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L’amministrazione ed i documenti                                               www.docflow.com



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Il “Digital Accounting”                                                     www.docflow.com




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SAP Document Management
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FrameWork tecnologico                                                                                                     ...
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DocFlow è parte del “SAP Ecosystem”                                         www.docflow.com




      DocFlow è “technolog...
Conclusione e Benefici                                                          www.docflow.com


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DOCFLOW SYNERGY: integrazione dati documenti e processi amministrativi

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Presentazione di Vincenzo Cocciolo durante in convegno "Microsoft SharePoint, Sap e DocFlow - efficienza in tutte le aree aziendali"

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DOCFLOW SYNERGY: integrazione dati documenti e processi amministrativi

  1. 1. DocFlow e Microsoft   Milano, 19 maggio 2010 www.docflow.com DOCFLOW SYNERGY EFFICACE INTEGRAZIONE DI DATI TRANSAZIONALI, DOCUMENTI E PROCESSI AMMINISTRATIVI Vincenzo Cocciolo – Direttore Commerciale www.docflow.com MICROSOFT SHAREPOINT, SAP e DOCFLOW ‐ EFFICIENZA IN TUTTE LE AREE AZIENDALI 19 MAGGIO 2010  SOLUZIONI AGILI PER IMPRESE AGILI Soluzioni innovative per integrare dati, processi e conoscenza  DocFlow e Microsoft w w w . d o c f l o w . c o m 
  2. 2. www.docflow.com L’amministrazione, il “Digital Accounting” ed i processi amministrativi documentali MICROSOFT SHAREPOINT, SAP e DOCFLOW ‐ EFFICIENZA IN TUTTE LE AREE AZIENDALI 19 MAGGIO 2010  Soluzioni innovative per integrare dati, processi e conoscenza  DocFlow e Microsoft w w w . d o c f l o w . c o m 
  3. 3. L’amministrazione ed i documenti www.docflow.com I Processi Documentali (cartacei) che insistono in amministrazione tendono a rimanere sempre gli stessi nonostante gli importanti investimenti fatti per dotarsi di sistemi ERP come SAP Sempre Carta! Copie e fotocopie Cartelline per gestire le varie “code” Faldoni a portata di mano Interscambio manuale Approvazioni interne con firme e sigle Siamo spesso di fronte alla situazione di un doppio processo: veloce ed efficiente la parte transazionale, sostanzialmente lenta e costosa la parte documentale. Tutte le motivazioni del perché questo accade sono oramai superate: Normative fiscali legate ai documenti Barriere tra le aziende Partner Infrastrutture IT ed ECM (Enterprise Content Management) MICROSOFT SHAREPOINT, SAP e DOCFLOW ‐ EFFICIENZA IN TUTTE LE AREE AZIENDALI 19 MAGGIO 2010  Soluzioni innovative per integrare dati, processi e conoscenza  DocFlow e Microsoft w w w . d o c f l o w . c o m 
  4. 4. Il “Digital Accounting” www.docflow.com Gestire la “dimensione documentale” e la controparte “collaborativa” del processo transazionale ERP permette di dare all’intero processo amministrativo quell’efficienza ed efficacia in grado di liberare importanti risorse aziendali E’ già possibile oggi ipotizzare una organizzazione della amministrazione completamente automatizzata con Documenti e Processi Documentali Elettronici MICROSOFT SHAREPOINT, SAP e DOCFLOW ‐ EFFICIENZA IN TUTTE LE AREE AZIENDALI 19 MAGGIO 2010  Soluzioni innovative per integrare dati, processi e conoscenza  DocFlow e Microsoft w w w . d o c f l o w . c o m 
  5. 5. In pratica parliamo di … www.docflow.com Le Soluzioni mySAP supportano una miriade di processi di business. Tutti coinvolgono in qualche forma I documenti: generati dal processo stesso o utilizzati come Trigger per la loro attivazione. Finance: Purchasing: – Verifica e correzione della Fattura Passiva – Approvazione ed emissione Ordine di Acquisto – Approvazione e sblocco al pagamento della – Approvazione RDA Fattura Passiva – Documentazione di Gara – Archiviazione, Distribuzione e Conservazione delle – Gestione completa della Pratica d’acquisto Scritture Contabili – Qualifica del Fornitore Human resources: Production: – Distribuzione del Cedolino via Mail ed on-line – Documentazione tecnica allegata a prodotti – Gestione completa del Fascicolo del ed equipaggiamenti Dipendente – Documentazione e autorizzazioni Manutenzione – Gestione elettronica di Nota Spese (recupero Impianti IVA), Permessi, Variazione di Orario, Trasferte – Gestione documenti di commessa – Composizione e Conservazione del Libro Unico – Gestione documentale in appoggio al PLM del Lavoro Information Technology: Sales: – Archiviazione dai e documenti storici SAP – Gestione completa dei documenti del Ciclo di (Application Data Archiving) Vendita – Gestione del Ciclo di Vita dei cespiti ICT – Gestione dei documenti e processi del CRM – Gestione commesse Software – Gestione Contratti – Segnalazioni guasti e richieste intervento MICROSOFT SHAREPOINT, SAP e DOCFLOW ‐ EFFICIENZA IN TUTTE LE AREE AZIENDALI 19 MAGGIO 2010  Soluzioni innovative per integrare dati, processi e conoscenza  DocFlow e Microsoft w w w . d o c f l o w . c o m 
  6. 6. Un esempio pratico. La Ve.Fa. www.docflow.com 1 1 2 2 3 3 4 4 Preparazione Fatture Scansione Massiva OCR Fatture Data-Entry Correzione Vengono aperte le buste, I lotti vengono scansiti con speciali I principali campi della A valle della fase di OCR è raccolte le fatture e separate scanner da 20-50 pagine al minuto fattura vengono possibile effettuare una l’una dall’altra con barcode o in grado di leggere i separatori riconosciuti da uno fase di correzione dei dati fogli separatori speciali sino a automaticamente. Alla fine del speciale “motore OCR” in non riconosciuti dall’OCR formare lotti di documenti processo vengono riposte in una grado di riconoscere i (circa il 20%). L’ERP scatola per lo stoccaggio campi senza un training valida i dati inseriti specifico. + 8 8 7 7 6 5 5 Conservazione Sostitutiva Post-Booking Workflow 6 Pre-Booking Workflow Registrazione Contabile Generazione di CD/DVD conformi Fase di workflow successivo Registrazione contabile su Fase di workflow per la alle normative Italiane sulla alla registrazione contabile per ERP automatizzata con raccolta dei dati contabili e Conservazione. Le fatture la raccolta delle autorizzazione inserimento automatico dei delle autorizzazioni prope- cartacee possono essere distrutte allo sblocco del pagamento e campi e collegamento deutiche alla registrazione o remotizzate gestione delle anomalie all’immagine della fattura contabile MICROSOFT SHAREPOINT, SAP e DOCFLOW ‐ EFFICIENZA IN TUTTE LE AREE AZIENDALI 19 MAGGIO 2010  Soluzioni innovative per integrare dati, processi e conoscenza  DocFlow e Microsoft w w w . d o c f l o w . c o m 
  7. 7. www.docflow.com Le funzionalità di Synergy, il Framework tecnologico e l’integrazione con SAP MICROSOFT SHAREPOINT, SAP e DOCFLOW ‐ EFFICIENZA IN TUTTE LE AREE AZIENDALI 19 MAGGIO 2010  Soluzioni innovative per integrare dati, processi e conoscenza  DocFlow e Microsoft w w w . d o c f l o w . c o m 
  8. 8. SAP Document Management www.docflow.com SAP, sin dalle prime versioni, ha sempre riconosciuto l’importanza di offrire funzionalità di gestione dei documenti integrata con i propri processi: Aggiungere il documenti direttamente dalla transazione utente Offrire funzionalità documentali “out-of- the-box” Integrare piattaforme ECM esterne con specifiche tecnologie SAP come “ArchiveLink”, “HTTP Content Server”, “Knowledge Provider” ed altri presenti in tutte le soluzioni SAP “SAP does not place a high priority on building the ECM functionality and credibility of its own platform. Instead, it relies on an ecosystem of partners willing to provide a range of ECM solutions and services — among them several of the vendors in this Magic Quadrant — to its installed base. SAP "shops," however, continue to rely on the NetWeaver integration platform and core document, forms and records management functionality. SAP could prove a significant market disrupter if it were to make a strategic acquisition of a content management vendor” (Gartner: Magic Quadrant for Enterprise Content Management 2009) MICROSOFT SHAREPOINT, SAP e DOCFLOW ‐ EFFICIENZA IN TUTTE LE AREE AZIENDALI 19 MAGGIO 2010  Soluzioni innovative per integrare dati, processi e conoscenza  DocFlow e Microsoft w w w . d o c f l o w . c o m 
  9. 9. FrameWork tecnologico www.docflow.com ERP and Legacy Systems DB Server Web Services J2EE/COM/.NET Customer ERP Server and client Integration Paper/ Fax Office &  Business Partner Productivity Portal Capture &  Document Organization Tools Distribution Transformation Process & Compliance PEC, mail, fax, Postel Dispatcher Archiving & Records Management eDocuments Cryptography Archiving & “Conservazione Record & DRM Sostitutiva” (*) Management eDocuments Web Client (mobile) Mail Client “ERP Enabled “DM&WF” ERP/Legacy Client “Collaborative user” “Document Enabled ERP” MICROSOFT SHAREPOINT, SAP e DOCFLOW ‐ EFFICIENZA IN TUTTE LE AREE AZIENDALI 19 MAGGIO 2010  Soluzioni innovative per integrare dati, processi e conoscenza  DocFlow e Microsoft w w w . d o c f l o w . c o m 
  10. 10. Microsoft SharePoint www.docflow.com SharePoint è la componente centrale del Frame work ed offre tutte le funzionalità di “content” e di “presentation” occorrenti alla soluzione Synergy Ad essa aggiungiamo tutti i moduli “specializzati” per le diverse funzionalità documentali … MICROSOFT SHAREPOINT, SAP e DOCFLOW ‐ EFFICIENZA IN TUTTE LE AREE AZIENDALI 19 MAGGIO 2010  Soluzioni innovative per integrare dati, processi e conoscenza  DocFlow e Microsoft w w w . d o c f l o w . c o m 
  11. 11. I moduli Specializzati www.docflow.com Capture: scansione, OCR, data-entry dei documenti cartacei. Centralizzata o distribuita eDocs: processazione dei documenti elettronici e dei flussi dati ricevuti dai propri business partner (EDI, Spool, PDF, mail, PEC) SAP-Fusion: connettore bi-direzionale per l’integrazione server e client di SAP AipaDocs: generazione di media CD/DVD conformi alla Conservazione Sostitutiva QuickRoute: Workflow per l’automazione dei processi documentali CryptoDocs: crittografia e firma digitale dei documenti automatizzata Dispatcher: invio “multi-canale” dei documenti archiviati. (eamil/PEC/Fax/Postel) MICROSOFT SHAREPOINT, SAP e DOCFLOW ‐ EFFICIENZA IN TUTTE LE AREE AZIENDALI 19 MAGGIO 2010  Soluzioni innovative per integrare dati, processi e conoscenza  DocFlow e Microsoft w w w . d o c f l o w . c o m 
  12. 12. www.docflow.com Le Partneship DocFlow con Microsoft e SAP. MICROSOFT SHAREPOINT, SAP e DOCFLOW ‐ EFFICIENZA IN TUTTE LE AREE AZIENDALI 19 MAGGIO 2010  Soluzioni innovative per integrare dati, processi e conoscenza  DocFlow e Microsoft w w w . d o c f l o w . c o m 
  13. 13. Partnership con Microsoft www.docflow.com DocFlow è partner Microsoft dal 1996 nell’area del “Collaboration” Seguiamo da vicino l’evoluzione del prodotto Sharepoint sin dal 2000 e dalla versione 2003 abbiamo iniziato ad integrarlo nelle nostre soluzioni ed ad utilizzare la sua componente ECM. Con la versione 2007 abbiamo effettuato l’integrazione di tutte le nostre tecnologie con la sua componente di ECM offrendo così ai nostri clienti la possibilità di sfruttare la propria infrastruttura Sharepoint per processi documentali di produzione integrati con SAP. La versione 2010 aggiunge l’ ultimo tassello; con la piena maturità del prodotto sia in termini funzionali che di scalabilità MICROSOFT SHAREPOINT, SAP e DOCFLOW ‐ EFFICIENZA IN TUTTE LE AREE AZIENDALI 19 MAGGIO 2010  Soluzioni innovative per integrare dati, processi e conoscenza  DocFlow e Microsoft w w w . d o c f l o w . c o m 
  14. 14. DocFlow è parte del “SAP Ecosystem” www.docflow.com DocFlow è “technology partner di SAP dal 2002 con le proprie interfacce. Integriamo ed operiamo, con nostre risorse, tutte le soluzioni che compon- gono la suite SAP: ERP, SRM, CRM, SCM, ISU, … MICROSOFT SHAREPOINT, SAP e DOCFLOW ‐ EFFICIENZA IN TUTTE LE AREE AZIENDALI 19 MAGGIO 2010  Soluzioni innovative per integrare dati, processi e conoscenza  DocFlow e Microsoft w w w . d o c f l o w . c o m 
  15. 15. Conclusione e Benefici www.docflow.com L’automazione di processi prima manuali porta ad un Agilità del  risparmio di “FTE” dedicate e risparmio sui materiali di Business consumo Archivio cartaceo ridotto al minimo grazie alla conservazione sostitutiva. Costi/   Aderenza a normative di Compliance & Governance Efficenza grazie “all’emersione” di processi prima non tracciabili Il Workflow permette il rapido adattamento del processo a mutate esigenze del business Efficacia: I dipendenti hanno più tempo a disposizione Ricavi per le proprie attività “core” grazie all’accesso informatizzato a tutte le pratiche gestite ed ai documenti Le altre funzioni aziendali possono accedere facilmente Compliance alla base documentale e ricercare documenti per i loro &  scopi Governance Ritorno d’immagine adottando tecniche di gestione elettronica degli interscambi documentali con i propri Soddisfazione  Business Partner (email e portale) Dipendenti MICROSOFT SHAREPOINT, SAP e DOCFLOW ‐ EFFICIENZA IN TUTTE LE AREE AZIENDALI 19 MAGGIO 2010  Soluzioni innovative per integrare dati, processi e conoscenza  DocFlow e Microsoft w w w . d o c f l o w . c o m 
  16. 16. grazie Vincenzo Cocciolo – DIRETTORE COMMERCIALE www.docflow.com EMAIL: vincenzo.cocciolo@docflow.it TEL: 02 57 50 33 66 www.docflow.com MICROSOFT SHAREPOINT, SAP e DOCFLOW ‐ EFFICIENZA IN TUTTE LE AREE AZIENDALI 19 MAGGIO 2010  DocFlow Italia Spa | Centro Direzionale Milanofiori Strada 4 Palazzo Q8  | 20089 Rozzano MI | Tel 02 57 50 33 66 Fax 02 57 50 33 69 |marketing@docflow.it Soluzioni innovative per integrare dati, processi e conoscenza  DocFlow e Microsoft w w w . d o c f l o w . c o m 

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