IECBW choisit EASI financials comme nouveau logiciel de comptabilite

1. Défi
Afin d’assurer le traitement
correct de plus de 5 000
factures fournisseurs chaque
année, l’IECBW recherchait une
nouvelle application
comptable. Celle-ci devait
remplir deux conditions
indispensables : un mode de
travail plus efficace, avec moins
de papier, et un processus
d’approbation plus rapide des
factures. Le progiciel devait en
outre être intégré au logiciel
ERP ‘maison’ déjà utilisé.
Solution
L’IECBW a retenu le progiciel
comptable EASI Financials. Les
documents existants ont été
adaptés au format du logiciel
comptable d’EASI afin d’assurer
une migration rapide. Le
processus d’approbation des
factures a également été
simplifié grâce à une bonne
intégration au logiciel ERP
‘maison’ existant.
Avantages
Prix concurrentiel, produit
répondant à tous les souhaits,
les consultants d’EASI
soutiennent le personnel
pendant le déploiement,
migration rapide, bonne
intégration au progiciel ERP
existant, Amélioration du
processus d’approbation des
factures.
L’IECBW choisit EASI Financials comme
nouveau logiciel de comptabilité
L’Intercommunale des Eaux du Centre du Brabant Wallon assure la
production et la distribution d’eau dans 13 communes du Brabant Wallon
et du Hainaut. L’IECBW collabore avec différents fournisseurs pour
approvisionner chaque jour en eau potable plus de 200.000 personnes.
Le logiciel comptable utilisé par l’IECBW pour la comptabilité interne et
les factures fournisseurs devait être remplacé. Le nouveau logiciel devait
pouvoir assumer les tâches de comptabilité générale, analytique et
budgétaire, et être intégré au logiciel ERP. L’IECBW utilisait par le passé
une application développée en partie en interne pour la comptabilité
générale et analytique, avec un certain nombre de modules
complémentaires, entre autres, pour le traitement des données
analytiques, la gestion des immobilisés et l’import des OD de salaires.
« L’ancien progiciel était encore opérationnel, certes, mais il tournait sur
MS-DOS et n’était plus pris en charge en termes d’assistance. Par
ailleurs, il satisfaisait de moins en moins aux besoins actuels au sein de
notre entreprise comme la gestion documentaire électronique »,
explique Emmanuel Gaziaux, Directeur Administratif et Financier de
l’IECBW. « La nouvelle application devait aussi être très facilement
intégrable au logiciel ERP que nous utilisons, entre autres, pour la gestion
de notre relation « clientèle » (gestion des consommations, facturation,
encaissement, recouvrement) ainsi que pour les achats (commandes
livraisons et gestion de stock). »
Afin de choisir le bon fournisseur et la solution appropriée pour sa
comptabilité, l’IECBW a établi un cahier des charges volumineux qui lui a
permis de comparer les propositions de six fournisseurs.
« EASI était le seul fournisseur qui avait donné une réponse satisfaisante à
toutes les questions et qui disposait en standard de toutes les
fonctionnalités nécessaires », indique Emmanuel Gaziaux.
Migration rapide
Le progiciel comptable EASI Financials a pu être immédiatement installé
au sein de l’IECBW, aucun développement spécifique à l’entreprise
n’étant nécessaire. Cependant, EASI a personnalisé un certain nombre
de fonctions pour l’IECBW, qui se sont surtout révélées intéressantes pour
l’encodage des factures. La personnalisation est d’ailleurs une fonction
standard du progiciel.
« Au cours des réunions de planification avec un consultant d’EASI, nous
avons passé en revue l’ensemble du projet. Nous savions que nous
devions suivre certaines étapes afin d’assurer un bon déroulement de la
migration. En fonction du respect ou du non-respect de ces étapes, la
migration pouvait s’étendre de 10 à 100 jours. Un seul exemple illustre
parfaitement la situation : nous devions introduire 8 000 fiches
« immobilisés » dans le nouveau progiciel comptable. Nous avons
finalement automatisé ce processus, mais devions, dans un premier
temps, adapter les formats. Nous l’avons réalisé en concertation avec le
consultant d’EASI. L’ensemble de la migration n’a pas exigé plus de cinq
jours grâce à la qualité de la collaboration, de la planification et de
l’analyse », indique Emannuel Gaziaux.

2. Rapports et approbations plus rapides
L’IECBW reçoit annuellement quelque 5 000 factures
de fournisseurs. Par le passé, la recherche
d’informations relatives à une ancienne facture
exigeait de se rendre aux archives, de rechercher à
nouveau le document en question et de le fournir
au demandeur. Après avoir consulté le document,
ce dernier devait aussi veiller au trajet retour.
Aujourd’hui, chaque facture est scannée, plus
aucun document séparé ne circule grâce au
logiciel d’EASI et le processus de recherche est
nettement plus rapide.
Et ce n’est pas tout : l’IECBW dispose désormais d’un
excellent système de rapportage et peut se
connecter, en temps réel, à la base de données
EASI à partir Excel en toute simplicité, ce qui n’est
pas si évident que cela avec d’autres progiciels
comptables. Au sein de l’IECBW, quatre personnes
utilisent le progiciel comptable au quotidien, huit
autres collègues l’utilisent indirectement pour
l’approbation des factures fournisseurs et la
consultation de leurs budgets. Tout cela intervient
par le biais de l’accès web d’EASI. Afin d’assurer le
déroulement le plus efficace possible du processus
d’approbation, toutes les factures soumises à
l’approbation d’une personne sont regroupées. Ce
collaborateur reçoit ainsi une fois par jour un e-mail
avec toutes les factures qu’il doit approuver. Un
hyperlien permet d’accéder à l’intranet afin de
visualiser et approuver chaque document
séparément. Lorsque les factures présentent des
erreurs, le lecteur peut les refuser et, le cas échéant,
leur adjoindre une note avec le motif du refus. Les
factures déjà approuvées ou refusées peuvent aussi
être retrouvées grâce à l’historique complet. Il est
ainsi plus facile de retrouver plus rapidement des
prix et des détails.
Meilleur contrôle des budgets
Chaque responsable de l’IECBW gère son propre
budget. Le nouveau logiciel lui permet de consulter
son budget personnel en temps réel et, par
conséquent, de mieux le gérer. Le lien direct avec la
base de données permet aux responsables de
visualiser à tout moment la situation la plus récente :
ce qui a déjà été facturé, ce qui a été commandé
mais non livré et également ce qui a déjà été
fourni, mais pas encore facturé. Ainsi, les marges
budgétaires sont parfaitement connues et l’on sait si
de nouvelles commandes peuvent encore ou non
être passées.
En effet, l’intégration avec l’ERP s’est réalisée dans
les deux sens. Les commandes et les livraisons
encodées dans l’ERP sont exportées (chaque nuit)
vers EASI de manière à alimenter les engagements
provisoires et les engagements définitifs dans EASI et
calculer ainsi le budget réellement disponible. Mais
l’ERP est également interconnecté en temps réel
avec EASI.
Des contrôles ont été instaurés directement dans
l’ERP afin d’empêcher la génération d’une
commande pouvant entraîner un dépassement
budgétaire.
« C’est très rassurant. Dans le passé, nous avons
connu quelques surprises avec des dépassements
budgétaires parfois conséquents. Nous ne pouvions
découvrir l’état du budget que deux mois après la
clôture de la comptabilité : les faits étaient en
avance sur nous. Aujourd’hui, nous maîtrisons
parfaitement nos dépenses grâce à ce nouvel outil.
Il est impossible de dépasser un budget sans que la
direction n’en soit avertie et nous disposons de la
situation budgétaire en un seul clic ! », constate
Emmanuel Gaziaux.
Emmanuel Gaziaux, Directeur Administratif et Financier de l’ IECBW
Service haute qualité
Emmanuel Gaziaux parle d’un projet réussi : « Le
projet s’est déroulé presque parfaitement du début
à la fin. Une telle réussite impose de savoir
précisément ce que l’on veut et le cahier des
charges très détaillé a été très utile à ce propos. S’il
est vrai qu’il nous a demandé beaucoup de travail,
il n’en reste pas moins que nous en sortons tous
gagnants en finale: EASI nous a proposé un progiciel
comptable dans le budget prévu et avec toutes les
fonctions demandées. »
Au cours du déploiement, les utilisateurs du nouveau
progiciel comptable ont bénéficié du soutien total
des collaborateurs d’EASI. Trois jours de formation
ont ainsi été prévus et les utilisateurs ont participé au
projet dès le début.

3. « En cas de problèmes, nous pouvons toujours
appeler le helpdesk d’EASI, cette assistance est
prévue dans le prix. Et EASI assure également les
mises à jour de notre application. Lors de la dernière
modification de la législation de notre secteur, EASI
nous a immédiatement fourni une version adaptée
du logiciel, conforme aux nouvelles lois. Les
collaborateurs d’EASI connaissent leurs produits en
profondeur. Ils ne m’ont jamais dit : « Monsieur
Gaziaux, ce n’est pas possible ». Ce service haute
qualité et ce professionnalisme sont sans aucun
doute leurs atouts décisifs », conclut Emmanuel
Gaziaux.
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