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Taller de Primavera P6 - Sesión 01

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Taller de Primavera P6 - Sesión 01

  1. 1. TLS041 – Taller de Primavera P6 Sesión 01 – Material de Lectura v1 1 SESIÓN INTRODUCCIÓN A PRIMAVERA P6  CREACIÓN DE UN PLAN DE PROYECTO EN PRIMAVERA P6  GERENCIA DE PROYECTO EMPRESARIAL  NIVEL I – PLANIFICACIÓN SIN RECURSOS  NIVEL II – SEGUIMIENTO DEL AVANCE SIN RECURSOS  NIVEL III – PROGRAMACIÓN CON RECURSOS, ROLES Y PRESUPUESTOS  NIVEL IV – MONITOREO Y CONTROL DE UN RECURSO DE CRONOGRAMA GENERALIDADES Y CONFIGURACIÓN  PRESENTACIÓN RÁPIDA  DEFINIENDO CATEGORÍAS Y PREFERENCIAS ADMINISTRATIVAS  AJUSTES DE PREFERENCIAS DE USUARIO 1. INTRODUCCIÓN A PRIMAVERA P6 Entendiendo sobre la gestión de proyectos El software Primavera fue diseñado para soportar las necesidades de gestión de proyectos de organizaciones que manejan un gran número de proyectos a la vez. Estas aplicaciones integradas usan la Gestión del Portafolio de Proyectos (PPM) para soportar las necesidades de administración de equipos de proyectos en diferentes lugares y con distintos niveles de la organización. La gestión del Portafolio de Proyectos proporciona información entendible de todos los proyectos en una organización y resume estos de una manera detallada. Las personas en todos los niveles en la empresa pueden analizar, registrar y comunicar información confiable y tomar decisiones oportunas que vayan acorde a la misión corporativa. Al poner las herramientas adecuadas en manos adecuadas, la PPM permite que una organización pueda:  Tomar decisiones estratégicas de negocios y controlar el detalle que sea necesario para terminar con éxito el proyecto.  Entender la demanda actual de recursos, establecer prioridades y evaluar a largo plazo las necesidades del personal.  Usar las habilidades de los recursos de una manera eficiente y productiva y reorganizar los proyectos para adaptarse a los cambios de prioridades sin perjudicar la calidad. El rol en la organización A continuación se describirán los roles que normalmente son aplicados en Primavera P6. Las funciones pueden variar o superponerse dependiendo de las funciones de la organización.  Administradores de Red: Configuran el ambiente de red de la organización (redes LAN y WAN) para un alto rendimiento con las aplicaciones usadas en Primavera.  Administradores de Base de Datos: DBAs son responsables de la configuración, administración y asignación de derecho de acceso a la Base de 1
  2. 2. TLS041 – Taller de Primavera P6 Sesión 01 – Material de Lectura v1 2 datos de Primavera. Ellos establecen normas que regulan y supervisan el uso de la base de datos corporativa.  Ejecutivo de Operaciones: Son responsables de la planificación estratégica y análisis del rendimiento continuo. Usan el módulo de Gestión de Proyectos y la aplicación de la Administración del Portafolio Web de Primavera para analizar cronogramas, recursos y datos de costos en los proyectos.  Coordinadores del Control de Proyectos: Son responsables de asegurar que las aplicaciones de Primavera son implementadas correctamente y tienen buen funcionamiento.  Directores de Programas: Supervisan a muchos Directores de Proyectos de alto nivel. Son responsables de múltiples proyectos y usan la administración de proyectos y módulos de la metodología de dirección junto con la aplicación web de Primavera.  Directores de Proyectos: Administran desde proyectos pequeños hasta proyectos complejos. Son responsables de la finalización de los proyectos en el tiempo y presupuesto definido.  Administradores de Recursos y Costos: Los administradores de recursos asignan recursos al proyecto y distribuyen las cargas de trabajo. Son responsables de la planificación del recurso lo cual incluye reclutamiento, contratación y entrenamiento. Los administradores de costos realizan el análisis financiero detallado de los proyectos, manejan la facturación e integran la información financiera dentro de la compañía.  Líderes de Equipos: Administran el trabajo de una parte del proyecto. Son los directores quienes hacen el trabajo y administran a un equipo, siempre usan la hoja de control de tiempo y la aplicación web de Primavera.  Miembros del equipo: Son entrenados en habilidades específicas requeridas para el proyecto. Trabajan con sus líderes y directores para desarrollar las actividades. Antes de aplicar Primavera para programar proyectos, los miembros del equipo y otros participantes dentro del proyecto deben comprender los procesos involucrados en la dirección de Proyectos y las recomendaciones asociadas que ayuden a entender mejor la aplicación de Primavera, para que apoyen en la misión corporativa. Si planea viajar a un lugar que nunca ha visitado, ¿maneja su auto sin una dirección fija o un mapa? Lo más probable es que se tome el tiempo para planear dicho viaje, considerando rutas alternas, estimando tiempos de llegada. Planificando con anticipación su viaje, hará que este sea más exitoso. La Dirección de Proyectos sigue la misma metodología y propósito, para lograr el objetivo de cada proyecto se necesita planificar por adelantado. 1.1. CREACIÓN DE UN PLAN DE PROYECTO EN PRIMAVERA P6 La planificación y programación deberá seguir estos pasos: Ingrese la estructura de descomposición del trabajo de los productos o proyectos derivables dentro del Primavera P6.  Descomponga el proyecto en el trabajo requerido para crear los entregables e ingréselos dentro del Primavera P6 como actividades bajo el WBS apropiado.  Asigne las duraciones, restricciones, predecesoras y sucesoras de las actividades y por consiguiente se calculará la fecha inicial y final de todas las actividades.
  3. 3. TLS041 – Taller de Primavera P6 Sesión 01 – Material de Lectura v1 3  Asigne los recursos y/o costos, los cuales representarán a las personas, equipos o materiales, para las actividades y calcule los requerimientos de recursos del proyecto y/o flujo de caja.  Optimice el plan del proyecto.  Establezca el Programa Base (meta) y presupuestos para compararlos contra el avance.  Registre el avance real de las actividades y compárelas con el Programa Base y corrija el plan cuando sea requerido, permitiendo el cambio del alcance, etc.  Registre el consumo de recursos y/o costos y re-estime los recursos y/o costos requeridos para terminar el proyecto.  Elabore reportes de gerencia. 1.2. GERENCIA DE UN PROYECTO EMPRESARIAL Primavera P6 es un programa de Gestión de Proyectos Empresariales que trabaja con múltiples proyectos, siempre que se encuentren registrados en una base de datos. Las bases de datos que se puede usar son Microsoft SQL Server u Oracle. Si instala Primavera P6 en modo usuario (stand alone) se instala Microsoft SQL Express por defecto, la cual es una versión reducida del motor de base de datos de Microsoft, que le permitirá realizar todas las operaciones básicas y necesarias para ser usado por el Primavera P6. Establecer una Estructura Jerárquica de servidores de datos como base, antes de adicionar datos reales al proyecto, es un ejemplo del proceso de administración de proyectos. La siguiente es una secuencia sugerida para establecer esta estructura:  Establecer la Estructura de Desglose Organizacional (OBS), la cual es la disposición jerárquica de la estructura de administración de la compañía ya sea de roles como de personas.  Establecer la Estructura del Proyecto Empresarial (EPS), el cual es la disposición jerárquica que identifica a toda la compañía permitiendo organizar y gestionar todos los proyectos en la organización.  Establecer una jerarquía de recursos que refleje la estructura de recursos de la organización y apoyo a la asignación de recursos a las actividades.  Para cada proyecto, establecer el WBS, el cual es la disposición jerárquica de los productos y servicios producidos durante y por un proyecto. Los Coordinadores de Control del Proyecto trabajan con Ejecutivos de Operaciones y Directores de Proyectos ó Programas, estructurando las jerarquías del OBS y EPS. Estableciendo primero la WBS permite una asociación de los Directores responsables con sus áreas del EPS tanto de los nodos o proyectos, cuando la EPS es estructurada. El acceso de los usuarios y los privilegios a los nodos y proyectos dentro de una jerarquía EPS es implementado mediante un responsable del OBS. Una vez que la OBS es organizada, la EPS puede ser establecida. Una EPS consiste en múltiples nodos raíces, que permiten a determinados tipos de proyectos ser agrupados. Puede también romper una EPS en una EPS de múltiples nodos (por ejemplo proyectos de mejora de capital y proyectos de fabricación), para clasificar los tipos de plantillas de proyectos. El WBS actúa como una continuación de la EPS para proyectos individuales en la organización. Un WBS provee organización y control de los proyectos e información de la actividad a través de una jerarquía de elementos del WBS. El siguiente ejemplo muestra como las estructuras de OBS, EPS y WBS se interrelacionan dentro de una rama del EPS.
  4. 4. TLS041 – Taller de Primavera P6 Sesión 01 – Material de Lectura v1 4 DIRECTOR RESPONSABLE (OBS) WBS 1 WBS 2 WBS 3 Proyecto A Proyecto B Proyecto C NODO EPS NODO EPS NODO EPS EPS El WBS extiende más allá el nivel de los proyectos. Todas las actividades en el proyecto están asociadas a un WBS El gerente responsable usado para el nodo raíz en la rama EPS, es usado por defecto para los nodos EPS y proyectos de esa rama; se puede cambiar la asignación. Niveles de Programación: Existen 4 niveles de programación que pueden ser realizados con Primavera P6: PLANIFICACIÓN SEGUIMIENTO Sin Recursos Nivel I Planificación sin recursos Nivel II Seguimiento del avance sin recursos Con Recursos Nivel III Planificación con recursos Nivel IV Seguimiento del avance con recursos Tanto como se incrementa el nivel, se incrementará el monto de información requerido para realizar la programación, y los más importantes se incrementará su habilidad y conocimiento en el uso de la herramienta. 1.3. NIVEL I – PLANIFICACIÓN SIN RECURSOS Esta es la manera más sencilla de llevar a cabo la planificación. Está compuesta por 11 pasos: Paso1. Definición de la Estructura de Descomposición del Proyecto (PBS): Permite organizar jerárquicamente las actividades de un proyecto de numerosos códigos que se relacionan al proyecto. Los códigos actúan como etiquetas o atributos de cada actividad.
  5. 5. TLS041 – Taller de Primavera P6 Sesión 01 – Material de Lectura v1 5 Durante o después que las actividades son añadidas al cronograma, estos son asignados a sus PBSs para que puedan ser agrupados, resumidos y filtrados dentro o fuera de la pantalla. Primavera P6 tiene dos métodos principales de asignación de PBSs para los proyectos:  La Estructura de Descomposición del Trabajo (WBS).  Los Códigos de Actividad (Activity codes). Antes de crear un proyecto, deberá diseñar su PBS haciéndose las siguientes preguntas:  ¿Qué fases están envueltas en el proyecto (por ejemplo, análisis, diseño, construcción, pruebas)?  ¿Qué disciplinas están participando (por ejemplo, civil, mecánica, eléctrica, etc.)?  ¿Qué departamentos están envueltos en el proyecto (por ejemplo, Ingeniería y Construcción)?  ¿Qué trabajo será subcontratado y qué contratistas serán usados?  ¿Cuántas áreas existirán en el proyecto? Paso 2. Creación del proyecto: Para crear un proyecto necesita la siguiente información:  Un nodo EPS y un nodo WBS en la base de datos para asignar al proyecto.  El ID del proyecto (código asignado al proyecto) y el nombre del proyecto.  La fecha de inicio del proyecto ó la fecha de finalización del proyecto (ambos mutuamente excluyentes).  El tipo de ritmo de producción. Primavera posee cinco tipos de ritmos por recurso, esta opción le permite seleccionar un ritmo por defecto de los recursos. Paso 3. Definición del calendario: Antes de comenzar el ingreso de actividades en el cronograma, es recomendable establecer calendarios. Estos serán usados para modelar el tiempo de trabajo para cada actividad del proyecto. Existen tres tipos de calendarios en Primavera P6:  Global: Calendario que puede ser aplicado a cualquier proyecto o recurso de la Base de datos. Generalmente son usados como plantilla para la creación de cualquier calendario nuevo.  Proyecto: Estos sólo pueden ser utilizados en el proyecto donde fueron creados. Es posible convertirlos en un calendario global.  Recurso: Son calendarios asignados a los recursos. Paso 4. Adición de actividades: Las actividades pueden ser definidas antes de que ellas sean asignadas al cronograma. Considere los siguientes factores:  ¿Cuál es el alcance de la actividad?  ¿Cuánto tiempo tomará la actividad?  ¿Quién lo llevará a cabo?  ¿Cuáles son los entregables de cada actividad? Las actividades pueden tener duraciones variables dependiendo del análisis de costos unitarios, el cual involucra metrado, rendimiento (kg/día, m2/día, m3/día,
  6. 6. TLS041 – Taller de Primavera P6 Sesión 01 – Material de Lectura v1 6 etc.), cuadrilla de obreros y de equipos. Es recomendable, si fuera posible, que una actividad no abarque más de dos periodos de presentación de reportes. De esta manera las actividades deberán estar en progreso para el reporte. Paso 5. Adición de las dependencias: Las dependencias pueden ser añadidas al cronograma para proveer el orden en que las actividades serán realizadas. Las dependencias son diseñadas indicando las predecesoras y las sucesoras de cada una de las actividades. Existen dos métodos que Primavera usa para secuenciar actividades:  Método de Diagramación de Precedencias (PDM, por sus siglas en inglés).  Diagrama de flechas (ADM). Nota La mayoría de software de planificación y programación de proyectos, incluyendo Primavera P6, usa el PDM. Es posible crear un diagrama PDM usando la función del diagrama de redes (Network Diagrama). Existen varias formas de ingresar las dependencias:  Dependencias Obligatorias (Mandatory dependencies): También conocida como lógica fuerte, son relaciones entre actividades que no se pueden romper. Por ejemplo, una computadora entregada antes de que el software sea instalada en ella.  Dependencias Discrecionales (Discretionary Dependencies): También llamada como lógica de secuenciación ó lógica débil, son relaciones entre actividades que pueden ser cambiadas cuando el plan sea cambiado. Por ejemplo, si existieran cinco computadoras a ser ensambladas y una persona disponible para trabajar en ellas, entonces el orden de estas actividades podría ser establecidas con lógica de secuenciación, que se puede cambiar aún en una fecha posterior.  Dependencias obligatorias y discrecionales (Mandatory and Discretionary dependencies): Son ingresadas en el Primavera P6 como relaciones de actividades o vínculos lógicos. El software no provee un método de identificación del tipo de relación, porque las memorias o códigos no pueden ser adjuntados a las relaciones.  Dependencias Externas (External Dependencies): Son usualmente eventos fuera del control del equipo de proyecto que impactan al cronograma. Por ejemplo la disponibilidad de un área para iniciar el trabajo. Paso 6. Adición de las restricciones: Las dependencias externas son aplicadas al cronograma como restricciones (constraints) y pueden modelar el impacto de los eventos fuera de la secuencia lógica de las actividades. Las restricciones deben ser referencias cruzadas para ser documentación de apoyo, tal como fechas de hitos a partir de la documentación del contrato. Ejemplos típicos serían:  Empezar en o Después de (Start on or After), para la disponibilidad de un contratista para comenzar el trabajo.  Terminar en o Después de (Finish on or Before), para la fecha en la cual un proyecto deberá ser entregado a un cliente. Paso 7. Tiempo de Contingencia - Análisis de Riesgos: El proceso de planificar un proyecto puede identificar riesgos. Un análisis de riesgos deberá identificar las
  7. 7. TLS041 – Taller de Primavera P6 Sesión 01 – Material de Lectura v1 7 actividades de mitigación de riesgos que deberán ser añadidos al cronograma antes que estos sean presentados para su aprobación. Paso 8. Programación del Proyecto: Primavera calcula el tiempo más corto en el cual el proyecto puede ser completado, las actividades son desplazadas en el tiempo hasta que coinciden con una relación o restricción o un día no laborable del calendario. Paso 9. Formato de Visualización – Presentaciones y Filtros: Existen herramientas para manipular la visualización de las actividades para que encajen con los requerimientos de generación de reportes del proyecto. Estas funciones son agrupar (Group), ordenar (Sorting), presentaciones (Layouts) y filtros (Filters). Paso 10. Impresión de Reportes: Existen características de Primavera P6 que permiten presentar en forma clara y concisa la información para los requerimientos de todos los miembros del proyecto. Paso 11. Discusión del Plan: Todos los miembros del equipo deben revisar el plan del proyecto en un intento de:  Optimizar el proceso o métodos empleados.  Ganar conciencia en medio de los miembros del equipo en cuanto a la lógica del proyecto, duraciones y estructuras de descomposición del proyecto. 1.4. NIVEL II – SEGUIMIENTO DEL AVANCE SIN RECURSOS En esta sección se explica de manera resumida como realizar el seguimiento sin necesariamente asignar recursos a las actividades.  Establecimiento del Programa Base: El plan acordado y aprobado es usado como un Programa Base, que sirve para medir el avance y monitorear los cambios. Primavera registra en el Programa Base las fechas para cada actividad para así compararlas con el avance real durante la ejecución del proyecto.  Seguimiento del Avance: El cronograma debe ser actualizado sobre una base regular, y registrado en un punto determinado. La fecha en la cual el avance es reportado se conoce como: fecha de datos, fecha de actualización, tiempo actual, fecha de estado o fecha de corte. La fecha de corte no es la fecha en el que el reporte es impreso, sino es la fecha hasta donde la información de las actividades ha sido recolectada. Cualquiera sea la frecuencia elegida, tiene que recolectar la siguiente información por cada actividad, con el fin de actualizar el cronograma:  Actividades completadas.  Fecha de inicio real (Actual Start) y fecha de finalización real (Actual Finish).  Actividades en progreso.  Fecha de inicio real (Actual Start) y porcentaje completado (Percentage Completed).  Duración o fecha de término esperado de la actividad (Duration or Expected Date of the Activity).  Trabajo no iniciado.  Cualquier revisión a las actividades que no han sido iniciadas.  Las nuevas actividades que representen los cambios del alcance.  La revisión de la lógica que pueda representar cambios en el plan. El cronograma es actualizado después que esta información ha sido recolectada. El progreso registrado es comparado con las fechas del Programa Base, ya sea
  8. 8. TLS041 – Taller de Primavera P6 Sesión 01 – Material de Lectura v1 8 gráficamente o usando las columnas de datos tales como la columna varianza del término del Programa Base (Baseline Finish Variance).  Acción Correctiva: En este punto puede que además sea necesario optimizar el cronograma, esto debe ser discutido con los miembros del equipo del proyecto. Las posibles opciones son:  Reducir el tiempo permitido de contingencia.  Asignar un retraso negativo a una relación Fin-Comienzo, lo cual permite a una sucesora comenzar antes que una predecesora sea completada.  Modificar las relaciones para permitir que las actividades se ejecuten en paralelo  Trabajar más horas por semana editando los calendarios.  Reducir el alcance y eliminar actividades. 1.5. NIVEL III – PROGRAMACIÓN CON RECURSOS, ROLES Y PRESUPUESTOS Estimación o Planificación para el control Existen dos modos en el que el software puede ser usando en el nivel III.  Estimación: En este modo, el objetivo es crear un cronograma con costos que será usado sólo como un estimado.  Planificación para el Control: En este modo, la intención es asignar unidades reales (horas) y costos a los recursos, por consiguiente calcular las unidades y costos para la terminación y posiblemente conducir un análisis de valor ganado (Earned Value). El balance entre el número de actividades y los recursos En lugar de asignar recursos individualmente, tales como nombres de personas, considere usar “Habilidades” u “oficios”, y en proyectos muy grandes “personal” o “equipos”. Por lo tanto, es más importante minimizar el número de recursos en grandes cronogramas que serán actualizados regularmente, porque actualizar cada recurso asignado a cada actividad en cada cronograma consume mucho tiempo. Crear y usar recursos Por lo general se establece un grupo de recursos ingresando todos los recursos requeridos del proyecto en una tabla jerárquica del software. Crear y usar roles Primavera posee una función adicional llamada roles, la cual es usada para planificar y administrar los recursos. Las relaciones entre recursos y roles Primavera posee la habilidad de definir roles y asociarlos con los recursos. Un recurso con múltiples calificativos puede poseer múltiples roles. Por ejemplo, un rol
  9. 9. TLS041 – Taller de Primavera P6 Sesión 01 – Material de Lectura v1 9 podría ser un asistente de oficina, y podría haber cinco asistentes de oficina en una empresa a quienes se les asigne el rol “Asistente de oficina”. Tipo de actividad y tipo de duración Las actividades pueden ser asignadas con un tipo de actividad o duración, las cuales afectan la manera de cómo los recursos son calculados. Las características adicionales del software le ofrecen al usuario un modelo de mayor precisión en situaciones de la vida real. 1.6. NIVEL IV – MONITOREO Y CONTROL DE UN RECURSO DE CRONOGRAMA Monitoreo de proyectos con recursos Cuando actualiza un proyecto que tiene recursos, necesita recolectar información adicional:  Las cantidades y/o costos gastados a la fecha por actividad para cada recurso.  Las cantidades y/o costos requeridos por recurso para completar cada actividad. Después que el cronograma es actualizado, se puede realizar una evaluación de los requerimientos futuros de los recursos, la fecha de término del proyecto y el flujo de caja. La actualización de los recursos del proyecto requiere de tiempo, experiencia y un buen entendimiento de cómo el software calculará el cronograma. Control de un proyecto con recursos En este punto, se puede realizar una gran cantidad de análisis y usar técnicas de medida del rendimiento del valor ganado.
  10. 10. TLS041 – Taller de Primavera P6 Sesión 01 – Material de Lectura v1 10 2. GENERALIDADES Y CONFIGURACIÓN 2.1 PRESENTACIÓN RÁPIDA Inicie el módulo de Gestión de Proyectos (Project Management): Para iniciar el módulo de Gestión de Proyectos de Primavera P6 debe realizar el siguiente paso: 1. Haga clic en Inicio » Programas » Oracle – Primavera P6 » y haga clic en “Project Management”. FIGURA 1: Iniciando el módulo de Gestión de Proyectos. Ingresar a Primavera Antes de usar el módulo de Primavera P6, debe ingresar un nombre válido de usuario y contraseña. Por lo general tiene el mismo valor. Luego de ingresar sus datos y escoger una Base de Datos, debe hacer clic en el Botón “Aceptar”, y se mostrará al cuadro de diálogo de Bienvenida. FIGURA 2: Ingresando al Primavera P6. Escoja una Base de datos (Eje: PMDB) Haciendo clic en el botón “aceptar”, ingresa al cuadro de diálogo de Bienvenida.
  11. 11. TLS041 – Taller de Primavera P6 Sesión 01 – Material de Lectura v1 11 En el cuadro de diálogo Bienvenida, podemos hacer lo siguiente:  Crear un nuevo proyecto, abrir un proyecto existente o abrir un nodo EPS, abrir el proyecto abierto por última vez o abrir solo los datos globales. FIGURA 3: Configurando el Cuadro de Diálogo de Bienvenida. Seleccionar un Idioma Puede usar el cuadro de diálogo Definir Idioma para seleccionar el idioma con el cual se mostrará la información de los menús, cuadros de diálogos y mensajes. Para ello haga lo siguiente: 1. Estando dentro del espacio de trabajo o home, elija la pestaña Herramientas del menú superior, de la lista despegable seleccione Establecer Idioma. 2. En el cuadro de diálogo Definir Idioma, seleccione un idioma a usar y haga clic en el botón “Aceptar” para finalizar. FIGURA 4: Seleccionar un idioma. Abre el módulo sin necesidad de abrir o crear un proyecto. Sólo los datos globales y funciones administrativas están disponibles. Haga clic en el botón para seleccionar un nuevo portafolio. Marque esta opción, si no desea que el cuadro de bienvenida aparezca cada vez que abra el módulo. Si hace eso, el proyecto abierto por última vez se abrirá automáticamente cada vez que ingrese al módulo.
  12. 12. TLS041 – Taller de Primavera P6 Sesión 01 – Material de Lectura v1 12 El Espacio de Trabajo (Workspace) La primera vez que abra las actividades del proyecto, el espacio de trabajo inicial mostrará las principales funciones disponibles del módulo. El espacio de trabajo para cada ventana principal consta de una Barra de Menú, Barra de Navegación, Barra de Directorio, Barra de Herramientas y Barra de Comandos. FIGURA 5: El Espacio de Trabajo (Workspace). Barra de Directorio: Utilice dicha barra para mostrar ventanas. Para ello puede hacer lo siguiente: Elija Ver del menú superior » Barra de Herramientas » Directorio, para mostrar o ocultar la Barra de Directorio. Haga clic en los botones de la Barra de Comandos para realizar varias funciones específicas de la ventana abierta. FIGURA 6: Barra de Directorio. Escoja un Menú para abrir una lista de comandos. Utilice la Barra de Directorio para cambiar de ventana. Barra de Navegación es usada para moverse entre las ventanas abiertas, mostrar y ocultar el directorio, y abrir la ventana de ayuda para una ventana específica. Proyectos: Muestra la ventana de proyectos. Usado para crear o editar proyectos. Asignaciones: Muestra la ventana de asignación de recursos. Usado para añadir, editar o eliminar las asignaciones de los recursos de proyectos abiertos PT y Documentos: Muestra la ventana de productos de trabajo y documentos. Usado para crear, asignar, editar o eliminar productos de trabajo y documentos de los proyectos abiertos. Gastos: Muestra la ventana de gastos del proyecto. Usado para añadir, editar o eliminar los gastos de artículos de proyectos abiertos. Umbrales: Muestra la ventana de umbrales de proyectos. Usado para añadir, editar o eliminar los umbrales de proyectos abiertos. Temas de Discusión: Muestra la ventana de problemas relacionados al proyecto. Usado para añadir, editar o eliminar los problemas relacionados de proyectos abiertos. Riesgos: Muestra la ventana de riesgos del proyecto. Usado para añadir, editar o eliminar los riesgos para proyectos abiertos Informes: Muestra la ventana de reportes. Usado para ejecutar, añadir, editar o eliminar los reportes de los datos globales o de proyectos abiertos. Recursos: Muestra la ventana de recursos. Usado para crear o editar los recursos. Seguimiento: Muestra la ventana de seguimiento. Usado para añadir, editar o eliminar presentaciones de seguimiento para los proyectos abiertos. WBS: Muestra la ventana del WBS. Usado para crear, editar o eliminar el WBS de los proyectos abiertos. Actividades: Muestra la ventana de asignación de recursos. Usado para añadir, editar o eliminar las actividades en proyectos abiertos. Visualiza- ción de datos a nivel empresa- rial. Visualiza- ción de datos a nivel de proyecto. La Barra de Herramientas permite acceder a opciones que pertenecen a la ventana actual y cambiar el aspecto de su diseño.
  13. 13. TLS041 – Taller de Primavera P6 Sesión 01 – Material de Lectura v1 13 Barra de Navegación Permite desplazarse entre las diferentes ventanas abiertas que tiene en ese momento. Es usado para mostrar u ocultar la barra de directorio y para acceder a la ventana de ayuda (help) de la ventana actual. Dicha barra es mostrada y ocultada de la siguiente manera: 1. Del menú principal que se encuentra en la parte superior, seleccione “Ver” de la lista despegable elija “Barra de Herramientas” » seleccione “Barra de Navegación”. FIGURA 7: Barra de Navegación. Nota Usando menús de Acceso Directo: En lugar de utilizar menús y botones estándar, también puede usar el botón derecho del mouse para acceder a los comandos utilizados frecuentemente. Para usar los menús de acceso directo haga clic en un elemento, espacio en blanco o cualquier ventana, y elija el comando adecuado. Barra de Opciones de Diseño Un diseño es una vista personalizada sobre información del proyecto, puede elegir entre una amplia gama de opciones para mostrar información del proyecto, columnas, colores, fuentes y agrupaciones de actividades. Puede mostrar estos datos en la parte superior o inferior. Por ejemplo puede mostrar el “Diagrama de Gantt” en la parte superior y la “Tabla de Actividades” en la parte inferior. Muestra la siguiente ventana dentro de una serie de ventanas abiertas, está disponible sólo después que haya usado el botón “Atrás”. No está disponible si se encuentra en la primera ventana. Muestra u oculta la “Barra de Directorio”. Retorna a la ventana principal de Primavera, donde podrá acceder a datos de la empresa y del proyecto. Permite retroceder a la ventana anterior dentro de un grupo de ventanas que haya abierto. No está disponible si se encuentra en la primera ventana del grupo. Muestra la ventana de ayuda para la ventana actual.
  14. 14. TLS041 – Taller de Primavera P6 Sesión 01 – Material de Lectura v1 14 FIGURA 8: Barra Opciones de Diseño. A continuación se menciona un breve resumen de las principales opciones de diseño:  Tabla de Actividades: Muestra información de la actividad en un formato de Hoja de Cálculo. Es usado para realizar una rápida actualización del proyecto. Puede personalizar las columnas de la tabla de actividades, ordenar, filtrar y agrupar actividades, así como modificar el color de fondo de la tabla. La Tabla de Actividades se muestra en la parte superior e inferior del diseño.  Diagrama de Gantt: Proporciona una representación gráfica de las actividades en progreso en el proyecto. Se puede personalizar las barras, etiquetas y símbolos. Este diagrama se muestra en la parte superior e inferior del diseño.  Hoja de Cálculos de Utilización de las Actividades: Muestra unidades, costos o datos de valor ganado de las actividades en el tiempo. Esta hoja se muestra en la parte superior e inferior del diseño.  Red de Actividades: Proporciona una representación gráfica de las actividades, incluyendo relaciones lógicas. Puede especificar que información desea mostrar, y puede cambiar el color fuente de la Red de Actividades. La Red de Actividades se muestra solo en la parte superior.  Detalle de Actividades: Muestra información detallada para la actividad que seleccione, ya sea en la Tabla de Actividades o en la Red de Actividades. Se puede usar también para ingresar y editar información de una actividad como fechas, recursos asignados, predecesoras y sucesoras. Esta actividad se muestra en la parte inferior del diseño.  Hoja de Cálculos de Utilización de Recursos: Muestra datos de los recursos en formatos de Hojas de Cálculo. Este enfoque es útil cuando está actualizando y manteniendo la jerarquía de recursos de la organización e información individual de un recurso. Este recurso solo se muestra en la parte inferior del diseño. Para ocultar o mostrar más de la información en cada panel, arrastre la barra de división horizontal entre los diseños. Use los botones de la Barra de Directorio para personalizar su diseño. Para cerrar por completo el diseño inferior y ver solo los datos en la parte superior, haga clic en el botón Mostrar/Ocultar diseño inferior. La parte superior muestra datos de la activi- dad en un Diagrama de Gantt. La parte Inferior muestra detalles de la actividad.
  15. 15. TLS041 – Taller de Primavera P6 Sesión 01 – Material de Lectura v1 15  Perfil de Utilización de Actividades: Muestra una distribución en el tiempo de las unidades y costos de las actividades en un formato de Gráfico de Barras. Este perfil se muestra sólo en la parte inferior del diseño.  Perfil de Utilización de Recursos: Muestra una distribución en el tiempo de las unidades y costos en relación con las actividades en un formato de Gráfico de Barras. Con este perfil, se puede mostrar un Diagrama Apilado para el perfil en la ventana de la actividad y en el tipo de análisis de recursos en la ventana de seguimiento.  Lógica de Seguimiento: Proporciona una visualización gráfica de las relaciones de dependencia de la actividad que elija. La lógica de seguimiento se muestra sólo en la parte inferior del diseño. Esquemas para la Información del Proyecto (Vistas personalizadas o Layout) Un esquema es una vista personalizada con la información del proyecto realizada para satisfacer sus necesidades específicas y se puede mostrar esta información en la parte superior e inferior. Por ejemplo en la ventana Actividades muestre en la parte superior la Red de Actividades y en la parte inferior el Perfil de Utilización de Recursos. Para personalizar una presentación puede realizarlo de tres maneras: 1. Diríjase a la Barra de menú y seleccione Ver » Mostrar siempre arriba y/o Mostrar al final, puede apreciar las opciones disponibles que cuenta Primavera para personalizar su diseño. 2. Diríjase a la barra desplegable Diseño de la venta Actividades y seleccione Mostrar siempre arriba y/o Mostrar al final para personalizar su diseño 3. De la barra de Herramientas en la ventana Actividades, puede seleccionar las diferentes tipos de diseños que cuenta Primavera. FIGURA 9: Diseño de una Vista Personalizada.
  16. 16. TLS041 – Taller de Primavera P6 Sesión 01 – Material de Lectura v1 16 Personalización de Pantallas La mayoría de ventanas y cuadros de diálogo incluye una pantalla o barra de presentación de opciones en la barra superior de la pantalla, que contiene comandos que permiten personalizar la pantalla actual. Puede hacer clic en esta barra para mostrar el menú de los comandos disponibles para esa ventana o cuadro de diálogo. Ver Figura 10. Nota También puede acceder a muchos de esos comandos usando la opción Vista que se encuentra en la parte superior. FIGURA 10: Personalización de Pantallas. EJERCICIO 1: Ingreso, selección y personalización de Primavera. 1. Ingrese al Primavera P6 con su usuario y contraseña, eligiendo la Base de Datos por defecto. 1. En el cuadro de dialogo Bienvenida, mencione cuantas opciones de ingreso cuenta dicho cuadro? ______________________________________________________________ 2. Al ingresar Proyectos de la barra de Directorio, ubique la barra de Navegación y mencione ¿Cuáles son las funciones disponibles en dicha barra? ______________________________________________________________ Clic en la barra de opciones “Diseño” para mostrar el menú con opciones disponibles para la ventana Actividades.
  17. 17. TLS041 – Taller de Primavera P6 Sesión 01 – Material de Lectura v1 17 3. Continuando en Proyectos, ubique la barra de opciones Diseño y mencione ¿Cuáles son las opciones que existen en dicha barra? ______________________________________________________________ 2.2. DEFINIENDO CATEGORÍAS Y PREFERENCIAS ADMINISTRATIVAS El módulo de Dirección de Proyectos de Primavera permite a la organización definir un conjunto de parámetros y valores a todos los módulos que se aplican a los proyectos en una Estructura de Proyectos de la Organización. Utilice estas opciones para personalizar el módulo y así cumplir con los requerimientos y estándares específicos. Mientras todos los usuarios pueden visualizar los ajustes, un usuario específico debe tener el privilegio especial de seguridad para editar dichos ajustes. Definir la Configuración por Defecto Use el cuadro de diálogo “Preferencias de Admin” para especificar las configuraciones por defecto establecidos por el Coordinador del control del proyecto. Para ello realice lo siguiente: 1. En el menú principal seleccione Admin, de la lista despegable elija la opción Preferencias de Admin. 2. A continuación se mostrará el cuadro de diálogo Preferencias del Administrador, en donde puede establecer y personalizar las configuraciones de acuerdo a su proyecto. Dicha ventana tiene una serie de pestañas que detallaremos a continuación.  Información General (Pestaña General): Es usado para especificar opciones generales por defecto, como el día con que empieza la semana, con que calendario semanal se comienza, etc. FIGURA 11: Información General (Pestaña General). El primer día de la semana para proyectos globales o calendarios de recursos. La duración por defecto para nuevas actividades en todo el proyecto, simplificando el proceso de ingreso de nuevas actividades. Se ingresa el carácter que separa niveles jerárquicos en roles, recursos, códigos, códigos de proyectos, cuenta de costos, código de actividades y también separa Códigos de WBS en todo nuevo proyecto.
  18. 18. TLS041 – Taller de Primavera P6 Sesión 01 – Material de Lectura v1 18  Pestaña Hojas de Tiempo: Use la pestaña Hojas de Tiempo para establecer opciones por defecto cuando use el módulo control de horas. El Nivel de Aprobación de Hojas de Tiempo, contiene las siguientes opciones:  Envío Automático: Seleccione esta opción para indicar que el control de horas de los recursos no necesita ser aprobado o presentado.  Aprobación Automática: Seleccione esta opción para indicar que el control de las horas no requieren una aprobación de la gestión.  1 Nivel Aprobación: Seleccione esta opción para indicar que el control de las horas requiere la aprobación del administrador de recursos/costos.  2 Niveles Aprobación: Seleccione esta opción para indicar que el control de las horas de los recursos requiere la aprobación del administrador del proyecto y del administrador de recurso/costo.  Gerente de Proyectos debe aprobar antes que el Gerente de Recursos: Seleccione esta opción para indicar que los directores de proyectos deberían aprobar el control de horas antes que los administradores de recurso/costo.  Hojas de Tiempo predeterminadas para la Aprobación del Gerente de Recursos: En esta opción se muestra en nombre del administrador quien aprueba el control de horas de los recursos, a menos que usted haya especificado lo contrario.  Pestaña Límites de Datos: Use esta pestaña para especificar el número máximo de niveles para la estructura jerárquica. También puede especificar el número máximo de Programas Base y códigos de actividades que serán incluidos en un nuevo proyecto.  Pestaña Longitud de Id: Use esta pestaña para especificar el número máximo de caracteres para los IDs y códigos.  Pestaña Periodos: Use esta pestaña para definir el número de horas por defecto de un día de trabajo, semana de trabajo, mes de trabajo y año de trabajo. Estos valores son usados en factores de conversión, cuando se muestran las unidades de tiempo y duración en los formatos que seleccione. Puede también especificar abreviaciones para mostrar minutos, horas, días, semanas, meses y años.
  19. 19. TLS041 – Taller de Primavera P6 Sesión 01 – Material de Lectura v1 19  Valor Obtenido: Use esta pestaña para especificar la configuración por defecto para el cálculo del valor ganado (obtenido). Puede cambiar la configuración para elementos específicos de un WBS en esta pestaña, en detalles de la Estructura del Desglose de Trabajo.  Pestaña Informes: Use esta pestaña para definir hasta tres conjuntos de encabezados, pies de página y etiquetas personalizadas para los informes. FIGURA 12: Pestaña Periodos. Las entradas válidas van desde 1.0 a 168.0 Las entradas válidas van desde 1.0 a 744.0 Las entradas válidas van desde 1.0 a 24.0 Las entradas válidas van desde 1.0 a 8784.0. Escriba la abreviatura que va a utilizar cuando se muestre las unidades de tiempo y los formatos de duración de visualización que seleccione. FIGURA 13: Pestaña Valor Obtenido (Ganado). Seleccione que tipo de valor de Programa Base será usado para calcular el Valor Obtenido.
  20. 20. TLS041 – Taller de Primavera P6 Sesión 01 – Material de Lectura v1 20 Figura 14: Pestaña Informes.  Pestaña Opciones: Use esta pestaña para especificar el intervalo de tiempo en que los resúmenes de costos y cantidad deben calcularse para el recurso y para mostrarse en la actividad de la hoja de cálculo. También, en esta pestaña se selecciona si los usuarios pueden acceder a las metodologías para agregar actividades o crear nuevos proyectos usando una Arquitectura de Proyectos. Para permitir a los usuarios revisar los documentos de colaboración, escriba la URL del servidor web de Primavera. La administración del flujo de trabajo es del usuario web responsable de administrar las tareas relacionadas a las plantillas de flujo de datos de la aplicación web, la cual es usada para proyectos y procesos de solicitud. En esta pestaña también se puede establecer un enlace al módulo de administración de contratos (llamado Expedition) y seleccionar la versión del contrato de administración del producto que desea enlazar.  Pestaña Tipos de Tarifas: Use esta pestaña para ingresar un título para cada uno de los cinco campos disponibles de precio/unidades. El título debe describir que tipo de tasa representa. El título del tipo de tasa que definió se visualiza cuando el tipo de tasa es mostrado en una lista o columna. FIGURA 15: Pestaña Tipos de Tarifas. Puede definir nuevos títulos para estos tipos de tasas, por ejemplo, Tasa comercial o Tasas del Gobierno. Seleccione para definir un conjunto que consta de un encabezado, pie de página y etiqueta de texto personalizada. … Luego especifique el texto personalizado para el conjunto encabezado, pie de página y etiqueta personalizada.
  21. 21. TLS041 – Taller de Primavera P6 Sesión 01 – Material de Lectura v1 21 EJERCICIO 2: Definiendo Categorías y Preferencias Administrativas. Responda las siguientes preguntas: 1. Ingrese al cuadro de diálogo Preferencias Administrativas y seleccione la pestaña Hojas de tiempo y responda, ¿Cuántos son los gerentes de recursos predeterminados que pueden ser escogidos para aprobar la Hoja de Tiempo? ________________________________________________________ 2. Ingrese al cuadro de diálogo Preferencias Administrativas y seleccione la pestaña Límites de Datos y responda, ¿Cuál es el número máximo de Niveles de árbol para OBS que viene predeterminado? ________________________________________________________ 3. Ingrese al cuadro de diálogo Preferencias Administrativas y seleccione la pestaña Periodos y responda, ¿Cuánto es el número de horas de trabajo para cada periodo de tiempo de: (Horas/día), (Horas/semana), (Horas/mes) y (Horas/año) para un proyecto? ________________________________________________________ 4. Ingrese al cuadro de diálogo Preferencias Administrativas y seleccione la pestaña Opciones y conteste, ¿Cuál es el intervalo para resumir y almacenar hoja de recursos para el nivel de WBS que está por defecto? ________________________________________________________ Definición de Valores y Categorías Estándar Utilice el cuadro de diálogo Categorías de Administrador, para definir valores y categorías estándar que serán aplicables para todo el proyecto. Para ello realice el siguiente paso: 1. En el menú principal seleccione Admin, de la lista despegable elija la opción Categorías de Admin.
  22. 22. TLS041 – Taller de Primavera P6 Sesión 01 – Material de Lectura v1 22 FIGURA 16: Categorías de Administrador. Dicho cuadro tiene una serie de pestañas que detallaremos a continuación:  Pestaña Tipos de Programas Base (Línea Base): Utilice esta pestaña para crear, editar y eliminar tipos de programas base. También permite categorizar y estandarizar programas base para los proyectos. Nota Para cambiar el nombre de un Programa Base, haga doble clic a uno de ellos y escriba el nuevo nombre. El cambio será aplicado a todos los proyectos donde aplicó un Programa Base.  Pestaña Categorías de Gasto: Utilice esta pestaña para crear, editar y eliminar categorías de gastos, estos son usados para categorizar y estandarizar los gastos del proyecto y para organizar y mantener ordenadamente la información de gastos. Para cambiar una categoría, haga doble clic a dicha categoría y luego escriba un nuevo nombre. El cambio será aplicado a todos los proyectos en donde fueron aplicados los gastos.  Pestaña Project Phase: Utilice esta pestaña para definir una categoría de WBS personalizado y valores de la categoría. Esta pestaña también muestra el nombre que asignó, organiza, filtra y muestra información del WBS en todo el proyecto. Para cambiar el nombre de la categoría, escriba el nuevo nombre en el campo que se encuentra en la parte superior derecha. Para cambiar los valores de la categoría, haga doble clic a una de ellas y luego escriba un nuevo nombre, el cambio será aplicado a todos los proyectos en donde se asignó un WBS.  Pestaña Categoría de Documentos: Utilice esta pestaña para establecer categorías para productos del trabajo y documentos.  Pestaña Estado de Documento: Utilice esta pestaña para crear, editar y eliminar los tipos de estado de los documentos. Estos tipos de estados identifican el estado actual de los productos del trabajo y documentos dentro de un proyecto, úselos para determinar que documentos pueden ser asignados a actividades o elementos del WBS.
  23. 23. TLS041 – Taller de Primavera P6 Sesión 01 – Material de Lectura v1 23  Pestaña Códigos de Gastos Generales: Utilice esta pestaña para crear, editar y eliminar códigos generales de actividad para los módulos de control de horas de los usuarios.  Pestaña Tipos de Riesgos: Utilice esta pestaña para crear, editar y eliminar tipos de riesgos o categorías de posibles riesgos. También permite clasificar y estandarizar riesgos del proyecto.  Pestaña Temas de Bloc de Notas: Utilice esta pestaña para crear, editar y eliminar temas de bloc de notas. Consiste en instrucciones y descripciones para realizar una actividad. No obstante, esta pestaña también puede ser asignada al EPS, al proyecto y a niveles del WBS. Por ejemplo, propósitos, criterios de entrada, herramientas, y técnicas y criterios de salida.  Pestaña Unidades de Medida: Utilice esta pestaña para establecer etiquetas de unidades de medidas que pueda asignar a los recursos tipo material. Definir y crear una nueva moneda Puede especificar la unidad monetaria o moneda base usada para los datos de costos almacenados para todo el proyecto en la Base de datos, así como la unidad monetaria o la moneda que se usará para mostrar datos de costos en ventanas y cuadros de diálogos. La creación de un nuevo símbolo monetario se tiene que realizar a nivel administrador, para ello realice los siguientes pasos: 1. En el Menú Admin seleccione Monedas. FIGURA 17: Cuadro de Diálogo Monedas. 2. Al hacer clic en el botón “Agregar”, se añadirá una nueva moneda. Note que la nueva moneda tiene como entrada un ID de moneda igual a CUR. Para la nueva moneda realice los siguientes cambios: ID de moneda NSL Nombre de moneda Nuevo Sol Símbolo de moneda S/. Tipo de Cambio 0.333333 La ficha General muestra la información correspondiente a la moneda seleccionada en el listado. Este botón permite añadir una nueva moneda al listado. Puede hacer cambios a la información de la moneda en esta pestaña.
  24. 24. TLS041 – Taller de Primavera P6 Sesión 01 – Material de Lectura v1 24 3. Después de hacer los cambios, diríjase a la Pestaña Apariencia, que se encuentra en la parte inferior del cuadro de diálogo Monedas. Haga los cambios respectivos de acuerdo a la siguiente figura y dé clic en el botón Cerrar para terminar con la creación de la nueva moneda. FIGURA 18: Pestaña Apariencia. 4. Para establecer dicha moneda como la moneda del proyecto, debe dirigirse al menú Editar, de la lista despegable seleccione Preferencias del Usuario, en el cuadro de diálogo diríjase a la pestaña Moneda y elija la moneda para el proyecto (en nuestro caso será el nuevo sol). FIGURA 19: Seleccionar la nueva moneda al proyecto. 2.3 AJUSTES DE PREFERENCIAS DE USUARIO Este cuadro de diálogo es usado para especificar parámetros y preferencias las cuales incluyen mostrar la información del tiempo, fecha y moneda. También es posible establecer las opciones para enviar correos electrónicos, especificar opciones de inicio y cambiar la contraseña. Para visualizarlo, haga lo siguiente. 1. En el menú Editar seleccione Preferencias del usuario para ver dicho cuadro de diálogo. Puede cambiar el número de decimal a 2.
  25. 25. TLS041 – Taller de Primavera P6 Sesión 01 – Material de Lectura v1 25 A continuación detallaremos cada una de las pestañas:  Pestaña Unidades de Tiempo: Los ajustes de tiempo definen como serán mostrados los valores de las unidades de tiempo en diseños de seguimiento, duración de actividades, precio de los recursos, disponibilidad y esfuerzo de trabajo. FIGURA 21: Pestaña Unidades de Tiempo. Nota En la sección Formato unidades/tiempo, seleccione para las unidades de recursos por tiempo, entre las opciones mostrar como porcentaje o mostrar como unidades/duración. La opción elegida determina como las tasas serán mostradas. Ejemplo: 4h/d es los mismo que 50% de un día de ocho horas. FIGURA 20: Opción Preferencias del usuario. Estas opciones se desactivan cuando los campos Mostrar etiqueta de unidades o Mostrar etiqueta de duración no están marcados. Seleccione la abreviación de la unidad de tiempo con el valor de time/duration. En esta sección seleccione la unidad de tiempo usado para mostrar el esfuerzo de trabajo, valores de duración de la actividad precio de recursos/roles y disponibilidad.
  26. 26. TLS041 – Taller de Primavera P6 Sesión 01 – Material de Lectura v1 26  Pestaña Fechas: Se usa para especificar como mostrar las Fechas. FIGURA 22: Pestaña Fechas.  Pestaña Moneda: Utilice esta pestaña para especificar la moneda que será usada para visualizar los datos de costos, y si desea mostrar u ocultar el símbolo de la moneda o valores decimales en los valores de costos. FIGURA 23: Pestaña Moneda. Nota Las monedas disponibles para la visualización de las unidades monetarias están definidas por el administrador en el cuadro de diálogo Moneda.  Pestaña Correo: Utilice esta pestaña para configurar el módulo para transferir información desde y hacia correos electrónicos establecidos. Haga clic para seleccionar el tipo de moneda para visualizar costo. Esta opción muestra un ejemplo del formato Seleccionado. Seleccione el formato de preferencia que desee. Seleccione como desea mostrar los valores de tiempo en los campos de fechas. Elija una opción para indicar como deberá aparecer el formato de fecha seleccionado. Seleccione el carácter que desea usar para separar los días, meses y años. Seleccione esta opción para excluir el tiempo para los campos de datos.
  27. 27. TLS041 – Taller de Primavera P6 Sesión 01 – Material de Lectura v1 27 FIGURA 24: Pestaña Correo. Nota Este módulo soporta los protocolos: MAPI (Messaging Application Interface) y SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) para enviar errores a usuarios vía correo. Seleccione el protocolo correcto para su sistema de correo en el campo Protocolo de correo. Si usa SMTP, seleccione internet. Si está usando el protocolo MAPI, digite el nombre del perfil en el campo nombre del perfil y haga clic al botón contraseña para ingresar la contraseña del perfil MAPI.  Pestaña Asistencia: Utilice esta pestaña para permitir el uso Asistente cuando adicione recursos y actividades. FIGURA 25: Pestaña Asistencia. Esta opción se desactiva cuando escoge el protocolo de correo de Internet. En este campo se ingresa el correo del administrador. Si desactiva una o las dos casillas de verificación y adiciona un nuevo recurso o actividad, necesitará usar el diseño actual para ingresar la información.
  28. 28. TLS041 – Taller de Primavera P6 Sesión 01 – Material de Lectura v1 28  Pestaña Aplicación: Utilice esta pestaña para establecer la ventana por defecto que aparecerá cada vez que ingrese al módulo de Primavera, también para registrar las acciones que realizará a un archivo de registro. También puede establecer opciones de agrupamiento y clasificación. FIGURA 26: Pestaña Aplicación. Nota Primavera recomienda usar el archivo de registro solo con el grupo de soporte de clientes de Primavera.  Pestaña Contraseña: Utilice esta pestaña para cambiar la contraseña actual que usa para ingresar y utilizar el módulo. FIGURA 27: Pestaña Contraseña. Seleccione la casilla de verificación para crear automáticamente un archivo de registro llamado ERROR.LOG cada vez que trabaje en el módulo de administración del proyecto. Debe escoger mostrar ID/Código, mostrar Nombre /Descripción o ambos. Haga su elección basado en el área en la que trabaja más a menudo; puede cambiar esta configuración a medida que sus requerimientos cambien. Seleccione el rango de periodos financieros disponibles en forma de columnas, si no selecciona un rango, todos los periodos financieros serán mostrados como columnas. 1. Haga clic para cambiar su contraseña. 2. Escriba la nueva contraseña. 3. Reescriba la nueva contraseña para la verificación.
  29. 29. TLS041 – Taller de Primavera P6 Sesión 01 – Material de Lectura v1 29  Pestaña Análisis de Recursos: Utilice esta pestaña para seleccionar los datos del proyecto a usar para mostrar y resumir el resto de las unidades y costos en la hoja de cálculo de utilización de los recursos, perfil de utilización de recursos y lógica de seguimiento. También puede elegir opciones para mostrar y calcular los datos distribuidos en el tiempo de la Hoja de utilización de los recursos, Perfil de utilización de recursos y Lógica de seguimiento en el módulo de Gestión del Proyecto así como los Gráficos Distribuidos de tiempo en la aplicación web de Primavera. FIGURA 28: Pestaña Análisis de Recursos.  Pestaña Cálculos: Utilice esta pestaña para especificar el costo y las unidades que serán asignadas cuando agregue o elimine las asignaciones de recursos múltiples. También puede seleccionar el comportamiento por defecto para cuando reemplace un recurso/rol en una asignación de actividad existente con un recurso/rol diferente.  Pestaña Filtros de Inicio: Utilice esta pestaña para escoger los filtros de datos que desee ejecutar cuando inicie el módulo. También puede seleccionar los datos de vista para el proyecto actual o todos los datos de la Base de datos. Estos filtros pueden reducir el tiempo que toma abrir los proyectos. Si usted planifica manualmente la asignación de recursos futuros en la Hoja de Cálculo de uso de recursos, este valor determina el intervalo de escala de tiempo mínimo en donde puede introducir un valor. Si elige calcular el límite del rol basado en el Límite personalizado de roles y no hay un límite que haya sido definido para el rol, el módulo asume que dicho rol tiene un límite máximo de cero unidades/tiempo.
  30. 30. TLS041 – Taller de Primavera P6 Sesión 01 – Material de Lectura v1 30 FIGURA 29: Pestaña Filtros de inicio. Nota Los privilegios de seguridad controlan que datos son mostrados cuando selecciona Ver todos los datos (Sin filtro). EJERCICIO 3: Ajustes de Preferencias de Usuario. Responda las siguientes preguntas: 1. Ingrese al cuadro de diálogo Preferencias del usuario, seleccione la pestaña Unidades de Tiempo y responda, ¿Cuál es el formato ejemplo para mostrar las Unidades y Duraciones? __________________________________________________________ 2. Ingrese al cuadro de diálogo Preferencias del usuario, seleccione la pestaña Fechas y responda, ¿Cuál es el formato escogido por defecto para mostrar los datos? ____________________________________________________________ 3. Ingrese al cuadro de diálogo Preferencias del usuario, seleccione la pestaña Correo y responda, ¿Cuáles son los protocolos de correo que presenta Primavera? ____________________________________________________________ 4. Ingrese al cuadro de diálogo Preferencias del usuario, seleccione la pestaña Asistencia y mencione, ¿Cuáles son las opciones de asistentes que se pueden aplicar en Primavera ? Cuando cambia una opción en el filtro de inicio, usted debe cerrar y luego reiniciar el módulo para que los cambios surtan efecto.
  31. 31. TLS041 – Taller de Primavera P6 Sesión 01 – Material de Lectura v1 31 ____________________________________________________________ 5. Ingrese al cuadro de diálogo Preferencias del usuario, seleccione la pestaña Análisis de recursos y responda, ¿Cuáles son las opciones para Mostrar el límite del roles en base a, de los datos distribuidos en el tiempo? ____________________________________________________________ 6. Ingrese al cuadro de diálogo Preferencias del usuario, seleccione la pestaña Filtros de inicio y responda, ¿Cuáles son los elementos a los que se le puede aplicar un filtro de inicio? ____________________________________________________________

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