Fabrizio ScrolliniLondon School of Economics/DATAGabriela RodríguezDATAYou got e-mail: Online freedom ofinformation reques...
In  2006  two  British  developers  came  up  with  the  idea  of   creating  a  website  that  would  allow  citizens tou...
and  usability.  In  terms   of  technology  the  team  looked  for  relatively  clean  code,  Open  Source  softwareand  ...
The  regulator  followed  swiftly  issuing  an  order  to  accept  Quesabes.uy  requests  and  solving  a  set  of“complex...
software.Yet   the   crucial  point  has  been  made:  the  state   has   to  answer  FOI  requests  through  email  in  t...
Upcoming SlideShare
Loading in …5

You got e-mail: Online freedom of information requests in developing countries (document) - Stanford - Right to Information and Transparency in the Digital Age


Published on

Documento presentado por DATA para el evento Right to Information and Transparency in the Digital Age, organizado por Liberation Tech de la Universidad de Stanford.
Una visión sobre los pedidos de acceso a la información pública en línea en países en vías de desarrollo, en base a la experiencia de DATA en la implementación del portal ¿Qué Sabés? (http://quesabes.uy) usando Alaveteli.
En base al documento del mismo nombre escrito por Fabrizio Scrollini y Gabriela Rodríguez.

DATA presentation in the Right to Information and Transparency in the Digital Age event, organized by Standord Univiersity's Liberation Tech.
A vision on freedom of information requests in developing countries, based upon the experience of deploying the portal ¿Qué Sabés? (http://quesabes.uy) using Alaveteli.
Based upon the document by the same name written by Fabrizio Scrollini and Gabriela Rodríguez.

Published in: Technology
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

You got e-mail: Online freedom of information requests in developing countries (document) - Stanford - Right to Information and Transparency in the Digital Age

  1. 1. Fabrizio ScrolliniLondon School of Economics/DATAGabriela RodríguezDATAYou got e-mail: Online freedom ofinformation requests in developing countriesExtended Abstract Project PresentationIn  October  2012  the  Uruguayan  NGO  DATA launched ¿Qué  sabés?  a  website  allowing  anyone  online tomake  a  freedom  of   information  request  to  Uruguayan  public  authorities.  In  January  2013,  after  170request  were   filled  online  and  significant  public  pressure,  Uruguayan  authorities  conceded   that  onlineaccess  to  information   requests  are  legal.  Access  to  information  is  now  a  right  that  Uruguayans  canexercise just by sending an email.In  this  practitioner  oriented  paper,  we  explore  the   dynamics  of  setting   up  a  successful  access  toinformation  portal  in  a  developing  country  context.  First  we  provide  a  brief  introduction  about  onlineaccess  to  information   portals  around  the  world  and  their  relationship  with  access  to  informationlegislation.  Then, we  look  at the  origins  of  the  uruguayan portal, as  well as the strategy followed in termsof  design  and  implementation.   Third  we  look  at   the   initial  outputs  of  the  process  and resistances in theUruguayan   bureaucracy.  We  also  look  at  the  process  that  led  Uruguayan  authorities  to  acknowledgeemail  as  a  valid  form  of   making   access  to  information  request.  Finally  we  provide  a  set  issues  toconsider when implementing software to support access to information in developing countries.1. Freedom of Information in the digital ageSince   its   humble  beginnings  in  Sweden,  access  to  information  laws  (also   known  as  freedom   ofinformation  laws)  kept  expanding  across   the   world.  The  promise is  quite  simple: to  provide  citizens  withcrucial   public   information  so   they  can  fully  participate  in  civic   life.  In  Thomas  Jeffersons  words:Information is the currency of democracy.Today  almost  90  countries  have  an  access  to   information  law,  but  several studies  at  a  comparative  andlocal  level  shows  that  there  are  different  degrees  of  success  in  terms of implementation.  With  the  rise  ofthe  Internet  and  the  development  of  E­Government  trends  across  the  world,  public  information  is  storedand retrieved in more efficient ways making technological barriers to access information very low.
  2. 2. In  2006  two  British  developers  came  up  with  the  idea  of   creating  a  website  that  would  allow  citizens touse  the  relatively  recent  freedom  of  information  law  in  Britain  in  a  digital  way.  In  this  way  the  websiteWhat  do  they  know?  from  the  British  NGO My  Society came  into  existence. The  international  version  ofthis  project,  called  Alaveteli  is  now  being  implemented  in   9  countries.  Beyond  Alaveteli  there  are  othersimilar   designed  software  working  in  the  United  States of America, Chile and  Germany.  The last  censusavailable noted up to 15 websites across the world.As  these  portals  start  to  spread  new  challenges  emerge  for  practitioners  in  terms   of  making  FOIrequests,  as  well   as  to  public  servants  in  terms  of  answering  them.  Furthermore,  new  legal  challengesemerge  as  old  access  to  information  laws,  and  different  legal  traditions  cope  with  the digital  age. As  wewill  show,  some  of  these  challenges   in  developing   countries  are  a  bit  more  complex  that  in  the“developed world”.2. Uruguayan Access to Information Environment:The Challenge of ¿Qué Sabés?Uruguay,  is  a  small  South  American   country  with  high  rates  of  internet  usage,  a  long  standingdemocracy   and  a  tradition  of   civic  rights.  To  some  degree Uruguay is  an outlier  in  the  region  in  terms  oftransparency  and  governance  according  to  several  indicators   such  as  Transparency  InternationalCorruption Perception Index, or the World Bank Governance Indicators.Uruguay  approved  an  access  to  information  law  in  2008,   which  was  fairly  consistent  with  internationalstandards.  Due   to  the  lack   of  a  specialised  institution  dealing  with  access  to  information   requestcontroversy  resolution,  among  other   factors,  the  implementation  of  the  law has been problematic.  Therewere  few  requesters  (most  of  them  journalists   and  lawyers) and  the  idea  that people would have accessto information was (or is) to some degree not known by the average citizen.Furthermore   while  Uruguayan  E­Government  strategy   is relatively  sound,  receiving  FOI requests throughemail  (or  receiving  them  at  all)  was  not  something  public  servants  would  expect   very  frequently.  Thedemand  side  then,  was  relatively  weak   and  it  was  not  clear  at all if  the  State had  the  duty  to  answer anemail.  The  former  point  seems  something  out  of  place  in  the  21st Century,  but  in  the  context  of  a  highlylegalistic tradition it was foreseeable (and indeed it happened).3. Designing and launching ¿Qué sabés?In  2012  at   the  University  of   Oxford   a  group  of  activists  took  part  in  a  conference  about  technology  andaccess  to  information   organised  by  the   British  NGO  My  Society  and  supported by  several  internationalstakeholders  such  as  the  Open  Society  Institute  and  Hivos.  At  the  event  an  Uruguayan  lawyer   and  anuruguayan  software  engineer  (who  previously were  collaborating in other  initiatives)  took a  bold choice: toadapt   and  design   an  FOI  request  software  for  Uruguay.  Over  a  week  (with  some  sleep  deprivation)  thefirst prototype was ready to go and was quietly online.Decisions  to  adopt  the  Alaveteli  platform  were  based  on  very   basic  criteria  about  technology,  support
  3. 3. and  usability.  In  terms   of  technology  the  team  looked  for  relatively  clean  code,  Open  Source  softwareand  a  community  that  could   support  a  long  term  work.  By  that  time  Alaveteli  was  the  only  softwaredoing  the  former.  Furthermore,  the  previous  existence  of  an  Alaveteli  website  adapted  to  Spain  madetranslating  the  content  relatively  easier.  The  website  also  included  significant   amount  of  materialdeveloped by specialist NGOs in Uruguay.Getting  the  data  about  Uruguayan  government  offices  was  difficult.  The  uruguayan  state  is  not  a   smallone  (albeit  the  country is  small) and  emails  were  not  easily  available.  We  made  use  of  an official agendaof  authorities  (in  closed  format)  to  get  the  first  emails   of  uruguayan  authorities.  Many  of  them  did  notwork as they were either out of date or were not in use by the relevant officers.Quesabes.uy   was  enhanced  by   the  work  of  DATA,  a  NGO  devoted  to  to  Open  Data  and transparency.Design,  technical  enhancement  and  the launch  strategy  was  discussed.  We  decided  to collaborate  witha  local  NGO   already  working  on  FOI  in  Uruguay.  The  objective  was  to  engage  with  people  alreadyworking on  the  subject,  reaching out  our potential  community of users.  Furthermore our  theory  of  changebehind  this  move,  was  to  bridge  the  traditional  divide  between  “techie  people”  and  traditional  NGOs,  ascivil  society  was  in  need  to  present  a  united  front  to  solve  the  crucial issue  of  making  the  site  work andpush  uruguayan  authorities   to  accept  emails  as  a  valid  mechanism  within  the  law.  DATA   thencoordinated  support  from  other  NGOs  working  on  this   topic  in  Europe  and  Latin  America   and  launchedthe website with significant local and international publicity.4. Results and AdvocacyThe following table summarises the status of Quesabes.uy up to January 2013: Successful 34 Waiting Response 78 Not held 12 Gone postal 2 Rejected 9 Internal review 33 Partially successful 8 Waiting clarification 3Largely  the  Uruguayan  state  still  ignores users.  Furthermore some offices  answered  they  were  not  goingto answer FOI  request through email (ironically the answers  showed  they were able  to  do just that).  Withthe  evidence  available  DATA  and  CAinfo  Uruguay  filed  a  legal  complaint  to the  Uruguayan FOI  regulator(Access  to  Information  Unit)   to  urge  uruguayan  state  authorities  to  answer  FOI  request through emails.
  4. 4. The  regulator  followed  swiftly  issuing  an  order  to  accept  Quesabes.uy  requests  and  solving  a  set  of“complex” legal dilemas for uruguayan public administrators.5. Main conclusions and further developmentsSetting  up  a  website  such  as  Quesabes.uy  involved  a  signficant  amount  of  time  and  effort.   We  had  nogrants,  and  an  initial   group  of   5  (highly  motivated)  volunteers  went  from  installing  the  software  tolaunching  it,  covering  several  areas  such  as   programming,  legal  expertise,   communication  and  policyissues.  This  was  a  task  of  a  multidisciplinary  team that combined significant amount  of work  to  achievethe portal.Bridging  the  gap  with   traditional  NGOs  paid back  but  it was a  difficult  process.  There  were initial  worriesabout   the   state  not  answering  requests  and  FOI  right  becoming  severely  damaged   due  to  massivedemands.  This  was  not  the  case.  We  understand   there  are  issues  to  explore  in  terms of the dynamicsbetween traditional and new NGOs in this field to achieve better cooperation and understanding.A  second   issue  is  about  whether  a  software  can  be  used  as  a  mere instrument  to  facilitate requests oras  an  activist  tool.  In  this   case  it   was  designed  to  be  both,  but  there  were  legal grounds for  it:  Uruguayhad  a  FOI   law,  and  the  legal  backing  was  solid.  Demand  also  proved  to  be  beyond  initial   expectationsas 170 requests is a large number for a small polity.A  third  issue  is  about  plain  resistance  from  authorities  to  answer  emails  using  legal  artifuges  or  justignoring  requests.  Users  have  followed   up  some  of  the  requests   with  the  regulators.  Some  authoritiesadjusted  setting  special  email  accounts  for  ¿Qué  Sabés?,  while  others  denied  their  email   addressesand only allowed users to engage with an online form.With  300  users  DATA  have  also  witnessed  the  emergence  of  an  online  community,   and  we  hope  toorganise  them  so  eventually  they   can   run  the  website   and  provide  support  to  each  other  when  makingrequests.  There  is  evidence  of  people  following  requests  and  assisting  each  other  in  just  a  few  monthswith  little  input  from  DATA.  Our  strategy  is  to  engage  real  people  on  the  troubles  and  set  upcommunities on and offline that could harness all the potential for the websiteThe  experiment  we  conducted  in  Uruguay   can   provide  others  with  some  tips  about  developing  thiswebsites, but in our experience it is important to understand what’s the main aim behind it.For   us  it  was  clear  that  Uruguayan  authorities  could  not  just  get  away,  in  the  21st   century,  with  notreplying   emails.  It  was  indeed  a  service  to  users,  but  also  a  campaigning   tool.  The   objective  wasachieved  following  a  strategy  which  included  gathering  evidence  and accumulating  forces with other  civilsociety  stakeholders  to  maximise  the  disruptive  change  of  ¿Qué  Sabés?.  Existence  of   an  access  toinformation  law  and   development  of  the  public  sector  E­Government  capabilities  could  be   important  toget  a  decent  service  from  governments,  thus not all developing countries  could be  in  conditions to  deliverit.The  challenges  ahead after this decision from the regulator  remain to  be  implemented  and  probably  otherstructural  factors  in   Uruguayan  democracy  and  public  sector  will  come  into  play  to  achieve  a  100%successful  implementation.  The  origins  of  What  do  they  know?  and  other  Alaveteli  experiences   inWestminster/Whitehall  traditions  showed  that   in  those  contexts  is  relatively   easier  to  implement  this
  5. 5. software.Yet   the   crucial  point  has  been  made:  the  state   has   to  answer  FOI  requests  through  email  in  the  21stcentury.