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Gestion de cambio t

  1. 1. Universidad de Chile Facultad de Ciencias Físicas y Matemáticas Departamento de Ingeniería Industrial Magíster en Ingeniería de Negocios con Tecnologías de Información Innovación y Gestión de Negocios Estudio de caso: “Gestión de Cambio del Proyecto Factura Electrónica” CURSO: IN76J PROFESOR: Eduardo Olguín ALUMNOS: Cristián Middleton Rolando Rivera Martín Donoso FECHA DE ENTREGA: 23 – 06 - 2006
  2. 2. Magíster en Ingeniería de Negocios con Tecnologías de Información Estudio de Caso: Factura Electrónica IN76J: Innovación y Gestión de Negocios Página 2 Cristián Middleton – Rolando Rivera – Martín Donoso 1.- Situación de la empresa que hace necesaria la implantación tecnológica, el aporte esperado y una descripción de la propuesta tecnológica. ___________________________________________________ 3 Necesidad de un documento probatorio de la realización de una operación económica (compraventa) ___________________________________________ 3 El Proyecto de Reforma y Modernización del Estado _____________________ 3 Chile como plataforma comercial en Sudamérica (Rol respecto al desarrollo del sector)_________________________________________________________ 4 Soporte al e-commerce______________________________________________ 4 2.- La problemática involucrada en relación a la gestión del cambio. ____ 6 Ley de firma digital _________________________________________________ 6 Gestión del Cambio en las Grandes Empresas __________________________ 8 MIPYMES _________________________________________________________ 8 SII _______________________________________________________________ 9 3.- El proceso de cambio que se llevó a cabo (lo que se hizo o no se hizo) _____________________________________________________________ 10 4.- Las dificultades y aciertos del proceso de cambio durante su curso 12 5.- Los resultados obtenidos ____________________________________ 15 6.- La evaluación del diseño y la forma de realizar el proceso de cambio 16 Estrategia y sentido________________________________________________ 16 Conservación_____________________________________________________ 16 Liderazgo y Gestión _______________________________________________ 17 Comunicación ____________________________________________________ 17 Desarrollo de Habilidades___________________________________________ 18 Gestión del Poder _________________________________________________ 19 Alerta y conciencia del proceso______________________________________ 19 Evaluación y cierre ________________________________________________ 21 7.- Una propuesta de gestión del cambio, para situaciones equivalentes, que se haga cargo de las dificultades y problemas__________________ 25
  3. 3. Magíster en Ingeniería de Negocios con Tecnologías de Información Estudio de Caso: Factura Electrónica IN76J: Innovación y Gestión de Negocios Página 3 Cristián Middleton – Rolando Rivera – Martín Donoso 1.- Situación de la empresa que hace necesaria la implantación tecnológica, el aporte esperado y una descripción de la propuesta tecnológica. Necesidad de un documento probatorio de la realización de una operación económica (compraventa) En Chile, al igual que en la mayoría de los países, existe un impuesto a las ventas y servicios que afecta al consumidor final, pero se genera en cada etapa de comercialización del bien o servicio, utilizando un sistema de cuentas de crédito y débito fiscal. A nivel tributario, la factura tiene la misión de acreditar la transferencia de bienes, la entrega en uso o la prestación de servicios cuando una operación comercial se realice con sujetos del Impuesto a las ventas y servicios que tengan derecho al crédito fiscal. Asimismo cuando el comprador o usuario lo solicite a fin de sustentar gastos y costos para efecto tributario y en el caso de operaciones de exportación. El Proyecto de Reforma y Modernización del Estado El Proyecto de Reforma y Modernización del Estado (PRYME) es una división del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, creado en el año 2000 y orientado a la modernización y la incorporación de tecnologías de información para el mejoramiento de la gestión pública. El proyecto “Factura Electrónica” está contemplado dentro del Proyecto de Reforma y Modernización del Estado”, clasificado como iniciativa de alto impacto y pertenece al ámbito de simplificación tributaria de la Agenda Pro Crecimiento, que el gobierno impulsa desde el 20021 . 1 http://www.modernizacion.cl/1350/article-41312_recurso_1.pdf
  4. 4. Magíster en Ingeniería de Negocios con Tecnologías de Información Estudio de Caso: Factura Electrónica IN76J: Innovación y Gestión de Negocios Página 4 Cristián Middleton – Rolando Rivera – Martín Donoso Chile como plataforma comercial en Sudamérica (Rol respecto al desarrollo del sector) Con el objetivo de convertirse en un país plataforma de inversiones, Chile ha implementado una serie de medidas que pretenden bajar las barreras tributarias para promover las inversiones desde y hacia chile. En este ámbito, existen tres iniciativas generales: Normas para evitar la tributación múltiple, Incentivos a la inversión extranjera y Administración tributaria en línea. Dentro de la administración tributaria en línea, tiene alta importancia la factura electrónica, ya que permite alcanzar niveles de economía digital que revolucionan la forma de hacer negocios en Chile, potencian el Gobierno Electrónico de nuestro país, fortalecen el cumplimiento tributario y nos posicionan en la liga de las economías más competitivas en materia digital. Soporte al e-commerce El desarrollo del comercio electrónico, cuya implementación comenzaba a fines de los 90, realizándose operaciones comerciales a través de Internet por medio de b2b o b2c, las cuales eran respaldadas por medio de documentos generados y transportados electrónicamente, pero sin validez legal ni tributaria. La implementación de la factura electrónica se realiza en primera instancia por la necesidad de otorgar validez legal tributaria a las transacciones generadas, soportadas y trasmitidas electrónicamente, que respaldan operaciones comerciales y como tal son la base para un comercio electrónico en armonía con el cumplimiento tributario. A partir de todo este contexto es que se deduce la necesidad de implementar la factura electrónica en el país, si a esta necesidad agregamos que la explosión de la tecnología digital ha generado nuevas herramientas comunicacionales que abren nuevas posibilidades para la gestión tributaria, que se alinean directamente a los objetivos fundamentales del SII, en especial:
  5. 5. Magíster en Ingeniería de Negocios con Tecnologías de Información Estudio de Caso: Factura Electrónica IN76J: Innovación y Gestión de Negocios Página 5 Cristián Middleton – Rolando Rivera – Martín Donoso • Internet: red global que permite la comunicación electrónica entre terminales computacionales conectados a ella, de bajo costo y fácil acceso. • Software contable: programas informáticos que permiten a las empresas llevar su contabilidad de manera simple y gestionable en formato digital. • Protocolos y herramientas de seguridad para Internet: herramientas que permiten codificar, ocultar o cerrar la información que se comunica a través de la red Internet • Firma Electrónica: manera de representación y confirmación de la identidad de un sujeto en el medio electrónico con validez jurídica. Técnicamente, es un conjunto de datos únicos encriptados (transformados en códigos). Es entonces a través de las tecnologías mencionadas, que se hizo factible implementar la factura digital, una representación digital de un documento tributario que se genera y trasmite electrónicamente, y que reemplaza al documento físico (factura de papel). La solución del esquema de facturación electrónica implica cambios fundamentales para los procesos de emisión, recepción de DTEs, administración de folios y generación de libros de compra venta.
  6. 6. Magíster en Ingeniería de Negocios con Tecnologías de Información Estudio de Caso: Factura Electrónica IN76J: Innovación y Gestión de Negocios Página 6 Cristián Middleton – Rolando Rivera – Martín Donoso Para ver esto a continuación presentamos el modelo: 2.- La problemática involucrada en relación a la gestión del cambio. Ley de firma digital Esta ley, con fecha de promulgación el 25 de marzo del 2002, demuestra el interés del Gobierno por incorporar a Chile de manera acelerada a la nueva economía, ya que fue anunciado en el mensaje presidencial del año 2000. En esa ocasión, el presidente Ricardo Lagos argumentó que "uno de los factores que ha impedido un desarrollo mayor del comercio electrónico en Chile y en el mundo, es la inseguridad al momento de realizar transacciones electrónicas, debido a un sistema jurídico que no es adecuado para recoger las exigencias del mismo". @EMISIÓ N DE ALMACENAMIENTO COPIAS DE FACTURAS RECEPCIÓN DE FACTURA CLIENTE ELECTRÓNICO PROVEEDOR (enrolado en SII) SII + SII ENROLA Y ASIGNA RANGO DE FOLIOS RECEPCIÓN DE FACTURA CLIENTE NO ELECTRÓNICO (manual)Código de Barra (PDF417) ENVÍO DTE ENVÍO DTE ENVÍO DTE
  7. 7. Magíster en Ingeniería de Negocios con Tecnologías de Información Estudio de Caso: Factura Electrónica IN76J: Innovación y Gestión de Negocios Página 7 Cristián Middleton – Rolando Rivera – Martín Donoso Es posible afirmar con certeza, que el SII colaboró en el diseño del proyecto de ley y fue un motor central para la gestión del cambio referente a la Ley de firma digital. Citando al Subdirector de Informática del SII y Jefe del Proyecto de Factura Electrónica2 : “Nosotros habríamos querido que a esta altura ya existiera una ley de firma digital, de hecho hemos estado participando también en la redacción del proyecto de ley, comentando, y participando activamente en lo que hoy día está en el parlamento. Lamentablemente, por las razones que sean, actualmente no existe una ley de firma digital en el país. Dado que no existe y que nosotros queremos avanzar rápido en el desarrollo de estas cosas, entonces lo que hicimos fue definir este procedimiento y otorgarle esta validez a los certificados digitales, pero exclusivamente en el ámbito tributario. En ese sentido la resolución número 9 es clara y explícita al indicar que estamos autorizando la posibilidad de utilizar certificados digitales en ese ámbito. En el momento en que se establezca una ley de firma digital a nivel nacional, y exista una unidad certificadora central que esté reconocida en la ley, obviamente nosotros, de acuerdo a los resguardos que le hemos incorporado al proyecto de ley - por ejemplo el uso del RUT que para nuestra labor es esencial- nos supeditaremos a esa acreditación.” En los párrafos anteriores notamos la preocupación y toma de acción por parte del ejecutivo respecto de la firma electrónica en el ámbito de la Operación Renta 2001, momento en el cual ya existían las primeras líneas del proyecto de factura electrónica, que dependía directamente del proyecto de ley de firma digital 2 http://mouse.latercera.cl/2001/rep/02/28/index.htm
  8. 8. Magíster en Ingeniería de Negocios con Tecnologías de Información Estudio de Caso: Factura Electrónica IN76J: Innovación y Gestión de Negocios Página 8 Cristián Middleton – Rolando Rivera – Martín Donoso Gestión del Cambio en las Grandes Empresas La introducción de la factura electrónica las obliga al cambio de prácticas normalmente aceptadas en los procesos administrativos internos de las organizaciones. Estos se ven reflejados tanto en la generación como en la recepción de los documentos. Dos de ellos son: Los procedimientos de rendición de presupuestos existentes, se han definido sobre la base de la presencia de un documento original. En el esquema existente, la factura foliada con el cuño del SII cumplía esta función. En el nuevo esquema no existen originales únicos en papel. En los procedimientos adoptados se requieren la creación, tanto de nuevas funciones administrativas, es así como aparecen los superusuarios, los firmantes autorizados, las personas autorizadas para el envío, como de procedimientos para la asignación de funciones, compra de certificados, modificación de permisos. Como conclusión, se entiende que estos problemas en las grandes empresas han requerido de la modificación de los procedimientos establecidos y de los mecanismos de control. MIPYMES Por definición, MIPYME significa “micro, pequeña y mediana empresa”, lo que nos liga a una facturación acotada de manera creciente en la sucesión. Para estas empresas, en general, un sistema de facturación electrónica a la medida o empaquetado en un producto es muy costoso en desarrollo tecnológico, capacitación e infraestructura, por lo que cualquier intento de implantación no habría tenido justificación. En un intento por implantar la Factura electrónica en las MIPYME, el SII incorporó a su portal MIPYME, en septiembre del 2005, un sistema de facturación electrónica especialmente diseñado para este sector, con una cota al volumen de emisión de documentos tributarios.
  9. 9. Magíster en Ingeniería de Negocios con Tecnologías de Información Estudio de Caso: Factura Electrónica IN76J: Innovación y Gestión de Negocios Página 9 Cristián Middleton – Rolando Rivera – Martín Donoso Es común observar que las MIPYMES son dirigidas por personas de menor nivel profesional y cultural que las grandes empresas, lo que incide en que debido a su menor conocimiento tecnológico y aversión al riesgo de incorporar algo que no conocen funcionen como barreras de entrada hacia la digitalización de sus procesos empresariales. Este hecho impacta fuertemente a las cifras de adopción de la tecnología de factura electrónica en el sector de las MIPYMES. Como reacción a esto, el SII ha realizado múltiples campañas destinadas a la difusión de la tecnología, su seguridad, simplicidad y beneficios para la MIPYME. Por último es muy importante mencionar que, aunque Internet presente un alto alcance y penetración, existen altas cifras de MIPYMES que no poseen acceso a la red. El servicio ha atacado este obstáculo a través de la implantación de infocentros, centros con conexión a Internet y asesoría experta que se ubicaron en lugares donde la penetración de la tecnología es baja, con la misión de acercar y educar a las personas. SII Dentro del SII se observaron grandes desafíos en relación a la gestión del cambio, desde los desarrollos tecnológicos, hasta los procesos humanos. Sin embargo, lo más atractivo desde nuestro enfoque es el rediseño de las funciones de emisión y fiscalización que sin duda se llevaron a cabo. Claramente fue necesario generar una función informática capaz de gestionar la plataforma y operación de la factura electrónica, lo que se materializó en la Oficina de IVA y Factura Electrónica bajo la Subdirección de Informática. Además, dejaron de ser necesarios un alto porcentaje de los recursos humanos destinados a la fiscalización en terreno y al timbraje de documentos tributarios. Finalmente, las labores de fiscalización dentro del departamento de IVA y catastro de contribuyentes cambió, gracias a una alta disponibilidad de información digitalizada, como libros de compra y venta.
  10. 10. Magíster en Ingeniería de Negocios con Tecnologías de Información Estudio de Caso: Factura Electrónica IN76J: Innovación y Gestión de Negocios Página 10 Cristián Middleton – Rolando Rivera – Martín Donoso 3.- El proceso de cambio que se llevó a cabo (lo que se hizo o no se hizo) A continuación se presenta un listado de hitos relacionados a la gestión del cambio, que contiene la información sobre el proceso y el impacto que tuvo sobre él. Agosto de 2002, SII convoca a empresas a participar del diseño de la e- Factura, aceptan 9 empresas de diversos sectores. Esta medida involucra al sector empresarial, representado por grandes empresas líderes en gestión, en el proyecto, lo hace parte de el, motivándolo como parte principal en su resultado. Abril de 2003, se concluye el diseño y se autoriza a 8 empresas participantes a emitir e-facturas en fase de plan piloto. El plan piloto tiene como principal resultado la prueba y refinación del diseño del modelo, pero se publicita bastante, con la finalidad de materializar el cumplimiento de hitos de corto plazo Septiembre 2003, se concluye el plan piloto y se abre el sistema de e- factura a todos los contribuyentes, se inicia así la masificación. Se realiza gran publicidad, de manera de materializar el éxito y motivar a la incorporación al sistema. Julio de 2004, se lanza “Sistema de Factura Electrónica para Organismos Públicos” en portal ChileCompra, para que sean Receptores Electrónicos. Este es un hito muy importante para la gestión del cambio, puesto que el estado, como gran comprador de bienes y servicios funcionaría como catalizador de la implementación de factura electrónica por parte de sus proveedores. Septiembre de 2005, se lanza “Sistema de Factura Electrónica del Portal MIPYME” en www.sii.cl, disponible para 200 mil pequeños facturadores. Iniciativa conjunta con CONFEDECH, CONUPIA y BID. Como hemos mencionado, esta medida es una de las principales en la gestión del cambio del proyecto, ya que representa la única posibilidad de incorporar a las micro, pequeñas y medianas empresas al proyecto, impactando directamente a su resultado.
  11. 11. Magíster en Ingeniería de Negocios con Tecnologías de Información Estudio de Caso: Factura Electrónica IN76J: Innovación y Gestión de Negocios Página 11 Cristián Middleton – Rolando Rivera – Martín Donoso Agosto de 2005, se define normativa para simplificar el registro de emisores de e-factura vía los “enroladores Fast-Track”. Esta acreditación facultará a los prestadores de servicios tributarios electrónicos para gestionar, ante el SII, la incorporación expedita de sus clientes en el sistema de facturación electrónica, apoyando la masificación de la factura electrónica. Es importante mencionar que durante todo el proceso existió mucha preocupación por temas como la masificación de la factura electrónica y la difusión de su impacto en la empresa, esto fue fundamental en el éxito del proyecto. Como ejemplo, se observó una política de implementación de factura electrónica hacia atrás en la cadena de valor, es decir del cliente al proveedor, este modelo utiliza el poder del cliente para incentivar el uso de la factura electrónica por su proveedor. El modelo de implantación es muy poderoso en industrias donde el proveedor tiene bajo poder de negociación. Una crítica al proceso de cambio es que faltó la profundización en el área educacional, a nuestro juicio, no se abordó el tema de fondo, que corresponde a la alfabetización digital, en los sectores MIPYME y a la educación en procesos contables con TIC’s en el ámbito profesional de las grandes empresas, no es razonable que mientras las grandes empresas utilizan complejos módulos informáticos para la contabilidad, en las aulas, los profesionales continúen realizando los procesos contables en pizarrón de tiza, con libros de 20 años de antigüedad y calculadora con operaciones básicas.
  12. 12. Magíster en Ingeniería de Negocios con Tecnologías de Información Estudio de Caso: Factura Electrónica IN76J: Innovación y Gestión de Negocios Página 12 Cristián Middleton – Rolando Rivera – Martín Donoso 4.- Las dificultades y aciertos del proceso de cambio durante su curso Evidentemente para llevar a cabo una iniciativa de esta magnitud, considerando que ha sido un proceso inédito en el mundo, se ha tenido que sortear una serie de problemáticas de distinta índole. Una de las mayores dificultades que podemos observar esta relacionada con la diversidad y diferencia entre los actores involucrados: • SII (Como servicio) • Organismos públicos • Grandes empresas • MIPYME • Proveedores soluciones de facturación electrónica • Integradores • ERPs • Proveedores legales (Certificados) Existen dificultades propias de cada uno de los actores que podemos analizar en particular, un ejemplo de los problemas esta en el ámbito técnico funcional relacionado con la integración de los sistemas de facturación con los ERPs de las empresas (medianas y grandes), esto dado que las empresas ya cuentan con su sistema de facturación centralizado que involucra todos los procesos y áreas relacionados (venta, cotización, compras, contabilidad, sucursales, cobro, pago, etc.), los que se deben integrar a los sistemas y procesos de facturación electrónica. Lo anterior tiene implicancias y dificultades relacionadas a aspectos de seguridad, integridad de información, transaccionabilidad, control de procesos, entre otros. Este tema no ha sido abordado en forma oficial ya que no existen normas, recomendaciones, ni soluciones de integración certificadas.
  13. 13. Magíster en Ingeniería de Negocios con Tecnologías de Información Estudio de Caso: Factura Electrónica IN76J: Innovación y Gestión de Negocios Página 13 Cristián Middleton – Rolando Rivera – Martín Donoso Los procesos de emisión y recepción de DTEs generan cambios de cómo se hacen las cosas dentro de las organizaciones en términos de prácticas contables, legales, control de información, entre otros. Esto ha sido bien manejado por el SII, estableciendo normas flexibles e incentivos para las organizaciones facturadoras electrónicas, dándoles las facilidades en términos de disminución de controles presenciales, apoyo al proceso de certificación, distribución de sistemas de facturación electrónica (organismos públicos), entre otros. El SII implemento desde el 1 de septiembre de 2005 en el Portal Tributario MIPYME un “Sistema de facturación electrónica” especialmente concebido y diseñado para micro y pequeñas empresas que tienen un bajo volumen de emisión de documentos tributarios. Este sistema permite a la MIPYME: • Ser emisores y receptores autorizados de documentos tributarios electrónicos (DTE), es decir, podrán emitir y recibir facturas, notas de débito y crédito y guías de despacho electrónicas. • Administrar y generar automáticamente el libro de compras y ventas, con toda la información de sus compras y ventas, tanto manual como electrónica. • Ceder sus facturas electrónicas a terceros, de acuerdo a la ley que les otorgó Mérito Ejecutivo, para convertir el valor de éstas en flujo de caja inmediato, antes del vencimiento del pago. • Se estima que aproximadamente 200.000 micro y pequeñas empresas son potenciales beneficiarios a usar este revolucionario sistema de facturación.
  14. 14. Magíster en Ingeniería de Negocios con Tecnologías de Información Estudio de Caso: Factura Electrónica IN76J: Innovación y Gestión de Negocios Página 14 Cristián Middleton – Rolando Rivera – Martín Donoso El proceso de certificación contempla los siguientes pasos: 1. Set de Prueba asignado por el SII. 2. Simulación. 3. Envío de Muestras de Impresión. 4. Intercambio de Información. 5. Declaración de Cumplimiento de Requisitos. a. Gestión de Códigos de Autorización de Folios (almacenamiento y control de acceso). b. Foliación controlada (asignación única de cada folio autorizado por el SII). c. Respaldo de los documentos e información generada. d. Envío de documentos al SII. e. Intercambio (envío y recepción) de documentos con otros contribuyentes. f. Cuadratura de envíos aceptados, rechazados y aceptados con reparos por el SII. g. Administración de contingencias. 6. Autorización del Contribuyente. Este proceso involucra actividades de validaciones, simulaciones y pruebas las que técnicamente requieren de sistemas, mecanismos de comunicación, soporte, datos y hardware, parte del llamado ambiente de certificación, que debe ser capaz de soportar dichas actividades del complejo proceso. En la práctica estos elementos no han respondido bien, provocando ciertos problemas dada la simultaneidad de procesos de certificación de distintas empresas.
  15. 15. Magíster en Ingeniería de Negocios con Tecnologías de Información Estudio de Caso: Factura Electrónica IN76J: Innovación y Gestión de Negocios Página 15 Cristián Middleton – Rolando Rivera – Martín Donoso 5.- Los resultados obtenidos Con el nuevo sistema, los contribuyentes podrán electrónicamente generar, firmar, timbrar, transmitir y almacenar Facturas, Notas de Débito y Crédito, Guías de Despacho, Boletas de Servicios Domiciliarios Periódicos y Libros de Compra y Venta, reduciendo los costos operacionales asociados a toda transacción comercial. Más específicamente, será la Factura Electrónica el documento que incentivará la difusión de las actividades comerciales desarrolladas a través de Internet, respaldada por la seguridad técnica y jurídica que otorga el uso de la firma digital. Fuente: Centro de estudios de economía digital, Cámara de comercio de Santiago Cabe destacar que Chile es el primer país del mundo en implementar en forma exitosa el modelo de facturación electrónica actual, pasando de un modelo EDI (Intercambio electrónico de datos) al nuevo modelo utilizando el estándar XML (Extended markup lenguaje), entregando mayor flexibilidad, uniformidad, aceptación global, seguridad, entre otras características que lo han hecho un modelo imitado por países como México, Argentina, Perú, Colombia, España, etc. Este proyecto como parte del marco de la digitalización del gobierno ha significado un importante aporte a la competitividad y modernización del estado, poniendo al SII chileno como el tercero en el ranking tecnológico de servicios a nivel mundial.
  16. 16. Magíster en Ingeniería de Negocios con Tecnologías de Información Estudio de Caso: Factura Electrónica IN76J: Innovación y Gestión de Negocios Página 16 Cristián Middleton – Rolando Rivera – Martín Donoso El resultado esperado por el gobierno es lograr una mayor recaudación tributaria, dada por un mayor control de los contribuyentes y sus transacciones comerciales, lo que ayuda a disminuir la evasión tributaria. Por otra parte se optimizan los procesos y recursos asociados a las transacciones comerciales, lo que genera ahorros importantes para las arcas fiscales. 6.- La evaluación del diseño y la forma de realizar el proceso de cambio La evaluación del proceso de cambio de La Implementación de la factura electrónica en Chile, será realizada tomando como marco, el Modelo Integral del Gestión de Cambio. A continuación se presenta el análisis sobre los dominios de observación planteados por el modelo. De este análisis finalmente se desprenderá un resumen de cómo fue guiado el proceso de cambio. Estrategia y sentido “Por medio de la implementación de la factura electrónica, incrementaremos la calidad del servicio al contribuyente y disminuiremos el costo del cumplimiento tributario, incentivándolo. Además, incrementaremos la capacidad del SII para usar y gestionar la información de los propios contribuyentes. Junto con esto, fomentaremos el uso de TIC’s vía cumplimiento tributario e induciremos mejoras en el ciclo de negocios de los contribuyentes como consecuencia. Finalmente, Produciremos un efecto demostración en otros organismos públicos y también en el sector privado, alzando nuestra imagen a nivel nacional e internacional respecto a la innovación en administración tributaria y Tecnologías de Información”. Conservación Puntos básicos a conservar son los procesos tributarios como esencia, sólo se busca cambiar la forma en que estos se realizan, de tal forma agilizarlos disminuyendo sus costos, la normativa que los rige sólo será modificada en la
  17. 17. Magíster en Ingeniería de Negocios con Tecnologías de Información Estudio de Caso: Factura Electrónica IN76J: Innovación y Gestión de Negocios Página 17 Cristián Middleton – Rolando Rivera – Martín Donoso aceptación de nuevos tipos de documentos y en la forma de acceder a la información. Por otra parte, no es posible olvidar que la administración tributaria tiene otros 3 canales de comunicación con contribuyentes: teléfono, contacto directo y contacto escrito, los cuales deben ser conservados. Liderazgo y Gestión La coalición conductora de este proyecto de cambio es poderosa, podría decirse que el proyecto fue iniciado por el Sr. Javier Etcheberry en el 2001- 2002, pero el 2002 el ministerio de hacienda nombra director nacional al Sr. Juan Toro, quien heredo el impulso de su antecesor y ejerció el liderazgo real del proceso. El liderazgo implemento rápidamente las narrativas enunciadas anteriormente, movilizó recursos y líderes a nivel nacional como el Presidente de la República para soportar el proyecto desde el punto de vista político y motivacional. Desde el punto de vista de la gestión, esta estuvo a cargo del señor Fernando Barraza, quien se desempeña hasta hoy día como sub director de informática. Su gestión coordinaba a lo que hoy es la oficina informática Factura Electrónica y Documentos de Venta, quienes eran los responsables técnicos del proyecto, además de interacciones con la oficina de IVA de la sub dirección de Fiscalización y reportaba al Sr. Toro. Comunicación Se desarrolló una amplia campaña comunicacional a nivel nacional, en la que se enfatizó el impacto de la factura electrónica sobre la empresa y el país. Se puso un énfasis especial en las MIPYME, ya que se promocionó también. El proyecto de portal MIPYME del servicio. Como medios de comunicación se utilizó la página Internet del SII, informativos insertos en periódicos, apariciones en diversos medios de comunicación. En
  18. 18. Magíster en Ingeniería de Negocios con Tecnologías de Información Estudio de Caso: Factura Electrónica IN76J: Innovación y Gestión de Negocios Página 18 Cristián Middleton – Rolando Rivera – Martín Donoso general, el proyecto causo bastante curiosidad e interés por parte de los sectores productivos, quienes se encargaron de aportar la masa crítica para que la comunicación tuviera el volumen y la profundidad necesarios. El proceso de cambio incluso ameritó participaciones (muchas veces protagónicas) de los miembros de la coalición conductora en diversas actividades importantes realizadas por la comunidad empresarial, como ferias, congresos y ceremonias, donde se trabajó con profundidad la motivación y los estados de ánimo. Desarrollo de Habilidades En el ámbito del desarrollo de habilidades, se realizaron variadas capacitaciones y seminarios en los que se trató el tema y se demostró la funcionalidad de la herramienta, aún así, muchas empresas contrataron servicios de consultoría para integrar la tecnología a su software contable y capacitar a su personal de contabilidad. Claramente el cambio a factura electrónica favorece el desempeño de las empresas, que invirtieron recursos en su adopción. La última capacitación de la cual se tiene noticia está enmarcada en la “campaña MIPYME 10.000 – 2006”, lanzada en enero del presente año con el objetivo de capacitar 10.000 Mipymes en la utilización de la factura electrónica y el portal MIPYME habilitado gratuitamente por el SII.
  19. 19. Magíster en Ingeniería de Negocios con Tecnologías de Información Estudio de Caso: Factura Electrónica IN76J: Innovación y Gestión de Negocios Página 19 Cristián Middleton – Rolando Rivera – Martín Donoso Gestión del Poder Diagrama de Poder del proyecto de cambio "Desarrollo e implementación de la F@ctura Electronica en Chile" Departamento. Operación IVA y catastro de contriobuyentes Benjamín Schutz Sub director Fiscalización Factura Electrónica y Documentos de Compra Fernando Barraza Sub director Informática Gestor Juan Toro Director Líder Alerta y conciencia del proceso A continuación se listan una serie de hitos que fueron demarcando el camino del proceso de cambio la Factura Electrónica, desde sus inicios, cuando se llamó a empresas a participar en el diseño del proyecto, hasta el cierre del proceso encabezado por el Presidente de la Republica. Agosto de 2002, SII convoca a empresas a participar del diseño de la e- Factura, aceptan 9 empresas de diversos sectores. Abril de 2003, se concluye el diseño y se autoriza a 8 empresas participantes a emitir e-facturas en fase de plan piloto. Septiembre 2003, se concluye el plan piloto y se abre el sistema de e- factura a todos los contribuyentes, se inicia así la masificación. Julio de 2004, se lanza “Sistema de Factura Electrónica para Organismos Públicos” en portal ChileCompra, para que sean Receptores Electrónicos. Enero 2004, se empieza a conformar la industria de proveedores de e- factura, que se suman a la campaña de masificación. Abril de 2005, entra en vigencia ley que otorga mérito ejecutivo a las e- facturas y posibilita su cesión de manera electrónica. Primer Nivel Poder Segundo Nivel Poder Segundo Nivel Poder
  20. 20. Magíster en Ingeniería de Negocios con Tecnologías de Información Estudio de Caso: Factura Electrónica IN76J: Innovación y Gestión de Negocios Página 20 Cristián Middleton – Rolando Rivera – Martín Donoso Septiembre de 2005, se lanza “Sistema de Factura Electrónica del Portal MIPYME” en www.sii.cl, disponible para 200 mil pequeños facturadores. Iniciativa conjunta con CONFEDECH, CONUPIA y BID. Agosto de 2005, se define normativa para simplificar el registro de emisores de e-factura vía los “enroladores Fast-Track”. Abril de 2005, se lanza el Registro Público de Transferencia de Facturas Electrónicas, para posibilitar su cesión on-line. Septiembre de 2005, se lanza “Factura de Exportación Electrónica”, y se ajusta la Guía de Despacho Electrónica para permitir la trazabilidad de flujo comercial. Octubre de 2005, incorporamos dos nuevos documentos tributarios a la modalidad electrónica: Factura de Compra Electrónica La Factura de Compra Electrónica podrá ser utilizada por todos los agentes de retención de los cambios de sujeto en el IVA que ha dispuesto el SII. La Factura de Compra Electrónica podrá ser utilizada también por quienes compran a agentes económicos que no están registrados como contribuyentes de IVA. Liquidación Factura Electrónica La Liquidación Factura Electrónica podrá ser utilizada por comisionistas o mandatarios que efectúan ventas por terceros. Enero de 2006 ceremonia de cierre por parte del Presidente de la Republica. Los hitos antes mencionados, dan cuenta como el SII, fue cerrando etapas, publicando su cierre y junto con esto, mostrando avance en el proceso, esto es muy bueno y estimulante para los equipos de proyecto, porque no se puede estar en un constante esfuerzo sin recompensas sobre lo hecho.
  21. 21. Magíster en Ingeniería de Negocios con Tecnologías de Información Estudio de Caso: Factura Electrónica IN76J: Innovación y Gestión de Negocios Página 21 Cristián Middleton – Rolando Rivera – Martín Donoso Evaluación y cierre “El día 9 de enero de 2006, en ceremonia encabezada por el Presidente de la Republica, Ricardo Lagos, el Ministro de Hacienda, Nicolás Eyzaguirre y el Director del SII, Juan Toro, el gobierno anunció el término de la implementación del proceso Ciclo de Cumplimiento Tributario 100% Internet y además lanza el plan de lanza la Campaña MIPYME 10.000 – 2006 en uso de factura electrónica y procesos tributarios en línea”. La recién expuesta noticia fue cubierta por los principales medios de comunicación del país, marcó el cierre del proceso de cambio la implementación de la Factura electrónica y dio paso a otro proyecto de cambio, que es la masificación en su uso. Respecto de la evaluación del proceso, el gobierno planteó en términos cualitativos que, el Ciclo de Cumplimiento Tributario 100% Internet favorece la competitividad, eficiencia y productividad, especialmente de las micro, pequeñas y medianas empresas (MIPYME), por la simplificación, facilitación y disminución de costos de cumplimiento de los trámites tributarios. Más importante aún, fortalece la actividad productiva del país al traducir y volcar la eficiencia del ciclo tributario al ciclo de negocios, aportando a una eficiencia global de la economía por la agregación de eficiencia que ganan todos los contribuyentes-agentes económico y por la disminución de costos de transacción general en el desarrollo de negocios. Se constituye con el Ciclo de Cumplimiento Tributario on-line una plataforma efectiva para fortalecer la inserción de las MIPYME en las redes formales de negocios del país y de los mercados internacionales, especialmente los que se abren con los Tratados de Libre Comercio (TLC).
  22. 22. Magíster en Ingeniería de Negocios con Tecnologías de Información Estudio de Caso: Factura Electrónica IN76J: Innovación y Gestión de Negocios Página 22 Cristián Middleton – Rolando Rivera – Martín Donoso Ahora bien, desde el punto de vista cuantificable, a continuación se presentan algunos gráficos respecto de ciertos indicadores que sirven para evaluar el proceso de cambio. El primer gráfico, nos plantea como ha crecido el número de documentos tributarios emitidos electrónicamente. Esta segunda imagen, nos muestra cómo han aumentado las empresas que son usuarias del sistema.
  23. 23. Magíster en Ingeniería de Negocios con Tecnologías de Información Estudio de Caso: Factura Electrónica IN76J: Innovación y Gestión de Negocios Página 23 Cristián Middleton – Rolando Rivera – Martín Donoso Finalmente, se presenta la participación de las MIPYMES en el proceso, en gráfico se puede apreciar que se ha disminuido el impacto que pueda tener la brecha tecnológica en la utilización de la facturación electrónica. Como se ha manifestado en los párrafos anteriores, el SII realizó explícitamente un cierre del proceso de cambio y una evaluación de los resultados obtenidos a la fecha y de los esperables, siendo toda esta información publicada en su sitio y difundida a nivel país.
  24. 24. Magíster en Ingeniería de Negocios con Tecnologías de Información Estudio de Caso: Factura Electrónica IN76J: Innovación y Gestión de Negocios Página 24 Cristián Middleton – Rolando Rivera – Martín Donoso El Servicio de Impuestos Internos realizó un excelente proyecto de facturación electrónica, no solamente porque se preocupó del proceso de facturación, sino también porque desarrolló toda una plataforma que permite cumplir con un Ciclo Tributario 100% a través Internet, lo cual se presenta en forma muy atrayente hacía los contribuyentes, quienes ven que realmente pueden lograr disminuciones de costos si utilizan los canales disponibles. Por otra parte el foco del proyecto no estuvo en la componente técnica, como muchas veces suele ocurrir en los proyectos de TIC, sino que se focalizó en los procesos de negocio apoyándose en las TIC, situación que fue muy bien manejada y balanceada por el equipo de proyecto. Es necesario mencionar que el gran problema que se presentaba en el inicio del proyecto, es la brecha tecnológica entre las grandes empresas y las MIPYME, brecha que ha sido observada y ha sido parte de las preocupaciones del proyecto. En líneas generales se puede plantear sin temor a cometer un gran error, que el proyecto de cambio de La Implementación de la factura electrónica en Chile, ha sido un buen proyecto.
  25. 25. Magíster en Ingeniería de Negocios con Tecnologías de Información Estudio de Caso: Factura Electrónica IN76J: Innovación y Gestión de Negocios Página 25 Cristián Middleton – Rolando Rivera – Martín Donoso 7.- Una propuesta de gestión del cambio, para situaciones equivalentes, que se haga cargo de las dificultades y problemas Proyecto de Trazabilidad de Carnes de exportación. El proyecto tiene por objetivo la plena identificación de los predios ganaderos, los animales y sus movimientos espera lograr el Servicio Agrícola y Ganadero, antes de fines de 2009, con el establecimiento del Programa Oficial de Trazabilidad Sanitaria para bovinos. Lo anteriormente expuesto, se trata de un paso fundamental para el avance del Plan de Desarrollo Ganadero que impulsa el Ministerio de Agricultura, que busca apoyar y garantizar la seguridad sanitaria del ganado bovino y los productos cárnicos que de ellos deriven, garantizando la protección del patrimonio zoosanitario en el ámbito nacional, así como insertar a la ganadería chilena en el proceso exportador, aprovechando las ventajas que otorga la óptima condición sanitaria del país, libre de enfermedades como la Fiebre Aftosa y la Encefalopatía Espongiforme Bovina (mal de las Vacas Locas). Las exportaciones de carne bovina alcanzaron a 15 millones de dólares el año 2003, cuando tres años antes apenas totalizaban los US$ 300 mil. Las proyecciones para este rubro son tener ventas al exterior por 100 millones de dólares en el mediano plazo. Las interesantes oportunidades que ofrecen hoy los mercados de Europa, América, Medio Oriente y Asia, sin embargo, pueden verse amenazadas en un futuro no lejano por las crecientes exigencias a los países exportadores de garantizar el origen de sus productos, su condición sanitaria y la inocuidad del alimento que se ofrece. Este programa de gestión público privado está concebido para que en el mediano plazo, sea de una amplia participación y responsabilidad privada.
  26. 26. Magíster en Ingeniería de Negocios con Tecnologías de Información Estudio de Caso: Factura Electrónica IN76J: Innovación y Gestión de Negocios Página 26 Cristián Middleton – Rolando Rivera – Martín Donoso Registro de Establecimientos Pecuarios Bovinos A partir del 1 de noviembre de 2004 los titulares de establecimientos de la XI Región deberán inscribir sus Establecimientos Pecuarios Bovinos y a partir del 01 de enero de 2005, lo deberá realizar el resto de los establecimientos involucrados. Todos ellos recibirán un número único nacional, el Rol Único Pecuario (RUP), que los identificará para todo efecto ante el SAG. Todos ellos deberán realizar, anualmente, una declaración de existencia de sus animales. Las ferias y los mataderos también deben registrarse antes del 30 de abril de 2005. El programa está diseñado para que en cuatro años todos los titulares de establecimientos cumplan con la exigencia. Durante los primeros seis meses será obligatorio que todos los titulares de los Planteles Animales Bajo Control Oficial (PABCO) se registren, según las necesidades de los respectivos programas; además de aquellos planteles que utilicen campos de pastoreo cordillerano o que se localicen en zonas limítrofes, así como de aquellos establecimientos que participan en programas de control y erradicación de enfermedades. Animales con Identificación Otro componente fundamental del Programa de Trazabilidad es la implementación de un Dispositivo de Identificación Individual Oficial o crotal de color amarillo que otorgará un número único correlativo nacional a cada cabeza de ganado. Su utilización es obligatoria para los establecimientos PABCO, de acuerdo a las exigencias de los países de destino, donde deberán aplicar los crotales en todos los terneros que nazcan ya en la presente temporada. Los titulares deberán costear la adquisición de los dispositivos a empresas proveedoras previamente habilitadas por el SAG.
  27. 27. Magíster en Ingeniería de Negocios con Tecnologías de Información Estudio de Caso: Factura Electrónica IN76J: Innovación y Gestión de Negocios Página 27 Cristián Middleton – Rolando Rivera – Martín Donoso Registro de movimientos El Programa también introduce el Formulario sanitario de movimiento animal, en el que se deberán registrar todos los movimientos de ganado entre los distintos establecimientos pecuarios bovinos, ferias y mataderos, en forma obligatoria. Todos los medios de transporte de bovinos también estarán inscritos en un listado especial para este efecto. El Estado implementará el Programa Oficial de Trazabilidad Sanitaria, que incluye el desarrollo de un sistema informático que administrará el gran volumen de información que esto involucra. La gran ventaja de contar con el registro y control de toda la existencia ganadera del país y sus movimientos, está en que permitirá prevenir de manera eficiente y eficaz la introducción de enfermedades, y en caso de producirse el ingreso de una enfermedad exótica, ésta pueda ser detectada y erradicada con gran rapidez. Ello, sin olvidar el respaldo que otorgará a la certificación que entrega el Servicio Agrícola y Ganadero a los productos que hoy se exportan.

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