Successfully reported this slideshow.
Effektivisering/besparelser    mandag 26. maj 2008       18. januar 2007
Strategi til fokusering af effektiviseringsproces   •Ingen organisationer kan håndtere mange effektiviseringsprojekter sam...
4 faser til effektivisering  Identifikation af “ømme punkter” – Opstilling af                             Definition af ...
Etablering af en business case                         Forudsætninger                      Økonomi                        ...
Example 1: Opportunity prioritisation                                                                                     ...
Example 2: Opportunity prioritisation    –Area operations solution value and ease of implementation•The solution set inclu...
IdeerCentrale værktøjerLedelsesinformationBorgerinddragelseIncitamentstrukturerStrategi kunne suppleres med et „risiko-ben...
Handleplansmetoder □A ”Regeringseffektiviseringen” de 105 forslag □B Lokal effektivisering opsamling af hitil strategi og ...
Materialer□A+B+D□– de 105 forslag er udsendt□- adm. forslag fra 2009 vurderes□- nye mindre forslag tages opTidsplan□Der gø...
C – Særlige budgetudfordringerKollektiv trafik TEKPersontransport Bør og SSUSocialt udsatte og misbrug – SSUHandicappe...
E Større besparelserEx større struktur- og serviceændringerKræver særlige overvejelser/projekterTidsplan??????????
Hvordan organisering - forslag?Adm gruppe koordinerer proces og materiale og information til/fra gruppernePå chefmøder ops...
Summe        Hvordan skal organisering og koordinering i områderne ske?                             Særlig grupper?       ...
Overordnet tidsplan02.0315.-16.0317.03.            handleplan udmeldt borgmestermm arbejdet igangsat                      ...
Fælles deadlines - chefmøder23.03 chefmøde kort status på arbejdet med forslag06.04 fremlæggelse af status i de 4 grupper2...
Hvad er innovation?□Innovation er en styret, kreativ proces med et mål□Innovation skal skabe merværdi (effektivitet, kvali...
Brug af nye spillere□innovationsagenter
3 former for innovation□Radikalinnovation□Inkrementel innovation□Den borger-/bruger-/medarbejderdrevne innovation
1) Radikal innovation□Den  ny- og ombrydende innovation□For at få radikal innovation skal man lave noget på tværs af medar...
2) Inkrementel innovation□De små innovationer der sker hele tiden□Bottom up
3) Brugerdreven innovation□Skal tage udgangspunkt i brugernes behov - frem for brugernes ønsker□Fordrer at brugeren er med...
Innovations...□...strategi□...kultur□...metoder
Innovationsstrategi□Innovation skal ind i strategien / kræver strategisk fokus og ledelsesopbakning - der skalskabes rum f...
Innovationskultur□Rum    for store armbevægelser og fejl + tillid og risikovillighed - husk at fejre fejlene(”brølerkonfer...
Innovationsmetoder□Perspektiv-/positionsskift□Benspænd    – gør opgaven umulig, så kommer ideerne□Stille spørgsmålet på en...
Innovation i GK - hvordan?□Innovationsklynge,  innovationskorps, innovationseksperiementarier□Styrke innovationskompetence...
ProcesDIR / chefgruppen byder ind med brændende platforme til arbejdet med innovationInnovationsagenterne og OS‟erne ramme...
InnovationsagenterElsebeth Kirk MuffHanne FredslundJeanet HardisKirstine MeulengrachtLine Dietz BjerregårdMarie Louise Har...
Chefkonf 2010
Chefkonf 2010
Upcoming SlideShare
Loading in …5
×

Chefkonf 2010

275 views

Published on

Oplæg op effektivisering Claus Thykjær

  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

Chefkonf 2010

  1. 1. Effektivisering/besparelser mandag 26. maj 2008 18. januar 2007
  2. 2. Strategi til fokusering af effektiviseringsproces •Ingen organisationer kan håndtere mange effektiviseringsprojekter samtidigt => behov for fokus •Potentialer skal realiseres up-front •Effektiviseringspotentialer har forskellige karakteristika –Stor/lille gevinst –Kort/langsigtet gevinst –Politisk følsomt/ufølsomt Eksempler Bygninger: typisk stor, men langsigtet gevinst Ændrede arbejdsgange: typisk mindre, men hurtige gevinster – men kræver fokus at fastholde
  3. 3. 4 faser til effektivisering Identifikation af “ømme punkter” – Opstilling af Definition af databehov business case Indsamling af data Sikring af opbakning Validering af data Defination af mål og rammer Planlægning Indsamling Implementering Analyse Formulering af Analyse implementeringsplan Identifikation af kritiske Udvikling af målepunkter succesfaktorer Løbende evaluering Identifikation af “bedste praksis”
  4. 4. Etablering af en business case Forudsætninger Økonomi ►Formål ►Udgifter ►Scope ►Finansiering ►Data ►Gevinster ►Antagelser Business case Risici Kvalitet ►Projektering ►Organisation ►Anlæg ►Implementering ►Drift/Vedligehold ►Gevinster ►Økonomiske ►OrganisationMålet er at systematisere og klarlægge reelle forhold i udmøntningen afforslag.Fokus er langsigtet totaløkonomi
  5. 5. Example 1: Opportunity prioritisation 1.Increase quantity of hospital only products Objective and benefits 3 2.Expand home delivery 5 3.Refer back to GP Hard 6 4.Use FP10 2 5.Third party dispensing onsite The matrix allows proposed solutions to be assessed 7 6.Satellite pharmacy against various criteria and displayed visually. It is an 7.Electronic prescribing effective tool in enabling clients to understand the options Level of difficulty to implement available to them and the risks involved. How to use this tool / enabler Medium 4 The position of each solution on the matrix is based on knowledge of the client‟s business, information received from key stakeholders and insight from previous engagements. Once plotted, the matrix enables the client and EY team to prioritise solutions and decide on which to take forward. Easy 1 The key can be adapted to suit the client‟s needs. Short term Medium term Long term This tool can be used throughout all phases of Time for implementation Identify, Diagnose, Design, Deliver and Sustain. High Medium Size of potential savings TBD Size of benefits to be defined Low
  6. 6. Example 2: Opportunity prioritisation –Area operations solution value and ease of implementation•The solution set includes some quick wins and longer term enabling solutions Sol Description 1a Increase pop-up visibility D28+ Q 1b Start of day customer text reminder High W 1c Greater level of detail in job comments 1d Task or enquiry management /process. * 2a Greater guidance for customer vulnerability Q 2b Escalation team to authorise override W 2c Improve compliance with CC job booking rules and existing escalation path * 3a Simplify demand ratios and forecast views* 3b Automatic loading of LA Roster to WMIS* 4a Automate manual reports Medium 4b Reduce labour intensity of feedback 4c Utilise TSM f2f contact, overnight security guards and intranet to reduce volume of engineer communications via post Q Q W W 5a ASV Strategy and process (inc. Lettering Process) + Pdial team, includes campaign set-up 6a Implement single team to manage HU, LD and Parts jobs - Technical helpdesk. 6b Review and amend LPO authorisation level Q 6c Skills based routing of Parts queries + Process to handle Parts queries Low W 6d Implement single team to manage planning reports, feedback and business support activities. 7a Optimise team structure to meet planning and dispatch resource requirements - workload Solution Value analysis, P&D implementation 7b Manage to optimum hard pinning rate Hard Medium Easy 7c Dispatcher to have clearer responsibility for role with Jeopardy Management Ease of Implementation 8a Introduce rigorous performance management (including personal and skills development).*: Solution related to deliverables 5.HQ1 and 6.HQ2 9a Work deployment tools training /refresher trainingQW: Solutions that will be implemented and deliver benefit before end of Q109 9b Introduce revised National Planning Framework 10a National terms of reference for communications and initiatives jointly owned by Area Ops & CC 6
  7. 7. IdeerCentrale værktøjerLedelsesinformationBorgerinddragelseIncitamentstrukturerStrategi kunne suppleres med et „risiko-ben‟Eksempler på indsatsområder:Working capital (rentedage)Strategisk indkøbOveroplysning af sager
  8. 8. Handleplansmetoder □A ”Regeringseffektiviseringen” de 105 forslag □B Lokal effektivisering opsamling af hitil strategi og forslag □C Særlige budgetudfordringer udskilles til særlig vurdering og handleplan – udvalgene er i g □D Sparekatalog på mindre forslag □E Større besparelser – særlige overvejelser/projektgørelse kræver politisk inddragelse □F Grønthøster – områder gennemgås mhp at finde et egnet niveau
  9. 9. Materialer□A+B+D□– de 105 forslag er udsendt□- adm. forslag fra 2009 vurderes□- nye mindre forslag tages opTidsplan□Der gøres status på chefmødet 23.03□Materialet afleveres beskrevet 06.04
  10. 10. C – Særlige budgetudfordringerKollektiv trafik TEKPersontransport Bør og SSUSocialt udsatte og misbrug – SSUHandicappede og plejeydelser – SSUPleje GribskovTidsplan -Der udarbejdes konkrete handleplanerbehandling i fagudvalg (ØU) mar-junforelægges på budgetseminar 17.05
  11. 11. E Større besparelserEx større struktur- og serviceændringerKræver særlige overvejelser/projekterTidsplan??????????
  12. 12. Hvordan organisering - forslag?Adm gruppe koordinerer proces og materiale og information til/fra gruppernePå chefmøder opsamles i 4 grupper1. Børn 3. Teknisk, Kultur og Idræt 2. Social 4. Adminstration
  13. 13. Summe Hvordan skal organisering og koordinering i områderne ske? Særlig grupper? OS?
  14. 14. Overordnet tidsplan02.0315.-16.0317.03. handleplan udmeldt borgmestermm arbejdet igangsat på portalen og chefkonference -–org.oml. Effektiviseringskatalog og ”ansættelsesstop” mødes direktionogorganisering om besluttes og status17.0325.03. FU 24.03 HU3. ogbudgetvurdering opsamling22.03. 26.04 Handleplan gøres i borgmestermødet torsdag morgen ØU regnskabs- 2010/11 Status udarbejdes og rev af budgetaftale 201006.04-26.04. ØU regnskabaftalt stof og oplæg til budgetseminar 27.04. - 17.05. 2009Administrationen arbejder med17.05. Byrådets budgetseminar på lukket31.05. - 25 Sidste udvalgsmøderfra budgetseminar.møde budget behandles14.06.Uge 24 ØU. Opsamling her info Byrådsmøde og inden sommerferien kan
  15. 15. Fælles deadlines - chefmøder23.03 chefmøde kort status på arbejdet med forslag06.04 fremlæggelse af status i de 4 grupper27.04 opsamling på forslag i de 4 grupper27.04 oplæg til indhold budgetseminar – DIR25.05 opsamling på forslag i de 4 grupper22.06 opsamling på forslag i de 4 grupper22.06 orientering økonomiaftale mellem KL og Regeringen
  16. 16. Hvad er innovation?□Innovation er en styret, kreativ proces med et mål□Innovation skal skabe merværdi (effektivitet, kvalitet) – innovation er ikke det sammesom kreativitet eller en go idé□Innovationens afsæt er en udfordring /en ”brændende platform”□Innovation skal skabe et ”mønsterbrud” - innovation er ikke det samme som udvikling
  17. 17. Brug af nye spillere□innovationsagenter
  18. 18. 3 former for innovation□Radikalinnovation□Inkrementel innovation□Den borger-/bruger-/medarbejderdrevne innovation
  19. 19. 1) Radikal innovation□Den ny- og ombrydende innovation□For at få radikal innovation skal man lave noget på tværs af medarbejdergrupper og dennormale organisering□Kræver en åben og rolig bane at spille på – kræver tid□Kræver ledelsesopbakning fra toppen (top down)
  20. 20. 2) Inkrementel innovation□De små innovationer der sker hele tiden□Bottom up
  21. 21. 3) Brugerdreven innovation□Skal tage udgangspunkt i brugernes behov - frem for brugernes ønsker□Fordrer at brugeren er med i hele processen – der er forskel på det drevne og detinddragende – er ikke et legitimerende tiltag□Et del-element i innovationsprocessen (der kan lede til en imkrementel eller radikalinnovation)
  22. 22. Innovations...□...strategi□...kultur□...metoder
  23. 23. Innovationsstrategi□Innovation skal ind i strategien / kræver strategisk fokus og ledelsesopbakning - der skalskabes rum for innovation□Innovation skal gribes i det daglige arbejde og udvikles i samarbejde med en kunde /med afsæt i en konkret udfordring – ikke i ”lønkamre”□Koblingen mellem strategi og hverdag samt mellem udvikling og drift er central
  24. 24. Innovationskultur□Rum for store armbevægelser og fejl + tillid og risikovillighed - husk at fejre fejlene(”brølerkonference”)□Ledelsesopbakning - inovationsledelse kræver, mod, vedholdenhed, modstandskraft ogviljestyrke□Innovationskompetencer□Mangfoldighed / tværfaglighed - inddrage eksterne ressourcer
  25. 25. Innovationsmetoder□Perspektiv-/positionsskift□Benspænd – gør opgaven umulig, så kommer ideerne□Stille spørgsmålet på en anden måde□Gå bagom det tilsyneladende (kundens ønsker) og tage afsæt i det bagvedliggende(kundens behov)
  26. 26. Innovation i GK - hvordan?□Innovationsklynge, innovationskorps, innovationseksperiementarier□Styrke innovationskompetencer□Innovationspolitik□Fagområder byder ind med ”brændende platforme”□Matrix understøtter innovation (drift-udvikling, tværfaglighed,□...
  27. 27. ProcesDIR / chefgruppen byder ind med brændende platforme til arbejdet med innovationInnovationsagenterne og OS‟erne rammesætter "Innovations-laboratorier", hvor vi samlerrelevante aktører om en konkret udfordring for at "fremkalde" de innovative ideerOS‟erne og innovationsagenterne kommer med et eller flere forslag til effektiviseringer iftden konkrete udfordring, på baggrund af laboratorie-arbejdetForslag besluttes og iværksættes
  28. 28. InnovationsagenterElsebeth Kirk MuffHanne FredslundJeanet HardisKirstine MeulengrachtLine Dietz BjerregårdMarie Louise Hartvig WiddingRune PalmSascha Volmer SørensenTroels Nørskov Nielsen

×