Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

Estructura funcional y operativa

Estructura funcional y operativa

  • Login to see the comments

  • Be the first to like this

Estructura funcional y operativa

  1. 1. En INTERVENCIÓN para ADMINISTRAR Res. 000360,1 de Feb. 2019 Res. 006240, 25 de Jun. 2019 de la Super-Intendencia Nacional de Salud RESOLUCIÓN No. 149 JULIO 17 DE 2019 EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO HOSPITAL SAN JERÓNIMO DE MONTERÍA EN INTERVENCIÓN PARA ADMINISTRAR DEPARTAMENTO DE CORDOBA "POR LA CUAL SE ACTUALIZA LA ESTRUCTURA FUNCIONAL Y OPERATIVA DE LA OFICINA ASESORA JURIDICA" EL Agente Especial Interventor de la Empresa Social del Estado Hospital San Jerónimo de Montería, identificada con el NIT 891.079.999-5, designado por la Superintendencia Nacional de Salud mediante Resolución No. 006240 del 25 de junio de 2019, y posesionando mediante Acta de Posesión S.D.M.E. 013 de 26 de junio de 2019, en ejercicio de sus facultades Constitucionales y legales, en especial, las conferidas en las Leyes 100 de 1993, 1437 de 2011 y Decretos 2555 de 2010 y 1011 de 2006, Resoluciones 1137 de 2016 y 1785 de 2017, y demás normas concordantes sobre la materia, y; CONSIDERANDO: Que mediante Resolución Número 000360 del 1 de febrero de 2019, la Superintendencia Nacional de Salud ordenó la posesión inmediata de los bienes, haberes y la Intervención Forzosa Administrativa para Administrar la E.S.E. Hospital San Jerónimo de Montería, identificada con el NIT 891.079.999-5, ubicada en la carrera 14 No. 22-200 del municipio de Montería, por el término de seis (6) meses, con la finalidad de garantizar la adecuada prestación del servicio de salud, de conformidad con las normas que rigen el Sistema General de Seguridad Social en Salud y lo dispuesto en el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero. Que, para el efecto designó como Agente Especial Interventor al Doctor OMAR ALEXANDER PRIETO GARCÍA, identificado con cédula de ciudadanía No. 79.686.044 de Bogotá D.C., y en ese sentido quedó facultado para ejercer las funciones de Representante Legal de la E.S.E. Hospital San Jerónimo de Montería, a partir de la fecha de su posesión, correspondiéndole la guarda y administración de los bienes que se encuentran en poder de la entidad junto con los demás deberes y facultades que les asigna la ley. Que, posteriormente la Superintendencia Nacional de Salud mediante Resolución No. 006240 del 25 de junio de 2019, removió al Doctor OMAR ALEXANDER PRIETO GARCÍA y designó como nuevo Agente Especial Interventor al Doctor RUBÉN DARÍO TREJOS CASTRILLÓN, tomando posesión en el cargo mediante Acta de Posesión S.D.M.E. 013 de 26 de junio de 2019, con plenas facultades de Representante Legal de la E.S.E. Hospital San Jerónimo de Montería, Córdoba Que el Decreto 1011 de 2006, reglamentó el Sistema Obligatorio de Garantía de la Calidad de la Atención en Salud del Sistema de Seguridad Social en Salud, cuyas disposiciones se aplicarán a los Prestadores de Servicios de Salud, a las Entidades Promotoras de Salud, a las Administradoras del Régimen Subsidiado, a las Entidades Adaptadas, a las Empresas de Medicina Prepagada y a las Entidades Departamentales, Distritales y Municipales de Salud. Que dentro del Modelo Estándar de Control Interno, Subsistema de Control de Planeación y Gestión, se encuentra el desarrollo de la actividad estructura organizacional y modelo de operación por procesos; que en ese sentido, existe la necesidad de actualizar la estructura funcional y operativa de la Oficina Asesora Juridica de la Entidad, a E.S.E. Hospital San Jerónimo Mon Dirección: Carrera. 14 No. 22-2 IMI":1,n1 Teléfono: (4) 7958135 - 320 5747543 0 esesanjeronimo.gov.co o pqrf@esesanjeronimo.gov.co
  2. 2. MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ESTRUCTURA FUNCIONAL Y OPERATIVA AREA DE JURIDICA Código C.12.1.PR.006 Página 1 de 33 Fecha: 17 de Julio de 2019 ESTRUCTURA FUNCIONAL Y OPERATIVA AREA DE JURIDICA. 2019. Revisado: Subdirector Administrativo y Financiero Aprobado: Gerente Firma Firma Fecha: 17 de Julio de 2019 Fecha: 17 de Julio de 2019
  3. 3. MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Fecha: 17 de Julio de 2019 Código C.12 1.PR.006 ESTRUCTURA FUNCIONAL Y OPERATIVA AREA DE JURÍDICA Página 2 de 33 nteriCION SEGURIDAD DEL PACIENTE PROCESOS ESTRATEGICOS CONTAWEINTERNO DISCIPLINARIO APOYO DIAGNOSTICO Y TFRAPFUnco URG. ADULTOS IMAGENOLOGIA • LAG. PEDIMRICAS ENDOSCOP1A E CONSULTA EXTERNA NUTRICION Y DIET TI • SALA DE PAREO E TERAPIA FISICA Y • PUERPERIO RESPIRATORIA • OUIRURGICA E PATOLOGIA El MEDICINA INTERNA MORGUE El PENSIONADOS LABORATORIO • PEDIATRIA-NEONATOS-LACIA CLINICO DCI id BANCO DE SANGRE • UCE E SERVICIO El HOSP. DOMICILIARIA FARMACEUTICO • CIRUGÍA ENTERMERIA Id TRANSPORTE SOLERCIA:. CLINICA DE HERIDAS GESTION DE CALIDAD PROCESOS DE EVALUAC ION RE VIS O RIA FISCAL PAMEC (PROGRAMA DE AUDITORIA PARA LA CALIDAD) • SISTEMA DE INFORMACION DIRECCIONAMIENTO PLANEACION SERVICIO UENTE AL C USUARIOS GOTGOOCIÓ rifbenefiC0 TALENTO O HUMANO SALUD OCUPAS' ONG- URIDICA OESTON MBIENTAL FACTURACION PROCESOS DE APOYO PROCESOS MISIONALES - SERVICIOS MEDICOS FSPFCIAII7Aoos UI ADMISION DEL PACIENTE SERVICIO AL CLIEN ESU Fecha: 17 de Julio de 2019 Fecha: 17 de Julio de 2019 Firma Firma 1. INTRODUCCION: La Coordinación indispensable de los procesos y recursos de soporte administrativo que la ESE Hospital San Jerónimo de Montería debe realizar para que el personal asistencial cuando atienda un paciente, logre su satisfacción por la oportunidad y calidad del servicio, se constituye en un componente administrativo indispensable para garantizar la optimización de los recursos, la obtención de utilidades necesarias para la permanencia de la organización en el mercado y la garantía del soporte administrativo para que cada una de las unidades funcionales pueda producir la atención a los pacientes que finalmente se facturan y lograr la recuperación de los recursos invertidos por la empresa para la prestación de los servicios asistenciales demandados. 2. OBJETIVO: Garantizar la defensa judicial y el cumplimiento de los procesos de contratación necesarios para la excelente prestación de los servicios de salud habitados y ofertados por la ESE Hospital San Jerónimo de Montería. 3. ALCANCE: Aplica para cada uno de los procesos y procedimientos de la oficina Jurídica de la ESE, desde el momento de inicien los procesos de contratación de venta de servicios de salud con las diferentes EPS. 4. MAPA DE PROCESOS DE LA ESE. Revisado: Subdirector Administrativo y Financiero Aprobado: Gerente
  4. 4. MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Fecha: 17 de Julio de 2019 Código C.12.1.PR.006 ESTRUCTURA FUNCIONAL Y OPERATIVA AREA DE JURIDICA Página 3 de 33 Revisado: Subdirector Administrativo y Financiero Aprobado: Gerente Fecha: 17 de Julio de 2019 Fecha: 17 de Julio de 2019 Firma Firma 5. ESTRUCTURA FUNCIONAL DEL AREA DE JURIDICA: El grupo funcional y operativo estará conformado de la siguiente forma: Asesor Jurídico (Jefe del Área). - Profesional Universitario Jurídica. - Abogado Proceso de Contratación. - Abogados Defensa Judicial. - Técnico Archivístico. - Auxiliar Administrativo. 6. ORGANIGRAMA FUNCIONAL DE LA UNIDAD: GERENCIA. ASESOR JURIDICO AUX. ADMINISTRATIVO ARCHIVO 6.1 Funciones del Área de Jurídica: Desde el Área de Jurídica se realizan las siguientes funciones: [ i CONTRATACION L. J I DEFENSA JUDICIAL L • Asesorar y apoyar en materia jurídica a la Gerencia y a las demás dependencias de la ESE. • Asesorar y revisar, en los aspectos jurídicos, los proyectos de resolución o cualquier otro acto administrativo que sea sometido a su consideración y que tengan relación con los asuntos de competencia de la E.S.E. • Hacer seguimiento y formular observaciones, cuando haya lugar, a los proyectos de resolución o normativa relacionada con temas de la ESE. • Establecer, desarrollar, evaluar y aplicar pautas y directrices para el desarrollo normativo que le corresponde a la ESE.
  5. 5. MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Fecha: 17 de Julio de 2019 Código C.12.1 PR.006 ESTRUCTURA FUNCIONAL Y OPERATIVA AREA DE JURIDICA Página 4 de 33 • Emitir conceptos, absolver consultas y responder derechos de petición que en materia jurídica formulen los ciudadanos o ciudadanas, las distintas áreas de la E.S.E, y las autoridades en general, que tengan relación con los asuntos de competencia de la Institución. • Ejercer la representación judicial de la E.S.E en los diferentes procesos y ante las instancias judiciales y administrativas, de conformidad con la delegación y bajo las directrices e instructivos que en materia de defensa judicial se establezcan en la institución. • Atender las diligencias administrativas que le comisione o delegue el Gerente de la E.S.E. • Adelantar las investigaciones, estudios y análisis jurídicos sobre áreas o temas propios de la E.S.E, llevando a cabo la revisión de la normatividad, doctrina y jurisprudencia existente en relación con éstos, a fin de formular los diagnósticos y recomendaciones que sean del caso; • Dirigir, orientar y vigilar la aplicación de normas y políticas en materia de contratación administrativa en todas las etapas del proceso; • Asesorar a las distintas dependencias de la E.S.E y coordinar la participación de ellas en las diferentes etapas del trámite contractual, de conformidad con el Plan Anual de Contratación; • Ejercer la Secretaría Técnica del Comité de Conciliación, para lo cual deberá preparar los documentos e informes de los procesos de evaluación adelantados por la entidad; • Dirigir y coordinar la elaboración y revisión de los proyectos de resoluciones, actos administrativos, contratos, convenios interinstitucionales y con organismos nacionales, internacionales, que le corresponda suscribir al Gerente de la E.S.E. • Dirigir y coordinar la actualización del sistema informático previsto para diligenciar, publicitar, registrar y hacer seguimiento de todos los procesos contractuales; • Autenticar las copias de los documentos que reposen en los archivos de las diferentes dependencias de la E.S.E, de conformidad con la normatividad vigente; • Las demás que le sean propias o asignadas de acuerdo con la naturaleza de la dependencia. 7. ROLES Y FUNCIONES PERSONAL AREA DE JURIDICA: 7.1 Jefe Oficina Asesora Jurídica. 1. Coordinador de la Oficina Asesora Jurídica de la ESE Hospital San Jerónimo de Montería. 2. Asistir y asesorar a los directivos de la ESE, en los asuntos jurídicos, legales y procesales relacionados con las funciones y actividades que son propias a sus cargos. 3. Asistir al nivel directivo de la ESE en la realización de estudios de carácter legal. 4. Elaborar los proyectos de actos administrativos, acuerdos y contratos que deban ser tramitados por la Empresa Social del Estado para el eficiente y eficaz desarrollo de sus funciones. 5. Atender los litigios en que haga parte la ESE y adelantar las gestiones que estos requieran. 6. Estudiar, proponer y proyectar la definición de los criterios jurídicos de la ESE y velar porque se mantenga una adecuada coordinación y unidad técnica, entre todas las dependencias en materia legal. 7. Dirigir y coordinar la compilación y actualización de la legislación y jurisprudencia relativas al sector salud y velar por su adecuada difusión y aplicación en todas las dependencias de la Empresa Social del Estado Hospital San Jerónimo. 8. Interpretar y aplicar textos legales, jurisprudencia y doctrina con el fin de dar fundamentos jurídicos a las decisiones de la empresa. 9. Conocer, intervenir, vigilar y mantener actualizado el estado de las demandas instauradas contra la ESE Hospital San Jerónimo de Montería. Revisado: Subdirector Administrativo y Financiero Aprobado: Gerente Firma Fecha: 17 de Julio de 2019 Firma Fecha: 17 de Julio de 2019
  6. 6. MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Fecha: 17 de Julio de 2019 Código C.12.1.PR.006 ESTRUCTURA FUNCIONAL Y OPERATIVA AREA DE JURIDICA Página 5 de 33 10.Atender oportunamente las demandas que cursen contra la empresa. 11.Incoar las acciones judiciales y/o administrativas que fueren necesarias para la oportuna defensa de los intereses y bienes de la empresa y demás acciones inherentes que fueren necesarias. 12.Servir de apoyo a los directivos en el proceso de toma de decisiones a fin de que se obtengan los resultados esperados. 13.Ejercer las demás funciones que le asigne el Gerente de la empresa y que correspondan a la naturaleza del cargo. 7.2 Profesional Universitario Jurídica: 1. Apoderar judicialmente a la ESE en procesos de orden civil, comercial, administrativo, laboral, ambiental y otros. 2. Visitar los despachos judiciales y administrativos donde cursan los juicios enunciados en el numeral anterior, para percatarse de la marcha de los mismos. 3. Atender notificaciones y reclamaciones efectuadas por dependencias de carácter sindical en la Regional del Trabajo, con el acompañamiento del asesor de talento humano. 4. Elaborar, revisar, tramitar y controlar los contratos o convenios por asignación de su jefe inmediato. 5. Fijar, aprobar y custodiar las pólizas y garantías que respaldan el cumplimiento de los diferentes contratos celebrados por la ESE, por delegación de su jefe inmediato. 6. Efectuar estudios, elaborar conceptos o proyectos sobre consultas formuladas a la Oficina por delegación de su jefe inmediato. 7. Elaborar los proyectos de actos administrativos, acuerdos y contratos que deban ser tramitados por la Empresa Social del Estado para el eficiente y eficaz desarrollo de sus funciones, de aquellos aspectos delegados por el jefe inmediato. 8. Acompañar a la oficina jurídica en los procesos judiciales en que esté vinculada la ESE y adelantar las gestiones que estos requieran. 9. Estudiar, proponer y proyectar la definición de los criterios jurídicos de la ESE designados por el jefe inmediato y velar porque se mantenga una adecuada coordinación y unidad técnica, entre todas las dependencias en materia legal. 10.Interpretar y aplicar textos legales, jurisprudencia y doctrina con el fin de dar fundamentos jurídicos a las decisiones de la empresa. 11.Ejercer las demás funciones que le asigne el jefe inmediato y que correspondan a la naturaleza del cargo. 12.Presentar informes periódicos al Jefe de la Oficina Asesora Jurídica sobre el cumplimiento de las funciones y tareas asignadas. 7.3 Abogados Defensa Judicial: 1. Conocer, atender y desarrollar las actuaciones atinentes a la representación judicial de la E.S.E, que se sigan ante las jurisdicciones ordinaria y administrativa y que no sean de competencia de otra dependencia. 2. Conocer, atender y desarrollar las actuaciones atinentes a los trámites de conciliación extrajudicial en los que deba intervenir la Entidad. 3. Conocer, atender y desarrollar sobre las actuaciones atinentes al trámite para el pago de condenas judiciales, conciliaciones y laudos arbitrales de acuerdo con el procedimiento institucional que para tal efecto se establezca y con la normatividad vigente. Fecha: 17 de Julio de 2019Revisado: Subdirector Firma Administrativo y Financiero Aprobado: Gerente Firma Fecha: 17 de Julio de 2019
  7. 7. MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Fecha: 17 de Julio de 2019 Código C.12.1.PR.006 ESTRUCTURA FUNCIONAL Y OPERATIVA AREA DE JURIDICA Página 6 de 33 4. Conocer, atender y desarrollar las actuaciones relacionadas con el Sistema Único de Información de Gestión Jurídica de la E.S.E, en relación con los procesos a su cargo. 5. Llevar un registro actualizado de todos los procesos de su competencia de conformidad con el proceso de gestión documental y la normatividad vigente. 6. Presentar informes periódicos al Jefe de la Oficina Asesora Jurídica sobre el cumplimiento de las tareas asignadas. 7. Proyectar la respuesta a las peticiones y consultas relacionadas con asuntos de su competencia. 7.4 Líder Proceso de Contratación: 1. Coordinar y garantizar que se realicen las contrataciones diarias requeridas en la ESE. 2. Impulsar el proceso desde la etapa de planeación y en la etapa pre-contractual, conforme a las actividades que se describen en este manual para el área solicitante. 3. Solicitar la colaboración de las demás áreas participantes en la contratación, de acuerdo con los temas técnicos, jurídicos, financieros y/o económicos, según las competencias funcionales. 4. Coordinar las actividades y hacer el seguimiento que corresponda a cada una de las dependencias involucradas, para que cuente con la información necesaria durante las etapas de planeación y pre- contractual y pueda dar cuenta del estado del proceso de selección. 5. Seguimiento de proyecciones y órdenes de contratación. 6. Garantizar la creación y actualización de la bitácora de contratación. 7. Solicitud y control de documentos adicionales (OTRO SI pagos fijos, etc.). 8. Revisión y aseguramiento del indicador de contratación. 9. Coordinar y garantizar la gestión documental (documentos generados durante el contrato actas, incapacidades, etc.). 10.Elaborar todos aquellos informes que la institución y los entes de control requieran en forma habitual, periódica o esporádica que se relacionen con el proceso de contratación de la E.S.E. 7.5 Líder Proceso de Archivo del Área Jurídica: 1. Responder por el adecuado manejo y cumplimiento de los procesos de gestión documental de la E.S.E. 2. Mantener organizados los archivos de la oficina Jurídica. 3. Mantener el orden de cada una de las carpetas contractuales y de procesos judiciales. 4. Llevar un registro actualizado del archivo de la oficina jurídica. 5. Responder por el cumplimiento que en aspectos de gestión documental establezca la E.S.E. 7.6 Auxiliar Administrativo (secretaria): 1. Preparar y organizar la información que debe presentar el jefe inmediato. 2. Recepcionar llamadas telefónicas, operar los medios técnicos disponibles y entregar los mensajes respectivos. 3. Apoyar al personal de la dependencia en la elaboración y seguimiento de las actividades del área. 4. Apoyar al personal de la dependencia en la trascripción y presentación de informes. 5. Apoyar los trámites administrativos que requiera la dependencia para el cumplimiento de su finalidad. 6. Brindar atención y orientación a los funcionarios sobre aspectos relacionados con su dependencia. Revisado: Subdirector Administrativo y Financiero Firma Fecha: 17 de Julio de 2019 Aprobado: Gerente Firma Fecha: 17 de Julio de 2019
  8. 8. 116 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Fecha: 17 de Julio de 2019 Código C.12.1.PR.006 ESTRUCTURA FUNCIONAL Y OPERATIVA AREA DE JURIDICA Página 7 de 33 7. Realizar la medición de los indicadores de proceso, según lo establecido en la ficha técnica de cada indicador y establecer o proponer las acciones respectivas para lograr mayor eficiencia y efectividad en el proceso. 8. Realizar las gestiones necesarias para asegurar la ejecución de los planes, programas y proyectos en los que interviene en razón del cargo. 8. RELACION DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS AREA DE JURIDICA: 8.1 PROCESO DE CONTRATACION: • OBJETIVO: Estandarizar cada una de las actividades ejecutadas dentro de cada una de las etapas del proceso de contratación de la E.S.E. Hospital San Jerónimo de Montería. • ALCANCE Y CAMPO DE APLICACION: Aplica a todas las áreas de la E.S.E Hospital San Jerónimo de Montería • RESPONSABLES DEL PROCESO: Asesor Jurídico. Líder Proceso de Contratación. • SUBDIRECCION: Gerencia. • PRODUCTO/SERVICIO Minuta contractual con todos sus soportes legales. • RECURSOS: Tecnológicos: Internet, computador, impresora, Teléfono Logísticos: Elementos de oficina (Hojas de papel, tóner, Tinta de impresora, fotocopias, lapiceros, marcadores, lápiz etc.) Humanos: Profesionales especializados, profesionales Universitarios, técnicos, auxiliares administrativos. • ELEMENTOS DE ENTRADA DEL PROCESO: Proceso Proveedor: Identificación de necesidades de las diferentes áreas. • ELEMENTOS DE SALIDA DEL PROCESO: Revisado: Subdirector Administrativo y Financiero Aprobado: Gerente Firma Firma Fecha: 17 de Julio de 2019 Fecha: 17 de Julio de 2019
  9. 9. MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Fecha: 17 de Julio de 2019 Código C.12.1 PR.006 ESTRUCTURA FUNCIONAL Y OPERATIVA ÁREA DE JURIDICA Página 8 de 33 Revisado: Subdirector Firma Administrativo y Financiero Aprobado: Gerente Firma Fecha: 17 de Julio de 2019 Fecha: 17 de Julio de 2019 Salidas: Minuta de Contrato. • PARAMETROS DEL CONTROL: • Etapas Contractuales. Contratos de Adquisición de bienes y servicios. Requisitos Precontractuales. La exigencia de estos requisitos variará según sea el contratista una persona natural o persona jurídica. o Identificación de las necesidades (estudio de conveniencia y oportunidad). o Determinación de la cuantía. o Solicitud de ofertas teniendo en cuenta la cuantia. o Solicitud de disponibilidad presupuestal. o Certificado de disponibilidad presupuestal (CDP). o Copia de resolución de la DIAN, que acredite la calidad de autorretenedor o gran contribuyente de cada uno de los oferentes. o Certificada de Cámara de Comercio vigente. o Copia del Rut. o Certificado de antecedentes judiciales vigente. o Certificado de antecedentes fiscales. o Certificado de antecedentes Disciplinarios. o Certificado del Sistema de Registro Nacional de Medidas Correctivas RNMC. o Copia del documento de identificación del representante legal. o Libreta militar si es hombre menor de 50 años. o Certificación donde conste el pago de aportes al sistema general de seguridad social y parafiscales, suscrita por el representante legal o por revisor fiscal. o Planilla de pago del sistema general de seguridad social. o Certificación de INVIMA para contratos de adquisición de medicamentos. o Certificación de nacionalización de mercancías (Manifiestos de aduana en los casos de activo fijos o productos importados). o Certificación del funcionario de suministro en los que se indique los precios de los medicamentos se ajustan al PLM. o Certificación del funcionario de suministros en los que se señale que los precio establecidos en el contrato son los mismos ofertados por el proveedor. Nota: El funcionario responsable de la documentación anterior corresponde a las siguientes áreas: 1. Adquisición de activos fijos o productos importados: Técnico de Activo Fijo 2. Adquisición de Medicamentos e insumos médicos: Jefe de Suministros Requisitos contractuales: • Elaboración del contrato
  10. 10. MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Fecha: 17 de Julio de 2019 Código C.12.1.PR.006 ESTRUCTURA FUNCIONAL Y OPERATIVA AREA DE JURIDICA Página 9 de 33 • Registro Presupuestal • Póliza de Garantía, calidad, cumplimiento, laboral y responsabilidad civil extracontractual dado el caso. • Aprobación de póliza Requisitos Post contractuales: • Notificación al interventor y /o auditor del contrato • Pago de impuestos • Expedición de copias del contrato al proveedor con sus anexos. • Acta de inicio • Actas parciales • Pagos del contrato de acuerdo al flujo de tesorería • Acta de liquidación del contrato • Informe del supervisor designado para los contratos de suministro • Contrato de Prestación de Servicios. La exigencia de estos requisitos variará según sea el contratista una persona natural o persona jurídica. Requisitos Precontractuales: o Identificación de las necesidades (estudio de conveniencia y oportunidad). o Solicitud de disponibilidad presupuestal. o Solicitud de presentación de propuesta. o Propuesta presenta. o Certificado de disponibilidad presupuestal (CDP). o Certificado de Cámara de Comercio vigente si es persona jurídica. o Hoja de vida de la función pública del representante legal. o Hoja de vida de la función pública de la persona natural. o Copia del Rut. o Certificado de antecedentes judiciales vigente. o Certificado Procuraduría del representante legal y de la persona jurídica, igual para persona natural. o Certificado Contraloría del representante legal y de la persona jurídica, igual para persona natural. o Certificado del Sistema de Registro Nacional de Medidas Correctivas RNMC. o Copia del documento de identificación del representante legal para persona jurídica y persona natural. o Libreta militar si es hombre menor de 50 años. o Certificación donde conste el pago de aportes al sistema general de seguridad social y parafiscales de la persona jurídica suscrita por el representante legal o revisor fiscal. o Planillas de pago de seguridad social para persona natural. o Afiliación a riesgos profesionales. o Licencia Profesional. Revisado: Subdirector Administrativo y Financiero Aprobado: Gerente Firma Firma Fecha: 17 de Julio de 2019 Fecha: 17 de Julio de 2019
  11. 11. MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Fecha: 17 de Julio de 2019 Código C.12.1.PR.006 ESTRUCTURA FUNCIONAL Y OPERATIVA AREA DE JURIDICA Página 10 de 33 Fecha: 17 de Julio de 2019Revisado: Subdirector Administrativo y Financiero Firma Aprobado: Gerente Firma Fecha: 17 de Julio de 2019 Requisitos contractuales • Elaboración del contrato • Registro Presupuestal • Póliza de Garantía, calidad, cumplimiento, laboral y responsabilidad civil extracontractual, responsabilidad civil profesional, dado el caso. • Aprobación de póliza Requisitos Post contractuales: • Notificación al supervisor designado del contrato • Expedición de copias del contrato al contratista con sus anexos. • Acta de inicio • Actas parciales • Pagos del contrato de acuerdo al flujo de tesorería • Acta de liquidación del contrato Formatos de Control: o Formato de cumplimiento de requisitos. o Formato de Hoja de ruta de contrato. o Estudio de Conveniencia y Oportunidad. o Acta de inicio. o Informes de ejecución del contratista. o Actas parciales de ejecución. o Acta final. o Acta de liquidación (dentro de los 4 meses siguientes a la finalización del contrato). • INDICADORES: % de contrato con todos los requisitos. • ACTIVIDADES ACTIVIDADES DESCRIPCION AREA RESPONSABLE RESPONSABLE Identificación de la necesidad Los jefes de área identifican las necesidades en los servicios y proceden a elaborar el estudio de conveniencia y oportunidad para la firma de la subdirección respectiva. Suministros/activos fijos/Subdirección Administrativa/ Subdirección Científica/Jefes de Jefes de área
  12. 12. Firma Firma Revisado: Subdirector Administrativo y Financiero Aprobado: Gerente Fecha: 17 de Julio de 2019 Fecha: 17 de Julio de 2019 Jefes e rea ontratista MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Fecha: 17 de Julio de 2019 Código C.12.1.PR.006 ESTRUCTURA FUNCIONAL Y OPERATIVA AREA DE JURIDICA Página 11 de 33 Areas Una vez el Gerente avala la necesidad y se solicita la Disponibilidad presupuestal. Solicitada la Disponibilidad presupuestal, se envía al área de presupuesto para la expedición del CDP. Soliditüd de Disponibilidad Presupuestal Certifico de Disponibilidad Presupuestal Subdireccion Administrativa Gerente Presupuesto rofesional Universitario Presupuesto p Una vez aprobado el- estudio de conveniencia se solicita tres (3) ofertas diferentes con relación al objeto establecido y se escoge el Proveedor, (en los procesos de selección que correspondan). Solicitud de ofertas Gerencia Gerente Jefe de Área Establecida la disponibilidad para la contratación se solicita los documentos para la propuesta escogida. Suministro Activo Fijo Jurídica Recepcion de Documentos. Cuando el oferente cumple con los requisitos establecidos en la etapa precontractual se procede a la elaboración del contrato. Elaración del Contrato Asesor urnlco Líder Proceso de Contratación Jurídica Firma deFContrato El Gerente recibe el contrato firmado por el proveedor para su respectiva firma. Gerencia Radicación de Contratos Se envía el contrato a la oficina Jurídica para su respectiva radicación. Secretaria Icina Jurídica Jurídica Elaborado el contrato y firmado por cada una de las partes, se envía a la oficina de Presupuesto para la expedición del Registro Presupuestal. Registro Presupuestal Profesiona Universitario Presupuesto Compra de pólizas El contratista allega pólizas de garantías a la oficina Jurídica para Gerente Presupuesto Contratista
  13. 13. MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Fecha: 17 de Julio de 2019 Código C.12.1.PR.006 ESTRUCTURA FUNCIONAL Y OPERATIVA AREA DE JURÍDICA Página 12 de 33 anexarla al contrato. ado fel to )5 Una vez la secretaria de Jurídica recibe la póliza, entrega carpeta del contrato con soportes al asesor jurídico para la elaboración de aprobación de póliza. Oficina Jurídica Asesor Jurídico Legalizado el contrato se notifica de manera escrita al respectivo supervisor y/o interventor del contrato. Gerencia Gerente Una vez notificado al supervisor y/o interventor este se reúne con el contratista para elaborar y firmar acta de inicio. Funcionarios, Jefes de Área, y/o Subdirectores Supervisor designado Para cada cobro parcial del valor del contrato, el contratista debe adjuntar a la cuenta de cobro, acta de avance del objeto del contrato, informe de supervisión y pago de seguridad social. E.S.E. HOSPITAL SAN JERONIMO, Supervisores Supervisor / Interventor Contratista Se harán efectivos antes de cada pago del valor del contrato, para lo cual el contratista debe anexar a la cuenta de cobro la cancelación de los impuestos. Área de tesorería y/ pagaduría Pagadora Una vez ejecutado el contrato, se procede a elaborar el acta final y de liquidación del contrato. Supervisores designados y/o interventor Supervisor, Contratista y Gerente Aprobación d Pólizas Notificación al supervisor design Acta de Inicio Actas de avance objeto del contra Pago de impuest Acta final y de liquidación del contrato Revisado: Subdirector Administrativo y Financiero Aprobado: Gerente Firma Fecha: 17 de Julio de 2019 Firma Fecha: 17 de Julio de 2019 8.2 PROCESO CONCILIACIONES EXTRAJUDICIALES Y JUDICIALES: • OBJETIVO: Aplicar este procedimiento con el fin de solucionar conflictos de carácter particular y de contenido patrimonial, para evitar que se originen procesos ordinarios, garantizando la defensa de los intereses de la E.S.E. Hospi al San Jerónimo de Montería.
  14. 14. MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Fecha: 17 de Julio de 2019 Código C.12.1.PR.006 ESTRUCTURA FUNCIONAL Y OPERATIVA ÁREA DE JURIDICA Página 13 de 33 • ALCANCE Y CAMPO DE APLICACION: Aplica a todas las áreas que tengan que interactuar en la solución de conflictos que eviten originar procesos ordinarios en contra de la ESE; los integrantes del comité de conciliación de la ESE. • RESPONSABLES DEL PROCESO: Gerente, Asesor Jurídico. • SUBDIRECCION: Oficina Jurídica de la E.S.E. • PRODUCTO/SERVICIO: Conciliación de proceso judicial. • RECURSOS: -- Tecnológicos: Equipos de cómputo. Logísticos: Papelería, Tóner y demás elementos de oficina. Humanos: Asesor Jurídico, secretaria. • ELEMENTOS DE ENTRADA DEL PROCESO: Proceso Proveedor: Petición Solicitud de Conciliación. • ELEMENTOS DE SALIDA DEL PROCESO: Salidas: Acta de no conciliación judicial, o auto aprobación judicial de la conciliación. • PARAMETROS DEL CONTROL: INDICADORES No. de Conciliaciones presentadas por mes No. de conciliaciones conciliadas No. de conciliaciones aprobadas judicialmente • ACTIVIDADES: DESCRIPCION FASE O ETAPA PUNTOS DE CONTROL AREA RESPONSABLE RESPONSABLE Revisado: Subdirector Administrativo y Financiero Firma Fecha: 17 de Julio de 2019 Aprobado: Gerente Firma Fecha: 17 de Julio de 2019
  15. 15. Fecha: 17 de Julio de 2019 Fecha: 17 de Julio de 2019 los de los itud Petición Oficina Jurídica Secretano del Comité Conciliación Documentos verificados Oficina Jurídica Asesor Jurídico Solicitud de conciliación Oficina Jurídica Secretaria Informe de antecedentes de la cuenta Oficina Jurídica Asesor Jurídico no de s o de Certificación cuentas reclamadas Oficina Jurídica Asesor Jurídico Certificación bienes y servicios Oficina Jurídica Asesor Jurídico Concepto jurídico Oficina jurídica Abogado asesor Solicitud de Comité de Conciliación Oficina Jurídica Secretario Comité Conciliación Secretario Comité de Conciliación ias i a las :11a Poder Oficina Jurídica a través del abogado asignado Abogado asignado Audiencias de conciliación Oficina Jurídica a través del abogado asignado Abogado asignado Acta de conciliación Oficina Jurídica Asesor Jurídico Firma Firma Recepción de la petición. Repartir las peticiones entre abogados de la oficina Recibe copia de la solicitud conciliación. Recepcionar informes sobre antecedentes de la cuenta o solic del servicio. Solicitar a Tesorería certificación de pago de las cuentas reclamadas. Solicitar a Suministros la certificación entrega a satisfacción de los biene servicios. 1 Rendir concepto técnico Someter la información a Comité conciliación. Elaborar poder Asistir a las audiencias de conciliació Solicitar a las dependenc involucradas que den cumplimient las providencias que aprueban conciliaciones dentro del término en indicado. Revisado: Subdirector Administrativo y Financiero Aprobado: Gerente MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Fecha: 17 de Julio de 2019 Código C.12.1 PR.006 ESTRUCTURA FUNCIONAL Y OPERATIVA AREA DE JURIDICA Página 14 de 33
  16. 16. MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Fecha: 17 de Julio de 2019 Código 0.12.1.PR.006 ESTRUCTURA FUNCIONAL Y OPERATIVA AREA DE JURIDICA Página 15 de 33 8.3 PROCESO CONTESTACION DE DEMANDAS: • OBJETIVO: Controvertir las pretensiones de la demanda radicando oportunamente el memorial que contiene la contestación de la demanda y asistir a todas las audiencias y etapas procesales ante el despacho del Juez que tenga el conocimiento en forma oportuna y eficaz, a fin de garantizar la defensa judicial de la E.S.E. Hospital San Jerónimo de Montería. • ALCANCE Y CAMPO DE APLICACION: Gerencia, Jurídica, Áreas Administrativas, Áreas de Servicio. • RESPONSABLES DEL PROCESO: Gerente Asesor Jurídico • SUBDIRECCION: Gerencia. • PRODUCTO/SERVICIO: Demanda contestada, asistencia a audiencia inicial, pruebas y juzgamiento si la hay. Presentar alegatos. • RECURSOS: Tecnológicos: Equipos de cómputo. Logísticos: Papelería, Tóner y demás elementos de oficina. Humanos: Asesor Jurídico. • ELEMENTOS DE ENTRADA DEL PROCESO: Proceso Proveedor: Demanda • ELEMENTOS DE SALIDA DEL PROCESO: Salidas: Sentencia. • PARAMETROS DEL CONTROL: No. de demandas radicadas. % de audiencias asistidas. No. Procesos a favor de la ESE. Firma Fecha: 17 de Julio de 2019 Firma Fecha: 17 de Julio de 2019 Revisado: Subdirector Administrativo y Financiero Aprobado: Gerente
  17. 17. MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Fecha: 17 de Julio de 2019 Código C.12.1.PR 006 ESTRUCTURA FUNCIONAL Y OPERATIVA AREA DE JURIDICA Página 16 de 33 Fecha: 17 de Julio de 2019 Fecha: 17 de Julio de 2019 Revisado: Subdirector Administrativo y Financiero Firma Aprobado: Gerente Firma • ACTIVIDADES: DESCRIPCION FASE O ETAPA PUNTOS DE CONTROL AREA RESPONSABLE RESPONSABLE Recepción de la demanda Demanda Oficina Jurídica Secretaria Repartir las demandas entre los abogados de la oficina Recolecta la información necesaria en las dependencias involucradas. Recepcionar pruebas de acuerdo con las dependencias involucradas. Acta de entrega del proceso Oficina Jurídica Asesor Jurídico Insumos para la defensa e información recolectada Oficina Jurídica Abogado Apoderado Pruebas Oficina Jurídica Abogado Apoderado Elaborar poder. Si es de falla médica, convocar a través de Subdirección Científica al médico del procedimiento, para revisar el caso. Si es contable solicitar certificación de pago o prestación de servicio del área que se reclame. Contestar la demanda. Poder Oficina Jurídica Abogado Apoderado Concepto y o certificación Subdirección Científica - Jurídica- Tesorería Subdirector Científico— Oficina Jurídica a través del abogado asignado- Tesorero(a) Escrito de contestación Oficina Jurídica Abogado Apoderado Radicar demanda en el despacho judicial que tenga el conocimiento de la demanda. Demanda Oficina Jurídica Abogado Apoderado Vigilar que se cumplan las etapas procesales Estados Oficina Jurídica Abogado Apoderado Interponer recursos. Recursos Oficina Jurídica Abogado Apoderado Asistir a las Audiencias Presentar alegatos de conclusión Defensa técnica Oficina Jurídica Alegatos Oficina Jurídica Abogado Apoderado Recursos ala sentencia, en los casos en que la decisión contravenga el interés de la Entidad. Recurso Oficina Jurídica Abogado Apoderado Solicitar a las dependencias involucradas que den cumplimiento a la sentencia dentro del término en ella indicado, en casos de condena. Sentencia apelada Oficina Jurídica Asesor Jurídico 8.4 POLÍTICAS GENERALES DE DEFENSA JUDICIAL. • OBJETIVO Establecer las actividades a seguir para la atención de los procesos judiciales en los que interviene la E.S.E. HOSPITAL SAN JERONIMO DE MONTERIA como parte demandada, con observancia de la normativa y jurisprudencia vigente, propendiendo por una adecuada defensa jurídica de la Entidad y por la adopción de políticas efectivas de prevención de un detrimento patrimonial.
  18. 18. MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Fecha: 17 de Julio de 2019 Código C.12.1.PR.006 ESTRUCTURA FUNCIONAL Y OPERATIVA AREA DE JURIDICA Página 17 de 33 • ALCANCE Y CAMPO DE APLICACION: El procedimiento inicia con la recepción de la notificación de la demanda judicial, continúa con el ejercicio de representación y la defensa técnica, termina con una decisión judicial ejecutoriada que pone fin ala actuación procesal. • RESPONSABLES DEL PROCESO: Gerente Asesor Jurídico • SUBDIRECCION: Gerencia. • PRODUCTO/SERVICIO: Demandas contestadas y defensa técnica por parte del abogado defensor de la E.S.E. Hospital San Jerónimo. • RECURSOS: -- Tecnológicos: Equipos de cómputo. Logísticos: Papelería, tóner y demás elementos de oficina. -. Humanos: Asesor Jurídico. • ELEMENTOS DE ENTRADA DEL PROCESO: Proceso Proveedor: Demanda • ELEMENTOS DE SALIDA DEL PROCESO: Salidas: Sentencia. • PARAMETROS DEL CONTROL: No. de demandas radicadas. de audiencias asistidas. No. Procesos a favor de la ESE. • DEFINICIONES Defensa judicial: Entiéndase por Defensa Judicial el conjunto de actuaciones y procedimientos de carácter administrativo que adelanta una entidad pública con el fin de defender sus intereses particulares, que con Firma Fecha: 17 de Julio de 2019 Firma Fecha: 17 de Julio de 2019 Revisado: Subdirector Administrativo y Financiero Aprobado: Gerente
  19. 19. MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Fecha: 17 de Julio de 2019 Código C.12.1.PR.006 ESTRUCTURA FUNCIONAL Y OPERATIVA ÁREA DE JURIDICA Página 18 de 33 ocasión de litigios se instaure contra la misma ante instancias judiciales. Que se hace necesario, reformar las políticas de prevención del detrimento patrimonial de la entidad, la defensa judicial y establecer dichas políticas. Poder: Documento por medio del cual se confieren facultades al abogado correspondiente para actuar en el proceso judicial. Proceso judicial: Sucesión de actos que se desenvuelven progresivamente con el objeto de resolver mediante la decisión de una autoridad judicial, la controversia o solicitud sometida a su conocimiento. Comité de Conciliación: El Comité de Conciliación es una instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la entidad. Igualmente decidirá, en cada caso específico, sobre la procedencia de la conciliación o cualquier otro medio alternativo de solución de conflictos, con sujeción estricta a las normas jurídicas sustantivas, procedimentales y de control vigentes, evitando lesionar el patrimonio público. • GENERALIDADES DEL PROCEDIMIENTO La E.S.E. HOSPITAL SAN JERONIMO DE MONTERIA interviene en procesos judiciales en los cuales requiere el ejercicio de una apropiada defensa técnica jurídica de sus intereses, labor que desempeña la Oficina Asesora Jurídica, la cual, además, genera estrategias para la aplicación de las normas sustanciales y procesales atinentes al trámite judicial. Ahora bien, la designación de los procesos judiciales en cabeza de los apoderados se encuentra en cabeza del Jefe de la Oficina Asesora Jurídica de la Entidad. • ACTIVIDADES DESCRIPCION DE ACTIVIDADES AREA RESPONSABLE PUNTO DE CONTROL RESPONSABLE Recibir la notificación de la demanda en la que la ESE HOSPITAL SAN JERONIMO DE MONTERIA sea parte o tercero interviniente. Lo anterior recibe la oficina de archivo, y/o por correo electrónico institucional de LA OFICINA JURIDICA. Incluir la novedad referente a la notificación recibida o frente a la acción incoada junto con los datos de radicación del proceso en cuadro de la oficina jurídica. Lo anterior se registra en base Revisado: Subdirector Administrativo y Financiero Aprobado: Gerente Documento de Notificación. Registro de fecha de notificación Archivo General/Secretaria Jurídica Auxiliar Administrativo Jurídica Coordinador Archivo General Radicación de Notificación en base de datos procesos judiciales Firma Firma Oficina Jurídica Fecha: 17 de Julio de 2019 Fecha: 17 de Julio de 2019 Abogado Encargado Oficina Jurídica
  20. 20. MANUAL DE PROCESOS Y Código PROCEDIMIENTOS Fecha: 17 de Julio de 2019 ESTRUCTURA FUNCIONAL Y OPERATIVA AREA DE JURIDICA C.12.1.PR.006 Página 19 de 33 )s je )n a d, el le el el En base de dato de procesos judiciales registrar el abogado asignado Oficina Jurídica Asesor Jurídico ESE Poder debidamente diligenciado Oficina Jurídica Asesor Jurídico ESE in e al :0 IS a y o Registrar fecha de entrega de expediente Oficina Jurídica Asesor Jurídico ESE Base de Datos Procesos Judiciales Actualizada Oficina Jurídica Abogado Designado del Expediente s Base de Datos Procesos Judiciales Actualizada Oficina Jurídica Abogado designado del expediente /i. I ), a 11 ir a Solicitud formal por correo institucional Oficina Jurídica Abogado designado del expediente Formato de Ficha Técnica del Expediente Oficina Jurídica Abogado designado del expediente ir 11 Documento de Contestación del proceso. Actualización base de datos procesos judiciales Oficina Jurídica Abogado designado del expediente Asesor Jurídico ESE datos generales de procese judiciales. Asignación del Abogado q estará a cargo de la actuaci atendiendo en lo posible, criterios de especialida complejidad. Quien asigna abogado es el Asesor Jurídico la ESE. Elaborar el poder a nombre d abogado designado para conocimiento del caso. Entregar el expediente junto cc el poder al abogado que encuentre asignado para conocimiento del asunl debidamente diligenciado. Establecer el valor de l pretensiones y monto total de cuantía del proceso judicial, realizar la calificación del riesg procesal en el formato. Análisis de la demanda y su anexos. Solicitar al área de cuentas p pagar información sobre acreedor (parte demandante asimismo sobre el estado de deuda si es del caso. Realizar ficha técnica sobre proceso judicial para convoc comité de conciliación, y ver viabilidad de conciliar el asunto. Contestar la demanda y deje copia de la misma en expediente del proceso. Fecha: 17 de Julio de 2019Revisado: Subdirector Administrativo y Financiero Firma Aprobado: Gerente Firma Fecha: 17 de Julio de 2019
  21. 21. Reportar las novedades dentro de los procesos judiciales a cada uno de los apoderados. Entregar el documento que contenga la novedad al apoderado y dejar constancia en la base de datos y dejar copia en el expediente judicial. Actualización del Expediente y base de datos de procesos judiciales Oficina Jurídica Asesor Jurídico ESE Actualización del Expediente y base de datos de procesos judiciales Oficina Jurídica Asesor Jurídico ESE Recibido el reporte de novedades, atender las diferentes etapas del proceso (Audiencia inicial, Audiencia de pruebas, etapa probatoria, interposición de recursos a que hubiere lugar, incidentes, nulidades, presentación de alegatos y demás actuaciones que sea necesario adelantar en el curso del proceso) y dejar constancia de las mismas en el expediente. En el evento en que en desarrollo de las actuaciones que se desprendan de esta actividad se requiera el desplazamiento del apoderado a cualquier lugar del país, quien deberá elaborar y tramitar la solicitud al área correspondiente. Soporte documental y digital en el expediente. Actualización sobre las actuaciones desarrolladas en la base de datos de procesos judiciales Oficina Jurídica Abogado Asignado Proferido el fallo de primera instancia se procede a impugnar o solicitar la aclaración, complementación o corrección del fallo, si a ello hubiere lugar. Soporte Documental de la Actuación Oficina Jurídica Abogado Asignado/Asesor Jurídico ESE En el evento de haberse impugnado el fallo de primera instancia, se deberá realizar, si a ello hubiere lugar y atendiendo las políticas establecidas por el Soporte Documental de la Actuación Oficina Jurídica Abogado Asignado/Asesor Jurídico ESE Firma Firma MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Fecha: 17 de Julio de 2019 Código C.12.1.PR.006 ESTRUCTURA FUNCIONAL Y OPERATIVA AREA DE JURIDICA Página 20 de 33 Fecha: 17 de Julio de 2019 Fecha: 17 de Julio de 2019 Revisado: Subdirector Administrativo y Financiero Aprobado: Gerente
  22. 22. MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Fecha: 17 de Julio de 2019 Código C.12.1.PR.006 ESTRUCTURA FUNCIONAL Y OPERATIVA AREA DE JURIDICA Página 21 de 33 Comité de Conciliación, la ficha técnica de estudio de la procedencia de conciliación. Reportar las novedades dentro de los procesos judiciales en segunda instancia a cada uno de los apoderados. Proferido el fallo de segunda instancia se procede a interponer los recursos extraordinarios o solicitar la aclaración, complementación o corrección del fallo, si a ello hubiere lugar y dejar constancia de las mismas en el expediente. Proferido el fallo del recurso extraordinario y ejecutoriada la sentencia se archiva el proceso y reportar la terminación del proceso judicial yen firme el fallo o la providencia que ponga fin al proceso judicial, el abogado/apoderado solicitará al despacho judicial la constancia de ejecutoria de la sentencia Soporte Documental de la Actuación Oficina Jurídica Abogado Asignado/Asesor Jurídico ESE Soporte Documental de la Actuación Oficina Jurídica Abogado Asignado/Asesor Jurídico ESE Soporte Documental de la Actuación Oficina Jurídica Abogado Asignado/Asesor Jurídico • ELABORACIÓN DE LAS ESTRATEGIAS DE DEFENSA. Las estrategias de defensa técnica se propondrán por el apoderado o abogado asignado al caso, quien deberá enmarcar su actuación en los siguientes criterios básicos que la orienten: a) Evitar decisiones condenatorias en contra de la E.S.E. HOSPITAL SAN JERÓNIMO DE MONTERÍA b) Evitar detrimento económico para la entidad, procurando la conservación y adecuada ejecución de los recursos públicos (Procesos Judiciales). c) Atender a las políticas de defensa judicial y/o de prevención del daño antijurídico que hayan sido determinadas previamente por el Comité de Conciliación de la E.S.E. HOSPITAL SAN JERONIMO DE MONTERIA. Revisado: Subdirector Firma Fecha: 17 de Julio de 2019 Administrativo y Financiero Aprobado: Gerente Firma Fecha: 17 de Julio de 2019
  23. 23. FirmaRevisado: Subdirector Administrativo y Financiero Fecha: 17 de Julio de 2019 Aprobado: Gerente Firma Fecha: 17 de Julio de 2019 Ifti4 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Fecha: 17 de Julio de 2019 Código C.12.1.PR.006 ESTRUCTURA FUNCIONAL Y OPERATIVA AREA DE JURIDICA Página 22 de 33 d) Se debe implementar la calificación del contingente judicial, es obligación de cada apoderado al estudio de los procesos judiciales, solicitudes de conciliación extrajudicial o tramites arbitrales en contra de la entidad, realizar el cálculo de la provisión contable. Artículo 1° Ley 448 de 1998, Resolución 356 de 2007, Decreto 1069 de 2015 numeral 5 del artículo 2.2.3.4.1.10, Resolución 353 del 1° de noviembre de 2016, e informarlo de conformidad a las normas precedentes al área contable y financiera de la entidad. e) El apoderado de la E.S.E., debe seguir los lineamientos normativos: Factura de venta/ Ley 1231 de 2008, Código Comercio, Código Civil- (cesiones de crédito), Código General del Proceso, Ley 1438 de 2011, Ley 1122 de 2007 y Ley 1479 de 2015, para realizar la defensa judicial. f) El apoderado de la E.S.E., debe seguir los lineamientos jurisprudenciales: Consejo de Estado y la Corte Suprema de Justifica, para realizar la defensa judicial. g) El apoderado de la ESE debe asistir a las audiencias judiciales. • CRITERIOS PARA LA INTERPOSICIÓN DE RECURSO EN CONTRA DE PROVIDENCIAS JUDICIALES. Los siguientes criterios orientan la decisión que se encuentra en cabeza de cada apoderado de la Entidad en los eventos en que debe determinar si interpone o no un recurso en contra de una providencia proferida por un Despacho Judicial: a) Que la interposición del recurso no haga más gravosa la situación de la E.S.E., dentro del proceso judicial. b) Que se verifique la adecuación de los supuestos de hecho en las normas que se pretenden invocar en la interposición del recurso. c) Existencia de fundamentos jurídicos que sustenten la razonabilidad de la interposición del recurso. d) Existencia de jurisprudencia que sustente la razonabilidad de la interposición del recurso. 8.5 PROCESO CONTESTACION DE DERECHOS DE PETICION Y ACCIONES DE TUTELA. • OBJETIVO: Analizar la Petición, su contenido y demás fundamentos para determinar de qué áreas se requiere apoyo, y darle pronta resolución dentro de los términos legales. • ALCANCE Y CAMPO DE APLICACION: Se les da trámite y respuesta a todas aquellas peticiones que presenten ante la E.S.E, sus usuarios, familiares, particulares, órganos de control, otras entidades y otros, con el fin de dar Cumplimiento al parámetro Constitucional que lo consagra como derecho fundamental.
  24. 24. MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Fecha: 17 de Julio de 2019 Código C.12.1.PR.006 ESTRUCTURA FUNCIONAL Y OPERATIVA AREA DE JURÍDICA Página 23 de 33 • RESPONSABLES DEL PROCESO: Gerente. Asesor Jurídico. • SUBDIRECCION: Gerencia. • PRODUCTO/SERVICIO: Dar respuesta oportuna y dentro de los términos Constitucionales y Legales, a todo aquel requerimiento "PETICIONES" solicitadas por las personas que tengan un motivo de interés General o Particular. • RECURSOS: Tecnológicos: Equipos de cómputo, linea abierta telefónica. Logísticos: Oficina de Asesoría Jurídica con todos los estándares de calidad, Contratos y documentos soportes, Papelería, formatos-modelos. Humanos: Asesor y Asistente Jurídico. • ELEMENTOS DE ENTRADA DEL PROCESO: • Proceso Proveedor: Recepción Derecho de Petición. • ELEMENTOS DE SALIDA DEL PROCESO: Salidas: Respuesta Derecho de Petición • PARAMETROS DEL CONTROL: INDICADORES: - % de respuesta en el término legal. - Numero de derechos de petición contestados en el mes. • ACTIVIDADES: ACTIVIDAD DESCRIPCION DEPENDENCIA RESPONSABLE 1 Recepcionar los Derechos de petición Inmediatamente se reciba en la oficina de Archivo, se radica en el Archivo Central Auxiliar de Archivo Firma Fecha: 17 de Julio de 2019 Firma Fecha: 17 de Julio de 2019 Revisado: Subdirector Administrativo y Financiero Aprobado: Gerente
  25. 25. MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Fecha: 17 de Julio de 2019 Código C.12.1.PR.006 ESTRUCTURA FUNCIONAL Y OPERATIVA AREA DE JURIDICA Página 24 de 33 presentados po escrito. Radicación de documento en gerencia Envío dé documento a jurídica Análisis de la ! información - Analizar la petición. , Proyectar respuesta al ! derecho de petición para la firma de la Dirección. Visto Bueno de la respuesta del derecho ' de petición. Firma del derecho de petición ro de reparto de íspondencia y se envía a ncia. etaria de gerencia recibe mento del área de archivo y a en libro, registrando firma esponsable de la entrega del mento, fecha y hora. Gerencia Secretaria de Gerencia envía para dar tramite al cho depetición. Gerencia Secretaria de Gerencia se or jurídico ánálízan ó1 derecho petición y la información Lada, se levanta la información remite a las áreas Jcradas para dar respuesta al ;ha de petición. Jurídica Asesor Jurídico mismo, esor jurídico lee el contenido [ petición y solicita apoyo de stintas áreas involucradas con en caso de que la nación suministrada por las recciones no este totalmente o completa. Juridica Asesor Jurídico cimientos esor jurídico al documentar la 'esta de la petición, para no ir en violación de un derecho ¡mental, compilando los íptos dados por las áreas de 5 y aplicando los propios de la rama )(echo. Jurídica Asesor Jurídico rel asesor jurídico proyecta pspuesta del derecho de in, su respectivo visto bueno ;tenor firma de gerencia, en de que no se este de acuerdo a respuesta se devuelve al jurídica señalando las divas aclaraciones. Jurídica/Gerencia Asesor Jurídico/ Gerente vez se tiene la firma, se envía mento por libro de radicado a írencia para su respectiva y envio a la persona y/o :se que radico el derecho de in. Gerencia Secretaria de Gerencia cuan COrr gere Secr docu radic del docu Se dere Ases de solici Y invol dere El a de l las di el infor subdi clara El as resp incur fund conc apoy cono del d Una la r petici y po caso con I área respe Una docu la g firma empr petici 8.5.1 PROCEDIMIENTO ACCIÓN DE TUTELA La contestación de la demanda de tutela es la oportunidad que tiene la entidad demandada para pronunciarse acerca de la solicitud de protección, argüir sus argumentos relacionados con la procedencia y prosperidad de amparo, allegar pruebas, solicitar pruebas, vincular a otras entidades y el decreto de medidas provisionales. Es el escenario fundamental de defensa, por cuanto en este proceso Revisado: Subdirector Firma Fecha: 17 de Julio de 2019 Administrativo y Financiero Fecha: 17 de Julio de 2019FirmaAprobado: Gerente
  26. 26. MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Fecha: 17 de Julio de 2019 Código C.12.1.PR.006 ESTRUCTURA FUNCIONAL Y OPERATIVA AREA DE JURIDICA Página 25 de 33 no existe etapa de alegatos de conclusión, ni otra semejante, debido precisamente a la celeridad en la que debe ser fallada esta clase de demandas. En la contestación de la demanda de Tutela se deben analizar los elementos fundamentales para determinar la procedencia y la prosperidad del amparo. Así como solicitar pruebas, la vinculación de terceros y el decreto de medidas provisionales. Es importante realizar una defensa de fondo, por cuanto el juez de tutela tiene el poder de dictar cualquier orden en aras de configurar los elementos para la procedencia del amparo. Cuando se vinculan múltiples entidades, es importante solicitar la desvinculación y señalar expresamente la entidad que tiene la obligación más determinada, esto es, más concreta y exigible respecto de la satisfacción de derechos. Si el juez no determina expresamente la desvinculación, debemos estar pendiente de todo el proceso judicial. Ahora bien, como primera medida se debe empezar por describir los parámetros que se deben tener en cuenta para la contestación de las Acciones de Tutela en el HOSPITAL SAN JERONIMO DE MONTERÍA. 1. Se sebe señalar el marco normativo que regula las competencias de la Entidad respecto del problema planteado, al igual las normas que regulan los aspectos particulares del caso concreto, si existen. 2. Debe exponerse claramente los actos que la E.S.E. HOSPITAL SAN JERONIMO hubiese desarrollado frente al caso y los antecedentes del mismo. 3. Se debe aportar los soportes documentales requeridos a fin de ejercer el derecho de defensa y contradicción. 4. Se debe efectuar la contestación de la demanda dentro del término señalado por el juez constitucional. Por otra parte, para ejercer la defensa judicial de la E.S.E. HOSPITAL SAN JERONIMO DE MONTERIA y teniendo como base el objeto de las Tutelas presentadas en contra de esta Institución, debemos acudir a la norma, en este caso el Decreto 2591 de 1991, especialmente tener presente su artículo 6° que reza lo siguiente: Artículo 6°. Causales de improcedencia de la tutela. La acción de tutela no procederá: 1. Cuando existan otros recursos o medios de defensa judiciales, salvo que aquélla se utilice como mecanismo transitorio para evitar un perjuicio irremediable. La existencia de dichos medios será Revisado: Subdirector Firma Fecha: 17 de Julio de 2019 Administrativo y Financiero Aprobado: Gerente Firma Fecha: 17 de Julio de 2019
  27. 27. MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Fecha: 17 de Julio de 2019 Código C.12.1.PR.006 ESTRUCTURA FUNCIONAL Y OPERATIVA AREA DE JURIDICA Página 26 de 33 apreciada en concreto, en cuanto a su eficacia, atendiendo las circunstancias en que se encuentre el solicitante". El inciso 1° del artículo 6° es del Decreto 2591 de 1991, se puede utilizar frecuentemente en la contestación de las Acciones de Tutela que se presentan en contra del Hospital, como mecanismo de defensa puesto que un gran porcentaje de éstas se derivan de querer demostrar la existencia de contratos realidad. Así mismo, se debe tener en cuenta que, al ser notificados de cualquier Acción de Tutela interpuesta en contra nuestra, debemos tratar de que el objeto de la demanda se convierta en un hecho superado. Lo anterior teniendo en cuenta que el hecho superado se presenta cuando la acción u omisión, que causó la amenaza o vulneración ha cesado y se satisfizo lo pedido, de allí que no sea necesario un pronunciamiento de fondo. La carencia actual de objeto por hecho superado se configura "cuando en el entre tanto de la interposición de la demanda de tutela y el momento del fallo del juez de amparo, se repara la amenaza o vulneración del derecho cuya protección se ha solicitado". Las órdenes que se deben proferir cuando se configura un hecho superado dependen de las causas por las cuales la vulneración se superó. En este escenario, la improcedencia de la Acción de Tutela sólo puede ser declarada cuando la superación obedeció a la voluntad del agente causante. En otros términos, si la amenaza o vulneración se superó por la orden del juez de tutela, lo procedente sería entonces confirmar la decisión del juez instancia que así lo decidió. Así, en sentencia T-775 de 2012 se concluyó que "la amenaza de vulneración de los derechos fundamentales de los accionantes ha cesado, pues la prestación exigida se encuentra satisfecha en la actualidad. El servicio de salud se presta de manera continua y en las condiciones anteriores a la interposición de esta acción de tutela". Conforme con lo anterior se declaró la carencia actual de objeto por hecho superado. De igual manera, el artículo 26 del Decreto 2591 de 1991 dispone que ante la presencia de un hecho superado se declarará fundada la solicitud únicamente para efectos de indemnización y de costas de ser procedente. En cuanto al cumplimiento de los fallos de Acciones de Tutela, debe tenerse en cuenta que es deber del Hospital cumplir las decisiones judiciales directamente. En el caso que la decisión de primera instancia sea desfavorable al Hospital, se deberá impugnar el fallo dentro de los tres días siguientes a la notificación de éste. 8.6 MANUAL DE SUPERVISION E INTERVENTORIA. • OBJETO: Revisado: Subdirector Administrativo y Financiero Firma Fecha: 17 de Julio de 2019 Aprobado: Gerente Firma Fecha: 17 de Julio de 2019 1
  28. 28. Fecha: 17 de Julio de 2019Revisado: Subdirector Firma Administrativo y Financiero Aprobado: Gerente [Firma Fecha: 17 de Julio de 2019 )1i4 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Fecha: 17 de Julio de 2019 Código C.12.1.PR.006 ESTRUCTURA FUNCIONAL Y OPERATIVA AREA DE JURIDICA Página 27 de 33 Este manual busca contribuir al mejoramiento de la calidad de la supervisión e interventoría de los contratos que suscriba la E.S.E, estableciendo criterios que faciliten la labor a desarrollar por cada supervisor e interventor, dependiendo de la tipología de contratación a su cargo, procurando en lo posible, normalizar las actividades a desarrollar y fijando parámetros mínimos para su ejecución, sin olvidar que cada contrato u orden, de acuerdo con su especificidad tiene características diferentes, las cuales debe tener en cuenta el responsable de la supervisión o interventoría, para conforme a ello, adecuar al caso concreto los lineamientos aquí previstos. • ALCANCE: En cuanto a los alcances, este manual deberá ser aplicado por todos los servidores públicos de la E.S.E Hospital San Jerónimo de Montería, que sean designados y/o contratados como supervisores o interventores, así como por todas las dependencias que tengan relación con dicha actividad. Esta función estará sometida a los principios generales de buena fe, igualdad, moralidad, celeridad, económica, imparcialidad, eficacia, participación, publicidad, responsabilidad y transparencia que en términos generales rigen la actuación administrativa de las entidades estatales. Se ejercerá con plena autonomía, en total coordinación con el ordenar del gasto y las demás dependencias involucradas con el proceso contractual para el logro de los cometidos institucionales y los fines que se buscan con la contratación y el principio del debido proceso, en los casos de requerimiento al contratista. • GENERALIDADES DE LA SUPERVISION E INTERVENTORIA: Semejanzas y Diferencias: Tanto el supervisor como el interventor representan al Hospital en la iniciación, ejecución y liquidación del contrato y se encargan de ejercer las labores de supervisión, seguimiento y vigilancia para la correcta ejecución de los mismos. No obstante, ninguno de ellos tiene facultades para exonerar al contratista de ninguna de sus obligaciones contractuales, así como en ningún caso tendrán la potestad de modificar el objeto del contrato, ni podrán ordenar y aprobar modificaciones en el plazo y valor, ni ordenar modificaciones en la concepción general de las obras principales o que impliquen un cambio sustancial en el mismo. La supervisión consiste en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico que sobre el cumplimiento del objeto del contrato, es ejercida por la misma entidad estatal cuando no requieren conocimientos especializados. Para la supervisión, la entidad estatal podrá contratar personal de apoyo, a través de los contratos de prestación de servicios que sean requeridos. El interventor, siempre será una personal natural o jurídica técnicamente calificada contratada para tal efecto. La interventoría no podrá contratarse con el autor del proyecto o diseño correspondiente. Tampoco podrá contratarse la interventoría con las personas cuyo proyecto o diseño no se hubiere aceptado, ni con quien
  29. 29. MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Fecha: 17 de Julio de 2019 Código C.12.1.PR.006 ESTRUCTURA FUNCIONAL Y OPERATIVA AREA DE JURIDICA Página 28 de 33 hubiere quedado en segundo lugar en la solicitud de ofertas que precedió al contrato objeto de la interventoria. Designación del Supervisor: Corresponde al ordenador del gasto o la personal que haya sido delegada, designar al servidor público que actuara como supervisor. Se recomienda que tal designación recaiga en personas con experiencia y conocimientos relacionados con el objeto pactado en el contrato o convenio respectivo. Contratación del Interventor: En los casos que la ley obliga a contratar interventor, o cuando la entidad considera necesario contratado, sea por la naturaleza, cuantía o por el objeto del contrato, deberá ser seleccionado de manera anterior o al menos simultanea a la selección del contratista que se supervisara. • FUNCIONES VIO ACTIVIDADES GENERALES DE LOS SUPERVISORES O INTERVENTORES. Los supervisores o interventores, en ejercicio de sus funciones o actividades según el caso, se encargarán de: 1. Velar por la oportuna y cumplida ejecución del contrato. 2. Verificar el cumplimiento de las obligaciones por parte del contratista. 3. Comprobar el cumplimiento de las normas técnicas, profesionales o específicas sobre la materia objeto del contrato. 4. Ejercer el control de calidad del objeto contratado, exigiendo el cumplimiento de normas, especificaciones, procedimientos y demás condiciones contratadas. 5. Formular las recomendaciones que fueren del caso, tendientes a la debida ejecución contractual. 6. Informar oportunamente al responsable del proceso de gestión contractual, y demás dependencias competentes cuando se produjeren incumplimientos parciales o totales de las obligaciones derivadas del contrato o de mala calidad de los bienes o servicios contratados. 7. Emitir conceptos de viabilidad para la realización de OTRO SI a los contratos objeto de supervisión, bien se trate de adiciones, prorrogas, modificaciones, suspensiones, terminación bilateral, cesiones, etc., y tramitar cuando sea el caso las correspondientes disponibilidades presupuestales tratándose de adiciones en valor. En estos casos, la justificación del OTRO SI, contendrá los aspectos previstos en los lineamientos establecidos tanto en el formato adoptado institucionalmente como en el instructivo que desarrolla el mismo, los cuales se hallan publicados en el proceso de gestión contractual. 8. Informar a la subdirección administrativa y financiera cuando el contrato se encuentre en un 70% de avance de ejecución, con el fin de programar a tiempo las respectivas prorrogas y/o adiciones si fuere del caso. 9. Colaborar con el contratista y con las dependencias del HOSPITAL, suministrándoles toda la información que estos requieran, respecto del contrato en ejecución. 10.Expedir las certificaciones de cumplimiento relacionadas con la ejecución del contrato y autorizar los pagos al contratista que estén de acuerdo con la forma pactada en el contrato acompañadas del Revisada: Subdirector Firma Fecha: 17 de Julio de 2019 Administrativo y Financiero Firma Fecha: 17 de Julio de 2019Aprobado: Gerente
  30. 30. MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Fecha: 17 de Julio de 2019 Código C.12.1 PR.006 ESTRUCTURA FUNCIONAL Y OPERATIVA ARFA DE JURIDICA Página 29 de 33 informe de ejecución y la respectiva factura y demás soportes requeridos para el pago, remitiéndolos dentro de los plazos establecidos por el área financiera. 11.Exigir y verificar la presentación mensual del pago de aportes al sistema general de seguridad social en salud, pensiones y riesgos laborales. 12.Verificar que el contrato cuente con el respectivo registró presupuestal para la tramitación de las órdenes de pago. 13.Controlar el cubrimiento y la vigencia de las pólizas de garantía que respaldan el contrato. 14.Velar por la correcta inversión de anticipo y la amortización del mismo cuando el contrato lo establezca. 15.Suscribir las actas y documentos que se deriven de la ejecución del contrato y exigir al contratista la iniciación de los trabajos, obras, servicios o entregas de bienes dentro de los términos establecidos en el contrato. 16.Suscribir con el contratista el formato donde conste la fecha de iniciación y terminación del contrato yen los casos en los que se prevea la elaboración y suscripción de acta de inicio Especial, realizar la pertinente en representación del hospital, relacionando en la misma de manera clara entre otros aspectos: los antecedentes del contrato, las licencias o los permisos concedidos y su vencimiento el plazo contractual, el cumplimiento de las especificaciones técnicas ,el plan de trabajo, así como también el personal ,las instalaciones , los equipos y los materiales del contratista disponibles en el sitio (tratándose de contratos de obra), y cualquier otra observación que se considere necesaria . 17.Llevar y mantener actualizado el archivo de la supervisión o interventoría, como correspondencia y demás documentos requeridos para el control de la ejecución del contrato, relación de los equipos y materiales empleados, relación del personal y en general toda la información que se refiera al proceso de ejecución del mismo. Esta información podrá reposar bajo la responsabilidad del supervisor durante la ejecución del contrato. Terminado el mismo y recibidos todos los bienes o productos del contrato y tramitados los pagos al contratista, el supervisor remitirá dichos antecedentes al PROCESO DE CONTRATACION, debidamente depurados, archivados y foliados de acuerdo con los requisitos y lineamientos establecidos por el archivo central (tablas de retención documental), a fin de reposar en el expediente del respectivo contrato. Tratándose de contratos que pasan de una vigencia a otra, el supervisor o interventor, remitirá al PROCESO DE GESTION CONTRACTUAL, los soportes de supervisión correspondientes a la vigencia que termina, en las condiciones antes anotadas para que reposen en el expediente del contrato. 18.Reposar los daños que aparezcan en las obras o equipos, o la deficiente prestación del servicio, señalando sus causas y presentando las soluciones que se puedan adoptar y ordenar la suspensión de los trabajadores que se estén ejecutando de manera similar, hasta tanto el contratista cumpla con las especificaciones convenidas. En caso de que los daños no sean reparados oportunamente, debe solicitar al responsable del proceso de gestión contractual y al proceso de gestión contractual, la aplicación de las sanciones previstas en el contrato y/o la declaratoria de incumplimiento y la efectividad de las garantías a que hubiere lugar. 19.Entregar por escrito al contratista sus órdenes y sugerencias, en los casos en que lo estime necesario, lo cual deben estar enmarcado dentro de los términos del respectivo contrato. I Revisado: Subdirector Administrativo y Financiero Firma Firma Fecha: 17 de Julio de 2019 Aprobado: Gerente Fecha: 17 de Julio de 2019
  31. 31. MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Fecha: 17 de Julio de 2019 Código C.12.1.PR.006 ESTRUCTURA FUNCIONAL Y OPERATIVA AREA DE JURIDICA Página 30 de 33 ero Firma Fecha: 17 de Julio de 2019 Firma Fecha: 17 de Julio de 2019 _S1 Revisado: Subdirector Administrativo y Financ Aprobado: Gerente 20. Verificar que los bienes suministrados por el contratista se encuentren en perfecto estado de funcionamiento, si es inferior en calidad o en cantidad al ofrecido en su propuesta u al requerido y estipulado en el contrato, el supervisor exigirá el cambio o adición del equipo necesario. De no darse cumplimiento a lo anterior, deberá solicitar al responsable del proceso de gestión contractual la aplicación de las sanciones previstas en el contrato. 21. Solicitar los permisos y autorizaciones para el ingreso a las instalaciones del HOSPITAL de los empleados, trabajadores y equipos del contratista. 22. Controlar el estado financiero del contrato y registrar las operaciones efectuadas con los fondos del mismo, garantizando que en todo momento el contrato cuente con el respaldo presupuestal necesario para su adecuada ejecución. 23.Estudiar las sugerencias, reclamos y consultas del contratista, resolver oportunamente aquellas que sean de su competencia y tramitar aquellas que no lo fueren, a la dependencia competente para que se dé la solución pertinente. 24. Cuando el objetivo del contrato lo requiera, estudiar y conceptuar respecto de los manuales o descripciones elaboradas por el contratista, sobre el mantenimiento y conservación de las obras y/o bienes y sobre la prestación de los servicios contratados. 25. Efectuar el definitivo de las obras o bienes mediante la elaboración y suscripción del acta respectiva, en cumplimiento del contrato, siguiendo las normas vigentes para el efecto. 26. Exigir al contratista la actualización de documentos, los cuales deben mostrar todas las modificaciones realizadas durante la ejecución del contrato, incluyendo en cualquier información que sea necesaria. 27. Coordinar la entrega de las obras y/o bienes mediante acta, el área encargada de la operación, mantenimiento, custodia y/o administración e incluir un inventario detallado de los mismos. Cuando se trate de contratos de suministro o compraventa efectuar entrega al almacén del HOSPITAL mediante acta de los elementos, repuestos, equipos, etc., en la que se conste la relación detallada de los mismos con su referencia técnica, precios unitarios y destinación especifica si es el caso y adjuntar las actas de entrega al servicio publico cuentadante, donde se incluya el nombre, la cedula y la firma en original de quienes intervienen. Este mismo procedimiento deberá efectuarse en el evento de sobrantes de materiales, elementos, repuestos, equipos, etc. 28.Elaborar y allegar al PROCESO DE GESTION CONTRACTUAL, la documentación requerida para el acta de liquidación final del contrato de acuerdo con las normas vigentes. 29. Las demás que se requerían para procurar la debida, cumplida y oportuna ejecución del objeto contractual de conformidad con el estatuto de contratación de la entidad y demás disposiciones legales vigentes. • PROHIBICIONES DEL INTERVENTOR Y/0 SUPERVISOR. A los supervisores o interventores les está prohibido: a. Al supervisor o Interventor le está prohibido aceptar el cargo si está incurso en alguna inhabilidad, o incompatibilidad o conflicto de interés.
  32. 32. MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Fecha: 17 de Julio de 2019 Código C.12.1.PR.006 ESTRUCTURA FUNCIONAL Y OPERATIVA AREA DE JURIDICA Página 31 de 33 Aprobado: Gerente Revisado: Subdirector Firma Administrativo y Financiero Firma Fecha: 17 de Julio de 2019 Fecha: 17 de Julio de 2019 b. Solicitar y/o recibir, directa o indirectamente, para sí o para un tercero, dadivas, favores o cualquier otra clase de beneficios o prebendas de la entidad contratante o del contratista. c. Omitir, denegar o retardar el despacho de los asuntos a su cargo. d. Entrabar las actuaciones de las autoridades o el ejercicio de los derechos de los particulares en relación con el contrato. e. Constituirse en acreedor o deudor de alguna persona interesada directa o indirectamente en el contrato. f. Permitir indebidamente el acceso de terceros a la información del contrato. g. Gestionar indebidamente a título personal asuntos relativos en el contrato. h. Exonerar al contratista de cualquiera de sus obligaciones. Expedir Acta de recibo a satisfacción del objeto contractual, cuando no haya lugar a ello. j. Dar órdenes verbales o escritas al contratista que modifiquen, alteren o interpreten las condiciones del contrato. • DEL DERECHO AL DEBIDO PROCESO DEL CONTRATISTA. El debido proceso será un principio rector en materia sancionatoria de las actuaciones contractuales, según lo establece el artículo 17 de la Ley 1150 de 2007 y aplica al contratista. En desarrollo de dicho precepto y del deber de control y vigilancia sobre los contratos que celebre La ESE Hospital San Jerónimo de Montería, tendrá la facultad de imponer las multas que hayan sido pactadas en el contrato, de conformidad con lo establecido en el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011. • IMPOSICION DE MULTAS. En caso de incumplimiento parcial o total de obligaciones, o irregularidades que se presenten durante la ejecución del contrato, comunicar por escrito al contratista la obligación incumplida, la fecha de incumplimiento y el valor de la multa que tomara de la cláusula de multas previstas en el contrato y requerir al contratista su pronunciamiento sobre el particular dentro del término que establezca el contrato y remitir copia, en el momento que se produzcan, al expediente del contrato que reposa en la Oficina Jurídica. Remitir por escrito al Oficina Jurídica dentro del término establecido en la cláusula del contrato "multas, parágrafo Procedimiento para imponer la multa", el respectivo informe con todos sus soportes y su pronunciamiento para revisión de la actuación por parte de la oficina jurídica, quien suscribirá oficio citando al contratista o a su representante legal, a una audiencia con el Gerente y el Interventor y/o supervisor, en la que se escuchara al Contratista, garantizando así el derecho a la defensa y el debido proceso, para que se adopten oportunamente las medidas pertinentes, de igual forma se comunicará al garante para lo de su defensa. El Interventor y/o supervisor responderá disciplinaria, civil y penalmente por sus acciones y omisiones en la actuación contractual en los términos de la Constitución y la Ley.
  33. 33. MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Fecha: 17 de Julio de 2019 Código C.12.1.PR.006 ESTRUCTURA FUNCIONAL Y OPERATIVA AREA DE JURIDICA Página 32 de 33 Los consultores, interventores y asesores externos responderán civil y penalmente tanto por el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de consultoría, interventora o asesoría, como por los hechos u omisiones que les fueren imputables y que causen daño o perjuicio a la entidad, derivados de la celebración y ejecución de los contratos respecto de los cuales hayan ejercido o ejerzan las funciones de consultoría, interventora o asesoría. Los contratistas responderán civil y penalmente por sus acciones y omisiones en la actuación contractual en los términos de la ley. 9. ANEXOS FLUJOGRAMAS DE PROCESOS. Revisado: Subdirector Administrativo y Financiero Firma —1(Fecha: 17 de Julio de 2019 Fecha: 17 de Julio de 2019Aprobado: Gerente Firma
  34. 34. MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Fecha: 17 de Julio de 2019 Código C.12.1.PR.006 ESTRUCTURA FUNCIONAL Y OPERATIVA AREA DE JURÍDICA Página 33 de 33 Coordinación de Calidad Asesor Jurídico Gerente Oficina Asesora Jurídica Oficina de Gestión de Calidad Gerente CUADRO DE REVISIONES CONTROL DE COPIAS 1 2 Controlada Controlada Gestión de Calidad Octubre de 2016 Octubre 2018 Gestión de Calidad Julio de 2019 Julio de 2021 DESCRIPCION DE CAMBIOS Elaboración de la Estructura Funcional y Operativa Oficina Jurídica 002 Ajustes a las etapas del proceso y a la defensa judicial, etapas proceso de supervisión Firma Fecha: 17 de Julio de 2019 Firma Fecha: 17 de Julio de 2019 L Revisado: Subdirector Administrativo y Financiero Aprobado: Gerente

×