Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

IECBW kiest voor EASI Financials als nieuw boekhoudsoftwarepakket

271 views

Published on

IECBW kiest voor EASI Financials als nieuw boekhoudsoftwarepakket

  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

IECBW kiest voor EASI Financials als nieuw boekhoudsoftwarepakket

  1. 1. Uitdaging Om jaarlijks meer dan 5.000 facturen van verschillende leveranciers correct te verwerken, zocht de IECBW een nieuwe softwaretoepassing voor de boekhouding. Een efficiëntere werkwijze met minder papier en een versneld goedkeuringsproces voor facturen waren een must. Het pakket moest geïntegreerd worden met het gebruikte ERP- pakket. Oplossing De IECBW koos voor het boekhoudpakket EASI Financials. Voor een vlotte migratie werden de bestaande documenten aangepast aan het formaat van EASI’s boekhoudsoftware. Ook werd het goedkeuringsproces van facturen vereenvoudigd door een goede integratie met het bestaande ERP-pakket. Voordelen Competitieve prijs, product beantwoordt aan alle wensen, consultants van EASI ondersteunen personeel tijdens de implementatie, snelle migratie, goede integratie met huidig ERP-pakket, verbeterd goedkeuringsproces voor facturen. De IECBW kiest EASI Financials als nieuw boekhoudsoftwarepakket De Intercommunale des Eaux du Centre du Brabant Wallon zorgt voor de waterproductie en –distributie in 13 gemeenten in Waals-Brabant en Henegouwen. De IECBW werkt samen met verschillende leveranciers om dagelijks meer dan 200.000 mensen van drinkbaar water te voorzien. De boekhoudsoftware die de IECBW gebruikte voor de interne boekhouding en de facturen van leveranciers, was aan vervanging toe. De nieuwe software moest zowel de algemene, analytische als budgettaire boekhouding aankunnen en geïntegreerd kunnen worden met het ERP-pakket. De IECBW gebruikte voorheen een gedeeltelijk zelf ontwikkelde applicatie voor algemene en analytische boekhouding, met een aantal bijkomende modules, onder andere voor analytische gegevensverwerking, het beheer van vaste activa en het importeren van salarisprogramma’s. “Het vorige pakket werkte nog, maar draaide op MS-DOS en werd niet langer ondersteund. Ook voldeed het hoe langer hoe minder aan de huidige behoeftes binnen onze organisatie, zoals elektronisch documentenbeheer”, vertelt Emmanuel Gaziaux, administratief en financieel directeur bij de IECBW. “De nieuwe toepassing moest ook probleemloos geïntegreerd kunnen worden met het softwarepakket dat we voor de boekhouding van onze klanten gebruiken en met onze ERP- software, voor het beheer van klantenrelaties, facturatie, incasso, bestellingen en aankoop.” Om de juiste leverancier met de juiste oplossing te kiezen voor de boekhouding, stelde men een lijvig lastenboek op. De IECBW vergeleek daarop de voorstellen van zes leveranciers. “EASI was de enige leverancier die ons een bevredigend antwoord kon geven op alle vragen en die standaard alle nodige functionaliteiten had voorzien”, aldus Emmanuel Gaziaux. Vlotte migratie Het boekhoudpakket EASI Financials kon meteen bij de IECBW geïnstalleerd worden: bijkomende bedrijfspecifieke ontwikkeling was niet nodig. Toch personaliseerde EASI een aantal functies voor de IECBW, wat vooral interessant was voor de codering van de facturen. Die personalisering is overigens een standaard functie binnen het pakket. “Tijdens planningmeetings met een consultant van EASI hebben we het hele project in kaart gebracht. We wisten dat we, voor de goede afloop van de migratie, bepaalde stappen moesten volgen. Afhankelijk van het feit of we die stappen al dan niet volgden, kon de migratie 10 of 100 dagen geduurd hebben. Slechts één voorbeeld: we moesten 8.000 fiches in het nieuwe boekhoudpakket invoeren. We hebben dat proces geautomatiseerd, maar daarvoor moesten we de formaten eerst aanpassen. Dat hebben we in overleg met de consultant van EASI gedaan. Door de goede onderlinge samenwerking, planning en analyse duurde die hele migratie duurde niet langer dan vijf dagen.”, aldus Emannuel Gaziaux.
  2. 2. Sneller rapporteren en goedkeuren De IECBW krijgt jaarlijks zo’n 5000 facturen van leveranciers. Als men vroeger bepaalde informatie uit een oude factuur wilde opzoeken, moest men het archief contacteren, het bewuste document opnieuw opzoeken en het bezorgen aan de vrager. Die moest het papieren document na consultatie ook weer ergens kwijt kunnen. Vandaag wordt elke factuur ingescand, circuleren er met de software van EASI geen losse documenten meer en gaat het opzoekingsproces nu veel sneller. En er is meer: de IECBW heeft nu een uitstekend rapporteringssysteem en kan heel eenvoudig ‘realtime’ verbinding maken met de EASI databank vanuit Excel, wat bij andere boekhoudsoftwarepakketten niet zo evident is. Bij de IECBW gebruiken vier mensen het boekhoudpakket dagelijks, terwijl acht collega’s er onrechtstreeks mee werken voor de goedkeuring van leveranciersfacturen. Dat gebeurt via web access van EASI. Om dat goedkeuringsproces zo efficiënt mogelijk te laten verlopen, worden alle facturen die ter goedkeuring worden voorgelegd aan een persoon gebundeld. Die krijgt een keer per dag een e-mail met een overzicht van alle facturen die hij moet goedkeuren. Via een hyperlink heb je toegang tot het intranet om elk document afzonderlijk te bekijken en goed te keuren. Wanneer de facturen fouten bevatten, kan de lezer ze weigeren en eventueel een mededeling toevoegen met de reden van weigering. Ook facturen die al werden goed- of afgekeurd kunnen worden teruggevonden, dankzij de hele historiek. Dat maakt het gemakkelijker om prijzen en details snel terug te vinden. Betere controle over budgetten Elke verantwoordelijke beheert bij de IECBW zijn eigen budget. De nieuwe software laat toe persoonlijk budget in reële tijd te bekijken en dus beter te beheren. Door de rechtstreekse verbinding met de database, kan men op elk moment de meest actuele stand van zaken zien: wat werd al gefactureerd, wat is besteld maar nog niet geleverd, maar ook: wat is al geleverd maar nog niet gefactureerd? Zo kent men ook perfect de budgetmarges tegen het einde van het jaar en weet men of er al dan niet nog nieuwe bestellingen geplaatst kunnen worden. De integratie met de ERP werd op twee manieren gerealiseerd. De bestellingen en leveringen, geëncodeerd in de ERP, worden elke nacht geëxporteerd naar EASI. De voorlopige en definitieve bestellingen worden dan door EASI berekend om het reële beschikbare budget weer te geven. De ERP software staat ook rechtstreeks in verbinding met EASI. Zo zijn er directe controlemechanismen geïnstal- leerd in de ERP-oplossing, waardoor budget- overschrijdingen voorkomen worden. “Het geeft een gevoel van zekerheid. Vroeger hebben we enkele onaangename verrassingen meegemaakt door de overschrijding van budgetten. We zagen pas twee maanden na de sluiting van de boekhouding de werkelijke staat van het budget. We liepen dus achter de feiten aan. Vandaag kunnen we de uitgaven perfect beheren dankzij deze nieuwe toepassing. Het is onmogelijk om nu nog een budget te overschrijden zonder dat de directie hiervan op de hoogte is. We kunnen elke budgetstatus opvragen met één enkele muisklik”, zegt E. Gaziaux. Emmanuel Gaziaux, Administratief en Financieel Directeur bij de IECBW Kwalitatief hoogstaande service Emmanuel Gaziaux spreekt van een geslaagd project: “Het project is bijna perfect verlopen, van het begin tot het einde. Om tot zo’n succes te komen, moet je goed weten wat je wil en in die zin is het uitgebreide lastenboek zeer nuttig geweest. Het bood ons een boekhoudpakket binnen het vooropgestelde budget en met alle functies die we hebben gevraagd”. Tijdens de implementatie werden de gebruikers van het nieuwe boekhoudpakket volledig ondersteund door medewerkers van EASI. Zo werden er ook drie opleidingsdagen voorzien en werden de gebruikers van bij het begin betrokken bij het project.
  3. 3. “Bij problemen kunnen we steeds de helpdesk van EASI bellen, zulke hulp is voorzien in de prijs. En EASI zorgt ook voor de updates van onze toepassing. Toen de wetgeving voor onze sector veranderde, zorgde EASI onmiddellijk voor een aangepaste versie van de software, conform de nieuwe wetten. De mensen bij EASI kennen hun producten zeer grondig. Ik heb van EASI nog nooit gehoord: “Mijnheer Gaziaux, dat is niet mogelijk”. Die kwalitatief hoogstaande service en professionaliteit zijn ongetwijfeld één van hun sterkste troeven”, besluit, Emmanuel Gaziaux. Copyright © EASI. All rights reserved Website: www.easi.net Mail: info@easi.net Blog: blog.easi.net Tel. - EASI Nijvel: +32 67 28 10 00 - EASI Mechelen: +32 15 28 75 00 - EASI Luxemburg: +352 26 18 58 11 - EASI Frankrijk: +33 1 72 75 73 89 Please Recycle

×