaciones y
planes de acción.
Procesos de optimización y
control de gastos
Control
adicional
ENTIDADES
Finanzas Comercial Operaciones T.I.
Gerencia
General
Viajes
Capital
Humano
Alquileres
Telecom
T.I.
PAQUETES DE GASTOS

13. Procesos de optimización y
control de gastos
Página 13
► Cultura de control
de gastos.
► Retroalimentación
de buenas prácticas.
► Ahorros
sostenibles.
Establecer reglas,
“drivers” y metas de
gastos
Elaborar el
presupuesto
Controlar la
ejecución del
presupuesto
Procesos
Procesos

14. Fuentes de ahorros por
paquetes
Página 14
Medidas Definición
Corregir errores o eliminar gastos no prioritarios o
innecesarios.
Definir políticas de gastos de aplicación inmediata.
Comparar gastos de unidades similares para identificar
buenas prácticas replicables.
Justificar detalladamente la necesidad de todos los
conceptos a gastar, sin tomar en cuenta el histórico.
Revisar contratos con proveedores para encontrar
opciones más económicas.
Revisión detallada del presupuesto
Reglas
Comparaciones internas
Base cero
Análisis de contratos

15. Página 15
• Eliminar presupuesto de
movilidad para centros de costo
que no tienen personal asignado.
• Retirar del presupuesto el gasto en
vigilancia del inmueble que se
vendió en el primer trimestre.
Fuentes de ahorros por
paquetes
Medidas Ejemplos
Revisión detallada del presupuesto
Reglas
Comparaciones internas
Base cero
Análisis de contratos

16. Fuentes de ahorros por
paquetes
Página 16
Medidas Ejemplos
• Los pasajes deben adquirirse con
anticipación mínima de 2
semanas.
• Los traslados en taxi desde la
oficina se permiten después de las
9 pm y deben ser aprobados por el
Gerente del área.
Revisión detallada del presupuesto
Reglas
Comparaciones internas
Base cero
Análisis de contratos

17. Página 17
Ejemplo ilustrativo: gasto anual en atenciones al personal
Driver = S/. persona
Meta
Gasto anual (S/. / empleado)
Fuentes de ahorros por
paquetes
Medidas Ejemplos
Revisión detallada del presupuesto
Reglas
Comparaciones internas
Base cero
Análisis de contratos

18. Página 18
Ejemplo ilustrativo: gasto anual en pasajes
Presupuesto anual
en pasajes
N° viajes a Trujillo N° viajes a Piura N° viajes a Chiclayo
Costo estimado por
pasaje
Costo estimado por
pasaje
Costo estimado por
pasaje
N° trabajadores que
viajarán
N° trabajadores que
viajarán
N° trabajadores que
viajarán
Total anual
Trujillo
Total anual Chiclayo Total anual Piura
Fuentes de ahorros por
paquetes
Medidas Ejemplos
Revisión detallada del presupuesto
Reglas
Comparaciones internas
Base cero
Análisis de contratos

19. Fuentes de ahorros por
paquetes
Página 19
Medidas Ejemplos
Revisión detallada del presupuesto
Reglas
Comparaciones internas
Base cero
Análisis de contratos
• Realizar nueva licitación para
consolidar servicios de varias
regiones en un solo proveedor.
• Cambiar la frecuencia de
mantenimiento preventivo de los
equipos de 15 a 23 días.

20. Página 20
Ciclo de madurez en la aplicación de ahorros
Ejemplos:
 Rotación de gestores
de paquetes.
 Evaluar esquemas de
“hosting” basados en
la nube.
Fuentes de ahorros por
paquetes
Medidas
Revisión detallada del presupuesto
Reglas
Comparaciones internas
Base cero
Análisis de contratos
Racionalizar
Mejorar
Innovar
Ejemplo:
 Comparar bolsas de
minutos de telefonía
móvil.
Ejemplo:
 Revisar esquema de
distribución de costos
de servicios de TI.

21. Diagnóstico del
modelo de
presupuesto
2 – 4 semanas
1
Página 21
Diseño del modelo
matricial de gastos
10 – 16 semanas Ciclos semanales
Despliegue del
nuevo
presupuesto
10 - 20 semanas
2 3 4
Acompañamiento
en la ejecución del
presupuesto
Actividades principales
► Entendimiento del
modelo de presupuesto y
control:
► “Drivers”.
► Organización y
personas.
► Procesos.
► Tecnología.
► Definición de las bases
del futuro modelo:
► Paquetes de gastos.
► Entidades.
► Capacitación a dueños
y gestores de paquetes.
► Definición de:
► Directrices de
presupuesto, variables
y metas de ahorro.
► Requerimiento funcional
del software de
soporte al presupuesto
matricial.
► Flujos de procesos.
► Formatos de reportes
de seguimiento y
control.
► Cronogramas de
implementación de
ahorros.
► Asistencia en:
► Evaluación de
desviaciones.
► Revisión de planes
de acción.
► Creación de reportes
para la Alta
Gerencia.
► Acompañamiento en las
reuniones de
seguimiento.
► Acompañamiento en
la creación del
presupuesto.
► Revisión de los
presupuestos
preliminares.
► Facilitación de
reuniones entre
dueños de paquetes
y entidades.
► Asistencia en la
revisión y
consolidación del
presupuesto.
Enfoque metodológico EY

22. Mejora del control en la
elaboración del
presupuesto
► Reglas uniformes y
“drivers” que guían la
elaboración del
presupuesto.
Página 22
Ahorros y cambio cultural
► Ahorros entre 5-10%.
► Cultura con mayor
foco en control y
ahorro de gastos.
Mejora del control en la
ejecución del presupuesto
► Mayor visibilidad sobre
la ejecución de los
gastos.
► Identificación y control
de desviaciones.
Beneficios

23. Página 23
Conclusiones

24. Página 24
4
2
1
Contar con
apoyo de la
Alta
Dirección
5
Se obtienen
mejores
resultados con
operaciones /
unidades
similares
Gestionar el
cambio en
especial con los
responsables
de paquetes.
Dotar de
continuidad a
las reuniones
mensuales de
seguimiento
Incorporar los
resultados de
los paquetes a
las
evaluaciones
de desempeño
3
Consejos para ejecutar un
proyecto de Matriz de
Control

25. Matriz de Control de Gastos
Una nueva solución para mejorar la rentabilidad de
su negocio
Diciembre 2014