Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

DOCFLOW SYNERGY APPR: gestione dei documenti e del processo di approvvigionamento

1,339 views

Published on

Docflow propone un sistema di acquisizione, archiviazione e distribuzione dei documenti a supporto dei Processi Acquisti in grado di dare efficienza ed efficacia al processo approvvigionamenti minimizzando gli impatti organizzativi.
Con la semplice tecnica di andare ad archiviare automaticamente ognuno dei documenti otteniamo composizione della pratica acquisti elettronica e tracciatura dei principali passi del processo.

Published in: Business
  • Be the first to comment

DOCFLOW SYNERGY APPR: gestione dei documenti e del processo di approvvigionamento

  1. 1. DOCFLOW LA FUNZIONE ACQUISTI NELL’ EPOCA DEL DOCUMENTO INFORMATICO La gestione dei documenti e del processo di  approvvigionamento Vincenzo Cocciolo – Partner & Sales Director DocFlow Italia Spa Tel 02 57 50 33 66 marketing@docflow.it www.docflow.com SOLUZIONI AGILI PER IMPRESE AGILI S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
  2. 2. Agenda • Il “Digital Accounting” – Documenti e Processi Amministrativi Elettronici • L’ufficio Acquisti – I Processi ed i Documenti • L’applicazione – Docflow Synergy per gli Acquisti • Conclusioni – Benefici – Estensioni S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
  3. 3. IL DIGITAL ACCOUNTING Documenti e Processi Amministrativi elettronici S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
  4. 4. L’amministrazione ed i documenti • I  processi  documentali presenti  presso  l’ufficio  amministrazione  delle  aziende  non  hanno  avuto  sostanziali  modifiche  negli ultimi decenni, malgrado i progressi ottenuti (e  gli investimenti fatti) nell’information technology.  • Il  documento  cartaceo continua  a  svolgere  un  ruolo  di  rilievo  individuando  in  esso  il  contenitore  in  grado  di  descrivere  compiutamente qualsiasi transazione aziendale. • Siamo di fronte in questi casi ad una doppia gestione del fatto  amministrativo  :  molto  veloce  ed  efficiente  la  parte  transazionale,  sostanzialmente  lenta  e  e  costosa  la  parte  documentale S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
  5. 5. La “nuova amministrazione digitale” • La convergenza di tre fattori ha reso possibile negli ultimi anni  una completa ridefinizione dei processi documentali: – La  diffusione  di  internet che  consente  la  facile  condivisione  di  dati  e  documenti – Lo sviluppo della tecnologia di document management – La completezza delle normative sul documento informatico estese a livello  europeo • E’ già possibile  oggi  ipotizzare  una  organizzazione  della  amministrazione completamente automatizzata per il ciclo che  inizia  con  l’ordine  e  termina  con  il  pagamento  passando  per  l’emissione (o la ricezione) della fattura. • Il punto chiave è che sia il documento che la gestione dei suoi  processi di business diventano elettronici S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
  6. 6. L’UFFICIO ACQUISTI I processi e i documenti S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
  7. 7. w w w . d o c f l o w . c o m PROCESSO DOCUMENTALE PROCESSO DOCUMENTALE PROCESSO DECISIONALE PROCESSO DECISIONALE Formal. Proposta Aggiudicazione Analisi e Valutaz. Offerte  Fornitori Formalizzazione Rich. di  Offerta Individuazione Fornitori Preparazione pre‐ selezione Un processo di Acquisto Formalizzazione pratica  Conferma di Ordine di  acquisto Acquisto S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  Analisi Richiesta di  Approvazione ed Invio al  Acquisto fornitore Analisi prelim. e assegn.  Creazione Ordine di  Buyer Acquisto
  8. 8. Quando agire • Il Processo amministrativo degli acquisti è in genere coperto  dal sistema gestionale ed in alcuni casi da un proprio SRM  (Supplier Relationship Management) • Ci troviamo però spesso nella condizione dove il processo  documentale viene totalmente ignorato per: – Archiviazione e protocollazione dei documenti – Distribuzione da e per il fornitore – Accesso e Ricerca storico – Tematiche di Compliance e Governance • Infine l’estensione del gestionale o del SRM ai documenti non  è percorribile per: – Change Management – Tecnologia – Costi S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
  9. 9. La Soluzione Docflow DocFlow propone un sistema di  acquisizione, archiviazione e  distribuzione dei documenti a  supporto dei Processi Acquisti in  grado di dare efficienza ed  efficacia al processo  approvvigionamenti  minimizzando gli impatti  organizzativi S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
  10. 10. La Pratica di Acquisto Richiesta di Acquisto Richiesta/e di Offerta Specifiche tecniche Offerta/e Fornitori Lettera di assegnazione Con la semplice tecnica di andare ad archiviare Lettera di accettazione automaticamente ognuno dei documenti otteniamo: Ordine/i – composizione della Pratica  Corrispondenza Ufficiale Entrante Acquisti Elettronica – Tracciatura dei principali passi  del processo. Corrispondenza Ufficiale Uscita Bandi Gara S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
  11. 11. L’APPLICAZIONE DocFlow Synergy per gli Acquisti S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
  12. 12. Funzionalità di Synergy APPR • Archiviazione Documenti – Cartacei da multi‐funzione o scanner dedicati – Immagini da Fax Server – Elettronici da posta elettronica o PC – Automatici e manuali da sistema gestionale • Gestione Documenti – Raggruppamento per pratica acquisti – Registrazione del protocollo – Riconciliazione automatica via BarCode – Conservazione Sostitutiva • Distribuzione Documenti – Invio automatico documenti al fornitore via email e fax – “Portalino” fornitori • Ricerca e Navigazione – Ricerca per i dati gestionali della pratica – Ricerca a testo libero sul contenuto – Viste personalizzabili e navigabili S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
  13. 13. Archiviazione e Protocollazione Documenti 2 I documenti che necessitano di essere prodotti in carta  3 vengono dotati nativamente di BarCode stampati e quindi  I documenti in ingresso  pronti al ritorno per la scansione una volta lavorati ed uscita vengono  protocollati con un  BarCode stampato “al  momento” e acquisiti con  scanner multi‐funzione o  dedicato Synergy/APPR 1 I documenti emessi dal gestionale vengono  catturati in PDF ed archiviati insime ai dati  necessari per la ricerca e la catalogazione 4 I documenti direttamente  generati dagli utenti con  4 applicazioni di produttività Le eMail ed I documenti allegati  personale come Office vengono  vengono archiviati e protocollati in  automaticamente archiviati e  Synergy direttamente dal client  protocollati in Synergy Outlook/Notes e posti nella  direttamente nella pratica relativa pratica relativa S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
  14. 14. Distribuzione Gestione ed Accesso Documenti 5 Un operatore, dotato di smart card Poste, effettuerà quindicinalmente la masterizzazione di CD contente i documenti  conservati a norme CNIPA AipaDocs. Operatore Conservazione Gestionale Synergy/APPR Dispatcher Dispatcher 1 Il modulo dispatcher si occuperà di inviare  le fatture secondo i diversi canali attivati  per lo specifico cliente Utenti ERP SAP Utenti ERP Utenti Web interni Clienti/Fornitori 3 4 2 I Gli utenti ERP saranno in grado di accedere ai singoli  Gli utenti Web disporranno di un’applicazione  I clienti/fornitori disporranno di un  documenti ed alla pratica completadirettamente dalle  Web in  grado di effettuare qualsiasi  un’applicazione Web in  grado di ricercare,  transazioni/mappe relative ricerca/operazione sui documenti archiviati mostrare e stampare i propri documenti. S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
  15. 15. CONCLUSIONI •Caratteristiche e benefici •Estensioni S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
  16. 16. Caratteristiche • A  differenza  di  altri  approcci  informatici  minimizza  l’effort (spesso  nullo)  legato all’archiviazione dei documenti • Accedibile via Web senza che sia richiesta l’installazione di moduli client • Implementabile  in  tempi  brevi  (tipicamente  in  produzione  in  due  mesi  dall’avvio) • Altamente ingegnerizzato: sono previste solo attività di configurazione del  sistema e non di sviluppo • Scalabile  per  ambienti  complessi  multi‐site e  multi‐societari.  Anche  in  versione “alta disponibilità” • Certificazione SAP per moduli specifici S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
  17. 17. Benefici tangibili • Automazione dell’invio dei documenti (dispatching)  con conseguente risparmio di “FTE” dedicate Agilità del Business • Archivio cartaceo ridotto al minimo grazie alla  conservazione sostitutiva e, dove necessario,  spostato in magazzino o remotizzato Costi/ Efficenza • Aderenza a normative di Compliance & Governance collegate ai processi di approvvigionamento • Il Buyer ha più tempo a disposizione per le sue  Ricavi attività “core” (qualità delle forniture, trattative)  grazie a l’accesso informatizzato a tutte le pratiche  gestite. • Le altre funzioni aziendali possono accedere  Compliance & facilmente alla base documentale e ricercare  Governance documenti per i loro scopi • Ritorno d’immagine adottando tecniche di gestione  elettronica degli interscambi documentali (email e  portale) Soddisfazione Dipendenti S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
  18. 18. Estensioni possibili • Implementazione dei Workflow non gestiti dall’ERP: – Richiesta d’Acquisto – Approvazione ordini • Applicazione  per  la  gestione  dei  documenti  e  dei  processi  legati alla  “Qualifica dei Fornitori” • Estensione  delle  funzionalità del  portale  fornitori  per  tutti  i  processi  aziendali • Tecniche  di  crittografia  dei  documenti  (archiviazione  e  riservatezza  nelle  comunicazioni) • Tecniche  di  firma  digitale  qualificata  per  minimizzare  la  gestione  dei  documenti cartacei Claims Processing Workflow S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m
  19. 19. grazie Per maggiori informazioni DOCFLOW ITALIA Vincenzo Cocciolo Partner & Sales Director TEL: 02 57 50 33 66 www.docflow.com DocFlow Italia Spa – Centro Direzionale Milanofiori Strada 4 Palazzo Q8 – 20089 Rozzano MI Tel 02 57 50 33 66 Fax 02 57 50 33 69 marketing@docflow.it S O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I  w w w . d o c f l o w . c o m

×