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[DE] „Aktuelles zu den rechtlichen Anforderungen an die Archivierung und Verfahrensdokumentation“ | Dr. Ulrich Kampffmeyer | Docuvita Partnertag | Hamburg 2020

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2„Aktuelles zu den rechtlichen Anforderungen an die Archivierung und Verfahrensdokumentation“ Docuvita Verfahrensdokumenta...

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[DE] „Aktuelles zu den rechtlichen Anforderungen an die Archivierung und Verfahrensdokumentation“ | Dr. Ulrich Kampffmeyer | Docuvita Partnertag | Hamburg 2020

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"Aktuelles zu den rechtlichen Anforderungen an die Archivierung und Verfahrensdokumentation"
Ein Vortrag von Dr. Ulrich Kampffmeyer bei dem Docuvita Partnertag 2020 in Hamburg

Agenda
• Einführung „Aktuelle rechtliche Anforderungen im Umfeld von Handels- und Steuerrecht“
- Die GoBD 2019
- GoBD: wesentliche Änderungen und Ergänzungen
- GoBD und Scannen
- GoBD und elektronische Rechnung
- GoBD und Aufbewahrung
• GoBD & Verfahrensdokumentation
- Ziele und Zweck von Verfahrensdokumentationen
- Struktur, Aufbau und Umfang von Verfahrensdokumentationen
- Inhalte von Verfahrensdokumentation
- Benutzung von Muster-Verfahrungsdokumentationen und Tools
- Vorgehen bei der Erstellung einer Verfahrensdokumentation
- Pflege und Nachhaltung von Verfahrensdokumentationen
• Ausblick „Was muss noch alles dokumentiert werden – Strategien zum Umgang mit Dokumentationen“

"Aktuelles zu den rechtlichen Anforderungen an die Archivierung und Verfahrensdokumentation"
Ein Vortrag von Dr. Ulrich Kampffmeyer bei dem Docuvita Partnertag 2020 in Hamburg

Agenda
• Einführung „Aktuelle rechtliche Anforderungen im Umfeld von Handels- und Steuerrecht“
- Die GoBD 2019
- GoBD: wesentliche Änderungen und Ergänzungen
- GoBD und Scannen
- GoBD und elektronische Rechnung
- GoBD und Aufbewahrung
• GoBD & Verfahrensdokumentation
- Ziele und Zweck von Verfahrensdokumentationen
- Struktur, Aufbau und Umfang von Verfahrensdokumentationen
- Inhalte von Verfahrensdokumentation
- Benutzung von Muster-Verfahrungsdokumentationen und Tools
- Vorgehen bei der Erstellung einer Verfahrensdokumentation
- Pflege und Nachhaltung von Verfahrensdokumentationen
• Ausblick „Was muss noch alles dokumentiert werden – Strategien zum Umgang mit Dokumentationen“

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[DE] „Aktuelles zu den rechtlichen Anforderungen an die Archivierung und Verfahrensdokumentation“ | Dr. Ulrich Kampffmeyer | Docuvita Partnertag | Hamburg 2020

  1. 1. PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2020 Postfach 20 25 55 20218 Hamburg 1 Dr. Ulrich Kampffmeyer Hamburg, 25. September 2020 Docuvita Partnertag 2020 „Aktuelles zu den rechtlichen Anforderungen an die Archivierung und Verfahrensdokumentation“
  2. 2. 2„Aktuelles zu den rechtlichen Anforderungen an die Archivierung und Verfahrensdokumentation“ Docuvita Verfahrensdokumentation 2020Dr. Ulrich Kampffmeyer Agenda • Einführung „Aktuelle rechtliche Anforderungen im Umfeld von Handels- und Steuerrecht“ • Die GoBD 2019 • GoBD: wesentliche Änderungen und Ergänzungen • GoBD und Scannen • GoBD und elektronische Rechnung • GoBD und Aufbewahrung • GoBD & Verfahrensdokumentation • Ziele und Zweck von Verfahrensdokumentationen • Struktur, Aufbau und Umfang von Verfahrensdokumentationen • Inhalte von Verfahrensdokumentation • Benutzung von Muster-Verfahrungsdokumentationen und Tools • Vorgehen bei der Erstellung einer Verfahrensdokumentation • Pflege und Nachhaltung von Verfahrensdokumentationen • Ausblick „Was muss noch alles dokumentiert werden – Strategien zum Umgang mit Dokumentationen“
  3. 3. 33„Aktuelles zu den rechtlichen Anforderungen an die Archivierung und Verfahrensdokumentation“ Docuvita Verfahrensdokumentation 2020Dr. Ulrich Kampffmeyer Einführung: „Aktuelle rechtliche Anforderungen im Umfeld von Handels- und Steuerrecht“
  4. 4. 4„Aktuelles zu den rechtlichen Anforderungen an die Archivierung und Verfahrensdokumentation“ Docuvita Verfahrensdokumentation 2020Dr. Ulrich Kampffmeyer Das Recht wird den Anforderungen des Digitalen Zeitalters angepasst Gesetze orientierten sich bisher an den Gegebenheiten von Papierdokumenten und Papierablagen. • Gesetze und Verordnungen sollten eigentlich Technologie- und Medien-neutral sein.
  5. 5. 5„Aktuelles zu den rechtlichen Anforderungen an die Archivierung und Verfahrensdokumentation“ Docuvita Verfahrensdokumentation 2020Dr. Ulrich Kampffmeyer Das Recht wird den Anforderungen des Digitalen Zeitalters angepasst Gesetze werden erst sukzessive, häufig asynchron und nicht konsolidiert, auf die Gegebenheiten des Digitalen Zeitalters angepasst. • In dem Maße, wie sich die elektronische Kommunikation und Zusammenarbeit durchsetzt, werden elektronisch entstandene (digital born) Dokumente zu den originalen Aufzeichnungen. • Dies ist der eigentliche Paradigmenwechsel.
  6. 6. 6„Aktuelles zu den rechtlichen Anforderungen an die Archivierung und Verfahrensdokumentation“ Docuvita Verfahrensdokumentation 2020Dr. Ulrich Kampffmeyer Das Recht wird den Anforderungen des Digitalen Zeitalters angepasst Die Begriffswelt der aktualisierten und neuen Gesetze und Verordnungen ist noch nicht konsistent. • Speicherung, Aufbewahrung, Archivierung • Daten, Dokumente, Aufzeichnungen, Records
  7. 7. 7„Aktuelles zu den rechtlichen Anforderungen an die Archivierung und Verfahrensdokumentation“ Docuvita Verfahrensdokumentation 2020Dr. Ulrich Kampffmeyer Das Recht wird den Anforderungen des Digitalen Zeitalters angepasst Gerade in der Geschäftswelt schreitet durch die globale Digitalisierung die Umstellung der Gesetze und Verordnungen sehr schnell voran (und schneller als in anderen rechtlichen Bereichen) • Traditionell Handelsgesetzbuch, Abgabenordnungen und das vielfältige Steuerrecht • Dazukommend Zollrecht, Kassengesetz, Bürokratieentlastungsgesetz, Gesetz zur Elektronischen Rechnung, usw.
  8. 8. 8„Aktuelles zu den rechtlichen Anforderungen an die Archivierung und Verfahrensdokumentation“ Docuvita Verfahrensdokumentation 2020Dr. Ulrich Kampffmeyer Das Recht wird den Anforderungen des Digitalen Zeitalters angepasst In Deutschland nicht zu vergessen: • die Auswirkungen von Gesetzen und Verordnungen und deren Interpretation zeigt sich häufig erst in grundsätzlichen Gerichtsurteilen.
  9. 9. 9„Aktuelles zu den rechtlichen Anforderungen an die Archivierung und Verfahrensdokumentation“ Docuvita Verfahrensdokumentation 2020Dr. Ulrich Kampffmeyer Ergänzungen und Änderungen auf dem Weg zu den GoBD • Bereits 2013 im Änderung des Anwendungserlasses zur Abgabenordnung (AEAO) • Ordnungspflichten • Aufbewahrung elektronischer Kommunikation • Ablaufhemmung der Abgabenordnung • Bereits 2014 die E-Bilanz mit Aufbewahrungsverpflichtigung in elektronischer Form • Bereits 2016 Übernahme der Anforderungen und des Auswertungstools für die Zoll-Regeln • Bestätigung von Erläuterungen im „Fragen- und Antwortenkatalog“ der Finanzverwaltung durch Gerichtsurteile; einschließlich Interpretationen, die über den reinen Text von GoBS und GDPdU hinausgehen
  10. 10. 10„Aktuelles zu den rechtlichen Anforderungen an die Archivierung und Verfahrensdokumentation“ Docuvita Verfahrensdokumentation 2020Dr. Ulrich Kampffmeyer GoBD: 1. Anlauf 2014 Das Bundesministerium der Finanzen hat am 14.11.2014 die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) veröffentlicht. • Die GoBD ersetzen die seit dem 07.11.1995 geltenden „Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme“ (GoBS) und die seit dem 01.01.2002 geltenden „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU) • sowie eine Reihe von Stellungnahmen der Finanzverwaltung bekannt als „Fragen und Antworten zum Datenzugriff der Finanzverwaltung“. • Die GoBD ersetzen nicht die GoB „Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung“ • Am 14.01.2015 werden die GoBD durch die „Änderung des Anwendungserlasses zur Abgabenordnung“ (AEAO) gesetzlich verankert
  11. 11. 11„Aktuelles zu den rechtlichen Anforderungen an die Archivierung und Verfahrensdokumentation“ Docuvita Verfahrensdokumentation 2020Dr. Ulrich Kampffmeyer Steuer- gesetze Steuer- gesetze Die Chroniken der GoBD 1900 1985 1995 2001 2014 2019 GAUFZ AO HGB GoB Steuer- gesetze GDPdU GoBS GoBD GoBD 2 Kassen G Grafik: PROJECT CONSULT 2020 2016
  12. 12. 12„Aktuelles zu den rechtlichen Anforderungen an die Archivierung und Verfahrensdokumentation“ Docuvita Verfahrensdokumentation 2020Dr. Ulrich Kampffmeyer „Notwendigkeit nach dem Gesetz“ Beispiel Quelle: VOI Ralf Kaspras: Verfahrensdokumentation + Zertifizierung auf der CeBIT2014 §§ 238, 239 und 257 HGB | §§ 146, 147, 200 AO Buchführungs- pflicht Handelsbücher Aufbewahrung / Fristen Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) Unbestimmter Rechtsbegriff Gesetz AEAO
  13. 13. 13„Aktuelles zu den rechtlichen Anforderungen an die Archivierung und Verfahrensdokumentation“ Docuvita Verfahrensdokumentation 2020Dr. Ulrich Kampffmeyer Verbindlichkeit • Während die GDPdU „angegriffen“ wurden, die Verordnung sei nur für die Finanzbehörden verbindlich, wurden sie dennoch in „vorauseilendem Gehorsam“ als Maßstab auch für die Steuerpflichtigen genommen. • Dies wurde durch die Wirtschaftsprüfung (IDW FAIT3) und besonders durch die Gerichtsurteile für bindend erklärt. • Durch die Verankerung der GoBD in den AEAO, also in einem Gesetz auf gleicher Ebene wie HGB und AO, sind die GoBD bindend für alle Steuerpflichtigen wie auch andere Wirtschaftsunternehmen und Organisationen.
  14. 14. 14„Aktuelles zu den rechtlichen Anforderungen an die Archivierung und Verfahrensdokumentation“ Docuvita Verfahrensdokumentation 2020Dr. Ulrich Kampffmeyer Das PDF, das per E-Mail kam … 38-seitiges BMF Schreiben zu GoBD vom 14.11.2014 Gilt für Wirtschaftsjahre ab 01.01.2015. Inhalt: • Verantwortlichkeit • Allgemeine Anforderungen • Belegwesen (Belegfunktion) • Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle in zeitlicher Reihenfolge und in sachlicher Ordnung (Grund(buch)aufzeichnungen, Journal- und Kontenfunktion) • Internes Kontrollsystem (IKS) • Datensicherheit • Unveränderbarkeit, Protokollierung von Änderungen • Aufbewahrung • Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit • Datenzugriff • Zertifizierung und Software-Testate Quelle: http://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Weitere_Steuerthemen/Abgabenordnung/Datenzugriff_GDPdU/2014-11-14-GoBD.pdf
  15. 15. 15„Aktuelles zu den rechtlichen Anforderungen an die Archivierung und Verfahrensdokumentation“ Docuvita Verfahrensdokumentation 2020Dr. Ulrich Kampffmeyer Übernahme der Grudnanforderungen aus HGB und AO in die GoBD Das Führen von „Büchern“ in elektronischer oder in Papierform und sonst erforderlicher Aufzeichnungen in elektronischer oder in Papierform: • Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit (§ 145 Abs. 1 AO, § 238 Abs. 1 S. 2 und S. 3 HGB) • Grundsätze der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung • Vollständigkeit (§ 146 Abs. 1 AO, § 239 Abs. 2 HGB) • Richtigkeit (§ 146 Abs. 1 AO, § 239 Abs. 2 HGB) • Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen (§ 146 Abs. 1 AO, § 239 Abs. 2 HGB) • Ordnung (§ 146 Abs. 1 AO, § 239 Abs. 2 HGB) • Unveränderbarkeit (§ 146 Abs. 4 AO, § 239 Abs. 3 HGB)
  16. 16. 16„Aktuelles zu den rechtlichen Anforderungen an die Archivierung und Verfahrensdokumentation“ Docuvita Verfahrensdokumentation 2020Dr. Ulrich Kampffmeyer 10 wichtige Grundzüge der GoBD 1. Aufhebung der Trennung zwischen Daten (strukturiert) und Dokumenten (unstrukturiert) durch Zusammenführung von GoBS und GDPdU 2. Vorrang für die digitale Information vor dem Papier 3. Nicht auflösbare Verknüpfung zwischen Datensatz und Beleg 4. „Auswertbarkeit“ statistisch für Daten und per Suche und Verknüpfung für Dokumente 5. Aktuell zu haltende Verfahrensdokumentation 6. Technikneutralität für die Unabhängigkeit von der technologischen Entwicklung 7. Nachvollziehbarkeit durch Protokollierung 8. Integrität der Daten und Erschließungsstrukturen 9. Beständigkeit über längere Zeiträume bei sich verändernder Technologie (Migration) 10. Revisionssicherheit durch rückblickende Überprüfung mit retrograden und progressiven Methoden
  17. 17. 17„Aktuelles zu den rechtlichen Anforderungen an die Archivierung und Verfahrensdokumentation“ Docuvita Verfahrensdokumentation 2020Dr. Ulrich Kampffmeyer Anerkenntnis und Umsetzung der GoBD • ERP- und Archivsystemanbieter haben ihre Produkte weitgehend an die Erfordernisse der GoBD angepasst. • Offene Flanke ist weiterhin die Diskussion um das ersetzende Scannen: braucht man hierfür eine qualifizierte elektronische Signatur (qeS)? • Urteile haben die wesentlichen Anforderungen der GoBD und deren Umsetzungsverpflichtung bestätigt. • Die Erstellung von Verfahrensdokumentationen ist bei den Anwendern vielfach noch ein Desiderat. • Neue Herausforderungen an die Klassifikation und Aufbewahrung von Daten und Dokumenten entstanden durch die DSGVO.
  18. 18. 18„Aktuelles zu den rechtlichen Anforderungen an die Archivierung und Verfahrensdokumentation“ Docuvita Verfahrensdokumentation 2020Dr. Ulrich Kampffmeyer Das Recht wird den Anforderungen des Digitalen Zeitalters angepasst International nicht zu vergessen: auch deutsche Unternehmen unterliegen immer häufiger internationalen Gesetzen und Regelungen. • Europäische Richtlinien, die in deutsche Gesetze gewandelt (oder uminterpretiert) werden • Durch Einkauf oder Verkauf von Produkten und Leistungen in das Ausland
  19. 19. 19„Aktuelles zu den rechtlichen Anforderungen an die Archivierung und Verfahrensdokumentation“ Docuvita Verfahrensdokumentation 2020Dr. Ulrich Kampffmeyer Das Recht wird den Anforderungen des Digitalen Zeitalters angepasst … und ganz wichtig: Die Finanzbehörden wollen kein Papier mehr prüfen. Sie wollen schneller, sicherer, häufiger, detaillierter und vorgangsbezogen mit elektronischen Auswertungswerkzeugen und direktem Zugriff durch die Datenbestände des Steuerpflichtigen pflügen können!
  20. 20. 2020„Aktuelles zu den rechtlichen Anforderungen an die Archivierung und Verfahrensdokumentation“ Docuvita Verfahrensdokumentation 2020Dr. Ulrich Kampffmeyer Die GoBD 2019
  21. 21. 21„Aktuelles zu den rechtlichen Anforderungen an die Archivierung und Verfahrensdokumentation“ Docuvita Verfahrensdokumentation 2020Dr. Ulrich Kampffmeyer Wieder nur ein PDF per E-Mail … • Das BMF veröffentlichte am 11. Juli 2019 eine aktualisierte Version der GoBD • Keine sehr großen Änderungen im Vergleich zur Version aus dem Jahr 2014 • Aus „Scannen“ wurde Beispielweise „Erfassen“ im selben Kontext • Die praktische Nummerierung mit Randziffern bleibt konsistent
  22. 22. 2222„Aktuelles zu den rechtlichen Anforderungen an die Archivierung und Verfahrensdokumentation“ Docuvita Verfahrensdokumentation 2020Dr. Ulrich Kampffmeyer GoBD: wesentliche Änderungen und Ergänzungen
  23. 23. 23„Aktuelles zu den rechtlichen Anforderungen an die Archivierung und Verfahrensdokumentation“ Docuvita Verfahrensdokumentation 2020Dr. Ulrich Kampffmeyer Neu und anders in der 2019er GoBD Rz. 15 Bei Kleinstunternehmen soll die Unternehmensgröße bei den Anforderungen an die Umsetzung gesetzlicher Aufzeichnungspflichten berücksichtigt werden. Rz. 20 Cloud-Systeme werden als Nebensysteme betrachtet und gelten grundsätzlich als zulässig. Rz. 26 Aus Rz. 39 Aufnahme der Einzelaufzeichnungspflicht als Kriterium für die Wahrheit und Klarheit fortlaufender Aufzeichnungen. Rz. 39 Präzisierung der Ausführungen zur Zumutbarkeit einer Aufzeichnung von einzelnen Geschäftsvorfällen. Rz. 50 Nur periodenweise Buchung von Geschäftsvorfällen ist nicht zu beanstanden. Rz. 55 Gemeinsame Erfassung von baren und unbaren Transaktionen ist möglich. Rz. 64 Korrektur- und Stornobuchungen müssen auf die ursprüngliche Buchung rückbeziehbar sein. Rz. 68 Der Begriff „Scannen“ wurde durch die Formulierung „bildliche Erfassung“ ersetzt und erlaubt so auch die Erfassung über mobile Geräte und andere zukünftige Devices zur Datenerfassung wie z.B. Brillen.
  24. 24. 24„Aktuelles zu den rechtlichen Anforderungen an die Archivierung und Verfahrensdokumentation“ Docuvita Verfahrensdokumentation 2020Dr. Ulrich Kampffmeyer Neu und anders in der 2019er GoBD Rz. 76 Es gilt nun, dass dasjenige weiterverarbeitete elektronische Format aufzubewahren ist, das über die höchste maschinelle Auswertbarkeit verfügt und den vollständigen Dateninhalt des Originalbelegs speichert (daher auch die Erweiterungen für die Speicherung von OCR). Unter bestimmten Voraussetzungen – ohne dass dies implizit und konkret geklärt wird – muss auch die bildhafte Kopie von Ausgangsrechnungen nicht mehr aufbewahrt werden (siehe auch Rz. 136). Rz. 130 Die Digitalisierung von Belegen mittels mobiler Endgeräte wie Smartphones wird anerkannt. Dies ist auch im Ausland zulässig. Auch die Speicherung der Daten im europäischen Ausland (EU) ist zulässig (Free Flow of Data http://bit.ly/EU-DSM-FFoD). Rz. 135 Bei der Konvertierung von aufbewahrungspflichtigen Unterlagen in unternehmenseigene Formate (sog. Inhouse-Formate) ist unter bestimmten Voraussetzungen nicht länger die Aufbewahrung beider Versionen erforderlich. Es langt – unter nicht näher definierten Umständen – bei einem ordnungsmäßigen, nachvollziehbaren Betrieb die Speicherung des erzeugten Inhouse- Formates (siehe auch Rz. 76). Rz. 136 Das Verbringen der Papieroriginale zum Scannen im europäischen Ausland ist zulässig. Auch hier ist “ersetzendes Scannen” möglich, ohne dass die “verschärfte Version” mit elektronischer Signatur gefordert würde. Die GoBD bleiben dabei – elektronische Signaturen sind nach Rz. 138 nicht erforderlich. Rz. 154 Künftig soll es genügen, wenn die Änderungen einer Verfahrensdokumentation versioniert sind und eine nachvollziehbare Änderungshistorie vorgehalten wird (so haben wir dies schon immer in unseren Seminaren gehalten http://bit.ly/S11VD2017). In der alten Fassung wird im Fall einer Änderung dagegen die Versionierung der gesamten Verfahrensdokumentation inkl. Änderungshistorie verlangt. Rz. 164 Als Erleichterung für die Aufbewahrung alter Daten bei Systemwechsel kann der Datenzugriff nach Ablauf des 6. Kalenderjahres auf die Datenträgerüberlassung Z3 beschränkt werden. Dies verringert die Anforderungen an Migrationen um einen vierjährigen Zeitraum und macht das Leben leichter.
  25. 25. 2525„Aktuelles zu den rechtlichen Anforderungen an die Archivierung und Verfahrensdokumentation“ Docuvita Verfahrensdokumentation 2020Dr. Ulrich Kampffmeyer GoBD und Scannen
  26. 26. 26„Aktuelles zu den rechtlichen Anforderungen an die Archivierung und Verfahrensdokumentation“ Docuvita Verfahrensdokumentation 2020Dr. Ulrich Kampffmeyer Gibt es einen Unterschied zwischen Scannen und Erfassen? In den GoBD von 2019 wird von Erfassen, genaugenommen vom „bildhaften Erfassen“ statt Scannen gesprochen. Erfassen ist der umfassendere Begriff. • Bildhaftes Erfassen schließt • herkömmliches Scannen wie auch • Fotografieren und andere Methoden der bildhaften Erfassung ein. • Erfassen allein kann auch beinhalten • Import von Dateien aus Verzeichnissen, • die Übernahme von Daten aus Portalen sowie • die Abspeicherung von E-Mails und anderen Nachrichtenformaten.
  27. 27. 27„Aktuelles zu den rechtlichen Anforderungen an die Archivierung und Verfahrensdokumentation“ Docuvita Verfahrensdokumentation 2020Dr. Ulrich Kampffmeyer Dürfen Papierbelege nach dem Scannen vernichtet werden? • Ja. Nach den GoBD dürfen Papierdokumente nach dem Einscannen unter bestimmten Voraussetzungen vernichtet werden. • Eine besondere Bedeutung kommt dabei der Erstellung einer Verfahrensdokumentation zu. Diese sollte insbesondere Ausführungen zum Prozess, zu den personellen sowie den technischen Anforderungen enthalten. Bezogen auf die elektronische Erfassung von Papierdokumenten hat die Beschreibung des maßgeblichen Prozesses vom Eingang des Schriftgutes in Papierform über die Digitalisierung bis hin zur elektronischen Ablage sämtliche Prozessschritte hinreichend zu erläutern.
  28. 28. 28„Aktuelles zu den rechtlichen Anforderungen an die Archivierung und Verfahrensdokumentation“ Docuvita Verfahrensdokumentation 2020Dr. Ulrich Kampffmeyer Müssen Rückseiten gescannt werden? • Soweit sich dort aufbewahrungspflichtige Informationen finden, ja. Sonst nein. • Leere Rückseiten können verworfen werden. • Dies bedeutet, dass der Anwender grundsätzlich prüfen muss, ob sich etwas Aufbewahrungspflichtiges auf der Rückseite befindet. • Besser eine KI-Software prüft automatisch, ob und was auf der Rückseite steht. (nein, steht so nicht in den GoBD)
  29. 29. 29„Aktuelles zu den rechtlichen Anforderungen an die Archivierung und Verfahrensdokumentation“ Docuvita Verfahrensdokumentation 2020Dr. Ulrich Kampffmeyer Kann man mit dem Mobil-Telefon per Fotografieren scannen? Belege unterwegs fallen zwar zunehmend auch elektronisch an und können per E-Mail bereitgestellt werden. • Papierbelege wie Taxi-Quittungen, Bewirtungsbelege und andere können auch abfotografiert werden sofern sie • in ausreichender Qualität und Auflösung erfasst werden, • durch möglichst sofortige, sichere Übertragung in den zentralen Unternehmensspeicher den Nachweis der Unverändertheit und Zeitgerechtigkeit erbringen können. • Manipulationen müssen beim Erfassen durch die verwendete Software ausgeschlossen und der Vorgang dokumentiert sein.
  30. 30. 30„Aktuelles zu den rechtlichen Anforderungen an die Archivierung und Verfahrensdokumentation“ Docuvita Verfahrensdokumentation 2020Dr. Ulrich Kampffmeyer Gibt es Besonderheiten beim Einsatz von OCR zu beachten? • Werden gescannte Dokumente per OCR-Verfahren (Optical Character Recognition) um Volltextinformationen angereichert, so ist dieser Volltext nach Verifikation und Korrektur über die Dauer der Aufbewahrungsfrist elektronisch aufzubewahren und für Prüfzwecke verfügbar zu machen. • Dies ist eine zusätzliche Aufbewahrungs- und Auswertungsanforderung schon in den GoBD 2014. Aufwändig besonders durch die Anforderung Verifikation und Korrektur sowie die dauerhafte Speicherung und die Sicherstellung, dass ein Außenprüfer bei einer Recherche über den Volltext nichts anderes oder gar mehr findet als in der Standard-Aufbewahrung oder im ERP. • Mit OCR kann aber auch weiter automatisiert werden, z.B. das Prüfen der Lesbarkeit und Vollständigkeit durch MitarbeiterInnen kann durch Software ersetzt werden (nein, steht so nicht in den GoBD).
  31. 31. 31„Aktuelles zu den rechtlichen Anforderungen an die Archivierung und Verfahrensdokumentation“ Docuvita Verfahrensdokumentation 2020Dr. Ulrich Kampffmeyer Kann man im Ausland Scannen lassen? • Ja, man darf Dokumente zum Scannen ins Ausland verbringen, dort Verarbeiten und auch dort – unter bestimmten Bedingungen – speichern oder zumindest zwischenspeichern. • Wenn hier von Ausland gesprochen wird, ist in erster Linie an die Mitgliedstaaten der Europäischen Union gedacht. • Beim Vebringen von Dokumenten und speichern im Ausland sollte man auch immer ein Auge auf die DSGVO und das GeschGehG haben.
  32. 32. 3232„Aktuelles zu den rechtlichen Anforderungen an die Archivierung und Verfahrensdokumentation“ Docuvita Verfahrensdokumentation 2020Dr. Ulrich Kampffmeyer GoBD und elektronische Rechnung
  33. 33. 33„Aktuelles zu den rechtlichen Anforderungen an die Archivierung und Verfahrensdokumentation“ Docuvita Verfahrensdokumentation 2020Dr. Ulrich Kampffmeyer Müssen elektronische Eingangsrechnungen elektronisch aufbewahrt werden? Die GoBD nehmen auch Bezug auf die Elektronische Rechnung. • Mit dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 wurden die umsatzsteuerlichen Vorgaben für den elektronischen Rechnungsaustausch neu gefasst. Elektronische Rechnungen sind der Papierrechnung gleichgestellt. • Originäre elektronische Rechnungen müssen elektronisch aufbewahrt werden. • Papier-Rechnungen können nach dem Scannen und Prüfen auf ordentliche Aufbewahrung vernichtet werden. • Elektronische Rechnungen erfüllen uneingeschränkt die Vorgaben des Umsatzsteuergesetzes und berechtigen zum Vorsteuerabzug. Dies gilt unabhängig davon, in welchem Format (PDF, XML, EDIFACT, XRechnung etc.) der elektronische Rechnungsversand erfolgt. • In der öffentlichen Verwaltung in Deutschland gilt das X-Rechnung-Format. Die Freie Wirtschaft zieht hier nach (das ZUGFeRD-/FacturX-Format wird nicht durchgängig anerkannt; steht so nicht in den GoBD)
  34. 34. 3434„Aktuelles zu den rechtlichen Anforderungen an die Archivierung und Verfahrensdokumentation“ Docuvita Verfahrensdokumentation 2020Dr. Ulrich Kampffmeyer GoBD und Aufbewahrung
  35. 35. 35„Aktuelles zu den rechtlichen Anforderungen an die Archivierung und Verfahrensdokumentation“ Docuvita Verfahrensdokumentation 2020Dr. Ulrich Kampffmeyer Reicht die elektronische Archivierung allein? • Zunächst einmal heißt es in den GoBD „Aufbewahrung“ und nicht „Archivierung. • Originär elektronische Informationen, die steuer- und/oder handelsrechtlich aufbewahrungspflichtig sind, müssen auch elektronisch archiviert werden und für Prüfungszwecke bereitgestellt werden können. • Bestimmte Dokumente und Belege müssen auch weiterhin in Papier aufbewahrt werden – z.B. Urkunden. Dennoch wird das Erfassen und die elektronische Bereitstellung für die Nutzer empfohlen.
  36. 36. 36„Aktuelles zu den rechtlichen Anforderungen an die Archivierung und Verfahrensdokumentation“ Docuvita Verfahrensdokumentation 2020Dr. Ulrich Kampffmeyer Wie ist das mit den Aufbewahrungsfristen? Die Aufbewahrungsfristen gelten gleichermaßen für Papier wie für elektronische Aufzeichnungen. • Man muss dabei daran denken, dass es nicht um 7 oder 10 Jahre (laut AO) geht, sondern dass immer • das laufende Jahr dazugerechnet werden muss, • gegebenenfalls abweichende Geschäftsjahre zu berücksichtigen sind (z.B. Beginn 1.7. und nicht 31.12. eines Jahres) • es konkurrierende Aufbewahrungsfristen für die gleichen Dokumente geben kann • Die Aufbewahrung erfordert auch die Umsetzung von Löschkonzepten. Besonders zu beachten ist dies bei • DSGVO-relevanten Informationen • Informationen, die ein geschäftliches Risiko bedingen können (weil sie z.B. veraltet sind) • Hybride Ablagen, elektronische plus physische Aufbewahrung, gleichermaßen kontrolliert behandelt werden
  37. 37. 37„Aktuelles zu den rechtlichen Anforderungen an die Archivierung und Verfahrensdokumentation“ Docuvita Verfahrensdokumentation 2020Dr. Ulrich Kampffmeyer Wie ist das mit bildlich und inhaltlich? Die GoBD machen eigentlich keinen Unterschied mehr zwischen bildlich und inhaltlich. Wichtiger ist der Begriff des originären Formates, das aufzubewahren und zu erschließen ist. Die Abgabenordnung § 147 AO unterscheidet zwischen bildlicher und inhaltlicher Übereinstimmung. • Bei bildhafter Übereinstimmung ist ein qualitätsgesicherter Scan in Farbe erforderlich, der möglichst formatgetreu auf einem Drucker reproduzierbar ist. • Ist nur eine inhaltliche Übereinstimmung gefordert - der Regelfall - wird auf eine vollständige Reproduzierbarkeit verzichtet. Ausgenommen sind besonders: • Formatierungsinformationen wie Layout, Zeichensätze, Schriftfarbe. • Hintergrundbilder und andere grafische Gestaltungselemente bei intern erstellten Dokumenten (z.B. COLD, Report, Korrespondenzdruck, Massen-Output) • Firmenlogos und andere grafische Gestaltungselemente, soweit bei der Wiedergabe sichergestellt ist, dass der Handels- oder Geschäftsbrief der zum Zeitpunkt der ursprünglichen Erstellung (Ausdruck für Versand) der verantwortlichen natürlichen oder juristischen Person richtig zugeordnet werden kann (Fußzeileneindruck mit Angaben nach EHUG).
  38. 38. 38„Aktuelles zu den rechtlichen Anforderungen an die Archivierung und Verfahrensdokumentation“ Docuvita Verfahrensdokumentation 2020Dr. Ulrich Kampffmeyer Darf man Daten und Dokumente im Ausland speichern und archivieren? Grundsätzlich ja – wenn es sich möglichst um Staaten der Europäischen Union handelt (nicht alle, UK nächstes Jahr schon nicht mehr) und wenn eine Reihe von Bedingungen erfüllt sind. • Sicherheit, Revisionssicherheit und Verfügbarkeit wie eine ordnungsmäßige Aufbewahrung in Deutschland • Vollständiger elektronischer Zugriff für Außenprüfer auf alle steuer- und handelsrechtlichen Daten und Dokumente • Auswertbarkeit der gespeicherten Informationen • Dies erleichtert internationalen Konzernen „das Leben“, da man nun auch „deutsche Daten“ bei der Muttergesellschaft in Frankreich aufbewahren darf.
  39. 39. 39„Aktuelles zu den rechtlichen Anforderungen an die Archivierung und Verfahrensdokumentation“ Docuvita Verfahrensdokumentation 2020Dr. Ulrich Kampffmeyer Darf man Daten und Dokumente umkopieren und migrieren? Dies ist wirklich neu in den GoBD. • Wenn man 10++ Jahre aufbewahren muss, dann weiß man ja schon bei der Erstinstallation dass man irgendwann während der Aufbewahrungsfrist Hardware, Software und andere Komponenten austauschen muss. Migration ist bei der elektronischen Archivierung der Regelfall – nicht die Ausnahme (steht so nicht in den GoBD) Die Migration ist möglich, wenn sie nachweislich • vollständig ist, • die Daten unverändert sind, • Dokumente und Index integer und konsistent bleiben, • die Auswertbarkeit in keiner Weise eingeschränkt wird sowie • Zustand vor der Migration, der Migrationsprozess selbst und der Zustand nach der Migration in der Verfahrensdokumentation nachgewiesen sind. Lassen sich die Migrationsbedingungen nicht erfüllen, dann braucht man halt ein „Technik Museum im Keller“.
  40. 40. 4040„Aktuelles zu den rechtlichen Anforderungen an die Archivierung und Verfahrensdokumentation“ Docuvita Verfahrensdokumentation 2020Dr. Ulrich Kampffmeyer GoBD und Verfahrensdokumentation
  41. 41. 41„Aktuelles zu den rechtlichen Anforderungen an die Archivierung und Verfahrensdokumentation“ Docuvita Verfahrensdokumentation 2020Dr. Ulrich Kampffmeyer Ist eine Verfahrensdokumentation nach GoBD verpflichtend? Wenn etwas den Autoren der GoBD wichtig war, dann die Verfahrensdokumentation. • Die Begriffe Verfahrensdokumentation und Dokumentation sind die am Häufigsten vorkommenden Fachbegriffe in den GoBD und haben ein eigenes Kapitel. • Verfahrensdokumentationen benötigte man schon immer – siehe die AO, die GoB, die GoBS und auch die GDPdU (letztere mit Verweis auf die GoBS). • Wesentlich ist, daß die Verfahrensdokumentationsverpflichtung • durch das AEAO gesetzlich verankert ist, • Wirtschaftsprüfer und Außenprüfer nach der Verfahrensdokumentation fragen und • das Fehlen sanktioniert werden kann. Quelle: http://de.wikipedia.org/wiki/Verfahrensdokumentation
  42. 42. 42„Aktuelles zu den rechtlichen Anforderungen an die Archivierung und Verfahrensdokumentation“ Docuvita Verfahrensdokumentation 2020Dr. Ulrich Kampffmeyer Wozu dient eigentlich eine Verfahrensdokumentation? „Die Verfahrensdokumentation nach GoBD dient dazu, nachweisen zu können, dass die Anforderungen des Handelsgesetzbuches (HGB), der Abgabenordnung und der GoBD für die Aufbewahrung von Daten und Belegen erfüllt sind.“ • … sagen Wikipedia und viele Anbieter. • Richtiger wäre statt nur „Aufbewahrung“: „Erfassung, Verbuchung, Verarbeitung, Aufbewahrung und Entsorgung.“ Quelle: http://de.wikipedia.org/wiki/Verfahrensdokumentation
  43. 43. 43„Aktuelles zu den rechtlichen Anforderungen an die Archivierung und Verfahrensdokumentation“ Docuvita Verfahrensdokumentation 2020Dr. Ulrich Kampffmeyer Welche Systeme fallen unter die Verfahrensdokumentation? Die Verfahrensdokumentation betrifft nicht nur das „Scannen und Archivieren“, wie viele Muster suggerieren, sondern den gesamten Prozess von Empfang oder Entstehung über die Verarbeitung und Auswertung bis zur Aufbewahrung und Löschung. • Vor- und Nebensysteme, das ERP oder die Fibu, sind ebenso mit ihren Prozessen zu dokumentieren wie der Erfassungs-, Indizierungs- und Archivierungsprozess mit seinen Komponenten. Quelle: http://de.wikipedia.org/wiki/Verfahrensdokumentation
  44. 44. 44„Aktuelles zu den rechtlichen Anforderungen an die Archivierung und Verfahrensdokumentation“ Docuvita Verfahrensdokumentation 2020Dr. Ulrich Kampffmeyer Was macht eine Verfahrensdokumentation aus? Die Verfahrensdokumentation nach GoBD • ist kein technisches Handbuch sondern dient als Nachweis der Compliance, • stellt die Basis der Überprüfung konkreter Systemlösungen beim steuerpflichtigen Anwender dar , • beschreibt detailliert individuelle und abgeschlossene Prozessabschnitte in ihrem Gesamtzusammenhang und inklusive aller rechts- und revisionsrelevanten Sachverhalte, • dokumentiert den aktuellen IST-Zustand und • ist eine chronologische, vollständige und zeitgenaue Dokumentation jeglicher Veränderung. Quelle: VOI Ralf Kaspras: Verfahrensdokumentation + Zertifizierung auf der CeBIT2014
  45. 45. 45„Aktuelles zu den rechtlichen Anforderungen an die Archivierung und Verfahrensdokumentation“ Docuvita Verfahrensdokumentation 2020Dr. Ulrich Kampffmeyer Gibt es eine konkrete Vorgabe zur Verfahrensdokumentation in den GoBD? Auszug aus den GOBD 10.1 „Verfahrensdokumentation“ • Die Verfahrensdokumentation besteht in der Regel aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation. • Diese Aufzählung ist beispielhaft zu verstehen. • Die „allgemeine Beschreibung“ ist als Verfahrensbeschreibung das Kernstück der Dokumentation. • Dokumentation heißt nicht, ein geschlossenes Dokument sondern mehrere Dokumente. • „Anwenderdokumentation“, „technische Systemdokumentation“ und „Betriebsdokumentation“ sind als Muster für vorhandene Anlagen zu verstehen. © PROJECT CONSULT 2002
  46. 46. 4646„Aktuelles zu den rechtlichen Anforderungen an die Archivierung und Verfahrensdokumentation“ Docuvita Verfahrensdokumentation 2020Dr. Ulrich Kampffmeyer Ziele und Zweck von Verfahrensdokumentationen
  47. 47. 47„Aktuelles zu den rechtlichen Anforderungen an die Archivierung und Verfahrensdokumentation“ Docuvita Verfahrensdokumentation 2020Dr. Ulrich Kampffmeyer Prinzipien (1) Das Führen einer Verfahrensdokumentation ist kein Projekt. • Die Ersterstellung kann in einem Projekt durchgeführt werden, die Pflege und Nachhaltung aber ist ein ständiger, geordneter Prozess, der im Unternehmen mit Personal und Kompetenzen verankert sein muss. Eine Verfahrensdokumentation dient nicht allein dem Compliance-Nachweis. • Sie ist auch notwendig, langfristig existierende Systeme und Informationsbestände pflegen und Nutzen zu können. Sie sichert so letztlich auch den Erhalt des Wertes der Information über die Zeit. Eine Verfahrensdokumentation ist nur gut strukturiert und ständig gepflegt nützlich. • Sie ist so aufzubauen, dass sich häufiger ändernde Inhalte separat in Anlagen und Anhängen zu dem zentralen, kurzen und gut lesbaren eigentlichen Text, der Verfahrensbeschreibung, gehalten werden. © PROJECT CONSULT 2002
  48. 48. 48„Aktuelles zu den rechtlichen Anforderungen an die Archivierung und Verfahrensdokumentation“ Docuvita Verfahrensdokumentation 2020Dr. Ulrich Kampffmeyer Prinzipien (2) Jede Organisation, jedes Unternehmen ist verpflichtet, eine Verfahrensdokumentation nach GoBD zu führen. • Die GoBD gilt hier generalistisch sowohl für große wie auch kleine Unternehmen. Der Umfang der Verfahrensdokumentation richtig sich nach Geschäftstätigkeit, betroffenen Prozessen und dazugehörigen Systemen. Auch wenn die Verarbeitung und die Aufbewahrung steuerrelevanter Informationen outgesourct ist, benötigt man eine Verfahrensdokumentation. • Gerade bei der Qualitätssicherung und der Einhaltung von Vorgaben ist die Dokumentation und die Nachvollziehbarkeit wichtig. Auch beim Outsourcing von Tätigkeiten ist der Steuerpflichtige weiterhin für das Vorhandensein und die Pflege der Verfahrensdokumentation verantwortlich. Auch die Nutzung einer Standard-Lösung, z.B. in der Cloud, erfordert eine Verfahrensdokumentation. • Nutzt man eine Standard-Finanzbuchhaltung mit integrierter Erfassung und Aufbewahrung, so sind dennoch die organisatorischen Prozesse und Anpassungen zu dokumentieren. © PROJECT CONSULT 2002
  49. 49. 49„Aktuelles zu den rechtlichen Anforderungen an die Archivierung und Verfahrensdokumentation“ Docuvita Verfahrensdokumentation 2020Dr. Ulrich Kampffmeyer Prinzipien (3) Eine Verfahrensdokumentation nach GoBD beschreibt nicht nur Technik und Funktionen. • Vorrangig sind Verantwortlichkeit, Organisation, Prozesse, Nachhaltung und weitere Kriterien. Die Beschreibung von Systemkomponenten selbst ist nachgeordnet. Ein Entwurf für eine Verfahrensdokumentation mit Plan ist besser als gar keine Verfahrensdokumentation. • Die GoBD gelten seit 2014 und so ist inzwischen die Schonfrist abgelaufen. Auch die Nutzung einer Standard-Lösung, z.B. in der Cloud, erfordert eine Verfahrensdokumentation. • Nutzt man eine Standard-Finanzbuchhaltung mit integrierter Erfassung und Aufbewahrung, so sind dennoch die organisatorischen Prozesse und Anpassungen zu dokumentieren. © PROJECT CONSULT 2002
  50. 50. 5050„Aktuelles zu den rechtlichen Anforderungen an die Archivierung und Verfahrensdokumentation“ Docuvita Verfahrensdokumentation 2020Dr. Ulrich Kampffmeyer Struktur, Aufbau und Umfang von Verfahrensdokumentationen
  51. 51. 51„Aktuelles zu den rechtlichen Anforderungen an die Archivierung und Verfahrensdokumentation“ Docuvita Verfahrensdokumentation 2020Dr. Ulrich Kampffmeyer Verfahrensdokumentation: Prinzipien Unabhängig von der Aufzählung vier möglicher Komponenten einer Verfahrensdokumentation in den GoBD empfiehlt sich, eine Verfahrensdokumentation wie folgt zu strukturieren: Eigentliche Verfahrensbeschreibung Diese sollte alle Teile enthalten, die nicht einem kurzfristigen Änderungsdienst unterliegen. Anhänge Als Anhänge werden selbst erstellte Verzeichnisse geführt, die ständig aktualisiert werden müssen und einem hohen Änderungsdienst aufweisen. Anlagen Als Anlagen werden eigenständige Dokumentationen geführt, die in sich geschlossen sind und häufig von Dritten zur Verfügung gestellt werden. Ziel ist es, die Aktualisierung einfach und übersichtlich zu halten, ohne jedes Mal grundlegende Dokumente ändern zu müssen. © PROJECT CONSULT 2002
  52. 52. 52„Aktuelles zu den rechtlichen Anforderungen an die Archivierung und Verfahrensdokumentation“ Docuvita Verfahrensdokumentation 2020Dr. Ulrich Kampffmeyer Verfahrensdokumentation: Struktur © PROJECT CONSULT 2002
  53. 53. 53„Aktuelles zu den rechtlichen Anforderungen an die Archivierung und Verfahrensdokumentation“ Docuvita Verfahrensdokumentation 2020Dr. Ulrich Kampffmeyer Verzeichnisse • Das Verzeichnis der Anhänge gehört zur Verfahrensbeschreibung. Das Verzeichnis der Anlagen, die mehrfach referenziert sein können, zur gesamten Verfahrensdokumentation. • Typischerweise enthalten Verzeichnisse tabellarisch folgende Angaben zu den referenzierten Dokumenten: • Identifikationsnummer / -kennzeichen • Bezeichnung • Version (Versionierung) • Datum • Form (elektronisch/Papier) • Ablage- / Speicherort • „Ersetzt“ - wenn vorhanden, Identifikationsnummer mit Referenz auf die Vorgängerversion (Historisierung)
  54. 54. 54„Aktuelles zu den rechtlichen Anforderungen an die Archivierung und Verfahrensdokumentation“ Docuvita Verfahrensdokumentation 2020Dr. Ulrich Kampffmeyer Anwendungsspezifische Verzeichnisse Anhänge der Verfahrensbeschreibung zum Beispiel: • Verzeichnis der aufzubewahrenden Dokumenttypen mit Aufbewahrungsfristen • Verzeichnis der in der Datenbank implementierten Attribute und Verknüpfungen • Verzeichnis der Dokumentenklassen mit ihren Merkmalen • Verzeichnis der Schlagworte / Schlagwortlisten • Verzeichnis der Benutzergruppen und Rechte • Verzeichnis der Vertraulichkeitsklassen • usw.
  55. 55. 55„Aktuelles zu den rechtlichen Anforderungen an die Archivierung und Verfahrensdokumentation“ Docuvita Verfahrensdokumentation 2020Dr. Ulrich Kampffmeyer Anwendungsspezifische Verzeichnisse Anlagen der Verfahrensdokumentation zum Beispiel: • „Information Management Compliance“ Richtlinie • „Informationslandkarte“ • Benutzerhandbücher • Betriebskonzept • Administrationshandbuch • Schulungsunterlagen • Systemdokumentation • Sicherheits-Richtlinie • usw.
  56. 56. 56„Aktuelles zu den rechtlichen Anforderungen an die Archivierung und Verfahrensdokumentation“ Docuvita Verfahrensdokumentation 2020Dr. Ulrich Kampffmeyer Umfang einer Verfahrensdokumentation • Der Umfang einer Verfahrensdokumentation richtet sich nach der Art und Komplexität der jeweiligen Anwendung. Es gibt keine Seitenvorgabe und auch kein verpflichtendes Inhaltsverzeichnis. • Die Verfahrensbeschreibung als zentraler Teil der Verfahrensdokumentation sollte kurz, gut lesbar und in klarer Sprache verfasst sein. • Die Verfahrensbeschreibung sollte lange stabil bleiben können und auf eher dynamische Inhalte in Anlage und Anhängen verwiesen. • Eine Standard-Gliederung der Verfahrensdokumentation ist in jedem Fall der individuellen organisatorischen und technischen Lösung anzupassen. • Verfahrensdokumentationen müssen sowohl für kleine PC-basierte als auch für mehrstufige Prozesse in großen komplexen Systemen erstellt werden. • Verfahrensteile und Regelungen für das Outsourcing von Prozessen im Rahmen des Dokumenten-Management- oder der Archivierung sind besonders sorgfältig und verbindlich für den Dienstleister zu dokumentieren.
  57. 57. 5757„Aktuelles zu den rechtlichen Anforderungen an die Archivierung und Verfahrensdokumentation“ Docuvita Verfahrensdokumentation 2020Dr. Ulrich Kampffmeyer Inhalte von Verfahrensdokumentation
  58. 58. 58„Aktuelles zu den rechtlichen Anforderungen an die Archivierung und Verfahrensdokumentation“ Docuvita Verfahrensdokumentation 2020Dr. Ulrich Kampffmeyer Grundlegendes zum Inhalt • Um Sinne der GoBD eine Verfahrensdokumentation zu verfassen, sollte das verantwortliche Unternehmen verständlich und vollständig auf alle Bestandteile eingehen und Beschreibungen zu allen dort aufgezählten Merkmalen liefern. • Schwerpunkte sind individuell zu setzen. Insbesondere auf folgende Inhalte ist einzugehen: • Eine Beschreibung der sachlogischen Lösung, • Die Beschreibung der programmtechnischen Lösung, • Eine Beschreibung wie die Programmidentität gewährt wird, • Beschreibung wie die Integrität von Daten gewahrt wird, • Arbeitsanweisungen für den Anwender. • In diesem Rahmen sollte auf die Beschreibung des Datenschutzes, des Internen Kontrollsystems, der Datenbank, der Archivkomponenten und der Ausfallsicherheit (Restart, Recovery) des Systems besondere Aufmerksamkeit gelegt werden. • Die Verfahrensbeschreibung sollte in klar verständlicher, dem Sprachgebrauch von Prüfern angelehnt, kurz und bündig verfasst sein.
  59. 59. 59„Aktuelles zu den rechtlichen Anforderungen an die Archivierung und Verfahrensdokumentation“ Docuvita Verfahrensdokumentation 2020Dr. Ulrich Kampffmeyer Typische Inhalte einer Verfahrensbeschreibung |Vb01| Versionierung |Vb02| Ziele und Geltungsbereich |Vb03| Allgemeines Verfahren |Vb04| Organisation |Vb05| Rechtlicher Rahmen |Vb06| Erfüllung der Grundsätze |Vb07| Datenschutz |Vb08| Mitarbeiterqualifikation |Vb09| Prozesse |Vb10| Internes Kontrollsystem |Vb11| Systemkomponenten |Vb12| Datenbank und Datenmodell |Vb13| Berechtigungssystem |Vb14| Transport im System |Vb15| Wiedergabe und Drucken |Vb16| Sicherheit und Ausfallsicherheit |Vb17| Protokollierung [Vb18] Formate |Vb19| Qualität |Vb20| Betrieb |Vb21| Wartung |Vb22| Migration
  60. 60. 60„Aktuelles zu den rechtlichen Anforderungen an die Archivierung und Verfahrensdokumentation“ Docuvita Verfahrensdokumentation 2020Dr. Ulrich Kampffmeyer Beispiele für Inhalte (1) Ziel, Zweck, Inhalt, Gültigkeit und Aufbau der Verfahrensdokumentation Im einleitenden Kapitel der Verfahrensbeschreibung werden erläutert: • Zweck Hier sind auch die gegebenenfalls zusätzlich zu den steuerrelevanten Themen die weiteren Ziele aufzuführen. • Inhalt Inhaltsübersicht der Verfahrensdokumentation; gegebenenfalls mit Erläuterungen von Einschränkungen • Struktur Die Struktur der Verfahrensdokumentation wie gewählt (nach GoBD oder diesem Vorschlag) wird mit den verschiedenen Dokumentationsbestandteilen und ihren Beziehungen erläutert. • Gültigkeit Der Zeitpunkt, ab dem diese Version der Verfahrensdokumentation gilt und welche Gültigkeit vorangegangene Versionen noch haben bzw. Übergangsregelungen, werden beschrieben.
  61. 61. 61„Aktuelles zu den rechtlichen Anforderungen an die Archivierung und Verfahrensdokumentation“ Docuvita Verfahrensdokumentation 2020Dr. Ulrich Kampffmeyer Beispiele für Inhalte (2) • Autor, Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten Im einleitenden Kapitel werden mit ihren Zuständigkeiten benannt: • Autor mit Kontaktinformation • Verantwortlicher für die Verfahrensdokumentation mit Kontaktinformation • Zusätzliche Ansprechpartner für bestimmte Teilbereiche mit Zuständigkeit und Verantwortlichkeit sowie den Kontaktinformationen • Ablageort und Benennung des Dokumentes Es sollten, gegebenenfalls auch in der Fußzeile, beschrieben sein: • Ablageort der Verfahrensdokumentation in der aktuellen Version; Ablageort Vorgängerversionen • Zugang zur Verfahrensdokumentation (z.B. Intranet-Speicherpfad) • Korrekter Name und Dateiname der Verfahrensdokumentation • Aktuelle Versions-Nummer der Verfahrensdokumentation
  62. 62. 62„Aktuelles zu den rechtlichen Anforderungen an die Archivierung und Verfahrensdokumentation“ Docuvita Verfahrensdokumentation 2020Dr. Ulrich Kampffmeyer Beispiele für Inhalte (3) Allgemeines Verfahren • Beschreibung der Grundzüge der Geschäftstätigkeit und Verfahren des Unternehmens. • Generelle Ableitung der Notwendigkeit der Verfahrensdokumentation aus der Geschäftstätigkeit des Unternehmens. • Einbettung der Verfahren in die Governance- und Compliance-Vorgaben des Unternehmens. • Beschreibung auf hoher Ebene der Aufgaben, die unter die Regelungen der GoBD fallen • Erläuterung, was unter „Verfahren“ im Unternehmen verständen wird. • Es wird der „rote Faden“ dargestellt, der sich durch die Verfahrensbeschreibung zieht. • Immer beachten: Die Ausführungen dienen dazu, einem Dritten die Grundlagen für die in der Verfahrensbeschreibung beschriebenen Prozesse und Lösungen zu erläutern.
  63. 63. 63„Aktuelles zu den rechtlichen Anforderungen an die Archivierung und Verfahrensdokumentation“ Docuvita Verfahrensdokumentation 2020Dr. Ulrich Kampffmeyer Beispiele für Inhalte (4) GoBD-relevante Prozesse In der Verfahrensdokumentation sind alle relevanten organisatorischen (sachlogischen) und Software-gestützten (programmtechnischen) Prozesse zu beschreiben: • Entstehung und Erfassung • Indizierung und Buchung • Speicherung und Aufbewahrung • Wiederfinden und Zugriff • Absicherung gegen Verlust und Verfälschung • Reproduktion und Auswertung Die einzelnen Prozesse betreffen dabei unterschiedliche Anforderungen aus den GoBD: • verarbeitungsorientiert wie z.B. das Buchen • aufbewahrungsorientiert wie z.B. das Archivieren • nachweisorientiert wie z.B. die Protokollierung • nutzungsorientiert wie z.B. das Auswerten
  64. 64. 6464„Aktuelles zu den rechtlichen Anforderungen an die Archivierung und Verfahrensdokumentation“ Docuvita Verfahrensdokumentation 2020Dr. Ulrich Kampffmeyer Benutzung von Muster- Verfahrungsdokumentationen und Tools
  65. 65. 65„Aktuelles zu den rechtlichen Anforderungen an die Archivierung und Verfahrensdokumentation“ Docuvita Verfahrensdokumentation 2020Dr. Ulrich Kampffmeyer Muster und Anleitungen • Checklisten im Internet sind meistens nur sehr oberflächlich und unzureichend. • Sie dienen häufig nur zum Marketing für weitere Dienstleistungen. • Es existieren zahlreiche öffentlich verfügbare elektronische Muster für Verfahrensdokumentationen von Verbänden (Steuerberater, VOI, AWV, BITKOM, IHKs u.a.) • Diese konzentrieren sich meistens nur auf Scannen und Aufbewahrung. Sie sind nicht immer brauchbar. • Zahlreiche ERP- und Archivsystem-Anbieter wie auch Systemintegratoren liefern inzwischen auch Musterverfahrensdokumentationen oder zumindest Gliederungen mit. • Es gibt gute Anleitungen und Erklärungen zu den GoBD z.B. von PSP und AWV. • Das Thema Verfahrensdokumentation ist erst in jüngeren Ausgaben umfangreicher berücksichtigt. • Interessierte erhalten auf E-Mail-Anfrage eine ZIP mit zahleichen Mustern, Anleitungen, Checklisten etc. ;)
  66. 66. 66„Aktuelles zu den rechtlichen Anforderungen an die Archivierung und Verfahrensdokumentation“ Docuvita Verfahrensdokumentation 2020Dr. Ulrich Kampffmeyer Tools • Für kleinere Unternehmen sind häufig bereits Textverarbeitungs- und Kalkulationstabellenwerkzeuge ausreichend. • Für größere Unternehmen mit komplexen Systemen, besonders wenn unterschiedliche Komponenten parallel betrieben werden, Prozesse auf mehrere Systeme aufgeteilt sind oder mehrere Mandanten verwaltet werden müssen, empfiehlt sich der Einsatz datenbankgestützter GoBD-Tools. • On-Premise basierte Werkzeuge vom einfachen GoBD-Tool bis hin zu einer Compliance-Management-Lösung, die auch andere Bereiche wie ITSM, DSGVO, ISO 9001, ISO 27001 etc. verwaltet. • Cloud-basierte kleinere Standard-GoBD-Werkzeuge. • Die Werkzeuge bringen in der Regel verschiedene Muster-Gliederungen mit und verfügen über Versionierung und Historisierung, um die Verfahrensdokumentation aktuell halten zu können.
  67. 67. 6767„Aktuelles zu den rechtlichen Anforderungen an die Archivierung und Verfahrensdokumentation“ Docuvita Verfahrensdokumentation 2020Dr. Ulrich Kampffmeyer Vorgehen bei der Erstellung einer Verfahrensdokumentation
  68. 68. 68„Aktuelles zu den rechtlichen Anforderungen an die Archivierung und Verfahrensdokumentation“ Docuvita Verfahrensdokumentation 2020Dr. Ulrich Kampffmeyer Erstellung Erst-Erstellung • Die erste Erstellung sollte bereits parallel zur Erstellung des Fachkonzeptes und der Lösung durch IT/Anbieter begonnen werden, da zu diesem Zeitpunkt alle wichtigen Informationen für die Verfahrensdokumentation aus erster Hand vorliegen und aktuell sind. • Die Verfahrensdokumentation muss zur Abnahme vorliegen und ist Gegenstand der Überprüfung (Test) der Lösung. Pflege • Die Verfahrensdokumentation unterliegt ständiger Prüfung bei Änderungen an Systemen, Prozessen, Arbeitsorganisation und anderen Rahmenbedingungen. Sie ist konsistent, aktuell und mit entsprechender Überprüfung gegen die tatsächlichen Verfahren fortzuschreiben. Migration • Bei Migration von Lösungen (auch Komponenten, Teilen von Systemen etc.) ist für den Migrationsprozess selbst und das neue Zielsystem jeweils eine eigene Verfahrensdokumentation zu erstellen.
  69. 69. 69„Aktuelles zu den rechtlichen Anforderungen an die Archivierung und Verfahrensdokumentation“ Docuvita Verfahrensdokumentation 2020Dr. Ulrich Kampffmeyer Erstellung und Zuständigkeit • Verfahrensdokumentationen werden meistens von unterschiedlichen Personen aus unterschiedlichen Bereichen und Unternehmen erstellt • Bei der Erstellung unbedingt erforderlich: • gleich zu Beginn der Arbeiten die Zuständigkeiten festzulegen um • unnötige oder doppelte Arbeiten vermeiden • Am häufigsten betroffenen Bereiche: Interne Mitarbeit erforderlich von Externe Mitarbeit erforderlich von Rechtsabteilung Fachabteilung Geschäftsführung Organisation IT-Bereich Revision Integrator Hersteller Generalunternehmer ASP Betreiber Wirtschaftsprüfer/Steuerberater
  70. 70. 70„Aktuelles zu den rechtlichen Anforderungen an die Archivierung und Verfahrensdokumentation“ Docuvita Verfahrensdokumentation 2020Dr. Ulrich Kampffmeyer Zuständigkeiten für eine Lösung Steuerpflichtiger Betreiber • Ordnungsgemäßer Betrieb der Gesamtlösung • Gesetzliche Verantwortung des Buchführungspflichtigen, der unter Berücksichtigung der Vorgaben des Herstellers und Systemintegrators seinen gesetzlichen Verpflichtungen nachkommen muss • Pflege und Fortschreibung der Verfahrensdokumentation • Verantwortlichen Ansprechpartner für die Gesamtlösung benennen Hersteller • Ordnungsgemäßes technisches Funktionieren seiner Komponenten • Gewährleistungszeiträume, sowie Ansprechpartner im Fehlerfalle benennen • Bescheinigungen zur Vertiefung der zugesicherten Eigenschaften der Komponenten und Softwarequalität Systemintegratoren • Bereitstellung der Lösung aus herkömmlichen DV-Komponenten, Datenbanken, elektronischen Speichersystemen und eigener Software • Gewährleistungszeiträume, sowie Ansprechpartner in Problemfällen benennen • Pflichtenheft zur Fixierung der Funktionalität unterstützt Eindeutigkeit des Funktionsumfangs
  71. 71. 71„Aktuelles zu den rechtlichen Anforderungen an die Archivierung und Verfahrensdokumentation“ Docuvita Verfahrensdokumentation 2020Dr. Ulrich Kampffmeyer Zuständigkeiten für Bestandteile der Verfahrensdokumentation Zulieferungen durch den Hersteller (Software, System) • Anwenderhandbuch • Administrationshandbuch • Systemdokumentation • Konfigurationsdokumentation • Schulungsunterlage • Betriebshandbuch (bei Outsourcing, SaaS) Updates bei Systemänderungen
  72. 72. 72„Aktuelles zu den rechtlichen Anforderungen an die Archivierung und Verfahrensdokumentation“ Docuvita Verfahrensdokumentation 2020Dr. Ulrich Kampffmeyer Zuständigkeiten für Bestandteile der Verfahrensdokumentation Zulieferungen durch den Systemintegrator (angepasste Software, individuelle Software, System) • Anwenderhandbuch • Systemdokumentation • Konfigurationsdokumentation • Schulungsunterlage • Betriebshandbuch Updates bei Systemänderungen
  73. 73. 73„Aktuelles zu den rechtlichen Anforderungen an die Archivierung und Verfahrensdokumentation“ Docuvita Verfahrensdokumentation 2020Dr. Ulrich Kampffmeyer Zuständigkeiten für Bestandteile der Verfahrensdokumentation Steuerpflichtiger Betreiber als Gesamtverantwortlicher • Verfahrensbeschreibung • Gesamt-Verfahrensdokumentation mit Verfahrensbeschreibung und den Bestandteilen für Betrieb, Administration, Technik, Konfiguration, Einstellungen etc. Fortschreibung und Pflege der Gesamt-Verfahrensdokumentation.
  74. 74. 7474„Aktuelles zu den rechtlichen Anforderungen an die Archivierung und Verfahrensdokumentation“ Docuvita Verfahrensdokumentation 2020Dr. Ulrich Kampffmeyer Pflege und Nachhaltung von Verfahrensdokumentationen
  75. 75. 75„Aktuelles zu den rechtlichen Anforderungen an die Archivierung und Verfahrensdokumentation“ Docuvita Verfahrensdokumentation 2020Dr. Ulrich Kampffmeyer Pflege und Fortschreibung • Die Verfahrensdokumentation nebst ihren Anhängen und Anlagen unterliegt der kontinuierlichen Aktualisierung und Aufbewahrungspflicht. • Verfahrensdokumentationen sind mindestens 10 Jahre nach Abschaltung eines Systems weiterhin verfügbar zu halten. • Bei Veränderungen der Prozesse, des Systems, des Betriebes und der Nutzung ist die Verfahrensdokumentation, besonders aber die Anhänge und Anlagen, auf ihre Übereinstimmung mit der tatsächlich genutzten Lösung zu überprüfen. • Die Kriterien, wann und in welchem Ausmaß Veränderungen zu dokumentieren sind, die Prüfverfahren und die Dokumentation von Überprüfungen sind ebenfalls Gegenstand der Verfahrensdokumentation. • Der für die Pflege der Verfahrensdokumentation verantwortliche Mitarbeiter dokumentiert die Änderungen, historisiert den ursprünglichen Stand und ergänzt die geänderten Teile oder Dokumente.
  76. 76. 76„Aktuelles zu den rechtlichen Anforderungen an die Archivierung und Verfahrensdokumentation“ Docuvita Verfahrensdokumentation 2020Dr. Ulrich Kampffmeyer Überprüfung und Kontrolle • Eine Verfahrensdokumentation lebt und ist ständig aktuell zu halten. • Dies erfordert regelmäßige Überprüfung der Übereinstimmung der Lösung, der Prozesse und der Nutzung mit der Verfahrensdokumentation. • Die GoBD definieren darüber hinaus Kontrollen, die während der Nutzung der Lösung durchzuführen sind. Daher sind zu unterscheiden: • Laufende Kontrollen während des Betriebs und der Nutzung der Lösung • Änderungsbedingte Kontrollen der Lösung selbst
  77. 77. 7777„Aktuelles zu den rechtlichen Anforderungen an die Archivierung und Verfahrensdokumentation“ Docuvita Verfahrensdokumentation 2020Dr. Ulrich Kampffmeyer Ausblick: „Was muss noch alles dokumentiert werden – Strategien zum Umgang mit Dokumentationen“
  78. 78. 78„Aktuelles zu den rechtlichen Anforderungen an die Archivierung und Verfahrensdokumentation“ Docuvita Verfahrensdokumentation 2020Dr. Ulrich Kampffmeyer Ausblick Abschließend noch drei kurze Themen zur Einstimmung auf Ihre heutige Tagung: • Verfahrensdokumentationen als generelle Herausforderung • Obacht – es ändern sich andauernd die Gesetze • Selbstdokumentation
  79. 79. 7979„Aktuelles zu den rechtlichen Anforderungen an die Archivierung und Verfahrensdokumentation“ Docuvita Verfahrensdokumentation 2020Dr. Ulrich Kampffmeyer Ausblick: Es geht nicht nur um die GoBD!
  80. 80. 80„Aktuelles zu den rechtlichen Anforderungen an die Archivierung und Verfahrensdokumentation“ Docuvita Verfahrensdokumentation 2020Dr. Ulrich Kampffmeyer Ausblick 1: Es geht nicht nur um die GoBD Es wird meistens nur von der Verfahrensdokumentation nach GoBD, also für steuerliche und handelsrechtliche Aspekte, gesprochen. Benötigt werden aber vielfach weitere Dokumentationen, generell oder branchenabhängig. Generelle Beispiele: • Verfahrensdokumentation für DSGVO-Einhaltung • Verfahrensdokumentation für ISO-900x-Prozesse • Verfahrensdokumentation in Gestalt von Arbeitsanweisungen Branchen-Beispiele: • Pharma: Verfahrensdokumentationen nach FDA, GxP etc. • Banken: Verfahrensdokumentationen zur Einhaltung von Compliance-Vorgaben • Sicherheitsrelevante Unternehmen und Organisationen: Verfahrensdokumentation nach IT-SIG
  81. 81. 8181„Aktuelles zu den rechtlichen Anforderungen an die Archivierung und Verfahrensdokumentation“ Docuvita Verfahrensdokumentation 2020Dr. Ulrich Kampffmeyer Ausblick: Gesetze und Verordnungen ändern sich ständig!
  82. 82. 82„Aktuelles zu den rechtlichen Anforderungen an die Archivierung und Verfahrensdokumentation“ Docuvita Verfahrensdokumentation 2020Dr. Ulrich Kampffmeyer Ausblick 2: Modernisierung Steuerverfahren Betroffene Paragrafen:
  83. 83. 8383„Aktuelles zu den rechtlichen Anforderungen an die Archivierung und Verfahrensdokumentation“ Docuvita Verfahrensdokumentation 2020Dr. Ulrich Kampffmeyer Ausblick: Verfahrensdokumentationen manuell zu erstellen ist doof!
  84. 84. 84„Aktuelles zu den rechtlichen Anforderungen an die Archivierung und Verfahrensdokumentation“ Docuvita Verfahrensdokumentation 2020Dr. Ulrich Kampffmeyer Anforderungen an die Selbstdokumentation von Archivsystemen • Nahezu alle für eine Verfahrensdokumentation benötigten Daten liegen in den Systemen selbst vor. • Gerade Dokumentenmanagement- und Archivsysteme sollten daher in der Lage sein diese selbst zu dokumentieren, zu versionieren, zu historisieren und zu verwalten. • Die Selbstdokumentation von Systemen ist daher praktisch ein Muss und kann die manuell erstellte Verfahrensdokumentation weitgehend ersetzen. • Durch KI Künstliche Intelligenz und Analytics können die Systeme nicht nur die Konfiguration nachhalten sondern auch selbsttätig optimieren.
  85. 85. 85„Aktuelles zu den rechtlichen Anforderungen an die Archivierung und Verfahrensdokumentation“ Docuvita Verfahrensdokumentation 2020Dr. Ulrich Kampffmeyer Anforderungen an die Selbstdokumentation in Archivsystemen • Selbstdokumentation der Einrichtung sowie aller während der Lebensdauer vorgenommenen Änderungen an Struktur, Metadaten- Strukturen, Administrationsrechten und anderen wichtigen Informationen (automatisierte Verfahrensdokumentation). • Archivierung der initialen Konfiguration des Archivsystem mit allen Einstellungen (Speicherpfade, Dokumentklassen, Berechtigungen, etc.). • Archivierung mit Versionierung aller wesentlichen Änderungen am Archivsystem über den Betriebszeitraum. • Report-Generierung mit allen Daten für die Verfahrensdokumentation oder eigenständige Archivanwendung zur Pflege der Verfahrensdokumentation im System selbst (Archivsystem- Eigenanwendung). • Erfüllung der ISO 14721 OAIS „Preservation Planning“ Funktionalität.
  86. 86. 86„Aktuelles zu den rechtlichen Anforderungen an die Archivierung und Verfahrensdokumentation“ Docuvita Verfahrensdokumentation 2020Dr. Ulrich Kampffmeyer Anforderungen an die Selbstdokumentation in Archivsystemen • Alle systemseitig verfügbaren Daten sollten in vorbereitete Strukturen einer Verfahrensdokumentation automatisiert eingeladen, versioniert und historisiert werden. • Anwender müssten in dieser vorbereiteten Anwendung "nur" ihre allgemeinen Informationen eingeben und die beteiligten, auszuwertenden Systemkomponenten festlegen. • Aus integrierter Verfahrensdokumentationsdatenbank könnten auch Reports generiert werden um eine Verfahrensdokumentation automatisch zu drucken. • Archiv-, DMS-, ECM- oder GRC-Anwendungen würden so eine kleine vorgefertigte "virtuelle Akte"nanwendung enthalten, in die die Daten des Systems und die vom Anwender eingestellten Informationen zusammenlaufen. • Dies können Änderungen an Auswahllisten, Umstrukturierungen im Aktenplan, Geänderte Administrationskomponenten, neue Scanner-Profile, XML-Schema zu Schnittstellen und zahlreiche andere für die Verfahrensdokumentation relevante Informationen sein.
  87. 87. 87„Aktuelles zu den rechtlichen Anforderungen an die Archivierung und Verfahrensdokumentation“ Docuvita Verfahrensdokumentation 2020Dr. Ulrich Kampffmeyer Anforderungen an die Selbstdokumentation in Archivsystemen • Besonders für Cloud-, SaaS-, ASP- und Mandanten-Systeme sind solche automatisierten oder teilautomatisierten Verfahrensdokumentationen essentiell, da der Anwender selbst keine Veränderungen an den Einstellungen und der internen Funktionsweise des genutzten Systems mitbekommt und man bei vielen Mandanten im Betrieb einer größeren Lösung schnell die Übersicht verliert • Vorteile: • Fehlerträchtige manuelle Eingaben reduziert • Aktualisierungen und Fortschreibung automatisiert • Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit sichergestellt • Voraussetzung auf Anbieterseite: • Zentrales, datenbankgestütztes Repository (mit Systemparameter, beteiligte Anwendungen, Parameter, Berechtigungen, Dokumentenklassen, Aktenstrukturen, Aufbewahrungsregeln etc.)
  88. 88. 88„Aktuelles zu den rechtlichen Anforderungen an die Archivierung und Verfahrensdokumentation“ Docuvita Verfahrensdokumentation 2020Dr. Ulrich Kampffmeyer Anforderungen an die Selbstdokumentation in Archivsystemen Die Verfahrensdokumentation als Systembestandteil muss zwei grundsätzliche Aufgaben erfüllen: a) Aktualität (und Programmidentität) mit dem aktuellen Stand der Lösung (Software, Hardware, Prozesse, Schutz, Sicherheit etc.), z.B. Zustand im Jahr 2020, wie auch b) Perioden-bezogen den Zustand des Zeitraumes, der geprüft werden soll, vollständig und richtig darstellen können, z.B. Zustand 2012 bis 2018. © PROJECT CONSULT 2002
  89. 89. 89„Aktuelles zu den rechtlichen Anforderungen an die Archivierung und Verfahrensdokumentation“ Docuvita Verfahrensdokumentation 2020Dr. Ulrich Kampffmeyer Verfahrensdokumentation als Systembestandteil Vier unterschiedlich komplexe und komfortable Ansätze: (A) Einfache elektronische Akte (B) Komfortable elektronische Akte (C) Verfahrensdokumentation als einfache Anwendungskomponente (D) Verfahrensdokumentation als prozessgesteuerte, mandantenfähige, Multi-User Anwendungskomponente © PROJECT CONSULT 2002
  90. 90. 90„Aktuelles zu den rechtlichen Anforderungen an die Archivierung und Verfahrensdokumentation“ Docuvita Verfahrensdokumentation 2020Dr. Ulrich Kampffmeyer Verfahrensdokumentation als Systembestandteil (A) Einfache elektronische Akte • Der Anbieter liefert eine kleine Muster-Akte innerhalb des Systems mit, die die Gliederung der Verfahrensdokumentation abbildet. • Die Teile, die das Softwareprodukt selbst betreffen, sind bereits eingefügt. • Der Anwender fügt einfach die Dokumente zu den Abschnitten, die ihn betreffen, manuell in die Struktur ein. • Die Pflege, Versionierung und die Herstellung des erforderlichen Zustandes zu einem gegebenen Zeitpunkt obliegt der Sorgfalt des Anwenders. • Das Archivsystem archiviert die Daten und Dokumente selbstständig als Eigen- Anwendung. © PROJECT CONSULT 2002
  91. 91. 91„Aktuelles zu den rechtlichen Anforderungen an die Archivierung und Verfahrensdokumentation“ Docuvita Verfahrensdokumentation 2020Dr. Ulrich Kampffmeyer 10.2 Verfahrensdokumentation als Systembestandteil (B) Komfortable elektronische Akte • Zusätzlich zu einfachen elektronischen Akte (A) enthält diese Akte nicht nur die Gliederung und Dokumente, sondern das System führt in einem "Deckblatt" oder "Stammdatenbereich" selbst die Verwaltungsdaten, Inhalte nebst Versionierung mit und fügt bei Änderungen Daten selbst ein oder erstellt Dokumente mit den Daten in dem entsprechenden Abschnitten der Gliederung. • Der Anwender muss selbst nur noch seine Abschnitte nachführen. • Die Pflege, Versionierung und die Herstellung des erforderlichen Zustandes zu einem gegebenen Zeitpunkt wird vom System bereits unterstützt, obliegt aber weiterhin der Sorgfalt des Anwenders. • Das Archivsystem archiviert die Daten und Dokumente selbstständig als Eigen- Anwendung. © PROJECT CONSULT 2002
  92. 92. 92„Aktuelles zu den rechtlichen Anforderungen an die Archivierung und Verfahrensdokumentation“ Docuvita Verfahrensdokumentation 2020Dr. Ulrich Kampffmeyer Verfahrensdokumentation als Systembestandteil (C) Verfahrensdokumentation als einfache Anwendungskomponente • Zusätzlich und im Unterschied zu den Akten-Lösungen (A) und (B) werden die Daten, die das System verwaltet, nicht mehr als Dokumente geführt, sondern in einer entsprechend strukturierten Datenbank verwaltet. • Die Anwendung ist integraler Bestandteil der Archivsoftware und wird durch diese gesteuert. • Dort kann der Anwender auf Feld-orientiert seine Inhalte einpflegen. Dokumente - wie Anhänge oder Anlagen - können an die Einträge angehängt werden. • Das System kann den Anwender auf fehlende Bereiche oder Bereiche, wo Änderungen auf Grund anderer Eintragungen erforderlich sein könnten, hinweisen. • Es stellt selbst Historisierung und Versionierung sicher. Der Anwender muss nur sorgfältig und zeitgerecht die ihn betreffenden Abschnitte der VD einpflegen. • Durch die Teilautomatisierung wird nicht nur der Aufwand der ständigen Pflege reduziert sondern auch die Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit sichergestellt. • Die Anwendung archiviert in das Archivsystem hinein Daten und Dokumente selbstständig als Eigen-Anwendung. © PROJECT CONSULT 2002
  93. 93. 93„Aktuelles zu den rechtlichen Anforderungen an die Archivierung und Verfahrensdokumentation“ Docuvita Verfahrensdokumentation 2020Dr. Ulrich Kampffmeyer Verfahrensdokumentation als Systembestandteil (D) Verfahrensdokumentation als prozessgesteuerte, mandantenfähige, Multi-User Anwendungskomponente • Zusätzlich zur Anwendungskomponente (C) hat die Verfahrensdokumentation-anwendung ein eigenständiges Berechtigungssystem, ist mandantenfähig und verfügt über Benachrichtigungs-(Alert)Mechanismen. So können die Zuständigkeiten für verschiedene Bereiche an unterschiedliche Verantwortliche delegiert werden - z.B. Technik an die IT-Abteilung, Aufbewahrungsfristen an die Rechtsabteilung oder Prozesse an die betroffene Projektabteilung. • Das Alert-System stellt sich, wenn von jemanden Änderungen eingeben werden, dass die der Gliederung hinterlegte Logik diejenigen benachrichtigt, deren Teile der Verfahrensdokumentation durch die Änderung betroffen sein können. • Zu dem erlaubt die Strukturierung die Separierung von Standard-Komponenten und Mandanten. So lässt sich ein Grundgerüst aufbauen, dass für alle Mandanten und diese Infrastruktur nutzenden Anwendungen nur an einer zentralen Stelle die Pflege notwendig ist. • Durch das Alert-System werden bei zentralen Änderungen (Konfigurationen, Berechtigungen, Updates, Aufbewahrungsfristen, Legal Hold, etc.) die Zuständigen für betroffene Mandanten, Anwendungen und Teilbereiche benachrichtigt. • Die Versionierung und Historisierung - und damit auch die Reproduktion eines zeitlich eingegrenzten Bereiches für genau eine Anwendung oder einen Mandanten - erfolgt durch das System. • Die Last der Pflege verteilt sich mehrere Mitarbeiter, die zu dem hierfür die Verantwortung tragen und deren Pflegemaßnahmen durch Protokolle nachvollziehbar sind. • Die Anwendung archiviert in das Archivsystem hinein Daten, Dokumente und Protokolle selbstständig als Eigen- Anwendung. © PROJECT CONSULT 2002
  94. 94. 9494„Aktuelles zu den rechtlichen Anforderungen an die Archivierung und Verfahrensdokumentation“ Docuvita Verfahrensdokumentation 2020Dr. Ulrich Kampffmeyer Es bleibt noch viel zu tun! Packen Sie`s an!
  95. 95. 9595„Aktuelles zu den rechtlichen Anforderungen an die Archivierung und Verfahrensdokumentation“ Docuvita Verfahrensdokumentation 2020Dr. Ulrich Kampffmeyer Vielen Dank für ihre Aufmerksamkeit und noch viel Spaß auf der Docuvita-Partner- Tagung!
  96. 96. 96„Aktuelles zu den rechtlichen Anforderungen an die Archivierung und Verfahrensdokumentation“ Docuvita Verfahrensdokumentation 2020Dr. Ulrich Kampffmeyer Copyright und Referenten Information Dr. Ulrich Kampffmeyer • Managing Director • PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH • Email: Ulrich.Kampffmeyer@PROJECT-CONSULT.com • Wikipedia: http://bit.ly/WP-UKff PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH P.O.Box 20 25 55 | 20218 Hamburg | Germany Isestraße 63 | 20149 Hamburg | Germany Tel: +49 40 41285653 Email: Info@PROJECT-CONSULT.com Skype: PROJECT.CONSULT Web: http://www.PROJECT-CONSULT.com © Copyright CC-BY/CC-NY/CC-ND PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH 2020 Authorship Rights Ulrich Kampffmeyer 1992 – 2020 CC-BY Licensees may copy, distribute, display and perform the work and make derivative works based on it only if they credit the author or licensor in the manner specified by these. CC-NY Licensees may copy, distribute, display, and perform the work and make derivative works based on it only for noncommercial purposes.

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