GESTIONE DOCUMENTALE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: normativa e soluzioni tecnologiche

                                  Do...
3 Febbraio 2010 
GESTIONE DOCUMENTALE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: normativa e soluzioni tecnologiche
                    ...
le organizzazioni conducono quasi il   97%
                                                                         le org...
Fonte:
    Fulcrum Research



                                                                                           ...
Fonte:
                                       + 200%  for year
    Forrester



                                          ...
• 15% ‐ 35 % del tempo per ricerche
               • Meno del 50% delle volte con successo
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“Il 71% dei “knowledge worker” 
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  preferisce cercare le informazioni sul 
  web anziché nei sis...
+50% dei processi aziendali
             +50% dei processi aziendali



  • Livellamento
  • Disordine
  • Ridondanza



 ...
Non
               Indefiniti                                       Standardizzati         Monitorati   Ottimizzati
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                                             Non
               Indefiniti                                       ...
3 Febbraio 2010 
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                    ...
Not sure what
                                                  SharePoint is;
                                           ...
ECM does NOT  Product or Technology
                  ECM does NOT = Product or Technology

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Il giusto mix di tecnologie


                                                                 Portals




               ...
ECM  Enabling Collaboration
                              ECM = Enabling Collaboration

               “ECM is about solvi...
Metodologia del prototipo incrementale
      Metodologia del prototipo incrementale




                                  ...
Dipendenti                              Clienti
                                                          Impresa

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Dipendenti                                            Clienti




             Ufficio Posta
             Protocollo


   ...
Le soluzioni di ECM                                   • ROI
                                                      • Effici...
0%         5%        10%        15%   20%   25%


                           Improve efficiency                           ...
60%


                50%


                40%


                                                                        ...
1. Synergy e l’amministrazione digitale




                                                                              ...
ERP and Legacy               Collaborative        DB Server
                                                Systems       ...
tratto da studio Arthur D. Little

                                                                                  Costo...
- Stampe

                                    - Classificazione




                                                      ...
tratto da studio Arthur D. Little

          Fattura Passiva                                                         Costo...
TERMINI DI PAGAMENTO FATTURE
                                                         GERMANIA 30 – 60 gg ITALIA 60 90 gg
...
tratto da studio Arthur D. Little

          Fattura Passiva                                                         Costo...
Un processo ad esempio: Ve.Fa.
1                                       2                                               3  ...
3 Febbraio 2010 
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3 Febbraio 2010 
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Amministrazione, Finanza e Controllo
              Amministrazione
              Finanza
              Controllo          ...
Personale e Organizzazione
              Amministrazione
              Finanza                                 HR 1: Gesti...
Approvvigionamenti
              Amministrazione
              Finanza
              Controllo                            ...
Customer Service
              Amministrazione
              Finanza
              Controllo                              ...
2. Docflow Improve e i processi collaborativi




                                                                        ...
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            Perché no?
                  Le procedure sono in continua evoluzione
                  Richiede st...
Doc                                           Doc


           Azione                                            Nuova SOP...
Doc                                           Doc


           Azione                                            Nuova SOP...
Concatenare processi
                                                Concatenare processi
                                ...
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Comunicare utilizzando 
             “cartelle di pratica” e                              All’occorrenza (non conformità) ...
To Do
Strutturati


                                                                                       Flusso di lavor...
Piattaforma di lavoro in modalità push 
                    Piattaforma di lavoro in modalità push




                   ...
3 Febbraio 2010 
GESTIONE DOCUMENTALE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: normativa e soluzioni tecnologiche
                    ...
grazie                                      Maurizio Savoca ‐ PARTNER


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Soluzioni per la gestione dei processi documentali:Synergy e l'amministrazione digitale, Improve e i processi collaborativi

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Intervento di Maurizio Savoca, Partner DocFlow, durante l'evento organizzato da DocFlow e Microsoft dal titolo "GESTIONE DOCUMENTALE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: NORMATIVA E SOLUZIONI TECNOLOGICHE".

Published in: Business, Technology

Soluzioni per la gestione dei processi documentali:Synergy e l'amministrazione digitale, Improve e i processi collaborativi

  1. 1. GESTIONE DOCUMENTALE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: normativa e soluzioni tecnologiche DocFlow e Microsoft – 3 febbraio 2010 SOLUZIONI PER LA GESTIONE DEI PROCESSI DOCUMENTALI •Synergy e l’amministrazione digitale l amministrazione •Improve e i processi collaborativi Maurizio Savoca – Partner www.docflow.com 3 Febbraio 2010  GESTIONE DOCUMENTALE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: normativa e soluzioni tecnologiche SOLUZIONI AGILI PER IMPRESE AGILI DocFlow e Microsoft w w w . d o c f l o w . c o m 
  2. 2. 3 Febbraio 2010  GESTIONE DOCUMENTALE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: normativa e soluzioni tecnologiche DocFlow e Microsoft w w w . d o c f l o w . c o m 
  3. 3. le organizzazioni conducono quasi il   97% le organizzazioni conducono quasi il 97% delle comunicazioni tramite email In media spendiamo circa il   40% del  nostro tempo lavorativo a gestire  nostro tempo lavorativo a gestire documenti l’email è accettata come conferma  scritta di approvazioni oppure di ordini  nel   79% delle organizzazioni Fonte: Gartner 3 Febbraio 2010  GESTIONE DOCUMENTALE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: normativa e soluzioni tecnologiche DocFlow e Microsoft w w w . d o c f l o w . c o m 
  4. 4. Fonte: Fulcrum Research 3 Febbraio 2010  GESTIONE DOCUMENTALE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: normativa e soluzioni tecnologiche DocFlow e Microsoft w w w . d o c f l o w . c o m 
  5. 5. Fonte: + 200%  for year Forrester 3 Febbraio 2010  GESTIONE DOCUMENTALE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: normativa e soluzioni tecnologiche DocFlow e Microsoft w w w . d o c f l o w . c o m 
  6. 6. • 15% ‐ 35 % del tempo per ricerche • Meno del 50% delle volte con successo d l d ll l • Il 15% delle volte si duplica il risultato 3 Febbraio 2010  GESTIONE DOCUMENTALE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: normativa e soluzioni tecnologiche DocFlow e Microsoft w w w . d o c f l o w . c o m 
  7. 7. “Il 71% dei “knowledge worker”  g preferisce cercare le informazioni sul  web anziché nei sistemi interni” 3 Febbraio 2010  GESTIONE DOCUMENTALE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: normativa e soluzioni tecnologiche DocFlow e Microsoft w w w . d o c f l o w . c o m 
  8. 8. +50% dei processi aziendali +50% dei processi aziendali • Livellamento • Disordine • Ridondanza 3 Febbraio 2010  GESTIONE DOCUMENTALE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: normativa e soluzioni tecnologiche DocFlow e Microsoft w w w . d o c f l o w . c o m 
  9. 9. Non Indefiniti Standardizzati Monitorati Ottimizzati Formalizzati 3 Febbraio 2010  GESTIONE DOCUMENTALE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: normativa e soluzioni tecnologiche DocFlow e Microsoft w w w . d o c f l o w . c o m 
  10. 10. >50% Non Indefiniti Standardizzati Monitorati Ottimizzati Formalizzati <50% 3 Febbraio 2010  GESTIONE DOCUMENTALE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: normativa e soluzioni tecnologiche DocFlow e Microsoft w w w . d o c f l o w . c o m 
  11. 11. 3 Febbraio 2010  GESTIONE DOCUMENTALE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: normativa e soluzioni tecnologiche DocFlow e Microsoft w w w . d o c f l o w . c o m 
  12. 12. Not sure what SharePoint is; 3% Using MOSS; 50% of  16% organizations  i ti polled are using  or implementing  SharePoint  Using WSS; 8% No l N plans; 35% + 12% with plans Implementating now; 17% Use SharePoint Plans in next 2003; 9% 12-18 months; 13% 3 Febbraio 2010  GESTIONE DOCUMENTALE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: normativa e soluzioni tecnologiche DocFlow e Microsoft w w w . d o c f l o w . c o m 
  13. 13. ECM does NOT  Product or Technology ECM does NOT = Product or Technology “Half of Content Management  succes has nothing to do with Tecnology” Gartner 3 Febbraio 2010  GESTIONE DOCUMENTALE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: normativa e soluzioni tecnologiche DocFlow e Microsoft w w w . d o c f l o w . c o m 
  14. 14. Il giusto mix di tecnologie Portals Archiving services Criptograp hy services y se ces Document D t Collaboration Workflow management ERP  Integration DRM Paper capture BPM 3 Febbraio 2010  GESTIONE DOCUMENTALE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: normativa e soluzioni tecnologiche DocFlow e Microsoft w w w . d o c f l o w . c o m 
  15. 15. ECM  Enabling Collaboration ECM = Enabling Collaboration “ECM is about solving business problems and  has a dramatic impact on the  organization and its people” Gartner 3 Febbraio 2010  GESTIONE DOCUMENTALE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: normativa e soluzioni tecnologiche DocFlow e Microsoft w w w . d o c f l o w . c o m 
  16. 16. Metodologia del prototipo incrementale Metodologia del prototipo incrementale 3 Febbraio 2010  GESTIONE DOCUMENTALE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: normativa e soluzioni tecnologiche DocFlow e Microsoft w w w . d o c f l o w . c o m 
  17. 17. Dipendenti Clienti Impresa Intimità Ufficialità (intranet) ( ) (internet) Fornitori Confidenzialità (extranet) Azienda Rete 3 Febbraio 2010  GESTIONE DOCUMENTALE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: normativa e soluzioni tecnologiche DocFlow e Microsoft w w w . d o c f l o w . c o m 
  18. 18. Dipendenti Clienti Ufficio Posta Protocollo Altra origine Portale Acquisti Fornitori 3 Febbraio 2010  GESTIONE DOCUMENTALE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: normativa e soluzioni tecnologiche DocFlow e Microsoft w w w . d o c f l o w . c o m 
  19. 19. Le soluzioni di ECM • ROI • Efficienza • Processi ad Hoc • Ottimizzazione • Flessibilità • Distribuito • Compliance • Customer Service • Digital account • Governance • Contract management • Miglioramento • Processi Standard • Correspondence • Processi Dinamici management • Sicurezza • Collaborazione • Regulatory • Rigidità • Agilità • CRM Solutions • Centralizzazione • HR Process • Diffuso • …. 3 Febbraio 2010  GESTIONE DOCUMENTALE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: normativa e soluzioni tecnologiche DocFlow e Microsoft w w w . d o c f l o w . c o m 
  20. 20. 0% 5% 10% 15% 20% 25% Improve efficiency Costs, Compliance Optimize business processes Compliance Mitigate risk Improve customer service Customer  Service Reduce costs Faster turnaround/Improved response Competitive advantage 3 Febbraio 2010  GESTIONE DOCUMENTALE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: normativa e soluzioni tecnologiche DocFlow e Microsoft w w w . d o c f l o w . c o m 
  21. 21. 60% 50% 40% Cost/Efficiency 30% Compliance/Risk Customer Service 20% 10% 0% 2004 2005 2006 2007 2008 2009 3 Febbraio 2010  GESTIONE DOCUMENTALE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: normativa e soluzioni tecnologiche DocFlow e Microsoft w w w . d o c f l o w . c o m 
  22. 22. 1. Synergy e l’amministrazione digitale 3 Febbraio 2010  GESTIONE DOCUMENTALE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: normativa e soluzioni tecnologiche DocFlow e Microsoft w w w . d o c f l o w . c o m 
  23. 23. ERP and Legacy Collaborative  DB Server Systems Systems Web Services J2EE/COM/.NET Integrazione e supporto a processi esterni Paper/ Fax Web  Application Office &  Microsoft Sharepoint Productivity Tools Cattura e  Organizzazione Accesso e  Trasformazione Processo Distribuzione Compliance Dispatcher A hi i i C i Archiviazione e Conservazione ERP/Legacy Clients eDocuments Crittografy Archiving & Conservazione Record & DRM Sostitutiva Management M 3 Febbraio 2010  GESTIONE DOCUMENTALE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: normativa e soluzioni tecnologiche DocFlow e Microsoft w w w . d o c f l o w . c o m 
  24. 24. tratto da studio Arthur D. Little Costo totale: € 13,80 Fattura Passiva CS 1 2 3 4 5 6 Ricezione Data Verifica Pagamento Archivio Gestione Posta P t Entry E t Fattura F tt Post P t 0,9€ 1,4€ 5,4€ 2,8€ 1,5€ 1,8€ Costo totale: € 8,00‐ 9,50 Fattura Attiva CS 1 2 3 4 5 6 Redazione Spedizione p Gestione Archivio Richieste e Tesoreria Fattura Incassi i Contenzioso C i 0,3€ 1,2€ 0,5 ‐ 2,0€ 0,8€ 3,2€ 2,0€ 3 Febbraio 2010  GESTIONE DOCUMENTALE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: normativa e soluzioni tecnologiche DocFlow e Microsoft w w w . d o c f l o w . c o m 
  25. 25. - Stampe - Classificazione ±5% - A hi i i Archiviazione Archivio - Ricerca - Duplicati 0,8-1,5 € - Spazio fisico - Distruzione 3 Febbraio 2010  GESTIONE DOCUMENTALE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: normativa e soluzioni tecnologiche DocFlow e Microsoft w w w . d o c f l o w . c o m 
  26. 26. tratto da studio Arthur D. Little Fattura Passiva Costo totale: € 13,80 FE FE CS 1 2 3 4 5 6 Ricezione Data Verifica Pagamento Archivio Gestione Posta P t Entry E t Fattura F tt Post P t 0,9€ 1,4€ 5,4€ 2,8€ 1,5€ 1,8€ Costo totale: € 8,00‐ 9,50 Fattura Attiva FE CS 1 2 3 4 5 6 Redazione Spedizione p Gestione Archivio Richieste e Tesoreria Fattura Incassi i Contenzioso C i 0,3€ 1,2€ 0,5 ‐ 2,0€ 0,8€ 3,2€ 2,0€ 3 Febbraio 2010  GESTIONE DOCUMENTALE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: normativa e soluzioni tecnologiche DocFlow e Microsoft w w w . d o c f l o w . c o m 
  27. 27. TERMINI DI PAGAMENTO FATTURE GERMANIA 30 – 60 gg ITALIA 60 90 gg 60-90 RITARDI GERMANIA 9 gg ITALIA 17 gg CONTESTATE 1 su 5 SQUADRATURE 1 su 10 soffre di incongruenze F-O-B 3 Febbraio 2010  GESTIONE DOCUMENTALE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: normativa e soluzioni tecnologiche DocFlow e Microsoft w w w . d o c f l o w . c o m 
  28. 28. tratto da studio Arthur D. Little Fattura Passiva Costo totale: € 13,80 FE FE WF WF CS 1 2 3 4 5 6 Ricezione Data Verifica Pagamento Archivio Gestione Posta P t Entry E t Fattura F tt Post P t 0,9€ 1,4€ 5,4€ 2,8€ 1,5€ 1,8€ Costo totale: € 8,00‐ 9,50 Fattura Attiva FE WF CS WF WF 1 2 3 4 5 6 Redazione Spedizione p Gestione Archivio Richieste e Tesoreria Fattura Incassi i Contenzioso C i 0,3€ 1,2€ 0,5 ‐ 2,0€ 0,8€ 3,2€ 2,0€ 3 Febbraio 2010  GESTIONE DOCUMENTALE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: normativa e soluzioni tecnologiche DocFlow e Microsoft w w w . d o c f l o w . c o m 
  29. 29. Un processo ad esempio: Ve.Fa. 1 2 3 4 Preparazione Fatture Scansione Massiva OCR Fatture Data-Entry Correzione Vengono aperte le buste, I lotti vengono scansiti con speciali I principali campi della A valle della fase di OCR raccolte le fatture e separate scanner da 20-50 pagine al minuto fattura vengono è possibile effettuare una l’una dall’altra con barcode o in grado di leggere i separatori riconosciuti da uno fase di correzione dei dati fogli separatori speciali sino a automaticamente. Alla fine del speciale “motore OCR” in non riconosciuti dall’OCR formare lotti di documenti processo vengono riposte in una grado di riconoscere i (circa il 20%) L’ERP 20%). L ERP scatola per lo stoccaggio campi senza un training valida i dati inseriti specifico. + 8 7 6 5 Conservazione Sostitutiva Post-Booking Workflow Registrazione Contabile Pre-Booking Workflow Generazione di CD/DVD conformi Fase di workflow successivo Registrazione contabile su Fase di workflow per la alle normative Italiane sulla alla registrazione contabile per ERP automatizzata con raccolta dei dati contabili e Conservazione. Le fatture la raccolta delle autorizzazione inserimento automatico dei delle autorizzazioni prope- cartacee possono essere distrutte allo sblocco del pagamento e campi e collegamento deutiche alla registrazione o remotizzate gestione delle anomalie all immagine all’immagine della fattura contabile 3 Febbraio 2010  GESTIONE DOCUMENTALE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: normativa e soluzioni tecnologiche DocFlow e Microsoft w w w . d o c f l o w . c o m 
  30. 30. 3 Febbraio 2010  GESTIONE DOCUMENTALE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: normativa e soluzioni tecnologiche DocFlow e Microsoft w w w . d o c f l o w . c o m 
  31. 31. 3 Febbraio 2010  GESTIONE DOCUMENTALE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: normativa e soluzioni tecnologiche DocFlow e Microsoft w w w . d o c f l o w . c o m 
  32. 32. 3 Febbraio 2010  GESTIONE DOCUMENTALE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: normativa e soluzioni tecnologiche DocFlow e Microsoft w w w . d o c f l o w . c o m 
  33. 33. 3 Febbraio 2010  GESTIONE DOCUMENTALE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: normativa e soluzioni tecnologiche DocFlow e Microsoft w w w . d o c f l o w . c o m 
  34. 34. 3 Febbraio 2010  GESTIONE DOCUMENTALE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: normativa e soluzioni tecnologiche DocFlow e Microsoft w w w . d o c f l o w . c o m 
  35. 35. 3 Febbraio 2010  GESTIONE DOCUMENTALE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: normativa e soluzioni tecnologiche DocFlow e Microsoft w w w . d o c f l o w . c o m 
  36. 36. 3 Febbraio 2010  GESTIONE DOCUMENTALE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: normativa e soluzioni tecnologiche DocFlow e Microsoft w w w . d o c f l o w . c o m 
  37. 37. Amministrazione, Finanza e Controllo Amministrazione Finanza Controllo AFC 1: Automazione del Ciclo Passivo per carta/EDI Sistema avanzato di “paper capture” con OCR senza necessità di training dei modelli – WorkFlow per le fasi di registrazione/correzione/approvazione – Integrazione stretta Personale e  con SAP – supporto ai sistemi di Misurazione e Billing Organizzazione AFC 2: Implementazione della “Fatturazione Elettronica” passiva Abilitazione del canale XML/PDF/portale in ingresso – Flussi XML di Enel Distribuzione – Approvvigio Approvvigio‐ Flussi con i Distributori Locali multicanale (portale,Ftp,eMail) e multiformato (p , p, ) (PDF,XML,AFP) – Portale per i fornitori per compilare on‐line la fattura dai dati contabili namenti AFC 3: Conservazione Sostitutiva Conservazione sostitutiva a norma CNIPA per Fatture, Ordine, DDT, Scritture Contabili Customer – Produzione di CD autoconsultanti ‐ Effettuabile in house o in modalità service Service AFC 4: Fatturazione Elettronica Attiva verso privati e P.A. Invio delle fatture attive in XML e/o PDF firmate digitalmente con scheda hardware HSM (Hardware Security Module) ‐ Soluzione “compliant” alla normativa europea sulla fatturazione elettronica – Fatturazione verso la P.A. secondo i dettami delle Finanziaria 2007 e circolari successive i l i i AFC 5: Gestione Scritture Contabili Archiviazione di tutte le scritture automatiche prodotte dall’ERP, Notifica a lista di distribuzione, Annotazioni on‐line, inibizione a stampa massiva, ricerca a testo libero 3 Febbraio 2010  GESTIONE DOCUMENTALE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: normativa e soluzioni tecnologiche DocFlow e Microsoft w w w . d o c f l o w . c o m 
  38. 38. Personale e Organizzazione Amministrazione Finanza HR 1: Gestione elettronica del Dossier Dipendenti Controllo Generazione automatica delle cartelle a partire dalle matricole SAP con allineamento dei dati (CID, Cognome, Nome, Codice Azienda, Sede Lavoro, Referente HR) ‐ Completa automazione d ll generazione, d ll raccolta e d ll emissione di oltre 50 tipologie di i della i della l della i i l i l i Personale e  documenti componenti la Cartella del Dipendente Organizzazione HR 2: Cedolino on‐line Archiviazione con crittografia dei documenti riservati del personale: Cedolini, CUD e Presenze – Notifica, distribuzione ed accesso da parte del personale a Cedolino PDF – Approvvigio Approvvigio‐ Conservazione sostitutiva – Integrato con SAP HR namenti HR 3: Note spese, Ferie e Permessi Automazione dei processi di Nota Spese con gestione del recupero IVA su fatture vitto ed alloggio. Processo elettronico Ferie e Permessi con gestione di moduli OCR per operai ed integrazione con SAP HR per inserimento automatico Customer ORG 1: Gestione della Corrispondenza Service Sistema di “correspondence tracking” per documenti cartacei, posta elettronica e fax ‐ Gestione dell’organigramma aziendale ‐ Gestione processi documentali ‐ Firma elettronica, crittografia e PEC ORG 2: Improve: Compliance & Governance Soluzione a supporto della creazione ed archiviazione dei documenti relativi a processi delle aziende regolamentate – Regolamenti interni, di settore, adempimenti normativi ORG 2: Affari Legali ed Istituzionali Tracciamento dei contatti a livello istituzionale (attività influenzatorie) con gestione dell’agenda di gruppo, stato di avanzamento di una dell agenda richiesta/emendamento – Risposte ufficiali alle richieste dell’autorità europee ‐ Archiviazione delle normative e dei regolamenti italiani e europei ‐ Gestione dei flussi relativi alle attività controllate 3 Febbraio 2010  GESTIONE DOCUMENTALE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: normativa e soluzioni tecnologiche DocFlow e Microsoft w w w . d o c f l o w . c o m 
  39. 39. Approvvigionamenti Amministrazione Finanza Controllo APPR 1: Gestione Pratica acquisti Completa automazione della generazione, della raccolta e della Personale e  emissione di oltre 10 ti l i di d i i lt tipologie documenti con l compilazione ti la il i Organizzazione automatica della pratica – Segue lo stato del processo dall’assegnazione del Buyer all’emissione degli ordini inviando remainder e notifiche via email– Sistema avanzato per l’invio fia Approvvigio Approvvigio‐ email/fax e la riconciliazione dei documenti ritornati con scanner e / namenti barcode - Executive Dashboard con valore gestito per buyer, stato delle lavorazioni – Integrazione con SAP e SAP SRM Customer APPR 2: Qualifica Fornitori Service Gestione del processo di raccolta automatizzata dei documenti richiesti a seconda della categoria merceologica. Processo interno di verifica della documentazione e della qualifica. APPR 3: Emissione Richiesta d’Acquisto Gestione del processo di emissione ed approvazione interna di una RDA. Archiviazione dei documenti generati APPR 4: Emissione Ordini di acquisto Gestione del processo di emissione ed approvazione interna di un ordine al fornitore, firma elettronica per l’autorizzazione, invio in elettronico al fornitore . Archiviazione dei documenti generati g 3 Febbraio 2010  GESTIONE DOCUMENTALE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: normativa e soluzioni tecnologiche DocFlow e Microsoft w w w . d o c f l o w . c o m 
  40. 40. Customer Service Amministrazione Finanza Controllo CRM 1: Gestione documenti del CRM Opera sia stand‐alone che combinato con sistemi SAP e Siebel CRM – Gestione dei  Contratti e di tutta la documentazione della Clientela – Processi imposti dall’Autorità  p Personale e  Garante (Qualità Commerciale, legge 231/2001, delibere 333, 40) ‐ integrazione con  SAP ISU Organizzazione CRM 2: Automazione emissione Contratti Gestione del ciclo di emissione della documentazione di contratto e la conseguente  Approvvigio Approvvigio‐ raccolta di quanto compilato e sottoscritto dal cliente – P l di il i d l li Protocollazione automatica via  ll i i i namenti Barcode – integrazione con SAP ISU CRM 3: In‐Order multi‐canale Gestione dell’in‐order multi‐canale per i contratti di fornitura – Emissione di moduli  Customer PDF di contratti di sottoscrizione in modalità controllata  compilazione on line o off PDF di contratti di sottoscrizione in modalità controllata – compilazione on‐line o off‐ Service line del contratto da parte dell’agente ed  invio via email al CRM – Archiviazione  automatica del contratto e passaggio dati al Siebel per l’apertura della posizione 3 Febbraio 2010  GESTIONE DOCUMENTALE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: normativa e soluzioni tecnologiche DocFlow e Microsoft w w w . d o c f l o w . c o m 
  41. 41. 2. Docflow Improve e i processi collaborativi 3 Febbraio 2010  GESTIONE DOCUMENTALE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: normativa e soluzioni tecnologiche DocFlow e Microsoft w w w . d o c f l o w . c o m 
  42. 42. • E‐mail • Moduli Cartacei Moduli Cartacei >50% • Moduli Office Non Indefiniti de t Standardizzati Monitorati Ottimizzati Formalizzati F li ti • ERP • BPM <50% • Legacy 3 Febbraio 2010  GESTIONE DOCUMENTALE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: normativa e soluzioni tecnologiche DocFlow e Microsoft w w w . d o c f l o w . c o m 
  43. 43. Perché no? Perché no? Le procedure sono in continua evoluzione Richiede strumenti usabili e flessibili Richiede strumenti usabili e flessibili Le procedure organizzative non sono assimilabili ad un modello generico Alto contenuto di informazioni destrutturate (documenti) Ma soprattutto… Perché non totalmente prevedibili 3 Febbraio 2010  GESTIONE DOCUMENTALE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: normativa e soluzioni tecnologiche DocFlow e Microsoft w w w . d o c f l o w . c o m 
  44. 44. Doc Doc Azione Nuova SOP Formazione Correttiva Doc Doc Gestione reclami Doc Ufficio legale 3 Febbraio 2010  GESTIONE DOCUMENTALE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: normativa e soluzioni tecnologiche DocFlow e Microsoft w w w . d o c f l o w . c o m 
  45. 45. Doc Doc Azione Nuova SOP Formazione Correttiva Doc ? Doc Doc Ufficio legale 3 Febbraio 2010  GESTIONE DOCUMENTALE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: normativa e soluzioni tecnologiche DocFlow e Microsoft w w w . d o c f l o w . c o m 
  46. 46. Concatenare processi Concatenare processi 3 Febbraio 2010  GESTIONE DOCUMENTALE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: normativa e soluzioni tecnologiche DocFlow e Microsoft w w w . d o c f l o w . c o m 
  47. 47. •Folder •Template •Bookmark •Validazione formato •Firma elettronica •Marcatura temporale •Watermark •DRM •… 3 Febbraio 2010  GESTIONE DOCUMENTALE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: normativa e soluzioni tecnologiche DocFlow e Microsoft w w w . d o c f l o w . c o m 
  48. 48. Comunicare utilizzando  “cartelle di pratica” e   All’occorrenza (non conformità) o  flussi elementari di  su pianificazione (Audit 231) approvazione Allegare in qualsiasi  Allegare in qualsiasi momento allegati o  moduli elettronici Tracciare in modo  T i i d rigoroso gli step di  Usare outlook solo  processo (Audit Trail). Ottenere To Do  come strumento  Conservare le  Conservare le personali e di  di notifica evidenze elettroniche gruppo 3 Febbraio 2010  GESTIONE DOCUMENTALE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: normativa e soluzioni tecnologiche DocFlow e Microsoft w w w . d o c f l o w . c o m 
  49. 49. To Do Strutturati Flusso di lavoro Cartella di “pratica” C t ll di “ ti ” Con matrice documenti obbligatori 3 Febbraio 2010  GESTIONE DOCUMENTALE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: normativa e soluzioni tecnologiche DocFlow e Microsoft w w w . d o c f l o w . c o m 
  50. 50. Piattaforma di lavoro in modalità push  Piattaforma di lavoro in modalità push 3 Febbraio 2010  GESTIONE DOCUMENTALE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: normativa e soluzioni tecnologiche DocFlow e Microsoft w w w . d o c f l o w . c o m 
  51. 51. 3 Febbraio 2010  GESTIONE DOCUMENTALE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: normativa e soluzioni tecnologiche DocFlow e Microsoft w w w . d o c f l o w . c o m 
  52. 52. grazie Maurizio Savoca ‐ PARTNER EMAIL: maurizio.savoca@docflow.it TEL: 02 57 50 33 66 www.docflow.com 3 Febbraio 2010  GESTIONE DOCUMENTALE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: normativa e soluzioni tecnologiche DocFlow Italia Spa | Centro Direzionale Milanofiori Strada 4 Palazzo Q8  | 20089 Rozzano MI | Tel 02 57 50 33 66 Fax 02 57 50 33 69 |marketing@docflow.it DocFlow e Microsoft w w w . d o c f l o w . c o m 

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