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Metadaten versus Verzeichnisse - SharePoint's verkanntes Potenzial

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Anwender verwenden Verzeichnisse in SharePoint meist wie gewohnt aus der Windows Explorer-Welt. Erfahren Sie in dieser Präsentation, wie Sie stattdessen Metadaten effektiv für das Dokumentenmanagement nutzen können, um das Potenzial von SharePoint voll auszuschöpfen. Sie erhalten auch Tipps, wie Sie den damit einhergehenden Change im Unternehmen meistern können, denn Gewohnheiten sind bekanntlich schwer abzulegen.

Published in: Business
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  • Das Thema wurde in der Präsentation wirklich schön aufgearbeitet! Toll.
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Metadaten versus Verzeichnisse - SharePoint's verkanntes Potenzial

  1. 1. METADATEN Claudia Frank, 31. Januar 2016 VERZEICHNISSE SharePoint's verkanntes Potenzial
  2. 2. Metadaten versus Verzeichnisse AGENDA
  3. 3. Metadaten versus Verzeichnisse VERZEICHNISSE IM WINDOWS EXPLORER ARBEITEN MIT VERZEICHNISSEN Mit Einzug von Microsoft Windows in Unternehmen und Privathaushalte war das Arbeiten mit Verzeichnissen der de facto Standard beim Umgang mit der Dateiablage – es gab keine Alternative.
  4. 4. Metadaten versus Verzeichnisse Filterungsmöglichkeiten Metadaten Verzeichnisstruktur
  5. 5. Metadaten versus Verzeichnisse
  6. 6. Metadaten versus Verzeichnisse Dateiablage- Probleme 1 23 4 Einarbeitung Mitarbeiter Komplexe Verzeichnisstrukturen erschweren Einarbeitung. Zudem hat jeder seine eigene Vorstellung, was den richtigen Ablageort betrifft (»mental map«) Doppelablagen und unerwünschte Versionenvielfalt Zuordnungsproblem: Deshalb Dokumente häufig in mehreren Verzeichnissen. Oft verschiedene Versionen des Dokumentes an unterschiedlichen Orten. No single source of truth Umstrukturierung aufwändig Umsortieren von Dokumenten in Verzeichnissen mühsam. Es bleibt aus Zeitgründen oft bei der ursprünglichen Einsortierung Eingeschränkte Sortiermöglichkeiten und Metadaten Nur 1 Filterungskriterium auswählbar. Begrenzte Anzahl an frei editierbaren Attributen (Metadaten) zur Auswahl
  7. 7. Metadaten versus Verzeichnisse
  8. 8. Metadaten versus Verzeichnisse EIN TYPISCHES FALLBEISPIEL IN SHAREPOINT Gängige Praxis: User bauen Verzeichnis- strukturen wie gewohnt aus der Windows Explorer Welt auf
  9. 9. Metadaten versus Verzeichnisse Wiederholung der Nachteile von Verzeichnissen analog Windows Explorer • Doppelablagen • Unerwünschte Versionen • Umstrukturierungen aufwändig • Schwierigere Einarbeitung von Mitarbeitern NachteileDOKUMENTEN HANDLING URL-Längen- Beschränkung Die URL-Länge bei SharePoint ist auf 256 ZEICHEN begrenzt. Tiefe Verzeichnisse lassen sich nur begrenzt abbilden, ohne dass Links brechen Kosten Wird SharePoint bei der Dateiablage analog Windows Explorer genutzt, mutiert SharePoint zu einer teueren Dateiablage Sortieren, Filtern, Gruppieren nicht möglich Mit Verzeichnissen lassen sich Sortier-, Filter- und Gruppiermöglichkeiten nicht sinnvoll nutzen
  10. 10. Metadaten versus Verzeichnisse Brotkrümelpfad nur eingeschränkt nutzbar Es werden nur max. 2 Verzeichnisebenen im Brotkrümelpfad (»breadcrumb«) abgebildet. NachteileUSER EXPERIENCE Tieferliegende Verzeichnisse scheinbar unsichtbar Die Verzeichnisse werden erst beim jeweiligen Durchklicken sichtbar Mangelnde Performance Das Dokumentenhandling mit Verzeichnissen stellt User auf eine Geduldsprobe Keine Ansichten Bei Verzeichnissen lassen sich SharePoint-Ansichten nicht sinnvoll nutzen
  11. 11. Metadaten versus Verzeichnisse KEINE REGEL OHNE AUSNAHME: WANN VERZEICHNISSE IN SHAREPOINT SINNVOLL SEIN KÖNNEN 5000 Elemente Begrenzung in Bibliothek Mit Verzeichnissen können größere Bibliotheken gesplittet werden, um die Performanz von SharePoint sicherzustellen Kleine Teams mit wenig Dokumenten Optional, da hier das Verbesserungspotenzial nicht so groß ist Berechtigungen auf Verzeichnisebene Aus administrativen Gründen selten empfehlenswert, aber grundsätzlich machbar
  12. 12. Metadaten versus Verzeichnisse FLACHE STRUKTUREN IN SHAREPOINT: UNGEWOHNT UND FURCHTEINFLÖßEND Dokumentenbibliothek in SharePoint ohne Anpassung: Endlos lange Dokumentenauflistung
  13. 13. Metadaten versus Verzeichnisse MIT FILTER FILTERN FILTER - Auch Mehrfachfilter in unterschiedlichen Spalten möglich
  14. 14. Metadaten versus Verzeichnisse GRUPPIEREN WIE IN EXCEL Gruppieren
  15. 15. Metadaten versus Verzeichnisse FÜR DEN RASCHEN ÜBERBLICK: ANSICHTEN IN SHAREPOINT Ansicht "VERKÄUFER" Ansichten ermöglichen es, Elemente in einer Liste oder Bibliothek in einer vorab definierten Form anzuzeigen
  16. 16. Metadaten versus Verzeichnisse WAS SIND METADATEN? EIN BEISPIEL AUS DEM REICH DER GEWÜRZE Name Chili Familie Capsicum Herkunft Süd- Amerika Verwendung Gewürz
  17. 17. Metadaten versus Verzeichnisse WAS SIND METADATEN? EIN BEISPIEL AUS EINER SHAREPOINT-BIBLIOTHEK Metadaten Verkäufer Metadaten Geändert Metadaten DokTyp Metadaten Name
  18. 18. Metadaten versus Verzeichnisse
  19. 19. Metadaten versus Verzeichnisse EINGABE VON METADATEN IN FORMULAR Eingeben von Metadaten
  20. 20. Metadaten versus Verzeichnisse QUICKEDIT RASCHES EDITIEREN VON METADATEN Quickedit Rasche Änderung von Metadaten, da Tabellenform
  21. 21. Metadaten versus Verzeichnisse Dokumenten- Management • Sortiern, Gruppieren, Filtern • Ansichten • Versionierungen • Check in / Check out • … DER LOHN FÜR ALL DIE MÜHE MAGIE MIT METADATEN Suche • Verbesserte Relevanz von Suchergebnissen • Metadaten- Navigation und Filterung bei zentral verwalteten Metadaten Workflows Triggern von Workflows über Metadaten Informations- verwaltungsrichtlinien Ausführung von Informationsverwaltungs- richtlinien mittels Metadaten
  22. 22. Metadaten versus Verzeichnisse VERNÜNFTIGE RAHMENBEDINGUNGEN SETZEN Mitarbeiter • Praktischen Nutzen sichtbar machen • Etablierung von Change Agents • Training abhängig von Rolle Governance • Prozesse, Rollen und Organisation regeln • PeerGroups bilden Vorzeige Seite • Demo Intranet-Seite mit praktischen Beispielen • Wettbewerbe mit Preisen Mehr Infos zu SharePoint-Governance unter: www.frank-projekte.de/files/SharepointGovernance.pdf
  23. 23. Metadaten versus Verzeichnisse
  24. 24. Metadaten versus Verzeichnisse FAZIT
  25. 25. !
  26. 26. Metadaten versus Verzeichnisse PROJEKT- MANAGEMENT USER EXPERIENCE (UX) TRAINING UND GOVERNANCE Übernahme von Steuerungs,- Koordinations- und Controlling-Aufgaben im SharePoint-Intranet-Umfeld Planung und Durchführung von Aufgaben rund um die User Experience mit praktikablen, kostengünstigen Mitteln. Planung, Konzeption und Durchführung von komplementären Trainingsmaßnahmen.
  27. 27. www.frank-projekte.de mail@frank-projekte.de XING/ClaudiaFrank Google+/Frank Slideshare/ClaudiaFrank Youtube/ClaudiaFrank WEITERE FRAGEN? Nehmen Sie einfach Kontakt auf …

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