A Practical Approach to Sustainability

599 views

Published on

The presentation from Collinson Media's Aug. 22 webinar, A Practical Approach to Sustainability.

Published in: Business, Technology
0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
599
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
2
Actions
Shares
0
Downloads
4
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

A Practical Approach to Sustainability

  1. 1. presents… 
  2. 2. Welcome!  Kevin R. Johnston, CMP  Katherine Manfredi, CMM  President  Senior Director,   Green Meeng Industry Council   Strategic Event Management & CSR  (GMIC) Atlanta Chapter   Conference Partners, Inc.   johnstoncmp@gmail.com     manfredi.katherine@gmail.com   
  3. 3. Kevin R. Johnston, CMPKatherine Manfredi, CMMAugust 22, 2012 WebinarCollinson Media & Events
  4. 4. Today’s Agenda  1.  Snapshot: industrys first and only  prescripve, comprehensive  standards for environmentally  sustainable meengs   2.  InitaFves: opportunies to  strengthen planner‐supplier  partnerships and jointly achieve  sustainability goals by adding key  clauses into your contracts   3.  Measurement: What and how to  measure your achievements and  celebrate successes  4.  Case study: overview of how one  venue became an award winner  based on a sustainability requirement  in an RFP  
  5. 5. APEX/ASTM Environmentally Sustainable Event Standards 
  6. 6. APEX/ASTM ‐ 9 Standards  Accommodations Audio Visual Venues & Production Communications & Marketing Materials Transportation APEX/ASTM Standards Destinations On-Site Offices Food & Exhibits Beverage
  7. 7. APEX/ASTM ‐ 9 Standards  APEX/ASTM Standards
  8. 8. APEX/ASTM ‐ 9 Standards 
  9. 9. 1. AccommodaFons  
  10. 10. 2. Audio/Visual and ProducFon 
  11. 11. •  Energy efficient lighng   i.e. LEDs •  Energy Star equipment 
  12. 12. 3. CommunicaFons &   MarkeFng  Materials 
  13. 13. @KManfredi @kevin_johnston @GMIC@connectmeetings @collaboratemeetings @rejuvenatemeetings#greenmeetings #CSR #green #sustainability #GMIC
  14. 14. 4. DesFnaFons 
  15. 15. 5. Exhibits 
  16. 16. 6. Food & Beverage 
  17. 17. During a 2.5-day eventwith 500 attendees,you would use...  6,250 plates  8,750 napkins  7,500 cups or glasses and  9,000 cans or bottles
  18. 18. They can wash 14,000 glasses anduse less energy than needed tomake and dispose of one plastic cup?
  19. 19. 7. On‐site Offices 
  20. 20. 8. TransportaFon 
  21. 21. 9. Venues 
  22. 22. There are 2,500,000 weddings ayear.If they all started one hour earlier andended an hour earlier, we would save 2,500,000 hours of electricity.
  23. 23. APEX/ASTM ‐ 9 Standards  Accommodations Audio Visual Venues & Production Communications & Marketing Materials Transportation APEX/ASTM Standards Destinations On-Site Offices Food & Exhibits Beverage
  24. 24. APEX/ASTM ‐ 9 Standards  APEX/ASTM Standards
  25. 25. APEX/ASTM ‐ 9 Standards 
  26. 26. APEX/ASTM ‐ 9 Standards 
  27. 27. 4 3 2 1 
  28. 28.   Ready made  checklist  for your  RFPs are within the standards   Ease of decision making   Confirms that your events reflect  your sustainability commitment   The standards provide a template to  measure your progress 
  29. 29. (Desnaons, Hotels, Exhibit GSC, Catering Firms, AV  and Transportaon  Providers, etc.)    Consistent requests by organizers  for green pracces    Checklist will help guide your  organizaon towards internal  changes    Provides a compeve advantage    Decreases risk of ‘greenwashing’    Standard response to RFPs 
  30. 30. 2 ‐ "Green MeeFng/Event IniFaFves"   Contracts and Sustainability  “It’s more than just Dates, Rates &  Space!”  
  31. 31. "Green Meeng/Event Iniaves"  Do you put them in your contracts?  hbp://www.linkedin.com/in/kevinrjohnston  1766 ConnecFons link me to  11,485,596 + professionals 44,445 New People in my network since  August 17 
  32. 32. "Green Meeng/Event Iniaves"  Do you put them in your contracts? “…we are an agency, and weve never been asked for this (to date). We even try to suggest sustainable ideas and soluons to clients and we are sll coming up against "only if it doesnt cost any more" type answers ‐ so somemes we recycle on their behalf and dont tell them!                                                                       Rob Hayworth         U.K. Freelance Event Manager  
  33. 33. "Green Meeng/Event Iniaves"  Do you put them in your contracts? “Yes. We have a preiy detailed clause.”    Sharon Collins   American Cancer Society 
  34. 34. Step 1:    State your expectaFons upfront!  Environmental ExpectaFons YOUR COMPANY expects the HOTEL will adhere to the following green pracces which include:  waste management, recycling, energy use, use of renewable resources and conservaon of non‐renewable resources. 
  35. 35. Green MeeFng/Sustainability    PracFces to consider…   Insert sustainability verbiage into venue/hotel contract negotiation process  Communicate expectations to all meeting stakeholders:   Event Participants’ Supply Chain  Go “Paperless” wherever practical or possible  Integrate outside sustainability vendors –   i.e., Clean the World  Measure and share event accomplishments 
  36. 36. Step 2:   Put in in wriFng, in your venue contract  Recycling ParFcipaFon –    Provide a recycling program (recycling paper, plasc,  glass, aluminum cans, cardboard and grease) for enre  hotel including sleeping rooms and meeng space.   Provide clearly marked recycling containers in common  areas including lobby and HOTEL guest rooms unless  HOTEL sorts and recycles. 
  37. 37. Energy Use –    Instruct HOTEL housekeeping staff to shut blinds and  turn down the heat/air condioning and turn off lights  during the day in rooms while aiendees are gone.    Implement a towel and sheet reuse program. 
  38. 38. Waste MinimizaFon –    Instruct the HOTEL housekeeping staff to not replace consumable amenies daily unless they are gone. Use of soap and shampoo dispensers would be opmal.  The HOTEL will parcipate in an amenity donaon program –if available locally.   Use glass or china (non‐disposable) catering plates, cups and glasses. 
  39. 39. Waste MinimizaFon –   NO polystyrene used under any circumstances.    Serve condiments in bulk containers, not individual servings, eliminang wasteful packaging.   Use cloth napkins, whenever possible. Use coasters instead of cocktail napkins.  If paper napkins are required – then they must be made of post‐consumer recycled paper. 
  40. 40. Waste MinimizaFon –   Donate all lep over food to a local food bank.   Donate all table scraps to a local farm or compost – if program is available or made available by Greenbuild.  If food and beverage events are not booked in hotel, hotel is to offer locally grown, organic opon in food and beverage outlets.  Polystyrene is not to be used in any venue of the hotel. 
  41. 41. Environmentally Responsible Purchasing –   Use cleaning products that do not introduce     toxins into the air or water.  Use shade‐grown coffee at any conference    funcons.   Use predominately local, organic produce/products in any food and beverage events contracted as a part of the conference 
  42. 42. Environmental Clause *POST CONFERENCE REQUIREMENTS* The following specific documentaFon is due within 30 days of the event to receive any final payments due  Recycling weights/amounts for:  •  Paper, plasc, glass, aluminum/cans,  cardboard  Waste by weight for: landfill (non‐recyclable materials), food   Amount of donated food in weight – if food/beverage were contracted as part of the conference  
  43. 43. STEP 3: Research & USE suppliers with   GREEN INITIATIVE Programs    Hotels   Transportaon Companies   Catering Companies   Special Event Venues   CVB’s & Convenon Centers 
  44. 44. Environmental Clause *POST CONFERENCE REQUIREMENTS*  Food weight that was composted – if composng was available and if food/beverage were contracted as part of the conference   Number of US Green Building Council’s guests parcipang in the towel/sheet reuse program  Percentage of locally grown products used in food/beverage services – if food/beverage were contracted as part of the conference  
  45. 45. Environmental Clause *POST CONFERENCE REQUIREMENTS*  Percentage of organically grown  products used in food/beverage  services ‐ if food/beverage were  contracted as part of the conference   Paper content of the bathroom products   Specificaons of any biodegradable products used 
  46. 46. Step 1: State your expectations upfront! Step 2: Put in in writing, in your venue contractStep 3: Research & USE suppliers with Green Initiatives Programs
  47. 47. LASTLY…  Step 4:   Take SMALL Steps 
  48. 48. Measurement ‐ Scoring 
  49. 49. WHAT GETS MEASURED GETS  MANAGED  
  50. 50. REDUCE COSTS BY  BETTER  MANAGEMENT  
  51. 51. During a 2.5-day eventwith 500 attendees,you would use...  6,250 plates  8,750 napkins  7,500 cups or glasses and  9,000 cans or bottles
  52. 52. What to measure? 
  53. 53. Waste  Paper, glass, aluminum   compost  food donaFons paper saved 
  54. 54. Food  oils  susty seafood local, regional, organic  composted  fair trade  donated 
  55. 55. Energy  consumpFon 
  56. 56. diverted  reused  Water consumpFon 
  57. 57. emissions  Carbon event miles  footprint 
  58. 58. supply chain policy  Procurement  
  59. 59. Abendees  edu  towel/linen reuse  community acFviFes 
  60. 60. hours Community Involvement   $ donated 
  61. 61. Measure and Document •  Gather your data (economic and environmental)•  Establish your baseline •  Communicate & Celebrate your successes 
  62. 62. Case Study: GWCCA The Georgia World Congress    Center Authority
  63. 63. Client Sustainability  IniFaFves   Convergence (Microsoq)   60% Diverted  TechEd (Microsoq)   65% Diverted  CMOR (McDonalds)   55% Diverted  Coca Cola 125th Anniversary  35% Diverted 
  64. 64. Client Sustainability IniFaFves   Chick‐fil‐A Bowl    31% Diverted  NCAA Final Four   April 2013 
  65. 65. Case Study: GWCCAThe Georgia World Congress Center Authority
  66. 66. www.gmicglobal.org www.gmicglobal.org
  67. 67. Thank You!  Kevin R. Johnston, CMP  Katherine Manfredi, CMM  President  Senior Director,   Green Meeng Industry Council   Strategic Event Management & CSR  (GMIC) Atlanta Chapter   Conference Partners, Inc.   johnstoncmp@gmail.com     manfredi.katherine@gmail.com   
  68. 68. •  Next Webinar: Sept. 19 with Robert Gilbert, Walt Disney  World Resort, Execuve Chef of Special Events and  Catering Operaons •  This and future webinars: collaboratemeengs.com   connectyourmeengs.com or rejuvenatemeengs.com 

×