Formación de los archivos según el ciclo vital de los documentos

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Formación de los archivos en las empresas según Decreto 2609 de 2012, Acuerdo 003, 004 y 005 de 2013.

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Formación de los archivos según el ciclo vital de los documentos

  1. 1. CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN, DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA. 2014
  2. 2. PRESENTADO A : LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ
  3. 3. UNIDAD 3 Grupo 6 DARIO LESMES BARBOSA ANDRES ERNESTO PUENTES ACOSTA DIEGO ANDRES RIOS
  4. 4.  Conocimiento general sobre la formación de archivos según el ciclo vital de los documentos y las etapas de formación de los archivos.  Estudio del decreto 2609 de 2012.  Proceso que se llevan a cabo en la formacíon de un PGD.  Acuerdo 003, 004 y 005 de 2013. Archivo General de la Nación
  5. 5.  1) Visite un archivo de una entidad pública y otro de una entidad privada, indique el nombre de la entidad, dirección, nombre de la persona que le ofrece la información y teléfono. Elabore un comentario como se encuentra organizada su documentación. Realice como mínimo 10 preguntas en cada uno de los archivos, las cuales le permitan aclarar las dudas que tenga respecto a la gestión documental. Identifique en dichos archivos las etapas o fases del ciclo vital de los documentos.
  6. 6.  Nombre de la Entidad: INTERRAPIDISIMO  Dirección: Cra 30 No. 7 – 45 Bogotá  Nombre del Coordinador Gestión Documental: Oscar Flores  Contacto: 5605000
  7. 7. 1 . ¿Qué tipo de archivo se maneja en la compañía?  Los archivos en Interrapidisimo son de la clase archivos de Gestión centralizados. 2. ¿Cuál es la forma adecuada de conservar la información?  Con el fin de conservar de una manera adecuada la información interrapidisimo dispone:  Una bodega especial para la custodia de la información.  Unidades de conservación acordes a los documentos que genera la empresa como lo son cajas, carpetas.  Retiro de material metálico de los documentos.  Fumigación contra plagas (insectos y roedores)  Personal capacitado.
  8. 8. 3. ¿Se emplea el uso de Tablas de valoración en la compañía? ¿Cómo?  El empleo de TVD se usó para la intervención del FDA. 4. ¿Se emplea el uso de Tablas de retención en la compañía? ¿Cómo?  El uso de TRD en Interrapidisimo se realiza según la estructura orgánica funcional y la producción documental de cada dependencia.
  9. 9. 5. ¿Qué benéficos obtiene la compañía al emplear un programa de gestión documental? Los beneficios que se obtienen son:  Estandarización de los tiempos de retención de la información.  Agilidad en la búsqueda y recuperación de la información.  Ahorro de espacio y tiempo.  Documentos ordenados, clasificados y descritos  Normalización de formatos  Normalización en políticas de GD.  Adecuada manipulación de la información  Control de acceso a los documentos.  Conservación de documentos en sus diferentes etapas
  10. 10.  6. ¿Qué formatos utilizan para la implementación del archivo en la compañía?  Los formatos utilizados son los siguientes: FUID Prestamos Documentales Afuera Marcación de carpetas Marcación de cajas Inventario en Archivo central TRD CCD TVD Encuesta unidad documental Acta de eliminación Indicadores
  11. 11. 7. ¿Cual ley aplica para la organización de los archivos en la compañía?  La ley 594 de 2000 que es la que administra y tiene como objetivo instaurar los reglas y principios principales para la organización de los archivos. 8. ¿Que software de gestión documental maneja la compañía?  OrfeoScan – En proceso de Implementación.
  12. 12. 9. ¿Se realiza eliminación documental? ¿Cómo es el proceso?  Según TRD se eliminan mensualmente los documentos susceptibles, antes de ejecutar ese proceso de eliminación debe aprobarse por el comité. 10. ¿Cada cuanto hacen transferencia documental? ¿Y como lo hacen?  Cada mes se programa la trasferencia documental según cronograma que para tal efecto realiza la coordinación de Gestión Documental y aprueba la dirección Administrativa y control interno.
  13. 13.  Nombre de la Entidad: Biblioteca Municipal de Manizales Archivo de Gestión.  Dirección: Calle 22 # 19-07 2º piso Manizales  Profesional a cargo Gestión Documental: Luisa Fernanda Zuluaga Gómez  Contacto: 8965478
  14. 14. 1. ¿Qué es gestión de documentos?  La Gestión de Documentos potencia todas las áreas de la organización para utilizar más eficazmente la información basada en documentos, a la vez que permite una mejor localización y recuperación de los mismos. Cuando hablamos de gestión documental nos estamos refiriendo a la aplicación de la tecnología y también de los procedimientos que van a permitir la gestión y la unificación de la información que es generada por la organización.
  15. 15. 2. ¿Que son tablas de retención documental?  Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. 3. ¿Qué es una unidad de correspondencia?  Es la única dependencia autorizada para la recepción de documentos, solicitudes y atención de requerimientos. Tiene el propósito de administrar las comunicaciones contribuyendo con la normalización de los procesos de producción, recepción, distribución, seguimiento, conservación y consulta de documentos por parte de la gestión documental.
  16. 16. 4. ¿Cual es ciclo vital de los documentos?  Es la denominación que se da a las distintas fases o etapas por las que va pasando el documento, desde su creación a su eliminación o selección para su custodia permanente. 5. ¿Que es un programa de gestión documental?  Es el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.
  17. 17. 6. ¿Qué es flujo documental?  El flujo de documentos es una asignación de documentos en secuencia del sistema que pertenecen directamente a una operación comercial. Los documentos individuales forman cadenas de documentos. El flujo de documentos le ofrece un resumen de los documentos en secuencia y de su status. Cuando llame un documento, aparecerán todos los documentos anteriores y posteriores a éste. Además, se visualizan los documentos de referencia. 7. ¿Cuáles son las etapas de un archivo?  Archivo de gestión, Archivo central, Archivo histórico.
  18. 18. 8. ¿Qué es un microfilm?  El microfilm es un tipo de imagen basada en filmaciones. Existen distintos tipos de microfilms y versiones de almacenamiento de microfilm. Este dispositivo suele usarse para preservar imágenes a largo plazo, reconstruir documentos y almacenar fuera del sitio. Como todo dispositivo, tiene muchas ventajas y desventajas. Escoger microfilm dependerá de la aplicación y la duración del documento o imagen a almacenar. 9. ¿En que soportes se realiza la gestión documental?  En papel, video, fotografías, documentos electrónicos.
  19. 19. 10. ¿Qué benéficos obtiene la compañía al emplear un programa de gestión documental?  Conservación de documentos en sus diferentes etapas  Documentos ordenados, clasificados y descritos  Ahorro de espacio y tiempo.  Estandarización de los tiempos de retención de la información
  20. 20.  Archivo total: Es todo el proceso de archivo, el concepto que hace referencia al ciclo vital de los documentos  Ciclo vital de los documentos: Son las etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final.  Principio de procedencia: Conservación de los documentos dentro del fondo documental al que naturalmente pertenecen, la dependencia donde se produjeron.
  21. 21. •Principio de orden original: Es la ordenación interna de un fondo documental manteniendo la estructura que tuvo durante el servicio activo •Folio: Son las hojas que componen un documento correspondiendo a cada folio dos páginas y se enuncian como folio frente y folio vuelto. •Legajo: Son documentos reunidos en una misma carpeta •Fondo: Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservación institucional formada por el mismo archivo, una Institución o persona. •Subfondo: Es una división del fondo y corresponde a una dependencia de menor categoría en razón de su subdivisión organico – funcional. •Serie: Conjunto de documentos producidos por un mismo sujeto productor, en el desarrollo de una misma función, plasmada en un mismo tipo documental
  22. 22. •Subserie: Son todas aquellas subdivisiones que se desprenden de las series y que reúnen documentos de estructura y contenido homogéneo conformando los expedientes. •Tipo documental: Hace referencia a todos y cada uno de los documentos que conforman el expediente. •Tablas de valoración: Son los instrumentos utilizados en la organización de un fondo acumulado. •Tablas de retención: Instrumento archivístico que permite la racionalización de la producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos, en cada una de las etapas del archivo •Valor primario: Son los que tienen los documentos mientras sirven a la institución productora. •Valor secundario: Es el valor historico o cultura de algunos documentos.
  23. 23. PRIVADA PÚBLICA Manifiestos de carga Formularios afiliación Historias de Agencias Historias Laborales Pruebas de entrega Nacionales Comprobante de caja Planillas de gastos Circulares de la Alcaldia
  24. 24.  Serie: HISTORIAS  Subserie: Historia de Agencia  Tipo: contrato Mensajería  Serie: INVENTARIOS  Subserie: Inventario Custodia  Tipo: Inventario para aforo GEH-GPD-R-10  Serie: Actas  Subserie: Actas Comité de indemnizaciones  Tipo: GSI- R-11
  25. 25.  Borradores que ya fueron presentadas o duplicados  Recortes de prensa, publicidad.  Fotocopias  Revistas  Cualquier tipo de documento que en su contenido no pertenezca a las funciones propias de la empresa
  26. 26.  La foliación se realizara en el momento en que se prepare la documentación para ser transferida de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites. La foliación es el acto de enumerar los folios solo por su cara recta, cuya numeración se aplica solamente a esta, debe efectuarse en el extremo superior derecho de la hoja, con un lápiz de mina negra y blanda (HB, B), en forma legible y sin enmendaduras
  27. 27.  Todo tipo de archivo debe estar contenido en carpetas yute con gancho legajador plástico y su organización debe ser de manera cronológica y /o alfabetica. Esto evitara que al momento de ser consultada y transferida al archivo central este se encuentre de manera desorganizada.
  28. 28. A-Z Marcadas con la Serie y sub-serie Organizadas y marcadas en el respectivo archivador.
  29. 29.  DATOS CARPETAS Y CAJAS  CARPETA  Sede  Código  Nombre  Sección  Subseccion  Serie  Subserie  Nombre Expediente  Numero  Folios  Fechas Extremas  Ubicación  Archivo de Gestión  Signatura Topográfica  Archivo Central  Disposición Final
  30. 30.  CAJAS  Numero de Caja  Fondo  Sección  Subseccion  No. Carpetas  Serie  Subseries  Fechas Extremas
  31. 31.  a) Cuáles son los procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan en el Archivo de Gestión en la entidad visitada y en qué consiste cada uno de ellos.  b) Cuáles son los procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan en la entidad visitada en el Archivo Central y en qué consiste cada uno de ellos.  Producción  Recepción  Tramite  Organización  Consulta.
  32. 32.  Producción  Recepción  Tramite  Organización  Consulta Art. 2 TIPOS DE INFORMACIÓN Decreto 2609 - 2012  Documento de archivo (fisicos – electronicos)  Archivos institucionales  Sistemas de mensajeria electrónica  Discos duros, servidores, discos o medios portables. Los principios y procesos archivísticos deben aplicarse cualquiera sea la tecnología y el soporte en que se produce. CONCEPTO ARCHIVO TOTAL Art.22 Ley 594/2000 P G D OBLIGACIÓN DE LA ELABORACIÓN Y ADOPCIÓN DE: TRD
  33. 33. Elaborar inventarios de los documentos que produzcan. Art. 26 Ley 594/2000 Documento público en medios electronicos Autorización utilización de medios electrónicos. Cap IV - Ley 1437/2011 Archivo electronico de documentos. PRINCIPIOS PGD Prueba de recepción y envio de mensajes de datos Recepción de documentos electrónicos por parte de las autoridades Expediente electronico PLANEACIÓN Art.5 Decreto 2609/2012 Creación de documentos precedida del análisis legal, funcional y archivístico que determine utildad de los mismos.
  34. 34. Evaluar costos en Gestión de documentos, buscando ahorro en los procesos. CONTROL Y SEGUIMIENTO Art.5 Decreto 2609/2012 ECONOMIA Art.5 Decreto 2609/2012 Producir solamente los documentos necesarios para cumplimiento objetivos, función o proceso. EFICIENCIA Art.5 Decreto 2609/2012 OPORTUNIDAD Art.5 Decreto 2609/2012 TRANSPARENCIA Art.5 Decreto 2609/2012 De la totalidad de documentos que produce o recibe, a lo largo ciclo vital Implementar mecanismos que garanticen disponibilidad documentos cuando se requieran, y personal autorizado para consultarlos y utilizarlos. Los documentos son evidencias de las actuaciones administrativas.
  35. 35. Evitar la producción de documentos impresos en papel cuando no sea requerido por acciones legales o preservación historica. AGRUPACIÓN Art.5 Decreto 2609/2012 Documentos disponibles cuando se requieran independientemente de medio de creación. Documentos agrupados en categorias: Series, subseries y expedientes. Mantiniendo relaciones secuenciales dentro del trámite. VINCULO ARCHIVÍSTICO Art.5 Decreto 2609/2012 Sistemas descriptivos DISPONIBILIDAD Art.5 Decreto 2609/2012 PROTECCIÓN DEL MEDIO AMBIENTE Art.5 Decreto 2609/2012 Documentos de un mismo trámite deben mantener un vinculo entre sí. Implementando: Estructura y contenido Metadatos de contexto Sistemas de clasificación
  36. 36. COORDINACIÓN Y ACCESO Art.5 Decreto 2609/2012 Sistema de gestión documental y su programa será evaluado regularmente por cada dependencia Entidad. AUTOEVALUACIÓN Art.5 Decreto 2609/2012 CULTURA ARCHIVÍSTICA Art.5 Decreto 2609/2012 Garantizar no duplicidad de acciones al documento. Sensibilización personal a cargo importancia y valor archivos MODERNIZACIÓN Art.5 Decreto 2609/2012 INTEROPERABILIDAD Art.5 Decreto 2609/2012 Garantizar habilidad de transferir y utilizar información entre varias organizaciones y sistemas de información Fortalecimiento función archivística en la Entidad. Uso TIC. Habilidad de los sistemas (software) de interactuar e intercambiar datos de acuerdo con un método definido.
  37. 37. ORIENTACIÓN AL CIUDADANO Art.5 Decreto 2609/2012 Colaboración entre organizaciones para intercambiar información y conocimiento en el marco de procesos. Libre adopción de tecnologías, teniendo en cuenta recomendaciones, conceptos y normativas de organismos competentes en la materia. NEUTRALIDAD TECNOLÓGICA Art.5 Decreto 2609/2012 PROTECCIÓN DE LA INFORMACIÓN Y LOS DATOS Art.5 Decreto 2609/2012 Garantizar libre y leal competencia y que su adopción sea armonica con el medio ambiente Garantizar protección de la información y datos personales en los distintos procesos.
  38. 38. FORMULAR POLÍTICA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS. Art. 6 Decreto 2909/2012 ETAPAS DE LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS CREACIÓN MANTENIMIENTO Requisitos que permitan mantener la integridad técnica, estructural y relacional de los documentos y metadatos. Documentos creados mediante procedimientos planificados y documentados en los que se determine su identificación, formato y características.
  39. 39. DIFUSIÓN Requisitos para el acceso, consulta, recuperación, clasificación de acceso y visualización de los documentos. ADMINISTRACIÓN Procedimientos que permiten administrar operaciones relativas a documentos INSTRUMENTOS ARCHIVISTICOS GESTIÓN DOCUMENTAL  Tabla de Retención documental TRD  Cuadro de clasificación documental CCD  Programa de Gestión documental PGD
  40. 40.  Plan Institucional de Archivos de la entidad PINAR  Inventario Documental  Modelo de requisitos para la Gestión de documentos electrónicos  Bancos terminológicos de tipos, series y sub-series  Mapas de procesos, flujos documentales y descripción de funciones de las unidades administrativas  Tablas de control de acceso para establecimiento de categorías de derechos y restricciones de acceso y seguridad a los documentos
  41. 41. PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL Creación y diseño de formas, formularios y documentos, análisis de procesos, análisis diplomático y su registro en el sistema de GD. PLANEACIÓN PRODUCCIÓN GESTIÓN Y TRÁMITE Estudio de los documentos en la forma de producción o ingreso, formato y estructura, finalidad, área competente para el trámite, proceso en el que actúa y resultados esperados Actuaciones para el registro, vinculación al trámite, distrubución, descripción, disponibilidad, recuperación y consulta, control y seguimiento a los trámites.
  42. 42. ORGANIZACIÓN Operaciones técnicas para declarar el documento en el sistema GD, clasificarlo, ubicarlo nivel adecuado, ordenarlo y describirlo TRANSFERENCIA Operaciones adoptadas para transferir documentos durante fases del archivo, verificando: estructura, validación formato de generación, la migración, refreshing, emulación o conversión, metadatos técnicos de formato, metadatos de preservación, metadatos descriptivos.
  43. 43. DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS Selección documentos cualquier etapa del archivo, cuya finalidad será conservación temporal, permantente o su eliminación, de acuerdo TRD. PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO Acciones aplicadas durante la gestión del documento que garantizan su preservación en el tiempo VALORACIÓN Proceso permanente y continuo desde su planificación, determinando valores primarios y secundarios, determinando tiempos en cada etapa del archivo
  44. 44.  c) Cuáles son los procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan en esa entidad en el Archivo Histórico (Si lo tiene la entidad) y en qué consiste cada uno de ellos.  No tenemos Archivo Histórico
  45. 45. COMPROBANTE CONTABLE
  46. 46.  Se produce el documento en la oficina de Contabilidad. De esta forma empieza su ciclo en el archivo de gestión, y su duración son 2 años. Este también lo define TRD  Pasa para su organización y procedimiento en Servicios administrativos  Pasa a back office y Front office para su aprobación  Pasa a contabilidad para revisión y aprobado  llega a gestión documental por con su debida organización y formato de transferencia, en este paso inicia su ciclo en el archivo central y su duración es de 2 años.  Se revisa que se esté cumpliendo la organización de la carpeta mediante la (Ley 594 de 2000. Art 042 de 2000)  Se incluye al inventario documental  Se digitaliza u/o digitaliza  Luego se toma una muestra aleatoria de un 10% de la documentación para conservar como parte histórica de la entidad.
  47. 47.  La Valoración Documental se realiza con un grupo interdisciplinario que conforma el comité de Archivo y de acuerdo a la legislación archivística vigente en Colombia. De acuerdo con su ciclo vital, el Fondo Acumulado se forma con los documentos del archivo central o histórico, que adquieren un valor permanente. No se eliminan y se protegen para la investigación, la academia, la historia, la ciencia y la cultura.  Actas de Comité
  48. 48.  Actas de Comité  Comprobantes Contables  Historias Laborales  Control de Cuentas  Historia de Agencias  Tutelas
  49. 49.  ¿Qué importancia tiene esta norma (Decreto 2609 de 2012) para el país? Es de suma importancia ya que se normalizan los procesos técnicos, explicando como se gestionan los documentos físicos y electrónicos, sobre todo estos últimos que son cada dia más importantes y a los cuales tan poca claridad se les da. Además en los acuerdos encontramos detalladamente las formas de clasificar, ordenar y describir la diferente documentación contenida en los archivos, los criterios de elaboración y evaluación de las TRD.
  50. 50.  ¿Cuáles son los cambios en los proceso de Gestión Documental a la luz de este nuevo Decreto? Realice un cuadro comparativo entre los procesos del Programa de Gestión Documental antes del Decreto 2609 de diciembre de 2012 y los procesos de la Gestión Documental a partir de la expedición de dicho Decreto. Indague que cambios o ajustes han que hacer para dar cumplimiento a la norma.
  51. 51. ANTES DESPUES Documento visto solo como papel- fisicos Documento electrónico y fisico. Formatos nuevos diferentes al papel. Archivos institucionales físicos Archivos institucionales físicos y electrónicos Tipo de información en papel. Tipo de información en internet, bases de datos, Mensajeria electrónica, cintas y medios de soporte. Criterios personales en cuanto a cómo gestionar los documentos Politicas claras y establecidas en cuanto a la gestión de documentos. El programa de gestión de documentos no era de dominio público. Publicar el programa de gestión documental en la pagina web No se conocía la totalidad de instrumentos archivísticos validos Se establecen instrumentos archivísticos como cuadros de clasificación documental y TRD
  52. 52.  ¿Cuáles son los aspectos más importantes a tener en cuenta según el contenido del mencionado Decreto? •-Establece principios de procesos en la gestión documental •-Establece los tipos de información que pueden producir o recibir las entidades públicas. •-Politicas acerca de la gestión documental •-Etapas de la gestión de los documentos. •-Menciona los instrumentos archivísticos para la gestión documental
  53. 53. • -Define las características que debe tener un documento electrónico de archivo. • -Preservación y conservación de los documentos electrónicos de archivo • Que las tecnologías de la información y la comunicación, están modificando las prácticas y formas de gestionar los documentos en las entidades públicas, lo cual tiene efectos sobre el patrimonio documental del país.
  54. 54.  Indague y realice un resumen de los Acuerdos 003, 004 y 005 de marzo 15 de 2013.  ACUERDO 003 Se adopta y reglamenta el comité evaluador de documentos del archivo general de la nación. Definición: El comité evaluador es la instancia responsable de decidir sobre la valoración y disposición final de los documentos de archivo, protegiendo el patrimonio documental del país y su conservación permanente.
  55. 55. Integrado por las principales directivas del archivo general de la nación Jorge Palacios Preciado, y los representantes de las más notorias Autoridades academicas que se dedican a la investigación.  Funciones:  Órgano asesor del AGN, para estudiar asuntos como el valor secundario, la selección y eliminación de los documentos.  Regular tiempos de conservación de los documentos, transferencias con base a TRD.  Emitir un concepto sobre el valor testimonial, informativo, cultural, científico e histórico de los documentos de entidades publicas.  Evaluación de TRD y TVD aprobadas por las entidades publicas  Proponer acciones en busca de proteger el patrimonio documental de la nación.
  56. 56.  ACUERDO 004 Modifica procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de valoración. Definición: Las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental reflejan el valor primario y secundario de los documentos de una entidad, con miras a su conservación definitiva o a su eliminación.
  57. 57.  TRD Y TVD, instrumentos archivísticos necesarios para la adecuada gestión de los documentos y archivos del Estado.  Disposiciones generales:  Las TRD se deben elaborar y aplicar tanto para la organización y disposición de documentos físicos como electrónicos.  Las TVD se deben elaborar y aplicar para la organización de Fondos Documentales Acumulados.  TRD y TVD, deben ser elaboradas por un equipo interdisciplinario de profesionales.  Cuadros de clasificación documental etapa previa a la elaboración de las tablas, siguiendo siempre la estructura organico-funcional y principio de orden original.  Los tiempos de retención deben definirse en series y subseries, no pudiendo fijarse plazos de retención por tipos documentales.  Elaboración y aprobación:  Elaborarse teniendo en cuenta las etapas relacionadas en instructivo para la elaboración de TRD aprobado por AGN.
  58. 58.  Criterios para elaboración:  Idoneidad: Elaboradas por equipo un equipo interdisciplinario idóneo.  Análisis contextual: Proceso de evaluación de los documentos debe considerar el contexto legal, institucional e histórico, y que permita establecer su relevancia en el momento actual y futuro.  Trazabilidad y control: Las entidades publicas y privadas que cumplan funciones publicas, deberán conservar soportes e información que sirvieron de base para la elaboración de las tablas.
  59. 59.  Aprobadas mediante acto administrativo expedido por el representante Legal de la entidad.  TRD Y TVD, deberán publicarse en la pagina web de las entidades públicas, permaneciendo en dichos sitios permanentemente.  Dentro de los 30 días siguientes de aprobadas se hará un seguimiento al cumplimiento de la disposición.  Dentro de los 30 días siguientes a su revisión técnica se solicitará la inscripción de las tablas en el registro único de series documentales del AGN. De no reunir los requisitos se solicita cambios o ajustes por parte de la entidad, teniendo máximo 30 dias para tal fin. De no hacerlo sanción, art. 35., Ley 594 de 2000.  Transcurridos 90 días de presentación de las tablas al AGN, sin que el ente se halla pronunciado a la entidad, entonces se procederá a su inmediata implementación.
  60. 60.  Las TRD deberán actualizarse cuando:  Existan cambios en la estructura organica y en las funciones de la entidad.  Sufra procesos de supresión, fusión, escisión o liquidación.  Se produzcan cambios en el marco normativo del país.  Se transformen tipos documentales físicos en electrónicos  Se generen nuevas series y tipos documentales  Se hagan cambios en los criterios de valoración, soportes documentales y procedimientos que afecten la producción de documentos.
  61. 61.  El proceso de actualización debe pasar por un proceso de aprobación de las instancias correspondientes, además de llevarse un registro documentado de los cambios realizados, que permitan la trazabilidad y control del instrumento.  Eliminación de documentos físicos y electrónicos de acuerdo a TRD y TVD.  Previamente y por un periodo de 30 se publicara en la pagina web de la entidad el inventario de documentos que han cumplido tiempo de retención y que serán eliminados.
  62. 62.  Eliminación de documentos por series y subseries y no por tipos documentales.  El AGN podrá revisar las tablas y el plan de implemetación en cualquier momento.  Las entidades publicas deberán implementar mecanismos tecnológicos que permitan automatización de la elaboración, consulta y actualización de TRD. AGN determina la estructura que deberán reunir los sistemas automatizados.
  63. 63.  ACUERDO 005  Definición: Criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas y se dictan otras disposiciones.  Generalidades  Los procedimientos indicados podrán ser utilizados para la adopción de las políticas archivísticas judiciales.
  64. 64.  Entidades del Estado obligadas a la organización de documentos de archivo, desarrollando de manera integral los procesos de clasificación, ordenación y descripción.  Entidades del Estado obligadas a crear, conformar, clasificar, ordenar, conservar, describir y facilitar el acceso y consulta de sus archivos  Clasificación documental:  Proceso de clasificación documental, cuyo resultado es el cuadro de clasificación de documentos, representando en los siguientes subniveles: fondo, subfondo, sección, subsección, serie, subserie, unidad documental compuesta, unidad documental simple.
  65. 65.  Clasificación de los documentos que conforman los archivos de gestión, mediante la identificación de los tipos documentales producidos en el desarrollo de la gestión administrativa, la agrupación de los mismos en expedientes, subseries y series, atendiendo principio de procedencia y orden original.  Clasificación documental en el archivo central: las Entidades están obligadas a conformar un archivo central institucional, responsable de recibir, organizar, custodiar, describir, controlar y prestar el servicio de consulta de documentos recibidos en transferencia primaria por los diversos archivos de gestión de la entidad.  Clasificación documental en el archivo histórico: Los municipios, distritos o departamentos, podrán crear y conformar el Archivo General Territorial. En ningún caso se pueden enajenar, donar, destruir documentos de valor histórico o entregar dichos acervos en comodato o custodia a empresas de servicios archivísticos o terceros.
  66. 66.  Ordenación documental:  Las áreas responsables de la gestión documental, deben velar por la adecuada ordenación de sus fondos documentales. Dicha ordenación pude darse a nivel de fondos, secciones, subsecciones, series, subseries, expedientes y excepcionalmente por tipos documentales.  Fondos: Determinada por cuadro de clasificación documental y métodos aprobados por entidad.  Secciones y subsecciones: Determinada por cuadro de clasificación y TRD, respondiendo a la estructura administrativa correspondiente al orden cronológico al cual pertenece la documentación.
  67. 67.  Series, subseries y asunto: Determinada por cuadro de clasificación, TRD o TVD, en la que se presentan estos elementos en un orden previamente acordado.  Expedientes: adoptada teniendo un orden lógico y apropiado de acuerdo a características administrativas, legales, funcionales, acorde a las características diplomáticas de los documentos.  Tipos documentales: Determinada por el principio de orden original, en el que cada documento que conforma el expediente debe estar ubicado en su lugar correspondiente de acuerdo al momento de su producción o tramite.
  68. 68.  Descripción documental:  Las entidades del estado deberán desarrollar un programa de descripción documental y elaborar diferentes instrumentos de descripción que permitan conocer y controlar las unidades documentales. Basados en normas de descripción adoptadas por el consejo internacional de archivos.  La descripción obedece a un proceso sistematico que debe ser realizado en las diferentes fases del archivo. Descripción colectiva de los fondos.los fondos.  AGN podrá establecer convenios o acuerdos de cooperación para desarrollar procesos de descripción documental y lograr su recuperación y consulta a través de la Red Nacional de Archivos.
  69. 69.  Las entidades del estado deben desarrollar procesos de descripción documental que permitan acceso, consulta y visualización de los instrumentos de descripción a través de su pagina web.  Actos administrativos, contratos, y otras series documentales y expedientes compuestos: Procesos de descripción para la consulta en línea, siempre que dichos documentos no tengan carácter reservado.  Impartir las instrucciones para garantizar la elaboración y diligenciamiento de la hoja de control durante la etapa activa del expediente, llevando registro individual de los documentos que lo conforman.
  70. 70.  Archivos generales deben disponer de espacios de difusión y consulta de sus fondos a través de la web, inventario de documentos transferidos.  Instrumentos de descripción archivísticos: documentos en los que relaciona o se describe uno o un conjunto de documentos, con el fin de establecer control físico, administrativo o intelectural, permitiendo adecuada y oportunidad localización y recuperación. Estos son:
  71. 71.  Censo: Mantener actualizado el censo guía de los archivos públicos. Instrumento en el que se identifica y describe de manera general los archivos, con el fin de dar a conocer datos básicos, como la titularidad, dirección, fondos documentales, servicios entre otros.  Guía: Describe de manera general de un archivo general, reseña histórica de su creación y evolución institucional, misión, funciones, objetivos, visión, alcance, servicios, ubicación física, contenido, series o asuntos, fechas extremas, clase de soporte, volumen, temas de posible investigación.  Inventario: Instrumento de control y recuperación de información en el que se describe de manera exacta los datos de cada una de las unidades de conservación que conforman las series o asunto del fondo.  Catálogo: Describe de manera exhaustiva los documentos, que traten un mismo asunto.  Índices: Lista alfabética o numérica de términos onomásticos, toponímicos, cronológicos y temáticos, contenidos tanto en los propios documentos como en los instrumentos de descripción ya elaborados.
  72. 72.  Niveles de descripción:  Fondo: Se aplican Guías  Sección y subsección: Se aplican Guías como inventarios documentales.  Serie y subserie o asunto: Se aplican inventarios  Expediente: Se aplican inventarios, catálogos e índices.  Unidad documental simple: Se aplican inventarios, catálogos e índices.
  73. 73.  Áreas de descripción: La descripción documental en cualquier soporte y en cualquiera de los niveles descritos debe contemplar las áreas que se identifican con la estructura documental del nivel a describir. Son ocho áreas:  Área de identificación  Área de contexto  Área de contenido y estructura  Área de condiciones de acceso y utilización  Área de documentación asociada  Área de notas  Descriptores con funciones y relaciones  Área de control de la descripción
  74. 74.  Metadatos minimos para la descripción de los documentos electrónicos de archivos: estándares de descripción (metadatos) compatibles con las normas de descripción archivísticas CIA  Pasos para el desarrollo de un proyecto de descripción documental: a. Identificación de la unidad de descripción b.Verificación del estado general de organización y conservación documental c. Definición del plan de trabajo a seguir sobre la documentación previamente identificada
  75. 75.  Sistemas automatizados de descripción documental.  Implementación de medios tecnológicos apropiados, interoperables y compatibles que permitan la visualización de los instrumentos de descripción a través de la red nacional de archivos.  Se debe garantizar que dichas herramientas tecnológicas sean compatibles e interoperables con el sistema de gestión documental de la misma entidad y los de otras entidades publicas.  Los sistemas empleados deberán permitir la transferencia de información al sistema del AGN.
  76. 76. Decreto 2609 de diciembre 14 de 2012 [ En linea ] Disponible en http://www.mintic.gov.co/portal/604/articles- 3528_documento.pdf. [Consultado: mayo 10 de 2014] Acuerdo 003 de 2013. [En linea] Disponible en: http://gestiondocumental.univalle.edu.co/index.php/normatividad- nacional/33-acuerdo-003-de-2013 [Consultado mayo 13 2014] Acuerdo 004 de 2013. [En linea] Disponible en: http://gestiondocumental.univalle.edu.co/index.php/normatividad- nacional/34-acuerdo-004-de-2013 [Consultado mayo 10 2014] Acuerdo 005 de 2013. [En linea] Disponible en: http://gestiondocumental.univalle.edu.co/index.php/normatividad- nacional/35-acuerdo-005-de-2013 [Consultado mayo 10 2014]

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