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BPO               Business Process                 Outsourcingwww.ctug.cat      info@ctug.cat   @CTUGranollers            ...
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¿QUÉ TIENEN EN COMÚN…   ADAM SMITH                       MARGARET                       THATCHER                UNIVERSIDA...
ECONOMIAS   EXTERNALIZACIÓN DE GRAN                         DE ESCALA      PARTE DEL S.PÚBLICO   ESPECIALIZACIÓNVENTAJA CO...
El outsourcing se sustenta en tres pilaresfundamentales:         ECONOMIZACIÓN               CALIDAD        ESPECIALIZACIÓN
Ventaja competitiva     Subcontrate el restoHerramienta de gestión
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PROCESOS NO LIGADOS A LA NATURALEZA DEL NEGOCIO                      PONER EN                      MANOS DE               ...
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EXTERNALIZACIÓN                  COMPONENTE                  TECNOLÓGICO                                     BPO          ...
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UN NUEVO CONCEPTO  Accesibilidad       Seguridad
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Descontento generalizado respecto a los procesos   internos de gestión.
DEFICIENTE       EMPRESATAREAS DIARIAS     ACUMULACIÓN           GESTIÓN                                       FINANCIERA ...
BPO
AGILIDAD/EFICACIAPRODUCTIVIDADBENEFICIOSCOSTES (administrativos y accesorios)MEJORA EN LA ORGANIZACIÓN
BPO
1.- CONTACTO CON LA EMPRESA2.- PROPUESTA Y PRESUPUESTO3.- FIRMA DEL CONTRATO4.- IMPLANTACIÓN5.- ÁREAS DE INCIDENCIA
1.- CONTACTO• ¿Existe voluntad de externalizar?  – Positiva (total o parcial)      –Reticencia (SLA)      –Rentabilidad (P...
• Solicitud de datos para análisis:  – Método de trabajo.  – Factores claves/críticos  – Condiciones de cobro/pago  – Nece...
ESTUDIO DEL ACTUAL MODELODETERMINACIÓN DE LOS OBJETIVOS ESTRATÉGICOS     EVALUACIÓN DE LA CONVENIENCIA DE              EXT...
2.- PROPUESTA Y PRESUPUESTOSe externaliza:• TODA la gestión• PARTE de la gestión       –Programa proveedor       –Su progr...
3.- CONTRATOCon la aceptación del presupuesto…• SLA    • Cliente• KPIs (“smart”)
4.- IMPLANTACIÓNCon la firma del contrato…• Tareas previas:  – Fichas de clientes/proveedores.  – Envío de circulares (mod...
5.- ÁREAS DE INCIDENCIA• Circuito de VENTAS• Circuito de compras y gastos• Gestión bancaria
VENTAS          COMPRAS           OTROS       PEDIDO            PEDIDO          DIETAS       ALBARÁN          ALBARÁN     ...
coordinación• área laboral.• área tributaria.• otras áreas de práctica.• otras empresas e instituciones.
informes• mensuales:    • tesorería, cobros y pagos.    • desviaciones presupuestarias.    • contabilidad de costes.• anua...
BPO
¿QUÉ EXTERNALIZAR?                    GESTIÓN                  FINANCIERA   GESTIÓN         CORE        GESTIÓN CONTABLEAD...
DETERMINACIÓN DE LA RELACIÓN• ¿EXTERNALIZACIÓN PARCIAL?• ¿EXTERNALIZACIÓN TOTAL?
SLA           SERVICE LEGAL AGREEMENTS           SEGUIMIENTO DE LA             CALIDAD DE LOS               PROCESOSCORREC...
SEGUIMIENTO DE LA RELACIÓN• Si no se puede medir, no se puede  controlar• KPIS (SMART)
BPO
EXTERNALIZAR REPRESENTA• PONER EN MANOS DE EXPERTOS AQUELLOS  PROCESOS NO LIGADOS A LA NATURALEZA  DEL NEGOCIO.• CENTRARSE...
IDEAS CLAVE•   TRABAJAR ON-LINE•   REDUCIR COSTES•   MEJORA LA ORGANIZACIÓN•   INCREMENTO DE LA COMPETITIVIDAD•   MEJORAR ...
BPO
CONCEPTOS•   Romper el paradigma de la Pyme•   Accesibilidad a la información•   Seguridad (copias por duplicado)•   Inver...
REDUCCIÓN DE COSTES                                 COMPRAS      Bº       ADMINISTRACIÓN                                  ...
REDUCCIÓN DE COSTES                    BPOADMINISTRACIÓN ½ Administrativo                          Bº Financiero
REDUCCIÓN DE COSTES• ESTRUCTURA INICIAL INEFICIENTE  – Sobredimensión Departamento Administración  – Falta de estructuraci...
COMPARATIVA COSTES   INICIAL                     BPO• Administrativo:           • ½ Administrativo:                » 15.60...
AHORRO COSTES• Ahorro directo: 23.000€• Ahorro indirecto: 7.000€  – Bajas, vacaciones, formación,…  – Costes accesorios (s...
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Redueix costos i reorienta els teus recursos interns mitjançant el BPO
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Redueix costos i reorienta els teus recursos interns mitjançant el BPO

  1. 1. BPO Business Process Outsourcingwww.ctug.cat info@ctug.cat @CTUGranollers #CTUGlive
  2. 2. BPO
  3. 3. ¿QUÉ TIENEN EN COMÚN… ADAM SMITH MARGARET THATCHER UNIVERSIDAD DE HARVARD
  4. 4. ECONOMIAS EXTERNALIZACIÓN DE GRAN DE ESCALA PARTE DEL S.PÚBLICO ESPECIALIZACIÓNVENTAJA COMPARATIVA TODOS ELLOS HAN CONTRIBUIDO DE FORMA SIGNIFICATIVA AL DESARROLLO DEL BPO
  5. 5. El outsourcing se sustenta en tres pilaresfundamentales: ECONOMIZACIÓN CALIDAD ESPECIALIZACIÓN
  6. 6. Ventaja competitiva Subcontrate el restoHerramienta de gestión
  7. 7. BPO
  8. 8. PROCESOS NO LIGADOS A LA NATURALEZA DEL NEGOCIO PONER EN MANOS DE EXPERTOSREDUCIR COSTES REORIENTAR LOS RECURSOS INTERNOS AUMENTAR EL NIVEL DE COMPETITIVIDAD
  9. 9. BPO
  10. 10. EXTERNALIZACIÓN COMPONENTE TECNOLÓGICO BPO PROCESOS BPO ADMINISTRATIVOS CAPITAL HUMANO
  11. 11. BPO
  12. 12. UN NUEVO CONCEPTO Accesibilidad Seguridad
  13. 13. BPO
  14. 14. BPO
  15. 15. Descontento generalizado respecto a los procesos internos de gestión.
  16. 16. DEFICIENTE EMPRESATAREAS DIARIAS ACUMULACIÓN GESTIÓN FINANCIERA INEFICIENTE CONTROL DE DE FACTURAS Y FALTA DE COSTES EXPEDIENTES Y EXTRACTOS INFORMACIÓN ARCHIVO BANCARIOS ECONÓMICA ELEVADOS MALA ATENCIÓN DEL DOCUMENTACIÓN PROBLEMAS DE TELÉFONO SIN ARCHIVAR TESORERÍA IMAGEN EXTERNA DEFICIENTE OPERACIONES SIN NEGOCIACIÓN CONTABILIZAR BANCARIA IMPAGOS POR REMESAS SIN FALTA DE PRESENTAR CONTROL
  17. 17. BPO
  18. 18. AGILIDAD/EFICACIAPRODUCTIVIDADBENEFICIOSCOSTES (administrativos y accesorios)MEJORA EN LA ORGANIZACIÓN
  19. 19. BPO
  20. 20. 1.- CONTACTO CON LA EMPRESA2.- PROPUESTA Y PRESUPUESTO3.- FIRMA DEL CONTRATO4.- IMPLANTACIÓN5.- ÁREAS DE INCIDENCIA
  21. 21. 1.- CONTACTO• ¿Existe voluntad de externalizar? – Positiva (total o parcial) –Reticencia (SLA) –Rentabilidad (Presupuesto) –Reubicación
  22. 22. • Solicitud de datos para análisis: – Método de trabajo. – Factores claves/críticos – Condiciones de cobro/pago – Necesidades bancarias• Identificar personas de contacto.• Solicitud de documentación
  23. 23. ESTUDIO DEL ACTUAL MODELODETERMINACIÓN DE LOS OBJETIVOS ESTRATÉGICOS EVALUACIÓN DE LA CONVENIENCIA DE EXTERNALIZAR
  24. 24. 2.- PROPUESTA Y PRESUPUESTOSe externaliza:• TODA la gestión• PARTE de la gestión –Programa proveedor –Su programa (“traductor”)
  25. 25. 3.- CONTRATOCon la aceptación del presupuesto…• SLA • Cliente• KPIs (“smart”)
  26. 26. 4.- IMPLANTACIÓNCon la firma del contrato…• Tareas previas: – Fichas de clientes/proveedores. – Envío de circulares (modelos)• Traspaso de datos.
  27. 27. 5.- ÁREAS DE INCIDENCIA• Circuito de VENTAS• Circuito de compras y gastos• Gestión bancaria
  28. 28. VENTAS COMPRAS OTROS PEDIDO PEDIDO DIETAS ALBARÁN ALBARÁN GASTOS VIAJES EXPEDICIÓN RECEPCIÓN PAGO NÓMINAS FACTURA FACTURA PAGO SEG. SOCIAL CARTERA CARTERA PAGO TRIBUTOS COBRO PAGO OTROS ARCHIVO ARCHIVOOTRAS GESTIONES GESTIÓN BANCARIA COORDINACIÓN INFORMES
  29. 29. coordinación• área laboral.• área tributaria.• otras áreas de práctica.• otras empresas e instituciones.
  30. 30. informes• mensuales: • tesorería, cobros y pagos. • desviaciones presupuestarias. • contabilidad de costes.• anuales: • estados financieros. • flujo de efectivo del ejercicio. • presupuesto anual.
  31. 31. BPO
  32. 32. ¿QUÉ EXTERNALIZAR? GESTIÓN FINANCIERA GESTIÓN CORE GESTIÓN CONTABLEADMINISTRATIVA BUSINESS GESTIÓN DOCUMENTAL
  33. 33. DETERMINACIÓN DE LA RELACIÓN• ¿EXTERNALIZACIÓN PARCIAL?• ¿EXTERNALIZACIÓN TOTAL?
  34. 34. SLA SERVICE LEGAL AGREEMENTS SEGUIMIENTO DE LA CALIDAD DE LOS PROCESOSCORRECTA DEFINICIÓN DE CLAROS Y DETALLADOSPARÁMETROS
  35. 35. SEGUIMIENTO DE LA RELACIÓN• Si no se puede medir, no se puede controlar• KPIS (SMART)
  36. 36. BPO
  37. 37. EXTERNALIZAR REPRESENTA• PONER EN MANOS DE EXPERTOS AQUELLOS PROCESOS NO LIGADOS A LA NATURALEZA DEL NEGOCIO.• CENTRARSE EN AQUELLO QUE APORTA VALOR A LA EMPRESA.
  38. 38. IDEAS CLAVE• TRABAJAR ON-LINE• REDUCIR COSTES• MEJORA LA ORGANIZACIÓN• INCREMENTO DE LA COMPETITIVIDAD• MEJORAR LA IMAGEN
  39. 39. BPO
  40. 40. CONCEPTOS• Romper el paradigma de la Pyme• Accesibilidad a la información• Seguridad (copias por duplicado)• Inversión inicial• Sharepoint (soporte a ventas)• Devolución de documentación
  41. 41. REDUCCIÓN DE COSTES COMPRAS Bº ADMINISTRACIÓN CONTROLAdministrativo STOCKS Bº Contable Financiero VENTAS Bº
  42. 42. REDUCCIÓN DE COSTES BPOADMINISTRACIÓN ½ Administrativo Bº Financiero
  43. 43. REDUCCIÓN DE COSTES• ESTRUCTURA INICIAL INEFICIENTE – Sobredimensión Departamento Administración – Falta de estructuración en Ventas – Costes de eficiencia elevados• ESTRUCTURA BPO – Dimensión adecuada – Organización Ventas – Costes de eficiencia reducidos
  44. 44. COMPARATIVA COSTES INICIAL BPO• Administrativo: • ½ Administrativo: » 15.600€ » 7.800€• Contable: • Financiero: » 31.200€ » 25.400€ • BPO:• Financiero: » 18.000€ » 31.200€• ½ Administrativo: » 7.800€ • TOTAL : 57.000€• TOTAL: 80.000€
  45. 45. AHORRO COSTES• Ahorro directo: 23.000€• Ahorro indirecto: 7.000€ – Bajas, vacaciones, formación,… – Costes accesorios (software, instalaciones,…) – La gran mayoría de costes ahora son variables TOTAL AHORRO: 30.000€ AHORRO: (30.000/ 80.000) = 40%; 23/80=30%
  46. 46. www.ctug.cat info@ctug.cat @CTUGranollers www.assistoffice.es

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