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Die gute IT-Ausschreibung aus Anwendersicht

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Tipps zur Aufwandreduktion für Anbieter und für die ausschreibende Stelle bei Ausschreibungen.
Saving effort by better procurement documents

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Die gute IT-Ausschreibung aus Anwendersicht

  1. 1. Die «gute IT-Ausschreibung» aus Anbietersicht Dr. Christoph Graf
  2. 2. Küstenlinien-Paradoxon | Die «gute IT-Ausschreibung» aus Anbietersicht29.08.2018
  3. 3. Küstenlinien-Paradoxon | Die «gute IT-Ausschreibung» aus Anbietersicht29.08.2018
  4. 4. Küstenlinien-Paradoxon © EBP | 4| Die «gute IT-Ausschreibung» aus Anbietersicht29.08.2018
  5. 5. Küstenlinien-Paradoxon © EBP | 5| Die «gute IT-Ausschreibung» aus Anbietersicht ganz genau exakt 29.08.2018
  6. 6. Küstenlinien-Paradoxon © EBP | 6| Die «gute IT-Ausschreibung» aus Anbietersicht ganz genau exakt 29.08.2018 ?
  7. 7. Kleine Tipps mit grosser Wirkung Aufwandreduktion bei Angebotserstellung und -bewertung 29.08.2018 © EBP | 7| Die «gute IT-Ausschreibung» aus Anbietersicht
  8. 8. Ausschreibungsdokumente © EBP | 8| Die «gute IT-Ausschreibung» aus Anbietersicht EK Eignungskriterien Muss-Kriterien Anbieter TS Technische Spezifikation Muss-Kriterien Leistung ZK Zuschlagskriterien Bewertung des Angebots PH Pflichtenheft SA Systemanforderungen Vertragsentwurf AGB Beilagen Anhänge 29.08.2018
  9. 9. PH: Papier und elektronisch: Regle was gelten soll Das Angebot muss in zwei Papierexemplaren und in elektronischer Form auf einem geeigneten Datenträger (USB-Stick, CD-ROM, DVD- ROM) eingereicht werden. Der Anbieter ist verantwortlich für die exakte Übereinstimmung der Papierexemplare und elektronischen Exemplare. Bei Abweichungen geht die elektronische Version vor. © EBP | 9| Die «gute IT-Ausschreibung» aus Anbietersicht29.08.2018
  10. 10. PH: Sage, was Du bieten wirst Kapitel «Anforderungen an den Auftraggeber» • Was, wenn der Auftraggeber die Anforderungen nicht erfüllen kann? • Fliessen die Anforderungen in die Bewertung ein? Ich biete: • Regelung der Zusammenarbeit o Funktionen, z.B. Projektleiter, Anwendervertreter, Product Owner(!) o Organigramm o Entscheidungskompetenz • Zeitliche Verfügbarkeit, Sitzungsrhythmus • Infrastruktur • Kollaborationssoftware © EBP | 10| Die «gute IT-Ausschreibung» aus Anbietersicht29.08.2018
  11. 11. EK: Beachte Rezertifizierungsintervall Ggf. zweitneueste Fassung fordern, weil Zertifikat drei Jahre lang gültig ist. ISO 9001:2008 :2015 ISO 27001:2005 :2013 © EBP | 11| Die «gute IT-Ausschreibung» aus Anbietersicht29.08.2018
  12. 12. EK: Beachte Rezertifizierungsintervall Ggf. zweitneueste Fassung fordern, weil Zertifikat drei Jahre lang gültig ist. ISO 9001:2008 :2015 ISO 27001:2005 :2013 © EBP | 12| Die «gute IT-Ausschreibung» aus Anbietersicht 3 Jahre 29.08.2018
  13. 13. EK: Beachte Rezertifizierungsintervall Ggf. zweitneueste Fassung fordern, weil Zertifikat drei Jahre lang gültig ist. ISO 9001:2008 :2015 ISO 27001:2005 :2013 © EBP | 13| Die «gute IT-Ausschreibung» aus Anbietersicht 3 Jahre 29.08.2018
  14. 14. EK: Verlange Sprachkenntnisse differenziert Die eingesetzten Mitarbeitenden müssen mindestens über Sprachniveau B2 verfügen. Relevanz prüfen für • Projektleiter mit Kundenkontakt • Requirements Engineer • Systemarchitekt? • Softwareentwickler? • Tester? • …? © EBP | 14| Die «gute IT-Ausschreibung» aus Anbietersicht29.08.2018
  15. 15. EK/ZK: Trenne Referenzformulare von Unterschrift Schriftliche Bereiterklärung einer Referenzperson des Bundes zur Auskunftserteilung, da Referenzperson unbefangen ist. Bereiterklärung auf separatem Formular erleichtert die an sich schon herausfordernde Logistik. | Die «gute IT-Ausschreibung» aus Anbietersicht © EBP | 1529.08.2018
  16. 16. TS: Lass Systemanforderungen pauschal bestätigen TS: Die Muss-Kriterien zur Leistung (Muss-)Anforderungen an das zu entwickelnde System pauschal gemäss SA (nicht einzeln) bestätigen lassen Lösungskonzept verlangen • Seitenzahl limitieren • Kapitel/Themen vorgeben © EBP | 16| Die «gute IT-Ausschreibung» aus Anbietersicht Nr. Bereich Muss-Anforderung Nachweis/Form Bestätigung/Dokumentation des Anbieters TS04 Erfüllen der Systemanforderungen Der Anbieter bestätigt, dass er mit seiner Lösung die Systemanforderungen gemäss Beilage B-04 Systemanforderungen erfüllt. Er erstellt ein Lösungskonzept (maximal 10 A4-Seiten), in dem er die Umsetzung der Systemanforderungen verständlich und transparent darstellt. Bestätigung und Lösungskonzept (maximal 10 A4-Seiten) zu dokumentieren im Angebot. 29.08.2018
  17. 17. ZK: Formuliere als offene Fragen, begrenze Antwortlänge © EBP | 17| Die «gute IT-Ausschreibung» aus Anbietersicht29.08.2018
  18. 18. ZK: «Gleiche Formel» für Preis und übrige ZK nominal Preismin. Preismax. übrigeZKmin übrigeZKmax 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 50% 50% | Die «gute IT-Ausschreibung» aus Anbietersicht © EBP | 1829.08.2018
  19. 19. ZK: «Gleiche Formel» für Preis und übrige ZK nominal Preismin. Preismax. übrigeZKmin übrigeZKmax 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 50% 50% | Die «gute IT-Ausschreibung» aus Anbietersicht Spanne © EBP | 1929.08.2018
  20. 20. ZK: «Gleiche Formel» für Preis und übrige ZK nominal Preismin. Preismax. übrigeZKmin übrigeZKmax 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 50% 50% | Die «gute IT-Ausschreibung» aus Anbietersicht Spanne real 30% 70% © EBP | 2029.08.2018
  21. 21. ZK: «Gleiche Formel» für Preis und übrige ZK Problematisch (je nach Formel) sind: • Ausreisser gegen oben oder unten • nur zwei Angebote mit fast gleichem Preis Lösungsansätze: • evtl. mehrere Formeln in Abhängigkeit der Anzahl Angebote? • evtl. Ausreisser speziell behandeln? • Preis nominell möglichst tief gewichten! (für IT-Individualentwicklungen) © EBP | 21| Die «gute IT-Ausschreibung» aus Anbietersicht29.08.2018
  22. 22. ZK: Mach die Auswertung für Anbieter transparent Lösungsbeschreibung bewerten (ZK) © EBP | 22| Die «gute IT-Ausschreibung» aus Anbietersicht29.08.2018
  23. 23. SA: Dokumentiere das «Was» Was muss das System können? In seinem Angebot beschreibt der Anbieter im Lösungskonzept, wie er die SA erfüllen will. Rahmenbedingungen in den SA für «wie» resp. «wie nicht» festlegen. © EBP | 23| Die «gute IT-Ausschreibung» aus Anbietersicht29.08.2018
  24. 24. SA: Erkläre, warum etwas gefordert ist Der Anbieter kennt nun die Absicht/das Ziel und sucht eine geeignete Lösung. © EBP | 24| Die «gute IT-Ausschreibung» aus Anbietersicht Fehler! Verweisquelle konnte nicht gefunden werden. / Fehler! Verweisquelle konnte nicht gefunden werden.Fehler! Verweisquelle konnte nicht gefunden werden. Benutzerkonten verwalten Als Administrator will ich Benutzerkonten für Datenpfleger und Sachbearbeiter einrichten, damit diese auf geschützte Layer zugreifen können. Ich kann: 1. neue Konten eröffnen 2. bestehende Konten löschen oder sperrenFehler! Verweisquelle konnte nicht gefunden werden. / Fehler! Verweisquelle konnte nicht gefunden werden.Fehler! Verweisquelle konnte nicht gefunden werden. Themenbaum anpassen, GIS-Themen veröffentlichen Als Datenpfleger kann ich den Themenbaum auf dem Geoportal anpassen. So- mit kann ich neue GIS-Themen einfügen und veröffentlichen, bestehende lö- schen oder umgruppieren. Der Themenbaum erlaubt die Bildung von Gruppen. Somit kann ich unter einem Überbegriff verschiedene GIS-Themen anordnen. 29.08.2018
  25. 25. SA: Beschränke dich auf «Muss-Anforderungen»* • Requirements: Verlange was gefordert ist: Muss-Anforderungen • «Desirements»: Verschiebe sie auf Folgerelease als Muss- Anforderungen -> Ausschreibungsdesign: Optionen * gilt zumindest bei IT-Individualentwicklungen | Die «gute IT-Ausschreibung» aus Anbietersicht © EBP | 2529.08.2018 1.0 1.1 2.0 n.m
  26. 26. EK, TS, ZK: Bleib beim Wesentlichen mehr Kriterien … • sind nicht zwingend besser • verursachen zwingend mehr Aufwand o bei der Angebotserstellung o bei der Angebotsbewertung • ZK: jedes einzelne ZK verliert an Gewicht © EBP | 26| Die «gute IT-Ausschreibung» aus Anbietersicht29.08.2018
  27. 27. SA: Spezifiziere «alles», aber im adäquaten Detaillierungsgrad «alles» • damit der Anbieter die Kosten schätzen kann Detailierungsgrad • Das Projekt befindet sich in der Konzeptphase. • Der Anbieter bringt seine Vorstellungen ein. Das kann Änderungen bei den Anforderungen zur Folge haben. 29.08.2018 © EBP | 27| Die «gute IT-Ausschreibung» aus Anbietersicht
  28. 28. Nach der Ausschreibung kommt die Realisierung! • ZK: «Schnittstellenpersonal» des Anbieters bewerten (z.B. Projektleiter) • TS/PH: Iteratives oder agiles Vorgehen fordern • Geeigneten Projektleiter beim Auftraggeber einsetzen 29.08.2018 © EBP | 28| Die «gute IT-Ausschreibung» aus Anbietersicht

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