Sieć supermarketów Carrefour podjęła współpracę z Comarch, aby zoptymalizować wewnętrzny system zarządzania dokumentami. Kluczowe znaczenie miało ujednolicenie procedur zakupowych i stworzenie jednolitego systemu do obsługi zamówień. Pełne wdrożenie przeprowadzono w ciągu 7 miesięcy.

1. WDROŻENIE
COMARCH ECM

2. CARREFOUR
Carrefour Polska to jedna z największych sieci
handlowych w Polsce. Firma zatrudnia kilkana-
ście tysięcy pracowników i posiada ponad 700
sklepów o bardzo zróżnicowanym profilu: hiper-
marketów (Carrefour), jak i mniejszych super-
marketów (Carrefour Market) oraz lokalnych skle-
pików osiedlowych (Carrefour Express), które
produkują niektóre artykuły na miejscu. Cała grupa
Carrefour liczy blisko jedenaście tysięcy sklepów
w ponad trzydziestu krajach, zatrudniając ponad
380 tysięcy pracowników.
CEL
Współpraca z Comarch była podyktowana potrzebą
optymalizacji wewnętrznego systemu zarządzania
dokumentami. Kluczowe znaczenie miało ujedno-
licenie procedur zakupowych i stworzenie jedno-
litego systemu do obsługi zamówień. Dodatkowo
Carrefour kierował się chęcią uproszczenia inter-
fejsu użytkownika i systemu nadawania zróżnicowa-
nych dostępów osobom pracującym w różnych czę-
ściach Europy. Carrefour przeprowadził w tym celu,
wygrany przez Comarch, przetarg. Pełne wdrożenie
przeprowadzono w ciągu 7 miesięcy.
Carrefour Polska
Projekt dotyczący systemu do obsługi dokumentów firmowych w Carrefour wygrał
zdecydowanie Comarch. Przekonała nas na pewno renoma, doskonałe referencje innych
klientów, wysokiej klasy specjaliści, czas i cena realizacji a także perspektywa rozwoju projektu
w kolejnych latach. Nie bez znaczenia był też wpływ doświadczonych konsultantów Comarch,
którzy przeanalizowali funkcjonowanie obiegu dokumentów kosztowych i towarowych
w Carrefour Polska i wyciągnęli istotne dla nas wnioski. Mieliśmy okazję do konfrontacji
naszej wizji systemu z propozycjami ze strony Comarch, czego efektem było wypracowanie
dedykowanego rozwiązania.
– Sławomir Kanarek z Działu Projektów Finansowych
10 860
1 459
6 111sklepów lokalnych
sklepów (ogółem)
hipermarketów
supermarketów
3 115
74,4miliona € łączna sprzedaż

3. Ponad
1,2 mln
Akceptacja dokumentów
szybsza o
350% błędów eliminowanych
na etapie wprowadzania danych zarchiwizowanych dokumentów
95%
ROZWIĄZANIE
Rozwiązanie zaprojektowane dla Carrefour łą-
czy moduł do obsługi zamówień (Comarch ECM
Procure 2 Pay) i faktur (Comarch ECM Accounts
Payable) oraz stworzony na indywidualne potrzeby
klienta system master data management (Comarch
ECMMDM). Ten ostatni wspomaga pracę dostawców
i lokalnych oddziałów, pomagając im dostosować
się do istniejących, ustalanych centralnie, procedur
związanych z zamawianiem towaru.
System wdrożony w Carrefour pozwolił na znaczą-
ce usprawnienie procesu wymiany informacji. Gdy
proces ten nie był jeszcze zautomatyzowany, tak
jak dzieje się w każdej firmie, która nie wykorzystuje
istniejącego potencjału technologicznego, także
w przypadku Carrefour pojawiały się problemy.
Najważniejszym były stosunkowo duże koszty oso-
bowe. System „manualny” wymagał znacznych na-
kładów pracy i zaangażowania pracowników, które
odtąd można było wykorzystywać w inny sposób.
Wyraźnie zmniejszono też odsetek dokumentów,
które trafiały do odpowiednich osób zbyt późno.
Projektując rozwiązanie dla Carrefour zespół
Comarch brał pod uwagę wygodę użytkownika, dla-
tego system został odebrany jako intuicyjny i prosty
w obsłudze. Wyeliminowano konieczność realizo-
wania dodatkowych szkoleń. W opinii pracowników
Carrefour Comarch ECM oferuje wszystkie najważ-
niejsze elementy, a do tego mogą z niego korzystać
także osoby posiadające niewielkie doświadczenie
w wykorzystywaniu systemów komputerowych.
Carrefour Polska
Dotąd proces akceptacji był bardzo nierówny i zależał od wielu czynników, m. in. od
odległości, ponieważ dokumenty przekazywane były w formie tradycyjnych przesyłek
pocztowych. Po wdrożeniu systemu Comarch procesy działają bardzo sprawnie w oparciu
o elektroniczną wymianę informacji. Wiemy to dzięki precyzyjnym danym z systemu.
Sukces zapewnia też automatyczna, wstępna, weryfikacja danych. Przed wdrożeniem
zdarzały się problemy związane z odczytywaniem kilkuznakowych kodów. Pracownicy
mają niestety czasami mało czytelny charakter pisma i tylko zautomatyzowane rozwią-
zanie może pomóc zminimalizować liczbę nieczytelnych wpisów. Na szczęście, w na-
szym przypadku dublowanie zamówień, niejasny status pracy nad dokumentem oraz
niemożliwość szybkiego wskazania osoby, która się nim aktualnie zajmuje to już historia
– Sławomir Kanarek z Działu Projektów Finansowych

4. Cieszy nas perspektywa dalszej współpracy z Comarch. Projekt obejmujący obsługę
dokumentów kosztowych był wspólnym przedsięwzięciem, które pozwoliło nam
osiągnąć znaczące oszczędności finansowe. W związku z tym zastosowanie tego
rozwiązania jest realizowane także w innych naszych spółkach. Po pięciu latach
współpracy i licznych zmianach systemu, które Comarch wprowadzał w związku
z decyzjami biznesowymi następującymi po naszej stronie, mamy do dyspozycji
bardzo sprawny system, który spełnia nasze oczekiwania.
– mówi Sławomir Kanarek z Działu Projektów Finansowych
DLACZEGO COMARCH ECM?
nn Intuicyjna obsługa
nn Oszczędności finansowe
nn Lepsza organizacja pracy
nn Krótki czas wdrożenia
nn Eliminacja błędów ludzkich
nn Bezproblemowa integracja z systemami
zewnętrznymi
Ważnym elementem systemu jest moduł Comarch
ECM Master Data Management (MDM), który
pozwala uporządkować proces dodawania oraz
modyfikacji kluczowych danych, zawartych w doku-
mentach towarowych i finansowych. Dzięki auto-
matycznemu sprawdzeniu poprawności danych
system zwiększa przede wszystkim szybkość
akceptacji dokumentów towarowych. Możliwe
stało się także śledzenie różnych dat związanych
z dokumentami. Dokładnie wiadomo kiedy podjęto
decyzję i do kiedy należy zakończyć prace związane
z dokumentem. Dzięki integracji z zewnętrznym
systemem GICA poprawne dane mogą być od razu
stosowane w planowaniu i realizowaniu działań
logistycznych firmy. System zmieniał się znacznie
na przestrzeni rozwoju projektu. Wraz z nowymi
wyzwaniami biznesowymi, zmieniały się jego
poszczególne elementy. Dziś jest to rozwiązanie
bardzo zaawansowane i kompletne, którego archi-
tektura umożliwia jednak dalszy rozwój.
Carrefour Polska
info@comarch.pl www.comarch.pl
Comarch jest producentem i dostawcą nowoczesnych systemów informatycznych od 22 lat usprawniającym procesy biznesowe dzięki
wykorzystaniu technologii. Jednym z ważnych elementów oferty skierowanej do największych przedsiębiorstw jest system klasy Enterprise
Content Management. Jest on stosowany przez producentów, sieci sprzedaży i instytucje finansowe w 33 krajach na całym świecie. Zaufali nam
liderzy różnych branż m.in. Valeo, Technicolor, Cemex, Rossmann, Eurocash, Valeant czy Biomed. Uniwersalność i elastyczność tego rozwiązania
pozwala podnieść efektywność organizacji dzięki zautomatyzowanemu gromadzeniu materiałów z różnych źródeł, sprawnemu zarządzaniu
dokumentacją, a także zarządzaniu procesami biznesowymi, takimi jak planowanie, kontrola stanu realizacji procesu czy raportowanie.
Mniejsze koszty, szybsza praca, zwiększona kontrola nad dokumentami, procesami i pracownikami, a także większe bezpieczeństwo i łatwiejszy
dostęp do informacji to tylko niektóre zalety tego rozwiązania Comarch.
ROZWIĄZANIA COMARCH