13 slideshare auditoria de processos para controle de estoque mai 2014

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... Os Processos, necessariamente, devem ser desenhados de forma que sejam ágeis, flexíveis e de baixo custo. Assim sendo, desperdício zero, sem atividades não conformidade.
As empresas precisam necessariamente concentrar esforços na busca de seu aprimoramento e melhoria nos Processos. Não basta apenas implantar inovação tecnológica, mas também eliminar (zero) de desperdícios, (Filosofia JIT), que consiste de todo insumo consumido na produção de forma eficiente e eficaz.
Pode-se elencar uma infinidade de tipos de desperdícios nos Estoques; desde a falta de Treinamento do Operacional até a não observância da validade de alguns dos itens no Estoque.

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13 slideshare auditoria de processos para controle de estoque mai 2014

  1. 1. Define-se Auditoria, quanto a origem, como uma palavra advinda da língua latina “audire”, que significa ouvir. A palavra Auditoria provém da língua inglesa, mais precisamente do verbo inglês “to audit”, que significa examinar, ajustar, corrigir, e/ou certificar. A Auditoria está atrelada historicamente à atuação sobre resultados da área Contábil- Financeira, por esta razão muitas conceituações de Auditoria até pouco tempo atrás detinha-se neste foco. Ao longo dos anos, o conceito e definição de Auditoria sofreu, e ainda vem sofrendo, evoluções, desprendendo-se de uma atuação com foco Contábil, e passando para uma abordagem global e sistêmica da organização. Hoje a Auditoria se aplica aos mais diversos tipos de Processos e atividades dentro de uma organização. E para que serve a Auditoria Interna?
  2. 2. Primeiro: é aconselhável a necessidade das empresas em possuir uma unidade de Auditoria Interna para assegurar que os Controles e procedimentos internos adotados nos Processos sejam executados. Segundo: para garantir eficiência e eficácia das áreas organizacionais, Estoques por exemplo, como também, para que estas (áreas) possam fornecer informações críveis e em tempo hábil. Terceiro: subsidiar os gestores da empresa nas tomadas de decisões em prol do cumprimento de missões, objetivos e metas individuais (visão funcional, por setor ou área) e gerais (visão sistêmica, o todo).
  3. 3. A Auditoria Interna é uma atividade independente e objetiva que presta serviços de avaliação (assurance) e de Consultoria que tem como objetivo adicionar valor e melhorar as Operações (Treinamento) de uma organização. A Auditoria auxilia, também, a organização a alcançar seus objetivos adotando uma abordagem sistemática e disciplinada para a avaliação e melhoria da eficácia dos Processos de Controle. De acordo com o presente conceito, a Auditoria Interna tem como função principal avaliar o Processo de Gestão, no que se refere aos seus diversos aspectos referentes a melhoria das Operações e Controles, apontando eventuais desvios e vulnerabilidade às quais a organização está sujeita.
  4. 4. “Mas, qual a definição de Auditoria Interna de Processos?”. Consiste em um Processo contínuo de avaliação das ações, procedimentos e métodos inseridos em categorias de Processos Organizacionais previamente Desenhados, a nível Operacional, Tático e Estratégico, com o intuito de informar à Administração se as diretrizes Planejadas estão efetivamente e adequadamente implantadas, bem como da existência de fatores indesejáveis que interfira de alguma forma na eficiência e eficácia da organização. Tais conceitos sugeridos de Auditoria Interna de Processos foram desenvolvidos na visão de poderem ser aplicáveis em organizações de qualquer porte e segmento, entretanto, pode-se e deve-se adotar o que melhor reflete e/ou enquadra-se à realidade organizacional.
  5. 5. O posicionamento da Auditoria Interna, numa visão atual do seu funcionamento, centra a sua atenção, não na Auditoria aos órgãos da empresa, mas às atividades / Processos que esta exerce. Nesta concepção, a Auditoria Interna constitui uma função de apoio à Gestão e, além de importante, tornou-se imprescindível no mundo empresarial atual, visto que Assessora as empresas na obtenção de eficiência e eficácia dos Processos e recursos internos. Os Estoques constituem um dos principais Ativos de toda e qualquer organização. Por constituir Ativos importantes, se faz necessário uma ação eficaz de Auditoria para determinar as quantidades e a qualidade dos mesmos, assim como conferir a exatidão dos cálculos referentes a seus valores.’ Recomenda-se que a empresa deva buscar uma organização em seus Processos internos no sentido de controlar e fazer vigilância permanente de seus Estoques, sua guarda, manuseio e movimentação. O Controle de Estoque, portanto, deve ser racionalmente dimensionado, não podendo ser maior do que o necessário para que a empresa não comprometa o seu Capital de Giro nem muito pequeno para que não comprometa o suprimento das necessidades da empresa.
  6. 6. O descontrole dos Estoques pode ocasionar sérias consequências à, empresa, como o aumento de custos e de despesas financeiras, ociosidade de recursos e redução da lucratividade. Outro aspecto que deverá ser mensurado nos Estoques são perdas, provocadas pelas rupturas, furtos, erros operacionais, avarias e alguns outros tipos de desperdícios. Também deverão ser consideradas as normas contábeis, cujas Operações precisam está em conformidade com a legislação vigente. Uma das principais diferenças entre a empresa atual e a antiga é a constante procura de melhoria nos desenhos dos Processos, eliminando atividades que não agregam valor.
  7. 7. Os Processos, necessariamente, devem ser desenhados de forma que sejam ágeis, flexíveis e de baixo custo. Assim sendo, desperdício zero, sem atividades não conformidade. As empresas precisam necessariamente concentrar esforços na busca de seu aprimoramento e melhoria nos Processos. Não basta apenas implantar inovação tecnológica, mas também eliminar (zero) de desperdícios, (Filosofia JIT), que consiste de todo insumo consumido na produção de forma eficiente e eficaz. Pode-se elencar uma infinidade de tipos de desperdícios nos Estoques; desde a falta de Treinamento do Operacional até a não observância da validade de alguns dos itens no Estoque. As atividades envolvendo a área de Estoques oferecem ao Auditor excelentes oportunidades para ele desenvolver recomendações construtivas, visando ao aprimoramento dos Controles e Redução de Custos da empresa que estar sendo Auditada.
  8. 8. Em virtude da grande concorrência existente em qualquer setor da economia e da necessidade que as empresas têm em controlar os seus Ativos, a Auditoria de Estoques passou também a ser utilizada como uma ferramenta Estratégica de Gestão. Nos mais variados tipos de negócios, a Gestão de Estoques foi por muito tempo relegada a um segundo plano. Roubo, furtos, desvios, avarias, cadastro irregular de produtos, erro de digitação, negligência no recebimento (entrada e saída de mercadorias) e a displicência na Operação de caixa são fatores que dia-a-dia comprometem o Controle de Estoque resultando consequentemente em perdas econômicas e financeiras. Esses aspectos também tem sido objeto alvo da Auditoria e da Controladoria interna principalmente de Negócios varejista.
  9. 9. Ainda no tocante ao Negócio varejista o Estoque se destaca como sendo um item alvo para Redução de Custos, não apenas pela sua relevância dentro do Custo Total frente à margem das empresas, mas principalmente, pelo valor imobilizado nesta conta do Ativo pois afeta diretamente o retorno sobre o capital (ROI) dos cotistas/acionistas. Outro fator importante para evidência do custo financeiro do Estoque é o mercado global dos últimos anos do século XX, que foram marcados pelas taxas recordes de juros reais. No Brasil, a situação tem sido ainda mais difícil, pois o governo por inúmeras vezes vem recorrendo ao aumento da taxa básica de juros, como forma de frear o consumo para impedir a volta da inflação. No entanto, esta medida também aumenta os juros do mercado em geral e torna o custo de Estoque caro em comparação aos países desenvolvidos.
  10. 10. A forma pela qual o Auditor se satisfaz quanto à existência efetiva dos Estoques é a contagem física. Não importa quão eficiente é o sistema de registro contábil dos Estoques empregado pela organização, a contagem física faz-se necessária para assegurar que o registro contábil reflita com propriedade exata a existência física. O inventário físico refere-se à contagem de materiais de um determinado grupo ou mesmo todos os itens em estoque para confronto com a contabilidade. Ele tem dois objetivos específicos, sendo o levantamento real da situação do Estoque para ser levado ao balanço da empresa e uma Auditoria da situação do Estoque, procedimentos e Processos desenvolvidos no Almoxarifado. O inventário físico, tem sua relevância pois essa atividade está presente e é uma preocupação em todos os tipos de empresa. Ele representa um procedimento de Controle que visa apurar as responsabilidades das pessoas que custodiam os bens da empresa. Daí é recomendável que os participantes da contagem não sejam as pessoas responsáveis pela custódia dos Estoques.
  11. 11. Um bom sistema de Controle interno, as empresas utilizam o Processo de inventários permanentes rotativos, objetivando reduzir custos e evitar a paralisação durante o balanço geral. Porém, existem algumas outras empresas que fazem inventários físicos de todos os bens do Estoque apenas no final ou próximo do final do exercício social. O Estoque normalmente se configura como um dos maiores itens do Ativo do balanço e, sendo constituído de grande variedade de itens, diversificados quanto à sua natureza e tamanho, exigirá muito trabalho, demandando boa organização e grande atenção para o bom êxito do serviço. Nesse sentido, cabe ao Auditor observar o desenvolvimento do inventário físico do Estoque, determinando com exatidão as classificações desse inventário. Para concluir, esse artigo revela a importância da Auditoria de Estoques, bem como as principais técnicas utilizadas para comprovar as veracidades dessas informações.
  12. 12. São apresentados conceitos sob a ótica de alguns autores para compreender a importância da Auditoria dos Estoques, pois representa uma ação importante para aferir os investimentos, na formação do capital de giro e no impacto da determinação do lucro real das empresas. O levantamento específico de produtos/mercadorias é o valioso instrumento, utilizado na Auditoria fiscal-contábil, que envolve não apenas as mercadorias existentes nos estoques, mas também o fluxo de entradas e saídas. Segundo LIMA, (1988, p.29) é “a fórmula que consiste no acompanhamento físico da circulação de mercadorias, criteriosamente especificados, a fim de que o fisco possa concluir pela regularidade ou não do lançamento tributário.” A aplicação desse procedimento, se faz necessário que o contribuinte auditado, esteja obrigado a cumprir a obrigação acessória de emitir notas fiscais sempre que promover saídas de mercadorias, a qualquer título.

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