ORQUESTA FILARMÓNICA DE BOGOTÁ                 INFORME DE EMPALMEPLAN DE DESARROLLO: BOGOTÁ POSITIVA, PARA VIVIR MEJOR    ...
1.    INTRODUCCIÓNMediante Acuerdo 71, del 9 de septiembre de 1967, se creó la Orquesta Filarmónica de Bogotácomo organism...
Retos que se trazaron:-      En diciembre de 2008 la Orquesta Filarmónica de Bogotá y el Sindicato de músicos de laEntidad...
para el fortalecimiento de la industria musical y el fomento de la inversión extranjera y el turismohacia la ciudad.-     ...
2. ANÁLISIS ESTRATÉGICO Y OPERATIVO DE LA ORQUESTA FILARMÓNICA DE  BOGOTÁ  2.1 Estructura orgánica y administrativa  De co...
La Dirección General es la encargada de la gestión integral de la Entidad, lo cual incluyeacciones de planeación, direcció...
Tabla No. 1. Personal vinculado a la OFB                                               LIBRE                             C...
convocatoria No. 001 de la Comisión Nacional del Servicio civil.2.2 Infraestructura física y parque automotorLa Orquesta F...
Parque AutomotorLa Entidad tiene dos (2) vehículos de su propiedad, los cuales apoyan el cumplimiento deactividades admini...
3. BALANCE DE LA GESTIÓN PRESUPUESTAL DE LA ORQUESTA FILARMÓNICADE BOGOTÁ            Tabla No. 5. Presupuesto de gastos (c...
variaciones de la planta global de personal.Con la creación del Instituto Distrital de la Artes IDARTES, el presupuesto de...
CAPITULO                   DESCRIPCION DEL HALLAZGO U OBSERVACION                                                         ...
4.2 Procesos judiciales en curso.   Primer Proceso:   CLASE:                       Laboral Administrativo   NÚMERO:       ...
Costo total de la inversión   Fecha estimada de                   Inversión                                               ...
5. OTROS ASUNTOS POR RESOLVER EN EL PRIMER TRISMESTRE DE 2012                      Tabla No. 8. Asuntos por resolver en el...
Tabla No. 8. Asuntos por resolver en el corto plazoProcesos de Contratación de Bienes y Servicios                         ...
Tabla No. 8. Asuntos por resolver en el corto plazo     Procesos de Contratación de Bienes y Servicios                    ...
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Informe de Gestion Orquesta Filarmónica de Bogotá | Presentación de empalme 2011

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Informe de Gestion Orquesta Filarmónica de Bogotá | Presentación de empalme 2011

  1. 1. ORQUESTA FILARMÓNICA DE BOGOTÁ INFORME DE EMPALMEPLAN DE DESARROLLO: BOGOTÁ POSITIVA, PARA VIVIR MEJOR Bogotá D.C., 26 de septiembre de 2011
  2. 2. 1. INTRODUCCIÓNMediante Acuerdo 71, del 9 de septiembre de 1967, se creó la Orquesta Filarmónica de Bogotácomo organismo autónomo descentralizado, con patrimonio propio. Desde esa fecha ha cumplidola misión de fomentar y difundir la música sinfónica con repertorio nacional e internacional.Con ocasión de la Reforma Administrativa a que se refiere el Acuerdo 257 de 2006 quereorganizó la estructura administrativa del Distrito Capital y conformó, entre otros, el SectorCultura, Recreación y Deporte, del cual hacen parte la Secretaría Distrital de Cultura, Recreacióny Deporte como entidad rectora del sector y la Orquesta Filarmónica de Bogotá como una de susentidades Adscritas, la Entidad tuvo a su cargo hasta el 31 de diciembre de 2010, la prestación deservicios culturales en las áreas de la danza, el arte dramático y la música; la difusión y ejecucióndel repertorio sinfónico universal y la administración de sus escenarios culturales.Sin embargo, con la expedición del Acuerdo 440 del 24 de junio de 2010 del Concejo de Bogotá,por el cual se crea el Instituto Distrital de las Artes “IDARTES”, cuyo objeto es la ejecución delas políticas, planes, programas y proyectos para el ejercicio efectivo de los derechos culturalesde los habitantes del Distrito Capital, en los relacionado con la formación, creación,investigación, circulación y apropiación de las áreas artísticas de literatura, artes plásticas, artesaudiovisuales, arte dramático, daza y música, a excepción de la música sinfónica, académica y elcanto lírico, la entidad, mediante Acuerdo No. 001 del 1 de febrero de 2011, “Por la cual semodifican los estatutos de la Orquesta Filarmónica de Bogotá”, ajustó su objeto en los siguientestérminos:“La Orquesta Filarmónica de Bogotá (OFB) como establecimiento público del Distrito adscrito ala Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte, tiene como objeto ejecutar de maneraconcertada las políticas de la administración distrital mediante la prestación de serviciosculturales en el área de la música sinfónica, académica y el canto lírico, la difusión y ejecucióndel repertorio sinfónico universal y nacional y la administración de sus escenarios culturales”.La Entidad desarrolla las funciones relacionadas con el proceso de formulación y ejecución de laspolíticas, planes, programas y proyectos para el desarrollo de la música sinfónica, académica y elcanto lírico en las dimensiones de formación, creación, investigación, circulación y apropiaciónen el Distrito Capital.
  3. 3. Retos que se trazaron:- En diciembre de 2008 la Orquesta Filarmónica de Bogotá y el Sindicato de músicos de laEntidad, ASPROFIBO, llegaron a un acuerdo laboral que puso fin a un conflicto de cerca denueve años. De esta manera se dan por resueltas las reclamaciones de los músicos de la OrquestaFilarmónica de Bogotá y marca un nuevo comienzo en las relaciones laborales entre laAdministración y el Sindicato de músicos para la construcción de proyectos en beneficio de lacomunidad bogotana.- El principal aporte de la OFB al adecuado manejo de los escenarios a su cargo en 2009 -Teatro Municipal Jorge Eliécer Gaitán; Teatro al aire libre La Media Torta; Escenario móvil; SalaOtto de Greiff- consistió en la realización de dos estudios que llevaron a cabo las UniversidadesNacional y de Los Andes, los cuales establecieron los mecanismos necesarios para garantizar lasostenibilidad social, artística, cultural, financiera y administrativa de estos.- Se pusieron en circulación las maletas pedagógicas de la Orquesta destinadas a losmaestros de más de 100 colegios distritales, material con el cual se busca cualificar la formaciónen música y el acercamiento a la música sinfónica como herramienta para mejorar lascondiciones de vida de los niños y niñas de Bogotá. Se registró una participación de más de250.000 niños, niñas y adolescentes de los colegios del Distrito.- En los Festivales al Parque (Rock, Hip-Hop, Salsa, Colombia, Ópera, Jazz) seestablecieron estrategias para su fortalecimiento y desarrollo como: Fortalecer los procesos deemprendimiento y circulación nacional e internacional. Generar una línea de la memoria quepermita registrar, en diversos medios, el impacto social, cultural y artístico de los festivales.Fortalecer la industria mediante la organización de ruedas de negocios, talleres deemprendimiento y espacios académicos. Fomentar la internacionalización mediante la creaciónde redes de circulación con festivales pares en el mundo.- En el 2008 se realizó con gran éxito y acogida el I Festival de Danza en la Ciudad que, ensu primera versión, reunió a más de 12 compañías seleccionadas e invitadas, tuvo un fuertecomponente de formación, incluyendo clases maestras para los bailarines bogotanos. Este festivalha ido creciendo cada año de forma exponencial en número de asistentes y de compañíasparticipantes y ha incorporado nuevos usos del espacio público al crear componentes como lasmaratones de baile, el proyecto de paisaje sonoro de la ciudad y performancias públicaspermanentes.- Considerando que la ciudad se caracteriza por ser un territorio eminentemente musicaltanto en términos de consumos culturales como de prácticas artísticas, se realizó la postulaciónoficial de Bogotá a la Red de Ciudades Creativas de la UNESCO en Música como una estrategia
  4. 4. para el fortalecimiento de la industria musical y el fomento de la inversión extranjera y el turismohacia la ciudad.- En 2008 se organizó y realizó una gira por ocho ciudades de la República Popular Chinay, en enero de 2009, se realizaron dos conciertos en Roma, Italia. La presencia de la OFB enChina la legitima como embajadora cultural de la ciudad y representa un logro de la política deinternacionalización de la música sinfónica que la Orquesta inició en 2008 al recibir el PremioGrammy Latino al mejor álbum instrumental por su producción discográfica “La OFB esColombia”. En 2010 la OFB continuó con su política de apoyo a internacionalización de laimagen cultural de Bogotá mediante la celebración del Bicentenario de la Independencia deColombia en Miami con un gran concierto ofrecido en el Adrienne Arsh Center. La puesta enescena del proyecto Mestizajes en Miami contó con la participación de reconocidos artistascolombianos como Totó la Momposina, Andrés Cepeda, Janio Coronado, entre otros, lo quegarantizó el lleno total de este importante escenario y un reconocimiento del Alcalde de Miami ala Orquesta por su valiosa presencia cultural en esa ciudad.- La Orquesta Filarmónica de Bogotá identificó la necesidad de fortalecer la relación entrelos procesos y las dimensiones tanto desde el punto de vista conceptual como de gestión en elproceso de fomento. Se realizó una revisión de los efectos de los estímulos al sector en losúltimos años y la información recolectada mostró que existe la tendencia a concentrar la gestiónen las dimensiones de creación y circulación en el proceso de fomento, las intervenciones perdíansu integralidad y transversalidad y las otras dimensiones (formación, investigación, apropiación,planificación) y procesos (organización, participación e información) no tenían el mismoimpacto.Se tomaron varias decisiones buscando corregir esta situación. La primera tuvo que ver con unareorganización de las responsabilidades al interior de las áreas1 que fueron pensadas de manera“matricial”, es decir, cada una de ellas (música académica, músicas urbanas y populares, danza yarte dramático) tendría responsables para cada dimensión que a su vez harían la articulaciónintegral con los procesos). Se realizaron las modificaciones pertinentes en las convocatorias paragarantizar una atención integral a todas las dimensiones del campo de las artes, según lasprácticas habituales y expectativas del sector en la ciudad. En términos de alianzas estratégicasse amplió su impacto con el objetivo principal de aumentar las capacidades creativas, analíticas,ejecutivas, productivas y de gestión de los diferentes participantes y actores. Este modelopermitió, el fortalecimiento de algunas organizaciones, el incremento del impacto de su accióncultural en la ciudad, el desarrollo de procesos organizativos y participativos desde un ejerciciode concertación.1 También se denomina especialización sectorial o subsectorial.
  5. 5. 2. ANÁLISIS ESTRATÉGICO Y OPERATIVO DE LA ORQUESTA FILARMÓNICA DE BOGOTÁ 2.1 Estructura orgánica y administrativa De conformidad con lo previsto en el Acuerdo No. 002 de 2011 de la Junta Directiva de la OFB, la estructura Orgánica de la entidad es la siguiente: JUNTA DIRECTIVA DIRECCION GENERAL OFICINA ASESORA DE JURIDICACONTRATACION OFICINA ASESORA DE PLANEACION OFICINA DE CONTROL INTERNO OFICINA ASESORA DE COMUNICACIONES SUBDIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA SUBDIRECCION SINFONICA Fuente: OFB - Subdirección Administrativa – Gestión Talento Humano La estructura organizacional de la Orquesta Filarmónica de Bogotá está conformada por la Junta Directiva, la Dirección General, La Oficina Asesora de Jurídica, Oficina Asesora de Planeación, Oficina Asesora de Comunicaciones, Subdirección Administrativa y Financiera y Subdirección Sinfónica, todas ellas en el primer nivel de la organización. La Junta Directiva es la máxima autoridad reguladora interna del establecimiento público y con la Dirección General ejercen su dirección. Define política y planes institucionales que se requieran para su funcionamiento, así como vigilar y evaluar las actividades conducentes al funcionamiento, así, como vigilar y evaluar las actividades conducentes al cometido legal, misional y social de la Entidad. Sus funciones están establecidas en el artículo 76 de la Ley 489 de 1998 y en los estatutos de la Entidad.
  6. 6. La Dirección General es la encargada de la gestión integral de la Entidad, lo cual incluyeacciones de planeación, dirección, coordinación, vigilancia y control del funcionamiento de laOFB. De igual forma, es responsable del cumplimiento de la misión, los objetivos, las estrategiasy el desarrollo de sus programas y proyectos.La Oficina Asesora de Jurídica asesora a la Junta Directiva, a la Dirección General y demásfuncionarios en el conocimiento, revisión y trámite de conceptos, fallos y asesorías de los asuntosjurídicos que le corresponda resolver, bien por ser de su directa competencia, o por delegación defunciones y en general en todas las actuaciones que comprometan las posición institucionaljurídica de la Entidad.La Oficina Asesora de Planeación diseña, planea, desarrolla, evalúa, mejora y hace seguimiento alos procesos de desarrollo institucional, planeación estratégica, mejoramiento institucional ygestión ética. En términos generales, presta asesoría calificada a la Dirección General paraasegurar que la gestión esté dentro de los principios que rigen la función pública, que garanticenla eficiencia, eficacia, celeridad y oportunidad en la prestación de los servicios.La Oficina de Control Interno asesora a la Dirección General y a las dependencias de la Entidaden la definición e implementación de política relacionadas con el Sistema de Control Interno. Entérminos generales, respalda a la Dirección para segurar que el desarrollo de la gestión estédentro de los principios que rigen la función pública, que garanticen la eficiencia, la eficacia, laceleridad y la oportunidad en la prestación de los servicios.La Oficina Asesora de Comunicaciones elabora y desarrolla las políticas y estrategias decomunicación y divulgación prensa, radio, televisión y medio informáticos de difusión para laentidad, y regula el correcto uso de la imagen institucional, estableciendo enlaces de informacióny publicidad de la OFB internamente, con la comunidad, con los medios de comunicación y conotras entidades públicas y privadas.La Subdirección Administrativa y Financiera es la dependencia que ofrece todo el soporteadministrativo, financiero, logístico y operativo de los procesos misionales y de apoyo de laOrquesta Filarmónica de Bogotá.La Subdirección Sinfónica es la dependencia encargada del desarrollo y gerencia de los proyectosde inversión social y cumplimiento de los cometidos misionales relacionados con la ejecución ydifusión del repertorio sinfónico y el fortalecimiento de los procesos y dimensiones de la músicasinfónica, académica y el canto lírico.
  7. 7. Tabla No. 1. Personal vinculado a la OFB LIBRE CARRERA TRABAJADORES NIVEL VIGENCIA NOMBRAMIENTO Y PROVISIONAL SUPERNUMERARIOS CONTRATISTAS ADMINISTRATIVA OFICIALES REMOCIÓN 2008 4 2 10 0 0 8 2009 4 2 10 0 0 9 Asistencial 2010 4 2 11 0 0 24 2011 5 2 10 0 0 11 2008 2 0 2 0 0 29 2009 2 0 2 0 0 28 Técnico 2010 2 0 2 0 0 28 2011 2 0 2 0 0 4 2008 6 2 3 0 97 37 2009 6 2 3 0 95 47 Profesional 2010 9 2 0 0 96 55 2011 8 2 3 1 95 27 2008 0 0 0 0 0 0 2009 0 0 0 0 0 0 Ejecutivo 2010 0 0 0 0 0 0 2011 0 0 0 0 0 0 2008 0 2 0 0 0 2 2009 0 2 0 0 0 2 Asesor 2010 0 2 0 0 0 2 2011 0 3 0 0 0 1 2008 0 5 0 0 0 0 2009 0 5 0 0 0 0 Directivo 2010 0 5 0 0 0 0 2011 0 4 0 0 0 0 2008 0 0 0 0 0 0 2009 0 0 0 0 0 0 Otros 2010 0 0 0 0 0 0 2011 0 0 0 0 0 0 2008 12 11 15 0 97 76 2009 12 11 15 0 95 86 TOTAL 2010 15 11 13 0 96 109 2011 15 11 15 1 95 43Fuente: OFB - Subdirección Administrativa – Gestión Talento HumanoMediante el Acuerdo 003 del 22 de febrero de 2008 se modificó la planta de personal, se crearon11 cargos para un total de 141. Mediante el Acuerdo 003 de 01 de febrero de 2011 se modificó laplanta de personal se suprimieron 4 cargos y se crearon 3 nuevos cargos para un total de 140cargos. Las demás variaciones se debe a: retiros e ingresos de personal durante las vigencias2008 a 2011 y al nombramiento en carrera administrativa de funcionarios de acuerdo con laConvocatoria 001 de 2005 de la Comisión Nacional del Servicio Civil.Las variaciones de la planta global se deben a la reforma administrativa ordenada por el AcuerdoNo. 257 de 2006 que reorganizó la estructura administrativa del Distrito Capital. Para el efecto laOFB mediante Acuerdo 003 del 22 de febrero de 2008 de la Junta Directiva modificó la planta depersonal y creó 11 cargos para un total de 141. Con la creación del Instituto Distrital de las ArtesIDARTES, se modificó la planta de personal se suprimieron 4 cargos y se crearon 3 para un totalde 140.Las demás variaciones corresponden a retiro e ingreso de personal, tanto de cargos de librenombramiento y remoción, como de trabajadores oficiales y de carrera administrativa según la
  8. 8. convocatoria No. 001 de la Comisión Nacional del Servicio civil.2.2 Infraestructura física y parque automotorLa Orquesta Filarmónica de Bogotá cuenta con tres sedes localizadas así:- Sede administrativa en la calle 39 Bis No 14-57, inmueble recibido a título de comodato por parte del Departamento Administrativo Defensoría del Espacio Público; allí funciona la Dirección General, Subdirección Administrativa, Oficina Asesora de Planeación, Control Interno y un punto de atención al ciudadano (recepción). El Comodato se prorrogó automáticamente por el término de cinco años, contados a partir del 13 de julio de 2011, es decir que vencerá en el año 2015.- Sede Misional y Archivo, ubicada en la Calle 39 A-14-46, inmueble recibido a título de arrendamiento, por el cual se paga un canon mensual de $7.337.609, con vigencia hasta el 31 de enero de 2012. Funciona la Subdirección Sinfónica y sus áreas, La Oficina Asesora de Comunicaciones y Archivo Central.- Sala Otto de Greiff, ubicada en la Calle 39 A-14-32, de propiedad de la OFB, para presentaciones artísticas. Cuenta con punto de atención al ciudadano.- Sede para bodegaje, ubicada en Calle 20 No 2-06 casa-lote, de propiedad de la OFB. Bodega para elementos de producción de la OFB y del IDARTES. Tabla No. 2. Infraestructura Física de la OFB Ítem Dirección Destinación casa/edificio Propietario Comodato Calle 39 Bis No 14- Defensoria 1 Sede Adminstrativa casa 57 Espacio Público 2 Calle 39A No 14-32 Sala Otto de Greiff casa OFB Sudbirección Sinfonica- 3 Calle 39A No 14-46 casa Arriendo Archivo de la entidad 4 Calle 20 No 2-06 Bodega casa-lote OFBFuente: OFB - Subdirección Administrativa – Inventarios
  9. 9. Parque AutomotorLa Entidad tiene dos (2) vehículos de su propiedad, los cuales apoyan el cumplimiento deactividades administrativas. La Orquesta Filarmónica de Bogotá no tiene vehículos en comodato.A continuación se relacionan e identifican: Tabla No. 3. Vehículos de propiedad de la OFB Ítem Placa Marca Cilindraje Modelo Color Propietario 1 OBE 890 Chevrolet Wagon R 1200 2002 Verde OFB 2 OBH 278 Chevrolet Optra 1,8 1800 2009 Plata escuna OFBFuente: OFB - Subdirección Administrativa – Inventarios2.3 Sistemas de informaciónEn la siguiente tabla se detallan los sistemas de información con que cuenta la Entidad en estemomento. Tabla No. 4. Sistemas de Información Nombre Objeto Tipo Alcance En producción En desarrollo Software administrativo y Se encuentra enSI-CAPITAL financiero Administrativo Interno X paraleloCDS/ISIS Base de Datos de Partituras Administrativo Interno X Manejo de Contabilidad ySistemas integrado Datasixx Administrativo Interno X NóminaControl de presupuesto (Multisys) Control de presupuesto Administrativo Interno X Control administrativo y contableSacpped Administrativo Interno X de Propiedad Planta y Equipo Control administrativo y contableDimasuo Administrativo Interno X de Propiedad Planta y EquipoFuente: OFB - Subdirección Administrativa – Sistemas
  10. 10. 3. BALANCE DE LA GESTIÓN PRESUPUESTAL DE LA ORQUESTA FILARMÓNICADE BOGOTÁ Tabla No. 5. Presupuesto de gastos (cifras en millones de pesos de 2011) Vigencia Concepto Inversión Funcionamiento Reservas* Apropiación 17.267 16.680 162 2008 Compromiso 17.066 16.339 155 Pago 16.609 16.299 155 Apropiación 23.224 16.279 448 2009 Compromiso 23.182 15.748 402 Pago 22.038 15.748 402 Apropiación 19.312 16.882 1.109 2010 Compromiso 19.312 16.551 1.088 Pago 19.312 16.551 1.077 Apropiación 5.900 17.116 - 2011 Compromiso ** 5.677 11.212 - Pago ** 3.587 10.835 - 2012 Apropiación*** 6.480 19.009* S olo inversión* * 30 sept de 2011*** Cuota InformadaFuente: PREDISEl presupuesto de la Orquesta Filarmónica de Bogotá, durante el cuatrenio presentó variacionessignificativas, con ocasión de la reforma administrativa producida por el Acuerdo 257 de 2006,que reorganizó la estructura administrativa del Distrito Capital y el Acuerdo 440 del 24 de juniode 2010, por medio de la cual se creó el Instituto Distrital de las Artes.La Orquesta Filarmónica de Bogotá a partir del año 2008 además de sus proyectos misionalespara fomento de la música sinfónica, asumió otros proyectos relacionados con las áreas de danza,arte dramático, música y para la administración de sus escenarios culturales, a través de losproyectos de inversión Fomento de las Prácticas Artísticas y Mantenimiento y Sostenimiento dela Infraestructura Cultural Pública.La entidad pasó de contar con un presupuesto definitivo de inversión directa en el 2008 de$17.267 millones, a $23.224 millones en el 2009 y de $19.312 en el 2010. En la tabla 5, seevidencia la gestión de la entidad para ejecutar eficientemente los proyectos de inversión a sucargo.El presupuesto de funcionamiento 2008-2011, no tuvo variaciones representativas, toda vez quese mantuvieron las obligaciones de nómina y aportes patronales de la planta global, con pequeñas
  11. 11. variaciones de la planta global de personal.Con la creación del Instituto Distrital de la Artes IDARTES, el presupuesto de la OFB para lavigencia 2011, presentó una disminución del Presupuesto de Inversión Directa, pasando de$19.312 a 5.900 millones, con una ejecución a 30 de septiembre del 96.22% y de giros del 62.6%.Según el plan de compras y de contratación, se espera una ejecución del 100%. No seconstituirían reservas presupuestales para el 2012.4. ASUNTOS EN PROCESO4.1 Planes de mejoramiento suscritos con la Contraloría de Bogotá.Entre 2008 y 2011, la Contraloría de Bogotá D.C., designó un equipo auditor que realizóanualmente una revisión de la gestión fiscal de la OFB a través de sus auditorías regulares. Losplanes de mejoramiento suscritos en virtud de los hallazgos formulados se fueron cumpliendo conla revisión y aprobación de la Contraloría Distrital, D.C. En 2011, como producto de la AuditoríaGubernamental con Enfoque Integral Modalidad Regular a la gestión fiscal de la vigencia 2009realizada, se presentaron 38 hallazgos.De acuerdo con el Acta de visita administrativa (Seguimiento Plan de Mejoramiento), realizada ala Entidad, por este Ente de Control, el día 27 de junio de 2011 y con la comunicación2011ER2406 de fecha 22 del año en curso, se informó que del seguimiento al Plan deMejoramiento vigencia 2010, se estableció el cierre de veintinueve (29) hallazgos, por cuanto lasacciones adelantadas eliminaron sus causas.De otra parte, con fecha 30 de junio se dio cumplimiento al 100% de dos los hallazgos, los cualestenían fecha de culminación 30 de junio/2011, quedando pendientes siete (7) que a continuaciónse relacionan en la Tabla. Tabla No. 6. Hallazgos Administrativos
  12. 12. CAPITULO DESCRIPCION DEL HALLAZGO U OBSERVACION ACCION CORRECTIVA Se evidencia falta de control en el manejo de los contratos de distribución y venta de Realizar la actualización del Mapa de Riesgos de cada una CDs, en el proceso de facturación de los ingresos a favor de la entidad, así como en el de las áreas. Generar el instructivo sobre el ejercicio y la manejo y registro contable de estos inventarios y de las muestras promociónales que responsabilidad de la supervisión de los contratos.3.2.1.4.3.1 ingresan al Almacén. Esto refleja un inadecuado seguimiento y análisis de los Elaborar Informes de supervisión mensual del estado riesgos y sus controles, en detrimento de los recursos de la entidad y sus actividades financiero, facturación y almacén de los contratos de misionales, transgrediendo los literales a),b),f) del artículo 2 de la Ley 87 de 1993. producciones musicales de la OFB. De acuerdo al tiempo dedicado según agenda a la auditoría interna del sistema de Realizar la presentación del plan anual de auditorias para gestión de calidad 2009, se evidencia que fue muy superficial para la complejidad de aprobación del Comité de Control Interno. Realizar 2 los temas tratados, reflejado en el deficiente sistema de control interno que presenta3.2.1.8.1.1 auditorias de calidad. Reglamentar la publicación de los la Orquesta. La anterior situación se presenta por falta de direccionamiento y Actos Administrativos y actuaciones efectuadas por la seguimiento de los responsables del sistema de gestión de calidad, conllevando a una OFB ajustados a las normas vigentes inadecuada gestión. Se evidencia la falta de control y seguimiento tanto por la interventoría como por la Elaborar Informe de supervisión mensual del estado Oficina Asesora de Control Interno, incumpliendo lo establecido en los literales a),3.3.1.2.1 financiero, facturación y almacén de los contratos de d), e) y f) del Artículo 2º. De la Ley 87 de 1993 ; artículo 8º. literal c) y 15 del Decreto producciones musicales de la OFB. 714 de 2006. Al verificar la relación de contratación con cargo a los proyectos de inversión y la ejecución presupuestal presentada a diciembre 31 de 2009 por la OFB, a través de SIVICOF, se evidenciaron diferencias entre estos dos reportes. La anterior situación Realizar conciliaciones previo al cargue de la información al se presenta porque no existe conciliación de la información entre las áreas3.3.1.3.1. SIVICOF con las áreas involucradas (Oficina Asesora involucradas, conllevando a que la entidad reporte cifras no reales y la información Jurídica, Presupuesto, Planeación) presentada sea de poca confiabilidad. Este hecho transgrede lo normado en los literales e) y g) artículo 2º. de la Ley 87 de 1993, dando cumplimiento a la Resolución No.034 del 21 de diciembre/2009, expedida por la Contraloría de Bogotá. Lo anterior, genera un beneficio de control fiscal; sin embargo, deja en evidencia la deficiencia en los procedimientos existentes y la falta de control y seguimiento tanto Generar el instructivo sobre el ejercicio y la por la interventoría como por la Oficina Asesora de Control Interno y la Oficina responsabilidad de la supervisión de los contratos. Realizar Asesora Jurídica, conllevando a que la contabilidad de la Orquesta no refleje la la capacitación sobre el ejercicio y responsabilidades de la3.3.2.1.1. realidad económica de sus operaciones e incumpliendo lo establecido en los supervisión. Realizar informes de supervisión mensual del principios de contabilidad pública referentes a Revelación, Medición, Devengo o estado financiero, facturación y almacén de los contratos causación y Registro; las características cualitativas de la información contable de producciones musicales de la OFB. pública referente a Razonabilidad y Confiabilidad del Plan General de Contabilidad Pública, así como los literales a), d), e) y f) del Artículo 2º. De la Ley 87 de 1993. En cumplimiento de las metas del Plan de Acción de la OFB, proyecto 513 juega un papel fundamental el desarrollo de los programas didácticos, orientados a la formación de nuevos públicos, mediante el diseño de programas y conciertos Realizar seguimiento trimestral a la ejecución y especiales enfocados principalmente a la población infantil y juvenil. Existe deficiente cumplimiento de los planes de acción por parte de la planeación en la ejecución de actividades que coadyuven al cumplimiento de las Oficina de Planeación, estableciendo las alertas y las metas del plan de acción y en la ejecución de los recursos, si a la fecha de la visita de recomendaciones para el cumplimiento de las metas de los3.3.4.1.1 la auditoria (septiembre 14 de 2010) estos elementos no han sido distribuidos planes de acción. Generar Informes de seguimiento que en los 156 colegios inscritos para el programa maletas pedagógicas, hecho que incide contenga el avance de las metas, las alertas y en el cumplimiento del proyecto 513 ya que las labores realizadas para cumplir las recomendaciones para el cumplimiento de las metas metas no fueron eficientes, ni eficaces, lo que impide la correcta ejecución de las establecidas en los planes de acción. funciones y actividades definidas para el logro de los objetivos de la entidad,dando lugar al Incumplimiento de metas, incumpliéndose los literales b) y c) del artículo 2 de la Ley 87 de 1993. Realizar seguimiento trimestral a la ejecución y Se evidencia que pese a la inversión efectuada en publicidad (radio, prensa, televisión cumplimiento de los planes de acción por parte de la y otros), publicaciones, material audiovisual y centro de documentación artística, la Oficina de Planeación, estableciendo las alertas y las meta de beneficiar personas con otras Actividades como: Producciones Musicales, recomendaciones para el cumplimiento de las metas de los Atención de Banco de Partituras y Raiting de los Programas de Radio, Televisión y planes de acción. Generar Informes de seguimiento que3.3.4.1.2. Video Clips, se desarrolló en un 55.89%, lo cual incide en el cumplimiento del contenga el avance de las metas, las alertas y proyecto 513 debido a que las labores realizadas para cumplir las metas no fueron recomendaciones para el cumplimiento de las metas eficientes, ni eficaces, lo que impide la correcta ejecución de las funciones y establecidas en los planes de acción. Presentación al actividades definidas para el logro de los objetivos de la entidad, incumpliéndose los Comité de Control Interno de Informes trimestrales de los literales b) y c) del artículo 2 de la Ley 87 de 1993. responsables de la ejecución de los proyectos de inversión respecto al avance y cumplimiento de los planes de acción.Fuente: OFB - Oficina de Control Interno
  13. 13. 4.2 Procesos judiciales en curso. Primer Proceso: CLASE: Laboral Administrativo NÚMERO: 2007-00425 DEMANDANTE: Luengas Castañeda Jorge Enrique IDENTIFICACIÓN: 19266154 DIRECCIÓN: Cra. 69 No. 77 - 32 HECHOS: El demandante se vinculó a la Orquesta Filarmónica de Bogotá el 17 de septiembre de 1987. Mediante comunicación recibida por el actor el 17 de abril de 2007, se le notificó la declaratoria de insubsistencia y se ordena que en esa fecha realice la entrega del puesto de trabajo. PRETENSIONES: $ 10.569.288 V/R Y FECHA COND: No hay condena a la entidad ESTADO: 16 de junio de 2011 se profiere sentencia de segunda instancia confirmando la que niega pretensiones de la demanda. Segundo Proceso: CLASE: Laboral Administrativo NÚMERO: 2006-00083 DEMANDANTE: Rojas Gualteros Mauricio IDENTIFICACIÓN: 79243328 DIRECCIÓN: Cra. 118 No. 83 A – 45 Int. 61 HECHOS: El demandante prestó sus servicios en la Orquesta Filarmónica de Bogotá, siendo su último cargo el de Profesional Especializado Código 222, grado 08 desde el 14 de junio de 2005 y hasta el 28 de junio de 2006, en concordancia con el manual de funciones de la entidad. Mediante la resolución 228 de la Orquesta Filarmónica de Bogotá, proferida el 28 de julio de 2006, declaró insubsistente al demandante, frente a la cual se interpuesto recurso de reposición sin que este fuera tenido en cuenta. PRETENSIONES: $ 14.295.404 V/R Y FECHA COND: 21 septiembre de 2009 ESTADO: Al 13 de marzo de 2011 al despacho para sentencia de segunda instancia4.3 Inversiones en ejecución.
  14. 14. Costo total de la inversión Fecha estimada de Inversión Entidades Ejecutoras (pesos de 2010) culminaciónConcierto Puerto Candelaria Sinfónico /Homenajea los grupos poblacionales - Lugar: León de 11 millones 01/10/11 OFBGreiff - Hora 4:00 p.m.Concierto Verdi y Mahler (Adagio Sinfonía 4) - 31 millones 7 y 8/10/11 OFBLugar: León de Greiff - Hora: 4:00 y 7:30 p.m.Concierto Mahler Sinfonía 8 ESTRENO ENCOLOMBIA TJEG - Hora 4:00 p.m. y 12:00 m. 157 millones 15 y 16/10/11 OFBTransmisión en directo Parque de la 93 y ParqueBiblioteca el TintalConcierto Brahms, Ravel, Debussy y Schubert -Lugar: Universidad Jorge Tadeo Lozano y León 22 millones 28 y 29/10/11 OFBde Greiff Hora: 7:30 y 4:00 p.m.Concierto Fariñas, Corona y Mendelssohn -Lugar: Universidad Jorge Tadeo Lozano y León 16 millones 4 y 5/11/11 OFBde Greiff Hora 7:30 y 4:00 p.m.Opera al Parque - Oberturas, arias y fragmentos 106 millones 11 y 12/11/11 OFBorquestalesConcierto Angulo, Peck, Chaves - Lugar: león de 16 millones 18 y 19/11/11 OFBGreiff - Hora 7:30 y 4:00 p.m.Concierto Schumann, Mendelssohn, Prokofiev - 16 millones 25 y 26/11/11 OFBLugar: León de Greiff - Hora: 7:30 y 4:00 p.m.Concierto Iglesia de Monserrate - Apertura 4 millones 01/12/11 OFBtemporada NavideñaConcierto Diemecke y Ravel - Lugar: León de 18 millones 9 y 10/12/11 OFBGreiff - Hora 7:30 y 4:00 p.m.Programa Navideño - Conciertos en los parques 65 millones 12 al 23/12/11 OFB Fuente: OFB – Subdirección Sinfónica
  15. 15. 5. OTROS ASUNTOS POR RESOLVER EN EL PRIMER TRISMESTRE DE 2012 Tabla No. 8. Asuntos por resolver en el corto plazo Actividad Fecha máximaOTROS :PROCESO DE NEGOCIACIÓN DE LA CONVENCIÓN COLECTIVA FINAL DE 2011 E INICO DE 2012CON LOS TRABAJADORES OFICIALESINFORMES RENDICION DE CUENTAS 2011INFORME CONTRALORIA - 11 DE ENERO DE 2012 CUENTA MENSUAL DICIEMBRE 2011INFORME CONTRALORIA - 9 DE FEBRERO DE 2012 CUENTA MENSUAL ENERO 2012INFORME CONTRALORIA - 15 DE FEBRERO DE 2012 CUENTA ANUAL DE 2011INFORME CONTRALORIA - 9 DE MARZO DE 2012 CUENTA MENSUAL FEBRERO 2012OTROS DECLARACIONES DE IMPUESTOSDECLARACION DE RETENCION DE LA FUENTE (DICIEMBRE) 11 DE ENERO DE 2012DECLARACION DE RETENCION DE LA FUENTE (ENERO) FEBRERO SEGÚN CALENDARIODECLARACION DE RETENCION DE LA FUENTE (FEBRERO) MARZO SEGÚN CALENDARIODECLARACION DE ESTAMPILLAS (Mes de Diciembre 2011) 11 DE ENERO DE 2012DECLARACION DE ESTAMPILLAS (ENERO 2012) FEBRERO SEGÚN CALENDARIODECLARACION DE ESTAMPILLAS (FEBRERO 2012) MARZO SEGÚN CALENDARIORETENCION DE INDUSTRIA Y COMERCIO ( NOV. Y DIC) 2011 19 DE ENERO DE 2012RETENCION DE INDUSTRIA Y COMERCIO ( ENERO Y FEBRERO MARZO SEGÚN CALENDARIO2012DECLARACION DE IMPUESTOS A LA VENTAS (NOV Y DIC 2011) 11 DE ENERO DE 2012DECLARACION DE IMPUESTOS A LA VENTAS (ENERO Y FEBRERO SEGÚN CALENDARIOFEBRERO 2011)CONTRATISTASLA ENTIDAD PARA VIGENCIA 2012, DEBE SUSCRIBIRCONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE APOYO A LAGESTIÓN, POR CUANTO NO CUENTA CON PERSONAL DE ENERO DE 2012PLANTA SUFICIENTE QUE GARANTICE EL NORMANLFUNCIONAMIENTO DE LA ENTIDADPROCESOS DE CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOSSe debe contratar:SERVICIO DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA ENERO DE 2012SELECCIÓN ABREVIADA PARA CONTRATOS DE SERVICIO DE ENERO DE 2012ASEO Y CAFETERIASELECCIÓN ABREVIADA PARA EL PROGRAMA DE SEGUROS MARZO DE 2012GENERALESSELECCIÓN ABREVIADA SUMINISTRO DE PASAJES AEREOS ENERO DE 2012SELECCIÓN ABREVIADA DE SUMINISTRO DE HOTELES ENERO DE 2012SELECCIÓN ABREVIADA CENTRAL DE MEDIOS ENERO DE 2012
  16. 16. Tabla No. 8. Asuntos por resolver en el corto plazoProcesos de Contratación de Bienes y Servicios FechaContratación directa Director Musical Titular ENERO DE 2012Selección abreviada por menor cuantía o de subasta inversa -Transporte de Pasajeros ENERO DE 2012Contratación directa Musicóloga - programas de mano ENERO DE 2012Selección abreviada por menor cuantía o de subasta inversa -Producción Primeros Auxilios ENERO DE 2012Licitación Grabación de video en formato betacam digital ENERO DE 2012Selección abreviada por menor cuantía o de subasta inversa - Apoyologístico eventos OFB ENERO DE 2012Selección abreviada por menor cuantía o de subasta inversa -Suministro de Flores conciertos OFB ENERO DE 2012Selección abreviada por menor cuantía o de subasta inversa - CorreoLocal nacional e Internacional ENERO DE 2012Selección abreviada por menor cuantía o de subasta inversa -Transporte Aéreo Nal. E Internacional ENERO DE 2012Contratación directa Afinador de Pianos ENERO DE 2012Convenios Alianzas Sector Lírico ENERO DE 2012Contratación directa Pre-Post producción Apoyo ENERO DE 2012Selección abreviada por menor cuantía o de subasta inversa -Músicos Adicionales ENERO DE 2012Contratación directa Solistas y Directores invitados ENERO DE 2012Licitación Central de medios ENERO DE 2012Contratación directa Presentador conciertos ENERO DE 2012Contratación directa Librillo Programación 2011 ENERO DE 2012Selección abreviada por menor cuantía o de subasta inversa -Alojamiento y Alimentación ENERO DE 2012Contratación directa Fotógrafo ENERO DE 2012Selección abreviada por menor cuantía o de subasta inversa -Alquiler, montaje, desmontaje vallas ENERO DE 2012Selección abreviada por menor cuantía o de subasta inversa - Compray/o alquiler de partituras ENERO DE 2012Selección abreviada por menor cuantía o de subasta inversa -Alimentación e Hidratación eventos OFB ENERO DE 2012Selección abreviada por menor cuantía o de subasta inversa - carpas,mesas, sillas alquiler, montaje y desmontaje ENERO DE 2012
  17. 17. Tabla No. 8. Asuntos por resolver en el corto plazo Procesos de Contratación de Bienes y Servicios Fecha Contratación directa Fonogramas ENERO DE 2012 Contratación directa Traductor ENERO DE 2012 Selección abreviada por menor cuantía o de subasta inversa - Alquiler equipo de iluminación para los parques ENERO DE 2012 Convocatoria Ciclo de Conciertos de Música de Cámara para todos los públicos ENERO DE 2012 Contratación directa Director musical asistente ENERO DE 2012 Convocatorias Apoyos Concertados - Resoluciones ENERO DE 2012 Selección abreviada por menor cuantía o de subasta inversa - Alquiler Pantallas y Equipos proyección Audiovisual ENERO DE 2012 Selección abreviada por menor cuantía o de subasta inversa - Alquiler e Instalación Tarimas ENERO DE 2012 Selección abreviada por menor cuantía o de subasta inversa - Alquiler e instalación de Techos ENERO DE 2012 Selección abreviada Selección abreviada por menor cuantía o de subasta inversa Servicios de digitalización material audiovisual ENERO DE 2012 Contratación directa Grabación sonido ENERO DE 2012 Selección abreviada por menor cuantía o de subasta inversa - Cabinas sanitarias portátiles ENERO DE 2012 Contratación directa Puesta en escena de Coros ENERO DE 2012 Contratación directa Comunicación Pública de Fonogramas - Sayco ENERO DE 2012 Selección abreviada por menor cuantía o de subasta inversa - Transporte de carga ENERO DE 2012 Selección abreviada por menor cuantía o de subasta inversa - Alquiler plantas eléctricas ENERO DE 2012Fuente: OFB - Misionales – Contratación

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