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Curso Herramientas Avanzadas para la Gestión de Proyectos - Sesión 03

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Curso Herramientas Avanzadas para la Gestión de Proyectos - Sesión 03

  1. 1. TLS030- Herramientas Avanzadas para la Gestión de Proyectos Sesión 03 – Material de Lectura 1 GENERALIDADES DEL PERT CHART EXPERT ¿QUÉ ES EL PERT CHART EXPERT? El PERT Chart EXPERT es un software que se utiliza para crear y mostrar proyectos usando el diagrama PERT. Vista General del Pert Chart Expert PERT CHART EXPERT 02  GENERALIDADES DEL PERT CHART EXPERT  USANDO PERT CHART EXPERT
  2. 2. TLS030- Herramientas Avanzadas para la Gestión de Proyectos Sesión 03 – Material de Lectura 2 PERT Chart EXPERT puede ser utilizado para la planificación de proyectos Como herramienta de planificación, se usa el PERT Chart EXPERT para esbozar rápidamente un plan de proyecto haciendo click y arrastrando para crear Tareas y dependencias entre las Tareas. Haciendo doble click se puede agregar información como Duración, Fecha de Inicio, Fecha de Término, Costos, Trabajo, etc. Los diagramas PERT se pueden mostrar en estilos y colores diferentes. A continuación se muestra un ejemplo del Diagrama PERT: Los planes creados en PERT Chart EXPERT pueden ser gestionados y actualizados individualmente o ser transferido al Microsoft Project o cualquier programa que pueda leer el formato de archivo MPX de Microsoft Project. PERT Chart EXPERT puede ser utilizado con Microsoft Project Se puede usar el PERT Chart EXPERT para generar diagramas PERT directamente desde un archivo Microsoft Project existente. El PERT Chart EXPERT utiliza las tareas y predecesoras creadas en Microsoft Project para generar una vista de dependencia basada en la información ingresada. Un botón de la barra de herramientas del PERT Chart EXPERT se instala en el Microsoft Project para transferir fácilmente la información. Cuando se crea un Diagrama PERT de un plan de Microsoft Project existente, todos los cambios hechos en el PERT Chart son inmediatamente reflejados en el plan de Microsoft Project. Se puede añadir, borrar, reorganizar, actualizar su plan de Microsoft Project utilizando el Diagrama PERT. El PERT Chart EXPERT contiene una perfecta integración con Microsoft Project para el intercambio de datos entre los dos programas. Adicionalmente, los Diagramas PERT pueden ser creados primero en PERT Chart EXPERT y luego transferidos a Microsoft Project. Cuando un Diagrama PERT se transfiere a Microsoft Project, toda la información de las Tareas, las dependencias y recursos ingresados en el Diagrama PERT son transferidos automáticamente al Microsoft Project donde se puede realizar la programación.
  3. 3. TLS030- Herramientas Avanzadas para la Gestión de Proyectos Sesión 03 – Material de Lectura 3 ¿QUE ES UN DIAGRAMA PERT? El Diagrama PERT (también conocido como un Diagrama de Red, Diagrama de Dependencia o Diagrama de Precedencia) es una forma de crear y mostrar un proyecto, mostrando las Tareas en cuadros y las dependencias entre las Tareas como líneas entre estos cuadros. Nota Importante: El término PERT (Técnica de Programa de Evaluación y Revisión Técnica) actualmente viene de una técnica utilizada para calcular el resultado más probable de un proyecto usando las duraciones optimista, esperado y pesimista de las tareas. El origen del nombre de PERT Chart EXPERT proviene de Microsoft Project. Hace varios años, Microsoft Project comenzó usando el término PERT Chart para describir un Diagrama basado en dependencias. Es así como muchas personas conocen estos tipos de Diagramas y como el PERT Chart EXPERT obtuvo su nombre. Las versiones de Microsoft Project anteriores a Project 2000 se refieren a este tipo de diagrama como un Diagrama PERT. En el Project 2000, se cambió el nombre a Diagrama de Red (Network Diagram). El Diagrama PERT (ó gráfico de red) tradicional muestra las dependencias entre las tareas como líneas entre los cuadros de tarea. El siguiente Diagrama es un ejemplo de un simple Diagrama PERT: TERMINOLOGIA Y CONCEPTOS BASICOS Tareas Para crear un proyecto en PERT Chart EXPERT simplemente haga click y arrastre con el mouse para crear tareas. Los cuadros de las tareas muestran cierta información como son el nombre de la tarea, el ID de la tarea (número de tarea), la duración (cuánto tiempo tomará) y la fecha de Inicio y Fin. Se puede mostrar más campos en el cuadro de tarea, para ello seleccione en el menu Format la opción Fields para definir los campos adicionales que va a mostrar en el cuadro de tareas.
  4. 4. TLS030- Herramientas Avanzadas para la Gestión de Proyectos Sesión 03 – Material de Lectura 4 Dependencias Una dependencia es la relación entre dos tareas que específica que las tareas del proyecto ocurren con un cierto orden, para crear dependencias entre las tareas hacemos click en el cuadro de tarea y la arrastramos a la tarea a la cual la queremos vincular. Una dependencia nos dice que una tarea debería seguir a otra tarea (por ejemplo, una tarea empieza después que la otra tarea termina, o empieza 5 días después que la otra tarea, etc.). Tareas y Tareas Resumen Una Tarea Resumen es un término utilizado para describir una tarea que resume un conjunto de tareas. Generalmente las Tareas Resumen son usadas para desglosar información cuando los proyectos son mostrados como una lista. El siguiente gráfico muestra un ejemplo de un plan de Microsoft Project que muestra Tareas y Tareas Resumen: Los Diagramas PERT son un tipo diferente de Diagrama y no muestran los datos como una lista. Por esta razón, si se desea mostrar un Diagrama PERT desde un plan de Microsoft Project, la Tarea Resumen no será mostrada a menos que tengan una dependencia. Por ejemplo, la gráfica anterior debería mostrarse de la siguiente manera en el PERT Chart EXPERT: Notar que la Tarea Resumen para el Programa y Diseño no se muestran en el Diagrama PERT. Sin embargo, se puede mostrar el Diagrama PERT agrupado por Tareas Resumen, por ejemplo:
  5. 5. TLS030- Herramientas Avanzadas para la Gestión de Proyectos Sesión 03 – Material de Lectura 5 El Diagrama PERT anterior esta agrupado por líneas que corresponden a las Tareas Resumen en Microsoft Project. Vemos también las tareas agrupadas. Vistas Una Vista es una colección de opciones de formato para mostrar un Diagrama PERT. Hay varias Vistas en el PERT Chart EXPERT para elegir, hasta encontrar una que muestre la gráfica de la forma que se prefiera. Botones de la Barra de Herramientas Vistas La Vista actual se muestra en la ventana de la barra de herramientas. Use los botones Vista siguiente (flecha derecha) y Vista anterior (flecha izquierda) de la barra Vista para cambiar las diferentes Vistas. Para modificar una Vista, simplemente muestre la Vista y elija algunas de las opciones de formato en el menu Format.
  6. 6. TLS030- Herramientas Avanzadas para la Gestión de Proyectos Sesión 03 – Material de Lectura 6 USANDO EL PERT CHART EXPERT GENERALIDADES PARA CREAR UN PERT CHART EXPERT Estos son los pasos básicos para crear un nuevo Diagrama PERT usando PERT Chart EXPERT:  Abrir PERT Chart EXPERT (se crea un nuevo Diagrama para comenzar la planificación).  Hacer click y arrastrar el cursor para crear tareas.  Hacer click y arrastrar desde una tarea a otra para crear una dependencia.  Hacer click en el borde del cuadro de la tarea, arrastrar y mover de otra manera las tareas en el Diagrama.  Cambiar Vistas para mostrar el Diagrama PERT diferente.  Imprimir el Diagrama PERT.  Guardar el Diagrama PERT. CREAR TAREAS Para agregar una nueva tarea en el Diagrama, haga click en el área de trabajo y arrastre con el mouse: 1. En un Diagrama vacio, haga click y arrastre a cualquier lugar para adherir una nueva Tarea, aparecerá un cuadro de tarea en la esquina superior. 2. En un Diagrama con tareas, haga click dentro de una tarea y arrastre al espacio vacío para crear una nueva tarea que dependerá de la primera tarea, ó 3. En un Diagrama con tareas, haga click y arrastre en un espacio vacío para crear una nueva tarea. Ingresar Información Hay dos formas de ingresar información en las tareas del Diagrama PERT. Una de ellas es ingresar información dentro del cuadro de la tarea, haciendo click en la tarea e ingresando la información. Otro forma es haciendo doble click en el cuadro de tarea y aparecerá una ventana donde se ingresará la información de la tarea. Ambas opciones son discutidas en la siguiente sección. Ingresar información usando el cuadro de tarea en la pantalla Se puede ingresar información de una tarea simplemente seleccionando una tarea e ingresando la información directamente dentro del campo seleccionado por cada tarea. La
  7. 7. TLS030- Herramientas Avanzadas para la Gestión de Proyectos Sesión 03 – Material de Lectura 7 información que se ingrese depende de los campos que actualmente se muestran en la pantalla. Por ejemplo, con el Diagrama PERT de abajo, sólo se muestra el nombre de la tarea y se podrá cambiar el nombre de la tarea directamente en la pantalla: Sin embargo, con el Diagrama PERT, estos hay mas campos mostrados en el Diagrama. Si desea haga click en el campo para cambiar la información e ingrese la nueva información. Tips:  La tarea actualmente seleccionada es aquella que tiene a su alrededor la línea roja.  El campo actualmente seleccionado es aquel que tiene a su alrededor la línea punteada roja. En el ejemplo de arriba, el campo Nombre (Tarea 1) es el campo que actualmente esta seleccionado.  Si el cuadro de tarea seleccionado en la pantalla contiene múltiples campos, podrá usar el botón Tab para moverse alrededor de los diferentes campos.  Cuando seleccione un campo en el cuadro de tarea, seleccione la barra Edit (o presione F2) para modificar el texto del campo.  Para mostrar Diagramas PERT que contengan diferentes campos, trate de cambiar las Vistas usando los botones de Next View (Siguiente Vista) y Previous View (Anterior Vista) en la barra de herramientas Vistas.  Para agregar, eliminar o modificar los campos que son mostrados en los cuadros de tareas, se deberá seleccionar en el menu Format y hacer click en la opción Fields. Ingresar información usando el cuadro de dialogo Información de la Tarea El cuadro de diálogo Información de la Tarea se muestra haciendo doble click en una Tarea, o seleccionando una Tarea y haciendo click en el botón Task Information de la barra de herramientas.
  8. 8. TLS030- Herramientas Avanzadas para la Gestión de Proyectos Sesión 03 – Material de Lectura 8 Botón Información de la Tarea de la barra de herramientas El cuadro de Diálogo Información de la Tarea permite introducir datos para la Tareas o Tareas Resumen como se muestra a continuación: Ingrese información en los distintos campos y haga click en Aceptar cuando haya terminado. DEPENDENCIAS Una dependencia es una relación entre dos tareas. Para especificar que las tareas del proyecto ocurran en un cierto orden, se tendrá que crear dependencias entre las tareas, para ello se deberá hacer click en una tarea y arrastrar con el mouse hacia otra tarea. Una dependencia quiere decir que una tarea deberá seguir a otra tarea en cierta forma (por ejemplo: Empezar después que el otro termine ó Empezar 5 días después que el otro empiece, etc.). Existen muchos tipos de dependencias. Estos son algunos:  Finish to Start – Una tarea no puede empezar hasta que la otra tarea sea terminada.  Start to Start – Una tarea no puede empezar hasta que la otra tarea empiece.  Finish to Finish – Una tarea no puede terminar hasta que la otra tarea haya terminado.  Start to Finish – Una tarea no puede terminar hasta que la otra tarea haya empezado
  9. 9. TLS030- Herramientas Avanzadas para la Gestión de Proyectos Sesión 03 – Material de Lectura 9 Usuarios de Microsoft Project: En Microsoft Project se crea las dependencias de las tareas mediante la vinculación de las tareas. El PERT Chart EXPERT permite el vínculo de las tareas mediante el arrastre de una tarea a otra para crear una dependencia (o desde dentro de una tarea al espacio vacío para crear una nueva tarea y una dependencia). Predecesoras y Sucesoras La primera tarea entre dos tareas dependientes es considerada la Predecesora y la segunda tarea como la Sucesora. En el siguiente ejemplo, la tarea A es predecesora de la tarea B. Y viceversa, la tarea B es Sucesora de la tarea A. La Tarea A es una Predecesora para la Tarea B (y la Tarea B es Sucesora de la Tarea A) Lo más importante cuando creamos un proyecto en PERT Chart EXPERT es definir el orden en el cual ocurrirán las tareas. Para ello, es necesario hacer click en una tarea y arrastrar hacia la siguiente tarea. Cuando hacemos click y arrastramos de una tarea a la siguiente tarea, automáticamente se define que tarea es la Predecesora y cuál es la Sucesora. Cuando hacemos click y arrastramos para crear dependencias, la tareas desde la que se arrastra es considerada la Predecesora y la tarea nueva es considerada la Sucesora. Creando dependencias Para crear una dependencia:  Hacemos click y arrastramos desde una tarea a otra tarea para crear una dependencia Finish to Start (la primera tarea deberá terminar antes que la segunda tarea empiece), ó  Hacemos click y arrastramos desde una tarea a un lugar vacío del Diagrama para crear una nueva tarea que es dependiente de la primera tarea. Para modificar una dependencia entre dos tareas:  Hacemos click y arrastramos entre cualquiera de las dos tareas dependientes. Esto se muestra en el cuadro de diálogo Información de la Tarea que mostrará la relación que existe entre dos tareas. Use el cuadro de diálogo Información de la Tarea para cambiar la dependencia, ó
  10. 10. TLS030- Herramientas Avanzadas para la Gestión de Proyectos Sesión 03 – Material de Lectura 10  Haga doble click en la línea de la dependencia entre las dos tareas. Esto se muestra en el cuadro de diálogo Información de la Tarea que mostrará la relación que existe entre las dos tareas. Use el cuadro de diálogo Información de la Tarea para cambiar la dependencia. PROGRAMACIÓN El PERT Chart EXPERT programa Tareas basándose en la información que se ingresó. Utiliza la Fecha de Inicio del Proyecto (Project Start Date, cuando se programa desde el Inicio del Proyecto) o la Fecha de Fin del Proyecto (Project Finish Date, cuando se programa desde el Fin del Proyecto), Duración, Dependencias y Limitaciones para calcular cuando debe empezar y terminar cada tarea. El PERT Chart EXPERT también calcula la Ruta Crítica. A continuación se muestra una explicación de cómo se programan las Tareas. Las Tareas son programadas en base a lo siguiente: 1. Por Fecha de Inicio del Proyecto .- Si una Tarea no tiene una dependencia, una fecha de restricción o un Comienzo Real entonces la Tarea es programada para empezar en la Fecha de Inicio del Proyecto y el fin es determinado por la Duración de la Tarea. 2. Por Duración.- Cada Fecha de Fin de la Tarea es determinada por la Fecha de Inicio más la Duración ingresada, tomando en cuenta el calendario (periodos laborables y periodos no laborables, las horas por días, etc.). 3. Por Dependencias.- Si una Tarea tiene una dependencia pero no tiene una Fecha Restrictiva o un Comienzo Real entonces la Tarea es programada en base a la Dependencia. 4. Por Fecha Restrictiva.- Si una Tarea tiene una Fecha Restrictiva entonces esta programación de la Tarea se basará en la Fecha Restrictiva y en el Tipo de Restricción. 5. Por Comienzo Real / Fin.- Si una Tarea tiene un Comienzo Real o un Fin Real está programada en base a estas fechas. Cada uno de estos conceptos se explica a continuación: Fecha de Inicio del Proyecto y Fecha de Fin del Proyecto La Fecha de Inicio del Proyecto se utiliza para definir la Fecha de Inicio de todas las Tareas que no tienen dependencias, Fechas Restrictivas o un Comienzo Real. Por defecto, la Fecha de Inicio del Proyecto es ajustada a la Fecha Actual cuando abre un nuevo archivo. Para cambiar la Fecha de Inicio del Proyecto realice lo siguiente: 1. Seleccione en el menu Tools la opción Chart Settings. 2. Seleccione Schedule from Project Start date. 3. Ingresar una fecha en el campo de fecha Inicio del proyecto.
  11. 11. TLS030- Herramientas Avanzadas para la Gestión de Proyectos Sesión 03 – Material de Lectura 11 Para programar desde el Fin del Proyecto, anule la selección Schedule from Project Start date e ingrese una fecha en la fecha de Fin de Proyecto. Cuando el cronograma desde la fecha de término del proyecto, todas las tareas son asignadas con la restricción lo más tarde posible, y son programadas luego de la fecha que se ingreso. Duración La duración es la cantidad de tiempo que toma en completar una Tarea. La duración de una Tarea puede ser ingresada en minutos, horas, días, semanas, meses o años. La duración puede introducirse utilizando el siguiente formato: M = Minutos H = Horas D = Días W = Semanas (Weeks) MO = Meses (Months) Y = Años (Years) Por ejemplo, para una Tarea de 10 días se puede ingresar 10d en el campo de la Duración, para una Tarea de 2 semanas sería 2w. Cuando programamos desde el Inicio del Proyecto (marque en la opción “Schedule from Project Start Date” en Tools – Chart Settings), la duración será usada para calcular la fecha de Fin de una Tarea. Cuando programamos desde el Término del Proyecto (anule la selección de la opción “Schedule from Project Start Date” en Tools – Chart Settings), la duración se utiliza para calcular la fecha de Inicio de una Tarea. Las Duraciones también se pueden ingresar en días transcurridos. Los días transcurridos reemplazan al calendario, y son programados en base a 24 horas por día, 7 días a la semana con días no laborables. Las unidades de duraciones transcurridas se definen ingresando una E antes de las unidades de duración. Por ejemplo, 12eh para 12 horas transcurridas o 5ed para 5 Nota: Las anteriores unidades de duración toman en cuenta el calendario (periodo laborable y periodo no laborable) que está ubicado en el menu Herramientas. Por defecto, el PERT Chart EXPERT proporciona un calendario estándar de 5 días laborables por semana y 8 horas de trabajo diario. La duración que se ingresa trabajará dentro de este calendario y según se cambia el calendario también se cambiará el cronograma. Por ejemplo, si una Tarea comienza el miércoles por la mañana y se ingresa una duración de 5 días, la Tarea terminará el siguiente martes en la noche (5 días laborables desde el miércoles).
  12. 12. TLS030- Herramientas Avanzadas para la Gestión de Proyectos Sesión 03 – Material de Lectura 12 días transcurridos. Una duración de 5 días transcurridos desde el miércoles hará que el fin de una Tarea ocurra el domingo en la noche. Para ingresar la Duración: 1. Si el campo Duración se muestra en los cuadros de Tareas en la pantalla, haga click en este campo e ingrese la Duración, ó 2. Haga doble click en la Tarea e ingrese la Duración en el campo Duración de la ventana Task Information (Información de la Tarea). Dependencias Una dependencia es una relación entre las Tareas que específica que una Tarea depende del comienzo o final de otra Tarea antes de que pueda empezar o terminar. Una dependencia es el factor más importante para determinar la programación de las tareas. En la planificación de proyectos, muchas de las Tareas deben realizarse en un orden determinado. Este orden es definido para crear las dependencias entre tareas o “vincular” las tareas. Para especificar la dependencia de una Tarea que debe terminar antes de que otra pueda comenzar, o una Tarea que sólo pueda comenzar luego de que otra trabajó durante 5 días, etc. Una de las principales características de PERT Chart EXPERT es que tiene la capacidad de hacer click y arrastrar para crear fácilmente las dependencias entre las tareas. Hay varios tipos de dependencias. El tipo básico de dependencia es la dependencia Finish to Start. Esto significa que una tarea no puede empezar hasta que una tarea termine. Como se muestra en la siguiente imagen: En el ejemplo anterior, la Tarea 2 empieza inmediatamente después de la Tarea 1. Entonces la Tarea 1 tiene un día y termina el 01/07/2009, la Tarea 2 empieza al comienzo del siguiente día (02/07/2009). La fecha y el tiempo en que una tarea pueda empezar siguiendo la dependencia de la tarea es determinada por el Calendario. Nota: Cuando se tenga una dependencia entre dos tareas, la primera tarea de la cadena es llamada Predecesora y la segunda tarea es llamada Sucesora. También puede crear dependencias ingresando la numeración de las tareas en los campos de la Predecesora y de la Sucesora de cada tarea o se puede mostrar los campos de las Predecesoras y/o Sucesoras en el cuadro de tareas para listar las tareas dependientes.
  13. 13. TLS030- Herramientas Avanzadas para la Gestión de Proyectos Sesión 03 – Material de Lectura 13 Para crear una dependencia Finish to Start en PERT Chart EXPERT: 1. Utilice el mouse para hacer click dentro de una tarea y arrastre hacia otra tarea para crear una dependencia. Por defecto, se crea una dependencia Finish to Start entre la primera tarea seleccionada y la segunda tarea, ó 2. Haga click dentro de una tarea y arrastre hacia un espacio vacío para crear una nueva tarea con una dependencia Finish to Start desde la primera tarea. Para modificar una dependencia entre dos tareas: 1. Hacemos click y arrastramos hacia alguna de las dos tareas dependientes. Esto se muestra en el cuadro de diálogo Información de la Tarea que mostrará la relación que existe entre dos tareas. Use el cuadro de diálogo Información de la Tarea para cambiar la dependencia, ó 2. Haga doble click en la línea de la dependencia entre las dos tareas. Se mostrará un cuadro de diálogo Información de la Tarea que mostrará la relación que existe entre dos tareas. Use el cuadro de diálogo Información de la Tarea para cambiar la dependencia. Existen varios tipos de dependencias que se pueden crear en las tareas. Ellas son:  Finish to Start – Una tarea no puede empezar hasta que la otra tarea esté terminada.  Start to Start – Una tarea no puede empezar hasta que la otra tarea empiece.  Finish to Finish – Una tarea no puede terminar hasta que la otra tarea termine.  Start to Finish – Una tarea no puede terminar hasta que la otra tarea no empiece. Lag (Retraso) La mayoría de las Tareas en un proyecto comenzará inmediatamente después que una haya terminado, pero en ocasiones es posible que tenga que entrar en una demora. Cuando hay una cantidad de tiempo que debe transcurrir antes que la segunda Tarea pueda iniciar, se puede usar una demora para esto. Un Lag es la cantidad de tiempo que la segunda Tarea debe esperar luego que la primera Tarea comience o finalice. Por ejemplo, una dependencia Finish to Start con 5 días de retraso significa que la Tarea sucesora no puede comenzar hasta 5 días después que la Tarea predecesora haya terminado. Consideremos el siguiente ejemplo, donde la tarea A es vinculada a la tarea B con varios tipos de dependencias y retrasos. Finish to Start con 5 días de demora (1FS+5d) – Tarea B no puede comenzar hasta 5 días después que termine la Tarea A.
  14. 14. TLS030- Herramientas Avanzadas para la Gestión de Proyectos Sesión 03 – Material de Lectura 14 Start to Start con 5 días de demora (1SS+5d) – Tarea B no puede comenzar hasta 5 días después que comience la Tarea A. Finish to Finish con 5 días de demora (1FF+5d) – Tarea B no puede finalizar hasta 5 días después que la Tarea A haya finalizado. Finish to Start con -5 días de demora (1FS-5d) – Tarea B empieza 5 días antes de finalizar la Tarea A. Finish to Start con -50% de demora (1FS-50%) – Tarea B empieza a mitad del término de la Tarea A. Fechas Límite Una Fecha Límite es una fecha específica que se asigna a una Tarea. Junto con esta fecha hay un tipo de limitación que determina cómo se utilizará la fecha (Debe comenzar el, Debe terminar el, No antes del inicio, etc.). Existen diferentes tipos de limitaciones, todos requieren que se ingrese una fecha, excepto lo antes posible y lo más tarde posible. Para mostrar las Fechas Límite y el Tipo de Restricción para una Tarea, hacer doble click en la Tarea para mostrar el formulario de Información de la Tarea. Tipo de Restricción El campo Tipo de Restricción en el cuadro de diálogo Información de Tarea le permite introducir el Tipo de Restricción. Elija entre uno de los siguientes: - Lo antes posible (As Soon As Posible).- Programa la Tarea para que suceda lo antes posible en base a las dependencias que precede a la Tarea, la duración de la Tarea y la fecha de comienzo del proyecto. La limitación “Lo antes posible” no limita realmente una Tarea a una fecha determinada. Establece el tipo de Limitación “Lo antes posible” si usted ya no desea tener una Fecha de Limitación asociada con una Tarea. A continuación se programará en base a las dependencias. - Lo más tarde posible (As Late as Posible).- Programa la Tarea para que suceda lo más tarde posible en base a las dependencias que precede a la Tarea, la duración de la Tarea y la fecha de Fin del Proyecto. La limitación “Lo más tarde posible” no limita realmente una Tarea a una fecha determinada. - No Finalizar antes de (Finish No Earlier Than).- Programa la Tarea para que no termine antes de la fecha especificada en el campo de la Fecha de Restricción. - No Finalizar después de (Finish No Later Than).- Programa la Tarea para que termine después de la fecha especificada en el campo de la Fecha de Restricción. - Debe finalizar el (Must Finish On).- Programa la Tarea para que termine en la fecha especificada en el campo de la Fecha de Restricción. - Debe Comenzar el (Must Start On).- Programa la Tarea para que empiece en la fecha especificada en el campo de la Fecha de Restricción.
  15. 15. TLS030- Herramientas Avanzadas para la Gestión de Proyectos Sesión 03 – Material de Lectura 15 - No comenzar antes de (Start No Earlier Than).- Programa la Tarea para que no empiece antes de la fecha especificada en el campo de la Fecha de Restricción. - No comenzar después de (Start No Later Than).- Programa la Tarea para que no empiece después de la fecha especificada en el campo de la Fecha de Restricción. Fecha Límite La Fecha Límite se utiliza junto con el Tipo de Restricción para la programación de las Tareas. Los Tipos de Restricción “Lo antes posible” y “Lo más tarde posible” no utilizan una Fecha Límite, permitiendo a la Tarea ser programada en base a las dependencias relacionadas con una Tarea. Nota: Para eliminar una Fecha Límite, asigne la restricción “Lo antes posible” a la Tarea. Esto eliminará la Fecha Límite y permitirá la programación de la Tarea basándose en las dependencias. Inicio Real y Fin Real Ingresar un Inicio Real o un Fin Real dentro del formulario de Información de Tarea en la pestaña personalizada programará la Tarea en la fecha especificada, superando a cualquiera de las opciones de programación mostradas previamente. RUTA CRÍTICA La Ruta Crítica es el cálculo del cronograma que determina el camino más largo para el fin de un proyecto o para el fin de un grupo de tareas. El PERT Chart EXPERT puede calcular la Ruta Crítica de dos formas y estas son: Al Fin del proyecto – Todas las tareas son comparadas con la última tarea del proyecto. Si un retraso en la tarea impacta en esta fecha, la tarea es considerada como crítica. Las dos excepciones para esto son Must Start On (Debería empezar el…) / Must Finish On (Debería terminar el…) fecha límites y tareas completadas. Una tarea que tenga una fecha límite Must Start On ó Must Finish On es siempre considerada crítica y una tarea que está completa es siempre considerada no crítica. El siguiente ejemplo muestra la Ruta Crítica para el término del proyecto.
  16. 16. TLS030- Herramientas Avanzadas para la Gestión de Proyectos Sesión 03 – Material de Lectura 16 Al final de cada conjunto de tareas (o tarea) – Cada cadena de tareas calcula la Ruta Crítica por separado dentro de su propio conjunto de tareas. Una tarea es considerada crítica si esta impacta al fin de la cadena de las tareas. El ejemplo de abajo muestra dos cadenas separadas de tareas conectadas, cada cálculo de la Ruta Crítica se hace dentro de su conjunto de tareas. Para cambiar entre los dos métodos de cálculo de la Ruta Crítica: 1. Seleccione en el menu Tools la opción Chart Settings. 2. Seleccione Calculate Multiple Critical Paths (Calcular varias Rutas Críticas) si desea calcular para cada cadena de tareas la Ruta Crítica. 3. Hacer click en Aceptar. MOVER Y REPOSICIONAR TAREAS Los cuadros de tarea en el PERT Chart EXPERT son ubicados en el Diagrama de cualquier forma, automáticamente o manualmente. Antes de comenzar, haga click y arrastre para mover las tareas para que pueda comprender mejor estos dos conceptos. Posicionando los cuadro de tareas automáticamente Posicionando automáticamente el cuadro significa que el PERT Chart EXPERT determina la mejor ubicación para posicionar el cuadro de tarea en el Diagrama. En general, se trata de
  17. 17. TLS030- Herramientas Avanzadas para la Gestión de Proyectos Sesión 03 – Material de Lectura 17 ubicar a una sucesora directamente a una tarea a la derecha de su predecesora, pero hay muchas otras reglas para ubicar los cuadros para contar tareas sin dependencias múltiples sucesoras y de diferentes tipos de dependencias (como Start to Start, etc). Por defecto, todos los cuadros de tarea son posicionados automáticamente hasta que manualmente se puedan mover. Una vez que se mueve un cuadro de tarea todo el Diagrama PERT se bloquea y las cajas de tarea ya no se posicionarán automáticamente. Un Diagrama PERT que esté bloqueado mostrará la palabra LOCK (bloqueado) en la esquina inferior derecha del programa y en la barra de herramientas aparecerá el botón LOCK presionado. Si hacemos click en el botón LOCK de la barra de herramientas para desbloquear, automáticamente todas las tareas se ubicarán. Ó, seleccione un grupo de tareas en la pantalla y cambie en el menu Format-Layout Selected para que automáticamente cambie la posición de sólo las tareas seleccionadas. Cuando se crea un Diagrama Pert desde el Microsoft Project, un diagrama es creado y los cuadros de tarea del Pert son posicionados automáticamente. Tal como mencionamos, si se mueve una tarea entonces el diagrama Pert completo se bloquea y los cuadros de tarea no se posicionarán automáticamente. La excepción para esto es si regresamos al Microsoft Project y agregamos tareas. Cuando regresemos al PERT Chart EXPERT, todos los cuadros de tarea que previamente estaban bloqueados estarán en su lugar y los nuevos cuadros de tarea serán agregados al Diagrama Pert y automáticamente se ubicarán en la posición más lógica relativa a los cuadros de tarea bloqueados. Posicionando los cuadro de tareas manualmente Hacemos click y arrastramos hasta el borde de un cuadro de tarea y lo ubicamos en cualquier lugar del diagrama. Cuando se posiciona manualmente los cuadros de tarea, esta forma de posicionamiento automático de cuadros de tarea es deshabilitado y todos los cuadros de tarea son bloqueados en su posición. Para mover una tarea en el PERT Chart EXPERT: 1. Ubicamos el cursor al borde de un cuadro de tarea hasta que veamos una línea con cuatro flechas. 2. Hacemos click y arrastramos el cuadro de tarea a una nueva ubicación en el diagrama. Para mover múltiples tareas: 1. Hacemos click en el espacio vacío del diagrama y arrastramos con el cursor para seleccionar un grupo de tareas. 2. Click en el borde de una de las tareas seleccionadas, y arrastramos este grupo a una nueva ubicación.
  18. 18. TLS030- Herramientas Avanzadas para la Gestión de Proyectos Sesión 03 – Material de Lectura 18 También se puede presionar la tecla Control y seleccionar múltiples tareas y moverlas (presione la tecla control mientras seleccione las múltiples tareas con el mouse. Luego arrástrelas a una nueva ubicación en el diagrama). En ambos casos, si coloca las tareas entre filas o columnas o si ubica una tarea arriba de otras, creará una nueva fila o columna para acomodar las tareas movidas. Cuando haga click y arrastre para mover un cuadro de tarea el diagrama Pert será bloqueado y los cuadros de tarea no serán posicionados automáticamente. Los cuadros de tarea estarán en su posición hasta que se desbloqueen o cambien una característica que requiera una reposición de los cuadros de tarea. Un Diagrama Pert que está bloqueado mostrará la palabra LOCK en la esquina inferior derecha de la ventana y el botón LOCK de la barra de herramientas aparecerá presionado. Haga click en el botón LOCK de la barra de herramientas para desbloquear y automáticamente posicionar todas las tareas en el diagrama. O, seleccione un grupo de tareas de la pantalla y elija la opción Format-Layout Selected para posicionar automáticamente sólo las tareas seleccionadas recientemente. Nota: Ciertas características como la agrupación y la aplicación de una escala de tiempo se podrán reorganizar los cuadros en el Diagrama, por lo tanto, podrán anular manualmente los cuadros de las posiciones que haya usado. Si manualmente se posicionó las tareas en el Diagrama y desea agruparlos en un Diagrama de escala de tiempo, trate de hacer una copia de la Vista actual o cambiar de Vista. Cada Vista mantiene separadamente las posiciones de los cuadros por lo tanto, se puede tener una Vista donde los cuadros son posicionados exactamente donde se desee y otra Vista usando las características Grupo o escala de tiempo con posición de cuadro automático. VISTAS Una Vista es una colección de opciones de formato que componen la forma en que su Diagrama se muestra. Los campos que se muestran en los cuadros de tarea, los colores de los cuadros de tarea, el estilo de las líneas que conecta los cuadros de tareas son algunas de las cosas que hace una vista. El PERT Chart EXPERT viene con varias Vistas predefinidas que se pueden utilizar y modificar, o bien puede definir su propia vista. ¿Cómo trabajan las Vistas? Hay varias Vistas predefinidas almacenados en la carpeta donde el PERT Chart EXPERT fue instalado. Estas Vistas tienen una extensión .PCV y son llamadas PERT View 1, PERT View 2, etc. Cuando se crea un nuevo Diagrama PERT o se crea un Diagrama PERT desde un plan de
  19. 19. TLS030- Herramientas Avanzadas para la Gestión de Proyectos Sesión 03 – Material de Lectura 19 Microsoft Project para la primera vez se copiará esta vista en el Diagrama actual. Cuando se cambia la Vista del Diagrama y se modifica el formato, esta información se guarda de dos maneras: 1. Si guarda un Diagrama PERT, todos los cambios hechos en las Vistas serán guardadas dentro de ese Diagrama. La siguiente vez que abra el Diagrama PERT guardado, todas las Vistas estarán como se guardaron. 2. Cuando se cierra un Diagrama PERT todas las Vistas modificadas en ese Diagrama son automáticamente guardados en la Vista por defecto en la carpeta donde se almacenan las Vistas. Esto significa que cuando se abre un nuevo Diagrama o se crea otro Diagrama PERT desde un plan de Microsoft Project, las vistas tendrán una nueva apariencia basado en las modificaciones de las Vistas del último Diagrama. Nota: Si no quiere guardar automáticamente los cambios en las Vistas del Diagrama, seleccione en el menu Tools la alternativa Option y cambie el “When closing a chart” por la opción “Prompt to save changed Views” o “Do Not save changed Views”. Mostrando diferentes Vistas Se puede utilizar la barra de herramientas Vista, ubicado en la esquina superior derecha de la pantalla para cambiar las Vistas y para crear o copiar una vista. Click en las flechas para mostrar las diferentes Vistas del Diagrama PERT, los puntos suspensivos abren el diálogo de Vistas donde se puede copiar y crear Vistas. Crear y Modificar Vistas Para modificar una Vista o cambiar a una Vista use las flechas de la barra de herramientas Vista o use las flechas Hacia arriba que están en la barra de herramientas para seleccionar una vista específica. Cuando una Vista se muestra, ningún cambio del Diagrama PERT (que no sea datos o un programa específico) se guarda en esta Vista. Los elementos en el menu Format (excepto para Custom Box Settings) y los elementos seleccionados en el menu Ver son más opciones de formato que se guardan en una Vista. Para modificar una Vista, lo mejor es seleccionar una Vista que sea similar a lo que desea y hacer cambios adicionales a partir de ahí. También se puede crear nuevas Vistas. Para crear una nueva Vista, seleccione en el menu View la opción Views o el botón de los puntos suspensivos (…) de la barra de herramientas Vista.
  20. 20. TLS030- Herramientas Avanzadas para la Gestión de Proyectos Sesión 03 – Material de Lectura 20 El cuadro de diálogo Views (Vistas) le permite crear nuevas Vistas, copiar, renombrar, eliminar, importar y exportar Vistas. Seleccionando una Vista de la lista y haciendo click en OK se aplicará esta Vista al Diagrama PERT. Las otras opciones se describen a continuación: - New: Crea una nueva Vista con las opciones de formato mínimo. Una vez creado, haga click en OK para aplicar estas Vista al Diagrama PERT actual y luego modifique esta Vista utilizando en el menu Format y el menu View. - Copy: Hacer una copia de la Vista seleccionada. - Rename: Le permite cambiar el nombre de la Vista seleccionada. También puede pulsar el botón F2 para editar o cambiar el nombre de la Vista. - Delete: Elimina la Vista seleccionada del archivo actual del Diagrama PERT. Esto no borra la Vista desde el directorio donde se almacenan las Vistas sólo se elimina la Vista seleccionada del actual Diagrama PERT. - Import: Le permite importar una Vista dentro del Diagrama PERT actual. - Export: Le permite exportar una Vista seleccionada desde el Diagrama PERT actual. Mostrar Campos en los Cuadros de Tareas Se puede mostrar una variedad de campos en los cuadros de Tareas como el nombre, costo, inicio, final, etc. Si está usando Microsoft Project, todos los campos de las Tareas de Microsoft Project, excepto el campo Notas, se pueden visualizar en los cuadros de Tarea en la pantalla. Por ejemplo, puede simplemente mostrar el campo Name de los cuadros de tareas, de esta manera: O bien, puede mostrar el Id (Número Identificador), la Duración, la fecha de Inicio y Fin de todas las Tareas del Diagrama, de esta manera:
  21. 21. TLS030- Herramientas Avanzadas para la Gestión de Proyectos Sesión 03 – Material de Lectura 21 El número de campos y disposición de los campos dentro de un cuadro de tarea es completamente configurable. No hay límites para el número de campos que pueda colocar en un cuadro de tarea. Incluso se puede colocar campos fuera del cuadro de tarea. Muchas de las Vista en PERT Chart EXPERT contienen diferentes arreglos de los campos en los cuadros. Intente cambiar la Vista usando los botones de Next View y Previous View de la barra de herramientas para ver estas. AGRUPANDO TAREAS Para agrupar tareas en PERT Chart EXPERT se crean bandas horizontales de las tareas basados en ciertos campos. Las tareas pueden ser agrupadas por Nombres de los Recursos, Grupos de Recursos, Iniciales de los Recursos, campos de texto (desde el Texto 1 hasta el Texto 30) y por el Diagrama (las Tareas Resumen de su plan de proyecto de Microsoft Project o por los niveles de un Diagrama WBS). El cuadro de diálogo Groups (Grupos) indica que campo son agrupados actualmente, listando los grupos definidos actualmente y permitiendo dar formato a los grupos.
  22. 22. TLS030- Herramientas Avanzadas para la Gestión de Proyectos Sesión 03 – Material de Lectura 22 Group By (Agrupado por): Seleccione esta opción para cambiar el campo por el cual las tareas se agrupan en el Diagrama PERT. List of current Groups/Outline levels (Lista de Grupos actuales/Niveles del Diagrama): El área situada debajo del campo Group By contiene una lista los grupos actuales o la lista de las Tareas Resumen del proyecto si es que fue agrupado por niveles. La casilla con un check indica que grupos son mostrados en el Diagrama. Checkbox (Casilla de Verificación): La caja pequeña que se encuentra al lado izquierdo del nombre del grupo permite mostrar u ocultar los grupos. Si está con el visto bueno, el grupo de partida y las tareas se muestran en el Diagrama. Desmarque la opción para ocultar los grupos. Ocultar un grupo significa que todas las tareas más el grupo de partida serán ocultados. Move Up/ Move Down (Mover hacia arriba/Mover hacia abajo): Seleccione un grupo desde una lista y haga click en los botones Move Up (para mover hacia arriba) ó Move Down (ó mover hacia abajo) para reorganizar el grupo seleccionado dentro de la lista. Esta opción no es aceptada cuando se agrupa niveles del Diagrama. Milestones in separate group (Hitos en el grupo separado): Seleccione para crear un grupo separado en la parte superior del Diagrama que contenga solo hitos del plan. Automatically Hide Empty Groups (Ocultar automáticamente grupos vacíos): Selecciona automáticamente grupos ocultos que no contengan tareas. Por ejemplo, si tiene recursos definidos en su plan y ha agrupado por Nombres de Recursos, entonces debería mostrar un grupo por cada recurso. Si un recurso no tiene tareas asignadas entonces el grupo de partida aparecerá sin ninguna tarea abajo. Cambie esta opción para ocultar el grupo de partida. Group Labels (Niveles de Grupos): Las opciones indicadas le permiten configurar la forma en que el grupo de partidas aparecen en el Diagrama. Seleccione Apply to level para dar formato a todos los grupos a la vez, ó un nivel específico. Cambie Tipo de letra, colores, etc. Seleccione Group Headers obscure dependency lines para mostrar las líneas de dependencia detrás de grupo de partida en la pantalla. Separator Lines (Lineas de Separación): Permite seleccionar el estilo de la línea y el color del grupo de partida. No Groups (No agrupados): Permite eliminar el agrupamiento desde un Diagrama. Change (Cambio): Para cambiar los campos usados para el agrupamiento seleccione el botón Change para mostrar la ventana Group By.
  23. 23. TLS030- Herramientas Avanzadas para la Gestión de Proyectos Sesión 03 – Material de Lectura 23 Group by Outline (Agrupar por Diagramas) Si está usando Microsoft Project, Outline se refiere a las Tareas Resumen en un proyecto. Las Tarea Resumen en Microsoft Project son creadas para agrupar tareas en el Diagrama de Gantt. Si crea un Diagrama PERT de un plan de Microsoft Project y lo agrupa por diagrama, cada Tarea Resumen en el proyecto es mostrado como un grupo. Si usa el WBS Chart PRO, Outline se refiere para los niveles en el Work Breakdown Structure. Cada nivel en el árbol puede ser usado para definir un grupo en PERT Chart EXPERT. No podrá crear el Outline en PERT Chart EXPERT, debería usar Microsoft Project, WBS Chart PRO o algún otro programa para poder crear este Outline. Group by Fields (Agrupar por campos) Seleccionar un grupo del Diagrama para los siguientes campos: Resource Names (Nombres de Recursos)/Resource Initials (Iniciales de Recursos)/Resource Group (Grupo de Recursos): Grupos del Diagrama por el recurso de información en el proyecto. Para ver y definir los recursos en PERT Chart EXPERT, ir al menu Tools-Resources. Para ver y definir los recursos en Microsoft Project, ir al menu Tools-Resources. Cuando los recursos están agrupados por nombres o por iniciales, arrastrar a una tarea desde un grupo de recurso a otro para reasignar una tarea a otro recurso. Text fields (Text1 thru Text30)/Campos de Texto (Desde el Text1 hasta el Text30): Grupos de Diagrama por campo de texto. Los campos de texto son usados para ingresar cualquier información personalizada. Aquí hay 30 campos de texto (Text1 hasta Text30) en PERT Chart EXPERT. Estos campos también son correspondidos para los campos de texto de Microsoft Project del mismo nombre. Si usa estos campos de texto en Microsoft Project luego podrá usarlos también en el PERT Chart EXPERT. Cuando agrupamos por Campo de texto, arrastramos una tarea desde un grupo a otro y automáticamente cambia los valores en el
  24. 24. TLS030- Herramientas Avanzadas para la Gestión de Proyectos Sesión 03 – Material de Lectura 24 campo de texto por esas tareas. En otras palabras, si es agrupado por Text1 y arrastra desde el Grupo A hacia el Grupo B, el valor de la tarea cambiará en ese campo Text1 a el Grupo B. Orden Se puede organizar los grupos en el Diagrama basado en las opciones en la lista de orden. Ellos son: Ascending (Ascendente) – Lista de grupos en el Diagrama desde el valor más bajo hasta el valor más alto (1, 2, 3 … a, b, c). Descending (Descendente) – Lista de grupos en el Diagrama desde el valor más alto hasta el valor más bajo (3, 2, 1 … c, b, a). Use (Usados) – Listas de grupo en el Diagrama en el orden que los campos son usados. Por ejemplo, si el grupo por recurso, podría listar los recursos en el orden que ellos son definidos en la Lista de Recursos (debajo del menu Tools – la opción Resources en PERT Chart EXPERT ó en la Vista Recursos en Microsoft Project). Nota: Si el Diagrama es agrupado por Recursos o Campos de texto, se podrá reorganizar un grupo dentro de la lista por selección de los botones Move Up (Mover hacia arriba) y Move Down (Mover hacia abajo). Empty Group Label (Campo de grupo vacío) – Si estas tareas en el proyecto que no contiene ningún valor en el campo en el cual son agrupadas luego estas tareas son incluidas en un grupo separado. Use el campo de grupo vacío para definir ese grupo. Por ejemplo, si agrupa por recurso y estas tareas no tienen asignado recursos entonces debería situarse dentro de un grupo separado con el titulo que es ingresado en el Empty Group Label (tal como desasignado). MOSTRANDO UNA ESCALA TEMPORAL Aplicar una escala de tiempo a un Diagrama permite mostrar las tareas que Inician ó Terminan dentro de ciertos periodos de tiempo. Mostrar las unidades de tiempo tal como Días, Semanas, Meses, Trimestre ó Años (ó cada 3 días, cada 2 semanas, etc…). Puede especificar diferentes unidades de tiempo y si desea ver tareas que Inicien en el periodo de tiempo o Termine en ese periodo de tiempo. Para aplicar la Escala Temporal: 1. Seleccione en el menu Format la opción Timescale. 2. Seleccione la opción apropiada y haga click en OK. ó 1. Presione el botón Timescale de la barra de herramientas para mostrar la ventana Timescale.
  25. 25. TLS030- Herramientas Avanzadas para la Gestión de Proyectos Sesión 03 – Material de Lectura 25 2. Seleccione la opción apropiada y haga click en OK. Para desactivar la Escala Temporal: 1. Seleccione en el menu Format – la opción Timescale. 2. Seleccione el botón No Timescale, ó 1. Presione el botón Timescale de la barra de herramientas. Franja de Tiempo (Time Bands) Por Franja de tiempo (Band By): Seleccione el campo a utilizar cuando coloque una tarea en el time band. Si selecciona Start (Inicio), todas las tareas que Inicien durante el periodo de tiempo será mostrado en el time bands. Units (Unidades): Seleccione para mostrar la Escala Temporal por unidades: Hora, Día, Semana, Mes, Trimestre, Semestre ó Años. Count (Contador): Seleccione el intervalo del tiempo entre unidades. Ingrese el numero 1 para mostrar cada periodo de tiempo, 2 para mostrar cada otro periodo de tiempo y así sucesivamente. Por ejemplo, si se muestra Weeks (Semanas) como unidades, ingrese 2 en el Count (Contador) para mostrar una franja de tiempo cada 2 semanas.
  26. 26. TLS030- Herramientas Avanzadas para la Gestión de Proyectos Sesión 03 – Material de Lectura 26 Week Starts (Inicios de Semana): Especifica el día de la semana para utilizar cuando muestra semanas como unidad de tiempo. Don’t Show Empty Time Bands (No mostrar las franjas vacías) : Oculta las franjas de tiempo en el Diagrama que no contiene tareas. Dividing Lines (Lineas Divisoras) : Define el color y el estilo de línea de la escala temporal vertical que divide líneas. Etiquetas (Labels) - Position (Posición) : Seleccionar las escalas temporales para mostrar las etiquetas en la parte superior, inferior o ambas partes superior e inferior. - Count From (Contar desde) : Esta opción sólo se aplica cuando se cambia los datos para mostrar (usando la opción Format) como Day 1 (Día 1), Day 2 (Día 2) …o Week 1 (Semana 1), Week 2 (Semana 2), etc… La opción Project Start se usa para contar hasta la fecha de Inicio del Proyecto, ejemplo: Day 1 (Día 1), Day 2 (Día 2), etc. La opción Project Finish se usa para contar desde la fecha de Fin del Proyecto, ejemplo: Day -5 (menos 5 Días), Day -4 (menos 4 Días), etc… Earliest Task (tarea antes) se usa para empezar a contar desde antes de una tarea y se mostrará en la pantalla. Latest task (última tarea) se usa la última tarea para mostrar en la pantalla el inicio del conteo desde esa fecha. Today (hoy) se usa la fecha del día para empezar a contar desde esa fecha. - Format: Selecciona el formato de la fecha para la escala temporal. - Show Full Date Range (Muestra las fechas completas): Muestra la gama completa de fechas en su Diagrama. Por ejemplo, si a 2 semanas periodo es seleccionado, la gama completa de fechas mostrará fechas como Jan 1, 2002 (1 Enero 2002) – Jan 14, 2002 (14 Enero 2002) en vez de Jan 1, 2002 (1 Enero 2002). - Font (Letra): Selecciona el tamaño de letra de las etiquetas de la escala temporal. - Align (Alinear): Selecciona la alineación de las etiquetas dentro de la franja de tiempo, ya sea a la izquierda, derecha o al centro. - Size (Tamaño): Selecciona el tamaño de la letra de las etiquetas de la escala temporal. - Text (Texto): Selecciona esta opción para definir el color de la etiqueta texto de la escala temporal. - Fill (Llenar): Selecciona esta opción para definir el color de fondo de las etiquetas de la escala temporal. - Margins (Márgenes): Selecciona esta opción para ajustar los márgenes alrededor de las etiquetas de la escala temporal. - No Timescale (No Escala Temporal): Seleccione este botón para cerrar la escala temporal para que no se muestre en el Diagrama. También se puede ver el botón de la escala temporal en la barra de herramientas para cerrar la escala temporal.
  27. 27. TLS030- Herramientas Avanzadas para la Gestión de Proyectos Sesión 03 – Material de Lectura 27 RASTREANDO TAREAS La característica del rastreo permite seleccionar una tarea en el PERT Chart EXPERT y mostrar sólo las tareas que llevan a esa tarea y/o siguen a esta tarea. También se puede especificar que sólo las Tareas Críticas se incluye en el rastreo y que el rastreo se limite a tantas tareas hacia delante o hacia atrás a partir de la tarea seleccionada. Para realizar un rastreo, seleccione una tarea en el PERT Chart EXPERT haciendo click. Luego, seleccione en el menu Tools la opción Trace (o haga click en el botón Trace de la barra de herramientas) y elegir entre las opciones disponibles. Cuando haga click en OK el rastreo es aplicado al Diagrama. También se puede seleccionar varias tareas para el rastreo. En el Diagrama PERT, presione el botón Ctrl y haga click con su mouse para seleccionar tareas. Cuando se rastrea múltiples tareas, cada tarea seleccionada es rastreada. Direction from selected tasks (Dirección de las tareas seleccionadas): Seleccione una opción de las 3 opciones para rastrear la tarea (Forwards) hacia delante desde la tarea seleccionada, hacia atrás (Backwards) desde la tarea seleccionada o ambos Forwards and Backwards desde la tarea seleccionada. Trace only critical tasks (Rastrear sólo tareas críticas): Seleccione esta opción para mostrar sólo las tareas críticas cuando el rastreo es aplicado. Quite esta opción para incluir las tareas críticas y no críticas para aplicar el rastreo. Limit trace to x tasks forward or backward (Rastreo límite de x tareas hacia delante o hacia atrás): Seleccione esta opción para mostrar “x” cantidad de tareas hacia delante o hacia atrás desde la tarea seleccionada cuando el rastreo es aplicado. Si no selecciona esta opción entonces todas las tareas hacia delante y todas las tareas hacia atrás serán incluidas en el rastreo.
  28. 28. TLS030- Herramientas Avanzadas para la Gestión de Proyectos Sesión 03 – Material de Lectura 28 Por ejemplo, si desea ver las predecesoras y sucesoras inmediatas de una tarea seleccionada, seleccione esta opción e introduzca un número en el campo. Desmarque esta opción para rastrear todo el camino hacia delante o hacia atrás. Show All Tasks (Mostrar todas las tareas): Seleccione este botón para quitar el rastreo y mostrar todas las tareas en el Diagrama. También puede utilizar el botón Trace de la barra de herramientas para invocar un rastreo y eliminarlo. CAMPOS EN EL PERT CHART EXPERT Hay muchos campos de datos diferentes en el PERT Chart EXPERT para ingresar la información, incluyendo campos como Nombre, Duración, Inicio, Fin, Costo, Trabajo, etc. Los campos son similares para los campos de las tareas encontrados en Microsoft Project 2000. Nota: PERT Chart EXPERT no usa todos los campos de Microsoft Project, PERT Chart EXPERT accede mayormente a la información de la Tabla Tarea de Microsoft Project. PERT Chart EXPERT no importa el campo Notas de Microsoft Project y cierta información de los Recursos y Asignación de los Recursos no está disponible mediante el PERT Chart EXPERT. Si está usando Project 98 o Project 95 (versión 4.1) algunos de los campos usados en Pert Chart Expert no serán transferidos a este programa desde alguno de los campos específicos de Project 2000. Si utilizó un campo en PERT Chart EXPERT que no es soportado por la versión de Microsoft Project que está usando entonces esta información podría ser almacenada en el archivo de PERT Chart desde el cual no pudo ser transferido a Microsoft Project. Por ejemplo, PERT Chart EXPERT soporta 20 campos de bandera. Project 2000 y Project 98 soportan estos 20 campos de banderas pero Project 95 no. Si está usando Project 95 y usó los 20 campos de Banderas (Flag) en PERT Chart EXPERT y luego ha transferido el PERT Chart a Project 95, entones podría transferir los primeros 10 campos Flag y los 10 restantes serán almacenados en el archivo de PERT Chart. Tip: Se puede renombrar cualquier campo en PERT Chart EXPERT usando la opción Campo Nombres … en el menu Tools. Esto renombrará permanentemente los campos en PERT Chart EXPERT tal que los nuevos nombres aparecerán en todas las formas, cuadros de diálogo e impresiones. Por ejemplo, se puede renombrar el campo Flag 1 a Dpto. Ingeniería, el Campo Flag 2 a Dpto. Ventas y así consecutivamente. IMPRIMIR A continuación se detallan algunos procesos para imprimir los Diagramas PERT:
  29. 29. TLS030- Herramientas Avanzadas para la Gestión de Proyectos Sesión 03 – Material de Lectura 29 1. Select a View (Seleccione una Vista): En el Diagrama PERT, antes de imprimir o seleccionar Print Preview debería seleccionar una vista que contenga el formato que desee. Se puede cambiar las Vistas y seleccionar una que le guste o cambiar las Vistas hasta que encuentre una que sea similar a la que desee para modificarlo. Para cambiar Vistas, seleccione el botón de la barra de herramientas Next View en la esquina superior derecha de la ventana. Seleccione el botón Next View (la línea derecha) para cambiar Vistas (Views). 2. Select Print Preview (seleccione vista preliminar): Seleccionar Print Preview es una manera rápida para ver como el Diagrama PERT será imprimido antes que envíe el Diagrama PERT a la impresora. Seleccione el botón Print Preview de la barra de herramientas o seleccione Print Preview del menu File. El Botón Print Preview de la Barra de Herramientas. El diagrama PERT y la información relativa sobre la impresión mostrada en Print Preview está basada en varias opciones configurables, las cuales son: Summary Info: El Diagrama PERT puede mostrar campos de información sobre el diagrama tales como Título, Gerente, o Compañía. Esta información puede ser ingresada desde el mismo Print Preview. Seleccione el botón Summary Info para ingresar la información sobre el proyecto que puede también aparecer en el Diagrama PERT. The Current Printer and Paper Size: Seleccione el botón Page Setup (desde el mismo Print Preview) para ver que tamaño de papel y otras opciones de impresión se mostrarán. Se puede cambiar algunas opciones básicas para el listado en la forma Page Setup como Scaling, Paper Size, Margins, etc. Para cambiar o configurar las opciones para la impresora, seleccione el botón Printer de la Page Setup. The Page Layout: En Print Preview se puede visualizar un borde alrededor del Diagrama PERT, también los números de página y tal vez los campos de información sobre el Diagrama PERT. La capa general del Diagrama PERT en la página es determinada mediante la Page Layout.
  30. 30. TLS030- Herramientas Avanzadas para la Gestión de Proyectos Sesión 03 – Material de Lectura 30 GUARDAR DIAGRAMAS PERT Un Diagrama PERT es guardado de dos formas, independiente y vinculado a una fuente de datos (por ejemplo, a un proyecto Microsoft Project, a un archivo con extensión MPX o a un archivo de texto). Guardar un Diagrama PERT independiente Al guardar un Diagrama PERT independiente, también se guardan todos los datos del proyecto, colores de las cajas, vistas y opciones de formato dentro de un simple archivo. Esto es lo que pasa cuando simplemente se abre el PERT Chart EXPERT, crear y guardar un Diagrama PERT. Si sólo va a usar el PERT Chart EXPERT para crear Diagramas PERT, este archivo PERT se guardará independiente y es un archivo auto-contenido. Para guardar un archivo independiente: 1. Seleccione en el menu File, la opción Save (ó File – Save As). 2. Seleccione una locación para guardar el archivo e ingrese un nombre a su archivo en el campo Field name. 3. Asegúrese que el tipo de opción Save as (Guardar como) este colocado en el Diagrama PERT y haga click en Aceptar para guardar el archivo. Los archivos PERT son creados en PERT Chart EXPERT y tienen una extensión .PCE. Guardar un Diagrama PERT vinculado Guardar un Diagrama PERT que esté vinculado a una fuente de datos, guarda el Diagrama PERT en el formato de archivo, pero los datos se mantiene en la fuente de datos. Por ejemplo, si usamos el PERT Chart EXPERT con Microsoft Project y se crea un Diagrama PERT de un proyecto Microsoft Project, la información está en Microsoft Project pero el formato del Diagrama PERT son parte de un archivo PERT (archivo *.PCE). El archivo PERT está entonces vinculado a un proyecto de Microsoft Project. Los datos que se ve en el Diagrama PERT no están actualmente en PERT Chart EXPERT pero es mantenido en Microsoft Project. Si realiza cambios en estos datos en PERT Chart EXPERT como agregar nuevas tareas, mover o eliminar tareas, esto automáticamente se estará haciendo con la dinámica de Microsoft Project. Cuando crea un Diagrama PERT desde un plan Microsoft Project y guarda el Diagrama PERT (archivo con extensión .PCE) este vínculo será recordado hasta la siguiente vez que se cree un Diagrama PERT desde un plan de Microsoft Project, el Diagrama PERT se muestra como lo dejó. Nota: Cuando se guarda un Diagrama PERT que está vinculado a un plan de Microsoft Project, también lo guarda en el plan de Microsoft Project.
  31. 31. TLS030- Herramientas Avanzadas para la Gestión de Proyectos Sesión 03 – Material de Lectura 31 Abrir un Diagrama PERT independiente Para abrir un Diagrama PERT, seleccione en el menu File, la opción Open y localice el archivo apropiado de un Diagrama PERT. Seleccione el archivo del Diagrama PERT y elija la opción Open. Abrir un Diagrama PERT vinculado a un plan Microsoft Project A continuación, se muestra dos caminos para abrir un Diagrama PERT que esté vinculado a un plan Microsoft Project. Estos son: 1. Desde Microsoft Project, haga click en el botón PERT Chart EXPERT de la barra de herramientas. Si previamente ya ha creado un Diagrama PERT desde un plan de Microsoft Project y ha guardado el Diagrama PERT, deberá recordar eso para abrir automáticamente el Diagrama y seguir trabajando en el mismo. Si previamente guardó su Diagrama y no puede abrirlo, vea la siguiente nota. 2. Si desde PERT Chart EXPERT se abre un Diagrama PERT (archivo *.PCE), que está vinculado a un plan de Microsoft Project entonces se abrirá Microsoft Project y su plan correspondiente. TRANSFIRIENDO UN DIAGRAMA PERT A MICROSOFT PROJECT Use PERT Chart EXPERT para crear primero sus proyectos y luego transferir esos Diagramas a Microsoft Project para futuras programaciones. Nota: Si cambia el nombre o mueve el plan de Microsoft Project que está vinculado a un archivo PERT, puede ser capaz de no localizar el archivo del Diagrama PERT en la siguiente vez que usted cree un archivo de un Diagrama PERT de un plan de Microsoft Project. Si se muda o cambia el nombre de un plan de Microsoft Project que está vinculado a un archivo gráfico PERT, realice el siguiente enlace a este nuevo plan de MS Project para el archivo gráfico PERT: 1. Abrir el PERT Chart EXPERT. 2. Seleccionar en el menu File, la opción Open. 3. Click en el archivo del Diagrama PERT (archivo con extensión .PCE) que fue vinculado a un plan de Microsoft Project. 4. Hacer click en Link to another datasource y hacer click en Open. 5. Localizar el plan de Microsoft Project y seleccionar la opción Open. Cuando guarda un Diagrama PERT, deberá recordar el nombre y la ubicación del nuevo Microsoft Project a la que se está vinculando.
  32. 32. TLS030- Herramientas Avanzadas para la Gestión de Proyectos Sesión 03 – Material de Lectura 32 Si crea un nuevo Diagrama en PERT Chart EXPERT, configure este Diagrama y guárdelo, este Diagrama es considerado independiente. Esto significa que el archivo del Diagrama PERT esta auto-contenido con toda la información y formatos dentro del archivo. En PERT Chart EXPERT se puede tener varias dependencias entre las tareas además de modificar varios campos de información acerca de las tareas de su proyecto. PERT Chart EXPERT contiene un simple sistema de programación. Para elaborar la programación más detallada, para gestionar recursos, hacer nivelación de recursos, etc. Se puede transferir el Diagrama PERT a Microsoft Project. Para transferir el Diagrama PERT actual a Microsoft Project, seleccione el botón de la barra de herramientas Goto Project. Botón Goto Project de la Barra de Herramientas Transferir un Diagrama PERT independiente significa que los datos que existen en el Diagrama PERT serán eliminados desde el Diagrama PERT y colocado en un plan de Microsoft Project. El Diagrama PERT estará vinculado a un plan de Microsoft Project. Se le pedirá que guarde el plan de Microsoft Project y deberá introducir un nombre al archivo del plan de Microsoft Project para continuar con la transferencia del Diagrama PERT a Microsoft Project. Entonces tendremos dos archivos, el archivo de Microsoft Project que contiene los datos (información como los nombres, fechas de inicio, costos, fechas de fin, etc.) y el archivo PERT que contiene las opciones de formato del Diagrama que son específicos (tales como colores, cajas, etc.). Después de transferir los datos a Microsoft Project, la siguiente vez que abra un Diagrama PERT no sólo se abrirá el Diagrama PERT con su formato sino también se abrirá el archivo Microsoft Project correspondiente ya que ahora está vinculado. TRANSFERIR UN DIAGRAMA PERT A WBS CHART PRO Este Diagrama muestra el Work Breakdown (WBS) de las fases y las tareas en un proyecto. Se podrá transferir perfectamente un Diagrama PERT a WBS Chart PRO y viceversa. Para transferir el actual Diagrama PERT a WBS Chart Pro, diríjase a la barra de herramientas y haga click en el botón Goto WBS Chart Pro. Cuando se transfiere un Diagrama PERT a WBS Chart Pro, su Diagrama PERT será guardado en el formato de WBS Chart Pro (un archivo con extensión .WBS) y seguidamente se abrirá en WBS Chart Pro. Ya no tendrá un archivo PERT sino tendrá un archivo WBS. Para crear un archivo PERT nuevamente presione el botón GO TO PERT Chart EXPERT en WBS Chart Pro para transferir de regreso a PERT Chart EXPERT.
  33. 33. TLS030- Herramientas Avanzadas para la Gestión de Proyectos Sesión 03 – Material de Lectura 33 Nota: Si el botón Goto WBS Chart Pro no está disponible (aparece atenuada), esto significa que o no han instalado el WBS Chart Pro o no tiene la versión de WBS Chart Pro que trabaja con PERT Chart EXPERT. CREAR DIAGRAMA PERT DESDE EL PLAN MICROSOFT PROJECT Para crear un Diagrama PERT desde un plan existente de Microsoft Project: 1. Inicie Microsoft Project y abra el plan de Microsoft Project. 2. Haga click en el botón PERT Chart EXPERT de la barra de herramientas. Botón PERT Chart EXPERT de la barra de herramientas PERT Chart EXPERT es iniciado en el actual plan de proyecto de Microsoft Project y se muestra en un Diagrama PERT. Cuando usted crea un Diagrama PERT desde un plan Microsoft Project, el Diagrama PERT es dinámicamente vinculado al plan de Microsoft Project. Si usted agrega, modifica o elimina Tareas en el Diagrama PERT, esta información será inmediatamente enviada a Microsoft Project. Tip: Cuando un Diagrama PERT es dinámicamente vinculado a un plan de Microsoft Project la palabra VINCULADO aparece en la esquina inferior derecha de la pantalla. Guardar un Diagrama PERT vinculado a un plan Microsoft Project Después de modificar el Diagrama PERT vinculado, cuando llegue la hora de guardar y cerrar el Diagrama PERT, recuerde que los datos se almacenan en Microsoft Project (un archivo .MPP) y el formato del Diagrama PERT se almacena en el archivo Diagrama PERT (un archivo .PCE). Al guardar un gráfico PERT que está vinculado a un plan de Microsoft Project, guarda tanto el gráfico PERT (archivo. PCE) y el correspondiente plan de Microsoft Project (. PMP). El Diagrama PERT guardado contiene el formato de la gráfica y un enlace al plan de Microsoft Project, donde se almacena los datos. Para guardar el Diagrama PERT, seleccione el menu – File – Save o Save as. Especifique el nombre del archivo y haga click en OK. Abrir un Diagrama PERT vinculado a un plan de Microsoft Project Hay dos maneras de abrir un Diagrama PERT que esté vinculada a un plan Microsoft Project. Ellos son:
  34. 34. TLS030- Herramientas Avanzadas para la Gestión de Proyectos Sesión 03 – Material de Lectura 34 1. Desde Microsoft Project, haga click en el botón de PERT Chart EXPERT en la barra de herramientas. Si usted ya ha creado un Diagrama PERT desde un plan de Microsoft Project y guardado en el Diagrama PERT, recuerde esto para abrir automáticamente el Diagrama para que pueda seguir trabajando. Si no se abre el Diagrama previamente guardado, entonces vea la nota a continuación. 2. Desde PERT Chart EXPERT, si usted abre el Diagrama PERT (archivo .PCE) que está vinculado al plan de Microsoft Project entonces se abrirá automáticamente Microsoft Project y el plan de Microsoft Project correspondiente. Nota: Si cambia el nombre o mueve el plan de Microsoft Project que está vinculado a un archivo Diagrama PERT de Microsoft Project pueda no ser capaz de localizar el archivo Diagrama PERT. Si usted mueve o cambia el nombre de Microsoft Project que está vinculado a un archivo particular Diagrama PERT, volverá a realizar los siguientes vínculos de un plan de Microsoft Project a un archivo Diagrama PERT: 1. Abrir el PERT Chart EXPERT. 2. Seleccionar File – Open. 3. Click en el archivo del Diagrama PERT (archivo .PCE) que fue vinculado al plan de Microsoft Project. 4. Seleccionar Link to another datasource y click en Open. 5. Localizar el plan de Microsoft Project y seleccionar Open. Cuando guarda un Diagrama PERT, deberá recordar el nombre y la ubicación del nuevo Microsoft Project a la que se está vinculando.

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