Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.
How to generate effective gross margin 
analysis for product‐based companies
Produced By
Chase Morrison
• Review the questions a GM bridge must answer
• Go over variance calculations
• Review model architecture
• Review...
What questions should a GM bridge answer?
• Is our pricing strategy working as planned?
• What is the GM impact of new pro...
GM Bridge Variances
Though this isn’t the only way to produce a GM Bridge, our 
bridge will be split into three components...
Sales & Cost Price Variances
Purpose:  Quantifies the impact of differences between planned 
prices and the actual prices ...
Sales & Cost Volume Variances
Purpose:  Quantifies the impact of differences between planned  
and actual shipment volumes...
Final Volume & Mix Variances
Purpose:  Segregates the net sales and cost volume variances 
into final volume and mix varia...
Final Volume & Mix Variances (Continued)
Calculation:  Both variances are computed at a summary level (e.g. 
family, produ...
Why bother with mix variance?
• Mix variance pertains to volume variances within a 
product group (or type, product line, ...
Workbook Model Requirements
• Separate sales, cost of goods and gross margin on to individual 
• Create a set o...
Plan Worksheet Structure
Revenue Plan Worksheet (Name: Pln_RV)
• Reflects planned revenue $s invoiced by month
• Revenue p...
Actual Worksheet Structure
Revenue Actual Worksheet (Name: Act_RV)
• Reflects actual revenue $s invoiced by month
• ASP $ ...
Requirements for Margin Bridge
• Want the user to be able to select comparison 
• Want to include a graphical bridg...
1Q Gross Margin Summary ‐‐ $683K Unfavorable
• Summarizes 1Q variance 
(e.g., Jan. Through Mar.)
• Note family subtotals
Sales & Cost Price Variances
• Sales Price Variance
( Actual Unit Sales Price –
Plan Unit Sales Price)
* Actual Units Ship...
Product‐Level Volume Variances
• Sales Volume Var.
( Actual Sales Volume –
Plan Sales Volume)
* Planned ASP
• Cost Volume ...
Final Volume & Mix Variance
• Final Volume Var.
Actual UnitsSUMMARY * 
Avg Unit Plan GM$SUMMARY –
• Mix...
Requirements for Margin Bridge
• Want the user to be able to select comparison 
• Want to include a graphical bridg...
How to change analysis time settings |  (818) 436‐0781 |
Requirements for Margin Bridge
• Want the user to be able to select comparison 
• Want to include a graphical bridg...
Gross Margin Bridge |  (818) 436‐0781 |
Requirements for Margin Bridge
• Want the user to be able to select comparison 
• Want to include a graphical bridg...
Dashboard Schedule |  (818) 436‐0781 | |  (818) 43...
If interested in getting a copy of the 
accompanying workbook, contact Chase 
Morrison at
Upcoming SlideShare
Loading in …5

Generating Effective Gross Margin Analysis

This presentation provides the basics needed to develop a tool that will help product-based businesses better understand how price, volume, cost and mix impact gross margin results. In addition to a detailed review of what the different variances indicated there are recommendations for enhancements to the results that will enable report user to better understand gross margin trends.

  • Be the first to comment

Generating Effective Gross Margin Analysis

  1. 1. How to generate effective gross margin  analysis for product‐based companies Produced By Chase Morrison |  (818) 436‐0781 |
  2. 2. Agenda • Review the questions a GM bridge must answer • Go over variance calculations • Review model architecture • Review the requirements for GM bridge • Review implementation of each variance category • Take a look at approach used to calculate variances • Display a GM bridge schedule • Display basic dashboard schedule • Wrap Up |  (818) 436‐0781 |
  3. 3. What questions should a GM bridge answer? • Is our pricing strategy working as planned? • What is the GM impact of new products? • How are volume differences within a product family or  group impacting GM%? • Are assumptions regarding standard costs (or prices)  correct? • How is volume vs. price vs. mix impacting total GM  profits? • Which products/families are having the greatest  impact to GM? • What actions will have the greatest “bang for the  buck”? |  (818) 436‐0781 |
  4. 4. GM Bridge Variances Though this isn’t the only way to produce a GM Bridge, our  bridge will be split into three components: Price Variance (ASP and cost)  ‐‐ The price variances reflect the  differences between the planned or historical ASP/standard cost  and the actual.  There is a separate calculation for both. Volume Variance (ASP and cost) – The volume variances also affect  both revenue and cost by comparing the planned/historical units to  the actual. Mix Variance – GM variances generally contain a mix component.   Mix variance generally occurs when there are material volume  differences between products that also have different gross  margins. |  (818) 436‐0781 |
  5. 5. Sales & Cost Price Variances Purpose:  Quantifies the impact of differences between planned  prices and the actual prices incurred. Applicability:  Applies to both average selling prices (ASP) and  standard costs to compute both ASP variances and cost  variances. Indications:  Sales price variances – differences between planned  prices and actual invoice price indicates  inconsistencies between marketing price assumptions  and implemented pricing policies.   Cost price variance – Should be minimal given that  standard costing is  under business’ complete control.   Differences may indicate operational changes effected  to standard costing.  Calculation: ASP Variance = (ASP Actual – ASP Plan) * Actual  Volume Cost Var. = (Unit Cost Plan – Unit Cost Act) * Act  Volume |  (818) 436‐0781 |
  6. 6. Sales & Cost Volume Variances Purpose:  Quantifies the impact of differences between planned   and actual shipment volumes.  Only used at a product  level. Applicability:  Applies to both average selling prices (ASP) and  standard costs to compute both sales‐related and cost  related volume variances.   Indications:  Sales volume variances – differences between planned  volume and actual volume indicates inconsistencies  between plan shipments vs. actual shipments.  Cost volume variance – Should be minimal given that  standard costing is  under business’ complete control.   Differences are the same as with the above.  Material  variances are indicative of variances between planned  and actual shipment volume.  Calculation: Sales Volume Variance = (Units Actual – Units Plan) *  Plan Unit ASP Cost Volume Var. = (Units Plan – Units Actual) * Plan  Unit Cost |  (818) 436‐0781 |
  7. 7. Final Volume & Mix Variances Purpose:  Segregates the net sales and cost volume variances  into final volume and mix variances (i.e., Sales + Cost  Volume Variances = Final Volume + Mix Variances) Applicability:  Adding the product level volume variances will not  correctly allocate the GM variance due to GM%  differences between products; the mix variance  quantifies the impact of volume changes between  products.   (For example, a business may achieve a unit shipped  target, as well as the dollar revenue target; but if that  achievement was based on under delivering a high GM% product  by over delivering on a low GM% product, that would produce an  unfavorable mix variance. ) Indications:  Mix variance – If positive, indicates that the volume  mix of products is biased toward higher GM%  products, with the inverse being true if negative.  Final volume variance – Variance coincides with  volume variance at a summary level (e.g., family,  product line, total, etc.) at per unit GM $s. |  (818) 436‐0781 |
  8. 8. Final Volume & Mix Variances (Continued) Calculation:  Both variances are computed at a summary level (e.g.  family, product line, etc.), as follows: Final Volume Var. = Actual UnitsSUMMARY * Average Per  Unit Plan GM$SUMMARY ‐ Σ Planned GM$SUMMARY Mix Variance = Σ Expected GM $s1 – Computed  GM $s2 1 Σ Expected GM $s = (Unit Plan GM$sProduct 1 * Actual  UnitsProduct 1) + (Unit Plan GM$sProduct 2 * Actual  UnitsProduct 2) + (Unit Plan GM$sProduct N * Actual  UnitsProduct N) 2 Computed GM $s = Summary Planned Per Unit GM$  * Actual Units For Total Product Category |  (818) 436‐0781 |
  9. 9. Why bother with mix variance? • Mix variance pertains to volume variances within a  product group (or type, product line, family, etc.) • Mix is important if products are categorized into a group  and there is a need to bridge GM variance at group level • If there are no groups, then there is no mix variance • If using groups, adding up the individual product price and  volume variances will not bridge the computed group  variance. • Will review in more detail in spreadsheet discussion |  (818) 436‐0781 |
  10. 10. Workbook Model Requirements • Separate sales, cost of goods and gross margin on to individual  worksheets • Create a set of three worksheets for each category to be  analyzed (e.g. plan, actual, prior year, forecast, etc.) • Structure each worksheet the same (e.g., planned revenue,  cost of goods, gross profit for Product A is referenced at row  10 on each worksheet) • The gross margin worksheet is function of sales & cost of  goods worksheets  • Per unit prices on actual worksheets should be a function of  sales|cost of goods divided by units shipped • Similar products should be grouped together to reflect  • Add an Adj./Other section for misc. adjustments, if needed |  (818) 436‐0781 |
  11. 11. Plan Worksheet Structure Revenue Plan Worksheet (Name: Pln_RV) • Reflects planned revenue $s invoiced by month • Revenue plan $ = ASP X Units • Per unit metric is ASP • Considerations: Include free goods, warranty  replacements, returns, etc. Cost of Goods Plan Worksheet (Name: Pln_CG) • Reflects planned cost of goods shipped • COGs plan $ = Per Unit Stnd Cost X Units • Per unit metric is unit standard cost • Plan standard costs should be reconciled to final  costs basis Gross Margin Plan Worksheet (Name: Pln_GM) • GM plan $ = Revenue Plan – COGs Plan • Added GM% in place of units • Per unit metric is Per Unit GM $s |  (818) 436‐0781 |
  12. 12. Actual Worksheet Structure Revenue Actual Worksheet (Name: Act_RV) • Reflects actual revenue $s invoiced by month • ASP $ = Revenue / Units • Per unit metric is ASP • Considerations: Consistent handling of free  goods, warranty replacements, returns, etc. Cost of Goods Actual Worksheet (Name: Act_CG) • Reflects actual cost of goods shipped • Per Unit Stnd Cost $ = Act Cost of Goods / Units • Per unit metric is unit standard cost • Plan to actual per unit standard costs variance  should be minimal to nonexistent Gross Margin Act Worksheet (Name: Act_GM) • GM plan $ = Revenue Plan – COGs Plan • Added GM% in place of units • Per unit metric is Per Unit GM $s |  (818) 436‐0781 |
  13. 13. Requirements for Margin Bridge • Want the user to be able to select comparison  period • Want to include a graphical bridge to display  variances • Want to have simple dashboard to help users  identify any persistent trends • Want simple macro to print dashboard for all  products, families and total business |  (818) 436‐0781 |
  14. 14. 1Q Gross Margin Summary ‐‐ $683K Unfavorable • Summarizes 1Q variance  (e.g., Jan. Through Mar.) • Note family subtotals • Need to parse $683K  variance into price,  volume & mix variances,  by product family • Total Variance = Actual ‐ Plan |  (818) 436‐0781 |
  15. 15. Sales & Cost Price Variances • Sales Price Variance ( Actual Unit Sales Price – Plan Unit Sales Price) * Actual Units Shipped • Cost Price Variance ( Plan Unit Cost – Actual Unit Cost) * Actual Units Shipped |  (818) 436‐0781 |
  16. 16. Product‐Level Volume Variances • Sales Volume Var. ( Actual Sales Volume – Plan Sales Volume) * Planned ASP • Cost Volume Var. ( Plan Sales Volume – Actual Sales Volume) * Planned Unit Cost1 1 Or standard cost |  (818) 436‐0781 |
  17. 17. Final Volume & Mix Variance • Final Volume Var. Actual UnitsSUMMARY *  Avg Unit Plan GM$SUMMARY – Planned GM$SUMMARY • Mix Variance Σ Expected GM $s1 – Computed  GM $ s1 1 At actual volume |  (818) 436‐0781 |
  18. 18. Requirements for Margin Bridge • Want the user to be able to select comparison  period • Want to include a graphical bridge to display  variances • Want to have simple dashboard to help users  identify any persistent trends • Want simple macro to print dashboard for all  products, families and total business |  (818) 436‐0781 |
  19. 19. How to change analysis time settings |  (818) 436‐0781 |
  20. 20. Requirements for Margin Bridge • Want the user to be able to select comparison  period • Want to include a graphical bridge to display  variances • Want to have simple dashboard to help users  identify any persistent trends • Want simple macro to print dashboard for all  products, families and total business |  (818) 436‐0781 |
  21. 21. Gross Margin Bridge |  (818) 436‐0781 |
  22. 22. Requirements for Margin Bridge • Want the user to be able to select comparison  period • Want to include a graphical bridge to display  variances • Want to have simple dashboard to help users  identify any persistent trends • Want simple macro to print dashboard for all  products, families and total business |  (818) 436‐0781 |
  23. 23. Dashboard Schedule |  (818) 436‐0781 | |  (818) 436‐0781 |
  24. 24. If interested in getting a copy of the  accompanying workbook, contact Chase  Morrison at |  (818) 436‐0781 |