EXPLEO Em busca do melhor vôo aos projetos da sua empresa                                                                 ...
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Gestao portfolio

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Administrando sua carteira de projetos

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  1. 1. EXPLEO Em busca do melhor vôo aos projetos da sua empresa FEVEREIRO DE 2006 ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________Gestão de Portfolio –administrando sua carteira de projetosMais importante que fazer projetos corretamente é fazer osprojetos corretosAndré Silveira, PMPToda empresa está sujeita a recursos trabalho em andamento, concluído e trabalholimitados, sejam financeiros ou de pessoal. A aprovado para execução.alta gerência decide na aplicação destes O foco não está no custo, mas sim no valorrecursos com o objetivo de atingir seus que o trabalho traz a empresa. Projetosobjetivos. Assim, faz-se necessário a então são eliminados ou postergados deaplicação de um processo de priorização que acordo com o valor que contribuem para opermita identificar que projetos são mais negócio.importantes, quais trazem maior retorno eque riscos estão envolvidos. Usando esta abordagem as decisões de projeto se tornam decisões de negócio, assimA partir desta definição direcionam-se os garantem que o acompanhamento dorecursos para os projetos de maior prioridade progresso e desempenho do projeto seja feitoe valor. continuamente por aqueles que tomam asSabemos que este processo é complexo, decisões para o negócio.principalmente em empresas de grandeporte, com centenas de projetos e diversos O que tem de fato impulsionado adepartamentos disputando os escassos adoção da Gestão de Portfolio?recursos, na esperança de ter “seus” projetospriorizados. Iniciativas de Tecnologia da informação (TI) têm sofrido pressão para mostrar seu valorEmpresas sem critérios claros de seleção de para as empresas, orçamento e recursosprojetos, que permeiem toda a organização e escassos e um ambiente regulatório pósorientados à luz de sua estratégia correm um Sarbanes-Oxley exige mais transparência ealto risco de investir em projetos errados. comprometimento em relação aos grandes investimentos.Executando os projetos corretos As principais forças convergentes paraGestão de Portfolio, ou carteira de adoção são:investimentos, é um termo muito usado emfinanças. O conceito remete a aplicação de • Provar o valor de TI para o negócio –recursos de forma a maximizar seu retorno e 40% do capital investido éminimizar seu risco. Para isto é necessário desperdiçado principalmente pelaavaliar diferentes opções de investimento e falta de alinhamento estratégicoescolher àquelas que melhor atendam os (Meta Group)objetivos do investidor. • Orçamentos restritos e recursos requerem alocação corretaA gestão de portfolio de projetos, Project • Aumento da necessidade de umPortfolio Management (PPM), compartilha maior transparência e acurácia emmuitos dos conceitos envolvidos na gestão de transações e relatórios financeiroscarteiras de investimentos. corporativos Com despesas de TI representando cerca deEste processo fornece uma forma de escolha, 50% dos gastos de capital e projetospriorização, autorização e gerenciamento de fracassados beirando a casa dos 40%, existetodo o trabalho em uma empresa, incluindo uma baixa tolerância a desperdício em um_______________________________________________________________________________________________________Fone: (51) 3379-0830 www.expleo.com.br 1 ® Copyright 2006 Expleo. Todos os direitos reservados.
  2. 2. EXPLEO Em busca do melhor vôo aos projetos da sua empresa FEVEREIRO DE 2006 ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ambiente econômico como o atualmente • Melhoria no equilíbrio de trabalho –vivido. depois de categorizar seu portfolio a empresa pode equilibrar melhor seusGestão de Portfolio de Produtos investimentos por tipo de projeto (ex. redução de custos, aumento deA aplicação da Gestão de Portfolio não se participação de mercado)restringe a projetos de Tecnologia da • Aumento de colaboração – se a gestãoInformação. Departamentos de marketing e de portfolio de projetos for aplicada empesquisa e desenvolvimento (P&D) começam toda a empresa, os departamentosa utilizar os mesmos conceitos aplicados a necessitarão operar mais coesos, umaadministração de portfolio de produtos. vez que os objetivos são comunsPara cada 11 idéias de novos produtos, 3entram na fase de desenvolvimento, 1,3 são Analistas do Gartner, divulgaram no Gartnerlançados e apenas 1 tem sucesso no PPM show de 2005 que empresas quemercado1. Estima-se que 46% de todos os implementaram processos e ferramentas derecursos alocados em desenvolvimento de gestão de portfolio têm obtido de 10 a 25%produtos e comercialização são gastos em de reduções em custos e aumento de 5 aprodutos que são cancelados ou falham em 40% no retorno sobre investimento (TIR,oferecer um retorno sobre investimento VPL) no portfolio de projetos para o mesmoadequado.2 orçamento, ao financiar projetos de alto valorEstudos como os acima citados, confirmam e cancelar projetos de alto custo e baixotambém o enorme desperdício de recursos no retorno.desenvolvimento de produtos. Ciclos de vidade produtos cada vez menores, pressão dos A necessidade do equilíbrioacionistas por uma governança eficaz e a Quanto maior a abrangência da aplicação daconstante demanda por produtos inovadores gestão de portfolio de projetos maiores serãofaz da gestão de portfolio uma ferramenta os ganhos colhidos.essencial ao sucesso de empresas quedesejam crescer por meio de novos produtos. Os conceitos aqui apresentados podem ser aplicados em diversas escalas, dependendoBenefícios da Gestão de Portfolio do tamanho de sua empresa e da quantidade e complexidade de seus projetos.Entre os diversos benefícios3 daadministração do portfolio de projetos O primeiro passo está na compreensão dapodemos citar: composição dos portfolios atuais e, juntamente com o planejamento estratégico, • Mudança do foco de custos para o foco entender como eles estão alinhados. em investimentos – decisões tomadas em função do valor trazido pelo projeto Sua empresa pode ter portfolios classificados • Melhoria da alocação de recursos – aloca por diversas formas, por exemplo: os recursos aos projetos prioritários • A área de Tecnologia da Informação • Melhoria no alinhamento em relação a pode ter como uma de suas estratégia – decisões tomadas em um classificações o tipo de trabalho: contexto amplo de metas e objetivos da Operacional (ex. operação de um empresa help-desk), projetos (ex. implantação de um sistema), melhoria (ex. um1 A.L. Page “PDMA new product development upgrade de aplicativo) suporte (ex.survey: Performance and best practices,” paper correção erros de uma aplicação)conferência PDMA – Product Development • Marketing pode ter portfoliosManagement Association, Chicago 1991. classificados por categorias de2 Booz-Allen & Hamilton, New Product mercado: penetração (produtos ouManagement. serviços para aumento de3 participação de mercado), Parte dos conceitos apresentados foi re-editada diversificação (novos produtos, novoscom a permissão da TenStep._______________________________________________________________________________________________________Fone: (51) 3379-0830 www.expleo.com.br 2 ® Copyright 2006 Expleo. Todos os direitos reservados.
  3. 3. EXPLEO Em busca do melhor vôo aos projetos da sua empresa FEVEREIRO DE 2006 ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ mercados), Exploração (novos informações geradas em nível de projeto. produtos, mesmos mercados). Assim, fica claro que o sucesso da gestão de portfolio de projetos depende do comprometimento da alta gerência naExistem diversas maneiras de se classificar construção e manutenção de um ambiente deportfolios, o importante é descrevê-los de gerenciamento de projetos eficaz.forma que representem as diversasperspectivas de seu negócio e englobem todo Como tomar uma decisão de escolha entreo trabalho executado pela empresa. projetos sem um critério padrão de seleção ou de avaliação de riscos? Como continuar aAssim como em uma carteira de investir em um projeto em andamento seminvestimentos, a alta direção da empresa saber sua data de entrega com precisão?precisa equilibrar seus portfolios de projetos, Será que os recursos humanos necessárioscontrabalançando riscos e retornos. estão disponíveis?Da mesma forma que existem investidores Iniciativas como a implantação de umconservadores, moderados ou agressivos a Escritório de Projetos (PMO) e seu constanteempresa deverá se posicionar definindo seu aprimoramento e incremento gradativo deperfil de acordo com o momento em que se novas responsabilidades, são fundamentaisencontra, levando em consideração todas as para a consolidação de um ambiente deforças do mercado. gerenciamento de projetos de sucesso.Algumas implementações de gestão de Do desenvolvimento de um processo deportfolio de projetos partem diretamente seleção de projetos, a compilação dopara a tentativa de identificar e priorizar o desempenho de diversos projetos ou atrabalho do portfolio. Certamente este é um implementação da revisão e alocação dedos maiores benefícios do uso da gestão de recursos, as atividades do escritório deportfolio de projetos, entretanto existe um projetos são de suma importância no apoio àrisco de você começar a discordar sobre qual tomada de decisão.é o trabalho que traz mais valor a empresa.Um projeto com alto ROI (Retorno sobreInvestimento) pode não estar alinhado com a Ferramentas de Administração deestratégia da empresa comprometendo seus Portfolioobjetivos em médio prazo. Confirmando a importante e inevitávelTorna-se fundamental refletir a estratégia da ligação entre administração de portfolio deempresa em seus portfolios, estabelecendo o projetos e gerenciamento de projetos, asequilíbrio entre projetos como meta. principais empresas de software como IBM, Computer Associates, Microsoft ou SAP,Certamente sua empresa nunca consiga oferecem ferramentas que integramobter o equilíbrio perfeito, uma vez que funcionalidades que vão da iniciação,muitas das forças envolvidas não podem ter planejamento, execução e controle desua ingerência. Neste caso, cabe então a alta projetos a administração de portfolios.gerência re-ajustar seu portfolio buscando onovo equilíbrio. A partir destes sistemas pode-se definir papéis, estabelecer equipes, alocar trabalho aos melhores recursos disponíveisA importância da qualidade da (acessando banco de dados de competênciasinformação em sistemas de recursos humanos),De forma a obter uma capabilidade eficaz de estabelecer seus próprios fatores críticos degestão de portfolio a empresa precisa ter sucesso, definir objetivos de custo, avaliar ouma capabilidade eficaz de gerenciamento de status de seu portfolio a partir de diversasprojetos que suporte seus processos. perspectivas ou ser alertado sobre o status de cada projeto quanto a atrasos ou estourosEsta situação requer dos executivos e da alta de orçamento.gerência o reconhecimento de que aqualidade da gestão de portfolio está Estes sistemas, por meio de painéis dediretamente condicionada a qualidade das controle oferecem à alta gerência as_______________________________________________________________________________________________________Fone: (51) 3379-0830 www.expleo.com.br 3 ® Copyright 2006 Expleo. Todos os direitos reservados.
  4. 4. EXPLEO Em busca do melhor vôo aos projetos da sua empresa FEVEREIRO DE 2006 ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________informações relevantes em alto-nível,simultaneamente permitem aos membros da Como anda a gestão de seusequipe de projetos se aprofundarem em um projetos?nível mais detalhado, chegando até as suas Utilize estas perguntas para investigar comoatividades no projeto. sua empresa trata o tema Gestão de PortfolioOnde começar: processos ou • Quão bem sua empresa está administrando seu Portfolio deferramentas? Projetos?A experiência tem demonstrado que parte do • Seu portfolio reflete e apóia asucesso de uma implementação de gestão de estratégia de seu negócio?portfolio está na capacidade de configurar o • Cada projeto está alinhado com osfluxo de trabalho de acordo de acordo com os objetivos estratégicos de suaprocessos que melhor se adeqüem ao empresa?ambiente corporativo existente. • A distribuição dos investimentos em seus projetos reflete suas prioridadesDa gestão de demanda a seleção de estratégicas?portfolios, do acompanhamento da execução • O valor econômico do total de seua obtenção dos benefícios, deve-se iniciar portfolio é maior do que você investiucom processos bem definidos e uma nele?ferramenta de apoio. • Uma vez que algum projeto iniciaA obtenção dos benefícios da gestão de existe uma pequena probabilidade deportfolio de projetos requer uma mudança de que seja cancelado?cultura, por isto, deve ser tratada como tal. • Os projetos de sua empresa são eficientes em termos de prazo deSeu progresso e colheita de resultados estão entrega?diretamente ligados ao senso de urgência em • Seus índices de sucesso eobtê-los, conseqüentemente, ao nível de desempenho de lucro de seuscomprometimento e governança projetos estão atendendo àsdemonstrado pela alta gerência em adotá-la expectativas?como instrumento de gestão. • A opinião de pessoas-chave em suaComo vimos gestão de portfolio de projetos é empresa é freqüentemente captadaum processo complexo, diretamente na tomada de decisões de projetos?dependente do estado de maturidade de • Você tem considerado qual é ogerenciamento de projetos em que a equilíbrio correto de projetos paraempresa se encontra. seu novo portfolio de produtos? • Existem projetos redundantes sendoÉ preciso respeitá-lo, planejando e executados?executando um plano de implantação que • Todos os projetos em andamentogalgue, etapa por etapa, cada um de seus foram justificados em um critério dedegraus, de forma consistente e segura. Só negócios sólido?assim uma implantação como esta pode seconcretizar e se manter como um poderoso eeficaz instrumento de gestão.Apesar da grandeza dos desafios, gestão deportfolio veio para ficar. Cerca de 50% das André Silveira, PMP, MBAduas mil maiores empresas mundiais, Global2000, adotaram alguma forma de gestão de Especialista em planejamento, gestão e controle de projetos, certificado PMP, Project Managementportfolio em 2004.4 Professional, pelo Project Management Institute, que representa a instituição de maior prestígio internacional em Gerenciamento de Projetos. Engenheiro, Administrador possui MBA em Marketing, com vasta experiência e vivência internacional em gestão de projetos.4 Meta Group. Sócio-diretor da Expleo._______________________________________________________________________________________________________Fone: (51) 3379-0830 www.expleo.com.br 4 ® Copyright 2006 Expleo. Todos os direitos reservados.

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