How to find a needle in a haystack?                                                   Implementation  of  RFID  as  an  im...
 Our collection is used basically to research and, sometimes, to exhibit what is investigated. It includes fossils, curren...
 b. In terms of documentation (to solve the most urgent)   4. In terms of documentation   From a specific point of view, w...
 Second, because our collection staff do not have adequate knowledge to evaluate the market offerings.  In  our  case  it ...
In  both  cases  (linear  and  bi‐dimensional),  the  main  handicap  is  the  need  to  have  “visual contact” between th...
‐ Contacting with associations of providers.  With all the data collected a short list was drawn up with the 8 best provid...
‐ Test: from November 25th to December 3rd  ‐ Validation: until December 17th  ‐ At the end of 2010, the project should be...
 The  first  decision  was  to  use  UHF  frequency,  which  brings  many  advantages  to  the  project (increased the ran...
  ‐  Because  of  the  problems  accumulated  over  50  years  and  the  current  rate  of  requests,  we have the need to...
Upcoming SlideShare
Loading in …5

Laura Celia - How to find a needle in a haystack


Published on

  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Total views
On SlideShare
From Embeds
Number of Embeds
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Laura Celia - How to find a needle in a haystack

  1. 1. How to find a needle in a haystack?     Implementation  of  RFID  as  an  improvement  in  the  management  of  a  scientific  collection:  the  case  of  Institut  Català  de  Paleontologia     Laura Celià‐Gelabert. Institut Català de Paleontologia, Sabadell, Catalonia   0. The aim of this communication   In 2007 the collection management department of ICP was restructured. At that time several shortcomings were detected. However, it was not until last year that we started to implement some solutions. One of these new projects is the management of the locations, which we try to improve with the introduction of new technologies.   We  have  just  begun,  we  are  not  experts,  but  we  think  it’s  interesting  to  share  the  project’s conception and the methodology used.   Often  small  museums  (like  ours)  have  not  the  resources  to  solve  some  problems.  These  are common  in  many  centers.  So  we  think  to  share  of  our  short  experience  will  help  other institutions to solve the problem faster.   1. Presentation of the ICP   First of all I would like to present our institution and our work. I think it’s important because the  majority  of  the  participants  in  the  ERC  belong  to  the  world  of  art.  So  please,  let  me introduce you into the world of fossils.    a. What it is   The Institut Català de Paleontologia (ICP) is a private foundation created in November of 2006.  It  belongs  to  the  local  government  of  Catalonia  (research  department,  not  culture)  and  it  is heir of an old Institute created in 1969.   As  a  center  of  reference  in  research,  conservation  and  diffusion  of  the  paleontology  of vertebrates  in  Catalonia  (Spain),  the  ICP  aims  to  promote  research  and  conservation  of  the paleontological heritage at an international level and allow the efficient transfer of knowledge to society.   We carry out all the stages of paleontology from the finding, excavation and preparation of a fossil  to  its  conservation,  study  and  publication  of  results  in  scientific  magazines  and  to  its exposure in the mass media, exhibitions and museums.   b. Where it is   Due  to  the  expansion  experienced  over  the  last  years  (nowadays  we  are  50  people)  our Institute  has  four  sites.  The  research  departments  and  preparation  labs  are  located  in  the University (UAB) and the Museum and warehouses are located in the city of Sabadell.   2. The collection of the ICP  
  2. 2.  Our collection is used basically to research and, sometimes, to exhibit what is investigated. It includes fossils, current material as well as the moulds and casts of different pieces.    a. How many pieces it has and from where they come   It  contains  more  than  two  hundred  thousand  specimens  that  are  between  240  million  years and  10,000  years  old.  It  is  considered  one  of  the  most  important  collections  of  fossil vertebrates in Europe.   It  can  be  divided  into:  macrofossils,  with  almost  sixty  thousand  prepared  and  catalogued pieces; and microfossils, with more than forty thousand pieces, mainly mice and shrew teeth.   The origin of the pieces is diverse. We have materials from the Iberian Peninsula, but there are also specimens coming from France, North Africa and the United States.    b. Annual rate of entries   How  do  fossils  arrive  to  ICP?  As  in  other  countries,  Spain  has  an  important  regulatory framework  which  governs  the  proceedings  on  cultural  heritage.  These  laws  require  that  all construction  activities  carried  out  on  archaeological  or  paleontological  sites  should  have  a technical control. They also mark that all pieces appeared should be deposited in a public and monographic museum. In our case, all the excavated fossils in Catalonia are deposited in our center, which is responsible for their preservation.   Each  year,  about  22.000  new  fossils  arrive  to  the  ICP.  For  that  reason  we  have  a  specific department  to  manage  these  inputs  of  material,  including  the  transport  and  inventory  from the site to the centre.    c. Consultations and movements per year   All  these  fossils  are  stored  in  a  special  warehouse.  From  there,  they  are  transported  to  the preparation  lab,  where  the  sediment  that  surrounds  them  is  removed  and  the  fossil  is consolidated. Now, they are ready to be catalogued and studied.   The  main  use  of  our  collection  is  the  research.  Scientists  from  Spain,  Europe  and  other continents come to Sabadell to study our fossils.   We have an average of 200 requests per year, including loans and consultations. This means that  there  is  a  movement  of  about  8000  fossils  per  year,  regardless  of  the  inputs  of  new materials.   3. Main problems of the collection of the ICP   Currently,  the  departments  related  with  the  collection  include  11  people  (curators  and managers). This number is not enough to standardize the collection protocols and to solve the problems accumulated over 50 years. The main problems we have are:   a. In terms of conservation   We need to improve the screening of the collection to identify problems of conservation. We also need time and people to solve each problem identified.  
  3. 3.  b. In terms of documentation (to solve the most urgent)   4. In terms of documentation   From a specific point of view, we have two problems with:   a. Problems with databases (non unified)   Databases were started to use during the nineties  and until  twenty ou seven there have not been uniformed criteria to use it. In each previous stage, each collection manager has used a different program and a different methodology of documentation.   For this reason, in twenty ou seven the catalog of the collection was divided into 4 different formats and there was no file with the entire unified catalog.   Each time we had to find a fossil, we had to do 4 quests: one in each format.   Since  2008  we  have  implemented  a  data  base  offered  by  the  local  government  of  Catalonia, called  Museumplus.  This  database  creates  some  problems,  but  allows  us  to  unify documentation criteria.   b. The main difficulty: management of locations   With  this  program  we  can  control  5  “static”  characteristics  of  each  fossil:  the  registration number, the animal to which it belonged, the anatomical identification, the site from where it comes and the age it has. These are the five filters we use to attend the requests.   But there is one critical area: the location. In a collection with 200.000 pieces, divided into 4 different homes and that has a lot of movement of fossils, we need to manage very well all the locations.   When we use them?   Like everybody… On one hand, when we need to find a fossil. On the other, when we need to make an inventory of the collection (total or partial).   Basically  the  problem  is  that  sometimes  is  not  in  the  box  it  should.  And  there  Is  no  way  to know if the fossil is missing, if it is in another of 3000 boxes, if it is in a researcher office… So we need a system to quickly locate a fossil in a room.   c. Need to find solutions for managing locations   Actually, the only way we have to do this is by hand. This means a great investment of time (A time we do not have!).   5. The difficulties of finding solutions   The  problem  with  the  locations  existed  from  the  nineties,  but  had  never  sought  an  effective solution. Why?   First of all, because daily work does not allow enough time to track the market.  
  4. 4.  Second, because our collection staff do not have adequate knowledge to evaluate the market offerings.  In  our  case  it  was  very  important  the  role  of  an  external  company,  specialized  in  process analysis and in software implementation. This company is CCQ and they had the time and the knowledge to search solutions for us.   6. Looking for solutions   a. Analysis of procedures of the Collection Department   Its first step was to analyze the work of collection area. What we did and how we did it. This analysis  allowed  having  an  objective  view  of  our  procedures  and  hot  spots  in  the  collection management.  To  do  the  analysis,  CCQ  met  with  all  members  of  the  department  and interviewed us. During these meetings, they identified the points for improvement.   b. Improvement options: staff increasing versus new technologies   The  solution  that  seems  the  simplest  to  solve  the  locations  problem  is  hiring  more  staff. However there are options with a lower cost and higher efficiency.   In Spain, the gross cost of hiring a full‐time technician is about 36.000 € per year. Normally it is possible  to  hire  staff  for  some  months,  but  not  permanently.  This  means  investing  time  in training again and again to different people (which finally left the museum for a more stable and better paid work).  If  we  can  introduce  a  system  capable  to  improve  the  management  of  the  locations  with  the current staff, the investment (economic and psychological) will be lower.   In our case, the introduction of a new technology has one con: the lack of background.  c. Our choice: new technologies   Despite  this,  our  choice  was  the  introduction  of  new  technologies  to  improve  the  locations management.  7. New technologies in the market: different options   When we are looking for solutions to improve the detection of a fossil in the store, there are basically two options in the market: barcodes and RFID.   a. Barcode   As you know, there are two major types of barcodes: linear and bi‐dimensional.   The  most  common  type  of  linear  barcode  is  EAN:  European  Article  Number  (now  called International  Article  Number).  Normally  it  presents  13  digits  which  codify  different information.   In the case of bi‐dimensional codes we can find the data matrix and the QR code.  
  5. 5. In  both  cases  (linear  and  bi‐dimensional),  the  main  handicap  is  the  need  to  have  “visual contact” between the tracker and the label.  For  us,  this  is  a  great  disadvantage  because  the  storage  of  fossils  does  not  allow  this  “visual contact”. So, barcodes are not useful to find a needle in a haystack!   b. RFID   RFID is a system of storing and remotely retrieving data, using trackers and labels called TAGs. The  main  purpose  of  RFID  technology  is  identification  and  tracking  of  objects  via electromagnetic waves.  Each  tag  consists  of  a  small  chip,  which  stores  all  the  information,  and  a  big  antenna,  which transmits and receives this information by radiofrequency.   Essentially  there  are  two  types  of  tags:  active  (which  contains  a  battery  and  can  transmit signals  once  an  external  source  has  been  successfully  identified)  and  passive  (which  have  no power source and require an external electromagnetic field to initiate a signal transmission).   The problems may have RFID technology:   ‐ The presence of metal, which bounces the signal   ‐ The presence of liquid, which reduces the signal   ‐ A bad use, which can break the chip   ‐ The presence of potent frequency inhibitors CLIC   As environmental conditions, RFID technology does not work at temperatures above 70oC and below ‐20oC. (I think any person should work under these temperatures…)   The main advantage for us is that it does not need visual contact between tracker and tag.   In addition, passive labels do not require power and are cheaper than active ones.   8. Providers   a. Searching companies   The main problem when we have to choose a new technology:   ‐ The selling  company has tightly controlled the sale process, but the  buyer (the  museum) is almost neophyte.   A consulting company helps the buyer TO CHOOSE what he buys (not to buy what the seller wants).   In our case, CCQ made the following steps to find companies:  ‐ Internet tracking  ‐ Finding references through friendly channels  ‐ Contacting with companies that already use the product successfully  
  6. 6. ‐ Contacting with associations of providers.  With all the data collected a short list was drawn up with the 8 best providers in Spain.   They found no history of use of passive RFID in the management of museum collections.   b. Evaluation and selection   CCQ then made a refinement of the short list using the following criteria:  ‐ Previous experience in RFID  ‐ Degree of specialization of the company (only RFID or more products)  ‐ Physical proximity to the ICP (due to the need for develop a specific software)  ‐ Company size  ‐ Company age  ‐ Quality of the information obtained in the sector  The final result was a tie of two companies.   Each  one  was  asked  a  proposal  to  solve  our  problem.  Thanks  to  the  document  and  several meetings it became clear what the best company for the project was.   This  process  was  also  useful  to  verify  that  RFID  technology  was  mature  enough  to  start  the new project.  c. Saident   Saident RFID solutions was the company chosen.   It  was  founded  in  2003  to  work  in  the  integration  of  RFID  technology.  They  are  EPCglobal member  and  they  have  worked  in  many  professional  sectors:  distribution  and  logistics, jewellery, laundry, cellars, accreditation congress, hospitals etc.   9. Application of RFID in the ICP   After choosing the company, we have to make more concrete the ICP project, adjusting it to the real needs.   a. Goals and schedule   Goal:  to  design,  develop,  implement  and  integrate  a  RFID  solution  for  the  unequivocal identification and inventory of the specimens of ICP collection.   Schedule:   ‐ Project start: July 19th  ‐ Analysis and design: from July 19th to August 1st  ‐ August: holidays  ‐ September: inauguration of the new museum  ‐ Project review and corrections: from October 6th to 22nd  ‐ Final project acceptance: October 25th  ‐ Software development: until November 25th  
  7. 7. ‐ Test: from November 25th to December 3rd  ‐ Validation: until December 17th  ‐ At the end of 2010, the project should be finished.   b. Partners of the project  As we have already said before, there was no known reference to the use of passive RFID in control  of  museum  collections.  For  this  reason  it  was  necessary  to  develop  a  product (software)  specific  for  the  ICP.  We  think  a  customized  product  has  a  great  disadvantage:  a future client’s weakness against the provider.   Because  of  the  location  problem  is  common  to  many  museums,  we  propose  to  develop  a standard  product  applicable  to  other  collections.  In  this  case,  our  role  is  to  be  the  first  test institution.   Saident had to decide if it was interesting to host this project as a new line of business growing and  opening  a  new  sector:  the  museums.  The  consulting  company’s  experience  was  very important  to  convince  Saident  that  museums  are  an  active  sector  in  full  development  and growth in relation to new technologies. Finally, Saident accepted.   So, this project is developed by three partners:   ICP: contributes expertise on the collection.   Saident: contributes expertise on RFID implementation.   CCQ: contributes expertise on general assessment in software implementation.   c. How to insert information in a tag?   When  we  create  a  new  register  in  the  database,  we  must  record  this  information  in  a  tag. How?   Problems with the company that develops collection software do not allow integrating RFID in this software. So, we have a small application that acts as a bridge between the database and the tag.  We have a USB device connected to our computer, on which  we place the new tag. With this specific  software,  we  do  record  the  information  of  the  new  fossil.  This  information  is transmitted from the database to the TAG by radiofrequency.  d. What types of RFID tags we use?   We essentially will use three types of tags, all passive ones. These types depend on the size of the material to control.  In our collection we have microfossils, which are stored individually above lego pieces (near to 60.000 pieces); CLIC and macrofossils (near to 70.000 pieces), which have a specific label and they are stored in plastic boxes CLIC (3.000 boxes). So, we are interested in controlling the lego pieces, the macrofossils labels and the boxes.  e. How we read the information in an RFID tag?  
  8. 8.  The  first  decision  was  to  use  UHF  frequency,  which  brings  many  advantages  to  the  project (increased the range and the speed reading).   To  read  the  tag  information  we  use  a  portable  tracker,  like  a  PDA.  Before  to  start,  we  must synchronize it with the database, to collect the latest changes.   Once synchronized, we can begin the process of inventory or search by choosing one of two options in the tracker.   ‐ If we make a total inventory: the tracker begins to read the pieces detected. We can stop at any time and keep the information already checked, allowing us to continue at another time.  ‐  If  we  make  a  partial  inventory:  first  we  must  choose  the  search  criteria.  Once  applied,  the tracker will check the collection letting us know when it finds something sought.   In  both  cases,  the  tracker  contrasts  real  information  with  database  information.  Upon completion, it generates a report with the errors detected.   f. Initial handicap.   For  the  moment,  due  to  problems  generated  by  software  used  for  database  (created  by  a different company), data communication goes only in one direction: from the database to the RFID software. Never in the wrong way round.   This means that we cannot correct errors found during the inventory, something that would be very useful to save time.   g. Cost   The main cost of RFID technology is the tags. For example, we need more than 100.000 tags. But it is not necessary to buy all them at once. We can make a plan and see how fast we will use them and then, to buy as we need.   Small tag: 0,12 €/UNIT   Fossil and box tag: 0,16 €/UNIT   The software cost is for the annual license, depending on the number of simultaneous users.   10. Work done to date and next steps   a. Contract signing and first tests   At this time ICP has signed the contract with Saident and development phase has begun. As we explained, it is expected the application will be running at the end of the year.    b. Project development and evaluation   In  the  early  months  of  2011  we  will  evaluate  the  project  and  begin  to  develop  some improvements (such as bidirectionality tracker‐database).   11. Conclusions  
  9. 9.   ‐  Because  of  the  problems  accumulated  over  50  years  and  the  current  rate  of  requests,  we have the need to find a specific solution for managing the locations.   ‐ We opted for the new technologies in order to make more efficient the work of our staff.   ‐ For us, new technologies are cheaper than hiring.   ‐  Due  to  the  impossibility  of  having  “visual  contact”  between  the  label  and  the  reader,  we choose the passive RFID instead of barcodes.   ‐ We are developing a standard product that can be applied to other institutions, with the aim of creating an important customer lobby and not be alone in front of the provider.   ‐ This product, under development, allows full and partial inventories and also to make specific searches by various criteria.   ‐  This  process  of  analysis  and  solution  would  not  have  been  possible  without  a  consulting company  specialized  in  new  technologies.  We  believe  it  is  important  that  museums professionals have the advice of other specialists groups.