Als test

1. Hoe we bij Feijenoord werken ….
Tips en Trucs
Bedrijfsvoering

2.  Inleiding Jerry Wenting
 In- en uitgaande post Henk Hogenbirk
 Decos
 Kantoorautomatisering Richard Weijers
 Telefoongebruik Chris van der Born
PAUZE
 Agendapost DB Gertruud Hurkmans
 Subsidies of mandaat
 P&C – cyclus
 Verlof en verzuim
 Werkplekinrichting en kantoorartikelen
BORREL

3.  30 oktober Bedrijfsvoering
 27 november Informatievoorziening
Personeelsbeleid
 8 januari (Re)organisatie en
Gebiedsgericht werken
 29 januari Dienstverlening &
Expertiseteam

4.  smoelenboek
 vergroting mailbox
 tips & trucs Outlook
 home use antivirusprogramma
 home use ms-office2007

5. INKOMENDE & UITGAANDE
post

6. POST WORDT DAGELIJKS DOOR D.I.V. VERSPREID
REGISTRATIE IN DECOS
DOCUMENT WORDT GESCAND
ZELFDE DAG VERSPREIDING NAAR
BEHANDELAAR - papieren en digitale versie
agenda-
service post
BEHANDELING
- unit
ter kennis-
name
telefoon/
e-mail ORIGINEEL INKOMEND
(REGISTREERD) STUK RETOUR Uitgaande
NAAR D.I.V. brief
met evt. vervolgstukken

7. OPSTELLEN UITGAANDE BRIEF
AANVRAGEN UITGAAND BRIEFNUMMER BIJ D.I.V.
BRIEF NAAR LEIDINGGEVENDE (paraaf)
ONDERTEKENING DOOR:
LEIDINGGEVENDE
of
DAGELIJKS BESTUUR :
1. secretaris
2. voorzitter DB
ORIGINEEL (LATEN) VERZENDEN
1 KOPIE NAAR D.I.V.

8. Telefoongebruik

9.  Een bewoner, ondernemer  Service Unit
EN WE PROBEREN
dus in principe geen eigen nummers uitdelen
DE ROTTERDAMSE
 Een zakelijke relatie NORMENTo Business
SERVICE = Business
TE HALEN !
Rechtstreeks contact met medewerker

10.  Neem de telefoon op als je op je werkplek bent
 De telefoon neem je binnen 20 seconden op
 Gebruik bij het opnemen van de telefoon de volgende uniforme
(vriendelijke) begroeting:
“Goedemorgen/- middag deelgemeente Feijenoord met……”.
 Neem de telefoon op van je kamergenoot als deze even afwezig is
(met *88)
 Schakel je telefoon door naar het secretariaat als je enige tijd niet
op je plek bent (*21 toestelnummer)

11.  Schakel de telefoon van je kamergenoot door als deze ziek is
(of vergeten is zelf door te schakelen)
 En schakel hem weer in bij terugkeer (# 21)
 Gesprekken worden alleen warm doorverbonden:
Je stelt je collega op de hoogte van hetgeen je weet over de klant en
verbindt dán pas door !
 Je verkoopt geen “nee” aan externe klanten
 Stel je collega’s op de hoogte van een terugbel-verzoek via de
e-mail
 Een terugbelnotitie wordt binnen 1 dag na binnenkomst van het
gesprek afgehandeld. Kom gemaakte afspraken na, bel terug of zoek
die juiste collega

12. PAUZE

13. De agendapost

15. Opvragen bij
bestuurssecretariaat
AGENDAPOST  Ter bespreking
 Ter kennisname
08.  Vertrouwelijk
Paraaf Sectorhoofd: Paraaf Portefeuillehouder(s):
Vergadering
Datum
: Dagelijks Bestuur
: Besluitvormend DB dinsdag
Agendapunt :
Bijlagenummer :
Afdeling :
Steller :
Portefeuillehouder(s) :
Betreft :
Alleen essentiële bijlagen worden
gekopieerd, de anderen liggen op
Bijlage(n): Inhoudelijke toelichting met onderbouwd
secretariaat ter inzage
advies en evt. kosten en inkomsten
Toelichting: Afstemmen met bestuursvoorlichter
of gebiedsvoorlichter
Communicatie en participatie:
Participatielogboek:
Aangeven hoe de participatie is
Datum
Locatie
Doel bijeenkomst en
communicatiemiddel
Portefeuille-
houder
Met wie Uitkomsten
verlopen en nog zal verlopen
Financiële consequenties:
Begrotingspost: Afstemmen met de financieel
Het gaat om een integrale adviseurs
Adviezen: Bijv. verzending brief (ook aan
aanpak; sta stilBedrijfsvoering - Financiën
Afdeling bij noodzakelijke akkoord Zo concreet en volledig mogelijk
BDO - Juridische Zaken: deelraad), beschikking
niet gevraagd
advisering door collega’s
Expertiseteam
Gebiedsteam(s)
niet gevraagd formuleren
Projectcoördinator

16. Subsidie of mandaat ?

17. Mogelijkheden aangeven voor een eventueel verkrijgen van subsidie
of
Verwijzen naar team subsidies: Ton Heijdra of Hakima Islimani
Er moet worden voldaan aan de SVR = Subsidieverordening Rotterdam dus:
schriftelijk verzoek op standaardformulier (via e-mail of post te verkrijgen)
Tijdig verzoek indienen:
bij jaarsubsidie vóór 1 juli voorafgaand aan activiteitenjaar
bij project, evenement, eenmalige activiteit minimaal 12 weken
voorafgaand aan uitvoeringsdatum
Nooit toezeggingen doen !
Het DB immers beslist uiteindelijk over subsidieverzoek

18.  Aanvraag komt via post of e-mail binnen
 VERPLICHT: altijd laten registreren door DIV
 Team subsidies (Ton én Hakima) coördineren afhandeling
 Inhoudelijk toets en advies door Expertiseteam of Gebiedsteam
 Agendering DB via team subsidies (tenzij anders afgesproken)
EN DAT MOET BINNEN 8 WEKEN VASTSTELLING BEGROTING OF INDIENING AANVRAAG

19.  Om uitgaven mogelijk te maken die wijkpartijen (zonder rechtspersoon)
ondersteunen in het verwezenlijken van kleinschalige plannen
 Niet bedoeld als vervanger voor subsidie of het omzeilen van het DB-traject
 Nooit bedoeld voor regulier gesubsidieerde instanties zoals SWF,
bewonersorganisaties, opbouwwerkorganisatie
 Alleen mogelijk nadat aanvraagformulier volledig is ingevuld en
ondertekend is door de gebiedsmanager
 Bevoorschotting is mogelijk onder strikte voorwaarden
 Betaling alleen mogelijk na indiening gespecificeerde factuur (met
onderleggers)

20. P&C - cyclus

21.  November 2008 Programmabegroting 2009
 Mei 2009 Kadernota 2010
 September 2009 Najaarsrapportage 2009
 April 2010 Programmarekening 2009

22. In de begroting ligt vast wat we gaan doen
Daar zijn we dus allemaal hard mee bezig
In de najaarsrapportage en jaarrekening verantwoordt
het DB zich aan de deelraad over wat we hebben
gedaan
DUS:
(Bijna) Iedereen wordt geacht een bijdrage aan deze
stukken te leveren

23. Verlof, ziek etc.

24. Verlof wordt NU NOG in uren geregistreerd via aanwezigheids-
registratiesysteem ---------- “met de sleepsleutel”
Met ingang van 2009 wordt aanwezigheidsregistratiesysteem afgeschaft
Waarom ?
Het gaat niet om aanwezigheid maar om “productie” en “resultaat”
Hierover worden periodiek afspraken gemaakt tussen medewerker en
leidinggevende
Wat dan ?
Dat wordt momenteel uitgedacht; het moet gaan om een eenvoudig doch
functioneel systeem.
Wat te denken van de ouderwetse verlofkaart ?

25. Vóór 9.00 uur ‘s ochtends zelf telefonisch afmelden bij leidinggevende:
Welke werkzaamheden moeten overgenomen worden ?
Welke afspraken moeten worden verzet ?
Welke inschatting is te maken over duur van het verzuim ?
Is leidinggevende niet bereikbaar: afmelden bij secretariaat
Dus niet via de e-mail !
Zo spoedig mogelijk op die dag neemt leidinggevende zelf contact met je op
om te overleggen over
Daarna: In bed, op de bank en … beter worden !

26. Na enkele dagen ontvang je een verzuimbrief van de Arbodienst (Achmea)
Ook al ben je beter of van plan weer te gaan werken :
s.v.p. INVULLEN en TERUGSTUREN
Bij terugkeer op het werk: direct aanwezigheid melden bij leidinggevende
en bij P&O via de e-mail P&O@feijenoord.rotterdam.nl
(of gewoon aanklikken adres P&O via Outlook)
Tijdens verzuim neemt je leidinggevende contact met je op over voortgang
herstel of neem je zelf contact op
Bij langer verzuim of op eigen verzoek of verzoek leidinggevende ontvang je
een oproep om bij bedrijfsarts langs te komen

27.  Vragen over het salaris:
sscpsavragen@sdr.rotterdam.nl
 Studiedeclaraties, maaltijden overwerk etc.:
op een formulier te vinden op de O-schijf:
O:BIBLIOTHEEKAo & modelbrieven en -formulierenFormulieren
 Rechten en plichten: In de “Vraagbaak“
af te halen bij P&O of te vinden op Iris

28. Aanschaf en inkoop

29. Standaardinrichting werkplek:
- bureau + stoel
- p.c. + standaard applicaties
- telefoon
Afhankelijk van functie:
- “secretaresse-telefoon”
- mobiele telefoon of PDA
- maatwerk-applicaties zoals: Exact, Smartsite, C3 etc.
Bij komst nieuwe medewerker:
- P&O meldt werkplek-installatie bij ICT, DIV, Facilitaire dienst
Bij wijzigingen verloopt opdracht via leidinggevende of diens secretaresse
(zo mogelijk minimaal 1 week van te voren)

30.  Kantoorartikelen: standaardartikelen in principe op voorraad bij
secretariaten
 Kantoorartikelen: indien niet op voorraad 
medewerker meldt wensen via e-mail: helpdeskIZ@feijenoord.rotterdam.nl
 Centrale inkoop kantoorartikelen vindt plaats door IZ ;
- geen individuele bestellingen
- maximaal 1 x per 2 weken wordt inkoopopdracht gedaan
 Bestelde artikelen worden na binnenkomst zo spoedig mogelijk afgeleverd
bij besteller
 Afwijkende wensen: alleen met instemming leidinggevende