Gestión de fondos de archivos en empresas

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Gestión de fondos de archivos en empresas

  1. 1. JANO; ARCHIVOS Y GESTIÓN S.L. JANO;ARCHIVOS Y GESTIÓN S.L.        1 www.janodoc.com
  2. 2. RESPONSABILIDADES Y OBLIGACIONES JURÍDICAS EN LA GESTIÓN DE FONDOS DE ARCHIVOS DE EMPRESAS. JANO;ARCHIVOS Y GESTIÓN S.L.        2 www.janodoc.com
  3. 3. 1.1. TRASLADOS  Art. 114 del RDLOPD nos indica una vez mas /TRANSFERENCIAS DE  que deben estar previamente establecidos DOCUMENTACIÓNPUESTA EN VALOR. los procedimientos oportunos, además de 1.Se define por parte de la organización los formatos,  aquellas medidas que en un momento dado procedimientos,  actores, medidas de seguridad y confidencialidad. se establezcan por el Responsable del 2.Se establece la posibilidad de poder localizar los documentos al poder  Fichero y el Encargado del Tratamiento. evidenciar sus movimientos.3.Identificamos riesgos de fugas de información y pérdidas documentales, tomamos medidas para minimizarlos. 4.Establecimiento y conocimiento por parte de la organización de un procedimiento estandarizado de Transferencias. JANO;ARCHIVOS Y GESTIÓN S.L.        3 www.janodoc.com
  4. 4. 1.2. TRASLADOS /TRANSFERENCIAS DE DOCUMENTACIÓNIDENTIFICACION DE RIESGOS.1. Seguridad en el traslado.  Pérdidas de documentación o  deterioro de la misma. 2. Confidencialidad. Posibilidad de  accesos no autorizados, realizado  de forma pública.3. Personal/Proveedor  Concienciado y acreditado.4. ¿Se siguen procedimientos  normalizados, estandarizados,  reconocidos por la dirección? 5. Movimientos realizados sin  control.  JANO;ARCHIVOS Y GESTIÓN S.L.        4 www.janodoc.com
  5. 5. 2.1. DESCRIPCIÓN DE LA  En el Art. 92.1 se establece la DOCUMENTACIÓN . necesidad de que “sean PUESTA EN VALOR.1.Establece claramente la obligación  inventariados” y accesibles sólo al de describir o inventariar la documentación. personal autorizado.2.Se facilita el control en la gestión de la documentación por su descripción.3.Establece la necesidad de definir la  El Art. 92.5 habla de la necesidad de figura del USUARIO con acceso a los documentos.  “etiquetar de forma comprensible” las cajas o contenedores. JANO;ARCHIVOS Y GESTIÓN S.L.        5 www.janodoc.com
  6. 6. 2.2. DESCRIPCIÓN. IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS.1.Documentación que no se describe, no existe y pasa al Limbo de los documentos.2.Si no existe no se integra en los procesos de la empresa.3.Sin control los accesos son movimientos  incontrolados . Provocan más pérdidas de documentos.4.Descripciones de fortuna. Ineficientes para controlar.5.Prolongación de tiempos de consultas.6.Consultas ineficientes.7.Imposibilidad de realizar una gestión avanzada.8.Imposibilidad de reducción de costes. JANO;ARCHIVOS Y GESTIÓN S.L.        6 www.janodoc.com
  7. 7. 3.1. ACCESOS Y  La consulta debe ser realizada por personal CONSULTAS. debidamente autorizado. (Art. 92.2 y 3)PUESTA EN VALOR.   El Art. 91 indica claramente que; 1.Definición de la figura del  Los usuarios sólo consultarán aquellos recursos USUARIO,  nominados e  necesarios para sus funciones.identificados, controlados por la  Se establecerán mecanismos por parte del organización. Responsable del Fichero para evitar lo contrario.2.El Responsable del Fichero  El Responsable del Fichero se encargará de que exista debe establecer, definir y  una relación actualizada de usuarios, así como de sus aprobar procedimientos y  perfiles de acceso. Sólo el Responsable del Fichero formatos de Consulta y Acceso a  podrán alterarlo.la documentación de archivo. En caso de que exista personal ajeno al Responsable 3.Se establece la identificación  del Fichero que tenga acceso, se someterá a las inequívoca de los usuarios a la  mismas regulaciones que se establecen para el hora de acceder documentación. personal propio. El Art. 93 define la necesidad de identificar  plenamente al usuario que acceda a los  documentos. JANO;ARCHIVOS Y GESTIÓN S.L.        7 www.janodoc.com
  8. 8. Para mayor claridad, el Art. 96 incide en una 3.2. ACCESOS Y  serie de elementos que deben registrarse CONSULTAS. en los accesos a los registros y documentos;            Tipo de documento afectado.PUESTA EN VALOR.    1.El legislador estima crítico el acceso  Fecha.a la documentación. Hora.2.Entra incluso en los elementos que debe tener el formato que  Número de documentos afectados.empleemos para controlar los accesos  Soporte.a los fondos de archivo.3.Dichos elementos se deben  Tipo de información. (Nivel de Acceso) considerar como mínimos, no  como  Emisor de los registros o documentos.máximos a cumplir. Forma de envío, que entendemos aquí como 4.El procedimiento de acceso debe velar por la Conservación, Integridad  forma de entrega.y Confidencialidad de los documentos  El Art. 103 establece una serie de elementos en sus salidas a los usuarios.  (Reiterados en el Art. 113) que deben ser 5.Establecimiento y conocimiento por parte de la organización de un  registrados a la hora de realizarse los accesos a procedimiento estandarizado de  los fondos.Consulta. JANO;ARCHIVOS Y GESTIÓN S.L.        8 www.janodoc.com
  9. 9. 3.3. ACCESOS Y CONSULTAS.IDENTIFICACION DE RIESGOS.1.Falta de registros en los accesos, no se sabe qué documentos han salido.2.No se sabe donde está lo que ha salido.3.No se sabe quién ni cuando se han sacado documentos.4.Se produce patrimonialización de los documentos sacados, no se les quiere retornar al archivo.5.Faltan documentos para consultas críticas.6.Documentos repartidos por todas las instalaciones, en lugares insospechados e inseguros. JANO;ARCHIVOS Y GESTIÓN S.L.        9 www.janodoc.com
  10. 10. Art. 92.4 contempla de que deben 4.1. EL EXPURGO. realizarse destrucciones de registros PUESTA EN VALOR:1.Destrucción confidencial de los  para evitarse el acceso a los mismos fondos documentales predefinidos como obsoletos.2.Destrucción controlada de estos  por personas no autorizadas.fondos.3.Destrucción de forma irrecuperable de los documentos. Art. 112.2 se manifiesta la necesidad 4.Establecimiento y conocimiento por parte de la organización de un  de evitar el acceso y la recuperación procedimiento estandarizado de Expurgo. de información que se pretende  destruir.  La “Praxis” del Expurgo.  JANO;ARCHIVOS Y GESTIÓN S.L.        10 www.janodoc.com
  11. 11. 4.2. EXPURGOS.IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS.1.Arbitrariedad en la selección de los documentos a destruir.2.Arbitrariedad en el procedimiento a seguir.3.Sin conocimiento real de la documentación destruida.4.Medidas de seguridad y confidencialidad sin evidencias de su cumplimiento o existencia. 5.Proveedor y personal involucrados no concienciados.6.Sin evidencias reales de destrucción de los documentos.  JANO;ARCHIVOS Y GESTIÓN S.L.        11 www.janodoc.com
  12. 12. Art. 89.1 Define la necesidad de que el 5.1. SEGURIDAD PARA LA  Documento de Seguridad aclare y delimite las DOCUMENTACIÓN;  funciones y obligaciones. LOCALES DE ARCHIVO Art.89.2 Establece la obligación que tiene el PUESTA EN VALOR;1.Se define la necesidad de que en  Responsable de Fichero o Tratamiento de dar a Documento de Seguridad defina medidas, normas, procedimientos,  conocer las medidas de seguridad adoptadas y reglas, de aplicación inmediata encaminadas a garantizar la  las consecuencias de su incumplimiento.seguridad.2. Dotar de los medios necesarios a  Art. 99 Sólo se accede a locales por personal las instalaciones de archivo para evitar accesos no autorizados. expresamente autorizado.3.Cumplimiento de legislación sobre locales con carga de fuego. Art. 108 y 107 Define al almacenamiento en 4.Medidas higiénicas anti plagas. locales y dispositivos de apertura posible sólo  para personal autorizado. Art .111 y 113 profundizan en este aspecto de  accesos restringidos. JANO;ARCHIVOS Y GESTIÓN S.L.        12 www.janodoc.com
  13. 13. 5.2. GESTIÓN Y CONTROL DE LOCALES DE ARCHIVOS.IDENTIFICACION DE RIESGOS.1.Incendio con pérdida total de la documentación.2.Acceso de personal no autorizado.3.Falta de control del local de archivo, en sus contenidos.  4.Personal poco concienciado. JANO;ARCHIVOS Y GESTIÓN S.L.        13 www.janodoc.com
  14. 14. 5.3. GESTIÓN Y CONTROL DE LOCALES DE ARCHIVOS.IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS.1.Personal negligente.2.Sin limpieza ni controles anti plagas.3.¿Medidas anti incendios y cumplimiento de requisitos legales? JANO;ARCHIVOS Y GESTIÓN S.L.        14 www.janodoc.com
  15. 15. 5.4. GESTIÓN Y CONTROL DE LOCALES DE ARCHIVOS.IDENTIFICACION DE RIESGOS.1.Planes de emergencia o de contingencia.2.Disponibilidad de recursos.3.Planes de continuidad. JANO;ARCHIVOS Y GESTIÓN S.L.        15 www.janodoc.com
  16. 16. 2.1. INGRESOS DE  Art. 106. Criterios de Archivo se nos indica que DOCUMENTOS EN LOS  se realizarán según lo que indica su respectiva ARCHIVOS. legislación, y que se deberá garantizar la correcta PUESTA EN VALOR.1.Define competencias del  conservación de los documentos, su localización, Responsable del Fichero.2.Establece los fines del archivo de la  consulta, y posibilitar el ejercer los derechos de documentación. acceso, rectificación y cancelación. 3.La documentación se archivaráconforme a sus exigencias legales. En aquellos en los que no exista norma aplicable, 4.Establecimiento y conocimiento por parte de la organización de un  el Responsable del Fichero deberá establecer los procedimiento estandarizado de Archivo de documentos. criterios y procedimientos de actuación que  deberá seguirse para el archivo.  JANO;ARCHIVOS Y GESTIÓN S.L.        16 www.janodoc.com
  17. 17. 6.1. INGRESOS.IDENTIFICACION DE RIESGOS.1.Ingresos descontrolados = Pérdidas de documentación de los archivos o oficinas.2.Se convierte el archivo en un Pasivo para la empresa.3.Accesos largos, laboriosos e ineficientes.4.Desaprovechamiento del espacio.5.Multiplicidad de criterios de archivo y arbitrariedad en su aplicación. JANO;ARCHIVOS Y GESTIÓN S.L.        17 www.janodoc.com
  18. 18. 7.1. RECUPERACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE MODELOS DE GESTIÓN.FASE PREVIA; ESTADO HABITUAL DE LA DOCUMENTACIÓN. JANO;ARCHIVOS Y GESTIÓN S.L.        18 www.janodoc.com
  19. 19. 7.2. RECUPERACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE MODELOS DE GESTIÓN.FASE DE RECUPERACIÓN; TRATAMIENTO DE LOS FONDOS DOCUMENTALES. JANO;ARCHIVOS Y GESTIÓN S.L.        19 www.janodoc.com
  20. 20. 7.3. RECUPERACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE MODELOS DE GESTIÓN.FASE FINAL; ARCHIVO LISTO PARA SU INTEGRACIÓN EN LOS PROCESOS DE LA EMPRESA. JANO;ARCHIVOS Y GESTIÓN S.L.        20 www.janodoc.com
  21. 21. 8.1. MODELO DE GESTIÓN  Art. 89.1 Define la necesidad de que el DE LOS FONDOS DE  Documento de Seguridad aclare y delimite las ARCHIVO. funciones y obligaciones. PUESTA EN VALOR.1.Definición, normalización  y  Art. 106. Criterios de Archivo se nos indica que aprobación de; se realizarán según lo que indica su respectiva  Procesos. legislación, y que se deberá garantizar la correcta  Requisitos legales. Formatos. conservación de los documentos, su localización,  Responsabilidades Manuales. consulta, y posibilitar el ejercer los derechos de  Bases de Datos referenciales. acceso, rectificación y cancelación. 2.Conocimiento y empleo por parte  En aquellos en los que no exista norma aplicable, de la organización. el Responsable del Fichero deberá establecer los  criterios y procedimientos de actuación que  deberá seguirse para el archivo.  JANO;ARCHIVOS Y GESTIÓN S.L.        21 www.janodoc.com
  22. 22. 8.2. MODELO DE GESTIÓN DE LOS FONDOS DE ARCHIVO.OPORTUNIDADES  DADAS POR;1.Eficiencia , Operatividad y Eficacia en Sistemas de Archivo.2.Convertir el Archivo de un Pasivo a un Activo de la organización.3.Integrarlo en los procesos de la empresa.4.Convertirlo en el arsenal jurídico de las organizaciones. JANO;ARCHIVOS Y GESTIÓN S.L.        22 www.janodoc.com
  23. 23. COMPARACIÓN EN EL ACCESO A FONDOS DE ARCHIVO. A. ESCENARIO HABITUAL. B. ESCENARIO COMPETITIVO.1. Consultas realizadas por una  1. Consulta realizada por un usuario  persona durante 20 minutos. en 4 minutos.2. Sobre el 30% de los documentos. 2. Consultas multiplicadas por 5 o 7 3. 70% de los accesos son exitosos. veces con respecto al escenario A.4. Sin registro alguno ni  3. 99% de los accesos exitosos, en el  procedimiento. resto se tiene explicación de por 5. Desconfianza en el archivo, los  qué no aparece. documentos no retornan o no  4. Queda registrada la documentación  ingresan en el mismo.   sacada en consulta, según un  procedimiento normalizado,  conocido y aprobado. 5. Documentos vuelven al archivo  pasado un tiempo. JANO;ARCHIVOS Y GESTIÓN S.L.        23 www.janodoc.com
  24. 24. GRACIAS POR SU ATENCION JANO;ARCHIVOS Y GESTIÓN S.L.        24 www.janodoc.com

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