Bfly - modulo di gestione Protocollo DigitPA

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Bfly è la soluzione tecnologica per la gestione digitale dei documenti.
Una piattaforma di Enterprise Content Management basata sulla tecnologia open source Alfresco.

Bfly permette di acquisire, archiviare, organizzzare e condividere, in modo facile e veloce, tutti i documenti e i contenuti che transitano in un’organizzazione.

Il protocollo informatico è un sistema che consente per ogni documento ricevuto o spedito dall’ amministrazione, la registrazione in maniera automatizzata delle informazioni di protocollo e l'archiviazione dei documenti.
La piattaforma Bfly permette la protocollazione a norma DigitPA (ex CNIPA) e sfrutta tutte le caratteristiche tipiche di Bfly quali il versionamento dei documenti, la categorizzazione, l'indicizzazione dei documenti e le potenti funzioni di ricerca, anche full-text.

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Bfly - modulo di gestione Protocollo DigitPA

  1. 1. Enterprise Content Management Modulo di gestione Protocollo DigitPA
  2. 2. Cos’è Bfly Bfly è la soluzione tecnologica per la gestione digitale dei documenti. Una piattaforma di Enterprise Content Management basata sulla tecnologia open source Alfresco. Bfly permette di acquisire, archiviare, organizzzare e condividere, in modo facile e veloce, tutti i documenti e i contenuti che transitano in un’organizzazione, grazie alle caratteristiche che rendono unica la piattaforma:  framework open source  indipendenza dal numero delle postazioni  tecnologie avanzate  versione web, mobile, touch, cloud  facilità di utilizzo e interfaccia user friendly TUTTO IN UN CLIC
  3. 3. Moduli Bfly Web Content Management Protocollo DigitPA Gestione documentale Web & Mobile Conservazione Sostituiva Firma Digitale e Marca Temporale Servizi di postalizzazione H2H Email & PEC Manager
  4. 4. Modulo di gestione Protocollo Il protocollo informatico è un sistema che consente per ogni documento ricevuto o spedito dall’amministrazione, la registrazione in maniera automatizzata delle informazioni di protocollo e l'archiviazione dei documenti. Permette di registrare i documenti collocandoli temporalmente in base al tempo di ricezione o di creazione e consente di classificare (in maniera univoca) i documenti archiviati all’interno del Titolario di Classificazione adottato dall’ente. Il modulo di protocollazione insieme alla gestione elettronica dei flussi documentali:  Migliora l'efficienza interna limitando, ove possibile, l’utilizzo della carta e razionalizzando i flussi documentali all’interno dell’organizzazione  Migliora la trasparenza dei processi di business consentendo,l'accesso remoto ai contenuti informativi e al loro stato di lavorazione all’interno del processo  La registrazione di un documento consente di certificare la provenienza o la destinazione, il tipo di documento e la data di arrivo, spedizione o creazione  La protocollazione è la porta di ogni Ente. Il suo compito è archiviare tutti i documenti e i relativi fascicoli, catalogare e distribuire i documenti in modo da regolare lo svolgimento dei processi associati
  5. 5. Modulo di gestione Protocollo La soluzione Bfly Protocollo si presenta all'utente come un portale (site) basato su Alfresco Share di cui sfrutta a pieno le caratteristiche di collaboration, di gestione documentale e di esecuzione dei workflow. Il modulo di protocollazione sfrutta tutte le caratteristiche tipiche di Bfly quali il versionamento dei documenti, la categorizzazione, l'indicizzazione dei documenti e le potenti funzioni di ricerca, anche full-text. Gestione elettronica documentale Firma Digitale e Marcatura Temporale Esecuzione di processi documentali Scansione massiva Collaboration Archiviazione di email PEC La soluzione è dotata di un’elevata integrazione nativa con Microsoft Office per garantire l’accesso ai documenti archiviati con le stesse modalità usate ogni giorno dagli utenti.
  6. 6. Modulo di gestione Protocollo Il modulo di protocollo è stato pensato per integrarsi facilmente con le diverse funzionalità fornite dal software di gestione documentale Bfly:
  7. 7. Modulo di gestione Protocollo Il modulo di protocollazione estende le funzionalità di Bfly con:  Archiviazione e registrazione di protocollo dei documenti rispondente alla normativa DigitPA (ex CNIPA)  Scansione dei documenti da scanner o multifunzione compatibile con lo standard Twain direttamente nel gestore documentale con contestuale selezione della tipologia documentale, indicizzazione e selezione della cartella di destinazione  Gestione del flusso di assegnazione e notifica dei documenti protocollati con: • Fascicolazione • Inoltro • Annullamento • Rifiuto  Utilizzo di molteplici sistemi di protocollo in funzione dell’organizzazione aziendale (Organigramma, divisioni aziendali, multi-organizzazione)  Apposizione da parte dell'utente, tramite la propria SmartCard, della Firma digitale a norma sui documenti archiviati  Archiviazione automatica e protocollazione delle mail sul gestore documentale provenienti dagli account degli utenti, anche da account di PEC
  8. 8. Modulo di gestione Protocollo Di seguito le principali funzionalità del modulo di protocollazione: Nuovo Protocollo
  9. 9. Modulo di gestione Protocollo Registro di protocollo
  10. 10. Modulo di gestione Protocollo Fascicolazione
  11. 11. Modulo di gestione Protocollo Operazioni sui protocolli Operazioni sui documenti selezionati Scarica il documento sul proprio computer Visualizza il documento nel browser Associa un documento ad una registrazione di protocollo effettuata in precedenza Modifica la posizione del documento nel Titolario (Ri-classificazione)
  12. 12. Modulo di gestione Protocollo Audit delle operazioni di protocollo
  13. 13. Modulo di gestione Protocollo Assegnazione documento protocollato & avvio workflow documentale
  14. 14. Modulo di gestione Protocollo Vantaggi organizzativi:  Automatizzazione dei processi aziendali  Puntualità e rapidità nella trasmissione dei documenti  Maggiore controllo dei documenti aziendali e nell’archiviazione dei dati sensibili  Maggiore controllo e trasparenza di gestione dei documenti e dei processi di business  Efficacia nella gestione del flusso di lavoro Vantaggi economici:  Risparmio di tempi, costi e spazi  Riduzione del costo per carta e stampe  Eliminazione del costo degli archivi cartacei  Eliminazione dei ritardi e disguidi dovuti all’inoltro cartaceo dei documenti  Riduzione dei costi di gestione della posta in entrata ed in uscita  Dematerializzazione degli archivi cartacei a beneficio del digitale
  15. 15. Contatti Desmos E-mail: info@desmos.eu Luca Colomba Product Manager Cell: +39.345.4714249 E-mail: luca.colomba@desmos.eu Annalisa Cirone Direzione Commerciale Cell: +39.329.7319975 E-mail: annalisa.cirone@desmos.eu www.facebook.com/pages/BFLY/189491171075598 @BFLY_Desmos

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