Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

SIS Link presentatie Technische Universiteit Eindhoven

849 views

Published on

Op vrijdag 21 juni 2013 was de 1de conferentiedag van SIS Link in het NH Leeuwenhorst te Hoevenlaken. Stefan Osinski presenteerde tijdens de 1ste parallelsessie die ochtend een interessante case rondom de Technische Universiteit Eindhoven. Hoe zet de TU/e SharePoint in als flexibele collaboration/samenwerkomgeving voor medewerkers, studenten en externen terwijl ze voldoet aan de en stee ds strenger wordende wet- en regelgeving? TU/e heeft samen met Circle Software het concept Embedded Archive Services uitgewerkt. Het doel hiervan is relevante informatie al bij het ontstaan op simpele en laagdrempelige wijze te archiveren en in Verseon (organisatiebreed elektronisch depot) op te slaan volgens de geldende landelijke wet- en regelgeving en de regels van de universiteit (BSD).

Published in: Technology
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

SIS Link presentatie Technische Universiteit Eindhoven

  1. 1. Digitaal werkenCollaboration versus Compliancy(archief)21 juni 2013
  2. 2. Even voorstellenRemi Scholten• Manager KennisCentrum Onderwijs• Circle Software (ECM Onderwijs/Overheid)Stefan Osinski• Technische Universiteit Eindhoven• Informatie Expertise Centrum• Hoofd Archieven & Media/ Remi Scholten & Stefan Osinski PAGE 121-6-2013
  3. 3. Agenda• Aanleiding/probleemstelling• HORA• Visie TU/e• Oplossingen• Onderzoek• Bedrijfsprocessen / AO• Onderwijs• Conclusie• VragenPAGE 221-6-2013/ Remi Scholten & Stefan Osinski
  4. 4. PEST analysePAGE 321-6-2013/ Remi Scholten & Stefan Osinski
  5. 5. Wat willen (jonge) mensen…PAGE 421-6-2013/ Remi Scholten & Stefan Osinski
  6. 6. Professionele vrijheidHet nieuwe werkenPAGE 521-6-2013/ Remi Scholten & Stefan Osinski
  7. 7. Bring your own device!PAGE 621-6-2013/ Remi Scholten & Stefan Osinski
  8. 8. Wat wil uw organisatie?PAGE 721-6-2013/ Remi Scholten & Stefan OsinskiBetere dienstverlening Efficiëntere dienstverlening
  9. 9. Wat wil uw organisatie?PAGE 821-6-2013/ Remi Scholten & Stefan OsinskiGovernance & Compliance• Wet educatie en beroepsonderwijs (WEB)• Archiefwet 1995• Archiefregeling 2009• Accountantscontrole (bekostiging)• Onderwijsinspectie• Wet onderwijstoezicht, leerplicht• Wet openbaarheid bestuur• Selectielijst archivering HBO Raad• Declaraties bestuur• F&C accoutantcontrole• Taxonomy Kennisnet• …. etc
  10. 10. HORA BedrijfsfunctiemodelPAGE 921-6-2013/ Remi Scholten & Stefan OsinskiValorisatieOnderwijsondersteuning OnderzoeksondersteuningOnderzoekOnderwijsOnderwijsontwikkelingOnderwijsplanningOnderwijsuitvoeringRoosteringDeelnemerwervingInschrijvingOnderzoeksadministratieOnderzoeksontwikkelingOnderzoeksopzetOnderzoekspublicatieToetsingDeelnemercounselingDiplomeringKennisuitnuttingOnderzoeksuitvoeringOnderzoeksassistentieDeelnemerbegeleidingAlgemeneondersteuningWetenschappelijkeinformatievoorzieningBedrijfsvoeringHuman ResourceManagementFinancieelmanagementFacilitairmanagementDocumentaire IVCommunicatiemanagementInkoopmanagementContactmanagementJuridischmanagementInformatieen Technologiemgt.SturingBeleid enplanvormingVerandermanagementVerbetermanagementVerantwoordingStrategie engovernance
  11. 11. SturingOnderzoeksondersteuningOnderzoekOnderwijsondersteuningOnderwijsBedrijfsvoeringvorderingverplichtingjournaalpostkostenplaatsactivuminkomendebetalinguitgaandebetalingdienstbetrekkingcontactcampagnecompetentie(medewerker)beoordelingformatieplaats gebouwruimtevoorwerp apparaatapplicatiesysteemsoftwareconfiguratieitemmeldingorganisatieindividuwerkactiviteitleverancierinkoopcontractwerkordermedewerkerdoelstelling indicatoronderwijsinstellingorganisatieonderdeelbeleidsuitgangspunt architectuur resultaatbewijsstuktoetsmateriaalleermateriaalroosterstageplaatsstageonderwijseenheidonderwijseenheiddeelnameexamenprogrammatoetsresultaatonderwijsovereenkomstgroepcompetentie(deelnemer)deelnemerwaardedocumentstagebedrijfonderwijsproductopleidingleeractiviteit toetsactiviteitopdrachtgever werkpublicatie(gepubliceerd)subsidieprogrammaonderz.geg.(gepubliceerd)subsidieovereenkomstsamenwerkingsverbandexpressiemanifestatieitemleermateriaal(gepubliceerd) uitleenpublicatieonderzoeksgegevenstoetsmateriaal(gepubliceerd)bedrijfseisplanonderzoeksobjectonderzoekbegroting5 jaar of langerbewarenarchiefindicatieSelectielijst archivering Hoger Onderwijs
  12. 12. Probleemstelling TU/e• Dynamische omgeving• Eigenwijze professionals en jonge studenten• Waarborging verantwoording middels archief• Naadloze integratie van de dynamischewerkomgeving met “archief” E-depot omgevingPAGE 1121-6-2013/ Remi Scholten & Stefan Osinski
  13. 13. Visie TU/ePAGE 1221-6-2013Digitale universiteit“de TU/e zet de komende jaren stappen inde richting van het concept digitale universiteit”/ Remi Scholten & Stefan Osinski
  14. 14. Visie Informatie Expertise CentrumPAGE 1321-6-2013• Contentmanager TU/e• Informatie vastleggen, bewaren en beschikbaar stellen• Kerntaken:• Digitaal (samen-)werken• E-depot• Digitaal archief• Repository• Academisch Erfgoed• Digitale Bibliotheek• Fysieke Bibliotheek• Beleidskeuze• Creëer geen informatie maar gebruik deze!/ Remi Scholten & Stefan Osinski
  15. 15. Visie op content…PAGE 1421-6-2013Bieden vanMAXIMALE VRIJHEIDi.c.m.PROVEN TECHNOLOGYHet streven:1. Dynamiek met Sharepoint2. Self archiving m.b.v. Verseon e.a./ Remi Scholten & Stefan Osinski
  16. 16. De oplossing…..PAGE 1521-6-2013Bedrijfsbus / BizztalkCorporatesystemsMiddenlaagApplicatielaagOracleFinancialsOWISOracleHRMVUBIS METISRMAe-DepotMetadatamodelTU/eGoogleSearchApplianceGUIOASEGUISelfArchiving/ Remi Scholten & Stefan OsinskiSharepoint
  17. 17. Oplossing: GUI Self ArchivingPAGE 1621-6-2013SharePoint webparts voor maximale vrijheidDe user interface voor medewerker en studentArchieffunctionaliteit binnen DM omgeving:• Zelf vastleggen• Zelf archiveren• Publiceren naar SharepointEn dat voor Onderwijs, onderzoek &Administratieve Organisatie/ Remi WScholten & Stefan Osinski
  18. 18. ProjectenportalPAGE 1721-6-2013Een combi van Onderzoek & Financiën/ Remi Scholten & Stefan Osinski
  19. 19. Digitaal projectendossier; aanvraagPAGE 1821-6-2013/ Remi Scholten & Stefan Osinski
  20. 20. Projectenportal; mijn aanvragenPAGE 1921-6-2013/ Remi Scholten & Stefan Osinski
  21. 21. Projectenportal; mijn projectenPAGE 2021-6-2013/ Remi Scholten & Stefan Osinski
  22. 22. Projectenportal; ProjectinfoPAGE 2121-6-2013/ Remi Scholten & Stefan OsinskiReal time informatie uit Oracle Financials
  23. 23. Projectenportal; contentinfoPAGE 2221-6-2013/ Remi Scholten & Stefan OsinskiEr zijn 8 document libraries die overeenkomen met de 8 “tabbladen”in het projectdossier. Bij afsluiten van het project worden dedocumenten opgenomen in het RMA-projectdossier.
  24. 24. Document Lifecycle; documentcreatieSharePoint webparts i.c.m. huisstijl & Verseon metadataPAGE 2321-6-2013METADATA document naar RMATU/e huisstijlintegratie?RMA kenmerk uit Verseon/ Remi Scholten & Stefan Osinski
  25. 25. Sharepoint functionaliteit i.c.m. VerseonSharePoint webpart; registreren/ Remi Scholten & Stefan Osinski PAGE 2421-6-2013Document registreren in RMARMA kenmerk zowel indocumentbibliotheek als in document
  26. 26. Klaar? ArchiverenSharePoint webpart; ArchiverenPAGE 2521-6-2013Document archiveren in RMAVerdwijnt uit Documentbibliotheek/ Remi Scholten & Stefan Osinski
  27. 27. Opslaan in Verseon, presenteren in SPSharePoint webpart; Publiceren archiefbescheidenPAGE 2621-6-2013Link naar RMA document/ Remi Scholten & Stefan Osinski
  28. 28. Onderwijs: OWinfoPAGE 2721-6-2013/ Remi Scholten & Stefan Osinski
  29. 29. Onderwijs: Gui OASEPAGE 2821-6-2013OASE – Digitale Leer- & werkomgeving/ Remi Scholten & Stefan Osinski
  30. 30. Onderwijs: Gui OASEPAGE 2921-6-2013OASE; mijn profiel/ Remi Scholten & Stefan Osinski
  31. 31. Onderwijs: Gui OASEPAGE 3021-6-2013OASE i.c.m. Outlook/ Remi Scholten & Stefan Osinski
  32. 32. Onderwijs: Gui OASEPAGE 3121-6-2013OASE i.c.m. digitaal studentendossier/ Remi Scholten & Stefan Osinski
  33. 33. Conclusie…..PAGE 3221-6-2013Bedrijfsbus / BizztalkCorporatesystemsMiddenlaagApplicatielaagOutlook OWISOracleHRMVUBIS METISRMAe-DepotMetadatamodelTU/eGoogleSearchApplianceGUIOASEGUISelfArchivingDIGITAALWERKENSharePoint ideaal als dynamischesamenwerkingsomgevingGovernance, compliance geregeld metbewezen, gecertificeerde Verseon RMA/e-depot.(via BT ook geïntegreerd met HRM, SIS etc)Vrijheidon premise& cloudeindgebruikers flexibiliteitorganisatie verantwoording.Het beste van twee werelden !/ Mike Meens & Stefan Osinski
  34. 34. PAGE 3321-6-2013
  35. 35. HORA BedrijfsfunctiemodelPAGE 3421-6-2013/ Remi Scholten & Stefan OsinskiValorisatieOnderwijsondersteuning OnderzoeksondersteuningOnderzoekOnderwijsOnderwijsontwikkelingOnderwijsplanningOnderwijsuitvoeringRoosteringDeelnemerwervingInschrijvingOnderzoeksadministratieOnderzoeksontwikkelingOnderzoeksopzetOnderzoekspublicatieToetsingDeelnemercounselingDiplomeringKennisuitnuttingOnderzoeksuitvoeringOnderzoeksassistentieDeelnemerbegeleidingAlgemeneondersteuningWetenschappelijkeinformatievoorzieningBedrijfsvoeringHuman ResourceManagementFinancieelmanagementFacilitairmanagementDocumentaire IVCommunicatiemanagementInkoopmanagementContactmanagementJuridischmanagementInformatieen Technologiemgt.SturingBeleid enplanvormingVerandermanagementVerbetermanagementVerantwoordingStrategie engovernanceZelfde technologie om:• Powerpoint document archiveren• Stageverslagen te archiveren• Etc.
  36. 36. HORA BedrijfsfunctiemodelPAGE 3521-6-2013/ Remi Scholten & Stefan OsinskiValorisatieOnderwijsondersteuning OnderzoeksondersteuningOnderzoekOnderwijsOnderwijsontwikkelingOnderwijsplanningOnderwijsuitvoeringRoosteringDeelnemerwervingInschrijvingOnderzoeksadministratieOnderzoeksontwikkelingOnderzoeksopzetOnderzoekspublicatieToetsingDeelnemercounselingDiplomeringKennisuitnuttingOnderzoeksuitvoeringOnderzoeksassistentieDeelnemerbegeleidingAlgemeneondersteuningWetenschappelijkeinformatievoorzieningBedrijfsvoeringHuman ResourceManagementFinancieelmanagementFacilitairmanagementDocumentaire IVCommunicatiemanagementInkoopmanagementContactmanagementJuridischmanagementInformatieen Technologiemgt.SturingBeleid enplanvormingVerandermanagementVerbetermanagementVerantwoordingStrategie engovernanceOnderwijsonsteuning, intake
  37. 37. Onderwijsondersteuning, intakeBakjes per doelgroep:1. Nieuw door AO te verwerken aanmeldingen2. Bij SCC voor planning intake3. Geplande intakes (staat ook in outlook)4. Afgeronde intakes
  38. 38. Dossier en documenten in te zien viaoutlook of rechtstreek in SharePointIntaker kan documenten uploaden en mbv sjablonendocumenten met vast format aan dossier toevoegen.Op termijn kan aspirant zelf items toevoegen en status inzien.Centraal opgeslagen document inzichtelijk via meerdere bronnen.Doorzetten SIS (Alluris, SAP, Peoplesoft, ..). Maar ook OnStage …Eenmalig centraal beheerd.
  39. 39. HORA BedrijfsfunctiemodelPAGE 4021-6-2013/ Remi Scholten & Stefan OsinskiValorisatieOnderwijsondersteuning OnderzoeksondersteuningOnderzoekOnderwijsOnderwijsontwikkelingOnderwijsplanningOnderwijsuitvoeringRoosteringDeelnemerwervingInschrijvingOnderzoeksadministratieOnderzoeksontwikkelingOnderzoeksopzetOnderzoekspublicatieToetsingDeelnemercounselingDiplomeringKennisuitnuttingOnderzoeksuitvoeringOnderzoeksassistentieDeelnemerbegeleidingAlgemeneondersteuningWetenschappelijkeinformatievoorzieningBedrijfsvoeringHuman ResourceManagementFinancieelmanagementFacilitairmanagementDocumentaire IVCommunicatiemanagementInkoopmanagementContactmanagementJuridischmanagementInformatieen Technologiemgt.SturingBeleid enplanvormingVerandermanagementVerbetermanagementVerantwoordingStrategie engovernanceOndersteuning vergaderingBesluitvorming proces
  40. 40. HORA BedrijfsfunctiemodelPAGE 4121-6-2013/ Remi Scholten & Stefan OsinskiValorisatieOnderwijsondersteuning OnderzoeksondersteuningOnderzoekOnderwijsOnderwijsontwikkelingOnderwijsplanningOnderwijsuitvoeringRoosteringDeelnemerwervingInschrijvingOnderzoeksadministratieOnderzoeksontwikkelingOnderzoeksopzetOnderzoekspublicatieToetsingDeelnemercounselingDiplomeringKennisuitnuttingOnderzoeksuitvoeringOnderzoeksassistentieDeelnemerbegeleidingAlgemeneondersteuningWetenschappelijkeinformatievoorzieningBedrijfsvoeringHuman ResourceManagementFinancieelmanagementFacilitairmanagementDocumentaire IVCommunicatiemanagementInkoopmanagementContactmanagementJuridischmanagementInformatieen Technologiemgt.SturingBeleid enplanvormingVerandermanagementVerbetermanagementVerantwoordingStrategie engovernanceZaakgericht werken binnenbedrijfsondersteuning
  41. 41. Verseon zoeken van informatie in dekennisbank
  42. 42. Overzicht informatie kennisbank
  43. 43. Gebruik applicaties waar ze goed zijn.• SharePoint ideaal als dynamische samenwerkingsomgeving• Governance, Compliance dienstverlening is geregeld metbewezen, gecertificeerde Verseon RMA/e-depot. (ookgeïntegreerd met HRM, SIS etc).• Combinatie biedt eindgebruikers flexibiliteit en organisatiesoplossing voor verantwoording.• Organisatie kan bepalen wat on premises en welkonderdeel in de cloud.eindgebruikers flexibiliteitorganisatie verantwoording.Het beste van twee werelden !/ Remi Scholten & Stefan OsinskiConclusie Collaboration vs CompliancyPAGE 4721-6-2013
  44. 44. Dank voor jullie aandacht!Vragen?Remi Scholten scholten@circlesoftware.nlStefan Osinski S.C.Osinski@tue.nl/ Remi Scholten & Stefan Osinski

×