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Guía del PMBOK® > Gestión del Tiempo (Parte 1)

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  • gracias por el aporte, ha sido muy enriquecedor para mi.
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  • Muchas gracias Dharma. Información muy útil en los proyectos.
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Guía del PMBOK® > Gestión del Tiempo (Parte 1)

  1. 1. Gestión del Tiempo Parte 1 Dharma Consulting como un Registered Education Provider (R.E.P.) ha sido revisada y aprobada por el PMI para otorgar unidades de desarrollo profesional (PDUs) por sus cursos. Dharma Consulting ha aceptado regirse por los criterios establecidos de aseguramiento de calidad del PMI.
  2. 4. ¿Qué respuestas me da la Gestión del Tiempo ? <ul><li>Qué actividades necesito realizar en mi proyecto. </li></ul><ul><li>En qué secuencia debo realizarlas. </li></ul><ul><li>Que recursos empleará cada actividad. </li></ul><ul><li>Cuánto demorará cada actividad. </li></ul><ul><li>Cuánto demorará el proyecto. </li></ul><ul><li>Cómo controlaré el tiempo del proyecto. </li></ul><ul><li>Qué puedo hacer ante una situación imprevista que afecte el tiempo del proyecto. </li></ul>
  3. 5. Proceso 6.1: Definición de las Actividades
  4. 6. Definición de las Actividades <ul><li>Implica identificar y documentar el trabajo que se planifica realizar. </li></ul><ul><li>Identificará los productos entregables al nivel mas bajo de la EDT (WBS) o paquetes de trabajo. </li></ul><ul><li>Proporciona una base para estimar, establecer el cronograma, ejecutar, supervisar, y controlar el trabajo del proyecto. </li></ul>
  5. 7. EDT (WBS) CASA DE CAMPO 1.Estudio 3.Construcción 2.Diseño 4.Acabados 5.Gestión 2.1 Maqueta 2.2 Planos 5.1 Planeam 5.2 Control 3.2 E/I Áreas descanso 3.3 E/I Áreas recreación 3.1 Afirmado 3.4 Habilitación Otras áreas Dorm padres Dorm. hijos Dorm. hijas Cancha Frontón Cancha Tennis Piscina
  6. 8. Entregables al nivel mas bajo para 3.1 Afirmado PROYECTO CASA DE CAMPO 3.1.1 Planos Revisados. 3.1.2 Área inspeccionada. 3.1.3 Terreno limpio. 3.1.4 Terreno nivelado. 3.1.5 Excavación para cimientos. 3.1.6 Afirmado para cimientos. 3.1 Afirmado Definir actividades para 3.1.3 Terreno limpio
  7. 9. Lista de Actividades para 3.1.3 Terreno Limpio PROYECTO CASA DE CAMPO 3.1.3 Terreno limpio: a1 Alquilar equipo de limpieza. a2 Alquilar volquete de 10 toneladas. a3 Contratar capataz y cuadrilla. a4 Comprar materiales de limpieza. a5 Transportar materiales y equipos. a6 Acumular maleza en zona de acceso. a7 Acumular desperdicios zona de acceso. a8 Retirar maleza. a9 Retirar desperdicios. 3.1 Afirmado
  8. 10. Definición de las Actividades
  9. 11. DEFINICIÓN DE ACTIVIDADES Entradas Definición de las Actividades
  10. 12. <ul><li>Disponibilidad de Sist. de inf. para gestión de proyectos. </li></ul><ul><li>Herramientas de software para elaboración de cronogramas. </li></ul>DEFINICIÓN DE ACTIVIDADES Factores ambientales de la empresa Definición de las Actividades
  11. 13. <ul><li>Políticas formales e informales sobre planificación de actividades. </li></ul><ul><li>Procedimientos y guías sobre definición de actividades. </li></ul><ul><li>Base de conocimientos de lecciones aprendidas. </li></ul>Definición de las Actividades DEFINICIÓN DE ACTIVIDADES Activos de los procesos de la organización
  12. 14. <ul><li>Productos entregables del proyecto. </li></ul><ul><li>Restricciones. </li></ul><ul><li>Asunciones. </li></ul>DEFINICIÓN DE ACTIVIDADES Enunciado del Alcance del Proyecto Definición de las Actividades
  13. 15. <ul><li>Entrada principal para este proceso. </li></ul>Definición de las Actividades DEFINICIÓN DE ACTIVIDADES Estructura de Desglose del Trabajo EDT (WBS)
  14. 16. <ul><li>Entrada principal para este proceso. </li></ul>Definición de las Actividades DEFINICIÓN DE ACTIVIDADES Diccionario de la EDT (WBS)
  15. 17. <ul><li>Plan de gestión del cronograma. </li></ul><ul><li>Plan de gestión del alcance del proyecto. </li></ul>Definición de las Actividades DEFINICIÓN DE ACTIVIDADES Plan de Gestión del Proyecto
  16. 18. Herramientas y Técnicas Definición de las Actividades DEFINICIÓN DE ACTIVIDADES
  17. 19. <ul><li>Descomposición </li></ul><ul><li>Subdivide paquetes de trabajo en componentes más pequeños (actividades) y más fáciles de manejar. </li></ul><ul><li>La lista de actividades, la EDT (WBS) y el diccionario de la EDT pueden desarrollarse de forma secuencial o de forma concurrente. </li></ul><ul><li>Frecuentemente los miembros del equipo a cargo del paquete realizan esta definición. </li></ul>Definición de las Actividades DEFINICIÓN DE ACTIVIDADES
  18. 20. <ul><li>Plantillas </li></ul><ul><li>Una lista estándar puede utilizarse como plantilla. </li></ul><ul><li>La información de los atributos de las actividades de la plantilla pueden incluir: </li></ul><ul><ul><li>Habilidades de los recursos. </li></ul></ul><ul><ul><li>Horas de esfuerzo. </li></ul></ul><ul><ul><li>Identificación de riesgos. </li></ul></ul><ul><ul><li>Entregables esperados u otra información descriptiva. </li></ul></ul>Definición de las Actividades DEFINICIÓN DE ACTIVIDADES
  19. 21. Planificación Gradual Forma de planificación de elaboración progresiva donde el corto plazo se planifica en detalle, mientras que el largo plazo se planifica para componentes de la EDT a un nivel relativamente alto. Definición de las Actividades DEFINICIÓN DE ACTIVIDADES
  20. 22. Juicio de Expertos Miembros del equipo u otros expertos con experiencia y habilidad en desarrollo de enunciados del alcance, EDT, y cronogramas. Definición de las Actividades DEFINICIÓN DE ACTIVIDADES
  21. 23. <ul><li>Componente de Planificación </li></ul><ul><li>Cuando no hay definición suficiente para descomponer una rama del EDT se utiliza el último componente de esa rama para desarrollar un cronograma de alto nivel. </li></ul><ul><ul><li>Cuenta de Control: punto de control de gestión. </li></ul></ul><ul><ul><li>Paquete de Planificación: componente de la EDT por debajo de la cuenta de control pero por encima del paquete de trabajo. </li></ul></ul>Definición de las Actividades DEFINICIÓN DE ACTIVIDADES
  22. 24. Salidas DEFINICIÓN DE ACTIVIDADES Definición de las Actividades
  23. 25. <ul><li>Lista completa de todas las actividades del cronograma. </li></ul><ul><li>Incluye identificador de la actividad y descripción del alcance del trabajo. </li></ul><ul><li>Las actividades son componentes del cronograma pero no son componentes del EDT (WBS). </li></ul>Definición de las Actividades DEFINICIÓN DE ACTIVIDADES Lista de Actividades
  24. 26. <ul><li>Incluyen: </li></ul><ul><ul><li>Identificador, Códigos, Descripción, Predecesoras/sucesoras, Relaciones lógicas, Adelantos/atrasos, Requisitos de recursos, Fechas impuestas, Restricciones/asunciones. </li></ul></ul><ul><li>Pueden incluir: </li></ul><ul><ul><li>Persona responsable, Zona geográfica, Tipo de actividad. </li></ul></ul><ul><li>Cantidad varía según área de aplicación. </li></ul>Definición de las Actividades DEFINICIÓN DE ACTIVIDADES Atributos de la Actividad
  25. 27. <ul><li>Identifica todos los hitos. </li></ul><ul><li>Indica si el hito es obligatorio u opcional. </li></ul>Definición de las Actividades DEFINICIÓN DE ACTIVIDADES Lista de Hitos
  26. 28. <ul><li>Se pueden generar cambios solicitados que pueden afectar el enunciado del alcance o la EDT. </li></ul><ul><li>Se procesan a través del Control Integrado de Cambios. </li></ul>Definición de las Actividades DEFINICIÓN DE ACTIVIDADES Cambios Solicitados
  27. 29. ¿Qué es el “hidden work”? Es un término usado para describir entregables y actividades que no están definidas en el WBS o en la lista de actividades, pero que son necesarios para completar el proyecto.
  28. 30. ¿Qué ejemplos típicos tenemos de “hidden work”? <ul><li>Entregables y Actividades de : </li></ul><ul><li>Project Management. </li></ul><ul><li>Deshacerse de lo antiguo. </li></ul><ul><li>Transferir lo nuevo. </li></ul><ul><li>Revisiones. </li></ul><ul><li>Aprobaciones. </li></ul><ul><li>Rework en pruebas. </li></ul><ul><li>Rework en ajustes. </li></ul>
  29. 31. 1. Pregunta de Certificación Project Management Professional (PMP) ® Durante la definición de actividades un miembro del equipo identifica una actividad que necesita ejecutarse. Sin embargo, otro miembro del equipo cree que dicha actividad no es parte del proyecto según se interpreta a partir del project charter. ¿Cuál es la MEJOR alternativa que usted como Project Manager debe seguir? A. Tratar de lograr consenso en el equipo. B. Tomar por sí mismo la decisión de incluirla. C. Preguntar al gerente que emitió el project charter. D. Hablar con el sponsor del proyecto.
  30. 32. Proceso 6.2: Establecimiento de la Secuencia de las Actividades
  31. 33. Establecimiento de la Secuencia de las Actividades <ul><li>Implica identificar y documentar las relaciones lógicas entre las actividades del cronograma. </li></ul><ul><li>Las actividades deben estar ordenadas lógicamente con relaciones de precedencia adecuadas, así como también adelantos y atrasos, para poder desarrollar posteriormente un cronograma realista y factible. </li></ul><ul><li>Puede realizarse usando un software o manualmente. </li></ul>
  32. 34. 3.1.3 Limpiar Terreno transportar equipos y materiales alquilar equipo limpieza acumular maleza en zona de acceso retirar maleza retirar desperdicios comprar materiales limpieza contratar capataz y cuadrilla alquilar volquete 10 tons acumular desperdicios en zona de acceso
  33. 35. Establecimiento de la Secuencia de las Actividades
  34. 36. ESTABLECIMIENTO DE LA SECUENCIA DE LAS ACTIVIDADES Entradas Establecimiento de la Secuencia de las Actividades
  35. 37. Enunciado del Alcance del Proyecto Descripción del alcance del producto: características que pueden afectar la secuencia. ESTABLECIMIENTO DE LA SECUENCIA DE LAS ACTIVIDADES Establecimiento de la Secuencia de las Actividades
  36. 38. Lista de Actividades: Del proceso anterior. Atributos de la Actividad: Del proceso anterior. Lista de Hitos: Del proceso anterior. ESTABLECIMIENTO DE LA SECUENCIA DE LAS ACTIVIDADES Establecimiento de la Secuencia de las Actividades
  37. 39. Solicitudes de Cambio Aprobadas Cambios documentados y aprobados para modificar alcance, políticas, planes de gestión, procedimientos, costos, o cronogramas. ESTABLECIMIENTO DE LA SECUENCIA DE LAS ACTIVIDADES Establecimiento de la Secuencia de las Actividades
  38. 40. Herramientas y Técnicas ESTABLECIMIENTO DE LA SECUENCIA DE LAS ACTIVIDADES Establecimiento de la Secuencia de las Actividades
  39. 41. Método de Diagramación por Precedencia (PDM) Utiliza casillas o rectángulos, denominados nodos, para representar actividades, que se conectan con flechas mostrando dependencias. ESTABLECIMIENTO DE LA SECUENCIA DE LAS ACTIVIDADES Establecimiento de la Secuencia de las Actividades
  40. 43. Fin-a-comienzo Fin-a-fin Inicio-a-inicio Inicio-a-fin PDM Método de diagramación de precedencias Hay 4 tipos de dependencias o relaciones de precedencia: predecesora sucesora ESTABLECIMIENTO DE LA SECUENCIA DE LAS ACTIVIDADES Establecimiento de la Secuencia de las Actividades
  41. 44. <ul><li>Método de Diagramación con Flechas (ADM) </li></ul><ul><li>Utiliza flechas para representar las actividades, que se conectan en nodos para mostrar sus dependencias. </li></ul><ul><li>Menos usado que el anterior. </li></ul><ul><li>Sólo utiliza dependencias de fin a inicio y puede requerir el uso de actividades ficticias para definir correctamente las relaciones lógicas. </li></ul>ESTABLECIMIENTO DE LA SECUENCIA DE LAS ACTIVIDADES Establecimiento de la Secuencia de las Actividades
  42. 45. <ul><li>Plantillas de Red del Cronograma </li></ul><ul><li>Plantillas de red estandarizadas se pueden usar para acelerar la preparación de redes de actividades. </li></ul><ul><li>Las partes de un diagrama de red se denominan subred o fragmento de red. </li></ul>ESTABLECIMIENTO DE LA SECUENCIA DE LAS ACTIVIDADES Establecimiento de la Secuencia de las Actividades
  43. 46. <ul><li>Determinación de dependencias </li></ul><ul><li>Obligatorias: inherentes a la naturaleza del trabajo. </li></ul><ul><li>Discrecionales: mejores prácticas, secuencias preferidas, o experiencia. </li></ul><ul><li>Externas: relación con actividades que no pertenecen al proyecto. </li></ul>Establecimiento de la Secuencia de las Actividades ESTABLECIMIENTO DE LA SECUENCIA DE LAS ACTIVIDADES
  44. 47. <ul><li>Aplicación de Adelantos y Retrasos </li></ul><ul><li>Adelantos: permiten la aceleración de la actividad sucesora. </li></ul><ul><li>Retrasos: causan demoras en la actividad sucesora. </li></ul>Establecimiento de la Secuencia de las Actividades ESTABLECIMIENTO DE LA SECUENCIA DE LAS ACTIVIDADES
  45. 48. Salidas ESTABLECIMIENTO DE LA SECUENCIA DE LAS ACTIVIDADES Establecimiento de la Secuencia de las Actividades
  46. 49. <ul><li>Diagramas de Red del Cronograma del Proyecto </li></ul><ul><li>Representaciones esquemáticas de las actividades del cronograma y las relaciones lógicas entre ellas. </li></ul><ul><li>Manual o utilizando un software de gestión de proyectos. </li></ul><ul><li>Se adjunta una narración resumida: </li></ul><ul><ul><li>Metodología básica utilizada. </li></ul></ul><ul><ul><li>Secuencias poco comunes. </li></ul></ul>ESTABLECIMIENTO DE LA SECUENCIA DE LAS ACTIVIDADES Establecimiento de la Secuencia de las Actividades
  47. 50. <ul><li>Lista de Actividades (Actualizaciones) </li></ul><ul><li>Atributos de la Actividad (Actualizaciones) </li></ul><ul><li>Cambios Solicitados </li></ul>ESTABLECIMIENTO DE LA SECUENCIA DE LAS ACTIVIDADES Establecimiento de la Secuencia de las Actividades
  48. 51. 2. Pregunta de Certificación PMP ® Usted es el Project Manager en un gran proyecto de construcción. Mientras está trabajando con su equipo para desarrollar un diagrama de red, se da cuenta que existen una serie de actividades que se pueden trabajar en paralelo, pero que deben terminar en una secuencia especifica. ¿Qué tipo de método de secuenciamiento requiere para manejar estas actividades ? A. Método de diagramación por precedencias. B. Método de diagramación con flechas. C. Método del camino crítico. D. Método de diagramación condicional.
  49. 52. Proceso 6.3: Estimación de Recursos de las Actividades
  50. 53. Estimación de Recursos de las Actividades <ul><li>Involucra determinar: </li></ul><ul><ul><li>Cuáles son los recursos necesarios. </li></ul></ul><ul><ul><li>Qué cantidad de cada recurso se utilizará. </li></ul></ul><ul><ul><li>Cuando estará disponible cada recurso para realizar las actividades del proyecto. </li></ul></ul><ul><li>Se coordina estrechamente con el proceso de Estimación de Costes. </li></ul>
  51. 54. Estimación de Recursos de las Actividades
  52. 55. Estimación de Recursos de las Actividades ESTIMACION DE RECURSOS DE LAS ACTIVIDADES Entradas
  53. 56. Factores Ambientales de la Empresa Disponibilidad de los recursos de infraestructura. ESTIMACION DE RECURSOS DE LAS ACTIVIDADES Estimación de Recursos de las Actividades
  54. 57. <ul><li>Activos de los Procesos de la Organización </li></ul><ul><li>Políticas de personal y alquiler o compra. </li></ul><ul><li>Información histórica relacionada. </li></ul>ESTIMACION DE RECURSOS DE LAS ACTIVIDADES Estimación de Recursos de las Actividades
  55. 58. Lista de Actividades De procesos anteriores. Atributos de la actividad De procesos anteriores. ESTIMACION DE RECURSOS DE LAS ACTIVIDADES Estimación de Recursos de las Actividades
  56. 59. <ul><li>Disponibilidad de Recursos </li></ul><ul><li>Recursos potencialmente disponibles. </li></ul><ul><li>Ubicación geográfica. </li></ul><ul><li>Ventana de disponibilidad. </li></ul>ESTIMACION DE RECURSOS DE LAS ACTIVIDADES Estimación de Recursos de las Actividades
  57. 60. <ul><li>Plan de Gestión del Proyecto </li></ul><ul><li>Plan de gestión del cronograma. </li></ul>ESTIMACION DE RECURSOS DE LAS ACTIVIDADES Estimación de Recursos de las Actividades
  58. 61. Herramientas y Técnicas ESTIMACION DE RECURSOS DE LAS ACTIVIDADES Estimación de Recursos de las Actividades
  59. 62. <ul><li>Juicio de Expertos </li></ul><ul><li>Se utiliza para evaluar las entradas a este proceso. </li></ul><ul><li>Todo grupo o persona con conocimientos especializados puede aportar dicha experiencia. </li></ul>ESTIMACION DE RECURSOS DE LAS ACTIVIDADES Estimación de Recursos de las Actividades
  60. 63. <ul><li>Análisis de Alternativas </li></ul><ul><li>Métodos alternativos de realización: </li></ul><ul><ul><li>Distintos niveles de capacidad o habilidad de los recursos. </li></ul></ul><ul><ul><li>Diferente tamaño o tipo de máquinas. </li></ul></ul><ul><ul><li>Diferentes herramientas. </li></ul></ul><ul><ul><li>Fabricación propia o compra a terceros. </li></ul></ul>ESTIMACION DE RECURSOS DE LAS ACTIVIDADES Estimación de Recursos de las Actividades
  61. 64. <ul><li>Datos de Estimación Publicados </li></ul><ul><li>Índices de producción actualizados y costes unitarios. </li></ul><ul><li>Extensa variedad de industrias, materiales y equipos. </li></ul><ul><li>Diferentes países y ubicaciones geográficas. </li></ul>ESTIMACION DE RECURSOS DE LAS ACTIVIDADES Estimación de Recursos de las Actividades
  62. 65. <ul><li>Software de Gestión de Proyectos </li></ul><ul><li>Ayudan a planificar, organizar, y gestionar los conjuntos de recursos, y a desarrollar estimaciones de recursos. </li></ul><ul><li>De acuerdo a complejidad se pueden definir estructuras de desglose de recursos, disponibilidad, tarifas, y calendarios. </li></ul>ESTIMACION DE RECURSOS DE LAS ACTIVIDADES Estimación de Recursos de las Actividades
  63. 66. <ul><li>Estimación Ascendente </li></ul><ul><li>Cuando no se puede estimar una actividad razonablemente, el trabajo se descompone, se estiman recursos y luego se suman. </li></ul>ESTIMACION DE RECURSOS DE LAS ACTIVIDADES Estimación de Recursos de las Actividades
  64. 67. Salidas ESTIMACION DE RECURSOS DE LAS ACTIVIDADES Estimación de Recursos de las Actividades
  65. 68. <ul><li>Requisitos de Recursos de las Actividades. </li></ul><ul><li>Identificación y descripción de tipos y cantidades de recursos necesarios para cada actividad. </li></ul><ul><li>Documentación puede incluir: </li></ul><ul><ul><li>Bases de estimación. </li></ul></ul><ul><ul><li>Asunciones. </li></ul></ul>ESTIMACION DE RECURSOS DE LAS ACTIVIDADES Estimación de Recursos de las Actividades
  66. 69. <ul><li>Atributos de la Actividad (Actualizaciones) </li></ul><ul><li>Tipos y cantidades de recursos necesarios se incorporan a los atributos de la actividad. </li></ul>ESTIMACION DE RECURSOS DE LAS ACTIVIDADES Estimación de Recursos de las Actividades
  67. 70. <ul><li>Estructura de Desglose de Recursos (RBS) </li></ul><ul><li>Estructura jerárquica de los recursos identificados por categoría y tipo de recurso. </li></ul>ESTIMACION DE RECURSOS DE LAS ACTIVIDADES Estimación de Recursos de las Actividades
  68. 71. <ul><li>Calendario de Recursos (Actualizaciones ) </li></ul><ul><li>Determina fechas en que cada recurso específico puede estar activo u ocioso. </li></ul><ul><li>Identifica cantidad disponible de cada recurso durante cada período de disponibilidad. </li></ul>ESTIMACION DE RECURSOS DE LAS ACTIVIDADES Estimación de Recursos de las Actividades
  69. 72. <ul><li>Cambios Solicitados </li></ul><ul><li>Para agregar o eliminar actividades del cronograma planificadas dentro de la lista de actividades. </li></ul><ul><li>Se procesan a través del Control Integrado de Cambios. </li></ul>ESTIMACION DE RECURSOS DE LAS ACTIVIDADES Estimación de Recursos de las Actividades
  70. 73. 3. Pregunta de Certificación PMP ® Su organización está teniendo un tiempo difícil en el manejo de todos sus proyectos. A ud. le han pedido que ayude a la alta gerencia a entender que está pasando con los proyectos. ¿Cuál de los siguientes tipos de reportes le ayudaría a proveer información resumida para la alta gerencia? A. Estimados detallados de costos. B. Planes de gestión de proyecto. C. Diagramas Gantt. D. Diagramas de Hitos.
  71. 74. <ul><li>GESTIÓN DE PROYECTOS, PROGRAMAS Y PORTAFOLIOS </li></ul><ul><li>Gestión de Proyectos (Guía del PMBOK ® ). </li></ul><ul><li>Estándares para la Gestión de Proyectos. </li></ul><ul><li>Taller Práctico de Gestión de Proyectos. </li></ul><ul><li>Taller de Preparación para la Certificación PMP ® </li></ul><ul><li>Gestión de Programas (PPgM). </li></ul><ul><li>Gestión de Portafolios (PPfM). </li></ul>CONSULTORÍA Y CAPACITACIÓN EN… <ul><li>GESTIÓN ORGANIZACIONAL DE PROYECTOS </li></ul><ul><li>Gestión Organizacional de Proyectos (EPM). </li></ul><ul><li>Oficina de Proyectos (PMO). </li></ul><ul><li>Modelo de Madurez de la Gestión Organizacional de Proyectos (OPM3)®. </li></ul><ul><li>SOFT SKILLS </li></ul><ul><li>Habilidades Blandas para la Gestión de Proyectos. </li></ul><ul><li>Habilidades de Team Building y Team Work para el Gestor de Proyectos. </li></ul><ul><li>Habilidades de Gestión de Equipos para el Gestor de Proyectos. </li></ul><ul><li>Habilidades de Facilitación para el Gestor de Proyectos. </li></ul><ul><li>Habilidades de Liderazgo para el Gestor de Proyectos. </li></ul><ul><li>Gestión del Cambio Organizacional e Individual. </li></ul><ul><li>HERRAMIENTAS </li></ul><ul><li>Curso Taller de MS Project 2003. </li></ul><ul><li>Curso Taller de MS Project 2007. </li></ul><ul><li>MS Project Server 2007. </li></ul><ul><li>Herramientas avanzadas para la Gestión de Proyectos. </li></ul>

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