Who’s Driving? 
     Implementing a multi­disciplinary information system 
     Chuck Patch 
     The Historic New Orleans...
In The Beginning… 
              n  Three Separate Divisions 
                  n  Museum 
                  n  Library 
Original Organizational Structure 

It Came To Pass… 
              n  Gradual consolidation of divisions into 
                 research/public programs 
And Pass… 
n  Reference staff occupied same space but 
  continued to function as before 
  n  Reference staff were specia...
Revised Organizational Structure 
                                                          Curator of Collections 

Museum Computer Network 2007 

Catalogers seeking direction?

The Big Box 

                                                            A Whole Bunch 
Changes at the level of intake 
              n  Subtle and not so subtle 
                 n  Replaced the term “departme...
Museum Computer Network 2007 

The system we co­developed with Minisis Inc. allowed a registrar, ideally operating 
on ...
Fully featured cataloging modules for each 
n  Collections management 
  n  EVERYTHING gets a CM record 
  n  ...
Collections Management 3 DO/Image Module 

                                     Museum Computer Network 2007 

The C...
Bibliographic Module 

                                                                      n  Marc format 
Manuscripts module 

                                                                 n  Import/export 
Museum Computer Network 2007 

But how do we get the catalogers/curators/reference folks to adopt the system?

Why won’t they just use it? 

n  We moved the implementation of standards 
   downstream from the registrars, but.. 
n  Ca...
Who are we doing this for? 

             “Internal” vs.. “External” Orientation 

                            The Public ...
Reference Themes 

               §  Reference Code : ISAD(G) 
                  §  e.g. HNOC Mss205 1.1 
Reference Theme Committee 

              n  Composed of curatorial, library and archives 
                 catalogers, su...
Top Level 
n  Architecture and Urban Development 
n  Fine and Decorative Arts 
n  Literary Arts 
n  Music and Performing A...
Museum Computer Network 2007 

Screen showing implementation of collection themes. These themes are assigned 
to all it...
Web Interface 

                                   Museum Computer Network 2007 

The system when implemented on the...
Museum Computer Network 2007 

Results will come back indicating the type of material

A department is born 

               n  2007 : the Processing Department is created, 
                  putting all catal...
And everyone lived happily forever 

                               Museum Computer Network 2007 

Photos by chuck p...
Upcoming SlideShare
Loading in …5

Who's Driving? Implementing a Multi-Disciplinary Collection Information System in a Museum


Published on

A case study of a project at The Historic New Orleans Collection to integrate the Registration and Cataloging of three collecting divisions: the museum, library and manuscripts division. THNOC co-developed a software system with Minisis Inc. that combined curatorial, bibliographic and archival cataloging processes. However, professional practices did not intersect in the area of subject classification and the institution developed an in-house descriptive hierarchy to provide a tool for federated searches of all holdings.

  • Be the first to comment

Who's Driving? Implementing a Multi-Disciplinary Collection Information System in a Museum

  1. 1. Who’s Driving?  Implementing a multi­disciplinary information system  Chuck Patch  The Historic New Orleans Collection Museum Computer Network 2007  1 
  2. 2. In The Beginning…  n  Three Separate Divisions  n  Museum  n  Library  n  Manuscripts  n  Museum is dominant  n  Largest staff  n  First to acquire a Collections Management  System  Museum Computer Network 2007  The Force of Corporate Culture:  In the late 1980’s, The Historic New Orleans Collection was composed of three  autonomous divisions: Manuscripts, Curatorial and Library. By far the largest of  these divisions was the Curatorial Department and the institution identified itself  primarily as a museum, with the library and manuscripts divisions performing  ancillary roles. Each division was comprised of a curator and possible assistant  curators, a registrar and cataloging and processing staff. Each division had its own  reading room and reference staff. The institution maintained three distinct accession  numbering schemes and each department was responsible for maintaining its own  reference[CWP1] indexes. The first division to automate was Curatorial, which  implemented a system in 1986. 2 
  3. 3. Original Organizational Structure  Administration  Curatorial Department  Library  Manuscripts Department  Head Curator  Librarian  Manuscripts Curator  Registrar  Registrar  Registrar  Reference  Cataloger  Cataloger  Assistant Curators /  Reference  Reference  catalogers  Mandate to Unify Collections Access  Shortly after the purchase of the system was approved, a reorganization of the institution created a  single Collections Management unit to serve all three divisions. A revamp of the system was  immediately undertaken, but nothing could alter the fact that the system was designed for cultural  objects and was an uncomfortable fit for the library and manuscripts divisions. Moreover, in its first  implementation, the system could only handle the acquisition process for all the divisions, but final  cataloging could only be done for Curatorial objects. As a result, library and manuscripts staff  discounted the utility of the system and came to regard the data entry required for the acquisition  process as a burden, skimping on information they put into the system as much as possible. In the  most basic sense, for the library and manuscripts division, the system had only one purpose: the  production of the acquisition report. Further complicating the issue, the registrars, while nominally  adhering to rules created by the Collections Manager, continued to report to curators in the divisions.  Throughout the late 1980’s and into the mid 1990’s, a variety of fixes and accommodations were  attempted to include cataloging records for library and manuscripts materials in the Collection  Management System (Quixis.) These included a set of special programs to import Marc Format data  from the OCLC bibliographic utility into the Collections Management system and present these  records on screen in a library­friendly format. A method for creating Manuscript Collection records  within the system was also devised, but this system only allowed for the creation of Collection level  records.  While the creation of manuscript collection group records has continued to the present, the  import of MARC format data was abandoned quickly when it was determined that existing records in  the system could not be updated from imported MARC records.  In the meantime, further staffing and organizational changes were made in an effort to unify the  divisions. 3 
  4. 4. It Came To Pass…  n  Gradual consolidation of divisions into  research/public programs  n  Single Collections Management Office with  common registration procedure  n  Creation of Research Division  n  Combines reference functions of three divisions  n  Consolidates Curatorial, Library, Manuscripts  staff  n  Creation of Museum Programs  n  Combines education, public programming,  exhibition  Museum Computer Network 2007  The creation of the Williams Research Center consolidated reference services for  all divisions and put all reference staff into a single facility. Museum and public  programs were split off as a separate division and were housed in a different facility. 4 
  5. 5. And Pass…  n  Reference staff occupied same space but  continued to function as before  n  Reference staff were specialized in their  original areas of expertise  n  Only curatorial items had fully cataloged  records in an online system  n  Cataloging driven by curatorial imperatives,  not public interest  n  Different accession numbering schemes still  applied to materials collected by the non­  existent divisions Museum Computer Network 2007  5 
  6. 6. Revised Organizational Structure  Curator of Collections  Collections Management  Museum Programs  Research Center  Director of Research Center  Registrars  Curator of Collections  /Curator of Manuscripts  Library  Curatorial  Cataloger  Librarian  Department  Bibliographic Cataloger  Manuscripts  Manuscripts Cataloger  Department  Registrars absorbed into Collections Management Department  A further step toward an integrated processing approach came in 1993 when the registrars in each of the research divisions  were put directly under the supervision of the Collections Manager. Prior to this, all registrars were required to adhere to  standard procedures set up by the Collections Management Department, but were supervised by the department heads. This  arrangement made it difficult for the Collections Manager to implement changes or insist on adherence to standard practices,  particularly in cases where (as with the library) those practices, largely incorporating museum procedure, didn’t resemble  common practice in their fields.  Inconsistencies in the Organizational Structure  For nearly a year after the Williams Research Center opened, the staff organizational structure remained unchanged. In 1997  THNOC restructured its organization.  Each of the research divisions disappeared from the organization chart. In place of the  former structure, there were now three major divisions within the institution. These were the:  Research Center, comprising the post­acquisition processing staffs from the former Manuscripts and Library departments,  and reference services.  Museum Programs, which includes exhibition development, and educational outreach as well as processing for what had  formerly been Curatorial Department materials.  Collections Management, which now includes all registrars under its direct supervision and Preparatory staff.  This new organizational structure was intended to provide a firm definition to the staff reporting. Nonetheless, a number of  inconsistencies were embedded in the plan that encouraged most staff to behave as if nothing had changed. These  inconsistencies included the following:  Job Functions that are not congruent with Chain of Command  In a number of cases, the supervisory structure doesn’t correspond with the network of associations the position is part of.  For example:  The Head of Processing (who is also the Head Librarian) reports to the Director of the Williams Research Center. Also  reporting to the Director of the WRC are the Processors, Project Personnel and Manuscripts Cataloger. A “Processing Team”  is also defined, but the members of this team also report to the Director of the WRC and, interestingly, this team does not  appear to include the Head of Processing.  The only staff listed as reporting to the Head of Processing is the Library  Cataloger and “Volunteers” ­­  a staff position that appears in numerous places on the organizational chart. Thus, according  to THNOC’s own description, the Head of Processing has no staff and is not the team leader. Instead, direct supervision of  all processing staff is the responsibility of the Director of the WRC  While all registrars report to the Senior Registrars of the Collections Management Department, the Catalogers report to  individual, head curators. The head curators, all of whom have double titles (Director of the Williams Research Center /  Manuscripts Curator; Head Librarian / Head of Processing; Director of Museum Programs / Head of Curatorial) directly  supervise individual catalogers, volunteers and project personnel.  The Curators and the catalogers, project personnel and volunteers they supervise are split into different formal divisions. The  catalogers and curators for Manuscripts and the Library are all members of the Williams Research Center, while the Head of  Curatorial and the Curatorial Cataloger are members of the Museum Programs Division.  “Phantom” Departments [CLICK]  The current reporting structure does away with the formal departmental structure of the older THNOC, while maintaining  much of the supervisory structure. THNOC continues to have positions for Curators of Manuscripts and Curatorial, as well as  a Librarian and all of these positions have workers involved in processing materials who report directly to them, most notably,  the catalogers. Nonetheless, there are no formally defined Curatorial, Manuscripts or Library Departments. This arrangement  6  effectively moves almost all responsibility for processing to the curatorial level, including technical decision making.
  7. 7. Museum Computer Network 2007  Catalogers seeking direction? 7 
  8. 8. The Big Box  A Whole Bunch  of things  25 Letters  246 Photos  32 Books  To Manuscripts  To Curatorial  Dept  Dept.  To Library  Museum Computer Network 2007  Approaches to the problem:  The Big Box  Things happen. We had three departments and we knew that certain things held in each of the  collections either weren’t described in any finding aid at all, or were mentioned so cursorily, they  would never be found.  Because the “disappearance” of information tended to happen most often in the context of the  acquisition of a large collection of items by one or another of the departments, we came up with what  came to be called the “Big Box” scenario, as in: “A big box arrives; it contains 25 letters, 246  photographs and 32 books…”  Two things seemed to happen in the big box scenario that weren’t very logical. If the box had  something that interested curators in each of the divisions, it was unpacked and separated into  different accessions – artificial accessions, really, since the box came from one place and really  represented a single transaction. So in our hypothetical situation, the letters become a manuscripts  accession, the photos go to Curatorial and the books are accessioned into the library. All groups are,  in our case given numbers in separate numbering schemes. The other thing that happened was that  the entire box was taken by one of the departments and the portions that didn’t interest the curators  wound up in the paper accession files with virtually no descriptive documentation, and not much of a  trail to get back to it if someone ever thought it was interesting enough to describe.  The big box seemed the most appropriate point to attack a plethora of problems, which at first looked  mostly technical, then largely procedural and ultimately seems a symbiotic combination of procedure,  software and intent, not necessarily in that order. 8 
  9. 9. Changes at the level of intake  n  Subtle and not so subtle  n  Replaced the term “department” with  “descriptive focus”:  n  Visual  n  Archives  n  Bibliographic  n  (more as time went by)  n  Switched to a single accession numbering  system  n  Streamlined acquisition to “bare bones” to  speed up generation of fundamental docs  Museum Computer Network 2007  The most dramatic change was the switch to a single numbering system, which  necessitated the creation of methods to handle old vs. new acquisitions. However,  the move enormously simplified record handling and auditing issues.  In less earth shaking moves, we expunged the word “department” from our  communications concerning the project.  Finally, we attempted to move the cataloging / processing of collections  downstream from the registrar’s office and made the acquisitions and registration  module in our design a bare­bones system that captured only the most essential  information and could generate receipts and records with only a few minutes of  work. 9 
  10. 10. Museum Computer Network 2007  The system we co­developed with Minisis Inc. allowed a registrar, ideally operating  on the instructions of a curator or processing manager (a position that didn’t exist  when we designed the system) to generate records in special cataloging modules  for bibliographic or archival records. We called this “descriptive focus”. Everything  gets a record in the Collections Management portion by default. Eventually we  developed several other descriptive foci that designated special handling situations. 10 
  11. 11. Fully featured cataloging modules for each  discipline  n  Collections management  n  EVERYTHING gets a CM record  n  3DO/Image records live here  n  Field specific and general help files, as well as  pick­lists support:  §  CCO  §  CDWA  §  AAT Museum Computer Network 2007  11 
  12. 12. Collections Management 3 DO/Image Module  Museum Computer Network 2007  The Collections Management module (what we designate as the 3DO/image  module) is used for all objects that come into the institution. Help screens and data  entry constraints implement CCO and CDWA. 12 
  13. 13. Bibliographic Module  n  Marc format  import/export/edit  n  Multiple  download source  options  n  Support for  bibliographic  formats and  standards  n  Links at item  level to CM  module  Museum Computer Network 2007  The bibliographic module is a full library system. We don’t use the circulation  system but we are using the serials module. It links seamlessly to OCLC’s online  system and can import MARC format data. An internal MARC database allows us to  store the record as pure MARC, but in order for it to link up to other portions of the  system (such as the registration and CMS) the records are imported to a simpler  record format. The copy level information for any title hyperlinks to its corresponding  CMS, item­level record. 13 
  14. 14. Manuscripts module  n  Import/export  of EAD  n  Support for  n  APPM  n  RAD  n  Links at item  level to CM  module  Museum Computer Network 2007  The archival module implements the APPM and RAD standards, supports import  and export of EAD data and links at the item level to the CMS. 14 
  15. 15. Museum Computer Network 2007  But how do we get the catalogers/curators/reference folks to adopt the system? 15 
  16. 16. Why won’t they just use it?  n  We moved the implementation of standards  downstream from the registrars, but..  n  Catalogers worked for the curators  n  Curators weren’t especially concerned about  interoperability, repurposing, and..  n  PUBLIC ACCESS Museum Computer Network 2007  16 
  17. 17. Who are we doing this for?  “Internal” vs.. “External” Orientation  The Public  Museums:  Libraries:  Internal Orientation  External Orientation  Mediated  Unmediated  Presentation  Public Access  Museum Computer Network 2007  Public Access vs. mediated Presentation  Perhaps the most fundamental difference in approach between libraries and  museums, is in their relationship to the public. The mission of the library is to  provide access to its holdings by the public. By definition this assumes that  information is extracted by the patron and not a curator. In contrast, in a typical  museum information about the collections is dispensed pedagogically via exhibits,  publications, public lectures and symposia. The only people accessing the database  without programmatic guidance are museum staff.  In terms of information system design, the library assumes a public access system  providing largely unmediated access to information about its holdings. The Museum,  on the other hand, operates on the implicit assumption that information on  collections will be accessed primarily by staff members in the process of putting  together mediated presentations of museum holdings for the public.  In the former case, the system emphasis will be on “discovery;” the ability to locate  relevant material within the database. In the latter case, the emphasis will be on  depth of description and unique physical attributes: curatorial staff, for the most part,  knows what is in the collection and how to find it within the database. What they  need from the database is accurate ownership information, dimensions and  thorough descriptions. 17 
  18. 18. Reference Themes  §  Reference Code : ISAD(G)  §  e.g. HNOC Mss205 1.1  §  Repeatable  §  Works for virtual and real collections  §  Makes Collecting Policy Explicit  §  Provides appropriate control to curators  §  Facilitates hierarchical description  §  Compatible with EAD  Museum Computer Network 2007  Reference Codes  How do you reconcile these differences? The first step is to realize that because  they begin from opposite viewpoints, it can be possible to support both. Indeed, the  problem turns out not to be that you can’t describe something in a museum/object­  centric sort of way and as part of collection with essential internal relationships. The  problem turns out to be far more pedestrian – how do you allocate resources and  set up processes to accommodate multiple viewpoints?  The approach we’ve decided to take is to assign all new items, collections, etc.  coming into the institution a “reference code.” This is a concept borrowed from the  archival world, and is spelled out in the ISAD(G) standards. Essentially, it is a  naming and classification method for assigning identities to repositories. But the  classification system is designed to be hierarchical and thus allows for the  enumeration of collections within an institution and the breakout of those collections  into subparts  Among it’s advantages is that it allows us to classify incoming materials in a logical  and consistent way prior to cataloging. 18 
  19. 19. Reference Theme Committee  n  Composed of curatorial, library and archives  catalogers, supervisory level reference services and  collections management personnel – and curators  n  Mandate to create 12 hierarchies that describe all of  our holdings  n  Multiple hierarchies could be applied to a single  record  n  Top level to be assigned by curator at time of  acquisition consideration  n  Lower levels to be assigned by catalogers  Museum Computer Network 2007  A committee was formed to come up with an internal classification system that  would describe our holdings. It was not intended to supplant any professionally  accepted standards but to create what amounted to the first explicit description of  our collecting policies. It was purposely made with only 12 major hierarchies so that  it could easily be used by curators and then fleshed out by catalogers. Multiple  hierarchies could be assigned to any item. 19 
  20. 20. Top Level  n  Architecture and Urban Development  n  Fine and Decorative Arts  n  Literary Arts  n  Music and Performing Arts  n  Commerce, Industry and Agriculture  n  Geography and Land Tenure  n  Historical Eras  n  Military History  n  Politics, Government and Law  n  Science and Technology  n  Social History  n  Local Life and Customs Museum Computer Network 2007  20 
  21. 21. Museum Computer Network 2007  Screen showing implementation of collection themes. These themes are assigned  to all items and provide the unifying vocabulary for all holdings regardless of type.  Users can search on these and drill down to the items in the curatorial, bibliographic  or archival databases and then use discipline specific vocabularies to narrow their  search. 21 
  22. 22. Web Interface  Museum Computer Network 2007  The system when implemented on the web will first offer the user the cross—  collection search option 22 
  23. 23. Museum Computer Network 2007  Results will come back indicating the type of material 23 
  24. 24. A department is born  n  2007 : the Processing Department is created,  putting all catalogers under one supervisor:  the Assistant Director of the Research Center  n  He creates the Processing Committee,  composed of representatives of all areas in  the museum to analyze and reform  processing procedures  n  First reading assignment: 1999 RFI for a new  system  Museum Computer Network 2007  The experience of the Themes Committee was the first cross­”departmental” group  to deal with classification and description issues. It’s success has led to the creation  of a processing division which finally takes cataloging control away from the  curators and makes it an independent process with feedback from the reference  division. 24 
  25. 25. And everyone lived happily forever  Museum Computer Network 2007  Photos by chuck patch  www.flickr.com/photos/chuckp 25