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5 clés pour digitaliser un établissement de l’enseignement supérieur

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La transition numérique des établissements, la montée en puissance des campus, l’accélération des processus, l’image numérique des établissements apportent leur lots de projets de digitalisation.

Les établissements sont maintenant confrontés à une masse conséquente de projets qu’il faut prioriser en termes de charges, de budgets mais également d’impacts sur l’organisation.

DOCAPOST Conseil a classé ces besoins selon 5 grands axes relationnels:

Les enseignants et la recherche
Les étudiants
L’administration
Les entreprises et partenaires
La logistique
Comprendre en 15 mn les grandes problématiques du monde de l’enseignement, les approches effectuées et les méthodologies employées pour définir une stratégie de transition numérique.

Intervenants :
Mathilde CHEMINADE, consultant DOCAPOST CONSEIL
Pierre ESQUIBET, directeur de marché DOCAPOST CONSEIL

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5 clés pour digitaliser un établissement de l’enseignement supérieur

  1. 1. /1 WEBINAR ENSEIGNEMENT LA TRANSITION NUMÉRIQUE DES ÉTABLISSEMENTS DE L’ENSEIGNEMENT SUPÉRIEUR Webinar Enseignement 28 février 2017
  2. 2. 2Février 2017 /2 LES DOMAINES D’ACTIVITÉS DE DOCAPOST CONSEIL VERS UNE EXPÉRIENCE CLIENT OMNICAL ET OMNISUPPORT Echanges externes Gestion interne Echanges externes Gestion interne Accueil Relation client Agences et services Service courrier Service courrier Traitement des dossiers étudiant, enseignant, entreprises Traitement des réclamations et facturations Service de gestion des archives Site web institutionnel Site web métier Applications mobiles Web mobile Flux documentaires/EDI Flux marques blanches Parcours clients web Numérisation GED SAE Signature électronique Traitements physiques Traitements électroniques
  3. 3. 3 Une relation administrative complexe et redondante à optimiser DOCAPOST CONSEIL ET LE SECTEUR DE L’ENSEIGNEMENT Administrations Etudiants Enseignants Entreprises Partenaires Recherche Administrations Administrations Administrations Administrations Administrations Administrations
  4. 4. 4 QUELQUES EXEMPLES CONCRETS La gestion des demandes administratives Des demandes administratives chronophages mais à forts enjeux pour le demandeur comme pour l’établissement Flux physique Flux numérique Jusqu’à 6 h de traitement Diplômé/ Ancien Demande de copie de diplôme ou d’attestation de diplôme ou Sce scolarité/administratif Attestation Recherche de « preuves » si l’information n’est pas disponible ou suffisamment fiable Autres services/Archives… Eléments de preuve avec degré de fiabilité variable Objectif: répondre sous 1 semaine => parfois délai de 3 semaines Rupture de charge Avec la transition numérique: - Proposer du self service pour des demandes simples - Gagner du temps sur le traitement des demandes et fiabiliser les retours
  5. 5. 5 QUELQUES EXEMPLES CONCRETS La gestion d’un examen Une organisation actuelle comportant souvent de nombreuses ruptures de charge présentant des risques en terme de pertes d’informations et de délais. Examen Flux physique Flux numérique 3 semaines avant l’examens Dispatch aux correcteurs Retour des copies corrigées Préparation l’examen Réalisation de l’examen Intégration des notes et copies Moyenne: 1 mois jusqu’à intégration des notes Archivage physique Rupture de charge Gestion des litiges étudiants Création de l’examen 6 semaines avant l’examens Impression des copies Conditionnement et distribution Avec la transition numérique: - Sécuriser le processus de gestion des notations - Accélérer les temps de préparation - Diminuer la charge administrative
  6. 6. 6Février 2017 /6 DOCAPOST CONSEIL ET LE SECTEUR DE L’ENSEIGNEMENT Une transition numérique dans un système relationnel complexe • Par quel métier commencer ? • Quels moyens mettre en place ? • Quelles entités faut-il mobiliser ? • Quels en seront les impacts ? Comment organiser une transition numérique ?
  7. 7. 7 RÉCAPITULATIF DES AXES D’OPTIMISATION DÉTECTÉS DANS L’ENSEIGNEMENT SUPERIEUR • Communication et Recrutement des étudiants • Facturation et recouvrement des frais de scolarité • Gestion des dossiers candidat/étudiant et de la correspondance associée. • Gestion des enseignants, vacataires et intervenants: • Gestion des examens • Gestion de la recherche • Communication vers les partenaires/entreprises/recruteurs • Facturation et collecte de la taxe d’apprentissage • Encaissement et recouvrement • Echanges formations • Gestion des demandes administratives étudiants/entreprises • Facturation et recouvrement des frais de scolarité • Gestion des diplômes • Gestion des présences et des accès • La relation avec les administrations Relations étudiantsRelations Enseignants et recherche Relations partenaires et entreprises Gestion administrative • Le traitement délégué des dossiers sur le WEB • La gestion électronique des dossiers étudiants, enseignants, partenaires … • La signature électronique pour les étudiants, enseignants, partenaires … • Le parapheur électronique pour la gestion électronique des signatures internes • Le Système d’archivage électronique, le coffre-fort électronique • La gouvernance documentaire Logistique documentaire
  8. 8. 8 RÉCAPITULATIF DES AXES D’OPTIMISATION DÉTECTÉS DANS L’ENSEIGNEMENT SUPERIEUR • Communication et Recrutement des étudiants • Facturation et recouvrement des frais de scolarité • Gestion des dossiers candidat/étudiant et de la correspondance associée. • Gestion des enseignants, vacataires et intervenants: • Gestion des examens • Gestion de la recherche • Communication vers les partenaires/entreprises/recruteurs • Facturation et collecte de la taxe d’apprentissage • Encaissement et recouvrement • Echanges formations • Gestion des demandes administratives étudiants/entreprises • Facturation et recouvrement des frais de scolarité • Gestion des diplômes • Gestion des présences et des accès • La relation avec les administrations Relations étudiantsRelations Enseignants et recherche Relations partenaires et entreprises Gestion administrative • Le traitement délégué des dossiers sur le WEB • La gestion électronique des dossiers étudiants, enseignants, partenaires … • La signature électronique pour les étudiants, enseignants, partenaires … • Le parapheur électronique pour la gestion électronique des signatures internes • Le Système d’archivage électronique, le coffre-fort électronique • La gouvernance documentaire Logistique documentaire
  9. 9. 9 RÉCAPITULATIF DES AXES D’OPTIMISATION DÉTECTÉS DANS L’ENSEIGNEMENT SUPERIEUR • Communication et Recrutement des étudiants • Facturation et recouvrement des frais de scolarité • Gestion des dossiers candidat/étudiant et de la correspondance associée. • Gestion des enseignants, vacataires et intervenants: • Gestion des examens • Gestion de la recherche • Communication vers les partenaires/entreprises/recruteurs • Facturation et collecte de la taxe d’apprentissage • Encaissement et recouvrement • Echanges formations • Gestion des demandes administratives étudiants/entreprises • Facturation et recouvrement des frais de scolarité • Gestion des diplômes • Gestion des présences et des accès • La relation avec les administrations Relations étudiantsRelations Enseignants et recherche Relations partenaires et entreprises Gestion administrative • Le traitement délégué des dossiers sur le WEB • La gestion électronique des dossiers étudiants, enseignants, partenaires … • La signature électronique pour les étudiants, enseignants, partenaires … • Le parapheur électronique pour la gestion électronique des signatures internes • Le Système d’archivage électronique, le coffre-fort électronique • La gouvernance documentaire Logistique documentaire
  10. 10. 10 RÉCAPITULATIF DES AXES D’OPTIMISATION DÉTECTÉS DANS L’ENSEIGNEMENT SUPERIEUR • Communication et Recrutement des étudiants • Facturation et recouvrement des frais de scolarité • Gestion des dossiers candidat/étudiant et de la correspondance associée. • Gestion des enseignants, vacataires et intervenants: • Gestion des examens • Gestion de la recherche • Communication vers les partenaires/entreprises/recruteurs • Facturation et collecte de la taxe d’apprentissage • Encaissement et recouvrement • Echanges formations • Gestion des demandes administratives étudiants/entreprises • Facturation et recouvrement des frais de scolarité • Gestion des diplômes • Gestion des présences et des accès • La relation avec les administrations Relations étudiantsRelations Enseignants et recherche Relations partenaires et entreprises Gestion administrative • Le traitement délégué des dossiers sur le WEB • La gestion électronique des dossiers étudiants, enseignants, partenaires … • La signature électronique pour les étudiants, enseignants, partenaires … • Le parapheur électronique pour la gestion électronique des signatures internes • Le Système d’archivage électronique, le coffre-fort électronique • La gouvernance documentaire Logistique documentaire
  11. 11. 11 RÉCAPITULATIF DES AXES D’OPTIMISATION DÉTECTÉS DANS L’ENSEIGNEMENT SUPERIEUR • Communication et Recrutement des étudiants • Facturation et recouvrement des frais de scolarité • Gestion des dossiers candidat/étudiant et de la correspondance associée. • Gestion des enseignants, vacataires et intervenants: • Gestion des examens • Gestion de la recherche • Communication vers les partenaires/entreprises/recruteurs • Facturation et collecte de la taxe d’apprentissage • Encaissement et recouvrement • Echanges formations • Gestion des demandes administratives étudiants/entreprises • Facturation et recouvrement des frais de scolarité • Gestion des diplômes • Gestion des présences et des accès • La relation avec les administrations Relations étudiantsRelations Enseignants et recherche Relations partenaires et entreprises Gestion administrative • Le traitement délégué des dossiers sur le WEB • La gestion électronique des dossiers étudiants, enseignants, partenaires … • La signature électronique pour les étudiants, enseignants, partenaires … • Le parapheur électronique pour la gestion électronique des signatures internes • Le Système d’archivage électronique, le coffre-fort électronique • La gouvernance documentaire Logistique documentaire
  12. 12. 12 LA TRANSITION NUMÉRIQUE : DES AXES D’OPTIMISATION IMBRIQUÉS • Massifier la gestion des courriers entrants et sortants. • Mettre en place un système de suivi des courriers et colis • Corréler l’archivage papier avec un archivage électronique et rationaliser les points d’archivage • Dématérialiser la gestion des courriers entrants et sortants et coupler cette dématérialisation aux GED et SAE métiers • Mettre en place un socle Le traitement délégué des dossiers sur le WEB pour les candidats puis les étudiants Logistique documentaire Signature électronique GED et archivage Numérisation courrier Massification courriers Dématérialisation des dossiers Back office Web Dossiers sur le WEB
  13. 13. 13Févier 2017 /13 DOCAPOST CONSEIL ET LE SECTEUR DE L’ENSEIGNEMENT Une transition numérique dans un système relationnel complexe • Minimiser l’effet Silo ou s’en servir comme base de déploiement • Organiser les synergies • Déterminer les chantiers prioritaires socles et métiers • Ordonner et prioriser ces chantiers • Accompagner la transition Comment organiser une transition numérique ?
  14. 14. 14Février 2017 /14 DOCAPOST CONSEIL ET LE SECTEUR DE L’ENSEIGNEMENT Une transition numérique dans un système relationnel complexe QUESTIONS RÉPONSES? Pierre ESQUIBET Directeur des Marchés Enseignement Commerce Industrie Tel +33 (0)6.76.09.21.38 Pierre.esquibet@docapost-conseil.com Mathilde CHEMINADE Consultante expert Tel +33 (0)6.85.02.54.74 Mathilde.cheminade@docapost-conseil.com Prochain rendez-vous

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